Teema Julkiset hankinnat
Videoneuvottelu tuo tehoa
MONNA TERVO
Kuntien henkilöstö matkustaa viikoittain useita tunteja kokouksiin,
jotka voitaisiin järjestää tehokkaammin ja edullisemmin laadukkaalla videotekniikalla. Esimerkiksi opetustoimen virkamies voi palavereiden takia
matkustaa kunnan sisällä jopa satoja
kilometrejä kuukaudessa.
Videoneuvottelupalveluita tarjoavassa Viderassa on laskettu, että yhden työmatkan hinnalla moni kunta
saisi ryhmäneuvotteluhuoneratkaisun käyttöönsä kuukaudeksi. Samalla säästyisi myös matkustamiseen
käytetty aika ja kokousten aikatauluttaminen helpottuisi.
– Lähtökohtana on miettiä, millaisia tarpeita kunnalla on ja sen perusteella valita palvelut ja toimintatavat.
Kaikkea kanssakäymistä ei voi eikä
kannata korvata videoneuvotteluilla,
vaan tarve fyysiseen kanssakäymiseen on edelleen olemassa, täsmentää Videran myyntijohtaja Mikko
Pohjasmäki.
Kuntaliiton omistama KL-Kuntahankinnat Oy on solminut yhteiskilpailutuksen perusteella Videra Oy:n
kanssa puitesopimuksen tänä syksynä. Nelivuotinen sopimus mahdollistaa kuntaorganisaatioille videoneuvottelupalvelun hankkimisen Videralta ilman erillistä kilpailuttamista.
Videralla on takanaan jo 20 vuoden kokemus videoneuvottelulaitteiden ja -palvelujen toimittamisesta
mm. suuriin suomalaisiin yrityksiin,
kuntiin sekä ulkomaille.
Kuntalaisten yhdenvertaisuus paranee
KL-Kuntahankintojen ICT-hankinta-asiantuntijan Maria Saaren
56 Kuntalehti 15 2011
SEPPO HAAVISTO
Kunta-alalle tarjotaan yhteistä
videoneuvottelupalvelua. Tavoitteena on säästää kokousmatkoihin
kuluvaa aikaa ja rahaa sekä parantaa
kuntien palveluja. KL-Kuntahankinnat Oy:n uusi puitesopimus mahdollistaa videoneuvottelupalvelun
hankkimisen kuntiin ilman erillistä
kilpailuttamista.
mukaan puitesopimuksen tarkoituksena on luoda yhteinen palvelualusta kuntien sisäiseen sekä
kuntien ja niiden sidosryhmien väliseen viestintään. Kunta-ala hyötyy yhteisestä järjestelmästä, kun
matkustaminen vähenee ja kokousten järjestäminen helpottuu ja
nopeutuu.
– Kyse ei ole pelkästään säästämisestä. Videoneuvottelulla voidaan
myös parantaa ja lisätä palveluja, ko-
rostaa Saari.
Saaren mielestä kuntalaisten yhdenvertaisuus paranee, kun asiantuntijapalveluita voidaan tuoda videotekniikalla myös pienimpiin
kuntiin ja kuntayhtymiin. Palvelua
kokouksiin
”
Kyse ei ole pelkästään säästämisestä. Videoneuvottelulla voidaan myös parantaa
ja lisätä palveluja.
sa kuntiin on ollut vanhojen toiminta- ja ajatusmallien muuttaminen.
Uusi palvelu edellyttää käyttäjiltään
uusia toimintatapoja, kertoo Pohjasmäki.
Tampereella videoneuvotellaan ahkerasti
Tampereen tietohallintosuunnittelija Niila Mäkelä (vas.) on erittäin
tyytyväinen videoneuvottelupalveluihin. Yhteys Videran Espoon-konttoriin Mikko Pohjasmäelle järjestyi yhdellä puhelinsoitolla.
voidaan hyödyntää esimerkiksi
pienten kieli- ja uskontoryhmien
opetuksessa.
– Tulevaisuudessa kunnat voisivat
erikoistua niin, että kaikkien kuntien
ei tarvitsisi tuottaa samanlaisia asian-
tuntijapalveluita.
Videoneuvottelupalvelulla tätä
asiantuntemusta on mahdollista keskittää ja jakaa, näkee Saari.
Suurimpana haasteena videoneuvottelupalvelun jalkauttamises-
Tampereella erilaiset etäneuvottelujärjestelmät ovat aktiivisessa käytössä. Kaupungin tietohallintosuunnittelijan Niila Mäkelän mukaan kokemukset videoneuvotteluista ovat olleet myönteisiä.
– Viestistä jää paljon pois, jos käyttäjää ei näe, Mäkelä vertaa videoneuvottelua perinteiseen puhelinneuvotteluun.
Tampereella on käytössä yhdeksän Videran tarjoamaa videoneuvotteluhuonetta. Niitä on virastotalon
lisäksi mm. pääkirjasto Metsossa ja
Hatanpään keskussairaalassa, josta
on videoitu luentoja terveydenhuollon henkilökunnalle.
– Olemme saaneet merkittäviä
säästöjä kaupungin sisäisiä työ- ja
koulutusmatkoja karsimalla, kertoo
Mäkelä.
Samalla työmatkat esimerkiksi
pääkaupunkiseudulle ovat vähentyneet. Paine videoneuvottelujen järjestämiseen on erityisen suuri juuri
pääkaupunkiseudun ulkopuolella.
Kokousmatkat suuntautuvat usein
maakunnista Helsinkiin, ja ne rasittavat matkustavien työntekijöiden lisäksi sekä luontoa että kuntien kukkaroja.
Espoossa on kevään ja syksyn aikana kokeiltu yhtenäistä viestintäratkaisua, joka sisältää mm. reaaliaikaisen keskustelun, puhelin- ja videoneuvottelumahdollisuuden, mahdollisuuden jakaa asiakirjoja sekä
työntekijän läsnäolotiedon.
Ohjelman käyttö mm. seitsemän
suuren kunnan yhteisessä palveluseteliprojektissa on vähentänyt
matkustustarvetta huomattavasti.
Varsinaisella videoneuvotteluhuoneellakin voisi olla käyttöä Espoossa.
– Videoneuvotteluille voisi olla tarvetta esimerkiksi sosiaali- ja terveyspuolella. Lähtökohtana on kuitenkin
tarpeen kartoittaminen. Sen pohjalta
teemme hankinnat, toteaa Espoon
sähköisen asioinnin hankejohtaja
Marke Kaukonen.
”
Ikälinja parantaa
vanhusten arkea
Tampereella EU-hankkeena toteutettu Ikälinja-palvelu on tuonut Videran
videoneuvottelupalvelun iäkkäiden
kuntalaisten arkeen. Tampereen tietohallintosuunnittelijan Niila Mäkelän mukaan palvelua aiotaan kehittää myös jatkossa.
Tampere on jakanut kaikkiaan 50
pientä televisiota muistuttavaa, tietoverkkoon kytkettyä laitetta kotona
asuville vanhuksille sekä palvelutaloihin. Kosketusnäytöllä toimiva,
helppokäyttöinen laite on tarjonnut
terveydenhoidon neuvontaa, vertaistukea sekä apua.
– Laitteessa on valtavasti potentiaalia. Se on parantanut ikäihmisten
elämänlaatua tuomalla uusia kontakteja sekä lisäämällä turvallisuudentunnetta, kertoo Mäkelä.
Palvelua on kokeiltu myös nuorten mielenterveyspotilaiden kuntoutuksessa. Videoneuvottelupalvelulle
on monia käyttömahdollisuuksia,
mutta usein suurin tarve on järjestää
kunnan sisäisiä sekä kuntien ja niiden yhteistyökumppaneiden välisiä
videoneuvotteluja. Videoneuvotteluhuoneiden lisäksi työntekijä voi olla
neuvotteluyhteydessä omalta tietokoneeltaan verkkoyhteyden ja -kameran sekä kuulokkeiden avulla.
– Videoneuvottelupalvelusta on
hyötyä kunnille vain, jos sitä käytetään, Pohjasmäki muistuttaa.
Viderassa palvelun käyttöä seurataan aktiivisesti ja siitä raportoidaan
asiakkaalle.
– Tarjoamme laitteiden lisäksi tilakonsultaatiota, koulutusta ja tukipalveluja, listaa Pohjasmäki.
Keskeinen tavoite on, että palveluun tehdyt investoinnit myös maksavat itsensä takaisin. n
Lisätietoja:
Maria Saari, ICT-hankinta-asiantuntija
KL-Kuntahankinnat Oy
GSM +358 (0)50 413 7331
Tel. +358 (0)9 771 2311
Mikko Pohjasmäki, myyntijohtaja Videra
Oy
GSM +358 50 506 0110
Kuntalehti 15 2011 57