Case Study Maintpartner - Finnish - M
tapauskuvaus YRITYS LIIKETOIMINTA TEOLLISUUDEN KUNNOSSAPITO TOIMIALA TUOTANTOTEOLLISUUS SIJAINTI SUOMI TOTEUTUSTAPA PAIKALLINEN TIETOVARASTO MIKSI M-FILES? DOKUMENTTIENHALLINTA PROJEKTIENHALLINTA VAATIMUSTENMUKAISUUDEN HALLINTA Maintpartner tehostaa teollisuuden palveluprojektien, myyntiprosessien sekä vaatimustenmukaisuuden hallintaa M-Filesin avulla Maintpartner on pohjoismainen teollisuuden kunnossapito- ja käyttöpalveluiden toimittaja. Yritys tuottaa räätälöityjä teollisuuden huoltopalveluita varmistaakseen Itämeren alueella olevien asiakkaidensa tuotantoprosessien käytettävyyden. Maintpartnerin asiakkaat ovat pääasiassa prosessituotantoon keskittyviä yrityksiä muun muassa kemian-, energia-, elintarvike- ja terästeollisuuden aloilla sekä julkisella sektorilla. Maintpartnerilla on toimipaikat Suomessa, Ruotsissa, Puolassa ja Virossa, joissa sillä on yhteensä noin 1 800 työntekijää. Maintpartner tuottaa ja hallitsee valtavaa määrää dokumentaatiota liittyen teollisuuden huoltoprojekteihin. Yrityksellä on tuhansia dokumentteja, kuten asiakastarjouksia, sopimuksia, projektinhallintapalaverien muistioita ja CAD-piirustuksia. Niiden hallinnan on oltava tehokasta, jotta asiakkaiden tarpeet täyttyvät. Maintpartner käytti aiemmin verkkokansioita tietojensa organisointiin ja hallintaan. Työntekijöiltä kului kuitenkin liikaa aikaa tarvittavien tietojen etsimiseen. Lisäksi versionhallinta aiheutti ongelman silloin, kun dokumenteista oli käytetty vääränlaista iterointia. Yritys tarvitsi paremman ratkaisun asiakas-, suunnittelu- ja projektitietojensa säilytykseen, organisointiin ja hallintaan. Maintpartnerille oli myös tärkeä saada tiedonhallintaratkaisu, jonka avulla voisi tehokkaammin hallita projektidokumentaatiota yhdessä asiakkaiden, urakoitsijoiden ja alihankkijoiden kanssa sekä varmistaa määräysten noudattamisen. "Meillä ei ollut yhtenäistä projektitietojen säilytysjärjestelmää. Dokumentit jaettiin projektitiimin sisäisten ja ulkoisten jäsenten kesken yleensä sähköpostitse", kertoo Ari Pönkkä, Maintpartnerin IT-päällikkö. "Sen seurauksena jouduimme käyttämään liikaa aikaa dokumenttien oikeiden versioiden etsimiseen. Lisäksi oli miltei mahdoton varmistaa, kuka oli tehnyt viimeisimmät muutokset." SANOTTUA "M-Files on parantanut projektinhallintaamme huomattavasti. Sen lisäksi, että projektidokumenttien hallinta on helpottunut, tehtävien antaminen työntekijöille sekä tehtävien ja vastuiden seuraaminen on selkeytynyt ja yksinkertaistunut." Ari Pönkkä, IT-päällikkö, Maintpartner "M-Filesin avulla myyntitiimimme löytää asiakastiedot ja asiakkaaseen liittyvät dokumentit hetkessä. Tämä syventää vuorovaikutusta asiakkaidemme kanssa ja mahdollistaa nopeammat vastaukset asiakkaiden pyyntöihin ja tarpeisiin. M-Filesin ansiosta myynnin hallintaprosessit ovat aivan uudella tasolla." Ari Pönkkä, IT-päällikkö, Maintpartner m-files.fi 358 3 3138 7500 972.516.4210 myynti@m-files.com Yritys siis tarvitsi tehokkaamman ratkaisun myyntiin, asiakkaisiin ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien tietojensa hallintaan. Tämän käytyä ilmeiseksi Mainpartner turvautui M-Filesin yritystietojen hallintaratkaisuun kaikissa Itämeren alueen toiminnoissaan. Maintpartnerin oli helppo konfiguroida M-Files täyttämään yrityksen tarpeet ja vaatimukset. M-Filesin käyttöönotosta lähtien Maintpartnerin työntekijät löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti ja helposti. Lisäksi viestintä ja yhteistyö ulkoisten yhteistyökumppanien kanssa on tehostunut ja varmistunut merkittävästi. "Nyt kaikki dokumenttimme sijaitsevat M-Filesin keskitetyssä tietovarastossa ja tuottavuutemme on parantunut selvästi. Työntekijöiden ei enää tarvitse säilyttää tietoja verkkokansioissa ja USB-muistitikuilla. He voivat myös luottaa siihen, että työstettävänä on aina ajantasainen versio dokumentista. M-Files on parantanut projektinhallintaamme huomattavasti. Sen lisäksi, että projektidokumenttien hallinta on helpottunut, tehtävien antaminen työntekijöille sekä tehtävien ja vastuiden seuraaminen on selkeytynyt ja yksinkertaistunut", Pönkkä sanoo. Automaattiset ja monipuoliset käyttöoikeudet Maintpartner on luonut erillisiä M-Files-varastoja eri toimintoihin sekä eri asiakkaille ja kumppaneille. Yritys hyödyntää M-Filesin rooleihin perustuvaa käyttöoikeuksien hallintaa varmistaakseen, että vain valtuutetuilla sisäisillä ja ulkoisilla tiimin jäsenillä on pääsy tiettyyn sisältöön. "M-Filesin avulla oli helppo määrittää asiakas-, kumppani-, alue- ja projektikohtaiset tietovarastot ja luoda rooleihin perustuvia käyttöoikeuksia varastoissa oleville erityyppisille tiedoille. Esimerkiksi kumppanivaraston käyttöoikeudet antavat ulkoisille tiiminjäsenille oikeuden muokata sisältöä mutta ei oikeutta poistaa dokumentteja. M-Filesin metatietoihin ja rooleihin perustuva käyttöoikeuksien hallinta on helpottanut ja vahvistanut tietojen suojaamista paljonkin", Pönkkä lisää. M-Files tuo näkemystä ja älykkäitä ominaisuuksia myyntiprosesseihin Maintpartnerin keskimääräinen myyntikierron pituus on yksi vuosi. Osana tätä prosessia yritys tuottaa jokaista asiakasta kohti huomattavan määrän dokumentaatiota, kuten muistioita, sopimuksia ja sähköposteja. Jotta Maintpartner pystyy vastaamaan olemassa olevien ja mahdollisten asiakkaiden vaatimuksiin viipymättä, tulee myyntihenkilöstön päästä nopeasti näihin tietoihin käsiksi. M-Filesin avulla myyntihenkilöstö löytää nyt asiakkaisiin liittyvät tiedot tarkasti ja nopeasti. "M-Filesin avulla myyntitiimimme löytää asiakastiedot ja kyseiseen asiakkaaseen liittyvät dokumentit hetkessä. Tämä syventää vuorovaikutusta asiakkaidemme kanssa ja mahdollistaa nopeammat vastaukset asiakkaiden pyyntöihin ja tarpeisiin. M-Filesin ansiosta myynnin hallintaprosessit ovat aivan uudella tasolla. Jos myyntitiimimme tarvitsee tietoja vanhasta asiakastapauksesta, he löytävät tiedot hyvin helposti. Kaikki tiettyyn asiakkaaseen liittyvät tiedostot ja dokumentit löytyvät nopeasti ja vaivatta yhdellä klikkauksella", Pönkkä sanoo. M-FILES Kovassa kasvussa oleva suomalainen tiedon- ja laadunhallinnan ohjelmistoja tarjoava M-Files Oy on kaksinkertaistanut henkilöstömääränsä viimeisen vuoden aikana. M-Files on sijoitettu maailman tunnetuimpien markkinatutkimuslaitosten, Gartnerin ja Forresterin, tuoreissa raporteissa maailman johtavien tiedonhallinnan toimijoiden joukkoon. Tutkimuslaitokset pitävät M-Filesin metatietoihin perustuvaa teknologiaa suurena vahvuutena ja arvioivat metatietojen hyödyntämisen olevan yksi keskeisimmistä tiedonhallinnan tulevaisuuden trendeistä. M-Files-tiedonhallintaohjelmisto edustaa uutta lähestymistapaa tiedonhallintaan, sillä tiedonhallinta perustuu tiedon sisältöön, ei sen sijaintiin. Tuhannet yritykset yli 100 maassa käyttävät M-Filesia parantaakseen tietotyön laatua ja tuottavuutta sekä täyttääkseen tiedonhallintaan liittyviä standardeja ja vaatimuksia. M-Filesia voi käyttää paikallisena ohjelmistona, pilvi- tai hybridiratkaisuna. Asiakkaitamme ovat muun muassa Flybe Airlines, Gasum, SAS, Kemira, Patria ja Securitas. Yrityksen tytäryhtiö M-Files Inc. sijaitsee USA:ssa. Lisätietoja tuotteesta ja yrityksestä: www.m-files.fi. m-files.fi 358 3 3138 7500 972.516.4210 myynti@m-files.com Helppo vaatimustenmukaisuuden hallinta M-Filesin avulla Maintpartnerin on noudatettava suurta joukkoa lakisääteisiä määräyksiä ja varmistettava, että sen henkilöstö, urakoitsijat ja alihankkijat noudattavat tiettyjä turvamääräyksiä. Maintpartner hoitaa laadun, vaatimustenmukaisuuden ja vastuiden hallinnan M-Filesin avulla, jotta sääntelyviranomaisille voidaan osoittaa yrityksen noudattavan määräyksiä ja menettelyjä. "Monien asiakkaidemme on noudatettava tiukkoja määräyksiä. Samat määräykset koskevat myös meitä ja kunnossapitoprojekteja, joita toteutamme asiakkaidemme puolesta. Tallennamme M-Filesiin kaikki sertifikaatit, raportit ja muut tiedot, jotka meidän on toimitettava sääntelyviranomaisille tarkastusten aikana osana auditointia. M-Filesin käyttö on tehostanut myös näitä tarkastusprosesseja. M-Filesin avulla olemme voineet automatisoida monia laatuun ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä toimintoja ja prosesseja", Pönkkä toteaa.
© Copyright 2024