ja järjestelmäsalkku 2015
©2015 Thinking Portfolio Hyvä sovellus- järjestelmäsalkun hallinta Esa Toivonen, Senior Portfolio Advisor CGEIT, CISA, CRISC, LJK, yMBA Thinking Portfolio [email protected] http://www.thinkingportfolio.com/fi ©2015 Thinking Portfolio itSMF - Tammikuun 2015 Aamiaisseminaari (ke) 28.1.2015 Esa Toivonen, Senior Portfolio Advisor • Sovellus- ja järjestelmäsalkku ja sen liiketoiminnalliset hyödyt ja mahdollisuudet • Sovellus- ja järjestelmäsalkun rakenne ja tietomalli • Sovellusten ja järjestelmien elinkaarimalli salkunhallinnan näkökulmasta • Esimerkkejä järjestelmien elinkaarikustannusten seurannasta ja hallinnasta • Sovellus- ja järjestelmäsalkku ja riskien salkuttaminen • Sovellus- ja järjestelmäsalkun optimointi ja rationalisointi • Sovellus- ja järjestelmäsalkun analysointi ja raportointi ©2015 Thinking Portfolio Mitä sovellus- ja järjestelmäsalkun hallinta on? • Onko meillä riittävää kokonaiskuvaa keskeisten sovellustemme kehitystarpeista? • Onko meillä selkää raporttia sovellusten elinkaarikustannuksista? • Mitkä sovellukset ovat meille turhia ja mitkä kriittisiä? • Onko sovellustemme riskit ja hyödyt tunnistettu? Organisaation ICT-sovellusten ja järjestelmien • Ovatko sovellusten omistaja- ja pääkäyttäjätiedot ajan tasalla? muodostaman kokonaisuuden johtamista ja • Milloinoptimointia ylläpitosopimuksemme umpeutuu ja ja milloin liiketoiminnan tavoitteita neuvottelut pitäisi aloittaa? toteuttavasti. kokonaisarkkitehtuuria ©2015 Thinking Portfolio Sovellussalkku vs. järjestelmäsalkku • Miten sovellussalkku ja järjestelmä salkku eroaa toisistaan? • Jokaisen organisaation yksi keskeinen määrittelyasia • Sovelluksilla voidaan tarkoittaa organisaation kaikkia itsovelluksia ja järjestelmiä • Sovelluksilla voidaan myös tarkoittaa vain erillisiä sovelluksia kuten taulukkolaskenta, tekstinkäsittely, sähköposti jne. toimistosovellukset joita käyttäjät työasemillaan hyödyntävät • Järjestelmillä voidaan usein tarkoittaa laajempaa kokonaisuutta kuten toiminnanohjaus, taloushallinto tai henkilöstöhallinnon ratkaisut. Järjestelmiin liittyy usein liittymiä ja järjestelmien elinkaarikustannukset voivat sisältää suhteessa enemmän kehityskustannuksia. • Salkussa voidaan luoda kenttätyyppi jolla voidaan kuvata onko kyseessä sovellus tai järjestelmä ja näin haluttaessa erottaa asiat toisistaan raportoinnin ja johtamisen kannalta Johdanto sovellussalkku ajatteluun 1. 2. 3. 4. ©2015 Thinking Portfolio 5. 6. Sovellussalkku on strategisen ja ylemmän taktisen tason johtamisen käytännön työväline. Hyvin suunniteltu sovellussalkunhallintamalli tukee liiketoimintalähtöistä, kokonaiskuvaan perustuvaa suunnittelua, analysointia ja päätöksentekoa. Sovellussalkun tavoitteina ovat usein yksinkertaistaa ja tuoda läpinäkyvyyttä organisaation informaatio-, sovellus- ja teknologiaarkkitehtuuriin. Sovellussalkun tavoitteena on antaa organisaatiolle valmiuksia nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. Sovellussalkku käytetään usein viestinnän ja kommunikoinnin välineenä tietohallinnon ja liikkeenjohdon välillä. Sovellussalkun suunnittelussa on hyvä muistaa ”Less is more” ajatus, asioita yksinkertaistamalla ja hyvin visualisoimalla mahdollistetaan asioiden ymmärtäminen ja päätöksenteko. Mikä on sovellus- ja järjestelmäsalkku? • • • ©2015 Thinking Portfolio • • • Liiketoimintastrategian ja tietotekniikan palveluiden yhdistämisen apuväline Ajantasainen kuvaus organisaation tietoteknisistä sovelluksista Liiketoiminnan näkemien tietotekniikan avulla tuotettujen palveluiden johtamisen apuväline Tietotekniikan palvelutasojen hallinnan apuväline Tietotekniikan arkkitehtuurin hallinnan ja johtamisen väline Tietotekniikan kehittämisen apuväline Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu on liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyötä ©2015 Thinking Portfolio Miten eri elinkaarenvaiheet vaikuttavat painopisteseen? Lähde: Tekes 2010 Hankinta ja aktiivinen kehitysvaihe Ylläpito- ja luopumisvaihe ©2015 Thinking Portfolio Mitä on sovellussalkun hallinta? • Sovellussalkun johtamisen kytkentä organisaation vuosikelloon vuosi-, kuukausi- ja viikkotasolla (milloin) • Sovellussalkun tietojen ylläpidon prosessit (miten) • Sovellussalkun raportoinnin prosessit (mitä) • Sovellussalkun johtamisen organisaatio (kuka johtaa) • Sovellussalkun tietosisällön (mitä tietoja) määrityksen ja analysoinnin periaatteet määritys • Sovellussalkun tietojen ylläpidon organisaatio (kuka huolehtii tiedoista) • Organisaation kytkentä yrityksen hyvään hallintomalliin (vastuut ja oikeudet) • Sovellussalkun hallinnan työkalut ja apuvälineet Thinking Portfolio sovellussalkun tietosisältö esimerkki ©2015 Thinking Portfolio • • • • • • • • • • Sovelluksen omistava liiketoimintayksikkö Sovelluksen tukemat prosessit Sovelluksen liiketoimintahyöty/-arvo Sovelluksen palvelutasosopimus (mm. käyttöaika, käytettävyys, vasteaika, voimassaolo) Sovelluksen tietojärjestelmät ja ohjelmistot Liitynnät muihin sovelluksiin Sovelluksen elinkaari ja vaiheisiin liittyvät avaintehtävät Sovelluksen kustannukset / kassavirta Sovelluksen riskit Kehitysehdotukset Tyypillisiä sovellusarkkitehtuurin johtamisen epäkohtia tai ongelmia ©2015 Thinking Portfolio Sovelluksia on jo liikaa ja uusia on helppo hankkia lisää Tekniikalla on itseisarvoa: uudet tekniikat halutaan nopeasti käyttöön Ei ole yhtenäistä tapaa arvottaa sovelluksia Ei ole selkeää tapaa kytkeä sovelluksia liiketoiminnan strategisiin tavoitteisiin Paljon yksiköiden ja Ihmisten ”lemmikkisovelluksia” Puuttuu tapa johtaa kokonaisuutta Salkunhallinnan peruselementit • Johdetaan ydintoiminnon ©2015 Thinking Portfolio strategiaa toteuttaen • Johdetaan kokonaisuutena • Arvotetaan ja priorisoidaan yhdenmukaisin kriteerein Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa Prosessi ja viitekehys Työvälineet ©2013 Thinking Portfolio Strateginen johtaminen Ideasalkku Projektisalkku Sovellussalkku ©2015 Thinking Portfolio Menneisyys Nykyhetki Lähitulevaisuus Operatiivinen toiminta Pitkä tähtäin Tulevaisuuskuva ©2015 Thinking Portfolio Salkunhallinnan kytkentä palvelukatalogiin • Miten kytkeä sovellus- ja järjestelmäsalkku osaksi organisaation palvelukatalogia? • Sovellus- ja järjestelmäsalkunhallinta ja ylläpito yhdeksi tietohallinnon palveluksi katalogiin • Sovellus- ja järjestelmäsalkun tietomalliin kytkentä olemassa olevaan IT-palvelukatalogiin jotta voidaan tunnistaa mitkä IT-palvelut tarvitaan ko. sovellukseen tai järjestelmään • Luodaan erillinen palvelusalkku ja kytketään palvelusalkun palvelut osaksi sovellussalkkua. Näin palveluita voidaan kuvata tarkemmalle tasolle ja johtaa järjestelmäarkkitehtuurin näkökulmasta ©2015 Thinking Portfolio Salkunhallinnan kytkentä CAB:iin • Miten kytkeä sovellus- ja järjestelmäsalkku osaksi CAB toimintaa? • Sovellus- ja järjestelmäsalkussa voidaan määritellä ns. toimenpidepäiviä osana elinkaarenhallintaa. Osana muutoshallintaan liittyviä ajankohtia (esim. release management) voidaan määritellä esim. mikä on seuraava CAB jossa sovellukseen tai järjestelmään liittyvä muutos käsitellään • CABin agendalle voidaan nostaa viimeisin tilannekuva sovellusja järjestelmäsalkusta ja arvioida määrävälein salkkuun kirjatut kehitys- ja muutostoiveet. • CAB:lle voidaan luoda vakioraportteja muutoshallinnan yhteenvetoraportteja jotka käsitellään määrävälein osana CAB:n toimintaa Salkunhallinta avaintehtävät Hallinta ©2015 Thinking Portfolio Luokittelu Arvottaminen Priorisointi Hankinta Luopuminen Sovellussalkun vs. sovelluksen hallinta STRATEGINEN Sovellussalkun hallinta • Onko meillä oikeat sovellukset? • Toiminnallisuus, riskit, priorisointi, tasapaino, arvo, elinkaaret • Panostammeko oikeille alueille? • Tietoarkkitehtuuri, strategiset tavoitteet, kustannusarvio, budjetti, kehittäminen vs. ylläpitäminen, sovellusten omistajien vuosittaiset kehityskeskustelut ©2015 Thinking Portfolio • Onko meillä oikeat resurssit olemassa? • Avainosaamiset, resurssityypit, allokointi, kapasiteetti, teknologia OPERATIIVINEN Sovelluksen hallinta • Johdammeko sovelluksia hyvin? • Muutoshallinta, ongelman käsittely, budjetti, aikataulu, resurssit, testaus, dokumentointi jne. • Toteutuuko sovellukselle asetettu aikataulu ja budjetti? • Muutoshallinta, aikataulu, status, kustannusennusteet, budjetti, toteutumat • Tietävätkö tekijät, mitä tehdä? • Tehtävänanto, aikataulut, tuntikirjaukset Hyötyjä ja mahdollisuuksia ©2015 Thinking Portfolio • Sovellukset toteuttavat strategiaa ja palvelevat liiketoimintaprosesseja optimaalisesti • Sovellukset toteuttavat arkkitehtuuria Parantunut tuki liiketoiminnalle • Sovelluksien taloudellinen vaikutus on määritelty ja ennakoitavissa • On yhteinen kieli puhua ja päättää sovelluksista • Sovellusriskit ovat tiedossa ja ennakoitavissa • Päällekkäisyyksiä on mahdollista poistaa Hyvän johtamistavan toteutuminen Sovellussalkunhallinnan päävaiheet ©2015 Thinking Portfolio ©MEGA July 2012 Sovellussalkun rakenne ja jäsennys ©2015 Thinking Portfolio (käytännön visualisointi esimerkkejä) Sovellussalkun rakenne ja jäsennys ©2015 Thinking Portfolio (käytännön visualisointi esimerkkejä) Sovellussalkun rakenne ja jäsennys ©2015 Thinking Portfolio (käytännön visualisointi esimerkkejä) Sovellussalkun rakenne ja jäsennys ©2015 Thinking Portfolio (käytännön visualisointi esimerkkejä) Sovellussalkun rakenne ja jäsennys ©2015 Thinking Portfolio (käytännön visualisointi esimerkkejä) ©2015 Thinking Portfolio Kriittisyys, riskit ja viranomaisvaatimukset Sovellusten laadullisen asemoinnin arvioinnin esimerkkejä Tekninen ja toiminnallinen laatu Omistaja Käyttäjä ©2015 Thinking Portfolio Erinomainen Heikko 4 Täyttää nyky- ja tulevat vaatimukset 3 Täyttää nykyvaatimukset, ei tulevia 2 Ei täytä kaikkia nykyisiä vaatimuksia 1 Haittaa toimintaa / vanhentunut Omistajan, käyttäjän ja ICT:n arviontien yhteenveto ICT Sovelluksen integraatiokartta (VAM) ©2015 Thinking Portfolio (Visual Appication Map) … tunnista liittymän omistajuus ja tarpeet molempiin suuntiin. ©2015 Thinking Portfolio Valittujen järjestelmien asemointi ©2015 Thinking Portfolio Valittujen järjestelmien elinkaaren vaihe ©2015 Thinking Portfolio Valittujen järjestelmien elinkaarikustannukset vuositasolla ©2015 Thinking Portfolio Järjestelmäraportti esimerkki ©2015 Thinking Portfolio Elinkaariraportti esimerkki ©2015 Thinking Portfolio Järjestelmien vastuuhenkilö raportteja ©2015 Thinking Portfolio Valittujen järjestelmien elinkaari, kust. ja kriittisyys ©2015 Thinking Portfolio Sovellussalkun analysointi- ja raportointimallit (käytännön esimerkkejä) Hyvä salkunhallinta on 80% tulevaisuuteen katsomista ja 20% toteutuneen arvioimista ©2015 Thinking Portfolio Esa Toivonen Senior Portfolio Advisor, CGEIT, CISA, CRISC, LJK, yMBA Puh 040 733 6670 [email protected] Aleksanterinkatu 15 B 00100 Helsinki FINLAND www.thinkingportfolio.com/fi Kiitos!
© Copyright 2024