Paranna tietotyön
tehokkuutta ja laatua
M-Filesilla
M-Files® on tehokas ja helppokäyttöinen tiedon- ja
dokumenttienhallintaohjelmisto, joka ratkaisee
kaikenkokoisten yritysten tiedon hallinnan, etsinnän
ja seurannan ongelmat. M-Filesin avulla yritykset
ja organisaatiot pystyvät tehostamaan toimintansa
tehokkuutta ja tuottavuutta huomattavasti.
Palkittu M-Files on käytössä tuhansissa yrityksissä
ja organisaatioissa yli 90 maassa 24 eri kieliversiolla.
Suomessa M-Filesia käyttää yli 450 yritystä.
www.m-files.fi
“M-Files on parantanut
merkittävästi toimistomme
tehokkuutta, tuottavuutta ja
tarkkuutta.“
– Osmany Pereira Gonzalez YK:n
Ympäristöohjelmasta
“M-Filesin käyttöönoton
jälkeen olemme nopeuttaneet
raportointitoimintaamme 150
prosentilla. Olen huomannut,
että toimiva business ei tarvitse
muita työkaluja kuin M-Filesin,
sähköpostin ja Internetin.”
– Risto Kurki-Suonio Oy Lars
Krogius Ab:sta
“Vaihdoimme vanhan
järjestelmän M-Filesiin
viikonlopun aikana.
Henkilökunnan kouluttamiseen
riitti lyhyt oppitunti ja
työntekijät ottivat järjestelmän
heti maanantaina käyttöön.
M-Filesin avulla Fläkt Woodsin
tiedonhallinta tehostuu yhden
henkilötyökuukauden verran
jokaisessa projektissa.”
– Jouni Äkräs Fläkt Woods
Oy:stä
Voit tallentaa kaikki päivittäiset tiedostot ja dokumentit käyttämästäsi sovelluksesta suoraan
M-Filesiin. Löydät oikeat dokumentit heti tiedoston sisällön ja metatietojen perusteella.
Eri aloilla käytössä oleva ja tuhansien
asiakkaiden käyttämä ratkaisu
M-Files auttaa yrityksiä menestymään nykypäivän tietokeskeisissä ja nopeasti muuttuvissa
olosuhteissa parantamalla tehokkuutta ja työnkulkua sekä maksimoimalla tiedon uudelleenkäytettävyyden. M-Files antaa yrityksen käyttöön kaiken sen ajan, joka nyt kuluu dokumenttien jäljittämiseen kansioviidakossa tai vanhentuneiden dokumenttien käsittelyyn. M-Filesin
avulla voidaan myös estää tiedostojen samanaikaisten muutosten ristiriidat ja tietohävikit.
M-Files on helppo ottaa käyttöön ilman massiivista käyttöönottoprojektia. Hyödyistä pääsee
nauttimaan muutamassa päivässä ja kukaan ei jää kaipaamaan entistä verkkolevykaaosta.
M-Filesin raportointiominaisuudet ja integroitavuus asiakkaan olemassa olevaan CRM- ja
ERP-järjestelmiin tarjoavat hyvän työvälineen tiedolla johtamiseen. Käyttö Microsoftin
Azure-pilvialustalla sekä mobiilikäyttö tarjoavat asiakkaille mahdollisuuden vähentää
paikkaan sidottuja kiinteitä kustannuksia.
Tiesitkö, että
• tiedon määrä 44-kertaistuu 10 vuodessa
• vain 30 % tietotyöläisistä pääsee käsiksi oleelliseen liiketoimintatietoon
• keskimäärin 80 % yrityksesi tietopääomasta on kiinni dokumenteissa.
Ota ratkaisuksi M-Files! Tuoreen asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan
95,5 % asiakkaista suosittelisi M-Filesia.
M-Files on dokumenttienhallinnan ykköstuote
Sen lisäksi, että M-Files tarjoaa helpon
ja nopean tavan tallentaa dokumentit
keskitetysti organisaation koko
henkilöstön käyttöön ja voimavaraksi,
M-Files tarjoaa välineet päivittäisten
työvaiheitten tehostamiseen ja yrityksen
toimintojen yksinkertaistamiseen!
Standardien mukaista
dokumenttienhallintaa
Hallittu dokumenttien
muokkaus
• samanaikaisten muutosten esto
muokkausvarauksella
• automaattinen versiohistoria: voit
palauttaa aiemman version käyttöön
tai verrata muutoksia edellisiin
versioihin
Osaksi nykyisiä
järjestelmiä
• integroituu saumattomasti Windowsiin
• tukee kaikkia tiedostomuotoja (Word,
Excel, PDF, JPEG jne.)
• integroituu suoraan kaikkiin nykyaikaisiin CRM- ja ERP-järjestelmiin sekä
muihin tietokantajärjestelmiin
• muutosloki ja audit trail: näet aina,
kuka on tehnyt muutoksia
• täydellinen integraatio Officesovellusten kanssa
• dokumenttiprosessit työnkuluilla ja
tehtävänannoilla hallintaan
• myös sähköpostien tallennus osaksi
dokumentointia
Tieto paremmin
saataville
• toisiinsa liittyvät dokumentit, asiakkaat
ja projektit ovat helposti löydettävissä
• pikahaulla löydät tiedostot luokittelutietojen ja sisällön perusteella
• julkaisutoiminnot asiakkaille ja
kumppaneille
• tallennetun tiedon raportointi ja
analysointi
Arkistointi
• paperiarkiston sähköistäminen:
yhteensopiva kaikkien pöytäskannereiden ja monitoimilaitteiden kanssa
• tekstintunnistus skannatessa
• tietojen arkistointi viranomaisvaatimukset täyttäen
• sähköposti-ilmoitukset muutoksista ja
tehtävistä
Turvallinen
• dokumenttikohtaiset hallinta- ja
käyttöasetukset
• automatisoidut suojausasetukset
• keskitetty varmuuskopiointi
• salatut yhteydet
• Windows Active Directory -autentikointi
• käyttö omalle palvelimelle asennettuna
tai pilvipalvelussa
Helppo käyttää missä
vain
• tuttu Windows-käyttöliittymä: Avaa- ja
Tallenna-toiminnot
• www- ja mobiilikäyttöliittymät
• offline-toiminnallisuudet
M-Filesia käytetään useissa
valvotuissa ja säädellyissä
ympäristöissä dokumenttien
hallintaan. Standardit ja määräykset, kuten ISO 9000 -sarja, HIPAA,
FDA 21 CFR Part 11 ja SarbanesOxley asettavat dokumenttien
hallinnalle vaatimuksia, joiden
täyttäminen onnistuu helposti
M-Filesin avulla.
Lisäksi M-Filesin monipuoliset
työnkulkuominaisuudet
mahdollistavat prosessien helpon
mallintamisen ja automatisoinnin.
Esimerkiksi toimintaohjeiden tai
ostolaskujen sähköinen hyväksyminen on helppo toteuttaa
M-Filesin avulla ilman erillisiä
lisäohjelmistoja.
M-Files DMS − tiedon- ja
dokumenttienhallintaan
M-Files QMS – paljon enemmän kuin
sähköinen laatukäsikirja
Täysin uudenlainen tiedon- ja dokumenttienhallintaratkaisu
on erittäin helppo ottaa käyttöön ja käyttää. M-Filesin suosiota
selittää ainutlaatuinen teknologia: Järjestelmä integroituu
saumattomasti Windowsin tiedostonhallintaan ja näkyy
käyttäjälle tavallisena M-levyasematunnuksena. Tiedostot
tallennetaan keskitettyyn varastoon, kuten mille tahansa
järjestelmässä tai verkossa olevalle kiintolevylle, mutta käyttäjän
ei tarvitse hakea oikeaa tallennuskansiota. Dynaamisilla
rakenteilla ja pikahaulla poistetaan kiinteiden kansiorakenteiden
aiheuttamat rajoitteet. M-Filesin käyttöönotto tapahtuu Windowsintegraation ansiosta vaivattomasti ja vanhojen työtapojen
muuttamisen tai uuden monimutkaisen käyttöliittymän opettelun
sijasta käyttäjä pääsee heti hyödyntämään M-Files-järjestelmän
kehittyneitä ominaisuuksia. M-Files toimii kuten Windowsin
resurssienhallinta tarjoten kuitenkin kaikki nykyaikaisen
dokumenttienhallinnan ominaisuudet. Säästyy aikaa, vaivaa ja
rahaa.
• Kaikki osaavat käyttää M-Files QMS -laadunhallintajärjestelmää.
• Toimintaohjeiden toimittaminen käyttäjille helposti ja
ajantasaisesti parantaa prosessien ymmärtämistä ja vähentää
laatupoikkeamien määrää.
• Laatujärjestelmän keskiössä ovat poikkeamakirjaukset,
toistuvat laadunvalvontatehtävät, auditit, tarkastukset ja
niistä syntyvät korjaavat toimenpiteet sekä versiohallinnoidut
toimintaohjeet ja niiden opiskelu.
• Laatujärjestelmän helppokäyttöisyys ja integroiminen yrityksen
muihin järjestelmiin antaa laatutyöhön uutta tehoa.
• Kaikki dokumentit, tehtäväkuittaukset ja muu sisältö voidaan
suoraan näyttää auditoijille, ja sisällöstä saadaan ajettua kaikki
tarvittavat raportit.
• Täyttää standardien asettamat vaatimukset sähköisestä
laadunhallinnasta (ISO 9001, EU GMP Annex 11,
FDA 21 CFR Part 11, GxP jne.).
M-Files HR − ketterä ja
asiakirjalähtöinen
henkilöstöhallinnon ratkaisu!
Dokumenttikeskeisiin henkilöstöhallinnon rutiineihin ja
kehitystehtäviin on vihdoin tarjolla tuote, jota kaikki työntekijät
ja esimiehet osaavat käyttää, mutta joka samalla tarjoaa
henkilöstöhallinnon tarvitsemat tiedot ajantasaisesti ja tarkasti.
Se on M-Files HR!
• Rekrytointiprosessien hallinta: työhakemusten tallentaminen ja
käsittely keskitetysti sekä hakijoiden pisteytys ja haastattelut.
• Työsuhteen elinkaaren hallinta: työsopimukset, lausunnot ja
muut työsuhteen aikana syntyvät asiakirjat.
• Osaamisen hallinta: perehdytys, kehityskeskustelut, koulutukset
ja pätevyydet.
• Työntekijätiedot: henkilöstön määrä osastoittain, tehtävittäin
tai muun työntekijätiedon mukaan.
• Raportointi: valmiit raportit ja monipuoliset työkalut omien
raporttien luontiin.
• M-Files HR integroituu myös osaksi olemassa olevia HRjärjestelmiä tarjoten sujuvan käyttöliittymän ja ammattimaiset
dokumenttienhallintaominaisuudet nykyisten
prosessien tueksi.
M-Files on M-Files Oy:n
rekisteröimä tavaramerkki.
M-Files CLM tarjoaa varman
ratkaisun sopimustenhallintaan
koko sopimuksen elinkaaren ajaksi!
M-Files kokoaa kaikki sopimukset yhteen paikkaan, jonka jälkeen
yritys tai yksittäinen käyttäjä löytää helposti ja nopeasti tietoa niin
sopimusten voimassaolosta, vastuuhenkilöistä, kokonaisarvosta
kuin myös sopimuksista asiakkaittain, myyjittäin tai vuositasolla.
Koko sopimuksen elinkaari on hallittavissa M-Filesissa sopimuksen luonnista arkistointiin asti. Sopimuspohjat, automaattiset
työnkulut hyväksynnälle, raportit, suojausasetukset, automaattiset ilmoitukset päättyvistä sopimuksista sekä allekirjoitettujen
versioiden tallennus ovat osa M-Filesin tarjoamia työkaluja
sopimusten hallintaan.
Haluamme M-Filesin avulla tarjota Sinun
yrityksellesi monia hyödyllisiä tapoja kehittää ja
parantaa yrityksen toimintoja sekä lisätä aikaa
tuottavan työn tekemiseen. M-Files tarjoaa juuri
oikeat välineet ja toiminnallisuudet tähän! Ota
yhteyttä, niin kerromme, miten Sinun yrityksesi
voi laittaa tiedostot ja dokumentit hallintaan ja
päästä eroon verkkolevylabyrinteistä sekä tuottamattomasta tiedostoviidakosta!
M-Files Oy
Hermia 12, Hermiankatu 1 B
33720 Tampere
puh. (03) 3138 7500
[email protected]
www.m-files.fi