OFFICE 365 – PIKAOHJE
14.01.2014
.........................................................................................................................................................................................
SISÄLTÖ
1.
O365 AVAAMINEN
3
2.
KIRJAUTUMINEN
3
3.
SALASANAN VAIHTAMINEN
5
4.
SÄHKÖPOSTIN KANSIO RAKENNE
6
5.
POISSAOLOVIESTI
7
6.
SÄHKÖPOSTIN ALLEKIRJOITUS
7.
YHTEYSTIEDOT
10
8.
RYHMIEN LUOMINEN OSOITEKIRJAAN
13
9.
KALENTERI(UUDEN KALENTERIN LISÄYS)
15
14.01.2014
8
SEITE 2 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
1. O365 AVAAMINEN
Avaa selain ja siirry osoitteeseen https://o365.swissport.com
Sivun oikeasta laidasta löydät käyttökelpoisia linkkejä esimerkiksi voit ladata tämän oppaan englannin kielisenä.
2. KIRJAUTUMINEN
Avaa linkki: https://o365.swissport.com ja paina “Login to my Mailbox“.
Syötä käyttäjänimesi ja salasanasi seuraavassa muodossa:
Domain (spi) \1.kirjain etunimestäsi, 1. kirjain sukunimestäsi ja henkilönumerosi(9-alkava).
14.01.2014
SEITE 3 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla saat ponnasdusikkunan jossa tulee valita kieli ja aikavyöhyke.
Valitse haluamasi kieli ja aikavyöhykkeeksi Helsinki.
14.01.2014
SEITE 4 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
3. SALASANAN VAIHTAMINEN
Oletuksena salasana pitää vaihtaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
siirry osoitteeseen: https://o365.swissport.com ja paina “Change my password“.
1. syötä käyttäjänimesi
(esim.. ‘‘ab123456“)
4. Syötä nykyinen
salasanasi.
2. Syötä nykyinen
salasanasi
5. Syötä uusi salasana
(2x).
3. paina ‘‘Log In‘‘
6. paina „Change password“
Salasana tulee vaihtaa joka 3. kuukausi. Saat sähköpostiisi viestin kun salasanasi on vanhenemassa. Älä odota
viimeiseen päivään vaihtamisen kanssa vaan vaihda se ensitilassa.
Jos salasanasi vanhenee ole yhteydessä HP Service Desk (+41 43 815 01 11) tai pyydä joku työkaveri laittamaan
sähköpostilla pyyntö tunnuksesi salasanan uusimisesta ([email protected]).
Seuraavat säännöt ovat voimassa kaikilla Swissportin käyttjätileillä:




Salasana tulee vaihtaa 90 päivän välein.
Salasanoissa huomioidaan kirjaisin koko. Huomio ISOT ja pienet kirjaimet.
Salasanassa tulee olla vähintään 8 kirjainta, yksi Iso kirjain, yksi numero (esim. aBcd0123).
Viimeisimmät salasanat tallennetaan joten salasanaa vaihdettaessa ei voi käyttää aiempaa(10 viimeisintä
säilytetään).
14.01.2014
SEITE 5 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
4. SÄHKÖPOSTIN KANSIO RAKENNE
Käytetyimmät kansiot voidaan säillöä Favorites
valikon alle. Lisätäkseni kansion Favorites
valikon alle klikkaa haluamaasi kansiota hiiren
oikealla napilla ja valitse “Move favorites”.
Kaikki vastaanotetut viestit varastoidaan
kansioon “Inbox”
Kaikki lähettämättömät viestit tai kesken olevat
viestit säilötään “Drafts” -kansioon.
Kaikki lähetetyt viestit säilötään “Sent Items“ kansioon.
Muistiinpanoja voi luoda ja säilyttää “Notes“ kansiossa.
Voit myös luoda uusia kansioita Inbox –kansion alle hallitaksesi vietejä tehokkaammin. Uuden kansion voi luoda
Inbox –kansion alle klikaamalla Inbox –kansion päällä hiiren oikeaa nappia ja valita avautuvasta valikosta“Create
New Folder” ja antamalla sen jälkeen kansiolle halutun nimen.
14.01.2014
SEITE 6 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
5. POISSAOLOVIESTI
Työntekijät jotka ovat poissa työpaikalta enemmän kuin 3 päivää heidän suositellaan käyttämään poissaolo viestiä.
Poissaoloviesti tiedoittaa muille työntekijöille, että vastaanottaja ei pysty vastaamaan posteihin välittömästi.
Paina Settings ikonia (rattaan kuval) ja
valitse “set automatic replies”
14.01.2014
SEITE 7 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Kirjoita haluamasi teksti molempiin viesti kenttiin(katso pohja alla). Ylempi teksti kenttä on poissaoloviesti
yrityksen sisältä tuleviin viesteihin ja alempi yrityksen ulkopuolelta tuleviin viesteihin. Mieti huolella mitä kirjoitat
viestiin ja varmista että viestin lähetys toimii halutulla tavalla. Pyydä asetuksen jälkeen työkaveria lähettämään
viesti postiisi ja katso onko vastaus halutunlainen.
6. SÄHKÖPOSTIN ALLEKIRJOITUS
Lähettäjän allekirjoitus on sähköinen käyntikortti joka jokaisen tulee asettaa manuaalisesti ja lisätä kaikkii
sähköposteihin.
14.01.2014
SEITE 8 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Paina settings ikonia (rattaan kuva) ja valitse
“Options“.
Valitse “Settings“.
Nyt voit kopioda haluasmi tekstin teksti laatikkoon tai kirjoitta sen sinne suoraan. Voit käyttää alla olevaa tekstiä
pohjana omaan allekirjoitukseesi.
<nimesi>
Swissport Finland Oy
Phone +358<puhelinnumerosi ilman ensimmäistä nollaa>
Mobile +358<puhelinnumerosi ilman ensimmäistä nollaa>
14.01.2014
SEITE 9 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Muutettuasi allekirjoitukseen omat tietosi ”ruksaa” kohta “Automatically include my signature on messages I send“.
Paina “Save” oikeasta alakulmasta tallentaakseni valinnat/muutokset.
7. YHTEYSTIEDOT
kirjoitettaessa uutta sähköpostia ja aloittaessasi kirjoittamaan vastaanottajan sukunimeä “To”-kentään, Office265
antaa sinulle valikon josta voi valita oikean henkilön.
14.01.2014
SEITE 10 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Muutoin voit kirjoittaa “To” kenttään vastaanottajan sukunimen ja “search for recipients”:
Yhteystietosi jotka täsmäävät hakuusi näytetään pudotusvalikko listassa:
14.01.2014
SEITE 11 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Vaihtoehtoisesti voit myös painaa osoitekirjan (People) ja etsiä vastaanottajan:
14.01.2014
SEITE 12 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
8. RYHMIEN LUOMINEN OSOITEKIRJAAN
Voit luoda uusia ryhmiiä osoitekirjaan jotka on näkyvissä myös muille käyttäjille.Voit myös itse nähdä muiden
luomia ryhmiä.
Katsellaksesi, lisätäksesi tai liittyäksesi uuteen ryhmään sinun täytyy olla näkyvissä osoitekirjassa(people).
Paina New:
Valitset “Create Group“.
14.01.2014
SEITE 13 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
Uudelleen nimeä ryhmä ja lisää halutut kontaktit. Lisätäksesi uuden kontaktin voit käyttää samaa tapaa kuin
lisätäksesi uuden vastaanottajan viestiin.
Tallentaaksesi uuden ryhmän paina “Save”.
14.01.2014
SEITE 14 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
9. KALENTERI(UUDEN KALENTERIN LISÄYS)
Voit laittaa kalenterisi näkymään muilla käyttäjillä.
Katsoaksesi kalenteriasi paina “Calendar” –kuvaketta valinta palkissa.
Jakaaksesi kalenterisi sinun pitää painaa hiiren oikeaa nappia “My Calendars” kohdan päällä ja valita “Share
Calendar”.
paina hiiren oikeaa nappia “My
Calendars“ kohdan päällä.
14.01.2014
SEITE 15 VON 16
.........................................................................................................................................................................................
kirjoita kontaktin nimi kenen kanssa
haluat jakaa kalenterisi
Hyväksyäksesi kalenterin jakamisen sinun tulee painaa “Send”
14.01.2014
SEITE 16 VON 16