Rakentamisen tiedonantovelvollisuus
ja sen automatisointi
Pandia Oy
2.10.2014
Pekka Paaskunta
Agenda
1.
Lyhyt yritysesittely
2. Tiedonantovelvollisuuden kiemuroita
3. Organisaatio ja tiedonantovelvollisuus
4. Tiedonantovelvollisuuden automatisointi
Pandia Oy – Raportoinnin asiantuntija
•
Asiakkaat pääosin kiinteistöomistajia
–
–
–
•
Tuotteita toiminnan suunnitteluun,
raportointiin ja analysointiin
–
–
–
–
•
Asunto-omistajat (n. 100 000 asuntoa)
Kiinteistösijoittajat
Varainhoitajat, managerit
Pandia Investment
Pandia Finance
Pandia Budgeting
Pandia Analysis
Käyttäjät erittäin tyytyväisiä
”Suomen TOP15 asuinkiinteistöomistajasta
joka toinen on Pandian asiakas”
Tiedonantovelvollisuuden kiemuroita
Case: 15 000€ ilmoitusraja
•
•
Ensi hätään selkeältä vaikuttava 15000 euron ilmoitusraja ei ole aivan yksiselitteinen
Huolehdittavaa ja tulkinnanvaraa on paljon mietittäessä ylittyvätkö rajat vai eivät
”Kaikista yli 15 000 euron
urakoista ilmoitetaan
verottajalle työntekijä- ja
laskutustiedot”
Työmaakohtainen raja
Mikä ”Työmaa”?
(AVI vastaa
määritelmästä)
Työmaan
rajaaminen
Työmaiden
yhdistyminen
Urakka voi olla
kokonaissopimus
15000€
Sopimuskohtainen raja
Urakka voi olla osa
kokonaissopimusta
Tilauskohtainen
raja
Jos esim.
puitesopimus, niin
tilaus = sopimus
Työmaakohtainen
laskutus ja
ilmoittaminen
Keinotekoisesti
pilkottu tilauksiksi
Paitsi jos...
Tilaukset
peräkkäisiä
Case: Perus- ja korjausilmoitukset
•
•
Ensi hätään voisi luulla, että perusilmoitus kerran kuussa riittää.
Kun tiedot muuttuvat, voi korjausilmoitettavaa syntyä huomattavakin määrä.
–
Esimerkki 1: Huomataan 5.12.2014, että aiemmassa
perusilmoituksessa yhden urakan toimeksiannon laji on ollut väärin.
 Virhe korjattava 5.11.2014 lähetetyn perusilmoituksen
korjaavalla korjausilmoituksella. Kaikki tiedot lähetettävä
uudestaan kaikista urakoista.
–
Esimerkki 2: Huomataan 5.2.2015, että yhden urakan päättymispäivä
on väärin.
 Tietoa ei tarvitse ilmoittaa, vaan riittää, että se korjataan
seuraavassa perusilmoituksessa
–
Esimerkki 3: Yhdestä urakasta on käänteinen alv-tieto jäänyt
ilmoittamatta 5.9.2014 perusilmoituksessa. Virhe huomataan vuoden
päästä.
 On lähetettävä 12 korjausilmoitusta. Lisäksi kannattaa muistaa,
että, että 5.11 perusilmoitusta korjattiin jo kertaalleen ja, että
aikavälillä 5.9 - 5.2 on verottajalla väärä tieto yhden urakan
päättymispäivästä. Kannattaisiko samalla korjata myös tämä
varmuuden vuoksi?
”Tiedot ilmoitetaan kerran
kuussa, jokainen 5. päivä”
Case: Verottajan selvityspyynnöt
•
Verottajan selvityspyyntö ajaa ohjeistuksen ohi.
”Ilmoittaja voi korjata tietojaan
taannehtivasti kohdekautta edeltävän 12
kuukauden ajan”
”Toukokuun 2015 tiedossa, jotka ilmoittaja
on antanut 5.7.2015, on ollut virhe.
Ilmoittaja voi korjata tietoa viimeistään
5.7.2016.”
Verottajan selvityspyyntö on eri asia
kuin ”oma-aloitteinen” korjaaminen.
Verottaja voi pyytää selvityksiä hyvinkin
lyhyillä varoitusajoilla – ja langettaa
laiminlyöntimaksuja!
Johtopäätöksiä
•
Yksinkertaisiltakin vaikuttavat asiat on tehty yllättävän monimutkaiseksi!
•
Tietojen ja niiden muutosten hallinnointiin kiinnitettävä paljon huomiota!
•
Verottaja voi vaatia selvityspyynnöllä lisätietoja ohjeistuksesta riippumatta!
 Jos hankkeita ón enemmän kuin ~muutama,
kannattaa automatisoida!
Kuntaorganisaatio ja tiedonantovelvollisuus
Case: Vastuiden jakaantuminen
•
Toisin kuin esim. ALV-ilmoittamisessa, urakkaraportoinnissa pitää ilmoittaa
taloustietojen ohella myös laajasti hanketietoja (sopimustiedot, yhteyshenkilöt jne).
•
Tiedot ja vastuut hajaantuvat eri ihmisille ja eri järjestelmiin. Pienten hankkeiden tiedot
voi olla yksittäisten henkilöiden muistin varassa.
Tekninen henkilöstö
Taloushenkilöstö
Case: Vastuiden jakaantuminen
•
Kirjanpitolähtöinen tiedonhallinta ja raportointi EI välttämättä ole paras.
•
Kirjanpidon prosessit ja järjestelmät usein muutenkin liian kankeita urakkaraportointiin.
Tekninen henkilöstö
Taloushenkilöstö
Case: Vastuiden jakaantuminen
•
Kenellä lopullinen vastuu koko hommasta?
Tekninen henkilöstö
email
Taloushenkilöstö
Case: Useat yksiköt
•
Sama haaste on jokaisessa rakennuspalveluita tilaavassa yksikössä. Tiedot pitäisi vielä
lisäksi koota yhteenkin.
Tiedon koonti
(1 ilmoitus per 1 tunnus)
Emokunta
Tilakeskus
Yksikkö X...
Yksikkö X...
Yksikkö X...
Johtopäätöksiä
•
Monimutkaista tiedonantovelvollisuutta monimutkaistaa entisestään vastuiden ja
tietojen hajaantuminen eri ihmisille ja tietojärjestelmiin. Tämä voi tuoda yllättävänkin
paljon epäsuoraa työkuormaa.
•
Kuntaorganisaatiossa ilmoittamisen työmäärä kertautuu yksiköiden määrän mukaan.
Kun katsotaan kokonaisuutta, ilmoittamisen työmäärä on helposti suuri.
Yksikkö X...
Yksikkö X...
Ratkaisu – Mitä siis tarvitaan?
•
Selkeät vastuut
–
–
–
–
–
•
Selkeä paikka, johon vastuuhenkilöiden helppo lisätä / muuttaa tietoja
–
•
Hanketiedot, laskutustiedot, ilmoitustiedot
Automatisointi ja hälytykset
–
–
–
•
Hanketietojen ylläpito
Laskujen kohdistaminen urakoille
Laskutustoteuman seuranta
Ilmoitusten hyväksyminen ja lähettäminen
(Muutosten hallinta)
Ilmoitusrajojen havainnointi
Puuttuvista tiedoista hälyttäminen
Ilmoitusten muodostaminen ja lähetys
Henkilökohtaiset intressit
–
Hakemalla samalla hankeseurantaan liittyviä hyötyjä henkilöstölle, sitoutetaan henkilöstö
paremmin prosessiin ja ilmoittamiseen. Palvelemalla verottajaa, voidaan samalla palvella
myös kunnan hanke- ja talousorganisaatiota. Win-Win on parempi kuin Win-Lose.
Tiedonantovelvollisuuden automatisointi
Toteuma- ja verottajaraportoinnin automatisointi
Pandia Investment
Käyttäjät
perustavat hankkeet
Pandiaan
Pandian
hanketietokanta
Reaaliaikainen,
hankekohtainen
toteumaseuranta
Ilmoitusten
automaattinen
muodostus ja
hyväksyminen
Verottajan
web-rajapinta
Tunniste
Toimittajat
lähettävät laskuja
ohjeen mukaisesti
Laskunkierrätys
Hälytykset
puutteellisista
tiedoista
Tarvittaessa laskujen
käsin kohdistus
urakoille
Tietojen
täydentäminen
tarvittaessa
Täysin automatisoitu
toiminta. Käyttäjältä
tarvitaan toimia vain
poikkeustilanteissa.
Pandian käyttäjät poikkeuksellisen tyytyväisiä!
Asiakastyytyväisyystutkimuksessamme...
• 100% vastaajista koki, että
”Pandian tuotteet ovat hyviä tai alansa parhaita”
• 100% vastaajista koki myös, että
”Pandia on toimittanut sitä mitä on luvannut
hyvin tai poikkeuksellisen hyvin”
Tutkimus oli ensimmäinen laatuaan ja se toteutettiin kesällä 2013.
Vastausprosentti oli noin 20% kaikista käyttäjistämme.
Kiitos
Lisätietoja http://blog.pandia.fi ja www.pandia.fi
Jos asia kolahti, niin sovitaan tapaaminen ja puhutaan tarkemmin!
Pekka Paaskunta
040 728 2282
[email protected]