1. No category

Microsoft Outlook 2010
Outlook 2010 –koulutuksen sisältö
•
•
•
•
•
•
2
Outlookin näkymät ja asetukset
Outlook 2010 sähköposti
Uusi sähköposti
Saapunut sähköposti
Allekirjoitus
Yhteystiedot
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
• Automaattiset
vastaukset
• Viestien hallinta
• Säännöt
• Outlook 2010 kalenteri
• Tehtävät
Outlookin näkymät ja
asetukset
3
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Valintanauha
• Valintanauha on Outlook 2010:ssä korvannut valikot.
• Komennot näkyvät ryhmiteltyinä valintanauhassa, joten
komentojen löytäminen ja käyttäminen on helppoa.
4
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 asetukset 1 / 3
• Outlook 2010 sähköposti –sovelluksen asetukset löytyvät
Tiedosto  Asetukset
• Tiedosto-välilehdeltä löytyy myös esim. Automaattiset
vastaukset (poissa-tilan hallinta, katso diat 52 - 55) sekä
Puhdistustyökalut (katso dia 57)
5
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 asetukset 2 / 3
Tiedosto  Asetukset –ikkunasta löytyy itse määriteltävät
Oultook 2010 –ohjelman asetukset
• Yleiset: Muokkaa esim. sovelluksen värimallia
• Sähköposti: Oletusfontit (katso dia 9), oikeinkirjoituksen
tarkistus, merkkiäänet, seuranta, yms.
• Kalenteri: työaika ja –päivät, oletusmuistutuksen aika,
juhlapäivät
• Yhteystiedot: Koko nimen järjestys
• Tehtävät: Muistutuksien oletusaika, automaattiset tilaraportit
• Muistilaput ja päivyri: Muistilappujen väri ja fontti
• Etsi: Windows etsinnän (Windows search) Outlook-säilöt,
tuloksien kohteista
6
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 asetukset 3 / 3
• Matkapuhelin: erikseen tilattava, maksullinen palvelu
• Kieli: oikeinkirjoituksen, yms. Määritykset
• Lisäasetukset: Outlookin ulkonäkö, merkkiäänet, RSSsyötteet, yms.
• Muokkaa valintanauhaa ja Pikatyökalurivi: valikoiden
määrittely
7
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oletustekstityylien muotoilu 1 / 2
• Voit muotoilla oletuskirjasimet
– Uusille viesteille
– Vastatuille / välitetyille viesteille
– Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille
teksteille
– Merkki muokatulle tekstille
8
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oletustekstityylien muotoilu 2 / 2
• Valitse Tiedosto  Asetukset  Sähköposti  Taustamallit ja
fontit
• Määrittele fontti uudelle viestille sekä vastatuille ja
välitetyille viesteille
– Huomioi mahdolliset yrityskohtaiset ohjeistukset
9
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Otsikkokentät 1 / 2
 Otsikkokenttien paikkaa voi muuttaa siirtämällä otsikkokenttä
haluttuun kohtaan
 Tartu hiirellä kiinni siirrettävään otsikkokenttään ja vedä ja
pudota (drag and drop) se haluttuun kohtaan
 Punaiset nuolet osoittavat kohtaa, johon kyseinen
otsikkokenttä on siirtymässä
10
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Otsikkokentät 2 / 2
 Otsikkokenttien leveyttä voi muuttaa viemällä hiiren osoittimen
kahden otsikkokentän väliin niin, että hiiren osoitin muuttuu
kaksipäiseksi nuoleksi
 Paina hiiren ykköspainike alas ja venytä / kavenna otsikkokenttä
haluamasi levyiseksi
11
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Otsikkokenttien lisäys ja poisto
• Voit lisätä ja poistaa otsikkokenttiä valitsemalla Näytä 
Nykyinen näkymä  Näkymän asetukset  Sarakkeet
Kaavio 1d
Kaavio 1e
Kaavio 1f
12
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Ilmoitus saapuneesta sähköpostista
• Voit määritellä miten sinulle ilmoitetaan saapuneesta
sähköpostista
• Valitse Tiedosto  Sähköposti  Viestin saapuminen
• Määritelle millaisen ilmoituksen haluat uudesta
sähköpostista
• Tallenna valitsemalla OK
13
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien lajittelu
• Voit järjestää viestit haluamasi otsikkokentän mukaan
napsauttamalla kyseistä kenttää hiirellä.
• Ensimmäinen napsautus järjestää viestit laskevassa
järjestyksessä, toinen nousevassa
Kaavio 1d
Kaavio 1e
Kaavio 1f
14
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Väriluokittelu
• Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä
toisiinsa liittyviä kohteita.
• Valitse viesti, johon haluat lisätä väriluokan ja napsauta
hiiren kakkospainikkeella
• Haluttu luokka voidaan määritellä ns. pikavalinnaksi. Se
mahdollistaa viestien luokittelun yhdellä napsautuksella
Luokat-kentässä.
15
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Väriluokan näkyminen
16
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook tänään –näkymä
• Näkymän saa auki napsauttamalla kansionluettelon alussa
omaa postilaatikkoa. Outlook tänään –näkymän voi valita
myös aloitusnäkymäksi.
17
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
17
Outlook 2010 Sähköposti
18
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Sähköpostinäkymän muokkaus
• Sähköpostinäkymää voit muokata Näytä-välilehden
Nykyinen näkymä ja Asettelu –ryhmissä
19
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikatoiminnot 1 / 2
• Aloitus  Pikatoiminnot –ryhmässä on valmiina käyttäjien
useimmin käyttämiä toimintoja ”yhden napin takana”
• Voit muokata pikatoiminnot itsellesi sopivaksi tai tehdä
uusia pikatoimintoja
20
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikatoiminnot 2 / 2
• Esimerkki: Siirrä-pikatoiminto
– Napsauta toimintokuvaketta
– Määrittele pikatoiminnon
määritykset
– Anna pikatoiminnolle nimi
– Määrittele mihin kansioon
valittu viesti siirretään
– Määrittele merkitäänkö siirretty viesti luetuksi
– Asetukset-valikosta löytyy lisämäärityksiä, esim.
viestin luokittelu, jäljitys, luo tehtävä jne
21
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Uusi sähköposti
22
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestin lähettäminen
•
•
•
Napsauta valintanauhan Aloitus-välilehdellä
Uusi sähköpostiviesti –painiketta.
Tyhjä sähköposti aukeaa
Vastaanottajan voi lisätä joko napsauttamalla Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio
-painiketta, jolloin osoitekirja aukeaa tai
kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen
–
–
23
Kertaalleen käytetty sähköpostiosoite tallentuu Outlookin muistiin,
joten jos olet joskus lähettänyt vastaanottajalle
sähköpostia, Outlook
ehdottaa vastaanottajan
osoitetta
Oikean osoitteen voit valita
nuolinäppäimilla ja enterillä
tai napsauttamalla hiirellä
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Liitetiedoston lisäys
• Jos haluat liittää viestiin tiedoston, valitse Sisällytäryhmästä oikea vaihtoehto
– Liitä tiedosto
– Liitä kohde = liitä Outlook-kohde, esimerkiksi käyntikortti
(yhteystieto) tai viesti
24
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Piilokopio-kentän lisäys
• Piilokopio-kentän saa näkyviin valitsemalla sähköpostissa
Asetukset  Näytä kentät  Piilokopio
• Kenttä tulee jatkossa näkyviin kaikkiin uusiin
sähköposteihin
25
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Tekstin muotoilu
• Outlook 2010 käyttää tekstin muotoilussa Wordin
tekstieditoria. Tekstin muotoilu siis tapahtuu samoin kuin
Wordissä
• Tekstin muokkaustoiminnot löytyvät Viesti  Perusteksti
26
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oletustekstityylien muotoilu
• Voit muotoilla oletuskirjasimet
– Uusille viesteille
– Vastatuille / välitetyille viesteille
– Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille
teksteille
– Merkki muokatulle tekstille
27
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hyperlinkin lisäys 1 / 2
• Voit lisätä viestiin tai allekirjoitukseen hyperlinkin.
• Valitse Lisää  Linkit  Hyperlinkki
• Valitse Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu  Selatut sivut
28
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hyperlinkin lisäys 2 / 2
• Kirjoita hyperlinkin osoite Osoite-kenttään tai etsi se listalta
• Näytettävä teksti –kenttään voit määritellä tekstin, joka
hyperlinkissä näkyy
29
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien seuranta 1 / 2
• Voit määritellä kaikille lähettämillesi viesteille luku- tai toimituskuittauksen
• Valitse Tiedosto  Asetukset 
Sähköposti  Seuranta
• Toinen Outlook-serveri toimittaa
sinulle kuittauksen kun viesti on
toimitettu vastaanottajan
saapuneet-laatikkoon
30
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien seuranta 2 / 2
• Jos pyydät viestistä lukukuittauksen, viestin
vastaanottajalta kysytään haluaako hän
lähettää lukukuittauksen ja halutessaan voi
kieltää kuittauksen toimituksen
– Kuittaus ei siis ole täysin luotettava
• Kuittaus voidaan pyytää myös
viestikohtaisesti sähköpostiviestissä Asetukset  Seuranta
31
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestin merkitseminen seurantaan
• Voit merkitä viestin seurantaan
(muistutus) joko vain itsellesi, vain
vastaanottajalle tai molemmille
• Valitse viestissä Viestit 
Tunnisteet  Seuranta
• Valitse merkinnän tyyppi
Merkintä-luettelosta.
• Oletusasetusten mukaan muistutus
liitetään tehtävään. Jos haluat
käyttää merkintää ilman muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun
valinta.
• Saapuneet-kansiossa olevan viestin voi merkitä itselleen
muistutukseksi napsauttamalla viestiä hiiren
kaksoispainikkeella ja valitsemalla Seuranta
22.9.2011
32
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Äänestyspainikkeet
• Äänestyspainikkeet löytyvät viestin Asetukset  Seuranta
–ryhmästä
• Jos haluat tehdä omat vastausvaihtoehdot, valitse
Mukautettu
• Vastausvaihtoehdot erotellaan puolipisteellä.
33
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Vastaaminen äänestyspainikkeilla
• Viestin vastaanottaja löytää äänestyskohteet viestin vastaaryhmästä
• Äänestysvastausten vastaanottaja saa vastaukset
sähköposteina
34
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Ajastetut lähetykset
• Voit lähettää sähköpostin
ajastetusti
• Avaa lähetettävän viestin Asetukset
 Seuranta-ryhmän valintaikkunan
avain
• Määrittele Toimitusasetukset
haluamasi mukaan
• Huom! Sinulla tulee olla yhteys
sähköpostipalvelimeen kun viestin
lähetysaika tulee, muuten se ei
lähde.
35
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Saapunut sähköposti
36
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Saapunut sähköposti
• Kun saat uuden sähköpostin saat siitä määritystesi
mukaisen (katso dia 13) ilmoituksen
• Avaamaton sähköposti näkyy sähköpostiluettelossasi
suljettu kirjekuorisymbolilla ja lihavoidulla tekstillä
37
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Sähköpostin käsittely
• Sähköpostin avaat kaksoisnapsauttamalla sitä
• Viesti  Vastaa –ryhmästä
löytyvät painikkeet viestiin
vastaamiselle ja sen välittämiselle
edelleen
– Huomioi Vastaa ja Vastaa kaikille –toiminteiden ero
– Jos jakelulistalla on muita vastaanottajia kuin sinä
– Valitset Vastaa, menee vastaus vain viestin
lähettäneelle kontaktille
– Valitset Vastaa kaikille, menee vastaus koko jakeluryhmälle
• Ei kuitenkaan mahdollisille
piilokopiovastaanottajille
38
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Liitetiedoston avaus tai tallennus
• Jos saamassasi viestissä on liitetiedosto, näkyy sen nimi ja
tiedoston tyyppi viestin otsikkotietojen alapuolella
• Voit avata tai tallentaa liitetiedoston kaksoisnapsauttamalla
sitä, jolloin sinulle aukeaa valintaruutu, jossa voit valita
haluatko avata vai tallentaa viestin
39
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoitus
40
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 1 / 4
• Kun olet luomassa allekirjoitusta, avaa uusi viesti ja valitse
Viesti  Sisällytä  Allekirjoitukset
41
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 2/4
• Valitse Uusi ja anna allekirjoitukselle nimi
• Kirjoita yhteystietosi
– Huomioi työnantajan antamat ohjeet allekirjoituksen sisällöstä ja
muodosta
• Jos haluat lisätä allekirjoitukseen hyperlinkin, napsauta
hyperlinkki-symbolia.
42
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 3/4
• Tallenna allekirjoituksesi napsauttamalla Tallenna
• Valitse lopuksi minkä allekirjoituksen haluat uusiin
viesteihin
ja vastattuihin / välitettyihin viesteihin
43
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Allekirjoituksen lisäys 4 / 4
• Jos haluat vaihtaa sähköpostiin jonkin muun kuin
oletusallekirjoituksen, valitse avoimessa sähköpostissa
Viesti  Sisällytä  Allekirjoitus ja valitse pudotusvalikosta
allekirjoitus, jonka haluat liittää viestiin
44
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 Yhteystiedot
ja Yhteystietoryhmät
45
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen näkymä
• Yhteystiedot saat näkyviin napsauttamalla
Outlookin vasemmalla alareunassa
Yhteystiedot
• Yhteystietonäkymää voit muuttaa valitsemalla
Näytä  Nykyinen näkymä  Vaihda näkymä
46
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen lisäys 1 / 2
• Uuden yhteystiedon voi lisätä saapuneesta tai lähetetystä
sähköpostista napsauttamalla kontaktin
sähköpostiosoitteen päällä hiiren oikealla painikkeella ja
valitsemalla Lisää Outlook yhteystietoihin
47
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen lisäys 2 / 2
• Uusi yhteystieto lisätään osoitekirjan puolella valitsemalla
Aloitus  Uusi yhteystieto
• Täytä kontaktin tiedot ja valitse Tallenna ja sulje
48
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietojen haku osoitekirjasta
• Omat yhteystiedot löytyvät kun napsautat
sähköpostiviestissä Vstaanottaja / Kopio / Piilokopiopainiketta ja valitset Osoitteisto  Yhteystiedot
49
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Yhteystietoryhmän luonti
• Aloita yhteystietoryhmän (jakelulista) luonti valitsemalla
Yhteystiedoissa Aloitus  Uusi  Uusi yhteystietoryhmä
• Anna yhteystietoryhmälle nimi.
• Yhteystietoryhmän kontaktit lisätään valitsemalla Jäsenet 
Lisää jäseniä
– Outlook-yhteystiedoista
avaa omat yhteystietosi
– Osoitteistosta avaa Outlookin
yhteisen osoitteiston
– Valitsemalla Uusi säköpostiyhteystieto lisäät kontakti, jota ei löydy
kummastaan osoitteistosta.
50
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Osoitekortin lähettäminen edelleen
• Voit lähettää omia osoitekorttejasi muille
• Valitse osoitekortti / -tit jotka haluat lähettää ja
napsauta hiiren kakkospainiketta
• Valitse Välitä.
• Lähetä normaalina sähköpostina
• Viestin vastaanottaja saa tallennettua
yhteystiedon omiin yhteystietoihinsa
avaamalla yhteystiedon ja tallentamalla
Tallenna ja sulje –valinnalla
51
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Automaattiset vastaukset
52
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Automaattiset vastaukset 1 / 3
• Ottamalla automaattiset vastaukset (ulkona-tila, poissa)
käyttöösi, lähetetään määrittelemäsi vastausviesti
kontakteille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia.
• Viesti lähetetään vain
kerran / lähettäjä
53
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Automaattiset vastaukset 2 / 3
• Valitse Tiedosto  Automaattiset vastaukset
• Napsauta hiirellä Lähetä automaattiset vastaukset
• Halutessasi voit määritellä
aikavälin, jolloin automaattiset
vastaukset lähetetään
• Halutessasi, esimerkiksi tietoturvan vuoksi, voit määritellä eri
vastaukset oman organisaation
sisältä (@samadomain.fi) ja ulkoa
tuleville lähetyksille
• Tallenna valitsemalla OK
54
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Automaattiset vastaukset 3 / 3
• Jos määrittelit automaattisille vastauksille lähetysajan, se
aktivoituu ja passivoituu automaattisesti
• Jos et määritellyt lähetysaikaa, näkyy
sähköpostisovelluksessasi huomautus siitä, että
automaattiset vastaukset ovat käytössä
• Voit poistaa automaattiset vastaukset valitsemalla Poista
käytöstä
55
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien hallinta
56
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kansioiden arkistointi
• Voit arkistoida kansioita
manuaalisesti.
• Valitse Tiedosto  Tiedot 
Puhdistustyökalut  Arkistoi…
• Määrittele arkistoitava kansio ja
napsauta OK
• Arkistokansiot tulevat näkyville
kansioluetteloon
57
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien järjestely
• Viestejä voi järjestellä myös luomalla ja siirtämällä viestejä
alikansioihin.
• Valitse kansio, jonka alle haluat luoda alikansion. Napsauta
hiiren kakkospainiketta
• Valitse Uusi kansio ja nimeä kansio.
58
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikahaku 1 / 2
•
•
•
•
59
Aktivoi kansio, johon haluat kohdistaa haun
Kirjoita Haku-kenttään hakuehto
Haku käynnistyy ns. geneerisenä hakuna välittömästi
Jos hakuehto esiintyy viestin otsikossa, se korostetaan
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikahaku 2 / 2
• Kun aktivoit haku-ruudun, aukeaa Hakutyökalut-välilehti
• Hakutyökalut  Tarkenna –ryhmässä voit tarkentaa hakua
esim. aiheen, saapumis-/lähettämisajankohdan tai
luokittelun mukaan
• Viimeiset kymmenen hakua tallentuu Hakutyökalut 
Asetukset  Viimeisimmät haut –toimintoon
60
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hakukansio 1 / 2
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella hakukansiot-kansion
päällä.
• Etsi valikosta oikea hakuehto
• Mikäli oikeaa hakuehtoa ei löydy tai haluat tehdä
mukautetun haun selaa valikon loppuun ja valitse Luo
mukautettu hakukansio.
• Napsauta Valitse
61
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Hakukansio 2/2
• Anna kansiolle nimi ja määrittele
hakurajaus valitsemalla Ehdot.
• Jos haluat hakukansion pitävän
sisällään tiettyjä väriluokkia,
valitse Hakukansion ehdot –
ikkunassa Lisää vaihtoehtoja  Luokat
• Luotu hakukansio tulee kansioluetteloon
Search Folders –kansion alapuolelle.
• Hakukansion voi poistaa, kansion sisältämiä
viestejä ei poisteta vaan ne säilyvät
alkuperäisissä kansioissa
62
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Säännöt
63
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Säännöt
• Sääntöjen avulla voit määritellä saamillesi tai lähettämillesi
sähköposteille erilaisia toimintoja
• Ehtoja toiminnoille voi olla useita erilaisia
– Voit myös määritellä säännöille poikkeuksia
• Säännöt ovat joko järjestämis- (Pidä asiat järjestyksessä) tai
ilmoitussääntöjä (Pysy ajan tasalla)
64
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä – lähetä aina
vastaus kaikkiin minulle lähetettyihin
sähköposteihin
•
•
•
•
•
65
Valitse Tiedosto  Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta
Valitse Uusi sääntö
Valitse Aloita tyhjästä säännöstä
Valitse Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä
Valitse Next
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä 2 / 4
• Valitse ehdot, joiden haluat viestin
täyttävän ennen kuin tekemäsi
sääntö toteutetaan
– Esimerkiksi Lähetetty vain
minulle tai Kun nimeni on
Vastaanottaja-ruudussa
– Joissakin ehdoissa Vaihe 2
–ruutuun tulee sinisellä
allaviivattu säännön osa
– Napsauttamalla säännön
osaa, pääset määrittelemään sen sisällön.
Esimerkki: Merkintä tärkeys
• Valitse Next
66
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä 3 / 4
• Määrittele mitä viestille tehdään
– Esimerkiksi lähetetään edelleen toiseen postilaatikkoon tai
lähetetään automaattivastaus
• Määrittele mahdolliset Vaiheen kaksi säännön kuvaukset
• Napsauta Next
67
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Esimerkki säännöstä 4 / 4
• Määrittele mahdolliset poikkeukset sääntöihin
– Esimerkiksi tietyltä lähettäjältä tulleet viestit
• Valitse Next
• Anna säännölle nimi
• Valitse Finish
68
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Säännön poistaminen
• Säännön poistat valitsemalla Tiedosto  Sääntöjen ja
ilmoitusten hallinta
• Valitse sääntö, jonka halut poistaa
napsauttamalla sitä hiirellä
• Valitse Poista
• Sovellus kysyy haluatko varmasti
poistaa luomasi säännön
• Valitse Kyllä
• Valitse Apply ja OK
69
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 Kalenteri
70
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenteri
Kalenteri löytyy Outlookin
vasemmasta alareunasta
71
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterimerkinnän tekeminen
• Aloita kalenterimerkinnän teko siirtymällä kalenteriin ja
kaksoisnapsauttamalla hiirellä kalenterin oikeassa
ajankohdassa
• Kalenterimerkinnän voit määritellä olemaan Yksityinen tai
Toistuva
• Määrittele kalenterimerkinnälle Aihe, Sijainti, tarvittaessa
Aloitusaika sekä Päättymisaika
72
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterimerkinnän määritykset
• Jos merkitset kalenterimerkinnän yksityiseksi ,
(Tapaaminen  Tunnisteet  Yksityinen) näkyy merkintä
muille varattuna aikana, mutta he eivät näe tapaamisen
aihetta, paikkaa tai tekstikentän sisältöä
• Voit määritellä kalenterimerkinnän näkymään kalenterissasi
–
–
–
–
Käytettävissä
Varattu
Alustava
Poissa
• Myös väriluokat, Luokittele,
ovat käytettävissä kalenterimerkinnälle
73
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kokouskutsu 1 / 3
• Jos haluat kutsua kalenterivaraukseen muita osallistujia,
napsauta Kutsu osanottajat
• Osanottajien sähköpostiosoitteet lisätään kuten
sähköpostiviestiin
74
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kokouskutsu 2 / 3
• Huomioi kutsuttavissa mahdolliset resurssit, kuten
neuvotteluhuoneet ja tai laitteet.
– Resurssit on
lisättävä kutsuun
resursseina, jotta
varaus menisi
järjestelmään oikein
– Resurssi-valikon
saa auki napsauttamalla Vastaanottajapainiketta
• Lähetä kutsu napsauttamalla Lähetä
75
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kokouskutsu 3 / 3
• Uuden kalenterimerkinnän voi
tehdä myös suoraan sähköpostivälilehdeltä valitsemalla
Aloitus  Uudet kohteet
– Tapaaminen = avautuvaan
kalenterimerkintään ei automaattisesti aukeaVastaanottajakenttää
– Kokous = avautuvaan kalenterimerkintään aukeaa automaattisesti Vastaanottaja-kenttä
76
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Osallistujien saatavuus
Osallistujien saatavuus on
helpointa tarkistaa
Aikatauluavustajalla
77
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Lähetetyn kalenterikutsun seuranta
• Pystyt seuraamaan vastausten tilannetta
kahdella eri tavalla
• Kun joku lähettää sinulle hyväksynnän /
hylkäyksen kalenterikutsuun ja avaat saapuneen viestin, näet viestissä myös muiden
siihen mennessävastanneiden vastaukset
• Kokonaisuuden näet kun avaat
kalenterikutsun ja valitset
Kokous  Seuranta
78
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterikutsuun vastaaminen
• Kalenterikutsuun vastaat valitsemalla
–
–
–
–
Hyväksy
Alustava
Hylkää
Ehdota uutta aikaa
• Voit valita haluatko lähettää jonkin viestin
(muokkaa vastausta ennen lähettämistä)
ennen kuin vastaat kutsuun vai lähetätkö
pelkän tiedon osallistumisestasi.
• Samasta domainista (@samadomain.fi) tulleisiin
kalenterikutsuihin ei tarvitse lähettää vastausta, vaan tiedot
rekisteröityvät kutsujalle Tracking / Seuranta –välilehdelle
automaattisesti
79
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Oman kalenterinäkymän jakaminen
• Voit halutessasi / tarvittaessa antaa muille / jollekin oman
organisaation jäsenille mahdollisuuden nähdä kalenterisi
• Avaa kalenterinäkymä
• Valitse oma kalenterisi ja napsauta
sitä hiiren kakkospainikkeella
• Valitse Jakaminen  Kalenterin
käyttöoikeudet
• Avautuvassa ikkunassa valitse
Lisää ja hae osoitekirjasta kontakti,
jolle haluat antaa oikeudet nähdä
kalenterisi
• Määrittele käyttöoikeustaso ja tallenna valitsemalla Apply
80
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Jaetun kalenterinäkymän haku
• Kun joku muu on antanut sinulle oikeuden nähdä
kalenterinsa
ja ensimmäisen kerran avaat kontaktin kalenterin, avaa
kalenterinäkymä ja valitse Aloitus  Kalenterien hallinta 
Avaa kalenteri  Osotteistosta / Avaa jaettu kalenteri
81
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenteriryhmän luominen
• Jos lähetät usein samalle ryhmälle kalenterivarauksia, voit
tehdä heistä kalenteriryhmän, jolloin saat yhdellä valinnalla
kaikkien ryhmään kuuluvien kontaktien osoite- ja tai
kalenteritiedot
• Avaa kalenteri
• Valitse Kalenterien hallinta 
Kalenteriryhmät  Luo uusi
kalenteriryhmä
• Anna kalenteriryhmälle nimi
• Valitse ryhmän kontaktit.
• Kontaktit voivat olla myös oman
domainin (@samadomain.fi) ulkopuolisia kontakteja.
– Huomioi että et kuitenkaan näe ulkopuolisten kontaktien kalenterimerkintöjä
82
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenteriryhmän käyttäminen
Kun haluat sopia kalenteriryhmän kanssa palaverin, toimi
seuraavasti
• Valitse kalenteriryhmä napsauttamalla sitä hiirellä
– Jos et kutsu kaikkia ryhmän jäseniä poista valinta
ei-kutsuttavan jäsenen nimen edestä
• Valitse Aloitus  Uusi  Uusi kokous  Uusi kokous kaikkien
kanssa
• Tee kalenterivaraus normaalisti
83
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Päällekkäiset kalenterinäkymät
• Valitse kalenterit, joita haluat tarkastella
• Napsauta toisen kalenterin vasemmassa yläkulmassa
olevaa nuolta jolloin saat päällekkäisen
näkymän
• Kalenterimerkinnät näkyvät käyttäjäkohtaisilla väreillä
84
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Kalenterinäkymän lähettäminen
• Voit lähettää oman kalenterinäkymäsi sähköpostitse.
• Valitse Jakaminen  Lähetä kalenteri sähköpostitse
• Valitse
– Miltä ajalta kalenteri lähetetään
– Mitä tietoja kalenterissa
näytetään
– Näytetäänkö vain erikseen
määriteltynä työaikana olevat
merkinnät
– Työajat määritellään Tiedosto  Asetukset  Kalenteri
85
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viikkonumeroiden näkyminen
• Viikkojen numerot näkyvät vain kuukausinäkymässä.
• Viikkonumerot saa lisättyä kuukausinäkymään ja
päiväyskaavioon valitsemalla Tiedosto  Asetukset 
Kalenteri  Näyttöaetukset ja valitsemalla Näytä viikkojen
numerot kuukausinäkymässä ja päiväyskaaviossa
86
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Juhlapäivien näkyminen kalenterissa
• Juhlapäivät saa lisättyä kalenteriin valitsemalla Tiedosto 
Asetukset  Kalenteri  Kalenterin asetukset  Lisää
juhlapäivät
• Valitse avautuvasta listasta ne valtiot, joiden pyhäpäivät
haluat lisätä kalenteriisi
87
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Viestien tarkastelu yhteystiedoista
• Avaa kontaktin yhteystiedot kaksoisnapsautuksella
• Valitsemalla Näytä  Toimet voit tarkastella kaikkea
kontaktin kanssa tapahtunutta viestin vaihtoa
88
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Pikaviestintä
• Näet Tehtävät-palkissa kaikki pikaviestintäyhteytesi
• Kun viet hiiren osoittimen kontaktin päälle näet kaikki eri
mahdollisuudet olla yhteydessä kontaktiin
89
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Outlook 2010 Tehtävät
90
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Tehtävän lisäys
• Tehtävät löytyvät Outlookin vasemmasta
alanurkasta
• Lisää tehtävä napsauttamalla Kirjoita uusi
tehtävä –kenttää ja kirjoita tehtävälle otsikko
91
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen
Tehtävän lisäys
• Kaksoisnapsauttamalla tehtävää pääset määrittelemään
sille mm.
–
–
–
–
–
92
Aloitus- ja määräpäivän
Tehtävän tilan
Tärkeyden (Priority)
Valmiusasteen
Muistutusajankohdan
22.9.2011
Salcom Group Oy / H. Pikkarainen