Sisällysluettelo PDF -tiedostona
Salli Kankaanpää | Aino Piehl TEKSTINTEKIJÄN KÄSIKIRJA Opas työssä kirjoittaville Sisällysluettelo Sisällysluettelo kirjan koosteet ja luetelmat 13 Alkusanat 15 JOHDANTo 17 Kirjoittamisympäristön muutoksia Asiateksti, asiatyyli, asioimisteksti Maailman muutokset eivät ole mullistaneet kirjoittamista Kirjan sisällöstä ja etenemisestä Mitä kirjassa ei käsitellä? Erot aiempaan Tekstintekijän käsikirjaan Lopuksi 17 20 21 22 24 25 26 Kirjoittaminen TEKSTIN TEKO PROSESSINA 29 Kirjoittamisessa on monta vaihetta Valmistautuminen Suunnittelu Tiedon keruu Sisällön valinta Käsittelyjärjestyksen suunnittelu Kirjoittaminen Muokkaaminen Palautteen hakeminen Viimeistely Tekstin tekeminen ryhmässä Sopikaa menettelystä Sopikaa tavoitteesta Sopikaa tyylistä ja sävystä Keskustelkaa tekstin ulkoasusta Aivoriihi mielikuvakartasta tai asialistasta Kirjoittaako sihteeri vai tehdäänkö tilkkutäkkiteksti Kokoontukaa muokkaamaan ensimmäistä luonnosta Yhteistyö käy sähköisin apuvälinein Hankkikaa palautetta Viimeistely on yhden tehtävä Kieliasussakin on yhtenäistettävää Tekstin pituuden suunnittelu ja (oman) tekstin lyhentäminen Miten teksti pysyy oikean pituisena? Miten lyhentää liian pitkää tekstiä? Lyhentämisluku esimerkkinä tekstin lyhentämisestä 29 30 31 32 33 36 38 39 40 42 43 43 43 43 44 44 44 44 45 45 45 46 46 47 48 51 5 Sisällysluettelo Tekstin suunnittelu TEKSTIN TAVOITE 57 Miksi tekstin tavoitteen ajatteleminen on tärkeää? Millaisia tavoitteita teksteillä on? Mihin tavoite vaikuttaa? Miten tavoitteen voi ottaa huomioon? Tieto esiin tiedottavassa tekstissä Lukijaan vaikutetaan perusteluilla ja tekstin sävyllä Lukijalle tieto, mitä tehdä ja miksi 57 KENELLE KIRJOITAN? 67 Tunne lukijasi – mitä lukijasta pitää tietää? Kiinnostuksen kohteet Lukijan tiedot Tarpeet ja odotukset Asenteet ja uskomukset Kielimuotojen tuntemus ja lukutottumukset Lukemiseen käytettävissä oleva aika Kirjoitatko yhdelle vai monelle? Monta erilaista lukijaa – monta eri tekstiä? Esimerkki eri lukijakunnille suunnatuista teksteistä Samalla tekstillä monta erilaista lukijaa Ethän kirjoita haamuille? 69 69 69 70 70 70 71 TEKSTIN SISÄLLÖN VALINTA 79 Miten arvioida tietomäärää? Liian vähän tietoa Varo, ettei tekstiisi synny aukkoja Käytä sanoja ymmärrettävästi Liikaa tietoa Karsi turhat tiedot Jaa asioita eri teksteihin Yksi teksti vai monta tekstiä samalle vastaanottajalle Eri tekstit erilaisille vastaanottajille Käytä liitteitä ja taulukoita 80 57 59 59 60 62 63 72 73 74 76 77 81 82 82 85 85 86 86 88 88 Tekstin rakenne TEKSTIN JÄSENNYS JA ESITTÄMISJÄRJESTYS 91 Asiat järjestykseen Erilainen teksti – erilainen järjestys Järjestä asiat lukijan mukaan Aikajärjestys Aikajärjestys selostuksessa Aikajärjestys ohjeessa 6 91 92 93 94 95 99 Sisällysluettelo Aihepiirijärjestys Mikä aihepiiri ensin? Yleisestä yksityiseen Mihin aihepiirijärjestys sopii? Ongelmanratkaisujärjestys Kärkikolmiomalli Mikä on tärkein asia? Vastakohtajärjestys Motivointijärjestys Mielipidetekstin jäsennys Assosiaatiojärjestys Hypertekstin rakenteita Paikallisia jäsentelyratkaisuja Kysymys-vastausmalli Väite-kommenttimalli Kappalejako Kappaleesta toiseen – näkökohdasta toiseen Lyhyet vai pitkät kappaleet? Merkitse kappaleraja selvästi Miten rakennan kappaleen? Kuinka itsenäisiä kappaleet ovat? 101 103 103 107 ALOITUS JA LOPETUS 147 Alku on tärkein Tekstiin johdattelevia aloituksia Mene suoraan asiaan Tiivistä tekstin sisältö Anna lukemisohjeita Rajaa aihe (kerro, mistä teksti kertoo, mistä ei) Määrittele ongelma, jota tekstissä käsitellään Määrittele lyhyesti pääkäsite Liitä teksti muihin teksteihin Liitä teksti maailmaan Taustatiedon esittely Tosiasia-aloitus (fakta-alku) Luettele tosiasioita, jotka osoittavat aiheen tärkeyden Kerro itsestäsi Kiinnostusta herättäviä alkuja Käänny suoraan lukijan puoleen Retorinen kysymys Liioitteleva, kärjistävä väite tai kysymys Vastakohta-asettelu tai vertailu Suora lainaus eli sitaatti Esimerkkitapaus Konkreettisia tapausesimerkkejä Kuvaus 147 110 114 118 121 123 125 126 128 132 133 135 136 136 140 141 141 143 148 148 149 149 150 150 151 152 153 153 155 156 156 157 157 158 159 159 159 161 161 161 7 Sisällysluettelo Lyhyt alkulause on paras Aloitus ja muut tekstin osat Alun voi kirjoittaa viimeiseksi Tarvitaanko lopetusta? 162 Otsikointi 167 Pääotsikko kertoo asian Väliotsikot jäsentävät tekstiä Väliotsikot lukijan apuna Väliotsikot houkuttelevat lukemaan eteenpäin Linkkiotsikot johtavat verkkosivuston muille sivuille Millainen otsikko on paras – otsikkotyyppejä Nimeävä otsikko on nimilappu Aiheen kertovat lauseotsikot Tiivistävä otsikko säästää lukemasta kaikkea Houkutteleeko otsikkosi lukemaan? Kysyvä otsikko Käske tai kehota Kärjistykset Kohti dynaamisuutta Sanaleikit Soinnut ja rytmit Havainnollinen otsikko saa aikaan mielikuvan Mikä on otsikon sopiva pituus? Otsikko ja muut tekstin osat Otsikko ja tunnistetiedot Otsikko ja sähköpostin aihekenttä Otsikko ja viitekohta Otsikko ja puhuttelu Otsikko ja teksti 167 163 164 164 168 169 170 171 171 172 173 174 175 176 178 179 179 179 180 180 181 182 182 182 183 183 184 Tekstin ymmärrettävyys ja sävy TEKSTIN YHTENÄISYYS 189 Asia ja mitä siitä sanotaan: teema ja reema Ovatko teemat lukijalle tuttuja? Teema ja sanajärjestys Miten viitata tekstissä mainittuihin asioihin? Miten lauseet ja virkkeet liittyvät toisiinsa? Kerro, miten teksti rakentuu 190 190 194 LAUSE- JA VIRKERAKENTEEN SELKEYS 203 Millainen on selkeä lause ja selkeä virke? Mutkikkaat lauseet ja virkkeet selkeämmiksi Kaksitulkintaiset lauserakenteet Pitkät etumääritteet Pitkät ja mutkikkaat virkkeet 8 203 196 198 202 207 207 211 212 Sisällysluettelo HAVAINNOLLInen kielenkäyttö 216 Käytä konkreettista kieltä Abstraktin kielen tuntomerkkejä Kuka käsitettä tarvitsee? Havainnollistuskeinoja Konkreettinen selitys abstraktin ilmauksen rinnalla Konkreettiset esimerkit Suorat lainaukset Kielikuvien voima ja vaarat Erilaiset kielikuvat Millainen on hyvä kielikuva? Mistä otan kielikuvan? Kärjistys ja liioittelu Substantiivityylistä verbityyliin Miten muokata substantiivityylistä tekstiä? Miten havainnollistan erilaisia tekstejä? Miten havainnollistan suunnittelun kieltä? Miten havainnollistan tilastokieltä? Miten havainnollistan asiakastekstejä? 216 219 221 TEKSTIN SÄVY JA KOHTELIAISUUS 243 Näkökulma Kuka toimii tekstissä ja kuinka aktiivisena toiminta esitetään? Mitkä asiat kirjoittaja ilmaisee varmoina? Otetaanko myös lukijaan vaikuttavat asiat tekstissä huomioon? Millaisia ilmauksia tekstissä käytetään ihmisryhmistä ja asioista? Kohteliaisuus vuorovaikutteisissa teksteissä Alku- ja lopputervehdykset Kohteliaisuusilmaukset Vastaanottajaan ja kirjoittajaan viittaaminen Kehotukset ja ohjeet 244 244 248 249 249 222 223 223 225 226 226 228 231 232 233 233 237 237 239 241 252 252 252 253 254 Erilaiset tekstit TEKSTILAJIT 261 Asiakaskirje Kirjeen tarkoitus Kirjeen jäsentely Puhuttelu ja alkutervehdys Lopputervehdys Sävy Me vai Yritys Oy tai Tarkastusvirasto Lisätiedot Vastaanottajalle ikävät ja vaikeat asiat Kirjoittajalle ikävät asiat 262 263 263 263 264 264 267 268 269 272 9 Sisällysluettelo Tiedotteet Lehdistötiedote Asiakastiedote Sisäiset tiedotteet Sähköpostiviestit Sähköpostissakin tilanne ratkaisee tyylin Sähköpostissa ulkonäkö on tärkeä Käytä aihekenttää Käytä kappalejakoa ja tarpeen mukaan väliotsikoita Korosta tärkeitä kohtia kaikille käytössä olevin keinoin Älä käytä viesteissä erikoismerkkejä Tärkeät viestit tehdään sähköpostiinkin huolellisesti Sähköposti ei ole omiaan pitkiin eikä muotoiltuihin viesteihin Ota kirjoittaessasi huomioon, miten viestiin vastataan Osoita sanasi jokaiselle viestisi saajalle henkilökohtaisesti Kutsu Houkutteleva kutsu Tilaisuus määrää kutsun sävyn Kokouskutsut Ohjeet Ota mukaan ohjeeseen kaikki tarpeelliset asiat, mutta älä turhia Esitä ohje tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä Sopeuta ohjeet lukijakuntaan Esitysohjelmien kalvot Kalvon pitää auttaa yleisöä Kalvolla on hyvä olla otsikko Kalvolla ei saa olla liikaa asiaa Kalvolla pitää olla jonkinlainen kokonaisuus Kalvon lauseita ei saa lyhentää käsittämättömiksi Kalvolla pitää olla ymmärrettävä luetelma Kaikkea ei tarvitse esittää kalvoilla Kalvolle se, mikä pitää esittää täsmällisesti Etäopiskeluun tai tiedottamiseen tarkoitetut esitykset Muistio, raportti ja selvitys Tavoite selväksi Muistion ja raportin pitää olla hyviä tekstejä Yhteys- ja jakelutiedot kiinnostavat lukijoita Tiivistelmä Erilaisia tiivistelmiä eri tarkoituksiin Tiivistelmän paikka Tiivistelmä on lyhyt Tiivistelmän pitää olla hyvä teksti Pöytäkirja ja kokousmuistio Pöytäkirjanpitäjän avuksi Pöytäkirjan jäsennys Otsikointi, ryhmittely ja numerointi parantavat luettavuutta 10 273 274 280 284 287 287 288 288 289 289 289 290 290 290 291 291 294 294 294 295 296 296 299 300 301 301 301 302 302 302 303 303 304 304 305 305 305 306 306 307 308 308 309 309 310 312 Sisällysluettelo Aikamuotojen käyttö Pöytäkirjan välttämättömät tiedot ja niiden esittäminen Pöytäkirjan ote 313 314 317 Lausunto Lausunnon kanta selvästi esiin tekstissä Perustelut ovat vaikuttamisen keino Älä unohda tiivistelmää Otsikot parantavat lausuntoakin Lausunnossa voi olla myös liitteitä Lausuntopyyntö Päätös Päätöksen rakenne Perustelut Käytä syy-yhteyksien ilmaisemiseen selviä kielen keinoja perusteluosassa Otsikoiden avulla löytää hakemansa Muutoksenhaku ja lisätiedot kiinnostavat Päätöksestä ilmoittaminen Sävy Pitkien päätöstekstien kirjoittajan avuksi 319 319 320 321 322 322 TEKSTIMALLit 334 Mitä hyötyä malleista on? Malli helpottaa toistuvien tekstien kirjoittamista Organisaatio hyötyy yhtenäisistä malleista Malli auttaa myös lukijaa Onko tekstejä ilman mallia? Kaavat kangistavat – mistä apu? Riko kaavaa tilanteen mukaan Huolehdi tekstin yhtenäisyydestä Onko mallisi oikeasta tekstilajista? Mallia täytyy voida muuttaa Tee itse omat tekstimallisi ja muokkaa niitä tarpeen mukaan Mallin suunnittelu ja kirjoittaminen Testaa ja ota käyttöön Eri tason malleja: jäsentelystä asetteluun 334 335 335 336 336 Kirjoittajan tarkistuslista 351 Kirjallisuusluettelo 357 Hakemisto 363 323 324 324 327 328 330 330 331 331 332 337 337 338 340 340 341 341 342 344 11 Kirjan koosteet ja luetelmat kirjan koosteet ja luetelmat Johdannossa Tekstintekijän käsikirjan käyttö ja sisältö 17 Kirjoittajalle ja organisaatiolle tärkeitä asioita 22 Luvussa Tekstin teko prosessina Kirjoitusprosessin vaiheet 29 Kysymyslista sisällön valinnan avuksi 33 Mielikuvakartta (kuvio) 34 Merkityssuhdekaavio 35 Palautteen antamisen avuksi 41 Kirjoitusprosessi pähkinänkuoressa 42 Näin saat tekstin pysymään toivotussa pituudessa 47 Lyhentäjän muistilista 51 Luvussa Tekstin tavoite Tekstin vaikutukset 57 Näin otat tavoitteen huomioon tekstissä 66 Luvussa Kenelle kirjoitan? Mihin lukija vaikuttaa 68 Mitä lukijasta kannattaa ottaa huomioon? 72 Muista lukija koko ajan 78 Luvussa Tekstin sisällön valinta Sopiva määrä asiaa sopivasti esitettynä 79 Kysymyslista sisällön valinnan avuksi 80 Tietomäärän arviointi 81 Karsi turhat tiedot 85 Luvussa Tekstin jäsennys ja esittämisjärjestys Jäsentelyratkaisuja 93 Aikajärjestys 94 Aihepiirijärjestys 101 Minkä mukaan asioita voi luokitella? 102–103 Miten aihepiiristä toiseen edetään? 107 Ongelmanratkaisujärjestys 110 Tutkimusraportin jäsentely 111 Kärkikolmiomalli 114 Mikä on tärkein asia? 118–119 Kärkikolmiojärjestyksen etenemistapoja 120 Vastakohtajärjestys 121 Motivointijärjestys 123 Mielipidetekstin jäsennys 125 Assosiaatiojärjestys 126 Hypertekstin rakennemalleja 128 Kappaleet tekstin osina 146 Luvussa Aloitus ja lopetus Aloitus 147 Alku kertoo, mistä on kysymys 148 Kirjoittajaa auttavia aloitusluonnoksia 164 Lopetus 166 Luvussa Otsikointi Näin laadit otsikon 167 Pääotsikko 168 Väliotsikko 168 Otsikkotyyppejä 171 Hyvä otsikko 171 Houkutteleva otsikko 176 Otsikoijan tarkistuslista 186 Luvussa Tekstin yhtenäisyys Selkeä juoni 189 Mistä asia on lukijalle tuttu? 194 Millä tavoin tekstissä mainittuun asiaan voi viitata? 198 Kytkentäilmauksia 200–201 Luvussa Lause- ja virkerakenteen selkeys Mikä on lause? 203 Mikä on virke? 203 Lauseitten ja virkkeitten pituus erilaisissa teksteissä (taulukko) 205 Lauseenvastike vai sivulause? 210–211 Vaihtoehtoja pitkälle tai kaksitulkintaiselle etumääritteelle 212 Miten saan lauseistani selkeitä? 215 Miten saan virkkeistäni selkeitä? 215 13 Kirjan koosteet ja luetelmat Luvussa Havainnollinen kielenkäyttö Konkreettisen kielen tuntomerkkejä 218 Abstraktin kielen tuntomerkkejä 219 Havainnollistuskeinoja 222 Esimerkkejä aiheista, joiden esittämisessä kuvista tai kuvioista on apua 222 Typografisia havainnollistuskeinoja 222–223 Tavallisia suhdeverbejä 235 Konjunktioita, joilla suhdeverbit voi korvata 235 Verbityylin edut verrattuna substantiivityyliin 237 Luvussa Tekstin sävy ja kohteliaisuus Sävyyn vaikuttavia asioita, joissa näkökulma ilmenee 244 Asiallinen nimitysten käyttö 251 Vuorovaikutteisten tekstien kohteliaisuuskeinoja 252 Etäisen ja läheisen kohteliaisuuden muotoja 255 Tarkista tekstisi sävy ja kohteliaisuus 257 Luvussa Tekstilajit Käsiteltävät tekstilajit 261 Kun teet vastauskirjettä valitukseen 272 Tiedotteen kirjoittajan kysymyslista 273 Pöytäkirjan ja kokousmuistion välttämättömät tiedot 314 Virallisen kokouksen pöytäkirjan välttämättömät tiedot 315 Pöytäkirjan otteen kohdat 317 Lausuntotyypit 319 Lausuntopyynnön sisältö 323 Mikä päätöksessä kiinnostaa lukijaa? 324 Perinteinen päätöksen rakenne 324 Miksi päätös pitää perustella? 327 Luvussa Tekstimallit Kirjoittamiseen liittyviä malleja 335 Tekstimallin hyödyt ja haitat 337 Miten mallin haittoja voi vähentää? 337 Toimiva organisaatiokohtainen tekstimalli 341 Asiakirjastandardin SFS 2487 mukainen asettelu 348–350 Luvussa Kirjoittajan tarkistuslista Kysymyksiä tekstistäsi 352–356 14
© Copyright 2024