Pikaohje BasWare Invoice Processing 5.1 ProClient Baswaren ostolaskujen käsittely järjestelmä Baswaren ostolaskujen käsittely järjestelmän ProClient-sovellus Baswaren ostolaskujen käsittely –järjestelmä (Basware Invoice Processing) on ohjelmisto, jonka avulla laskujen käsittely hoidetaan kokonaan sähköisessä muodossa. Baswaren ostolaskujen käsittely järjestelmän ProClient on sovellus laskujen asiatarkastajille ja hyväksyjille. Järjestelmä vastaanottaa sekä sähköisessä muodossa olevat että paperilaskut, jotka lähetetään Client -sovelluksiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Hyväksytyt, valmiit laskut siirretään Baswaren ostolaskujen käsittely – järjestelmästä ostoreskontraan ja kirjanpitoon. TARKASTA Laskun tarkastaminen SIIRRÄ Ei-toimenpiteitä. Siirrä lasku oikealle vastaanottajalle HYVÄKSY Laskun hyväksyminen MITÄTÖINTIPYYNTÖ Laskun mitätöintipyyntö Masterille PERUUTA Toiminnon peruminen OHJEEN AIHEET Näyttää Online ohjeet sovellukseen PALAUTA Laskun palautus edelliselle käsittelijälle tai Masterille SIDE STEP Laskun Side step merkintä SAAPUNEET LASKUT Näyttää saapuneet, käsittelemättömät laskut ARKISTO Avaa henkilökohtaisen laskuarkiston KÄYTTÄJÄASETUKSET Käyttöön vaikuttavat asetukset PERUSTIEDOT Näyttää laskun perustiedot + laskun lukitseminen HISTORIA Näyttää laskun edelliset käsittelijät, toimenpiteet sekä kierron yhteydessä lisätyt kommentit BasWare Corporation LIITTEET Näyttää laskulle lisätyt liitteet P.O. Box 97, FIN-02601 Espoo, Finland NÄYTÄ TILIÖINTI Tiliöntitietojen tarkastelu Tel. +358 9 879 171 INFORMATIIVINEN KIERTO Laskun lähettäminen informatiiviseen kiertoon Fax +358 9 8791 7297 www.basware.com LASKUN KUVA Näyttää valitun laskun kuvan/kuvat 1. Laskun saapuminen Laskun saapuminen näkyy sähköpostissa saapuneena viestinä. Agent -toiminto lähettää muistutusviestin, jos laskua ei ole käsitelty viiteen päivään tai jos eräpäivään on seitsemän päivää. 2. Jos aiheeton/virheellinen veloituslasku on siirretty kirjanpitoon/ostoreskontraan, laskun tarkastaja pyytää hyvityslaskun ja uuden laskun. Molemmat laskut käsitellään normaalisti IP:ssä ja siirretään Intimeen. Virheellinen veloituslasku ja hyvityslasku kohdistetaan Intimessa. Laskun käsittely Jos veloituslaskulle tulee osahyvitys, molemmat laskut käsitellään normaalisti. Saapuneet laskut -näytön yläosassa on lista laskuista, joita ei ole käsitelty. Laskut voidaan järjestää esim. laskuttajan nimen, laskun päivämäärän tai summan mukaan napsauttamalla sarakkeen otsikkoa. Lasku valitaan käsittelyyn napsauttamalla laskuriviä. Perustiedot -välilehdellä näkyvät laskun tiedot. Lukitse lasku: Jos lasku on epäselvä, sen voi lukita täppäämällä Lukitse lasku – ruutua. Ohjelma kysyy automaattisesti kommenttia. Historia-välilehdellä voidaan seurata laskun kiertoa sekä lisättyjä kommentteja. Liitteet -välilehdellä näet laskulle lisätyt liitteet. Näytä tiliöinti - laskun tiliöinti tarkemmin kohdassa 3 Informatiivinen kierto-välilehdellä voit määrittää laskun informatiiviseen kiertoon tai lisätä laskulle kommentteja. Laskun kuva: Voit tarkentaa, kääntää, liittää, tulostaa tai tallentaa laskun kuvan napsauttamalla laskun kuvan yläpuolella olevia painikkeita. Laskun tarkastus: Valitse tarkastettavat laskut valitsemalla kyseisten laskurivien alussa olevat valintaruudut. Valitse toimintopainikeriviltä Tarkasta ja lähetä lasku seuraavalle vastaanottajalle. Laskun hyväksyminen: Valitse hyväksyttävät laskut valitsemalla kyseisten laskurivien alussa olevat valintaruudut. Paina Hyväksy. Ohjelma kysyy Hyväksyjäsalasanan yhden kerran saman istunnon aikana. Lähetä lasku siirrettäväksi tai jos laskun käsittely on kesken seuraavalle vastaanottajalle. Mitätöintipyyntö: Jos lasku on aiheeton/virheellinen, lähetä mitätöintipyyntö Master –käyttäjälle (oletuksena). Paina Mitätöintipyyntö, kirjoita kommentti (mitä toimittajan kanssa on sovittu, henkilön nimi kenen kanssa sovittu, tuleeko hyvityslasku ja uusi lasku vai ainoastaan uusi lasku) ja paina Vahvista & Lähetä. Monesti riippuu toimittajasta, lähettääkö toimittaja hyvityslaskun ja uuden laskun vai ainoastaan uuden korvaavan laskun. Jos hyvityslasku tulee, kannattaa jättää veloituslasku odottelemaan ja lähettää virheellinen veloituslasku ja hyvityslasku yhtä aikaa Mitätöintipyyntö-painikkeella. Silloin ei vahingossa käsittele hyvityslaskua normaalisti, vaikka veloituslasku on mitätöity. Laskun palauttaminen: Palauttaaksesi laskun edelliselle käsittelijälle (tarkastaja tai hyväksyjä) tai Master -käyttäjälle. Paina Palauta, valitse kenelle palautat, lisää kommentti ja paina tämän jälkeen Vahvista & Lähetä. Side Step: Laskun lähettäminen henkilölle, joka on kierron ulkopuolella (välikysely). Napsauta Side Step, valitse vastaanottaja, kirjoita kommentti ja lähetä lasku. Side Stepin voi peruuttaa, jos vastaanottaja ei kuittaa saamaansa Side Steppiä. Valitse lasku, jonka olet lähettänyt Side Stepiin ja napsauta Peruuta. Jos vastaanotat laskun, joka on merkitty -ikonilla, se on lähetetty sinulle, vaikka et ole osana laskun kiertoa. Napsauta Tarkista Side Step. Liitä laskuun kommentti. Lähetä lasku Side Step kysyjälle. Kun lasku on Side Step – toiminnossa, se on lukittu muilta käyttäjiltä. Informatiivinen kierto: Napsauta Informatiivinen kierto, valitse vastaanottaja, lisää kommentti ja napsauta Lähetä. Informatiivinen kierto: Jos vastaanotat laskun, joka on merkitty -ikonilla, voit kuitata sen (Kuittaa ja Vahvista&Lähetä). Lasku näkyy omassa arkistossasi. Voit myös lähettää laskun edelleen informatiivisen kiertoon toiselle henkilölle. Myös tässä tapauksessa laskusta jää kopio omaan arkistoosi. 3. Liikkuminen: Tiliöintikentästä toiseen liikutaan TAB- tai nuolinäppäimellä tai hiirellä napsauttamalla. Summa: Summa -kenttään syötetään laskun loppusumma laskun valuutassa. Jos lasku jakautuu useammalle riville, jaetaan myös summat eri riveille. Tiliöintitietojen lisääminen, muokkaaminen tai poistaminen : Kirjoita arvot kenttiin tai napsauta hiiren oikeanpuoleista painiketta (kakkospainiketta) ja valitse toiminto. Siirry seuraavaan kenttään näppäimistön nuolinäppäimillä tai painamalla ENTER-näppäintä. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla toimintopainikerivin Tallennapainiketta. Suosikit: Tehdäksesi oman suosikkilistan arvoista, joita käytät useasti, kaksoisklikkaa vastaava tiliöintikenttä auki. Voit lisätä usein käyttämäsi kohteet (esimerkiksi tilinumerot) Kaikki-listasta omaan Suosikit-listaasi. Jos kyseessä on esimerkiksi tililista, valitse Kaikki, valitse listasta haluamasi tili ja paina sitten Lisää suosikkeihin -painiketta. Tiliöintimalli: Voit tallentaa tekemäsi tiliöinnin uudelleenkäyttöä varten Mallitiliöintieditori-painikkeen kautta. Käyttäessäsi mallitiliöintiä, napsauta tiliöintinäytössä olevan tiliöintipohjan yläpuolella olevaa (Hae mallitiliöinti) -painiketta . Näyttöön tulee Hae mallitiliöinti -valintaikkuna. Valitse malli ja paina sen jälkeen Näytä-painiketta. HUOM! Muista tallentaa tiliöinti! 4. Laskun lähettäminen Tavallinen kierto: Napsauta Lisää vastaanottajat -painiketta ja valitse laskun seuraava vastaanottaja. Napsauta Vahvista & Lähetä. Laskun tiliöinti Täytä tiliöinnit Muokkaa tiliöintiä painikkeesta. Näytä tiliöinti -välilehdellä hyväksytään tiliöintirivejä. Lähes kaikissa tiliöintikentissä on valintalista takana: siirrä kohdistin ko. kentän kohdalle ja kaksoisklikkaa. Valitse listasta haluamasi arvo. Laskun loppusumma, tiliöintirivien summa, niiden erotus ja alv-summa näkyvät tiliöintirivin yläpuolella. Tiliöintipohjan pituutta voi säädellä alla olevilla napeilla: Leveä tai Suppea Tiliöinti Jos lasku on valmis kirjanpitoon/reskontraan siirrettäväksi, paina Vahvista & Lähetä -painiketta. 5. Oma laskuarkisto Voit tarkastella kaikkia laskuja, joita olet käsitellyt (myös informatiivinen kierto ja side step). Voit hakea laskuja valitsemillasi ehdoilla. Poistaaksesi laskun omasta arkistostasi, valitse lasku ja napsauta Poista –painiketta. Voit poistaa kerralla useita laskuja. 6. Käyttäjäasetukset Leveä tiliöinti Suppea tiliöinti Erääntyneiden laskujen näkyminen korostettuina Saapuneet laskut näytöllä: Valitse Korosta erääntyneet laskut. Laskun kuvan näyttäminen Saapuneet laskut -näytöllä: Valitse Näytä laskun kuva. Varahenkilön määrittäminen poissaolosi ajaksi: Napsauta ruksi Käytössä-kenttään. Valitse ajanjakso ja henkilö. Tallenna.