Videoneuvottelu tuo tehoa kokouksiin
Teema Julkiset hankinnat Videoneuvottelu tuo tehoa MONNA TERVO Kuntien henkilöstö matkustaa viikoittain useita tunteja kokouksiin, jotka voitaisiin järjestää tehokkaammin ja edullisemmin laadukkaalla videotekniikalla. Esimerkiksi opetustoimen virkamies voi palavereiden takia matkustaa kunnan sisällä jopa satoja kilometrejä kuukaudessa. Videoneuvottelupalveluita tarjoavassa Viderassa on laskettu, että yhden työmatkan hinnalla moni kunta saisi ryhmäneuvotteluhuoneratkaisun käyttöönsä kuukaudeksi. Samalla säästyisi myös matkustamiseen käytetty aika ja kokousten aikatauluttaminen helpottuisi. – Lähtökohtana on miettiä, millaisia tarpeita kunnalla on ja sen perusteella valita palvelut ja toimintatavat. Kaikkea kanssakäymistä ei voi eikä kannata korvata videoneuvotteluilla, vaan tarve fyysiseen kanssakäymiseen on edelleen olemassa, täsmentää Videran myyntijohtaja Mikko Pohjasmäki. Kuntaliiton omistama KL-Kuntahankinnat Oy on solminut yhteiskilpailutuksen perusteella Videra Oy:n kanssa puitesopimuksen tänä syksynä. Nelivuotinen sopimus mahdollistaa kuntaorganisaatioille videoneuvottelupalvelun hankkimisen Videralta ilman erillistä kilpailuttamista. Videralla on takanaan jo 20 vuoden kokemus videoneuvottelulaitteiden ja -palvelujen toimittamisesta mm. suuriin suomalaisiin yrityksiin, kuntiin sekä ulkomaille. Kuntalaisten yhdenvertaisuus paranee KL-Kuntahankintojen ICT-hankinta-asiantuntijan Maria Saaren 56 Kuntalehti 15 2011 SEPPO HAAVISTO Kunta-alalle tarjotaan yhteistä videoneuvottelupalvelua. Tavoitteena on säästää kokousmatkoihin kuluvaa aikaa ja rahaa sekä parantaa kuntien palveluja. KL-Kuntahankinnat Oy:n uusi puitesopimus mahdollistaa videoneuvottelupalvelun hankkimisen kuntiin ilman erillistä kilpailuttamista. mukaan puitesopimuksen tarkoituksena on luoda yhteinen palvelualusta kuntien sisäiseen sekä kuntien ja niiden sidosryhmien väliseen viestintään. Kunta-ala hyötyy yhteisestä järjestelmästä, kun matkustaminen vähenee ja kokousten järjestäminen helpottuu ja nopeutuu. – Kyse ei ole pelkästään säästämisestä. Videoneuvottelulla voidaan myös parantaa ja lisätä palveluja, ko- rostaa Saari. Saaren mielestä kuntalaisten yhdenvertaisuus paranee, kun asiantuntijapalveluita voidaan tuoda videotekniikalla myös pienimpiin kuntiin ja kuntayhtymiin. Palvelua kokouksiin ” Kyse ei ole pelkästään säästämisestä. Videoneuvottelulla voidaan myös parantaa ja lisätä palveluja. sa kuntiin on ollut vanhojen toiminta- ja ajatusmallien muuttaminen. Uusi palvelu edellyttää käyttäjiltään uusia toimintatapoja, kertoo Pohjasmäki. Tampereella videoneuvotellaan ahkerasti Tampereen tietohallintosuunnittelija Niila Mäkelä (vas.) on erittäin tyytyväinen videoneuvottelupalveluihin. Yhteys Videran Espoon-konttoriin Mikko Pohjasmäelle järjestyi yhdellä puhelinsoitolla. voidaan hyödyntää esimerkiksi pienten kieli- ja uskontoryhmien opetuksessa. – Tulevaisuudessa kunnat voisivat erikoistua niin, että kaikkien kuntien ei tarvitsisi tuottaa samanlaisia asian- tuntijapalveluita. Videoneuvottelupalvelulla tätä asiantuntemusta on mahdollista keskittää ja jakaa, näkee Saari. Suurimpana haasteena videoneuvottelupalvelun jalkauttamises- Tampereella erilaiset etäneuvottelujärjestelmät ovat aktiivisessa käytössä. Kaupungin tietohallintosuunnittelijan Niila Mäkelän mukaan kokemukset videoneuvotteluista ovat olleet myönteisiä. – Viestistä jää paljon pois, jos käyttäjää ei näe, Mäkelä vertaa videoneuvottelua perinteiseen puhelinneuvotteluun. Tampereella on käytössä yhdeksän Videran tarjoamaa videoneuvotteluhuonetta. Niitä on virastotalon lisäksi mm. pääkirjasto Metsossa ja Hatanpään keskussairaalassa, josta on videoitu luentoja terveydenhuollon henkilökunnalle. – Olemme saaneet merkittäviä säästöjä kaupungin sisäisiä työ- ja koulutusmatkoja karsimalla, kertoo Mäkelä. Samalla työmatkat esimerkiksi pääkaupunkiseudulle ovat vähentyneet. Paine videoneuvottelujen järjestämiseen on erityisen suuri juuri pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Kokousmatkat suuntautuvat usein maakunnista Helsinkiin, ja ne rasittavat matkustavien työntekijöiden lisäksi sekä luontoa että kuntien kukkaroja. Espoossa on kevään ja syksyn aikana kokeiltu yhtenäistä viestintäratkaisua, joka sisältää mm. reaaliaikaisen keskustelun, puhelin- ja videoneuvottelumahdollisuuden, mahdollisuuden jakaa asiakirjoja sekä työntekijän läsnäolotiedon. Ohjelman käyttö mm. seitsemän suuren kunnan yhteisessä palveluseteliprojektissa on vähentänyt matkustustarvetta huomattavasti. Varsinaisella videoneuvotteluhuoneellakin voisi olla käyttöä Espoossa. – Videoneuvotteluille voisi olla tarvetta esimerkiksi sosiaali- ja terveyspuolella. Lähtökohtana on kuitenkin tarpeen kartoittaminen. Sen pohjalta teemme hankinnat, toteaa Espoon sähköisen asioinnin hankejohtaja Marke Kaukonen. ” Ikälinja parantaa vanhusten arkea Tampereella EU-hankkeena toteutettu Ikälinja-palvelu on tuonut Videran videoneuvottelupalvelun iäkkäiden kuntalaisten arkeen. Tampereen tietohallintosuunnittelijan Niila Mäkelän mukaan palvelua aiotaan kehittää myös jatkossa. Tampere on jakanut kaikkiaan 50 pientä televisiota muistuttavaa, tietoverkkoon kytkettyä laitetta kotona asuville vanhuksille sekä palvelutaloihin. Kosketusnäytöllä toimiva, helppokäyttöinen laite on tarjonnut terveydenhoidon neuvontaa, vertaistukea sekä apua. – Laitteessa on valtavasti potentiaalia. Se on parantanut ikäihmisten elämänlaatua tuomalla uusia kontakteja sekä lisäämällä turvallisuudentunnetta, kertoo Mäkelä. Palvelua on kokeiltu myös nuorten mielenterveyspotilaiden kuntoutuksessa. Videoneuvottelupalvelulle on monia käyttömahdollisuuksia, mutta usein suurin tarve on järjestää kunnan sisäisiä sekä kuntien ja niiden yhteistyökumppaneiden välisiä videoneuvotteluja. Videoneuvotteluhuoneiden lisäksi työntekijä voi olla neuvotteluyhteydessä omalta tietokoneeltaan verkkoyhteyden ja -kameran sekä kuulokkeiden avulla. – Videoneuvottelupalvelusta on hyötyä kunnille vain, jos sitä käytetään, Pohjasmäki muistuttaa. Viderassa palvelun käyttöä seurataan aktiivisesti ja siitä raportoidaan asiakkaalle. – Tarjoamme laitteiden lisäksi tilakonsultaatiota, koulutusta ja tukipalveluja, listaa Pohjasmäki. Keskeinen tavoite on, että palveluun tehdyt investoinnit myös maksavat itsensä takaisin. n Lisätietoja: Maria Saari, ICT-hankinta-asiantuntija KL-Kuntahankinnat Oy GSM +358 (0)50 413 7331 Tel. +358 (0)9 771 2311 Mikko Pohjasmäki, myyntijohtaja Videra Oy GSM +358 50 506 0110 Kuntalehti 15 2011 57
© Copyright 2024