1. No category

Myyntireskontra
Puh: 02-2767 171
Fax: 02-2767 170
www.ecom.fi
[email protected]
1. Myyntireskontra..................................................................................................................3
1.1 Myyntireskontran hyötyjä käyttäjälle................................................................................3
1.2 Aloitusohjeita myyntireskontran käyttäjälle......................................................................4
2. Oletusten läpikäynti............................................................................................................4
2.1 Suoritustilien lisäys ..........................................................................................................5
2.2 Suoritustilien lisäys...........................................................................................................5
3 Suorituksen kirjaus laskulle.................................................................................................6
3.1 Laskun haku suoritukseen...............................................................................................6
3.2 Suorituksen kirjaus laskulle..............................................................................................7
3.3 Suoritusten kirjaus laskulle..............................................................................................7
3.4 Suorituksen ja alennuksen syöttö ...................................................................................8
3.5 Pankkitilin, tai muun tilin valinta suoritustiliksi.................................................................8
3.4 Uuden suorituksen kirjaus laskulle..................................................................................9
4. Tiedot, joita tarvitaan pankilta automaattisten suoritusten tekoon.....................................9
4.1 Pankin viitemaksuajon vienti Ecomiin............................................................................10
4.2 Viitemaksuajon ohjelmapolku........................................................................................10
4.3 Automaattisuoritusten käyttöönotto...............................................................................11
4.4 Viitemaksutiedoston haku kansio-painikkeella..............................................................11
4.5 Automaattisuoritusten kirjaus laskutukseen..................................................................12
4.6 Tapahtumaloki................................................................................................................12
4.7 Tapahtumalokissa on virheitä........................................................................................13
5. Myyntitilit ja niiden tiliöinti laskuriveittäin..........................................................................13
5.1 Tuotteiden kohdistus myyntitileille.................................................................................14
5.2 Käännetyn alv:n määrittäminen ....................................................................................14
5.3 Myyntitilin valinta laskutuksessa....................................................................................15
5.4 Laskurivin automaattisen tiliöinnin muutos....................................................................15
5.5 Sentinpyöristyksen tiliöinti..............................................................................................16
6. Hyvityslaskun teko, koko laskun hyvitys..........................................................................16
6.1 Hyvityslasku, koko lasku hyvitetty..................................................................................17
6.2 Laskun hyvittäminen osittain..........................................................................................17
6.3 Hyvityksen suorittaminen alkuperäiseen laskuun..........................................................18
6.4 Hyvityslaskun suorittaminen..........................................................................................18
7. Myyntireskontran listaukset..............................................................................................19
7.1 Laskutetut laskut............................................................................................................19
7.12 Laskutetut laskut myyjittäin..........................................................................................20
7.2 Tuotemyyntiraportti........................................................................................................20
7.21 Tuotemyyntiraportti......................................................................................................21
7.3 Tuotemyynti myyjittäin ja työnjohtajittain.......................................................................21
7.4 Grafiikka-raportti.............................................................................................................22
7.5 Laskutustiedot exceliin...................................................................................................22
8 Päiväkirjat kirjanpitoon......................................................................................................23
8.1 Varmuuskopio aina ennen kauden päättämistä............................................................23
8.2 Päiväkirjat omaan käyttöön............................................................................................24
8.3 Omaan käyttöön tulostetun päiväkirjalistan tarkistus.....................................................24
8.4 Varmuuskopio ennen kauden päättämistä....................................................................25
8.1 Kauden päättäminen......................................................................................................25
8.2 Päiväkirjat paperille ja tarkistettava ennen kauden päätöksen vahvistamista...............26
8.3 Laskutuspäiväkirja..........................................................................................................26
8.31 Tarkistettavat asiat laskutuspäiväkirjassa....................................................................27
8.4 Suorituspäiväkirja...........................................................................................................27
8.41 Tarkistettavat asiat suorituspäiväkirjassa....................................................................28
8.5 Myyntisaatavat päiväkirja...............................................................................................28
8.6 Myyntireskontran päiväkirja-arkistot..............................................................................29
9 Maksukehotusten teko......................................................................................................29
10. Korkolaskutus.................................................................................................................30
10.1 Korkolaskutus...............................................................................................................30
10.2 Korkolaskut..................................................................................................................31
10.3 Korkolaskun teko uudestaan jostain laskusta..............................................................31
11. Laskutushistoria.............................................................................................................32
12 Tiedot, joita tarvitaan kirjanpitäjältä ennen ohjelmiston käyttöönottoa..........................32
12.1 Suorittamattomien laskujen lisäys laskutukseen.........................................................33
12.2 Myyntireskontran käyttöönotto.....................................................................................33
12.3 Ecom myyntireskontran käyttöönotto...........................................................................34
12.4 Käyttöönoton myyntitilit................................................................................................34
12.5 Suoritustilit....................................................................................................................35
12.6 Viimeisen kirjanpidon (kuu)kauden myyntisaamistilin saldo........................................35
12.7 Laskutuksen tarkistusikkuna........................................................................................36
12.8 Suorittamattomien laskujen lisäys...............................................................................36
12.9 Myyntisaatavien siirto...................................................................................................37
12.10 Laskut siirretty myyntisaataviin..................................................................................37
12.11 Täsmäytys kirjanpitoon ............................................................................................38
12.12 Käyttöönotto on onnistunut........................................................................................38
Myyntireskontra
2012 -merkistä tunnistat uuden
ominaisuuden
1
Ohjeita käsikirjan lukijalle
• Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä
käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään.
• Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon
mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla.
• Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan
on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin
viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä
on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa.
Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva,
kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin
ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole
välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken
paneutumista.
Käsikirjan eri tasot
Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen
mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja
miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä.
• Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on
symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan
käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka
ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet
ohjelmistoa harvakseltaan.
• Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon
ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia
saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli
Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa.
• Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein
jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta.
2
1. Myyntireskontra
• Myyntireskontra tarkoittaa käytännössä laskutuksen jälkihoitoa,
eli:
• Suoritusten kirjaamista sellaisesta laskusta, jonka asiakas on maksanut
• Maksukehotusten lähettämistä
• Korkolaskujen tekoa
• Päiväkirjaraporttien vientiä kirjanpitäjälle
• Erilaisten laskutusraporttien tulostamista
1.1 Myyntireskontran hyötyjä käyttäjälle
Myyntireskontraohjelmiston käyttö ei vaikeuta laskutusohjelmiston käyttöä
Normaalin laskutusrutiinin lisäksi tulee kaksi uutta toimenpidettä:
• Suoritusten kirjaukset ja
• kuukausitoimenpiteenä päiväkirja-ajo, josta saatavat tulosteet toimitetaan kirjanpitäjälle
Ecom myyntireskontra vähentää kirjanpitäjän työtä, kun hän voi kirjata myyntitapahtumat ja
niiden suoritukset yhteenvetoina kirjanpitoon. Laskuja ei tarvitse viedä enää laskukohtaisesti
kirjanpitoon. Tämän pitäisi vähentää huomattavasti kirjanpitokustannuksia.
Ecomin avulla voit seurata esimerkiksi tarvike- ja työmyyntiä erikseen omina myyntitileinä. Ecom
tiliöi myynnin automaattisesti laskurivikohtaisesti omille tileille asettamiesi ehtojen mukaan.
Myyntisaatavien seuranta on tosi helppoa, kun asiakkaiden maksusuoritukset saa Ecomiin tosi
helposti ja listauksien avulla tietää heti, mitkä laskut ovat myöhässä.
Heikosti maksaville asiakkaille on mahdollista saada kolmen eri tason maksukehotuksia ja
myöhässä maksettaville laskuille voidaan tehdä korkolaskut.
Ecom myyntireskontra lukee myös pankkiohjelmasta otettavaa tapahtumaluetteloa ja käy
automaattisesti napin painalluksella kirjaamassa kaikki viitteellä maksetut laskut suoritetuiksi.
Lisäksi Ecomiin on rakennettu ainutlaatuinen käyttöönotto -ohjelmisto, jonka avulla saat
myyntireskontran saman tien ajan tasalle ja kaiken käyttöönotossa tarvittavan tiedon kerralla
kuntoon.
3
1.2 Aloitusohjeita myyntireskontran
käyttäjälle
• Mikäli laskutusohjelma on ollut käytössä jo pitempään, ja
aiot aloittaa myyntireskontran käytön, kannattaa tehdä
myyntireskontran käyttöönotto. Se ei ole välttämätöntä
tehdä ihan heti, mutta mahdollisimman pian.
• Jos yritys on uusi, ei myyntireskontran käyttöönottoa
kannata tehdä loppuun asti, vaan sivulle 3/9 asti.
• Käyttöönotto on kerrottu tämän käsikirjan lopuksi.
2. Oletusten läpikäynti
Myyntireskontraoletukset löytyvät Ecomin Ohjelmatyläotsakkeen alta laskutus- ja
myyntireskontravalikosta kohdasta laskutus- ja
myyntireskontraoletukset.
4
2.1 Suoritustilien lisäys
Kun oletustaulu on auki, avataan Suoritustilit-alavälilehti.
2.2 Suoritustilien lisäys
Kirjanpito vaatii tilinumerot, joihin asiakkaalta tulleet suoritukset kirjataan. Myös pankkiohjelmasta
saatavat automaattiset suoritukset (konekieliset tapahtumaluettelot tai KTL-listat) vaativat pitkässä
muodossa olevat pankkitilinumerot, jotka kirjataan tähän ikkunaan.
Ensimmäisessä kentässä on pankkitilin kirjanpidossa oleva nelinumeroinen tilinumero. Sen voi kysyä
kirjanpitäjältä valmiiksi, jolloin se auttaa kirjanpitäjää jatkossa päiväkirjojen sisään syötössä.
Pankki+tilinumero kenttään syötetään sekä pankin nimi että oma pankkitilinumero väliviivalla.
Ohjelma tarkistaa, että tilinumero on oikeassa muodossa ja jos näin on, tekee ohjelma automaattisesti
tilinumeron pitkän muodon. Luottotappiot ja hyvitykset kannattaa lisätä, jos niitä ei vielä ole.
Oletuskenttään kannattaa valita yrityksen eniten käyttämä tilinumero. Oletukset voi nyt sulkea.
5
3 Suorituksen kirjaus laskulle
Kun asiakas on maksaa laskunsa joko kokonaan tai
osittain, puhutaan silloin suorituksesta.
Ecomissa on kaksi tapaa kirjata laskulle asiakkaalta tullut
suoritus:
– Käsin kirjaus suoraan laskulle on kätevä tapa, mutta silti
suhteellisen työläs. Sitä tarvitaan aina silloin, kun asiakas on
maksanut laskunsa ilman viitenumeroa.
– Automaattinen viitemaksujen kirjaus on huomattavasti
tehokkaampi tapa. Se tapahtuu liittämällä pankista tullut
tapahtumaluettelo Ecomiin niin, että se voidaan siirtää Ecomiin
napin painalluksella. Tämä on erittäin käyttökelpoinen ja nopea
tapa hoitaa suoritukset laskulle.
3.1 Laskun haku suoritukseen
Laskun kirjaaminen suoritetuksi käsin alkaa etsimällä se lasku, jolle suoritus on tehty. Jos laskun
viitenumero on tiedossa, löytää sillä helposti oikean laskun, sillä viitenumero on laskun
numero lisättynä tarkisteella, joka on viimeinen numero. Eli viitenumerosta viimeinen numero
pois, jolloin jäljelle jää laskun numero. Kun lasku on löytynyt, valitaan se painamalla OKpainiketta. Laskun tila näkyy ikkunassa oikeassa reunassa. Laskun tila kertoo, onko se
avoin, eli asiakas ei ole vielä saanut laskua, laskutettu, osittain suoritettu tai kokonaan
suoritettu. Laskun loppusumma näkyy myös hakuikkunassa viimeisenä.
6
3.2 Suorituksen kirjaus laskulle
Laskulle tullut suoritus kirjataan käsin suoritukset -alavälilehdellä.
3.3 Suoritusten kirjaus laskulle
Kaikki laskun suoritukset näkyvät aina suoritukset alavälilehdeltä, myös pankkiohjelmasta
automaattisesti haetut. Tälle sivulle lisätään myös käsin kirjattavat laskun suoritukset.
Ensimmäiseksi painetaan ikkunan alaosassa olevaa plus-painiketta. Ohjelma avaa pienen
ikkunan, jolla lasku kirjataan suoritetuksi. Ikkuna on kolmiosainen (1/3). Ensimmäisessä
osassa kerrotaan laskun suorituspäivämäärä. Päivämäärä on se päivä, jolloin se on kirjattu
pankkiin suoritetuksi. Päiväyksen voi kirjata suoraan kenttään tai sen voi hakea painikkeen
avulla. Seuraava-painikkeella ohjelma vaihtaa sivua.
7
3.4 Suorituksen ja alennuksen syöttö
Toisella sivulla ohjelma ehdottaa suoritukseksi avoinna olevaa laskun summaa automaattisesti
suorituksen määräksi. Tässä tapauksessa se on koko laskun summa, kun aiempia
suorituksia ei ole. Jos asiakkaalle annetaan alennusta, on yhteissumman vastattava koko
laskun summaa, jotta lasku tulee kokonaan suoritetuksi.
Myös pelkän alennuksen voi tarvittaessa syöttää, jos laskun loppusumma on alennusta.
Jos osasuoritus kirjataan käsin, kirjataan pelkästään suorituksen määrä, eikä alennusta anneta.
Seuraava-painikkeella ohjelma siirtyy seuraavaan ikkunaan.
3.5 Pankkitilin, tai muun tilin valinta suoritustiliksi
Viimeisellä suoritussivulla valitaan se pankkitili, johon asiakas maksoi laskunsa. Ohjelma
ehdottaa oletustilinä sitä, mikä oli oletuksissa valittu yrityksen oletustiliksi.
Jos kysymyksessä on hyvityslaskun suorittaminen, valitaan hyvitystili ja luottotappiossa
vastaavasti luottotappiotili.
Suoritus hyväksytään painamalla OK-painiketta suoritusikkunassa.
8
3.4 Uuden suorituksen kirjaus laskulle
Suoritukset -lehdelle ilmestyy uusi rivi. Jos Suoritus kirjataan väärin, poistetaan
väärä suoritusrivi miinus-painikkeella ja kirjataan uusi vastaavasti plus
painikkeella. Laskun tila on nyt myös muuttunut suoritetuksi. Jos laskua ei olisi
kokonaan maksettu, jäisi tila osittain suoritetuksi.
4. Tiedot, joita tarvitaan pankilta automaattisten
suoritusten tekoon
Mikäli viitteelliset laskut otetaan napin painalluksella Ecomiin, on pankin
kanssa mahdollisesti tehtävä sopimus konekielisten tapahtumaluetteloiden
vastaanottamisesta.
Viitteellisten laskujen vastaanottoon tarvitaan pankkiohjelma, jolla pystyy
ottamaan vastaan konekielisiä tapahtumaluetteloita tiedostoina omalle
koneelle (99 % pankkiohjelmistoista pystyy tähän).
Pankilta kannattaa kysyä, millä nimellä ja mihin hakemistoon nämä
konekieliset tapahtumaluettelot tulevat omalle koneelle, jotta Ecomissa
voidaan määritellä vastaavat tiedot kohdalleen.
Tätä aihetta käsitellään tarkemmin myöhemmin tässä käsikirjassa.
9
4.1 Pankin viitemaksuajon vienti Ecomiin
Asiakkaiden suoritukset voi myös automatisoida niin, ettei suorituksia
tarvitse asettaa laskukohtaisesti käsin.
Ecom toimii kaikkien niiden pankkiohjelmien kanssa, joista saa konekielisiä
viitesiirtoja eli -tapahtumaotteita (ktl-lista) tiedostona oman koneeseen.
Ecomin myyntireskontran lisäksi se vaatii tähän kykenevän pankkiohjelmiston
(käytännössä kaikki pystyvät tähän), mahdollisesti oman sopimuksen pankin
kanssa konekielisten tapahtumaotteiden, jotta järjestelmä voidaan ottaa
käyttöön.
Kun pankkiohjelmasta otetaan viitemaksutiedosto, tulee se liittää Ecomiin.
Ecomille tarvitaan seuraavat tiedot:
– Tiedoston nimi
– tiedoston tallennushakemisto
Yleisimmin kynnyksenä on saada ensimmäinen kerta onnistumaan. Jokainen
pankkiohjelma nimeää tiedoston eri nimellä ja eri paikkaan.
Kun nämä tiedot on olemassa, on aineiston kohdistaminen Ecomissa nopeaa.
4.2 Viitemaksuajon ohjelmapolku
• Viitemaksuajo löytyy
Ecomista Ohjelmatvalikon alta
kohdasta laskutus ja
myyntireskontra ja
sen alta valitaan
viitemaksuajo.
Ohjelma avaa
viitemaksutiedostojen
siirtoikkunan.
10
4.3 Automaattisuoritusten käyttöönotto
Alla näkyvässä luettelossa on kaikki yleisimmät käytössä olevat pankkien ohjelmat ja
niiden käyttämät konekieliset tapahtumaluettelotiedostot.
Vasemmalla oleva ”rasti” kertoo, onko kyseistä tiedostoa hakemistossa.
Poista tiedosto - valinta poistaa tiedoston onnistuneen ajon jälkeen.
Hakemistopolku ja tiedoston nimi tarkistetaan ensimmäisenä. Pankista saatu hakemistopolku ja
tiedoston nimi on hyvä tietää jo ennen, kuin kohdistamista aloitetaan Ecomiin. Alla valmiin a
näkyvät tiedostopolut ovat yleisimpien pankkiohjelmistojen oletushakemistoja.
4.4 Viitemaksutiedoston haku kansio-painikkeella
Kuvassa on painettu osuuspankin pankkiohjelmiston perässä olevaa kansio-painiketta.
Ohjelma on avannut uuden ikkunan, joka näkyy kuvassa alapuolella. Tämän ikkunan
avulla voidaan hakea haluttu tiedosto esiin.
Jos oletushakemisto löytyy, näkyy se ikkunan keskellä Kansiot -otsikossa. Mikäli kansiot
otsikon alla ei näy oikeaa hakemistoa, etsitään se hiirellä painamalla alhaalla näkyviä kansivalintoja, kunnes oikea hakemisto löytyy. Valittu kansio näkyy kansiot-otsikkona (kuvassa
alla).
Vasemmassa näkyvässä ikkunassa näkyvät valitun hakemiston tiedostot. Kuvassa näkyvä ktltiedosto on tässä tapauksessa se oikea ja se valitaan hiirellä, jonka jälkeen painetaan
OK-painiketta.
Ecom palaa Viitemaksuajot -ikkunaan.
11
4.5 Automaattisuoritusten kirjaus laskutukseen
Kun pankkiohjelmasta on haettu viitteellä maksetut laskut konekielisenä
tapahtumaluettelona, kohdistetaan ne täältä napin painalluksella reskontraan.
Ecom ilmoittaa siitä erikseen lokitiedostona ja herjaa mikäli ajossa on ollut jotain
normaalista poikkeavaa.
Tiedoston perään voi laittaa .* -merkkijonon (tai *.*), Esimerkiksi C:\SAMLINK\KTL\KTL.* jolloin
hakee kaikki KTL -alkuiset tiedostot ja kuittaa ne reskontraan.
Ohjelma hakee viitteet painamalla Hae viitteet- painiketta ja käy kuittaamassa
laskut suoritetuiksi tai osittain suoritetuiksi tapahtuman mukaan.
Automaattinen
alennusraja toimii
molempiin suuntiin.
Jos laskun
loppusumma heittää 5
euroa ylös tai
alaspäin, kirjaa Ecom
sen alennukseksi.
Ylisuuret suoritukset
ovat seurausta
valuutta-arvojen
heittelystä. Tällaiset
alennukset
kirjaantuvat
miinusmerkkisinä
alennuksina.
4.6 Tapahtumaloki
Viitemaksuajon hae viitteet -painike tuo esiin tapahtumaloki- ikkunan. Kun tapahtumaloki
sisältää laskukohtaisesti tulleet tapahtumat, on konekielisen viitemaksun vastaanotto
onnistunut ja nämä tiedot kirjautuneet kyseiseen laskuun suoritukset -sivulle.
Kuvassa toinen lasku on maksettu kokonaan ja toisesta on tullut osasuoritus. Osittain
suoritettu
lasku odottaa loppusuoritusta
osittain suoritettuna siihen asti, kun
se on kokonaan suoritettu.
Kun asiakkaalta kausi laskutetaan esim.
vuokria, niin yleensä asiakas maksaa
samalla viitteellä vaikka jokaiseen
laskuun tulee oma viitenumero.
Viitemaksuajoa on nyt muutettu siten,
että jos lasku löytyy suoritettuna
laskutuksesta tai laskutushistoriasta ja
samalle asiakasnumerolle löytyy saman
suuruinen avoinna oleva lasku, niin
suoritus kirjataan automaattisesti siihen.
Ecom arkistoi
konekieliset
Viitemaksuaineistot
Ecomin
kansioon.
12
4.7 Tapahtumalokissa on virheitä
Jos tapahtumalokissa on virheitä, kertoo ohjelma siitä eri ilmoituksilla.
Ikkunan yläosassa on aina ilmoitus siitä, miten ajo on onnistunut. Vasemmalla oleva
ikkunan alkuteksti kertoo että virheitä oli ja kertoo alemmalla rivillä, ettei kyseistä laskua
löydy. Se voi olla jokin lasku jota ei vielä ole Ecomilla laskutettu, jolloin ei viitenumerointikaan
täsmää ja aiheuttaa tällaisen ilmoituksen.
• Viitemaksutiedostossa oleva Nordean formaatin vastainen ilmoitus ”* 20.05 13:35 KTL
003 Pyytämäänne aineistoa ei ole” ja Sammon ” PSP VIPN 000000 080522 0722 15
AINEISTOA EI LOYDY ” näytetään sellaisenaan, eikä näistä ilmoituksista tule ilmoitusta
”Tiedosto ei ole viitemaksutiedosto”. Tämä helpottaa viitemakuaineistojen käsittelyä.
5. Myyntitilit ja niiden tiliöinti laskuriveittäin
Laskujen teossa myyntireskontra tiliöi laskurivit automaattisesti oikeille
tileille tuotetasolla. Se ei muuta normaalia laskun tekoa lainkaan.
Jokaisella laskurivillä on aina yksi tiliöintirivi.
Seuraavaksi käydään läpi Ecomin tiliöintitapahtumat ja oletusten teko.
Myyntireskontran myyntitilit asetetaan paikoilleen valikosta Ohjelmat,
Laskutus ja myyntireskontra, Laskutus- ja Myyntireskontraoletukset,
jonka alta valitaan Myyntitilit -alataulu.
13
5.1 Tuotteiden kohdistus myyntitileille
Ecom kohdistaa myyntitilit aina laskurivikohtaisesti ja kun yhdellä laskurivillä voi olla
vain
yksi tuote, voidaan myyntitilit kohdistaa laskutukseen tuotteittain valmiiksi.
Vasemmassa taulussa on ohjelmassa olevat myyntitilit. Ensimmäinen kenttä on Tilinumero, joka
on kirjanpidon tilinumero. Jokainen myyntitilit tarvitsee oman tilinumeron. Selite on tilin nimi,
joka näkyy laskutusohjelmassa tiliä valittaessa. Tilin nimet kannattaa olla sellaisia, että ne on
myös erotettavissa toisistaan nimen perusteella.
5.2 Käännetyn alv:n määrittäminen
Käänteisen ALV% käsittelyä ohjataan Ecomissa alla olevalla käännetty alv- kentällä.
Jos tähän kenttään on määritetty arvo K, niin kyseinen tili on käänteisen alv:n piirissä. Ecomin
laskutusohjelman ylätaulusta löytyy nyt myyntitili-valinta. Jos kenttään valitaan käänteisen
ALV:n tili, muokkaa ohjelma tämän laskun automaattisesti käänteisen laskun vaatimaan
muotoon. Alla olevaan Oletus-kenttään valitaan yrityksen käyttämä oletusmyyntitili.
14
5.3 Myyntitilin valinta laskutuksessa
Laskutuksen yläikkunaan voidaan valita haluttu myyntitili ja se voidaan asettaa päälle myös
asiakkaan tietoihin valmiiksi. Kun laskulle tehdään uusi laskurivi, tiliöityy Tiliöinti -ikkunaan
laskutusikkunan mukaan määritetty tiliöintirivi.
Jos laskurivin myyntitilinumeroa halutaan muuttaa käsin, tehdään lasku ja laskurivi kuten
normaalisti. Sen jälkeen siirrytään tiliöinti-ikkunaan ja vaihdetaan halutulle riville toinen
myyntitili. Seuraavalla sivulla on lasku, jossa on kolme laskuriviä, siinä järjestyksessä, kuin
mitä ne on laskurivilläkin.
5.4 Laskurivin automaattisen tiliöinnin muutos
Alla näkyvässä Tiliöinti-välilehdellä kaikki laskurivit ovat nyt tiliöityneet automaattisesti
Käännetyn alv-velvollisuus-tilille. Tämä tieto on määritetty laskun päätauluun, josta ne
kopioituvat riveille. Myyntitilin voi vaihtaa rivikohtaisesti painamalla myyntitlin yläpuolella
olevaa kansio-painiketta ja valitsemalla halutun tilin. Koko laskun tiliöinnin voi vaihtaa
vaihtamalla päätaulun myyntitili toiseksi.
Käänteisen alv:n
sisältöiset laskut
suositellaan
tekemään niin, ettei
samassa laskussa
olisi sekä
käänteisen alv:n
piirissä olevia ja
normaalin alv:n
mukaisia
laskurivejä. Jos näin
tehdään, on
laskulomakkeen
oltava sellainen,
josta alv näkyy
rivitasolla.
15
5.5 Sentinpyöristyksen tiliöinti
Mikäli sentinpyöristykset on käytössä (määritetään Laskutusoletuksissa laskulomake alasivulla), tiliöityy pyöristykset automaattisesti suurimman yksittäisen tuoterivin
myyntitilin mukaan kirjanpitolain mukaan. Pyöristyksille ei tarvitse tehdä omia tilejä.
6. Hyvityslaskun teko, koko laskun hyvitys
Koko laskun hyvittäminen tapahtuu Ecomissa niin, että otetaan ensin esille laskutusohjelmassa
se lasku, josta hyvityslasku tehdään.
Kun lasku on esillä, painetaan kopiointipainiketta, jonka jälkeen ohjelma esittää seuraavan
kysymyksen: Haluatko tehdä hyvityslaskun alkuperäisestä laskusta?
Kyllä-painikkeen painallus tekee uuden laskun, joka on hyvityslasku alkuperäisestä. Jos tähän
kysymykseen vastaa ei, kopioi ohjelma laskun uudeksi laskuksi samoilla tiedoilla ja uudella
laskunumerolla.
16
6.1 Hyvityslasku, koko lasku hyvitetty
Ohjelma toi uuden laskun, jossa kaikki tuoterivien määrät ovat miinusmerkkisiä ja laskun
kokonaissumma vastaa alkuperäistä laskua miinusmerkkisenä. Ecom tuo myös
automaattisesti vapaaseen tekstiin tiedon, että mitä laskua hyvitetään.
Jos laskun summa on miinusmerkkinen, tulostaa Ecom laskun automaattisesti hyvityslaskuotsakkeella.
6.2 Laskun hyvittäminen osittain
• Jos lasku hyvitetään osittain, voidaan käyttää
koko laskun kopiointiprosessia hyvityslaskuksi,
ja poistaa ne rivit joita ei hyvitetä.
• Hyvityslaskun voi myös tehdä käsin ilman
kopiointitoimenpidettä, jolloin tehdään uusi
lasku ja lisätään hyvitettävät rivit normaalisti
sillä poikkeuksella, että määrät on
miinusmerkkisiä.
17
6.3 Hyvityksen suorittaminen alkuperäiseen laskuun
Hyvityslaskujen suorituksessa on muistettava tehdä suoritus alkuperäiseen laskuun ja
hyvityslaskuun, jotta laskut tulevat kirjanpitoon oikealla tavalla.
Alkuperäinen lasku suoritetaan hyvitettävällä summalla hyvitykset tilille. Jos koko lasku
hyvitetään, niin lasku suoritetaan koko laskun summalla hyvitystilille. Laskun tila on silloin
Suoritettu. Jos laskusta hyvitetään osa, pitäisi lasku jäädä osittain suoritetuksi, sillä se
odottaa vielä asiakkaalta suoritusta siitä osasta, minkä asiakas suorittaa.
6.4 Hyvityslaskun suorittaminen
Hyvityslasku kannattaa aina suorittaa samalle päivälle, kuin mitä alkuperäisen laskun
suoritus hyvityksen osalta tehtiin. Näin kirjanpitäjä löytää laskut päiväkirja-ajojen
suorituspäiväkirjasta nopeasti. Hyvityslasku suoritetaan koko laskun summalla,
miinusmerkkisenä ja hyvitystilille. Kun suoritus on kirjattu, muuttuu laskun tila
suoritetuksi.
18
7. Myyntireskontran listaukset
Kaikki myyntireskontran listat löytyvät Laskutus ja myyntireskontra -valikon alta.
Päiväkirjat sisältävät kauden päättämisessä tarvittavat tulosteet, jotka viedään
kirjanpitäjälle. Päiväkirjan listat ovat: laskutuspäiväkirja, suorituspäiväkirja ja
myyntisaatavat.
Myyntisaatavien ikäjakauma kertoo, kuinka paljon laskuja on avoimena eli
maksamatta joko kokonaissummana / kaikki laskut tai laskukohtaisesti / asiakas.
Rajoja on laajennettu myös ennen eräpäivää kattavaksi.
Päiväkohtaisen myyntisaatavalistan järjestyksen voi nyt valita haluamakseen.
Maksukehotuksella lähestytään kolmella eri tavalla laskunsa maksamatta jättäneitä
asiakkaita. Maksukehotukseen on lisätty Y-Tunnus.
Korkolaskutuksella laskutetaan asiakkaita, jotka ovat maksaneet laskunsa
myöhässä.
Myynnin seurantalistassa on asiakaskohtainen seurantalistaus, jossa näkyy
asiakaskohtaisesti valitun kauden myynti, kateprosentti ja saatu kateprosentti. Tämä
laskee sen kauden kaikki avoimetkin laskut mukaan. Ota kateprosentissa huomioon,
että jos olet vienyt laskutukseen vapaita rivejä, joihin ei ole annettu nettohintaa, antaa
ohjelma katteeksi 100 % ja tällaiset rivit vääristävät kateprosenttia.
Laskuttamattomat OVT-laskut antaa raportin kaikista laskuttamattomista OVTlaskuista, jotka on siirretty laskutukseen. Tähän on lisätty asiakkaan valinta. Raporttiin
on lisätty sarakkeet Lähetenro ja Laskunro.
Laskuttamattomat työt, johon listataan kohdistetut palkkatapahtumat, joita ei ole
laskutettu. Laskuttamattomat työt -raportti ei enää näytä ylimääräisiä rivejä.
Laskuttamattomat työt -raporttiin on lisätty kustannuspaikka.
Uusi raportti: Lähetetyt maksukehotukset
7.1 Laskutetut laskut
Laskutetut laskut –raportilla voi katsoa kaikki halutut tietyltä päivämääräväliltä. Tämän raportti
sisältää nyt myös laskun tilan. Asiakaskohtainen erittely lajittelee saman asiakkaan laskut
peräkkäin ja tekee välisumman. Kauteen voi määritellä halutun kauden ja asiakasnumeroon
voi hakea yhden asiakkaan tiedot. Kun asiakasnumerokenttä on tyhjä, hakee ohjelma kaikki
laskut kerralla.
19
7.12 Laskutetut laskut myyjittäin
Laskutetut laskut –raportilla voi katsoa kaikki halutut tietyltä päivämääräväliltä. Kauteen voi
määritellä halutun kauden ja asiakasnumeroon voi hakea yhden asiakkaan tiedot. Kun
asiakasnumerokenttä on tyhjä, hakee ohjelma kaikki laskut kerralla.
Raporttia on kehitetty niin, että raportti tulostuu myös silloin, kun on käytetty suurempia
myyjänumeroita kuin 32767
7.2 Tuotemyyntiraportti
Tuotemyyntiraportti löytyy
laskutus ja
myyntireskontra valikon
kautta. Sen alta löytyy
tuotemyyntiraportti.
Tuotemyyntiraportin saa
myös myyjittäin ja
asiakasryhmittäin.
Asiakasryhmät luodaan
asiakasoletuksien
kautta ja asiakas
voidaan liittää tiettyyn
asiakasryhmään
asiakastietojen kautta.
20
7.21 Tuotemyyntiraportti
Ohjelmasta voi valita päivämäärän lisäksi halutun tuotealan, jossa voi
halutessa eritellä ostohinnan ja katteen sekä tulostaa myös sellaiset
tuoterivit, joita ei ole tuoterekisterissä. Ohjelma ryhmittelee tuotteet
myös halutulla tuotenumerovälillä. Sen lisäksi voi nyt myös valita
laskun tilan mukaan halutut laskut.
7.3 Tuotemyynti myyjittäin ja työnjohtajittain
Tuotemyynti myyjittäin tai tynjohtajittain -raportti erittelee laskutuksen
kautta tulleen tuotemyynnin myyjittäin summattuna. Valintaehdot
vastaavat edellisellä sivulla esiteltyä tuotemyyntiraporttia.
21
7.4 Grafiikka-raportti
Grafiikka-raportti löytyy laskutus ja
myyntireskontra-valikon alta
kohdasta Grafiikka. Ohjelma antaa
raportin kokonaismyynnistä joko
kuukausi tai vuositasolla valitulta
aikajaksolta. Piirrä-painikkeella
ohjelma piirtää kuvan mukaiset
palkit esiin. piirroksen saa myös
pdf ja jpeg-muotoon.
7.5 Laskutustiedot exceliin
Laskutustiedot Exceliin –raportilla tietoja voi lajitella tai
muokata haluamaansa tarkoitukseen
taulukkolaskentaohjelmassa. Laskutiedot Exceliin -raporttiin on
lisätty kustannuspaikka ja tila. Raporttiin on lisätty
maksukehotusten määrä.
Laskun tilat ovat erikseen valittavissa.
Tämäkin raportti löytyy laskutus ja myyntireskontra-valikon alta.
22
8 Päiväkirjat kirjanpitoon
Miksi myynnistä pitää ajaa päiväkirjat kuukausittain?
– Päiväkirja-ajot antavat kirjanpitäjälle kaiken kirjanpitäjän tarvitseman tiedon
yrityksen myynnistä.
– Ohjelma tuottaa kolme eri raporttia:
• Laskutuspäiväkirja kertoo, mitä yritys on sinä kuukautena laskuttanut
• Suorituspäiväkirja kertoo, mitä laskuja asiakkaat on yritykselle maksanut sinä
kuukautena
• Myyntisaatavat antaa yhteenvedon siitä, mitä laskuja ei vielä sen kuukauden aikana
ole kokonaan maksettu.
Kun Ecomin myyntireskontra on otettu kunnolla käyttöön, saa kirjanpitäjä kaiken
myyntilaskutapahtumista tarvitsemansa tiedon näistä tulosteista valmiina summatietoina, jotka
hän siirtää kirjanpitoon. Hänen ei tarvitse enää tämän jälkeen kirjata kaikkia myyntilaskuja
erikseen koneelle eikä enää jokaista maksutapahtumaa noukkia tiliotteilta.
– Päiväkirjojen hyödyntäminen pitäisi ehdottomasti vaikuttaa
kirjanpitokustannuksiin alentavasti, sillä työtä se ainakin vähentää
– Se mistä yrityksen tulee huolehtia, on laskut laskutetaan ajallaan ja ne
kirjataan suoritetuksi ja päiväkirjat toimitetaan kuukausittain kirjanpitäjälle.
8.1 Varmuuskopio aina ennen kauden päättämistä
• Ennen päiväkirjojen päättämisajoa on syytä tehdä varmuuskopio
Ecomista. Varmuuskopion ajaksi on syytä sulkea Ecom ja ajaa se
painamalla ensin Windowsin käynnistä-painiketta ja sen alta valitaan
ohjelmat (kaikki ohjelmat) Ecom ja Varmuuskopio.
• Ecom myyntireskontran kuukausitoimenpiteenä on ajaa
päiväkirja seuraavien valikkojen alta: Ohjelmat, Laskutus ja
myyntireskontra ja Päiväkirjat (kirjanpitoon).
23
8.2 Päiväkirjat omaan käyttöön
Ennen kauden päättämistä kannattaa aina ottaa tulosteet ulos yrityksen kopioiksi.
Päiväkirjaraportteja voi tulostaa milloin vaan, kunhan ei päätä kautta. Silloin raporteissa lukee
otsikkona väliraportti-teksti. Ja kun ei päätä kautta, voi silloin myös valita, minkä raportin
haluaa tulostaa.
Kirjanpidon raportteihin tulee oletuksena kausi vanhimman kirjanpitoon viemättömän laskun
mukaan, eikä automaattisesti edellinen kalenterikuukausi, kuten aiemmin.
Kun haluttu kausi on valittu, painetaan tulosta-painiketta. Ohjelma tulostaa tiedot paperille.
8.3 Omaan käyttöön tulostetun päiväkirjalistan tarkistus
Ennen kauden päättämistä on hyvä tarkistaa omalta listalta (listaus, joka otettiin ilman päätä
kausi-rastia), että kaikki laskutuspäiväkirjan ja suorituspäiväkirjan tapahtumat ovat valitun
kauden tapahtumia, eikä aiempia.
Jos listalla on aiempien kausien tapahtumia, tulisi aiempi kausi päättää ensin ja sen jälkeen
vasta valittu kausi. Jos taas tapahtumia on useammalta kuukaudelta, olisi syytä harkita
myyntireskontran käyttöönoton tekoa. Silloin on hyvä soittaa Ecomin puhelintukeen ja käydä
aihe tarkemmin läpi.
Omaan käyttöön tulostettavat päiväkirjojen välitulosteissa lukee välituloste - ei kirjanpitoon, kun
kautta ei päätetä. Näin ne erottuvat kauden päätöstulosteista ja tunnistetaan paremmin
oikeasta kirjanpitoon tarkoitetusta tulosteesta
24
8.4 Varmuuskopio ennen kauden päättämistä
Kun Päätä-kausi –rastin asettaa päälle, ilmoittaa Ecom välittömästi, että varmuuskopiointi olisi
syytä suorittaa ennen kyseistä toimenpidettä. Kokemuksesta käsikirjan kirjoittanut voi sanoa,
että on se muutekin hyvä tehdä ainakin kerran kuukaudessa.
Sen voi tehdä joko Ecomin varmuuskopiointiohjelmalla tai ottamalla koko Ecomin kansion talteen
resurssihallinnan kautta.
8.1 Kauden päättäminen
Kausi päätetään rastittamalla Päätä kausi -valinta jolloin kaikki tulosteet muuttuvat harmaiksi.
Se on merkkinä siitä, että kauden päättämisessä tulostetaan aina kaikki kolme tulostetta
kerralla.
Ecom kysyy vielä varmistusikkunassa, päätetäänkö kausi ja tulostaa raportit ulos, muttei tee
vielä kauden päätöstä.
Päätetyn kauden kirjanpidon raportit arkistoidaan nyt pdf –tiedostoina, jolloin niitä voi tarvittaessa
hyödyntää myös jatkossa.
Kun kauden päättää reskontrassa, tekee ohjelma kansioon [Ecom]\kirjanpito pdf päiväkirjojen lisäksi siirtotiedoston kirjanpito-ohjelmaan (Tikon -formaatti) yhtenä zip tiedostona. Se mahdollistaa aineistojen siirron suoraan kirjanpito-ohjelmiin.
25
8.2 Päiväkirjat paperille ja tarkistettava ennen kauden päätöksen
vahvistamista
Kauden päättämisajon voi vielä perua, jos tulostetuissa raporteissa on jotain korjattavaa.
Päiväkirja-ajo ottaa aina kaikki sellaiset edellisten kausien tapahtumat mukaan
päiväkirjoihin, joita ei ole aiemmin päätetty. Huomioi, että avoimet (Eli laskun tila on avoin)
laskut eivät siirry laskutuspäiväkirjaan, koska sitä ei ole vielä lähetetty asiakkaalle.
Kun tulosteet ovat ok, voidaan kausi päättää ja ajaa päiväkirja-ajo loppuun painamalla
kysymysikkunan Kyllä -painiketta.
Kauden päättämisen yhteydessä tulevat tulosteet viedään kirjanpitäjälle ja pankin tiliotteet
lähetetään myös. Ecom muuttaa päätetyn kauden laskutetut laskut harmaiksi laskutuksen
puolella, eli niitä laskuja ei voi enää muuttaa, kun ne on jo viety kirjanpitoon
laskutuspäiväkirjassa. Päätetyn kauden kokonaan suoritetut laskut siirtyvät automaattisesti
laskutushistoriaan.
8.3 Laskutuspäiväkirja
Laskutuspäiväkirjaraportti tulostaa kaikki valitun kauden laskut ulos ja kaikki aiempien kausien
laskut, joita ei vielä ole päätetty. Ohjelma antaa myös yhteenvetoraportit tileittäin.
Laskupäiväkirjassa on kustannuspaikkaerittely omana sivunaan
26
8.31 Tarkistettavat asiat laskutuspäiväkirjassa
1. Tarkista ensin että kausi on juuri se, minkä haluat päättää.
2. Kaikki laskut tulisi olla samalle kaudelle kohdistettuja, jotta
laskutuspäiväkirjan summa täsmäisi.
– Tämä helpottaa kirjanpitäjän työtä. Jos aiemman kauden tapahtumia löytyy, niin
tämä kausi olisi syytä päättää ensin.
– Esimerkiksi edellisellä sivulla olevassa listassa on mukana lokakuun laskujen
lisäksi yksi syyskuun lasku! Tämä kielisi siitä, että joko syyskyy on
päättämättä tai tämä lasku on tehty syyskuun päättämisen jälkeen.
Tällaisessa tapauksessa ohjelma ilmoittaa siitä vielä erikseen, jolloin kautta ei
kannata päättää.
3. Laskunumeroita puuttuu välistä
– Jokaisesta laskunumerosta, joka puuttuu, tulee yritykseltä löytyä selvitys, että mikä
tarina katoamiseen liittyy. Tämä tieto on lähinnä verotarkastajaa varten ja
varmuuden maksimointia. Jos laskunumeroita puuttuu aina välistä, on syytä soittaa
Ecomin puhelintukeen ja katsoa, miten asiaa voisi kehittää. Yleensä
läheteohjelman käyttää auttaa paljon.
8.4 Suorituspäiväkirja
Suorituspäiväkirjaan kirjautuvat kaikki laskut tileittäin omille sivuille, jotka on
suoritettu valitun kauden aikana. Laskun päiväys voi olla aikaisempikin.
27
8.41 Tarkistettavat asiat suorituspäiväkirjassa
Suorituspäiväkirjassa tarkistettavat asiat ennen kauden päätöstä
1. Kaikki tapahtumat ovat valitun kauden mukaisia
–
Jos näin ei ole, on syytä käydä enin päättämässä aiempi kausi ja vasta sen jälkeen kyseinen
kausi. Aiemman kauden listat on myös hyvä ottaa kirjanpitäjälle mukaan, sillä voi olla, ettei
kirjanpitäjä ole vielä niitä saanut.
2. Tarkista tiliote, jos joku asiakas on maksanut ilman viitettä
–
–
Tämä on tärkeää tarkistaa, sillä aina silloin tällöin joku asiakas maksaa laskunsa ilman viitettä,
eikä sellainen lasku tule automaattisten viitemaksuajojen mukana suoritetuksi.
Lisää puuttuvat suoritukset käsin laskun suoritukset-alavälilehdelle
3. Yleinen tarkistus, että kaikki myyntilaskujen suoritukset on kirjattu Ecomiin
4. Tarkista että hyvityslaskuissa sekä alkuperäiseen laskuun että hyvityslaskuun on
kirjattu suoritukset samalle suorituspäivälle ja hyvitystilille.
8.5 Myyntisaatavat päiväkirja
Myyntisaatavat –päiväkirja kertoo ne maksut , joita ei valitun kauden päätökseen
mennessä ole maksettu.
Huomioi, että lasku voi toki olla maksettu, mutta ei vielä tämän kauden loppuun
mennessä.
Myyntisaatavat-raportin tarkistettavat asiat:
1. Hyvityslaskuja ei saisi olla myyntisaatavien puolella
2. Luottotappioon kirjattavat laskut tulisi kirjata pois myyntisaatavaluettelosta
28
8.6 Myyntireskontran päiväkirja-arkistot
Kaikkien myyntireskontrien päätetyt päiväkirjat arkistoidaan PDF-muotoisina laskutus ja
myyntireskontraohjelmiston alle kohtaan Paiväkirja-arkistot. Ne ovat siten aina tallessa
koneella päiväkirja-ajojen jälkeenkin.
9 Maksukehotusten teko
Maksukehotuksella lähestytään ajallaan laskunsa maksamatta jättäneitä asiakkaita.
Ohjelmassa on kahta eri teksteillä varustettua maksukehotusta, joita voi itse muuttaa.
Ensimmäisen maksukehotuksen teksti näkyy ikkunan yläosassa, toisen ja
seuraavien maksukehotuksien teksti on seuraavassa ikkunassa. Ecom huolehtii
automaattisesti oikean maksukehotus-tekstin maksukehotukseen.
Maksukehotukset voidaan ajaa asiakaskohtaisesti hakemalla asiakas ikkunaan.
Ohjelmasta saa ulos perintälistan, jossa ovat sellaiset asiakkaat, jotka eivät ole maksaneet
maksukehotuksista huolimatta. Perintälista tulostuu automaattisesti maksukehotus-tulostuksen
jälkeen, mikäli laskutuksessa on sellaisia laskuja joita on peritty useammin, kuin mitä
perintälistan raja on.
Perintälistan voi antaa sitten tarpeen mukaan
perintätoimiston hoidettavaksi.
Lähetetyt kehotukset näkyvät laskutuksessa
kyseisessä laskussa
Laskutuspäiväkirja / Maksukehotukset-alasivulla.
Kun Asiakasnro on tyhjä, tulostuu kaikki
makuskehotukset kerralla.
Maksukehotuksiin tulostuvat nyt yrityksen
käyttämät tilinumerot IBAN / BIC muodossa.
29
10. Korkolaskutus
Korkolaskutus avautuu ohjelmat-valikon alta kohdasta
laskutus ja myyntireskonta ja sen alta korkolaskutus.
10.1 Korkolaskutus
Ecom korkolaskuttaa sellaisia laskuja, jotka on maksettu myöhässä. Korkolaskujen pohjana
olevat laskut voivat olla joko laskutushistoriassa tai varsinaisen laskutuksen puolella suoritettuna.
Avoimia laskuja, joihin ei ole tullut suoritusta, ei voi korkolaskuttaa Ecomissa. Ohjelmassa
määritetään alla olevilla kysymyksillä, millä perusteilla korkolaskut tehdään.
Kun ehdot on määritetty, voidaan painaa OK-painiketta, joka tekee ehdotuksen laskutettavista
korkolaskuista.
Korkolaskutuksessa voi valita myyntitilin, jonne korkolaskut kirjautuvat.
30
10.2 Korkolaskut
Laskutettavat korkolaskut näkyvät alla olevassa ikkunassa.
Kun ehdot on määritetty, voidaan painaa Tee laskut -painiketta, joka tekee ehdotuksen
laskutettavista korkolaskuista.
Mikäli laskua ei halua tehdä, voidaan rivi poistaa laskutettavista valitsemalla haluttu rivi ja
painamalla Ei laskuteta -painiketta.
Laskut tehdään painamalla Tee Laskut -painiketta, jolloin Ecom tekee korkolaskut
laskutusohjelman puolelle, jotka voidaan tulostaa ja lähettää asiakkaille normaalin
laskutuksen yhteydessä. Ohjelma tekee automaattisesti selitteet laskutuksesta laskutuksen
Vapaa teksti –alasivulle, josta ne tulostuvat myös laskulle.
10.3 Korkolaskun teko uudestaan jostain
laskusta
Jos jostain tietystä laskusta halutaan tehdä korkolasku uudestaan, antaa ohjelma
haetaan kyseinen lasku tai historialasku ensin ikkunaan ja valitaan Suoritukset välilehti.
Tässä ikkunassa on korkolaskutettu –kenttä joka kertoo, onko laskusta otettu
korkolasku (K), vai ei (E). Vaihda -painikkeella voidaan vaihtaa tieto toiseksi,
kun se on tarpeellista. Sen jälkeen lasku on taas korkolaskujen tekokäsittelyssä
mukana.
31
11. Laskutushistoria
Aiempina kausina suoritetut laskut löytyvät Laskutushistorian alta
valikosta : Ohjelmat, Laskutus ja Myyntireskontra ja Laskutushistoria.
Laskut ovat selattavissa laskutushistorian alta samalla tavalla kuin
laskutuksessa.
Historiassa olevia laskuja ei voi enää muuttaa. Ne ovat myös reskontran
kannalta loppuun asti käsiteltyjä.
Historiassa olevaa laskuja voi käyttää uuden laskun tekoon kopioimalla se
laskutukseen uuden laskun pohjaksi.
Näitä laskuja käytetään myös tilastointiin ja siksi ne kannattaa siellä
säilyttää.
12 Tiedot, joita tarvitaan kirjanpitäjältä
ennen ohjelmiston käyttöönottoa.
Edellisen kauden kaikki myyntisaatavat.
Suorittamattomien laskujen summa yhteensä eli myyntisaamistilin saldo.
Kirjanpidon tileistä yrityksen käytössä olevat myyntitilit ja myyntitilien numerot.
Luottotappioiden tilinumero.
Suoritustilit (pankista tulevat laskujen viitetiedot siirtyvät automaattisesti
reskontraan suoritustileille).
Kassatilit mahdollisia käteissuorituksia varten.
Käyttöönotto-ohjelma kysyy nämä tiedot ja selittää vielä tarkemmin niiden
sisällön. Käyttöönotto-ohjelmiston toiminta käydään läpi tässä ohjekirjassa
seuraavaksi.
32
12.1 Suorittamattomien laskujen lisäys
laskutukseen
Jos Ecom laskutus on jo käytössä ja kaikki (suorittamattomat) laskut on jo
laskutettu Ecomilla tai yritys aloittaa toimintaansa niin ettei laskuja vielä
ole, on tämä vaihe tarpeeton.
Jos Ecom laskutusta otetaan käyttöön samaan aikaan myyntireskontran
kanssa, kirjataan kaikki edellisen kauden myyntisaatavat laskutukseen.
Laskut voi kirjata laskutukseen yhdellä laskurivillä yhteissumman mukaan.
Suorittamattomien laskujen ottaminen mukaan myyntireskontraan on
edellytys saada tämä ohjelma ja kirjanpito juoksemaan samaa tahtia. Näin on
yksi päiväkirjan kolmesta osasesta ajan tasalla.
Ota myös ylös kaikki ne maksamattomien laskujen laskunumerot, jotka ovat
olleet maksamattomia edellisen kuukauden viimeisenä päivänä.
Maksamattomien laskujen lisäys, joita ei ole viety Ecomiin, käsitellään
tarkemmin käyttöönotto-ohjelmistossa, jonka esittely on tässä ohjekirjassa
myöhemmin.
12.2 Myyntireskontran käyttöönotto
• Ecom myyntireskontraohjelmisto otetaan käyttöön erillisellä käyttöönottoohjelmalla, jonka avulla ohjelma on heti kirjanpidollisesti “oikeassa ajassa”.
• Ecom myyntireskontran käyttöönotto on hyvä tehdä heti myyntireskontran
käytön alussa, sillä sen avulla asetetaan pankkitilit, myyntitilit ja avoinna
olevat laskut ajan tasalle ja silloin pystyt viemään kirjanpitäjälle kausittaiset
päiväkirjatapahtumat myynnistäsi.
• Myyntireskontraa ei tarvitse ottaa käyttöön käyttöönotto-ohjelmiston avulla. Se
on kuitenkin suositeltavaa, sillä se on nimenomaan rakennettu helpottamaan
ohjelman jatkokäsittelyä. Myyntireskontraohjelma on toimintakunnossa,
vaikka et olisi käyttöönotto-ohjelmistoa.
Käyttöönotto-ohjelma on yhdeksänsivuinen ohjelma ja sen avulla ohjelman
käyttöönotto on helppoa ja nopeaa.
Seuraavaksi käydään yksityiskohtaisesti läpi ohjelman eri vaiheet.
33
12.3 Ecom myyntireskontran käyttöönotto
Ohjelma käynnistyy valikosta Ohjelmat, Laskutus ja Myyntireskontra
ja Myyntireskontran käyttöönotto. Ohjelma ajetaan vain
myyntireskontraohjelmiston käyttöönottovaiheessa
12.4 Käyttöönoton myyntitilit
Alla on lista yleisimmistä käytössä olevista myyntitileistä ja niitä voi muuttaa, lisätä ja poistaa
oman tarpeen mukaan. Tilitietoja voi muuttaa helposti, siirrytään vain muutettavalle riville ja
muutetaan tietoa. Ecomin uusissa toimituksissa on kaikki myyntitilit asetettu valmiiksi
nykyisin käytössä olevan yleisen tilikartan mukaan. Kaikkia tilejä ei välttämättä tarvita, ja
ohjelmaan voi lisätä omia myyntitilejä oman tarpeen mukaan.
Seuraava-painikkeella siirrytään seuraavaan ikkunaan.
34
12.5 Suoritustilit
Ikkunassa valitaan käytössä olevat suoritustilit eli kirjanpidontilit, joille kohdistetaan
automaattisesti pankkiin maksetut viitteelliset suoritukset. Pankkitilin numero
kirjoitetaan pankin nimen perään selite -kenttään (Esimerkiksi Merita 2036181101). Jos tilinumero on kirjattu oikein, muuttuu se automaattisesti pitkään
muotoon Tilinumero/Pitkämuoto -kenttään. Seuraavalla sivulla näkyy, miten yksi
tilinumero on syötetty ja turhat tilit poistettu. Jätä luottotappiotili ja hyvitykset-tilit
tälle sivulle, niitä tarvitaan myöhemmin.
12.6 Viimeisen kirjanpidon (kuu)kauden
myyntisaamistilin saldo
Tässä ikkunassa on myyntireskontran käyttöönoton kannalta tärkein ikkuna, sillä tämän avulla
kohdistetaan myyntireskontra kirjanpidon kanssa yksiin. Myyntisaamistilin saldo kertoo valitun
kauden viimeisen päivän maksamattomien laskujen yhteissumman.
Kun kirjanpitäjältä on saatu (tai olet laskenut sen itse) myyntisaamistilin saldon, kirjataan
saatu luku alla näkyvään kenttään.
35
12.7 Laskutuksen tarkistusikkuna
Jos Ecom laskutusohjelmaa on jo käytetty ja kaikki maksamattomat laskut on Ecomilla
tehty, ota ylös kaikki ne maksamattomien laskujen numerot, jotka ovat olleet
maksamattomia ennen alla näkyvää päivämäärää. Tässä tapauksessa voit painaa
Seuraava -painiketta.
Mikäli Ecomiin ei ole viety kaikkia tätä päivämäärää edeltäviä maksamattomia laskuja, on
ne ensin syötettävä Ecom laskutukseen. Jos laskuja puuttuu, paina Peruuta painiketta ja käy tekemässä puuttuvat laskut Ecom laskutukseen. Käyttöönotto
peruuntuu ja se on aloitettava uudestaan, kun kaikki laskut on tehty. Seuraavalla sivulla
on esimerkki laskutetusta suorittamattomasta laskusta. Laskut tehdään valikosta
Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Laskutus ja myyntireskontra.
12.8 Suorittamattomien laskujen lisäys
Alla näkyy suorittamaton lasku, joka on viety laskutukseen. Laskun tila on muutettu
laskutetuksi ja laskun päivämäärä on muutettu oikeasti tehdyn laskun päivämäärän
mukaiseksi. Laskun summa on kirjattu yhdelle laskuriville sisältäen vain laskun
kokonaissumman.
36
12.9 Myyntisaatavien siirto
Tässä ikkunassa siirretään maksamattomat laskutetut laskut myyntisaataviin, eli
laskuihin, joita asiakas ei ole vielä kokonaan maksanut. Laskut siirretään
valitsemalla haluttu lasku ja painamalla nuoli-painiketta. Valitsemalla
tuplanuolella kaikki laskut siirtyvät toiselle puolelle. Seuraavalla sivulla
esimerkkilaskut on siirretty suorittamattomien puolelle. Huomioi, että alaikkunassa
näkyvät vain sellaiset laskut, jotka on päivätty ennen alatekstissä näkyvää
päivämäärää ja laskun tila on oltava laskutettu tai osittain suoritettu.
12.10 Laskut siirretty myyntisaataviin
Oikeaan alaikkunaan on nyt siirretty ne laskut, jotka ovat olleet joko kokonaan tai
osittain maksamattomia alla kuvassa näkyvänä päivämääränä. Ne laskut, jotka jäävät
alataulun vasemmalle puolelle, ovat kokonaan suoritettuja laskuja eli asiakas on ne jo
maksanut. Ne jätetään vasempaan ikkunaan.
Tässä ikkunassa ei näy käsin suoritettuja laskuja, eikä sellaisia laskuja, jotka on päivätty alla
näkyvän päivämäärän jälkeen.
37
12.11 Täsmäytys kirjanpitoon
Alatauluun kirjataan kaikkien laskujen osasuoritukset, mikäli sellaisia on alataulussa
näkyville laskuille tehty. Kun myyntisaamistilin saldo ja myyntisaatavat -tilin saldo
täsmäävät keskenään, on myyntireskontra täsmäytetty kirjanpidon kanssa, ja
myyntireskontran käyttöönotto on suoritettu Seuraava -painikkeella. Mikäli näiden
laskujen summat eivät täsmää, kannattaa tarkistaa edelliset sivut ja varsinkin edellisen
kauden suorittamattomien laskujen pvm, tila ja että kaikki laskut on laskutuksessa. Kyse voi
olla myös siitä, että asiakas on maksanut laskusta vain osan ja tällaiset lasku pitää tässä
tapauksessa vielä täsmäyttää antamalla laskun vieressä oleviin kenttiin suorituspäivämäärä
ja laskun suorituksen markkamäärä.
12.12 Käyttöönotto on onnistunut
OK -painikkeella käyttöönotto on valmis. Ecom siirtää automaattisesti kaikki
sellaiset laskut laskutushistoriaan, joille ei ollut tehty suorituksia ja jättää kaikki
suorittamattomat laskut odottamaan niille tapahtuvia suorituksia, jotka tehdään
tämän jälkeen joko käsin tai ne otetaan viitemaksuajona pankista ja kirjataan
automaattisesti Ecomiin. Nyt myyntireskontra tulee säästämään sekä aikaasi,
että rahaasi. Käyttöönotto tehdään vain kerran.
38