KOMLIS Tiedolla johtamisen työkalu kunnille Modulaarinen raportointiratkaisu kuntien päätöksenteon ja ohjauksen tueksi Tiedolla johtaminen paikallisella tasolla mahdollistaa kunnan toiminnan tehostamisen ja suorat säästöt, sillä malli yhdistää keskeiset talous-, henkilöstö- ja poissaolojärjestelmät sekä useiden eri tietojärjestelmien tiedot. Paikallisella tasolla hallinnon tietojärjestelmän etuina ovat perinteisen budjetin seurannan ja poissaoloraportoinnin lisäksi esimerkiksi seuraavat: ■ eri toimialojen valvonta ja suunnittelu – entistä parempi talouden seuranta ■ oikea-aikaisuuden parantaminen ja siten optimaaliset hyvitystulot ■ optimaalinen kontrolli ja hallinta, mikä varmistaa entistä paremman suunnittelun ja laadun ■ kalliiden yksittäisten menoerien sekä kuntalaisten ja yritysten seuranta eri osa-alueilla ■ mahdollisuus tarkastaa eri tietojärjestelmistä kuntalaisten tietoja, esimerkiksi perhesuhteita ja maksusuorituksia. Modulaarisen raportointiratkaisun merkittävä etu on kokonaisvaltaisuus ja tietojen saatavuus aina alinta tasoa myöten. Kaikki kunnan tiedot, ylimmältä tasolta alimmalle, on koottu yhteen järjestelmään. Tiedot päivittyvät joka päivä myös alimmalla rekisteröintitasolla ■ Talousluvut yhdistetään suorituksiin, summiin ja myönnettyihin kausiin, toisin sanoen yksittäisiin kuntalaisiin ja kokovuotisiin tuensaajiin. ■ Käsittely on kokonaisvaltaista. ■ Kuntalaisten ja yritysten tietoja voidaan tarkastella ristiin kaikissa tietojärjestelmissä. Komlis - Tiedolla johtamisen työkalu kunnille Standardimoduulien ansiosta ratkaisun saa nopeasti käyttöön kilpailukykyiseen hintaan Standardimoduuleilla kootaan hallinnollisia tietoja tarkasti ja proaktiivisesti eri osa-alueilta. Siten ne muodostavat parhaan mahdollisen päätöksenteon perustan kuntasektorilla toimiville poliitikoille, johtajille ja työntekijöille. Parhaiden käytäntöjen avulla voimme tarjota valmiita hallinnollisia tietoja. Kuntien raportointiratkaisu toimii Lego-palikoiden tavoin; moduulit voidaan liittää toisiinsa kunnan tarpeiden mukaan. Moduulit sisältävät standardina hallinnon kokonaisvaltaiset tiedot. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi yhdistämällä talousmoduulin ja henkilöstöhallintoon tarkoitetun moduulin käytettävissä ovat molempien moduulien tiedot. Ratkaisuun on mahdollista liittää seuraavatmoduulit: ■Talous ■Vanhustenhoito ■Henkilöstöhallinto ■Koulutoimi ■ Työmarkkinat ja työllisyys ■Sosiaalipalvelut Fujitsun ratkaisuun voidaan liittää yksilöllinen ja erittäin selkeä käyttäjäportaali, jossa eri osa-alueiden tiedot on esitetty graafisesti. Yksityiskohtaisia lisätietoja saa helposti yhdellä hiiren napsautuksella. Ratkaisun ansiosta tietoja voidaan vertailla ja seurata kunnan lukuisissa eri tietojärjestelmissä rekisteröintitasolla. Näin syntyy säästöjä, toiminta tehostuu ja toiminnan laatu paranee. ■ Yhdisteltävyyden ansiosta useiden erillisten tietojärjestelmien väliset rajat poistuvat. Näin saadaan kokonaiskuva tilanteesta ja porautumalla tarkemmat tiedot eri osa-alueilta. Tämän ansiosta kunnat voivat seurata tarkasti poikkeamia ja siten parantaa päätöksentekoa, laatua ja taloutta. ■ Manuaalisten prosessien digitalisointi ja automatisointi. Kunnissa on useita keskitettyjä ja hajautettuja tietojärjestelmiä ja tehtäviä, joiden hallinta vie paljon aikaa ja joista modulaarisen tiedolla johtamisen ratkaisun avulla voitaisiin päästä eroon. ■ Henkilöstöhallinnon/palkkojen/poissaolojen ja talouden näkyvyys, optimointi ja tehostaminen. ■ Entistä paremmat mahdollisuudet tarkastella apua tarvitsevien lasten ja nuorten sekä vammaisten aikuisten tilannetta sekä toimia heidän hyväkseen, kun päätettävänä on erityisen kalliita yksittäisiä menoeriä ja budjetin käyttöä. ■ Vanhustenhoidon optimaalinen ohjaus, sillä eri osa-alueiden hallintoa voidaan ohjata digitaalisesti. Ohjaustoimet, jotka tällä hetkellä hoidetaan useimmiten manuaalisesti. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi hoitoon varatun ajan ja käytetyn ajan tarkistaminen sekä alihankkijoiden toimittamien laskujen tarkistaminen. ■ Koulutoimi, jossa tarkastelun kohteena on oppilasmäärä kunnallisissa kouluissa, luokalle jääneiden oppilaiden määrä sekä alueellinen ja kunnallinen tilanne. Lisäksi voidaan tarkastella monia muita seikkoja, kuten oppilaskohtaisia menoja ja oppilaiden poissaoloja, jotka voidaan yhdistää opettajien poissaoloihin henkilöstö-, palkka- ja poissaolomoduuleissa. Mitä mieltä kunnat ovat? Bornholm ”Bornholmin johto on valinnut hallinnollisten tietojen käsittelyyn konsernitason, joten kunnan eri tietojärjestelmien tietoja voidaan käyttää sekä erikseen sektoreittain että strategisissa tarkoituksissa ristikkäin. Fujitsun tarjoaman raportointiratkaisun vahvuudet ovat tässä tapauksessa niin suuret, että kunta on päättänyt hankkia ratkaisun osa-alueille, jotka ovat talous, palkat, henkilöstöhallinto, poissaolot ja työvoima-asiat. Lisäksi suunnitelmissa on laajentaa järjestelmä kattamaan perhehoito, vammaispalvelu, vanhustenhoito, koulutoimi ja tekninen toimi. Ratkaisun ansiosta pystymme yhdistämään eri osa-alueiden tiedot ja siten vertailemaan toimintaa ja hallitsemaan tietoja yksityiskohtia myöten. Mielestämme kokonaisvaltainen raportointityökalu tietojärjestelmien perustana tarjoaa useita etuja toisiin järjestelmiin verrattuna. Myös Fujitsun ammattitaitoinen toiminta ja järjestelmän helppokäyttöisyys ovat seikkoja, joiden ansiosta suosittelemme lämpimästi Fujitsua yhteistyökumppaniksi. - Claus Stensgaard Jensen, Bornholmin aluekunnan talousjohtaja Egedal ”Egedalin kunta on valinnut Fujitsulta tiedolla johtamisen järjestelmän, joka on avoin ja joustava ja antaa johdolle totuudenmukaisen ja ajantasaisen kuvan kunnan eri osa-alueilla tehdyistä toimenpiteistä ja kehitystyöstä. Valitsimme ostovaiheessa turvallisen ratkaisun, johon kuului kolme erillistä osa-aluetta. Jo käyttöönottovaiheessa toimittaja kuitenkin rohkaisi laajentamaan ratkaisun niille osa-alueille, joilla taloudellisen yleiskuvan saaminen edellyttää eri osa-alueilta saatavien tietovirtojen hallintaa. Yhteisyössä Fujitsun kanssa olemme oppineet ymmärtämään ja arvostamaan kunnan toimialojen vertailun, hallinnon ja parhaiden toimintatapojen tarjoamia strategisia näkökulmia. Näiden näkökulmien tukena on empiirinen todellisuus, sillä yksittäiset kunnat voivat tilata tietoja koko maan kattavista lähteistä, esimerkiksi FLISistä ja Tanskan tilastokeskuksesta, yhdistää tiedot paikallisiin tietolähteisiin ja siten oppia muuttamaan omia toimintatapoja kuntalaisille ja yrityksille edulliseen suuntaan. - Jørgen Kristensen Rasch, Egedalin kunnan it-päällikkö sekä kunnan it-päällikköjen yhdistyksen puheenjohtaja Jammerbugt ”Jammerbugtin kunta on erittäin tyytyväinen Fujitsun työntekijöiden rakentavaan ja aktiiviseen otteeseen, jolla he pyrkivät täyttämään ratkaisuihin kohdistuneet toivomuksemme. On ollut ilo tehdä yhteistyötä asiantuntevien kehittäjien kanssa, mutta ennen kaikkea on ollut suuri etu saada käyttöön projektinjohto, jolla on kattava ja perusteellinen tietämys sekä kunnan taloudesta että hallinnosta. Kuntasektorilla tapaa valitettavan usein konsultteja, joilla on vahva kokemus yksityissektorilta mutta jotka eivät ymmärrä kunnallishallinnon periaatteita. Tässä asiassa Fujitsu on erottunut edukseen kunta-alan asiantuntemuksellaan, joka on välittynyt parhaalla mahdollisella tavalla lopulliseen tuotteeseen.” - Rikke Juul, Jammerbugtin kunnan projektipäällikkö Roskilde ”Kuntien tiedolla johtamisjärjestelmän moduulien merkittävä etu on se, että niiden avulla voidaan tarkastella ja yhdistää kuntamme eri osa-alueiden tietoja. Ne antavat asioista yleiskuvan ja tarjoavat esimerkiksi mahdollisuuden vertailla kuntien eri elinten tietoja toisiinsa aina yksityiskohtia myöten, mikä ei aiemmin ole ollut mahdollista. Roskilden kunta on kokenut Fujitsun erittäin ammattitaitoiseksi yhteistyökumppaniksi, jolla on huomattava ammatillinen tietämys teknisistä ratkaisuista ja erityisesti kunta-alasta. Lisäksi Fujitsu suhtautuu käyttäjien toiveisiin mielestämme erittäin avoimesti ja kehittää koko ajan tuotteitaan oma-aloitteisesti. Ammattitaitoista asennetta osoittaa myös se, että Fujitsu noudattaa tarkasti sopimusten tarkkoja talous-, aika- ja laatuehtoja.” - Anders Pedersen, Roskilden kunnan talouspäällikkö ja projektijohtaja Lisätietoja Juha Juntunen [email protected] Fujitsusta Fujitsu on johtava japanilainen ict-yritys, joka tarjoaa laajan valikoiman teknologiatuotteita sekä ict-ratkaisuja ja -palveluja. Yli 170 000 fujitsulaista palvelee asiakkaita 100 maassa. Hyödynnämme kokemustamme ja ict:n mahdollisuuksia muokataksemme tulevaisuutta yhdessä asiakkaidemme kanssa. Fujitsun liikevaihto oli 41 miljardia euroa 31.3.2012 päättyneellä tilikaudella. Fujitsu Finland Oy on johtava tietotekniikan palvelu- ja laitetoimittaja, jossa työskentelee noin 2 900 ihmistä. Tavoitteenamme on helpottaa yritysten ja yhteisöjen toimintaa edistyksellisten ict-toimintamallien ja teknologioiden avulla. Huolehdimme asiakkaidemme tieto- ja viestintätekniikasta sekä sovellusten tukipalveluista, toiminnasta ja kehittämisestä. Pelkästään sovellusliiketoiminta työllistää Suomessa yli 1 000 asiantuntijaa. Teknologiatuotteiden valikoima kattaa tietokoneiden koko kirjon kannettavista päätelaitteista konesaliratkaisuihin. Fujitsu on tutkitusti yksi Suomen parhaista työpaikoista. Fujitsu Finland Oy:llä on Suomessa kaksi tytäryhtiötä, Nice-business Solutions Finland Oy ja Isoworks Oy.Lisää tietoa: http://www.fujitsu.com/fi