SÄHÄKKYYTTÄ SÄHKÖISELLÄ LASKUTUKSELLA
MARRASKUU 2014 ECOM ASIAKASLEHTI NRO. 4 LVI Vanhatalo ”Sähköisissä palveluissa ei ole kahta ilman kolmatta” Verovalvonta Tiedonantovelvollisuus astui voimaan, seuranta kiristyy SÄHÄKKYYTTÄ SÄHKÖISELLÄ LASKUTUKSELLA SYYSKUU 2014 1 Ecom-lehti numero 2/2014 Lehti ilmestyy kaksi kertaa vuodessa. Päätoimittaja: Jarmo Kähkönen, Ecom Oy Toimituspäällikkö: Iikka Hackman, Serus Media AD: Janne Lahtinen, Serus Media Kirjoittajat: Iikka Hackman, Jarmo Kähkönen, Tuomas Lehtonen, Veikko Mäkinen Valokuvaajat: Kari Merikanto, Timo Mäkipää, Petri Olli, Panu Pohjola, Tero Takalo-Eskola Kannen kuva: Panu Pohjola Julkaisija: Ecom Oy Hämeenkatu 26 B 20700 TURKU www.ecom.fi Tuottaja: Serus Media Oy Laukaantie 4 40320 Jyväskylä www.serus.fi 2 SYYSKUU 2014 Pääkirjoitus Kehitysaskel, joka muuttuu harppaukseksi Kuva: Tero Takalo-Eskola u Tämän työn yksi hienoimpia puolia on yrityksen kehittymisen seuraaminen. Ohjelmistojen toimittajana tätä pääsee aina silloin tällöin näkemään jopa aika läheltä. Toimintatavat kentällä ja konttorin rutiinit voivat muuttua erittäin paljon ja vielä nopeasti. Tärkeintä ei kuitenkaan ole vauhti vaan se, että asiat kehittyvät oikeaan suuntaan. Usein kehittymisen huomaa kauempaakin - jopa puhelintuessa. Kehittyminen näkyy muutoksessa yrityksen esittämissä kysymyksissä: perusasioista mennään kohti suurempia kokonaisuuksia, ja toisaalta yksityiskohtaisempiin hienouksiin. Sellaisessa on mielellään mukana. Jarmo Kähkönen Ecom Oy Mutta miten motivoida niitä, jotka ovat jämähtäneet paikoilleen? Täytyy tunnustaa, että minua harmittaa se oppimishalun kuilu, joka jakaa erilaisia yrityksiä. Erityisesti se havainnollistuu tämän lehden teemassa, sähköisen ostolaskun vastaanottamisessa. Asia kuulostaa hyvinkin pieneltä: paperilasku muuttuu sähköiseen muotoon. Ydin onkin siinä, miten sähköisen ostolaskun tuoterivejä voidaan hyödyntää yrityksen koko toiminnan kehittämisessä. Sähköisten ostolaskujen hyödyntäminen on Räsäsen portaat -mallin kolmas ja erityisen merkittävä kehitysaskel. Sillä saralla talotekniikka-ala on ollut uranuurTärkeintä ei ole vauhti vaan asioiden taja jo vuosikymmenet, ja tehnyt erinomaista jälkeä esimerkiksi LVISNetin kautta. Isolle osalle alan yrityksiä ostolaskun sähköinen vastaanotto onkin jo ihan tuttua, kehittyminen oikeaan suuntaan. mutta uskomatonta on se, että suurin osa ei tätä hienoutta käytä hyväkseen. Olen kuullut paljon erilaisia vastaväitteitä, mutta en keksi yhtään tämän alan yritystä, joka ei hyötyisi sähköisten ostolaskujen vastaanottamisesta. Harmittaa omasta puolestani, ettemme mekään ole saaneet levitettyä tätä ilosanomaa tarpeeksi omille asiakkaillemme. Vakavasti puhuen kysymys on investoinnista, joka palauttaa itsensä taloon moninkertaisesti. En äkkiä pysty edes sanomaan, mistä muusta palvelusta yritys voisi saada paremman hyötysuhteen ihan jo työajan ja virheiden vähenemisen muodossa. Sekin kertoo jotain, ettei yksikään yritys, joka ottaa vastaan ja hyödyntää sähköisen ostolaskun tietoa, ole valmis palaamaan paperiseen ostolaskun käsittelyyn. Fakta toki on, että parhaan hyödyn sähköisten ostolaskujen käsittelystä saa, jos ohjelmiston muutkin osa-alueet ovat hallussa. Siksi ostolasku on porras numero 3: jos laskutuksessa on vaikeuksia, eikä työnohjauksessa käytetä lähetteitä, ei sähköisistä ostolaskuistakaan saada parasta hyötyä irti. Siitäkin huolimatta ostolaskujen sähköinen vastaanotto tuo huomattavaa ajansäästöä. Lainsäädäntö lisää painetta tämän alan yrittäjien toimintoihin. Kun tuttujen velvoitteiden huipuksi nyt tuli rakentamispalveluiden tiedonantovelvollisuus, on toimintojen yhtenäistäminen ja helpottaminen yhä merkittävämpää. Väitän, että sähköiset ostolaskut ovat alalla yhä keskeisempi menestystekijä. Erästä mainoslausetta mukaillen: On tyhmää olla hyödyntämättä niitä. t SYYSKUU 2014 3 Räsäsen portaat Räsäsen portaat on Ecomin malli, jolla rakennetaan kestävä pohja yrityksen toiminnalle. Sen tarkoitus on auttaa yritystä tuottamaan voittoa. Millä portaalla sinun yrityksesi on? 6 PROJEKTI PALKAT OSTAMINEN OSTOLASKUT LÄHETTEET LASKUTUS Kuva: Kari Merikanto 0 1 2 3 4 5 LVISNET ECOM MONIPANKKI ECOM TILIT MYYNTIRESKONTRA ECOM MONIPANKKI ECOM TILIT Ostolaskujen sähköinen käsittely vähentää taloushallintoon kuluvaa aikaa huomattavasti. Samalla virheet vähenevät. ECOM MONIPANKKI ECOMTILIT LVISNET ECOM WEBI TARVIKETARJOUS Porras 3: Ostolaskut Kun tukkuliikkeelle on annettu oma työnumero, esimerkiksi keikassa lähetenumero, saadaan tukkuliikkeestä tuleva ostolasku kohdistettua rivi riviltä oikeaan lähetteeseen ja omilla myyntihinnoilla. Tukkurilta saatuja rivejä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan lähetteelle vaan ne voidaan ohjata automaattisesti laskutukseen. Sisällys 6–7 LYHYESTI Suomalaiskotien sähköjärjestelmissä piilee turvallisuusriski. 8 OSTOLASKUT Ostolaskujen sähköinen käsittely säästää kirjanpitokuluissa. 10 POHJANMAAN ANTENNI JA VALAISTUS OY 12 LVI VANHATALO LVI Vanhatalo uskoo ”kolminaisuuteen”. 14 ASIAKASPALVELU Asiakaspalvelu auttaa kaikissa liiketoiminnan haasteissa. 15 ECOM-UUTISET ”Maventa helpottaa painetta toimistolla” Vanha tuttu palaa Ecomiin. Sähköinen laskutus sujuvoittaa yrityksen arkea. 7 12 Teema 10 8 Teksti: Iikka Hackman / Kuva: Janne Lahtinen 14 Ostolaskujen sähköinen käsittely säästää rahaa Ostolaskujen avulla kirjanpitokustannuksissa voi säästää reippaita summia. 8 SYYSKUU 2014 u Ostolaskut nähdään yrityksissä usein liian suppeasti osana kirjanpitoa ja laskun maksamisprosessia. Tärkeintä on ehdottomasti ostolaskun sisältö: kun ostolaskut on mahdollista saada sähköisenä suoraan omaan järjestelmään, voidaan tavarantoimittajan lähettämät tuoterivit ottaa hyötykäyttöön. Jos esimerkiksi laskutuskeikalle on tilattu tarvikkeet suoraan tavarantoimittajalta, voidaan ne siirtää sähköiseltä ostolaskulta suoraan lähetteelle ja sitä kautta laskutukseen. Kenenkään ei tarvitse kirjata rivejä käsin järjestelmään. Vastaavasti urakalle tilatut tavarat saadaan os- tolaskulta suoraan projektiseurantaan urakan kuluiksi. Ecom vastaanottaa ostolaskuja sähköisesti LVISNet- ja Maventa-käyttöliittymien kautta. Molemmat ovat erittäin käteviä ja käyttäjäystävällisiä toimintamalleja. Ostolaskuja voidaan ottaa myös muilta operaattoreilta, joskin käyttöliittymät ovat hankalampia ja ostolaskujen sisällöt vaihtelevampia. Ostolaskut voi myös maksaa suoraan pankkiin Ecomin pankkiohjelman avulla, tai aineiston voi siirtää tiedostosiirtona pankkiin ja ottaa vastaan pankkiohjelmassa. ”Aina silloin tällöin ollaan törmätty tilanteeseen, että ostolaskut kyllä otetaan vastaan sähköisesti, mutta sen jälkeen ne kirjataan vielä erikseen SYYSKUU 2014 5 Lyhyesti Fotolia Korjausrakentamisen ongelmat myös heikossa tarjouslaskennassa Tekesin kesäkuussa julkaiseman selvityksen perusteella korjausrakentamisen kehittämisen suurimmat haasteet liittyvät julkisiin hankintoihin ja asunto-osakeyhtiöiden peruskorjauksiin. On tunnettu fakta, että korjausrakentamisurakka menee usein yritykselle, joka tekee halvimman tarjouksen. Silloin työn laadulla ei ole niin väliä, kunhan kustannukset on painettu minimiin. Alalta ”Urakka- ja työntekijätietojen ilmoittaminen verottajalle tulee pakolliseksi. Käynnistyvä raportointivelvoite on globaalisti ainutlaatuinen, ja muun muassa Ruotsissa seurataan sitä tiiviisti.” Talouselama.fi 7.5.2014 ”Uusi järjestelmä ainakin vähentää tuntuvasti veronkiertoa.” Pohjola Rakennus Oy:n Juha Metsälä, yle.fi 6.5.2014 ”Harmaan talouden torjunnassakin uusien määräyksien tehokkuus riippuu siitä, kuinka kattavasti erikokoiset yritykset saadaan niitä noudattamaan.” M. Kurtti Oy:n Mikko Kurtti, yle.fi 12.5.2014 6 SYYSKUU 2014 ”Jos yritys ei tee itse, vaan teettää alihankkijoilla, jotka voivat olla jopa kielimuurin takana, niin kyllähän kaikenlaista pääsee tapahtumaan”, sanoo Ecomin toimitusjohtaja Jarmo Kähkönen. Pahimmassa tapauksessa kohdetta joudutaan saneeraamaan uudelleen nopeastikin korjausurakan jälkeen. Kähkönen ei kuitenkaan syyttäisi tilanteesta pelkästään ostajia, joiden käsiä sitä paitsi sitoo pitkälti EU:n kilpailulainsäädäntö. Myös tarjouslaskennan tasoon olisi syytä kiinnittää enemmän huomiota. ”Jos ei ajatella näitä huiputtamalla rahaa tekeviä, vaan yrityksiä, jotka ihan aidosti pyrkivät tekemään oikein, ei tarjouslaskennan taso välttämättä ole tarpeeksi hyvä”, Kähkönen toteaa. ”Kun tarjouslaskennan taso nousee, myös hintataso nousee. Silloin ei tule alilyöntejä.” Rakennusteollisuuden suhdannenäkymät heikkenivät kesän aikana Rakennusteollisuus (RT) arvioi rakentamisen supistuvan tänä vuonna 1,5 prosenttia viime vuoteen verrattuna. Vielä keväällä RT arvioi laskun olevan prosentin luokkaa. Alennetun arvion perusteena on se, että orastaneet merkit Suomen talouden käänteestä eivät ole saaneet vahvistusta. Lisäksi rakennuslupien kasvu on tyssännyt. Ensi vuodelle rakentamisessa odotetaan 0,5 prosentin kasvua. ”Ensi vuoden kasvulukema perustuu oletukseen, että rakennusalaa koskevat poliittiset päätökset saadaan vietyä nopeasti käytäntöön ja että yleinen talouskehitys kääntyisi plussan puolelle”, RT:n pääekonomisti Sami Pakarinen sanoi tiedotteessa. Vapaarahoitteisia kerros- ja rivitaloasuntoaloituksia RT arvioi tänä vuonna käynnistyvän 11 500, mikä olisi 1 400 vähemmän kuin viime vuonna. Myös omakotitalojen tuotanto on painunut erittäin alhaiselle tasolle. Lyhyesti Tiedonantovelvollisuuden kanssa on skarpattava Fotolia Rakennusalan yritykset ovat nyt jättäneet ensimmäiset alan verovalvonnan tehostamiseen liittyvät ilmoitukset. Verottaja hyväksyy siirtymävaiheessa tiettyjen, lähinnä urakoitsijan yhteystietoja ja yhteyshenkilöiden tietoja sekä urakan laskutusta koskevien tietojen antamisen puutteellisena. ”Vuodenvaihteen jälkeen puutteellisia tietoja ei enää anneta anteeksi. Jos ensimmäisen ilmoituksen jätti puutteellisilla tiedoilla, pitää nyt ryhtyä panostamaan siihen, että jatkossa kaikki tiedot annetaan. Muuten tulee hätä vuodenvaihteessa”, Ecom Tilit Oy:n toimitusjohtaja Heidi Lindberg muistuttaa. Tarkempi ohje puuttuvien tietojen merkitsemiseen löytyy Verohallinnon verkkosivuilta. Lakimuutos aiheutti alalla melkoista turbulenssia. Päällisin puolin ensivaihe vaikuttaa kuitenkin menneen läpi yllättävänkin hyvin. ”Yllättävän vähän on soinut puhelin tilitoimiston puolella. Tuntuu, että asia on aika hyvin hallinnassa. Tietysti osa yrityksistä on sen verran pieniäkin, ettei ilmoitusvelvollisuus koske heitä”, Lindberg sanoo. Taloushallinnon rutiineissa tiedonantovelvollisuuden voimaantulo iskee silmille lähinnä niitä, jotka eivät ole käyttäneet sähköisiä järjestelmiä täysipainoisesti. ”Jos ajattelee Ecomin käyttäjiä, muutoksen suuruus riippuu ihan siitä millä tasolla Ecomin käyttö on ollut ennestään. Jos yritys on jo käyttänyt projektiseurantaa, ei tämä tuo rutiineihin muutoksia.” Suomalaiskotien sähköjärjestelmissä piilee turvallisuusriski Finanssialan Keskusliiton (FK) m ukaan monien suomalaiskotien sähköistys on vanhentumassa. Sähköistysalan teet tämän tutkimuksen mukaan jopa 13 prosenttia eli noin puoli miljoonaa suomalaista kertoo, ettei ole koskaan tarkistuttanut kotinsa sähköjärjestelmää. FK:n asiantuntija näkee asiassa turvallisuusriskin. Esimerkiksi hapristuneet sähköjohdot ja kytkimet voivat aiheuttaa tulipalovaaran. ”Nykyisissä kodeissa on huomatta- Usein kysyttyä vasti enemmän elektroniikkaa ja muita sähköä käyttäviä laitteita kuin vaikkapa kolmisenkymmentä vuotta sitten. Kuormitus sähköjärjestelmille on aivan eri luokkaa”, turvallisuusasiantuntija Petri Mero sanoo FK:n verkkosivuilla. Taloustutkimuksen tekemän kyselytutkimuksen teetti sähköistysalan yhteinen verkkopalvelu Sähkötreffit. Palvelun tarkoituksena on parantaa kotien sähköturvallisuutta ja energiatehokkuutta. Mitä tiedonantovelvollisuudessa pitää ilmoittaa ja kenelle? Urakoitsija ilmoittaa työmaalla työskentelevät omat työntekijänsä kuukausittain päätoteuttajalle, joka ilmoittaa kaikki työmaan henkilöt keskitetysti verottajalle. Henkilöistä ilmoitetaan nimi, hetu tai syntymäaika + veronumero sekä kotivaltio. Tiedot ilmoitetaan, kun urakan kokonaissumma on yli 15 000 €. Urakoitsija ilmoittaa työmaalle ostamansa urakat kuukausittain suoraan verottajalle, kun urakan kokonaissumma (työt + tarvikkeet alv 0%) on samalta saajalta yli 15 000 €. Saako Ecomista tehtyä ilmoituksen verottajalle? Ecomin projektiseurantaan voi perustaa tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat työmaat. Sieltä ne on helppo siirtää Ecomin Arkistopalveluun, josta ne saa siirrettyä verottajalle keskitetysti KATSO-tunnuksilla. Arkistopalvelusta saa myös tiedoston henkilöistä päätoteuttajaa varten. Arkistopalveluun voi syöttää tietoja myös suoraan ja sinne voi tehdä omat tunnukset alihankkijoille, jolloin tiedot on helppo antaa keskitetysti. SYYSKUU 2014 7 Teema Teksti: Jarmo Kähkönen / Kuva: Janne Lahtinen Ostolaskujen sähköinen käsittely säästää rahaa Ostolaskujen avulla kirjanpito kustannuksissa voi säästää reippaita summia. 8 SYYSKUU 2014 u Ostolaskut nähdään yrityksissä usein liian suppeasti osana kirjanpitoa ja laskun maksamisprosessia. Tärkeintä on ehdottomasti ostolaskun sisältö: kun ostolaskut on mahdollista saada sähköisenä suoraan omaan järjestelmään, voidaan tavarantoimittajan lähettämät tuoterivit ottaa hyötykäyttöön. Jos esimerkiksi laskutuskeikalle on tilattu tarvikkeet suoraan tavarantoimittajalta, voidaan ne siirtää sähköiseltä ostolaskulta suoraan lähetteelle ja sitä kautta laskutukseen. Kenenkään ei tarvitse kirjata rivejä käsin järjestelmään. Vastaavasti urakalle tilatut tavarat saadaan os- tolaskulta suoraan projektiseurantaan urakan kuluiksi. Ecom vastaanottaa ostolaskuja sähköisesti LVISNet- ja Maventa-käyttöliittymien kautta. Molemmat ovat erittäin käteviä ja käyttäjäystävällisiä toimintamalleja. Ostolaskuja voidaan ottaa myös muilta operaattoreilta, joskin käyttöliittymät ovat hankalampia ja ostolaskujen sisällöt vaihtelevampia. Ostolaskut voi myös maksaa suoraan pankkiin Ecomin pankkiohjelman avulla, tai aineiston voi siirtää tiedostosiirtona pankkiin ja ottaa vastaan pankkiohjelmassa. ”Aina silloin tällöin ollaan törmätty tilanteeseen, että ostolaskut kyllä otetaan vastaan sähköisesti, mutta sen jälkeen ne kirjataan vielä erikseen Teema käsin pankkiohjelmaan maksettavaksi. Tämä on turhaa ja moninkertaista työtä. Puhelintukemme auttaa mielellään tällaisissa tilanteissa”, Ecomin Jarmo Kähkönen sanoo. Suoraa säästöä Ostolasku- ja Ostoreskontraohjelmisto on osana Ecom Trio- ja Ecom Plus -ohjelmistopaketteja. Sitä käyttämällä yrityksellä on mahdollisuus säästää esimerkiksi kirjanpitokustannuksissa reippaastikin. ”Kun yritys alkaa itse huolehtimaan ostolaskujen tiliöinnistä, voidaan koko ostolaskuaineisto lähettää kirjanpitäjälle päiväkirjaraporttina. Kirjanpitäjä naputtaa omaan järjestelmäänsä ainoastaan Ecomista saadun päiväkirjaraportin sisällön, ei enää jokaista ostolaskua erikseen. Kun samaa työtä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, syntyy kustannussäästöä”, huomauttaa Ecom Tilit Oy:n toimitusjohtaja Heidi Lindberg. ”Yleensä tiliöintirutiinia harjoitellaan muutama kuukausi, jonka jälkeen meille lähetetään ainoastaan Ecomista saadut päiväkirjaraportit sähköisessä muodossa. Samaa rutiinia kannattaisi muidenkin kirjanpitäjien hyödyntää.” Ostolaskujen reskontran hoitaminen itse on lähinnä henkinen kysymys. ”Jos toimittajalta tuleva ostolasku sisältää esimerkiksi työkaluja, niin aika harva kirjanpitäjä erottaa ne myyntiin menevien tavaroiden joukosta. Ja jos nämä työkalut sitten merkitään kynällä paperiseen ostolaskuun, niin miksei niitä voisi saman tien tiliöidä ostolaskulle. Ei se mitään tähtitiedettä ole. Yrityksiä rasitetaan tänä päivänä todella monenlaisilla lakisääteisillä rutiinitöillä, turha sitä kuormaa on lisätä tekemällä samoja asioita moneen kertaan. Usein nämä tarkistusten tarkistukset jopa estävät yrityksen kehittymistä”, Kähkönen miettii.t Laita homma rullaamaan ja kassa kilisemään! Liian monet miettivät syitä olla siirtymättä vastaanottamaan sähköisiä ostolaskuja tai miettivät soveltuuko se oman yrityksen toimintamalliin. Eiköhän ajan ja rahan säästö sovellu ihan kaikille yrityksille. Yritysten tulisi ennen kaikkea miettiä ja kyseenalaistaa nykyiset toimintamallinsa. Voiko yritys tehdä jotain paremmin ja tuottavammin? Väitän, että siirtyminen vastaanottamaan ostolaskut sähköisesti on yksi helpoimmista toimenpiteistä, kun halutaan säästää aikaa, vaivaa, resursseja ja rahaa. Vai onko tukun koontilasku yrityksen talouden kannalta parempi vaihtoehto? Millä fiiliksellä alatte laskuttamaan, kun saatte tukuista viikon päästä ostohetkestä jumalattoman pumaskan paperia koontilaskujen muodossa? Mistä alatte etsiä asennettuja tarvikerivejä? Ja kun ne viimein löytyvät, näpyttelette ne kaksisormijärjestelmällä myyntilaskuille. Aikaa tuhraantuu ja silti jotain jää laskuttamatta. Kysynee niitä kuuluisia lehmän hermoja aika lailla. Yrityksen talouden kannalta tärkeintä on saada myyntilaskut matkaan niin pian kuin mahdollista ja tietysti niin, että kaikki asennetut tarvikkeet löytyvät laskulta. Koontilaskutus hidastaa ja vaikeuttaa tätä prosessia aina. Moni yritys on jo ymmärtänyt sähköisten ostolaskujen tuomat hyödyt. Isot talotekniikka-alan tukkuliikkeet ovat jo vuosia tarjonneet asiakasyrityksilleen mahdollisuuden kehittää ja parantaa liiketoimintaansa LVISNetin avulla. Palvelun ainutkertaisuus tulee siitä, että sen kautta välitetään viiden ison tukkuliikkeen ostolaskut suoraan asiakkaan ohjelmistoon ilman ylimääräisiä välikäsiä edullisesti. Palvelun avulla asiakkaat voivat tehdä sähköisiä tilauksia suoraan Ecomista ja saavat myös tilausvahvistukset sähköisinä sinne. LVISNet ja Ecom ovat tehneet yhteistyötä jo vuosia ja asiakkaat voivat olla varmoja, että palvelun kautta tukkuliikkeiden lähettämät sähköiset ostolaskut saapuvat Ecomin ohjelmistoon virheettömästi. Ota yhteys Ecomin asiakaspalveluun tai suoraan LVISNetiin. Laittakaa hommat rullaamaan, laskutus laulamaan ja yrityksesi kassa kiittämään! Vai miten se nyt menikään? Taina Liimatainen Kirjoittaja on LVISNetin liiketoimintajohtaja. SYYSKUU 2014 9 Asiakkaat ROVANIEMI OULU PETALAX KUOPIO TAMPERE TURKU HELSINKI Teksti: Vesa Vainio, kuvat: Petri Olli Pohjanmaan Antenni ja Valaistus Sähköinen käsittely siirtää 90 prosenttia materiaalihankinnoista suoraan oikean projektin laskulle. Loppuosa on tärkeää pienasiakkaiden palvelua. 10 SYYSKUU 2014 u Nicklas Nordström hankkii vuoden mittaan melkoisen määrän tavaraa, jota Petalax Elbyrån asentajajoukko käyttää eri kohteissa. Pääosa materiaalista menee suoraan projektityömaille, mutta pieni osa kulkee varaston kautta pienempiin keikkatöihin. Suuret tukkuliikkeet, kuten SLO, Onninen, Rexel ja Ahlsell taipuvat yhteistyöhön materiaalivirran sähköiseksi käsittelemiseksi. Vuonna 2010 käyttöön otettu Ecom-oh- jelmisto on näin tuonut runsaasti helpotusta Nordströmin päivittäiseen työhön. ”Kun tilaan tavaraa, laitan lähetteen numeron ja merkin tilaukseen. Kaikki tuoterivit siirtyvät tällöin suoraan oikean projektin ja työn laskulle nappia painamalla. Työnjohtajat vain tarkistavat niiden oikeellisuuden.” Kun yrityksen tavaravirrasta noin 90 prosenttia kulkeutuu tämän tyyppisiin projekteihin, on ostolaskujen sähköisen käsittelyn etu merkittävä. Helppouden rinnalla tulevat laadulliset ominaisuudet. ”Sähköinen käsittely vähentää työtä merkittävästi. Sen lisäksi tiedot pysyvät automaattisesti Asiakkaat ja täsmällisesti oikeina ilman turhia välikäsittelyjä.” Sujuvaa käyttöä Projektitöissä lisätyöt ja muutokset ovat arkipäivää. Niiden käsittely on Nordströmin mukaan Ecomin avulla yhtä sujuvaa kuin itse pääprojektinkin. Euromäärältään pienempi, mutta palveluarvoltaan isompi osa-alue ovat erilaiset pientyöt. Yksityisasiakkaiden keikkahommat hoidetaan Petalax Elbyråssa yhtä laadukkaasti kuin isot urakat. ”Haluamme palvella kaikkia asiakkaita, siksi teemme kaikki meiltä kysytyt työt.” Pientöitä varten Nordström tilaa varastoon pistorasioita, kytkimiä ja lamppuja sekä muita tavallisia asennustarvikkeita. Ne hän siirtää käsin kunkin työn lähetteelle laskutettavaksi. Nordström on ollut aktiivinen Ecomin kehittämisessä ja ohjelmistoa on myös kehitetty yrityksen palautteen perusteella. Heidän ohjelmistonsa on etäpalvelimella, jolloin ohjelmiston käyttö on joustavaa mistä tahansa. ”Kun henkilöstöllä on kannettava tietokone mukana, he voivat tarkistaa esimerkiksi hinnat missä tahansa saman tien.” Monta tukijalkaa Vuonna 1967 perustettu yritys vaihtoi nimensä 1990-luvulla muotoon Petalax Elbyrå – Pohjanmaan Antenni ja Valaistus Oy. Koko Suomen laajuudella toimivalla yrityksellä on kolme päätoimialaa: sähköasennus, tieinfrastruktuuri sekä MV-HV-infrastruktuuri. Tämä on Nordströmin mukaan selkeä vahvuus. ”Kun on useampi tukijalka, ei tarvitse seisoa vain yhden jalan varassa. Kun jollakin alalla menee huonosti, on toisista silloin apua.” Petalax Elbyrå on löytänyt tievalaistuksen asennus- ja huoltotöistä vahvimman tukijalan lähivuosiksi. Useamman vuoden sopimukset tuovat aluevalaistusurakoita ja huoltoja monessa maakunnassa. ”Energiansäästöön tähtäävät lampunvaihdot on tielaitoksen osalta jo suurelta osin tehty. Kunnissa työtä riittää vielä runsaasti.” Valokuitukaapelien hitsaukset ja tuulivoimalaitosten asennustyöt ovat esimerkkejä muista yrityksen osaamisalueista. Osaamista tarvitaan myös Nordströmin työssä, sillä sähköasennuksen, tievalaistuksen ja voimalaitospuolen materiaalivalikoima on laaja. Sormi ei saa mennä suuhun, jotta homma pysyy hanskassa.t PETALAX ELBYRÅ – POHJANMAAN ANTENNI JA VALAISTUS OY ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ Liikevaihto: 4 milj. € Henkilölukumäärä: 34 Toimialue: Suomi Toimiala: Sähköasennus, tieinfrastruktuuri, MV-HV-infrastruktuuri Toimitusjohtaja: Tore Östman Perustamisvuosi: 1967 Fiilispuntari Toren arvosanat Ecomin tuotteille ja palveluille asteikolla 1–10, jossa 1 on huono ja 10 erinomainen. Ecom -ohjelmisto 8 Asiakaspalvelu 8 Webi - Koulutuspalvelut 8 Serveri - Ecom Tilit - Ecom Monipankki - SYYSKUU 2014 11 Asiakkaat ROVANIEMI TORNIO OULU KUOPIO TAMPERE TURKU IMATRA HELSINKI Teksti: Janne Arola, kuva: Panu Pohjola LVI Vanhatalo Torniolaisessa LVI-firmassa uskotaan elintärkeään ”kolminaisuuteen”. 12 SYYSKUU 2014 u Torniolaisen perhe yrityksen LVI Vanha talon perustaja ja hallituksen puheenjohtaja Jouni Vanhatalo on neljän vuosikymmenen aikana nähnyt työtehokkuuden kehityksen läheltä. Tämän kokemuksen perusteella hän sanoo, että sähköisistä ostolaskuista ei kannata puhua ilman ”kolminaisuutta”, jonka täydentävät tarjouslaskenta ja projektiseuranta. Vanhatalon ajattelussa kaikki lähtee tarjouslaskennasta. LVI-firmassa ilmanvaihtotyön urakkatarjous voidaan jakaa esimerkiksi koneiden, kanavien, päätelaitteiden ja eristyksen posteihin. Katteiden laskeminen eri posteille on helppoa, kun hallittavana ei ole vain yhtä isoa kokonaiskönttiä. Vanhatalo vertaa tätä salkun hajauttamiseen osakekaupassa. Asiakkaat Sähköisen laskutuksen myötä jää aikaa muuhunkin, toteaa Jouni Vanhatalo. ”Mitä useampaan osaan tarjous jaetaan, epäonnistumisen riski pienenee.” Kun tarjous on saatu läpi, alkaa projektin valmistelu. Se tarkoittaa muun muassa erilaisia laitehankintoja. Ostolaskujen jouheva käsittely nousee tärkeään asemaan. ”Ostotilausvaiheessa projektille annetaan projektinumero. Silloin on nätti siirtää kulut tietylle projektille”, Vanhatalo sanoo. ”Jos miettii projektiseurantaa syvällisemmin, näkee reaaliajassa, miten projekti kehittyy. Onko se miinuksella vai plussalla? Onko ostoissa onnistuttu?” Kun projekteja kertyy ja niitä seurataan tarkasti, tulevien projektien suunnitteleminen helpottuu huomattavasti. ”Se on tietoa, mitä ei saa koulun penkiltä, eikä voi ostaa mistään.” Hallinnollinen työ vähenee Kolminaisuuden täydentää ostolaskujen tehokas käsittely. LVI Vanhatalolla tämä hoituu sähköisesti, mikä on vähentänyt hallinnollisen työn määrää huomattavasti. ”Jää aikaa tehdä muutakin kuin soitella pitkin ja poikin Suomen maata ja kysellä laskujen perään. Esimerkiksi tukkuliikkeitä ei niin helposti saa puhelimella kiinni.” LVI VANHATALO OY ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ Liikevaihto: n. 3 000 000 € Henkilölukumäärä: 15 Toimialue: Torniosta Utsjoelle Toimiala: LVI-asennukset, -urakointi ja -tarvikemyynti Yrittäjä: Jouni, Kimmo ja Janne Vanhatalo Perustamisvuosi: 1982 Fiilispuntari Jounin arvosanat Ecomin tuotteille ja palveluille asteikolla 1–10, jossa 1 on huono ja 10 erinomainen. Ecom -ohjelmisto 8 Asiakaspalvelu 9 Webi - Koulutuspalvelut 9 Serveri - Ecom Tilit - Ecom Monipankki - Vanhatalo muistuttaa ihmismielen välillä unohtelevan asioita. Siksi sähköisestä tilauksesta automaattisesti jäävä jälki mahdollistaa asioiden jouhevan hoidon koko työyhteisölle. ”Meillä on toimistolla viisi työpistettä, ja kaikki näkevät toistensa tekemiset. Voihan olla, että minä olen joskus sairaana tai työmaakäynnillä.” Vanhatalo muistaa vielä ammoiset ajat, jolloin tarjouksia tehtiin ruutupaperille ja laskettiin laskukoneilla yhteen. ”Nyt projektiseuranta tulee ikään kuin lahjaksi, kun siirrytään sähköiseen kaupankäyntiin ja käytetään ostoreskontraa hyväksi. Opettelu on pieni vaiva. Eikä Ecom meitä ainakaan pulaan ole jättänyt”, Vanhatalo kehaisee. Edelleen paperia LVI Vanhatalo tekee lämpöjohto-, vesijohto- ja ilmanvaihtourakoita erityisesti julkisiin kohteisiin, kuten kouluihin, sairaaloihin ja parhaillaan myös muun muassa Ivalon lentoasemalle. Yritys toimii myös yksityisten tahojen kanssa, mutta siellä sähköinen laskutus ei aina toimi niin hyvin kuin julkisella puolella. ”Yllättävän moni yhtiö ei käytä esimerkiksi tarjouslaskentaohjelmaa, vaan tekevät vanhalla mallilla. Tällä saralla olisi minun ymmärtääkseni paljon töitä”, Vanhatalo sanoo. ”Tietenkin voi olla, ettei moni tiedä, kuinka helppoa on tehdä se näin kuin me teemme. Silloin sellaista ei osata vaatiakaan.” Vanhatalo arvioi, että jopa 50 prosenttia ostolaskuista tulee edelleen paperisina, vaikka osuus onkin pienentynyt viime vuosina. Sekin miestä mietityttää, että sähköinen ostaminen ei ihan kaikilta osin ole vielä mahdollisimman sujuvaa. ”Meillähän on Suomessa muutama isompi LVI-sähköalan tukkuliike, jotka toimittavat tuotteita. Mutta niiden tuotteiden ostohintoihin on jätetty ilmaa. Tavallaan opetetaan asiakkaita tinkaamaan”, Vanhatalo hämmästelee. ”Minun mielestäni sähköisen ostamisen ostoehtojen pitäisi olla kohdallaan niin, ettei tarvitse enää tingata.” t SYYSKUU 2014 13 Ecom-uutiset Timo Mäkipää Hanna Lindroos auttaa asiakkaiden haasteissa Hanna Lindroos aloitti toukokuussa työskentelyn Ecomin asiakaspalvelussa. Hän hoitelee Ecomin asiakkaiden asioita pääasiassa puhelimitse. Ongelmien ratkomisen lisäksi Lindroosin työhön kuuluu myös ohjelmistoon kouluttamista. ”Yksitoikkoisia päiviä ei ole”, Lindroos sanoo. Ennen Ecomille tuloaan Lindroos on tehnyt muun muassa tarjoilijan töitä ja opiskellut tradenomiksi. Vuoden verran hän teki toimistotöitäkin, mutta totesi, että asiakaspalvelutyö on mieluisampaa. Siksi hän päätti tarttua internetistä löytämäänsä Ecomin työpaikkailmoitukseen. Vastaanotto uudessa työpaikassa on ollut hyvä, samoin työhön perehdytys. ”Aika nopeasti opin, kun kävimme Jarmon kanssa perusjuttuja läpi ja aloitin heti puhelintyön”, Lindroos kertoo. ”Yleisenä haasteena on, että asiakkaiden ongelmat ovat moninaisia, ja aina tulee uusia juttuja eteen.” Ecomin asiakkaista Lindroos on kuitenkin ehtinyt saada muutamassa kuukaudessa positiivisen kuvan. ”Yleisvaikutelma on äärettömän mukava, ja ihmiset ovat leppoisia. Välillä tietysti tulee ärripurrejakin, kun ohjelma ei toimi. Mutta aina asiat saadaan selvitettyä ja asiakkaat ovat siitä kiitollisia”, Lindroos toteaa. ”Enkä sano tätä vain siksi, että se menee lehteen”, hän lisää nauraen. Timo Mäkipää Enemmän kuin tekninen tuki – haasta asiakaspalvelumme 14 SYYSKUU 2014 Ylivoimaisesti suurin osa asiakaspalveluumme tulevista kysymyksistä koskee Ecomin käyttöä ja ominaisuuksia. Hyvä, että niistä kysytään. Autamme mielellämme. Toinen puoli asiaa on se, että Ecom kokee tehtäväkseen asiakkaidensa auttamisen näiden koko liiketoiminnassa. Asiakaspalvelumme on nimensä veroinen: haluamme auttaa asiakkaitamme kaikissa niiden liiketoimintaan liittyvissä kysymyksissä. Tässä lehdessä kerromme sähköisten ostolaskujen hyödyntämisestä, aiemmin olemme käsitelleet muun muassa laskutusta ja lähetteitä nimenomaan osana yrityksen prosessia. Fakta on, että asiakkaidemme menestys mahdollistaa myös meidän menestyksemme. Jo yhden puhelinkeskustelun aikana saattaa syntyä ahaa-elämys, jonka seurauksena yrityksen koko toiminta tehostuu. Seuraavan asiakaspalvelupuhelun aikana kannattaakin kysyä paitsi sitä, miten järjestelmä toimii, myös sitä kuinka omaa tekemistä voisi kehittää tulosten parantamiseksi. Ecom-uutiset Lain vaatimat uudet ilmoitukset näppärästi Ecomin palveluilla Heinäkuun alussa voimaan astunut laki määrää rakennustyömaiden alihankintaketjun ja henkilöiden uusista ilmoitusvelvoitteista. Tiivistettynä tämä tarkoittaa sitä, että jos työmaan koko ylittää 15 000 euroa, on henkilölistat toimitettava päätoteuttajalle, joka on ilmoitusvelvollinen verottajalle. Samoin, jos itse tilattu työ yhdeltä alihankkijalta ylittää 15 000 euroa, on kyseisen työmaan alihankkijan ostolaskutiedot ilmoitettava verottajalle. Sen lisäksi on ilmoitettava vielä erikseen ensimmäisen vuokratyöntekijän aloitustyöpäivä. Heinäkuun tiedot on ilmoitettava viimeistään syyskuun 5. päivä, ja samalla rytmillä ilmoitus tehdään kuukausittain. Ecomissa ilmoitusvelvollisuus on liitetty osaksi Ecomin Projektiseuran- taa, joka kerää työmaiden tapahtumat omalle alavälilehdelleen. Järjestelmä ilmoittaa myös mistä asioista yritys on missäkin projektissa ilmoitusvelvollinen. Sen lisäksi Ecom on kehittänyt erillisen Ecom Arkistopalvelun, jonka avulla kuukausittainen raportointi tehdään keskitetysti. Alihankkijat voivat ilmoittaa omilla tunnuksillaan omat henkilötietonsa järjestelmään, joka kokoaa ne työmaittain. Arkistopalvelua voidaan käyttää myös itsenäisesti ilman Ecomia, jolloin ilmoitettavat tiedot voidaan joko tuoda arkistopalveluun tiedostona tai syöttää käsin. Arkistopalvelu sopii erinomaisesti esimerkiksi taloyhtiöille ja teollisuuteen rakennuspalveluiden tiedonantovelvollisuuden raportointiin. Sen hinta on 20 euroa kuukaudessa. Jyrki Kähkönen palasi Ecomille 15 vuoden tauon jälkeen Alkusyksystä lähtien Ecomin toimistolla on nähty tuttu hahmo 15 vuoden takaa, kun Jyrki Kähkönen teki paluun yritykseen. Välissä hän ehti olla muun muassa pankkiiriliikkeen sijoitusneuvojana, aluepäällikkönä, it-alan yrittäjänä ja kiinteistönvälityshommissa lähinnä Oulun suunnalla. ”Velipoika Jarmon kanssa juttelin, että mitä alkaisin seuraavaksi tehdä. Tuli puhetta, että olisi mielenkiintoinen paikka tulla takaisin. Siinä puhelinjutustelun yhteydessä sovittiin koulutuspäivät”, Jyrki Kähkönen kertoo. Aikanaan myyntihommissa Ecomilla ollut Kähkönen on uudessa- kin tehtävässään tiiviisti tekemisissä asiakkaiden kanssa, useimmiten puhelimitse. ”Kartoitan, millä volyymillä asiakkaat käyttävät ohjelmistoa”, Kähkönen kertoo. ”Tarkoitus on käydä kokonaisuutta läpi, jotta asiakkaat saisivat lisää tehoja ja mahdollisimman suuren hyödyn käyttämästään ohjelmistopaketista.” Ohjelmiston tehokkaammalla käytöllä asiakas pystyy parantamaan rutiinejaan ja tehostamaan talouttaan ja sitä kautta saamaan lisää rahaa liiketoimintaansa. Kähkönen sanoo, että maailma on muuttunut siitä, kun hän viimeksi oli Ecomin palkkalistoilla. Opettelemista uudessa työssä riittää, sillä tekniikka mobiilipäätelaitteineen ja ohjelmistoineen on mennyt 15 vuodessa valtavin harppauksin eteenpäin. Paluu Ecomille oli Kähköselle kuitenkin siksikin vaivaton, että talossa on veljen lisäksi muitakin tuttuja naamoja 1990-luvun lopulta. Toki 15 vuodessa yritykseen on tullut paljon uuttakin väkeä. ”Joukkoon on hyvä tulla mukaan. Tiimissä on hyvä meininki”, Kähkönen tiivistää. SYYSKUU 2014 15 WEBI OSTOLASKUJEN SÄHKÖINEN HYVÄKSYNTÄ
© Copyright 2024