Sähköisten lukitusjärjestelmien valmistaja suojaa tietonsa - M
tapauskuvaus YRITYS LIIKETOIMINTA SÄHKÖISET LUKITUSJÄRJESTELMÄT TOIMIALA TUOTANTOTEOLLISUUS SIJAINTI SUOMI TOTEUTUSTAPA PAIKALLINEN TIETOVARASTO MIKSI M-FILES? DOKUMENTTIENHALLINTA TOIMITTAJIEN HALLINTA LAITEHALLINTA PROJEKTIENHALLINTA KOULUTUSTEN HALLINTA TYÖTURVALLISUUDEN HALLINTA Sähköisten lukitusjärjestelmien valmistaja suojaa tietonsa ja hallinnoi toimittajaverkostoaan, projektitietojaan ja työturvallisuuttaan M-Filesin avulla Vuonna 2007 perustettu iLOQ Oy suunnittelee ja valmistaa sähköisiä lukitusjärjestelmiä. Suomalainen yritys valmistaa ainoana maailmassa elektronisia lukitusjärjestelmiä, jotka kehittävät tarvitsemansa sähköenergian avaimen työntöliikkeestä. iLOQ-järjestelmiä käytetään suurta turvallisuutta vaativissa kohteissa, kuten liike- ja toimistorakennuksissa sekä taloyhtiöissä. iLOQ valmistaa innovatiiviset sähköiset lukitusjärjestelmänsä yhteistyössä useiden toimittajien, valmistuskumppanien ja alihankkijoiden kanssa. Turvallisuusalan toimijana iLOQin on noudatettava korkean tason salassapitokäytäntöjä. Lisäksi yrityksen ja sen kumppaneiden luoman immateriaaliomaisuuden ja tietovarannon suojaaminen on äärimmäisen tärkeää. iLOQin projektipäällikkö Mika Piisilä tuli yritykseen töihin vuonna 2011 ja havaitsi heti, että iLOQin oli otettava käyttöön asianmukainen tiedon- ja dokumenttienhallintaratkaisu (ECM). "Mukaantuloni aikoihin iLOQissa tallennettiin ja hallittiin kaikkia yrityksen dokumentteja verkkokansioiden avulla. Järjestelmä oli kerrassaan tehoton", Piisilä kertoo. "Usein kävi niin, etteivät työntekijät löytäneet tarvitsemiaan tiedostoja. Kun tiedostot viimein löytyivät, ne olivat vanhoja versioita. Lisäksi tarvitsimme edistyneen järjestelmän, jolla voimme kunnolla suojata luottamukselliset dokumentit ja varmistaa sen, että vain valtuutetut yrityksen työntekijät ja muut henkilöt pääsisivät käsiksi tiettyihin tietoihin." Arvioituaan perusteellisesti useita tiedonhallinta- ja palvelujärjestelmiä iLOQ valitsi M-Filesin. SANOTTUA "Sen lisäksi, että M-Files täytti yrityksemme dokumenttienhallintatarpeet, pystyimme helposti konfiguroimaan järjestelmän toimittajien hallintaa, laitteiden seurantaa ja monia muita käyttötarkoituksia varten. M-Filesin joustavuus ja skaalautuvuus tekivät meihin vaikutuksen." "M-Filesin työnkulkuominaisuuksien avulla voimme hallita ja seurata työturvallisuustapahtumia ja varmistaa, että kaikki asianmukaiset toimenpiteet on tehty ongelmien ratkaisemiseksi. M-Filesin ansiosta voimme helposti luoda ja toteuttaa prosesseja, joilla varmistetaan, että kaikki tarvittavat työntekijät noudattavat määriteltyjä työvaiheita." Mika Piisilä, projektipäällikkö, iLOQ Oy m-files.fi 358 3 3138 7500 972.516.4210 myynti@m-files.fi Helposti käytettävä ja mukautettava tiedonhallintaratkaisu "M-Files on järeä alusta, joka tarjoaa kaikki dokumenttien hallintaan, työnkulkuihin ja suojaukseen tarvitsemamme ominaisuudet. M-Filesin kaikkein erottuvin ominaisuus on kuitenkin helppokäyttöisyys", Piisilä toteaa. iLOQ arvosti M-Filesissa myös mahdollisuutta konfiguroida järjestelmä heidän yrityskohtaisten operatiivisten ja liiketoiminnallisten vaatimustensa mukaiseksi. "Sen lisäksi, että M-Files täytti yrityksemme dokumenttienhallintatarpeet, pystyimme helposti konfiguroimaan järjestelmän toimittajien hallintaa, laitteiden seurantaa ja monia muita käyttötarkoituksia varten. M-Filesin joustavuus ja skaalautuvuus tekivät meihin vaikutuksen. Kaiken lisäksi oma tiimimme pystyy tekemään suuren osan määrityksistä", Piisilä lisää. Luottamuksellisten tietojen suojaus ja yhteisten tietojen helppo jakaminen "Meillä on valmistukseen liittyviä dokumentteja, joita alihankkijoiden ei tarvitse käyttää. M-Filesissa suojausasetukset on helppo määrittää siten, että alihankkijat saavat vain tiettyjen dokumenttien käyttöoikeuden. Samalla tavalla voidaan menetellä henkilöstöhallintaan liittyvien asiakirjojen kanssa", Piisilä kertoo. Usean varaston yhteistoiminnalla ja replikointiominaisuuksilla on myös suuri merkitys siinä, kuinka iLOQ hallitsee tiettyjen dokumenttien ja tiedostojen käyttöä M-Filesissa. M-Filesin avulla eri varastoihin julkaistut dokumentit ovat aina automaattisesti ajan tasalla ilman manuaalista tiedostojen raahausta varastosta toiseen. "M-Filesin avulla voimme julkaista myyntimateriaalia ja käyttöoppaita tietystä varastosta yleiseen käyttöön ja keskittää luottamukselliset suunnittelu- ja valmistusdokumentit varastoon, johon annetaan käyttöoikeudet vain omalle henkilöstöllemme", Piisilä valottaa. Projektin sisällönhallinta, laitteiden seuranta ja toimittajien hallinta iLOQin ja sen toimittajien tuotekehitysprosesseissa syntyy runsaasti projektitiedostoja ja dokumentteja. M-Filesin avulla yritykset voivat huolehtia siitä, että ajantasaiset suunnittelupiirustukset, tuotetiedot, tekniset dokumentit ja käyttöoppaat ovat nopeasti ja helposti projektitiimien jäsenten löydettävissä. M-Filesin avulla iLOQ voi myös hallita omia koneitaan ja laitteitaan sekä seurata toimittajilta hankittuja työkaluja. "Kukin työkalu luodaan kohteeksi M-Filesissa, joten voimme jäljittää sen ostoajan ja -tavan, työkalun käytön hyväksyjän ja käyttäjän. Mielestämme M-Files on erittäin hyödyllinen yritystietojen hallinta-alusta", Piisilä toteaa. Työkalujen ja laitteiden seuraamisen lisäksi iLOQ käyttää M-Filesia toimittajaverkostonsa suorituskyvyn arviointiin. M-Filesin avulla iLOQ on voinut luoda toimittajien luokitusjärjestelmän. Sen avulla tunnistetaan toimittajat, joiden kanssa kannattaa jatkaa yhteistyötä, ja toimittajat, jotka kannattaa vaihtaa. M-FILES Kovassa kasvussa oleva suomalainen tiedon- ja laadunhallinnan ohjelmistoja tarjoava M-Files Oy on kaksinkertaistanut henkilöstömääränsä viimeisen vuoden aikana. M-Files on sijoitettu maailman tunnetuimpien markkinatutkimuslaitosten, Gartnerin ja Forresterin, tuoreissa raporteissa maailman johtavien tiedonhallinnan toimijoiden joukkoon. Tutkimuslaitokset pitävät M-Filesin metatietoihin perustuvaa teknologiaa suurena vahvuutena ja arvioivat metatietojen hyödyntämisen olevan yksi keskeisimmistä tiedonhallinnan tulevaisuuden trendeistä. M-Files-tiedonhallintaohjelmisto edustaa uutta lähestymistapaa tiedonhallintaan, sillä tiedonhallinta perustuu tiedon sisältöön, ei sen sijaintiin. Tuhannet yritykset yli 100 maassa käyttävät M-Filesia parantaakseen tietotyön laatua ja tuottavuutta sekä täyttääkseen tiedonhallintaan liittyviä standardeja ja vaatimuksia. M-Filesia voi käyttää paikallisena ohjelmistona, pilvi- tai hybridiratkaisuna. Asiakkaitamme ovat muun muassa Flybe Airlines, Gasum, SAS, Kemira, Patria ja Securitas. Yrityksen tytäryhtiö M-Files Inc. sijaitsee USA:ssa. Lisätietoja tuotteesta ja yrityksestä: www.m-files.fi. m-files.fi 358 3 3138 7500 972.516.4210 myynti@m-files.fi Työturvallisuuden ja koulutuksen hallinta M-Filesin avulla iLOQ hallitsee M-Filesin avulla työturvallisuustapahtumien raportointia sekä hyödyntää M-Filesin työnkulkuominaisuuksia poikkeamien jäljityksessä ja korjaavien toimenpiteiden täytäntöönpanossa. "M-Filesin työnkulkuominaisuuksien avulla voimme hallita ja seurata työturvallisuustapahtumia ja varmistaa, että kaikki asianmukaiset toimenpiteet on tehty ongelmien ratkaisemiseksi. M-Filesin ansiosta voimme helposti luoda ja toteuttaa prosesseja, joilla varmistetaan, että kaikki tarvittavat työntekijät noudattavat määriteltyjä työvaiheita. M-Filesissa on helppo luoda ja hallita työturvallisuustapahtumiin liittyviä työnkulkuja, joilla varmistetaan, että henkilöstö on lukenut päivitetyt koulutusmateriaalit ja osallistunut kunkin tilanteen vaatimiin korjaustoimiin", Piisilä tähdentää. iLOQ pyrkii jatkossakin löytämään uusia käyttökohteita ja sovelluksia, joilla se pystyy hyödyntämään M-Filesin tehokasta ja joustavaa tiedon- ja dokumenttienhallintajärjestelmää laitteiden seurannassa, toimittajien hallinnassa ja arvioinnissa, tietojen suojauksessa ja työturvallisuuden hallinnassa. "M-Files on vastannut meidän erityisiin dokumenttienhallintatarpeisiin todella hyvin. M-Filesin käyttöönotto on ollut meille helppoa ja vaivatonta. Samanaikaisesti olemme saaneet tärkeät yritystietomme suojatuksi. Nämä kaikki ovat tuoneet meille todella paljon etuja toimintaamme", Piisilä sanoo lopuksi. ILOQ iLOQ Oy on lukitusalan teknologiakehitystä johtava suomalainen kasvuyritys. iLOQ on kehittänyt maailman ainoan sähköisen lukitusjärjestelmän, joka tuottaa tarvitsemansa energian avaimen työntöliikkeestä. iLOQ-järjestelmä ratkaisee avainten katoamiseen, kopiointiin, lukituksen ylläpitoon sekä elinkaarikustannuksiin liittyvät ongelmat ympäristöystävällisesti ilman paristoja ja kaapelointia. iLOQ nostaa lukitusturvallisuuden pysyvästi uudelle tasolle. www.iloq.fi
© Copyright 2024