Lync
Pikaohje
Error! Use the Home tab to apply Otsikko 1 to the text that you want to appear
here.
www.salcom.fi
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
1 (20)
SISÄLLYSLUETTELO
Lync ....................................................................................................................................................1
Yhteystietoluettelo ............................................................................................................................2
Yhteystietojen lajittelu ryhmiin ..........................................................................................................3
Yhteystietoryhmän käyttö ja poistaminen..........................................................................................3
Oman tila ja sijainti ...........................................................................................................................4
Tavoitettavuustiedot .........................................................................................................................5
Yhteyden ottaminen muihin ..............................................................................................................6
Oikeustasot ......................................................................................................................................7
Valikot ..............................................................................................................................................7
Pikaviestien lähettäminen .................................................................................................................8
Pikaviestineuvottelun aloittaminen ....................................................................................................9
Toiminnot keskusteluissa ja kokouksissa .......................................................................................9
Soittaminen ja videokeskustelut .......................................................................................................9
Tiedostojen lähettäminen .................................................................................................................9
Tiedoston lähettäminen kahdenkeskisessä keskustelussa .............................................................10
Tiedoston lähettäminen kokouksen osallistujalle ............................................................................10
Sisällön jakaminen .........................................................................................................................10
Hallinnan ottaminen jaetussa sisällössä .........................................................................................11
Kokoukset ........................................................................................................................................12
Kokouksen asetukset .....................................................................................................................12
Kokoukseen osallistuminen ............................................................................................................14
Kokouksen äänet............................................................................................................................14
Pikakokous .....................................................................................................................................14
Henkilöiden lisääminen kokoukseen ...............................................................................................15
Kokouksen tallentaminen ...............................................................................................................16
Asetuksia ..........................................................................................................................................18
Vastaanotettujen tiedostojen tallennus ...........................................................................................18
Ääniasetukset .................................................................................................................................18
Oma kuva .......................................................................................................................................19
Lyncin käynnistäminen automaattisesti ..........................................................................................19
Oman tilin tietojen tarkistaminen .....................................................................................................19
Outlookin pikaviestiominaisuudet ..................................................................................................20
Sähköpostin lähettäminen pikaviesti-istunnosta..............................................................................20
Pikaviestin lähettäminen sähköpostin kautta ..................................................................................20
Outlookin Keskusteluhistoria-kansion käyttäminen .........................................................................20
Keskusteluhistoria-kansion tarkasteleminen ...................................................................................20
COPYRIGHT © Salcom Group Oy
Materiaalin osittainenkin kopiointi on kielletty ilman Salcom Group Oy:n kirjallista lupaa. Tämä
materiaali on tarkoitettu ainoastaan jaettavaksi Salcom Group Oy:n koulutuksessa
henkilökohtaiseen käyttöön.
EHa / 25.1.2011
LYNC
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
2 (20)
LYNC
Lync sisältää pikaviestintä- ja tavoitettavuustoiminnot, joilla organisaation työntekijät
voivat viestiä toistensa kanssa reaaliajassa niin kirjoittamalla kuin käyttämällä ääni- ja
videoyhteyttä. Tavoittavuustilaa hyödyntämällä työntekijät voivat tarkistaa, onko kollega
käytettävissä, kun tarvitaan välittömästi neuvoja tai on tehtävä tärkeä päätös, ja jos näin,
he voivat ottaa nopeasti yhteyden luotettavalla ja suojatuilla pikaviestintäratkaisuilla.
Lync käyttää tehokkaasti hyödykseen Microsoft SharePoint- ympäristöä ja osaakin
päivittää tietoja käyttäjän omalta SharePoint-sivulta suoraan Lynciin. Samaten Outlook
ja Lync vaihtavat tietoja, kuten käyttäjän saatavilla oleminen poimitaan automaattisesti
Outlookin kalenteritapahtumista. Lync mahdollistaa myös kokousten pitämisen ja korvaa
LiveMeeting-työkalut.
Yhteystietoluettelo
Yhteystietoluettelo on luettelo henkilöistä, joiden kanssa olet usein yhteydessä. Kun
käytät Lynciä, sinun on muodostettava yhteystietoluettelo. Yhteystiedon vieressä
näkevästä väristä voi päätellä kyseisen henkilön tavoitettavuuden (Käytettävissä, ym.)
1. Mitä tapahtuu tänään. Tähän
kenttään voi kirjoittaa
vapaamuotoisesti statuksen. Tämä
tieto noudetaan automaattisesti
Sharepointin omalta sivulta.
2. Käyttäjän kuva. Päivitetään myös
SharePointista.
3. Käyttäjän nimi, tila ja sijainti.
4. Valikot
5. Yhteystietoluettelo. Näyttää käyttäjän
yhteystiedot.
6. Yhteystietojen tapahtumat. Näyttää
yhteystietojen ja itsensä
viimeaikaiset tilapäivitykset ja
toiminnot.
7. Avoimet keskustelut
8. Yhteystietojen hakukenttä.
Mahdollistaa muiden käyttäjien haun
ja lisäämisen omiin yhteystietoihin
9. Usein käytettyjen yhteystietojen
luettelo
10. Muut yhteystiedot ja mahdolliset
muut yhteystietoryhmät. Käytetyt ja
tallennetut yhteystiedot löytyvät
näiden ryhmien alta.
Toiminto
LYNC
Yhteyshenkilön etsiminen
Kirjoita hakuruutuun henkilön nimi tai
sähköpostiosoite.
Yhteystiedon tai
jakeluryhmän lisääminen
yhteystietoluetteloon
Kirjoita henkilön tai jakeluryhmän nimi hakuruutuun
ja vedä nimi Haun tulokset -ruudusta
yhteystietoluetteloon.
Henkilön yhteystietokortin
tarkasteleminen
Napsauta henkilön tavoitettavuustietopainiketta.
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
3 (20)
Yhteystietojen lajittelu ryhmiin
Lynciin voi luoda ryhmiä yhteystietojen hallintaa helpottamaan.Ryhmän voi luoda
samalla toiminnolla, jolla henkilö liitettäisiin ryhmään.
Hiiren kursori siirretään halutun
yhteystiedon päälle ja
napsautetaan näkyvää +painiketta. Jos ryhmää ei ole
luotu, voidaan valita Lisää uuteen
ryhmään ja määrittää ryhmän
tiedot.
Ryhmään määritetyt käyttäjät
näkyvät jatkossa kyseisen ryhmän
sisällä. Ryhmän voi pienentää ja
palauttaa napsauttamalla pientä
nuolta ryhmän nimen vieressä.
Lisäksi ryhmän kaikille jäsenille
voi soittaa tai lähettää viestejä
helposti: soittopainike näkyy
ryhmän nimen vieressä ja ryhmän
nimeä hiiren kakkospainikkeella
napsauttamalla saadaan esiin
muita toimintoja.
Kun jokin ryhmä on kerran
muodostettu, voi muita lisätä
siihen helposti: kyseinen ryhmä
näkyy suoraan +-valikon alla.
Yhteystietoryhmän käyttö ja poistaminen
Ryhmän jäsenten kanssa voi aloittaa
erilaisia aktiviteetteja napsauttamalla
hiiren kakkospainikkeella ryhmän
nimeä. Avautuvasta valikosta
voidaan:
1. Aloittaa erilaisia yhteydenpitoja
koko ryhmän kanssa
2. Siirtää ryhmän sijaintia ylös ja
alas.
3. Poistaa ryhmä
4. Luoda uusi ryhmä.
LYNC
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
4 (20)
Oman tila ja sijainti
Oman tilan voi määrittää tarvittaessa napsauttamalla
omaa tilaansa Lyncin pääikkunassa. Mikäli tilaa ei
erikseen määritetä, haetaan tilatiedot Outlookin
kalenterimerkintöjen mukaan. Näin kalenterissa
olevan tapahtuman aikana käyttäjä näkyy
automaattisesti kalenterimerkinnän mukaisessa
tilassa. Tilaa voi kuitenkin vaihtaa myös
manuaalisesti.
Jos tilaa muuttaa käsin, voi sen palauttaa kalenterin
mukaiseksi valitsemalla tilaksi Palauta tila.
Tilan lisäksi käyttäjät voivat määrittää myös
sijaintinsa. Sijainti määritetään tilan alapuolella olevaa
sijaintia napsauttamalla. Jos sijaintikenttään kirjoittaa
vapaamuotoisen sijainnin (esim. ”kotitoimistolla” tai
”hotellissa”) jäävät nämä valittaviksi myöhempää
käyttöä varten.
LYNC
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
5 (20)
Tavoitettavuustiedot
Jokaisella yhteyshenkilöllä on tavoitettavuustietopainike, josta näkee yhteyshenkilön
tilan. Yhteyshenkilön tavoitettavuustietopainikkeen väri vaihtelee tilan mukaan.
Kuvake /
Tilateksti
Kuvaus
Yhteyshenkilö on online-tilassa ja voi osallistua keskusteluihin. Käyttäjä
voi asettaa tämän tilan manuaalisesti.
Käytettävissä
Varattu
Puhelu käynnissä
Neuvottelussa
Kokouksessa
Yhteyshenkilö on käytettävissä, mutta osallisena toisessa toiminnossa.
Toimintoja ovat:
 Puhelu käynnissä Yhteyshenkilö on puhelimessa tai osallistuu
ääni- tai videokeskusteluun.
 Neuvottelussa Yhteyshenkilö on usean osapuolen
keskustelussa puhelimen, äänen tai videon avulla.
 Kokouksessa Office Outlook -kalenteri osoittaa, että
yhteyshenkilö on ajoitetussa kokouksessa.
Käyttäjä voi asettaa tämän tavoitettavuustilan manuaalisesti.
Ei saa häiritä
Poissa
Tämä yhteyshenkilön tila näkyy, jos yhteyshenkilö on asettanut sinulle
muun kuin Ryhmä-oikeustason ja seuraava ehto täyttyy:
Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Ei saa häiritä.
Yhteyshenkilö ei ole todennäköisesti käytettävissä. Tila näkyy
seuraavista syistä:
 Yhteyshenkilön tietokoneessa ei ole suoritettu toimia määritetyn
ajan kuluessa (oletusarvo 15 minuuttia).
 Yhteyshenkilön Office Outlook -kalenterin tai Poissa toimistosta avustajan mukaan henkilö on poissa toimistosta.
 Yhteyshenkilö on tilapäisesti varattu. Kun yhteyshenkilö alkaa
jälleen käyttää tietokonettaan, Lync palauttaa tavoitettavuustilan
automaattisesti oikeaan tilaan.
 Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Poissa.
Kontakti ei ole työpaikalla.
Ei töissä
Offline-tilassa
Ei
tavoitettavuustietoj
a
Yhteyshenkilö ei ole käytettävissä. Tila näkyy seuraavista syistä:
Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Näkyminen muille
offline-tilana. (Näkyminen muille offline-tilana ei ole käytettävissä
oletusarvon mukaan. Järjestelmänvalvojan on otettava se käyttöön
organisaatiolle ryhmäkäytännön avulla: EnableAppearOffline.)
Lync ei ole käynnissä yhteyshenkilön tietokoneessa, tai yhteyshenkilö ei
ole kirjautunut sisään.
Yhteyshenkilö on estänyt tavoitettavuustilansa näkymisen sinulle.
Lync ei voi määrittää yhteyshenkilön tilaa. Tämä tila johtuu yleensä siitä,
että yhteyshenkilön tavoitettavuustila on tallennettu toiseen
tietokonejärjestelmään (esimerkiksi sellaisen organisaation
järjestelmään, joka ei ole organisaation ulkopuolinen kumppani).
Tämä painike näkyy yhteystietoluettelossa estämäsi yhteyshenkilön
nimen vieressä. Estämillesi henkilöille tilasi näkyy offline-tilana.
Estetty
LYNC
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
6 (20)
Yhteyden ottaminen muihin
Kullakin yhteystietoluettelon yhteyshenkilöllä on tavoitettavuustietopainike sekä tilateksti,
joka ilmaisee henkilön tavoitettavuuden ja viestintähalukkuuden. Voit käyttää
tavoitettavuustietopainikkeen ilmaisemaa tilaa yhteyshenkilölle parhaiten sopivan
yhteydenottotavan selvittämisessä. Lyncissa on useita viestintätapoja. Esimerkiksi
napsauttamalla Soita-painiketta voit soittaa yhdellä napsautuksella tai napsauttamalla
tavoitettavuustilapainiketta saat lisätietoja yhteyshenkilöstä tai viestintävaihtoehtoja.
Käyttäjän tiedot saa auki napsauttamalla
käyttäjän nimeä Lyncin yhteystiedoissa.
1. Yhteyshenkilön tila
2. Yhteyshenkilön nimi ja status
3. Yhteydenottokeinot
4. Lisätiedot paljastava valikko
Toiminto
LYNC
Yhteyshenkilön
tavoitettavuuden
määrittäminen
Tarkastele henkilön tavoitettavuustietopainiketta ja
tavoitettavuustilaa.
Henkilön
yhteystietokortin
tarkasteleminen
Napsauta henkilön tavoitettavuustietopainiketta.
Yhteydenpitotapojen
tarkasteleminen
Napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella
yhteystietoluettelossa.
Soittovaihtoehtojen
tarkasteleminen
Napsauta yhteyshenkilön Soita-painikkeen oikealla puolella
olevaa nuolta.
Ilmoituksen saaminen
yhteyshenkilön
tavoitettavuuden
muuttumisesta
Napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella
yhteystietoluettelossa ja valitse Merkitse
tilanmuutosilmoituksia varten. Kun yhteyshenkilön tila
muuttuu, saat siitä ilmoituksen työpöydälle.
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
7 (20)
Oikeustasot
Valittu kontakti on
määritetty
Työtoverit-tasolle
Lyncin oikeustasojen avulla voit
valvoa, mitä tavoitettavuustietoja
muut käyttäjät näkevät. Saatat
esimerkiksi haluta antaa
matkapuhelinnumerosi vain
tiettyjen työtovereidesi käyttöön.
Matkapuhelinnumero annetaan
yhteyshenkilön käyttöön
kohdistamalla yhteyshenkilölle
Työyhmä -oikeustaso.
Seuraavassa taulukossa on
lueteltu Lyncin oikeustasot ja
tavoitettavuusmääritteet, jotka
näkyvät kunkin oikeustason
yhteyshenkilöille.
Vaihtoehto
Toimet
Henkilön oikeustason
muuttaminen
Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella,
valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse taso. Voit myös
vetää yhteystiedon oikeustasoryhmään, jos tarkastelet
yhteystietoluetteloa oikeustasojen mukaan ryhmiteltynä.
Yhteydenoton
estäminen henkilöltä
Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella
yhteystietoluettelossa, valitse Muuta tietosuojatasoa ja
valitse Estetty.
Luettelon luominen
yhteyshenkilöistä,
jotka saavat yhteyden
Ei saa häiritä -tilasta
riippumatta
Määritä Työryhmä-oikeustasoon ne yhteyshenkilöt, jotka
saavat ottaa yhteyttä silloin, kun tavoitettavuustilaksesi on
määritetty Ei saa häiritä.
Valikot
Lyncin toiminnot löytyvät -valikon alta. Jos valikko tuntuu hankalalta, voi kyseisestä
valikosta valita komennon Näytä valikkorivi. Tämä tuo -valikon valikot erillisiksi
valikoiksi Lync-ikkunan ylälaitaan.
LYNC
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
8 (20)
Pikaviestien lähettäminen
Lyncissa voit aloittaa pikaviesti-istunnon yhden yhteyshenkilön, useiden
yhteyshenkilöiden tai ryhmän kanssa. Voit aloittaa pikaviesti-istunnon
kaksoisnapsauttamalla yhteystietoluettelossa olevaa yhteyshenkilön nimeä.
Toiminto
LYNC
Pikaviestin
lähettäminen
Kaksoisnapsauta yhteyshenkilöä yhteystietoluettelossa, kirjoita
viesti ja paina ENTER-näppäintä lähettääksesi se.
Hymiön
lisääminen
Aseta hiiren kohdistin paikkaan, johon
haluat lisätä hymiön, napsauta
hymiöpainiketta ja valitse hymiö.
Pikaviestin
lähettäminen
ryhmälle
Pidä CTRL-näppäin alhaalla ja valitse useita yhteystietoja. Napsauta
viimeksi valitsemaasi
yhteystietoa hiiren
kakkospainikkeella ja valitse
Lähetä pikaviesti tai paina
ENTER-näppäintä. Voit myös
napsauttaa ryhmää hiiren
kakkospainikkeella ja valita
sitten Lähetä pikaviesti. Voit
myös lisätä avoimeen
keskusteluun uusia henkilöitä
avoimen keskustelun
oikeasta yläkulmasta.
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
9 (20)
Pikaviestineuvottelun aloittaminen
Pikaviestejä voi myös vaihtaa ryhmien kanssa.
Useita kohteita voidaan kutsua samaan
keskusteluun.
Pikaviestikokouksen aloittaminen useiden
yhteyshenkilöiden kanssa
Pidä CTRL-näppäintä alhaalla ja valitse
yhteystietoluettelosta yhteyshenkilöt, jotka
haluat kutsua. Napsauta viimeistä yhteystietoa
hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä
pikaviesti. Kirjoita viesti muokkausalueelle ja
paina ENTER-näppäintä.
Pikaviestineuvottelun aloittaminen ryhmän
kanssa
Napsauta hiiren kakkospainikkeella
yhteystietoluettelon ryhmän nimeä ja valitse
Lähetä pikaviesti. Kirjoita viesti
muokkausalueelle ja paina sitten ENTERnäppäintä.
TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA
Soittaminen ja videokeskustelut
Lync mahdollistaa käyttäjien keskeiset puhelinkeskustelut ja tietysti
pikaviestikeskustelun voi muuttaa helposti puheluksi
Pikaviestikeskustelun aikana kohdehenkilölle voi
soittaa napsauttamalla Soita-painiketta. Haluttu
soittamistapa voidaan valita napsauttamalla
alasvetonuolta Soita-valikon vieressä.
Videopuhelu alkaa samaan tapaan,
napsauttamalla Video-painiketta.
Tiedostojen lähettäminen
Vedä lähetettävä tiedosto (tai lähetettävät tiedostot) hiiren avulla Windowsin
kansiosijainnista yhteystietoluettelon yhteyshenkilön päälle. Kun pudotat tiedoston,
tiedostonsiirtokutsu lähetetään vastaanottajalle. Jos vastaanottaja hyväksyy siirron,
näyttöön tulee Tiedoston <tiedoston nimi> siirto on suoritettu -sanoma. Jos
vastaanottaja hylkää siirron, näyttöön tulee <käyttäjä> ei hyväksynyt tiedoston
<tiedoston nimi> siirtoa -sanoma.
TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
10 (20)
Tiedoston lähettäminen kahdenkeskisessä keskustelussa
Jos olet keskusteluyhteydessä (pikaviestikeskustelu, puhelu tai videoneuvottelu) jonkun
yhteyshenkilön kanssa, voit lähettää yhteyshenkilölle tiedoston (tai useita tiedostoja)
vetämällä tiedoston Keskustelu-ikkunaan. Huomaa, että tiedostoa
ei voi lähettää usealle yhteyshenkilölle.
Vedä lähetettävä tiedosto (tai lähetettävät tiedostot) hiiren avulla
Windowsin kansiosijainnista Keskustelu-ikkunaan. Kun siirto on
suoritettu, Keskustelu-ikkunaan tulee näkyviin Tiedoston
<tiedoston nimi> siirto on suoritettu -sanoma. Tiedoston voi
lähettää myös käyttämällä keskusteluikkunan oikeassa ylälaidassa
olevaa klemmarin kuvaketta.
Lync ei tue tiedoston lähettämistä ryhmälle tai useille yhteyshenkilöille.
Tiedoston lähettäminen kokouksen osallistujalle
Jos osallistut pikaviesti-, puhelin- tai videoneuvotteluun, voit lähettää tiedoston yhdelle
kokoukseen osallistuvalle.
Napsauta Keskustelu-ikkunassa kokouksen osallistujaluettelossa hiiren
kakkospainikkeella sen yhteyshenkilön nimeä, jolle haluat lähettää tiedoston, valitse
Lähetä tiedosto ja valitse sitten lähetettävä tiedosto.
Sisällön jakaminen
Pikaviestikeskustelun aikana käyttäjät voivat jakaa
keskenään useita resursseja:
 Työpöytä: näyttää keskustelun jäsenille jakavan
henkilön työpöydän.
 Ohjelma: näyttää keskustelun jäsenille tietyn
yksittäisen ohjelman
 PowerPoint-esitys: Mahdollistaa PowerPointesityksen pitämisen osallistujille
 Uusi luonnoslehtiö: vapaa piirros- ja kirjoitusalue
 Uusi kysely: näyttää keskustelijoille määritetyn
gallupin johon keskustelijat voivat ottaa kantaa.
Komennolla Näytä näyttämö-avautuu näyttämöalue,
jolla muut jaetut sisällöt tavallisesti näkyvät.
Jaetun ohjelman tai työpöydän tapauksessa, ylälaitaan ilmestyy palkki kertomaan
sisällön jaosta. Jakaminen voidaan myös lopettaa tämän palkin kautta.
Jaettu sisältö vaatii usein
hyväksynnän vastaanottajilta.
TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
11 (20)
Jaettu sisältö näkyy vastaanottajille näyttämöllä:
Hallinnan ottaminen jaetussa sisällössä
Kun sisältöä jaetaan keskustelussa tai neuvottelussa, voivat
muut osanottajat pyytää sisältöä hallintaansa esittäjältä,
esimerkiksi ongelmatilanteissa. Hallintapyyntö tehdään
keskusteluikkunan oikeasta yläkulmasta.
Kun hallintaa pyydetään, esittäjä saa siitä pyynnön ruudun
ylälaitaan:
Samasta palkista voidaan tarvittaessa poistaa annettu hallinta tai lopettaa sisällön
jakaminen.
TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
12 (20)
KOKOUKSET
Microsoft Outlook -neuvottelulaajennusta käyttämällä voit ajoittaa kokouksen, jonka
avulla voit jakaa sovelluksia, dioja, verkkosivuja, tekstisivuja tai virtuaalisen
luonnoslehtiön.
1. Avaa Microsoft Outlook
ja valitse Uusi onlinekokous tai Uudet
kohteet / Online
kokous
2. Käytä Outlookia osallistujien kutsumiseen ja kokouksen ajan ajoittamiseen. Määritä
kokous muuten kuten tavallinen kokous. Älä poista kokouksen sisällöstä valmiita
linkkejä, tai kokoukseen osallistuminen voi vaikeutua!
3.
4. Valitse Lähetä.
Kokouksen asetukset
Ennen lähettämistä, käyttäjällä on mahdollista muokata
Online-kokouksen asetuksia. Asetuksiin pääsee kokouksen
Kokous-välilehden Kokousasetukset painikkeella.
Asetuksissa on kaksi oleellista asetusryhmää: Käyttöoikeudet ja esittäjät ja Kutsun
kieli.
KOKOUKSET
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
13 (20)
Käyttöoikeudet ja esittäjät-kohdasta käyttäjä voi määrittää käytännössä kaksi asiaa:
ketkä voivat osallistua kokoukseen ja ketkä saavat esittäjän oikeudet.
Kohdasta Käyttöoikeus määritetään sallitut osallistujat. Ei-sallitut voivat osallistua
kokoukseen myös, mutta heidät on erikseen päästettävä sisään odotustilasta.
Kohdasta Esittäjät määritetään
ketkä ovat kokouksen esittäjiä ja
voivat tarvittaessa hallita
kokousta. Jos valitaan
Valitsemani henkilöt ja
napsautetaan Esittäjien
hallinta-linkkiä, voidaan
osallistujiksi valituista henkilöistä
valita keille esittäjäoikeudet
annetaan.
Kokouksen asetuksista voidaan myös määrittää kieli kokouskutsulle. Kielet eivät ole
valittavissa ilman tarvittavia kielipaketteja.
KOKOUKSET
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
14 (20)
Kokoukseen osallistuminen
Jos kokous lisätään kalenterimerkinnäksi,
Outlook 2010 antaa käyttäjän suoraan
siirtyä kokoukseen hälytyksen tullessa
suoraan kokouksen muistutuksesta:
käyttäjä valitsee kokouksen ja napsauttaa
alapuolelta Liity online-kokoukseen.
Kokoukseen voi myös liittyä kokouskutsun
linkkiä käyttäen.
Jos käyttäjällä on Lync asennettuna,
kokoukseen liittyminen käynnistää Lyncin kokoustoiminnot. Jos Lynciä ei löydy, voi
kokoukseen edelleen osallistua Web Accessin kautta verkkoselaimella.
Kokouksen äänet
Kokousta aloitettaessa voidaan
päättää miten ääni määritetään.
Älä yhdistä ääntä: Kyseinen käyttäjä
ei kuulu kokouksessa lainkaan.
Käytä Lynciä (integroitu ääni ja
video): Käytetään Lyncin oletusäänija videolaitteita äänen ja videon
toimittamiseen muille osallistujille.
Soita minulle numeroon: näyttää
muille osallistujille numeron johon
soittaa tavoittaakseen kyseisen
osallistujan.
Pikakokous
Yksinkertaisen pikakokouksen voi tarvittaessa aloittaa
hetkessä ilman valmisteluja. Pikakokous aloitetaan ottamalla
-valikon alta komento Pikakokous.
Pikakokouksen osallistujat ja muut määritykset tehdään
kokouksen aikana.
KOKOUKSET
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
15 (20)
Henkilöiden lisääminen kokoukseen
Uusia ja kutsumattomia ihmisiä voi
myös tarvittaessa kutsua
kokoukseen, jopa kokouksen aikana.
Kokouksen ylälaidan kahta ihmistä
muistuttavaa valikkoa
napsauttamalla saadaan auki mm.
kutsumiskomennot. Kutsu voidaan
lähettää käyttäen Kutsu nimellä tai
puhelinumerolla tai Kutsu
sähköpostilla-komentoja.
Kokousikkunan päälle voi myös
raahata haluamansa henkilön Lyncin
yhteystiedoista.
Kokoukseen voi osallistua helposti
myös kokoukseen osoittavalla
hyperlinkillä tai osoitteella. Tämä
osoite löytyy napsauttamalla
kokouksen ylälaidasta löytyvää
komentoa Liittymistiedot ja
kokousasetukset. Avautuvassa
ikkunassa on hyperlinkki kyseiseen
kokoukseen. Osoite voidaan lähettää
halutuille henkilöille
vapaavalintaisella tavalla. Osoitteen
avaamalla kyseinen henkilö pääsee
kokoukseen tai aulaan pääsyä
odottamaan, asetuksista riippuen.
KOKOUKSET
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
16 (20)
Kokouksen tallentaminen
Kokouksen voi tarvittaessa tallentaa. Tallentaminen aloitetaan napsauttamalla avoimen
kokouksen >>-painiketta kokouksen toimintorivin oikeasta ylänurkasta ja valitsemalla
Aloita tallentaminen. Kokoukseen osallistujat saavat tiedon tallentamisesta.
Kokouksen aikana
alalaidassa nähdään
kokouksen tallentaminen.
Kokoukseen osallistuvat henkilöt voivat tarvittaessa tallentaa kokouksen vaikka jokainen
erikseen.
Tallennusasetukset löytyvät tarvittaessa
kokouksen Asetukset-valikosta.
Asetuksista voidaan määrittää mitä
tallentuu ja tarvittaessa avata myös
tallenteiden hallinta.
Kokous tallentuu aina paikalliselle tietokoneelle ja se tallentuu Lync-kokouksena ja / tai
wmv-tiedostoja. Lync-tallenne on crec-tiedosto, joka on helppo ajaa moniin
videoeditointiohjelmiin. Lync-tallenteen voi Tallenteiden hallinnan kautta myös suoraan
KOKOUKSET
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
17 (20)
julkaista wmv-videoksi Julkaise-komennolla.
KOKOUKSET
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
18 (20)
ASETUKSIA
Lyncin asetukset löytyvät valitsemalla -valikosta Työkalut/Asetukset.
Vastaanotettujen tiedostojen tallennus
Lyncissä vastaanotetut tiedostot tallentuvat ennakkoonvalittuun kansioon. Kansiota voi
vaihtaa asetusten kohdasta Tiedostojen tallennus.
Asetuksista voidaan määrittää erikseen mihin vastaanotetut tiedostot (kohta
Tiedonsiirto) ja minne Lync-tallenteet (kohta Lync-tallenteet) tallentuvat. Lynctallenteet tarkoittavat tallennettuja kokouksia ja pikakokouksia.
Ääniasetukset
Lyncin ääniasetukset asetusten kohdasta Soittoäänet ja äänet ja Äänilaite.
Soittoäänet ja äänet kohdasta käyttäjä voi valita käytetyn Lyncin soittoäänen ja lisäksi
määrittää miten äänet ovat käytössä. Äänilaite-kohdasta voidaan määrittää käytössä
olevat äänilaitteet.
ASETUKSIA
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
19 (20)
Oma kuva
Käyttäjän kuva poimitaan oletuksena suoraan SharePointin omalle sivulle määritetystä
kuvasta, mutta Lyncin asetuksista voi tarvittaessa vaihtaa käyttöön muunkin kuvan.
Kuvan vaihtaakseen käyttäjän on ensin avattava asetukset valitsemalla asetuksista
välilehti Oma kuva.
Kuvassa on kolme vaihtoehtoa:
1. Älä näytä kuvaani: Ei kuvaa.
2. Yrityksen oletuskuva. Poimitaan SharePointin omalta sivulta jos sellainen on
määritelty. Jos ei ole tai omalle sivulle ei ole määritetty kuvaa, lopputulos on sama
kuin valitsemalla Älä näytä kuvaani.
3. Näytä kuva WWW-osoitteesta. Kenttään voi syöttää kuvan url-osoitteen.
Lyncin käynnistäminen automaattisesti
Lyncin voi määrittää käynnistymään automaattisesti (ja tietysti tätä samaa reittiä
automaattisen käynnistyksen voi myös peruuttaa. Automaattinen käynnistyminen löytyy
Lyncin asetuksista välilehdeltä Omat tiedot.
Automaattinen käynnistyminen valitaan ruksaamalla kohta Käynnistä Lync
automaattisesti, kun kirjaudun Windowsiin. Vastaavasti valinnan poistaminen
poistaa Lyncin käynnistymisen Windowsin käynnistyessä.
Oman tilin tietojen tarkistaminen
Valitse asetuksissa välilehti Omat tiedot. Varmista Sisäänkirjautumisosoite-ruudun
tiedot oikeiksi.
1. Määrittääksesi Lyncin asetukset manuaalisesti, napsauta Lisäasetukset-painiketta.
Varmista, että Manuaalinen määritys -vaihtoehto on valittuna, ja varmista, että
Sisäisen palvelimen nimi tai IP-osoite-, Ulkoisen palvelimen nimi tai IP-osoiteASETUKSIA
Copyright © 2011
Salcom Group Oy
Lync Pikaohje
20 (20)
ja Muodosta yhteys käyttäen seuraavaa: -asetusten arvot on määritetty oikein.
Valitse sitten OK.
2. Sulje Asetukset-valintaikkuna valitsemalla OK.
3. Kirjoita käyttäjänimesi ja salasanasi uudelleen Lyncin pääikkunassa ja yritä
muodostaa yhteys uudelleen valitsemalla Kirjaudu sisään.
OUTLOOKIN PIKAVIESTIOMINAISUUDET
Sähköpostin lähettäminen pikaviesti-istunnosta
1. Valitse pikaviesti-istunnon aikana osallistujaluettelosta sen yhteyshenkilön nimi, jolle
haluat lähettää sähköpostia.
2. Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lähetä
sähköpostiviesti.
Pikaviestin lähettäminen sähköpostin kautta
Napsauta Outlookin viesti-ikkunassa yhteyshenkilön nimen vieressä olevaa tilan
ilmaisinta ja valitse sitten Vastaa käyttämällä viestiä Pikaviesti.
Outlookin Keskusteluhistoria-kansion käyttäminen
Lync luo Outlookiin Keskusteluhistoria-kansion ja tallentaa siihen keskusteluiden
seuranta- ja lokitietoja. Kansio näkyy Outlookin kansioluettelossa muiden kansioiden
(kuten Saapuneet, Lähtevät ja Lähetetyt) joukossa ja sisältää tietueen pikaviestiistunnoista, puhelinsoitoista ja välitetyistä puheluista.
Jokainen Keskusteluhistoria-kansion kohde sisältää viestin päivämäärän ja kellonajan,
aiheen ja keskustelun sisällön, osallistujien nimet sekä keskustelun suunnan (saapuva
tai lähtevä). Lisäksi kansio sisältää tiedot kaikista ääntä sisältävistä keskusteluista ja, jos
olet valinnut tämän vaihtoehdon, täydellisen tallenteen kaikista pikaviestikeskusteluista.
Keskusteluhistoria-kansion tarkasteleminen
1. Laajenna kansioluettelo valitsemalla Outlookin siirtymisruudun Kaikki kansiot kohdasta Postilaatikko.
2. Valitse Keskusteluhistoria.
OUTLOOKIN PIKAVIESTIOMINAISUUDET
Copyright © 2011