TYÖMAAREKISTERI Käyttöohje versio 01 Työmaarekisteri Sisältö 1. Työmaarekisteri ........................................................................................................................... 2 2. Ilmoita-palvelu ............................................................................................................................ 2 3. Käyttäjätunnukset ...................................................................................................................... 3 4. Käyttöoikeudet ........................................................................................................................... 3 5. Työmaan perustaminen ............................................................................................................ 6 6. Työmaan perusnäkymä............................................................................................................. 7 6.1. Päätoteuttajan lisääminen ................................................................................................ 7 6.2. Rakennuttajan nimeäminen ............................................................................................. 8 6.3. Työmaan hallinnoija............................................................................................................ 8 7. Työmaalle rekisteröityminen ..................................................................................................... 9 7.1. Toimittajaketju ..................................................................................................................... 9 8. Urakkatiedot.............................................................................................................................. 10 9. Työntekijätiedot ........................................................................................................................ 11 10. Raportointi ............................................................................................................................. 13 11. Huomioitavaa ....................................................................................................................... 15 1 Työmaarekisteri 1. Työmaarekisteri Työmaarekisteri on työkalu yhteisen työmaan verotusmenettelylain vaatimusten mukaista urakka- ja työntekijätietojen keräämistä, raportointia ja arkistointia varten. Työmaarekisterissä luodaan työmaita, joille järjestelmä luo automaattisesti työmaakohtaisen tunnisteen, Työmaa-avaimen. Työmaa-avainta hyödynnetään tietojen keruussa ja raportoinnissa. Kaikki Työmaarekisterin kautta lähetetyt raportit arkistoidaan järjestelmään. Työmaarekisteriin kuuluu myös Vahti-palvelu, joka on tarkoitettu työturvallisuuslain mukaisen työntekijä- ja perehdytysluettelon ylläpitoa varten. Työmaarekisterin aloitusnäkymä. 2. Ilmoita-palvelu Ilmoita-palvelussa hallinnoidaan yrityksen työntekijä- ja yhteystietoja, ja sen kautta on mahdollista tilata myös VALTTI-kortteja. Jokainen yhteisellä työmaalla työskentelevä työnantaja ilmoittaa omat työntekijänsä ensin veronumero.fi Ilmoita-palveluun, minkä jälkeen työnantaja rekisteröityy tilaajalta saamallaan Työmaa-avaimella työmaalle Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti –välilehden kautta. Rekisteröinnin yhteydessä Ilmoita-palveluun syötetyt tiedot siirtyvät automaattisesti tilaajan Työmaarekisteriin, mikäli se on käytössä. Tietojen hallinnointi Ilmoita-palvelussa on maksutonta. Ilmoita-palvelun käyttohjeet veronumero.fi/kayttohjeet. 2 Työmaarekisteri Ilmoita-palvelun aloitusnäkymä. 3. Käyttäjätunnukset Työmaarekisteriin kirjaudutaan veronumero.fi-sivulta henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite). Palveluun pääsy edellyttää, että yritykselle on luotu tili tilaajavastuu.fi-palvelussa. Jotta yrityksen käyttäjiä voi myöhemmässä vaiheessa luvittaa Työmaarekisteri-käyttäjiksi, on näillä käyttäjillä oltava käyttäjätunnus luotuna tilaajavastuu.fi-palvelussa. Tilaajavastuu.fi-palveluun nimetyt pääkäyttäjät ovat pääkäyttäjiä myös veronumero.fi-palvelussa, ja voivat luoda lisää käyttäjätunnuksia. HUOM! Ilmoita-palvelun käyttöoikeudet eroavat Työmaarekisterin käyttöoikeuksista, sillä Ilmoita-palvelussa hallinnoidaan yrityksen työntekijätietoja. Lisätietoja Ilmoitapalvelun käyttoohjeessa veronumero.fi/kayttohjeet. 4. Käyttöoikeudet Työmaarekisterin käyttöoikeuksien perustaminen on monivaiheinen. Yrityksen pääkäyttäjä luo ensin tunnuksen tilaajavastuu.fi-palveluun ja aktivoi Valvojan, mikäli kyseinen palvelu on käytössä. Tämän jälkeen käyttöoikeus lisätään veronumero.fipalvelun Työmaarekisteriin. Vaihe1: Tilaajavastuu.fi-tunnukset ja Valvoja-palvelun aktivointi Kirjaudu sisään palveluun tilaajavastuu.fi ja mene kohtaan ”Käyttäjien hallinta”. Käyttäjätunnusten luominen on mahdollista vain pääkäyttäjäominaisuuksilla. Jos et tiedä organisaatiosi pääkäyttäjää, voit ottaa yhteyttä [email protected] 3 Työmaarekisteri Tunnusten luominen edellyttää pääkäyttäjätunnuksia ja alkaa painamalla Käyttäjien hallinta-linkkiä. Mene tämän jälkeen kohtaan ”Luo uusi käyttäjä” ja täytä kaikki vaaditut kentät. Salasana tulee olla ohjeistusten mukainen, mutta sitä ei tarvitse kirjata ylös tässä vaiheessa. Paina lopuksi ”Luo käyttäjä”. Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjä voi hallinnoida tunnuksia sekä tilaajavastuu.fi- että veronumero.fi- sivuilla Peruskäyttäjä: Peruskäyttäjällä ei ole käyttäjähallinnointiominaisuuksia tilaajavastuu.fitai veronumero.fi– sivuilla. Peruskäyttäjälle täytyy aina erikseen aktivoida oikeudet Työmaarekisterissä. JOS YRITYKSELLÄ ON VALVOJA-PALVELU KÄYTÖSSÄ: Siirry tämän jälkeen yläpalkin kohtaan ”Yrityksen tiedot” ja sitten ”Siirry Valvojan hallintasivulle”. Selaa sivulla alas kohtaan ”Valvoja-palvelun käyttäjät” ja paina kohdasta ”Lisää käyttäjiä”. Valvoja-tunnuksen aktivointi. Aktivoi täppä näytölle avautuvasta uudesta ikkunasta sen käyttäjän/käyttäjien kohdalta, joille haluat aktivoida Valvoja-palvelun ja paina hyväksy. 4 Työmaarekisteri Käyttäjän aktivointi. Salasanan lähetys uudelle käyttäjälle tapahtuu seuraavalla tavalla: Kirjaudu ulos palvelusta ja siirry tilaajavastuu.fi-etusivulle ja paina”Unohtuiko salasanasi?”-linkkiä. Kirjoita luomasi käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) kenttään ja paina ”Hyväksy tiedot”. Uudelle käyttäjälle lähetetään automaattinen viesti, jonka kautta hän voi aktivoida itselleen oman salasanan. HUOM! Linkki on vain yhden päivän voimassa, joten tarvittaessa salasanan lähetyksen voi tehdä uudelleen. Vaihe 2: Työmaarekisteri-käyttöoikeudet Jos käyttäjällä ei ole pääkäyttäjäoikeuksia, tulee Työmaarekisterikohtaiset käyttöoikeudet aktivoida vielä erikseen palvelussa. Kirjaudu sisään veronumero.fi ja mene yläpalkista Työmaarekisteri-sovellus välilehdelle. Luvitus tapahtuu Käyttöoikeudet-painikkeen kautta. Työmaarekisteri-käyttöoikeudet. HUOM! Varmista, että olet oikean yrityksen käyttöoikeuksissa valitsemalla pudotusvalikosta oikea yritys, mikäli toimit käyttäjänä useamman organisaation alla. Voit luvittaa käyttäjälle eritasoisia oikeuksia, ja oikeuksia voi olla samaan aikaan useaa tasoa: 5 Työmaarekisteri Työmaakäyttäjä: Käyttäjä näkee ainoastaan kyseisen työmaan tiedot. Rakennuttaja ei näe päätoteuttajan työntekijätietoja. Työmaakäyttäjä ei pääse luomaan uusia työmaita tai muokkaamaan työmaan tietoja. Kaikki työmaat: Käyttäjä näkee yrityksen kaikki luodut työmaat. Rakennuttaja ei näe päätoteuttajan työntekijätietoja. Kaikki työmaat –käyttäjä ei pääse luomaan uusia työmaita. Perusta työmaita: Perusta työmaita –käyttäjä pystyy luomaan uusia työmaita, ja näkee ainoastaan kaikkien perustamiensa työmaiden tiedot. 5. Työmaan perustaminen Työmaa perustetaan työmaarekisterissä Perusta työmaa-painikkeella, ja ainoastaan Perusta työmaita –käyttöoikeuden omaavat henkilöt saavat perustaa työmaita. Pakollisena tietona työmaata perustettaessa on ainoastaan työmaan nimi. Kun työmaa on perustettu, vahvistaa järjestelmä perustetun työmaan ja antaa työmaan yksilöivän tunnisteen, Työmaa-avaimen. Työmaakohtaisen käyttöoikeuden voi antaa vasta työmaan perustamisen jälkeen. HUOM! Raportointiin vaaditut yrityksen työntekijä- ja yhteystiedot syötetään Ilmoitapalveluun. Työmaan perustaminen. Työmaa-avain. 6 Työmaarekisteri 6. Työmaan perusnäkymä Työmaan tietoja voi muokata työmaan perusnäkymässä. Suositeltavaa on, että kaikki kentät täytetään ja pidetään myös ajan tasalla. Työmaan perusnäkymä. Työmaan tilaa voi muokata: Luonnos: Työmaa vielä luonnosvaiheessa, ei toimintaa Aktiivinen: Työmaa on aktiivinen, työmaalta raportoidaan kuukausittain Keskeytetty: Työmaa on keskeytetty, työmaalla ei toistaiseksi toimintaa Päättynyt: Työmaa on päättynyt, työmaan raportointi on päättynyt 6.1. Päätoteuttajan lisääminen Työmaalle tulee aina nimetä päätoteuttaja ja syöttää päätoteuttajan yhteyshenkilön tiedot. Päätoteuttajan voi lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella. 7 Työmaarekisteri Yrityshaku 6.2. Rakennuttajan nimeäminen Myös rakennuttaja nimetään työmaakohtaisesti. Rakennuttaja voidaan lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella. Yrityshaku HUOM! Päätoteuttaja ja rakennuttaja voivat olla työmaalla sama yritys. 6.3. Työmaan hallinnoija Työmaan hallinnoija on automaattisesti työmaa-avaimen perustanut yritys. Kun perustat työmaita, tulee yrityksestäsi automaattisesti kyseisen työmaan hallinnoija. Työmaan hallinnoija on ainoa taho, joka näkee kyseisen työmaan työntekijätiedot. Työmaan hallinnoija nimetään työmaakohtaisesti. Työmaan hallinnoija voidaan lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella. HUOM! Jos rakennuttaja perustaa työmaan, tulee hallinnointi luovuttaa päätoteuttajalle, mikäli päätoteuttaja raportoi työntekijätiedot Työmaarekisterin kautta. 8 Työmaarekisteri Hallinnoinnin luovuttaminen. 7. Työmaalle rekisteröinti Raportointia varten hankittavat tiedot kerätään osittain Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti –välilehden kautta. Kaikki työnantajat ilmoittavat mm. oman tilaajansa, urakan lajin ja urakan keston työmaakohtaisesti tilaajalta saamallaan Työmaaavaimella. Jokainen Työmaarekisteriä käyttävä tilaaja saa näkyviin oman urakkaketjun työmaakohtaisesti rekisteröityneet yritykset, ja näitä tietoja ei tarvitse kerätä erikseen. Työmaalle rekisteröinti esitellään tarkemmin Ilmoita-palvelun käyttöohjeessa veronumero.fi/kayttoohjeet. 7.1. Toimittajaketju Toimittajaketju muodostuu työmaalle rekisteröityneistä yrityksistä. Näkymä on avoin aina omasta roolista urakkaketjussa alaspäin. Rakennuttaja näkee koko urakointiketjun ja päätoteuttaja kaikki omat alihankkijansa ja heidän alihankkijansa. Toimittajaketju. 9 Työmaarekisteri 8. Urakkatiedot Kuukausittain Verohallinnolle raportoitavat urakkatiedot raportoidaan Työmaarekisteriin kerääntyneen tiedon perusteella. Ilmoita-palvelun kautta saadut tiedot ja manuaalisesti syötettävä sopimussumma kattavat tilaajan ilmoitusmenettelyn urakkatietojen osalta vuoden 2014 loppuun saakka. Laskuihin liittyvät tiedot raportoidaan 2015 alkaen. Urakkatiedot-päänäkymä. Urakkatiedot-välilehdelle ilmestyvä listaus perustuu Ilmoita-palvelun kautta työmaalle tehtyihin työmaalle rekisteröinteihin. Tilaajan tulee syöttää urakkasumma manuaalisesti painamalla kynä-painiketta. Urakkatietojen muokkaus. Jos työnantaja ei ole rekisteröitynyt työmaalle, on tilaajan mahdollista syöttää tiedot myös itse. 10 Työmaarekisteri Sopimuskumppanin lisääminen tilaajan toimesta. Tilaajan on mahdollista saada tiedot urakkaraportointia varten kahdella tavalla: 1. Työnantaja rekisteröityy veronumero.fi Ilmoita-palvelun kautta työmaalle tilaajalta saamalla Työmaa-avaimella ja ilmoittaa tarvittavat tiedot. Työnantaja on vastuussa tietojen oikeellisuudesta. Tilaaja syöttää sopimussumman manuaalisesti. 2. Tilaaja syöttää tiedot itse Urakkatiedot-välilehdeltä. Tiedot syötetään menemällä kohtaan Sopimukset ja tämän jälkeen Lisää sopimus. Tilaaja on vastuussa tietojen oikeellisuudesta. HUOM! Ainoastaan Ilmoita-palveluun tietoja syöttäneitä yrityksiä on mahdollista lisätä Sopimukset-välilehdelle. 9. Työntekijätiedot Työntekijätietoja voi syöttää manuaalisesti, sekä yhdistää yrityksen omaan sähköiseen kulunvalvontajärjestelmään. Mikäli olette kiinnostuneita kulunvalvonnan integroinnista, olkaa yhteydessä [email protected]. 11 Työmaarekisteri Työntekijätietojen lisääminen tapahtuu Työntekijätiedot-välilehdeltä Kulkutiedotpainikkeesta ja tämän jälkeen Lisää kulkutietoja. Työntekijätiedot-päänäkymä. Työntekijätiedon lisääminen. Työntekijätietoja voi syöttää joko VALTTI-kortissa olevan tunnisteen perusteella tai veronumerolla. VALTTI-tunniste on oranssin VALTTI-älykortin alalaidassa viivakoodin alapuolella oleva numerosarja. Työntekijätietoja voi syöttää useampi kerrallaan. Veronumerot tai VALTTI-tunnisteet tulee olla rivivälein eroteltuna, jotta lisääminen on mahdollista. 12 Työmaarekisteri VALTTI-tunniste. Työntekijätietoja voi syöttää riippuen leiman tyypistä: Päiväyhteenveto: Listauksessa näytetään päivämäärä, jolloin työntekijä on lisätty työmaalle. Kuukausiyhteenveto: Listauksessa näytetään kuukausi, jolloin työntekijä on lisätty työmaalle. Sisään: Listauksessa näytetään päivä ja kellonaika, jolloin työntekijä on lisätty työmaalle. Ulos: Listauksessa näytetään päivä ja kellonaika, jolloin työntekijä on kirjattu ulos työmaalta. HUOM! Varmista, että syöttämäsi veronumero on oikein. Järjestelmä tunnistaa työntekijän automaattisesti, mikäli se on syötetty Ilmoita-palveluun. Jos veronumeroa ei löydy, on listauksessa näkyvissä ainoastaan veronumero. Työntekijätietojen kuukausittainen koontilistaus näkyy välilehdellä Työntekijät. Työntekijät-vällehti. 10. Raportointi Työmaarekisterin kautta tapahtuva kuukausittainen raportointi perustuu Ilmoitapalvelun kautta saatuihin tietoihin, Työmaarekisteriin manuaalisesti syötettyihin tietoihin sekä mahdollisista Työmaarekisteriin integroitujen järjestelmien kautta saatuihin tietoihin (esim. kulkutiedot). Raportointia on kahta tyyppiä riippuen yrityksen roolista: 13 Työmaarekisteri Urakkaraportointi: Kaikki työmaan tilaajat raportoivat kuukausittain urakkasummat, jotka ylittävät 15 000 euroa. Työntekijäraportointi: Päätoteuttaja raportoi kuukausittain kaikki työmaalla työskennelleet työntekijät, mikäli yhteisen rakennustyömaan kokorakennushankkeen arvo on yli 15 000 euroa. Ilmoitukset verottajalle –välilehdellä näkyy tilanne Verohallinnolle raportoiduista tiedoista. Näkymässä on mahdollista selata Työmaarekisteriin arkistoituja raportteja eri kuukausilta. Järjestelmä osoittaa värillä, mikä kyseisen kuukauden raportin status on: Punainen: Raporttia ei ole lähetetty, tai tiedot raportilla ovat muuttuneet Työmaarekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella. Oranssi: Raportti on lähetetty ja on jonossa Verohallinnolle lähetettäväksi. Vihreä: Raportti on lähetetty onnistuneesti Verohallinnolle, eikä Työmaarekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella tiedot ole muuttuneet raportilla. Ilmoitukset verottajalle –välilehti. Raportti on tarkastettavissa joko txt- tai pdf –muodossa ennen sen lähettämistä. 14 Työmaarekisteri Esimerkki raportista pdf-muodossa. HUOM! Työmaarekisteri koostaa raportin sinne kertyneistä tiedoista, mutta jokaisen raportoijan tulee tarkistaa koostettu raportti ennen lähettämistä. Raportointi edellyttää KATSO-tunnisteita. Kun raportti on tarkistettu ja lähetysvalmiina, paina Lähetä raportti verottajalle omilla KATSO-tunnisteillasi –painiketta. Järjestelmä pyytää KATSO-tunnisteet, eikä niitä tallenneta järjestelmään missään vaiheessa. Kun tunnistautuminen on onnistunut, siirtyy lähetetty raportti jonoon ja muuttuu oranssiksi. Kun raportti on lähetetty onnistuneesti Verohallinnolle, muuttuu raportti vihreäksi. 11. Huomioitavaa Tässä osiossa käydään läpi Työmaarekisterin toiminnallisuuksissa huomioitavia asioita. Työmaarekisterissä ei ole poisto-ominaisuutta. Tällä hetkellä mm. työmaita, ilmoittautumisia, sopimuksia tai työntekijätietoja ei voi poistaa. Jos esimerkiksi työmaa on syötetty väärin, tulee väärin syötetty työmaa merkitä tilaan ”Päättynyt” ja nimetä alkuun esim. ”Älä käytä”, jolloin väärää Työmaa-avainta ei käytetä. Työmaalle rekisteröinti tulee tehdä uudelleen, mikäli työnantaja on ilmoittautunut väärälle työmaalle. Työmaan luonti on sovittava työmaakohtaisesti. Rakennuttajan ja päätoteuttajan tulee sopia työmaakohtaisesti siitä, kumpi taho perustaa työmaan Työmaarekisteriin. Myöhemmin syksyllä Työmaa-avaimia on mahdollista yhdistää. Työmaarekisterissä ei ole tällä hetkellä testausominaisuutta. Jos yritykselläsi on tarvetta testata Työmaarekisteriä, voitte pyytää tunnukset Työmaarekisteri-betaan [email protected]. 15 Työmaarekisteri Sivu-urakoitsijat Työmaarekisterissä. Sivu-urakoitsijat, kuten muutkin urakoitsijat, rekisteröityvät työmaalle Ilmoita-palvelussa. Rakennuttaja voi halutessaan lisätä urakoitsijat itse Sopimukset-välilehdellä. Rakennuttajan on hyvä muistuttaa sivuurakoitsijoita ilmoittamaan tiedot työntekijöistä myös päätoteuttajalle työntekijäraportointia varten. Roolit Työmaarekisterissä. Työmaarekisterin termit Rakennuttaja ja Päätoteuttaja perustuvat laissa määriteltyihin rooleihin. Työmaarekisterissä on mahdollista määritellä työmaalle vain yksi rakennuttaja ja yksi päätoteuttaja. Työmaan hallinnoijalla on ainoana pääsy työntekijätietoihin. Tietojen vienti excelissä. Toistaiseksi vain osassa Työmaarekisterin ominaisuuksia tietoja on mahdollista syöttää massana excelissä. Näitä toiminnallisuuksia kehitetään syksyn aikana. Tietojen tuonti excelissä ja listaustoiminnot. Tällä hetkellä Työmaarekisteristä ei ole saatavilla listausta työmaista tai työntekijöistä. Tätä toiminnallisuutta kehitetään syksyn aikana. Integroidut järjestelmät. Mikäli yritykselläsi on käytössä Työmaarekisteriin integroitu kulunvalvonta- tai taloushallinnon järjestelmä, ole yhteydessä suoraan järjestelmätoimittajaan ongelmatilanteissa. Työmaa-avainta voi käyttää myös ilman Työmaarekisteriä. Jos sopimuskumppanillasi on käytössä oma järjestelmä ilmoitusmenettelyn hoitamiseen, voi Työmaa-avainta kuitenkin käyttää. Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti –toiminto on maksuton. Laskutietojen raportointi. Laskutietoja ei tarvitse raportoida 2014 aikana Verohallinnon myöntämän huojennuksen puitteissa. Työmaarekisterin laskutietojen raportointia kehitetään edelleen syksyn aikana ja raportointi on mahdollista viimeistään 2015 alkaen. 16