Maventan käyttöohje 15.11.2011 Sisällys 1 1.1 1.2 2 2.1 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 5 5.1 5.2 5.3 6 7 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.6.1 8.7 9 9.1 10 11 11.1 11.2 12 Palvelun käyttöönotto ......................................................................................................... 3 Maventa-tilin avaaminen ................................................................................................. 3 Maventa-tilin aktivoiminen .............................................................................................. 4 Ensimmäisen käyttökerran opas ........................................................................................ 5 Verkkolaskutilin asetukset .............................................................................................. 5 Maventa palvelunhallinta .................................................................................................... 7 Palvelunhallinnan pääsivu .............................................................................................. 7 Pikalinkit.......................................................................................................................... 8 Laskut ................................................................................................................................. 8 Laskut (Avoimet) ............................................................................................................. 8 Noutamattomat ostolaskut ............................................................................................ 10 Lähetetyt laskut............................................................................................................. 10 Saapuneet laskut .......................................................................................................... 10 Lähetystavat ................................................................................................................. 11 Virheelliset laskut .......................................................................................................... 11 Vie laskuja .................................................................................................................... 11 Testaa XML-laskudata .................................................................................................. 12 Lähetä XML-laskudata .................................................................................................. 12 Raportit ............................................................................................................................. 12 Myyntiraportti ................................................................................................................ 12 Saapuneet .................................................................................................................... 13 Transaktiot .................................................................................................................... 13 Haku ................................................................................................................................. 14 Valitse yritys ..................................................................................................................... 14 Asetukset.......................................................................................................................... 15 Yrityksen tiedot ............................................................................................................. 15 Laskujen vastaanotto .................................................................................................... 16 Pankkiverkkoasetukset ................................................................................................. 17 Skannitili ....................................................................................................................... 17 Postiosoitteet ................................................................................................................ 17 Pankkitilit....................................................................................................................... 18 Tilin muokkaus tai lisääminen................................................................................ 18 Ohjelmisto API-avaimet ................................................................................................ 19 Käyttäjät ........................................................................................................................... 20 Laskutuslisät ................................................................................................................. 21 Ulkoasuasetukset ............................................................................................................. 23 Omat asetukset ................................................................................................................ 23 Tiedot ............................................................................................................................ 23 Vaihda salasana ........................................................................................................... 24 Maventan verkkolaskutilin aktivoiminen taloushallinto-ohjelmassasi ............................... 24 2 (24)
1 Palvelun käyttöönotto
1.1 Maventa-tilin avaaminen
Mene osoitteeseen https://secure.maventa.com/register?lang=FI
A. Valitse Tilin tyypiksi Yritys – Asiakastili.
B. Valitse maaksi Suomi.
C. Täytä yrityksesi nimi, Y-tunnus sekä käyttämäsi taloushallinto-ohjelma.
D. Täytä käyttäjätietoihin nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
E. Valitse salasana.
F. Hyväksy käyttöehdot, jotta voit rekisteröityä.
G. Lopuksi klikkaa rekisteröidy.
3 (24)
1.2 Maventa-tilin aktivoiminen
Rekisteröitymisen jälkeen saat ilmoituksen aktivointisähköpostista.
Aktivointisähköposti
Seuraamalla sähköpostissa olevaa aktivointilinkkiä aktivoit tilin ja pääset palvelun
aktivoitumissivulle, missä on linkki palvelun kirjautumissivulle. Ensimmäistä kertaa
palveluun sisään kirjautuessasi sinun täytyy tehdä tietyt pakolliset määrittelyt (ks.2).
4 (24)
2 Ensimmäisen käyttökerran opas
2.1 Verkkolaskutilin asetukset
Kirjautuessasi palveluun ensimmäistä kertaa sinun täytyy määritellä tilin asetukset. Voit
kuitenkin muuttaa tietoja tarvittaessa myöhemmin.
A. Ensimmäisellä sivulla lisää yrityksen osoitetiedot.
B. Seuraavalla sivulla anna yrityksesi pankkitiedot.
C. Lisää yrityksesi sähköpostiosoite.
D. Lisää laskutuksen sähköpostiosoite, jos et halua laskujen menevän yrityksen yleiseen
sähköpostiin.
E. Lisää yrityksesi kotisivun osoite, jos haluat sen näkyvän laskussa.
F. Määrittele sähköpostimuistutuksen väli, eli kuinka usein asiakas, joka ei ole noutanut
laskua, saa siitä muistutuksen sähköpostiin. Jos et halua käyttää muistutuksia, laita
kenttään 0.
G. Voit sallia automaattisen paperilaskujen lähetyksen tietyn alueen sisällä.
H. Voit valita kirjeluokan, jota käytetään kotimaassa paperilaskujen lähetyksessä.
5 (24)
Kolmannella sivulla määrittelet laskutuslisät ja korkoprosentit. Voit myöhemmin milloin vain
muuttaa näitä ja muita asetuksia palvelunhallinta sivulta.
I.
J.
K.
L.
Aseta viivästyskorko.
Määrittele muistutusmaksu.
Määrittele paperilaskutuslisä.
Valitse valuutta, jonka mukaan summat määritellään.
M. Aktivoi verkkolaskujen vastaanotto, mikäli haluat käyttää toimintoa.
Verkkolaskutilin määrittely on nyt valmis ja voit aloittaa palvelun käyttämisen.
6 (24)
3 Maventa palvelunhallinta
3.1
Palvelunhallinnan pääsivu
Pääset Maventan palvelusivuille osoitteessa https://login.maventa.com käyttäjätunnuksen
ja salasanasi avulla.
Palvelunhallinnassa näet osto ja myyntilaskusi, voit tehdä raportteja sekä hakea tiettyä
laskua. Lisäksi voit muuttaa yrityksesi asetuksia, kytkeä uusia palveluja päälle (kuten
paperisten ostolaskujen skannauksen, perintäpalvelut, yms.) ja luoda yrityksellesi lisää
käyttäjiä.
7 (24)
3.2
Pikalinkit
Pikalinkit löytyvät etusivun vasemmasta laidasta. Niiden avulla pääset nopeasti
tarkastelemaan esimerkiksi avoimia laskuja tai raportteja. Voi myös antaa palvelusta
palautetta.
A. Anna palautetta valitsemalla palautelomake.
B.
C.
D.
E.
Ilmoita viestissä sähköpostiosoitteesi sekä nimesi.
Määritä valikosta käyttämäsi taloushallinto-ohjelmisto.
Kirjoita viesti.
Lähetä palautteesi.
4 Laskut
Voit tarkastella odottavia (eli ei vielä hyväksyttyjä laskuja) sekä arkistoituja laskuja tai viedä
laskuja taloushallinto-ohjelmistoosi. Näet aina laskun tiedot klikkaamalla näytä lasku.
4.1
Laskut (Avoimet)
Täältä näet avoimet laskut ja niiden tiedot, kuten laskun tilan, laskunumeron, asiakkaan,
laskutus- ja eräpäivän sekä laskun summan. Jos laskun tiedot ovat kohdallaan, klikkaa
8 (24)
hyväksy. Mikäli laskussa on mielestäsi virhe, jonka haluat laskuttajan korjaavan, valitse
hylkää. Kirjoita hylkäyksen syy ilmestyvään laatikkoon. Suosittelemme kuitenkin myös
ottamaan yhteyttä suoraan laskuttajaan. Jos lasku on mielestäsi asiaton tai huijauslasku,
valitse ilmianna.
A. Voit rajata hakuehtoja rajausehto-kentässä.
B. Klikkaa näytä lasku päästäksesi laskun tietoihin.
C. Näet laskuttajan tiedot.
D. Näet vastaanottajan tiedot.
E. Näet laskun tiedot.
F. Saat myös tarkemman erittelyn laskun sisällöstä, josta käyvät ilmi laskutettavat tuotteet ja
niiden hinnat veroineen ja ilman.
G. Voit joko noutaa PDF-laskun, kuitata laskun maksetuksi tai peruuttaa sähköpostilaskun.
9 (24)
4.2
Noutamattomat ostolaskut
EI KUVAA!
Sisään tulleet ostolaskut näet täältä. Napsauttamalla näytä lasku laskun kohdalla, pääset
tarkastelemaan sitä yksityiskohtaisemmin. Painamalla hyväksy saat laskun pankkitiedot
näkyviin ja laskuttaja saa automaattisesti tiedon hyväksymisestä. Hyväksymisen jälkeen
voit tallentaa laskun haluamassasi muodossa ja se siirtyy arkistoon saapuneisiin laskuihin.
4.3
Lähetetyt laskut
Lähetetyissä laskuissa ovat yrityksesi lähettämät laskut, jotka vastaanottaja on
hyväksynyt.
4.4
Saapuneet laskut
Arkisto -otsikon alla saapuneissa laskuissa näkyvät hyväksymäsi ostolaskut.
Sisään tulleet ostolaskut tulevat sivulle saapuneet laskut, joka on odottaa-‐otsikon alla.
10 (24)
4.5
Lähetystavat
Täältä näet laskujen lähetystavat, eli ovatko ne lähteneet verkko-, sähköposti- vai
paperilaskuina. Näet muuten samat tiedot kuin lähetetyt laskut -osiosta.
4.6
Virheelliset laskut
Virheellisiksi merkityt laskut löytyvät täältä.
4.7
Vie laskuja
Vie laskuja -toiminnolla voit tallentaa haluamasi laskut PDF-‐, Finvoice-‐ tai muussa
XML-‐muodossa.
A.
B.
C.
D.
Voit etsiä laskuja rajausehtokentän avulla.
Valitse haluamasi laskut laittamalla rasti laskun kohdalla olevaan ruutuun.
Voit myös valita kaikki laskut tai poistaa jo tekemäsi valinnat.
Valitse laskujen tiedostomuoto.
11 (24)
E. Klikkaa lopuksi vie laskuja.
4.8
Testaa XML-laskudata
Voit myös testata laskumateriaalisi yhteensopivuuden Maventan kanssa.
Toiminto tukee useita laskuja samassa XML-‐tiedostossa.
4.9
Lähetä XML-laskudata
Tällä sivulla voit lähettää luomiasi XML-laskuja. Ennen lähetystä saat esikatselun laskun
tiedoista ja viestin mahdollisista virheistä. Hyväksy lähetys painamalla lähetä. Huomioi,
että laskuja, joissa on liitetiedostoja, ei voida lähettää tämän toiminnon avulla.
5 Raportit
Raportit-sivulla voit luoda raportteja myynnistä, saapuneista laskuista sekä transaktioista.
5.1
Myyntiraportti
A. Klikkaa ensin valitse saadaksesi laskutustilaston esiin.
B. Yleisestä tilastosta näet mm. vuoden todellisen myynnin.
12 (24)
C. Avoimien laskujen tilastosta näet mm. erääntyneet laskut.
D. Voit tallentaa raportin PDF-muodossa klikkaamalla linkkiä.
5.2
Saapuneet
Näet raportin saapuneiden laskujen osalta. Saat raportin samalla tavalla kuin edellisessä
kohdassa.
5.3
Transaktiot
A. Valitse ensin raportin aloitus- ja lopetuspäivämäärät. Paina sitten valitse saadaksesi
raportin näkyviin.
B. Näet sekä saapuneet että lähteneet laskut ja niiden tiedot, kuten mm. laskun tilan.
C. Valitse tallenna PDF, mikäli haluat raportin PDF-muodossa.
13 (24)
6
Haku
Käytä haku-‐työkalua löytääksesi yritykset sekä niiden laskutusosoitteet. Voit hakea
yrityksiä nimellä, OVT-‐ / verkkolaskutusosoitteella, Maventa-‐ID:llä tai VAT -‐/ Y-‐tunnuksella.
A. Syötä hakuehto tekstikenttään etsiäksesi haluamasi yritykset.
B. Klikkaa näytä tiedot nähdäksesi tarkempia tietoja yrityksestä.
C. Näet yrityksen osoitteen, Y-tunnuksen sekä laskujen vastaanottomahdollisuudet.
7 Valitse yritys
Täältä näet kaikki yritykset, joihin sinulla on käyttöoikeus.
A. Klikkaamalla valitse pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan kyseisen yrityksen tietoja.
14 (24)
8 Asetukset
Asetukset-sivulla voit muokata yritys-‐ ja käyttäjäasetuksia. Aloitussivulla näet API-avaimesi
sekä yrityksen UUID-‐tunnuksen. Tarvitset niitä saadaksesi yhteyden Maventaan muista
ohjelmistoista. API-avainta tarvitaan aina, mutta UUID on tarpeellinen vain silloin, kun
sinulla on käyttöoikeus useampaan yritykseen samalla käyttäjätunnuksella. Kysy
ohjelmistosi valmistajalta tarkempia ohjeita siitä, mihin avaimet syötetään.
8.1
Yrityksen tiedot
A. Yrityksen tiedot -sivulta löydät yrityksen Y-‐tunnuksen, Maventa-‐verkkolaskuosoitteen ja
kotimaan. Voit myös vaihtaa yrityksen nimeä ja sähköpostiosoitetta.
B. Voit vaihtaa myös laskutuksen sähköpostiosoitetta.
C. Voit vaihtaa kotisivun osoitteen.
D. Voit asettaa sähköpostimuistutusten välin, eli kuinka monen päivän välein lähetetään
muistutus asiakkaalle, joka ei ole noutanut laskua. Oletusarvo on 2. Jos et halua lähettää
muistutuksia, laita kenttään 0.
E. Voit aktivoida iPost-‐palvelun, joka mahdollistaa paperilaskujen lähettämisen
automaattisesti. Kun aktivoit palvelun, valitse mahdollistetaanko laskujen lähettäminen
kotimaassa, EU-maissa vai maailmanlaajuisesti.
F. Valitse myös kotimaan laskujen kirjeluokka.
G. Ilmoitukset laskunvälitysvirheistä lähetetään laskun luoneen käyttäjän sähköpostiin. Voit
lisätä yhden tai useamman sähköpostiosoitteen (erota ne toisistaan pilkulla), jonne
virheilmoitukset lähetetään.
H. Voit myös estää ilmoituksen lähettämisen laskun luoneen käyttäjän osoitteeseen.
15 (24)
I.
J.
K.
L.
Voit tilata lyhyen raportin tilinne laskumääristä joko päivittäin, viikoittain tai kuukausittain.
Voit antaa useita osoitteita (pilkulla eroteltuna). Lisäksi voit valita kuinka usein raportti
lähetetään.
Voit aktivoida perintäpalvelun yhteistyökumppanimme Duetto Groupin kautta. Aktivoinnin
jälkeen saat laskut-osion navigointipalkkiin uuden linkin nimellä lähetä perintään, josta
pääset lähettämään laskuja perintään.
Paina lopuksi päivitä.
8.2
Laskujen vastaanotto
Tältä sivulta näet yrityksesi verkkolaskuosoitteen, johon laskut voidaan vastaanottaa. Jos
vastaanotto on aktiivinen (rasti kohtaan vastaanota laskuja), muut yritykset voivat lähettää
verkkolaskuja yritykseen Maventa-verkoston kautta. Vastaanottaminen on ilmaista
operaattoriverkon sisällä.
16 (24)
8.3
Pankkiverkkoasetukset
Tällä sivulla voit aktivoida käyttöösi laskujen lähetyksen pankkiverkkoon. Avauksesta
veloitetaan 10 euroa (ALV 0%). Kun yhteys on avattu, voit lähettää sekä vastaanottaa
verkkolaskuja pankkien yritysasiakkaille ja -asiakkailta. Vastaanotto aktivoituu samalla
tavalla kuin muidenkin laskujen vastaanottaminen (ks. 8.2).
8.4
Skannitili
Skannauspalvelun avulla paperiset ostolaskut saadaan muutettua sähköisiksi. Palvelu
toimii siten, että saapuvat laskut skannataan, ja niistä tulkitaan perustiedot, joiden avulla
luodaan verkkolasku.
A. Sirryttyäsi skannipalvelun aktivointiin lisää kenttiin yrityksesi osoitetiedot palautettavan
materiaalin lähettämistä varten.
B. Laita rasti kohtaan ”Avaa skannitili” ja paina lopuksi ”Tilaa”.
Näet nyt skanniosoitteesi, jonka voit antaa niille toimittajille, jotka lähettävät paperilaskuja.
Palvelu on aktivoinnin jälkeen käytössäsi heti. Jatkossa saat laskut sähköisinä suoraan
Maventa-tilillesi.
8.5
Postiosoitteet
Täältä näet yrityksesi postiosoitteet. Tämän toiminnon avulla voit säästää aikaa silloin, kun
laskuja täytyy lähettää useammalla kielellä. Laskua luodessa katsotaan vastaanottajan
maakoodia ja kieltä (esim. FI / SE), jos niille löytyy osuma, se valitaan. Jos osumaa ei
löydy, käytetään ensimmäistä kyseisen maan osoitetta. Jos maaosumaakaan ei löydy,
käytetään oletukseksi valittua osoitetta. Esimerkki: Jos yrityksellä on Finland / FI-‐ ja
17 (24)
Finland / SE-‐osoitteet, ja laskutetaan suomalaista yritystä ruotsiksi, laskulle valitaan
Finland / SE-‐osoite.
Lisää uusi postiosoite täyttämällä osoitetiedot niille varattuihin kenttiin.
joita voit muokata kohdasta maa / kieli. Voit lisätä niitä klikkaamalla lisää postiosoite.
8.6
Pankkitilit
A. Voit muokata olemassa olevia pankkitilejä klikkaamalla tilinumeroa.
B. Voit poistaa pankkitilejä.
C. Voit lisätä uusia pankkitilejä.
8.6.1 Tilin muokkaus tai lisääminen
Vanhan tilin muokkaaminen ja uuden lisääminen onnistuvat samalla tavalla.
A. Voit muuttaa pankkia ja tilinumeroa tai lisätä uuden.
18 (24)
B. Voit valita, käytetäänkö kyseistä tiliä oletuksena laskujen maksussa.
8.7
Ohjelmisto API-avaimet
Tällä sivulla voit lisätä ja muokata ohjelmistojen API-avaimia.
A. Klikkaamalla ohjelmistoa pääset muokkaamaan API-avaimia.
B. Voit muokata laskutusmarginaaleja.
C. Voit poistaa API:n käytöstä.
D. Klikkaa lopuksi päivitä.
19 (24)
E. Napsauttamalla lisää API-‐avain pääset syöttämään ohjelmistoille määrärajan ja
laskutusmarginaalit. Se tapahtuu samalla tavalla kuin edellisessä kohdassa opastettu
tietojen muokkaaminen.
9 Käyttäjät
Käyttäjät-sivulla voit lisätä, poistaa ja muokata yrityksen käyttäjiä. Voit muuttaa käyttäjän
tietoja täällä.
A. Näet myös käyttäjän käyttöoikeudet.
B. Lisää uuden käyttäjän tiedot.
C. Aseta hänelle käyttöoikeudet, joko user tai admin. Adminilla on laajemmat oikeudet
ohjelman käyttöön.
D. Paina lopuksi luo. Tällöin uusi käyttäjä saa aktivointisähköpostin. Seuraamalla
sähköpostissa olevaa linkkiä pääset näkemään käyttäjäkohtaisen API-avaimesi sekä
siirtymään palveluun sisään sähköpostissa mainitulla salasanalla, jonka voit muuttaa heti
sisäänkirjauduttuasi Maventa-palvelun käyttäjät-osiossa.
E. Klikkaamalla listaa käyttäjät näet kaikkien käyttäjien tiedot.
20 (24)
Aktivointisähköposti
Klikkaa aktivoi tilisi -linkkiä.
Sähköpostilinkkiä seuratessasi tulet alla nähtävälle sivulle, jossa näet käyttäjäkohtaisen
API-avaimesi.
9.1
Laskutuslisät
Täältä näet yrityksen laskutuslisät ja voit muokata tai lisätä niitä.
A. Klikkaamalla valuuttaa pääset muuttamaan laskutuslisän tietoja.
21 (24)
B. Määrittele koron, muistutusmaksun ja paperilaskutuslisän suuruus.
C. Valitse valuutta. Huom! Jos valuutalle ei ole määritelty asetuksia, käytetään oletusarvoina
nollaa (0).
D. Paina lopuksi päivitä.
E. Voit lisätä uusia laskutuslisiä.
F. Määrittele koron, muistutusmaksun ja paperilaskutuslisän suuruus.
G. Valitse valuutta. Huom! Jos valuutalle ei ole määritelty asetuksia, käytetään oletusarvoina
nollaa (0).
H. Paina lopuksi lisää.
22 (24)
10 Ulkoasuasetukset
Tällä sivulla pääset muuttamaan laskujesi ulkoasua. Mikäli lasku lähetetään paperisena
iPost-‐palvelun avulla, Maventa luo laskun PDF-‐muodossa itse teknisistä syistä johtuen.
A. Voit ladata yrityksesi logon Maventapalveluun PDF-‐laskuja varten. Palvelu tukee yleisimpiä
kuvamuotoja. Etsi kuva tietokoneeltasi selaa-toiminnon avulla.
B. Voit antaa kuvan leveyden ja korkeuden pikseleinä tai jättää ruudun tyhjäksi, jolloin kuva
sovitetaan automaattisesti.
C. Voit antaa X- ja Y-koordinaatit pikseleinä tai jättää ruudun tyhjäksi, jolloin kuva sovitetaan
automaattisesti. X-koordinaatit lasketaan sivun vasemmasta reunasta oikealle ja Ykoordinaatit sivun pohjasta ylöspäin. Vakioasetukset ovat X: 40px ja Y: 780px.
D. Valitse PDF-malliksi joko moderni tai tilisiirtolomake.
E. Voit myös vaihtaa PDF-laskussa käytettyä väriä (vain tilisiirtolomake). Väri annetaan
HTML-värikoodina, esimerkiksi 99CCFF.
F. Valitse, tulostetaanko laskuun myös viivakoodi.
G. Voit omalla vastuulla käyttää omia PDF kuvia iPost-kirjeissä. Emme suosittele tätä, sillä
lopputulos ei teknisistä syistä johtuen välttämättä näytä toivotulta. Mikäli silti haluat käyttää
omia kuvia, käytä ainoastaan mustaa ja valkoista väriä (ei edes harmaasävyä) ja pidä
sivun yläreuna sekä oikea puoli vapaana. Omalla PDF-kuvalla varustettuihin laskuihin
lisätään aina kansisivu osoitteille, joten nämä laskut ovat aina vähintään kaksisivuisia ja
niistä veloitetaan sen mukaisesti.
11 Omat asetukset
11.1 Tiedot
A. Voit muokata käyttäjän tietoja.
23 (24)
B. Pystyt halutessasi vaihtamaan henkilökohtaisen API-avaimesi. Muista tällöin päivittää uusi
API avain jokaiseen sitä käyttävään sovellukseen. Huom! API avain on käyttäjän
henkilökohtainen tunnus. Jos epäilet jonkun muun saaneen sen haltuunsa, vaihda se.
11.2 Vaihda salasana
Vaihda salasana syöttämällä vanha salasana sille merkittyyn kenttään. Syötä sen jälkeen
uusi salasana kahteen kertaan. Paina lopuksi vaihda.
12 Maventan verkkolaskutilin aktivoiminen taloushallinto-ohjelmassasi
Jos taloushallinto-ohjelmistosi tarvitsee Maventan API-avaimen ja UUID-koodin
toimiakseen, löydät ne asetuksista (ks.kohta 8).
24 (24)