OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖ OTTI ISON ASKELEEN KOHTI PAPERITONTA HALLINTOTAPAA ONGELMA Opetus- ja kulttuuriministeriössä laadittiin vuosittain jopa 20.000 käsin allekirjoitettavaa asiakirjaa. Paperidokumentteja siirreltiin valmistelijoiden välillä sisäisessä postissa, organisaation ulkopuolisten yhteistyötahojen kanssa asiointi vaati kirjelähetyksen. Tarve paperittomille prosesseille oli ilmeinen, mutta myös haasteita riitti: – Miten ratkaistaan asiakirjojen eheys ja kiistämättömyys sähköisessäjärjestelmässä? – Vaarantuuko tietoturva siirrettäessä sähköisiä dokumentteja organisaatioiden välillä? – Miten n. 320 henkilön organisaatio siirtyy joustavasti ja toiminnan keskeytymättä uusiin prosesseihin? RATKAISU Manuaaliset allekirjoitukset korvattiin sähköisillä. Ministeriön Microsoft SharePoint -pohjaiseen asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisuun integroitiin Avain Technologies Oy:n sähköisen allekirjoituksen tuote X-DigitalSignatureSuite. Allekirjoitukset tehtiin sähköisillä virkakorteilla, joissa on Väestörekisterikeskuksen laatuvarmenteet. Näin kaikille ministeriön viranhaltijoille syntyi mahdollisuus allekirjoittaa käsiteltävät dokumentit sähköisesti. Esittelijä laatii ja allekirjoittaa ensin päätösasiakirjan, jonka jälkeen päätöksentekijä vahvistaa sen allekirjoituksellaan. Lopuksi allekirjoitettu päätös lähetetään asiakkaalle. Kaikki työvaiheet tapahtuvat sähköisesti. TULOKSET Uusi sähköinen käsittelyprosessi mahdollisti ministeriön siirtymisen paperittomaan hallintotapaan. Päätösasiakirjan allekirjoitus ja lähetys vie “ PÄÄTÖKSENTEKOMME NOPEUTUI JA MINISTERIÖN SÄHKÖISTEN ASIAKIRJOJEN LAATU, EHEYS JA KIISTÄMÄTTÖMYYS PARANIVAT SÄHKÖISEN ALLEKIRJOITUKSEN ANSIOSTA.” Irma Nieminen Tietohallintojohtaja Opetus- ja kulttuuriministeriö nyt vain noin 2 minuuttia. Sähköinen allekirjoitus teki samalla mahdolliseksi sähköisten asiakirjojen arkistoinnin Kansallisarkiston kansallisten SÄHKE 2 normin mukaisesti. Sähköisen allekirjoituksen ansiosta organisaatio säästää vuoden jokaisena työpäivänä noin 150 sisäisen postilähetyksen ja ministeriöstä ulos lähtevän asiakaskirjeen manuaaliseen käsittelyyn kuluvan ajan. Avain Technologies Oy / Itämerenkatu 5 A, FI-00180, Helsinki Finland / Tel. +358 9 5860 760 / www.avaintec.com OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖ AVAIN TECHNOLOGIES OY Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa osana valtioneuvostoa koulutus-, tiede-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan kehittämisestä ja kansainvälisestä yhteistyöstä. Olemme suomalainen sähköiseen asiointiin erikoistunut ohjelmistotalo. Saat meiltä turvalliset ratkaisut ja uusimman teknologian sähköisiin allekirjoituksiin, lomakkeisiin ja arkistointiin. Ministeriön laajaan toimialaan kuuluvat koulutus ja tiede, taide, kulttuuri, liikunta ja nuorisotyö, arkisto-, museo- ja yleinen kirjastotoimi, kirkot ja uskonnolliset yhdyskunnat, opintotuki ja tekijänoikeuskysymykset. Lue lisää: www.avaintec.com Sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto X-DigitalSignatureSuite X-DSS tarjoaa palvelualustan avointen rajapintojen kautta turvalliset sähköiset allekirjoitukset organisaation sisäisiin prosesseihin ja asiointipalveluihin. Allekirjoitustavaksi voidaan valita esim. toimikortti (PKI), matkapuhelin, järjestelmävarmenne, salasana, verkkopankkivarmennus tai SignPad. Tuote on selkeä markkinajohtaja Suomessa ja saavuttanut jalansijaa myös kansainvälisesti. Kaikkiin yleisimpiin dokumentinhallinta- ja portaaliratkaisuihin on tarjolla valmiit X-DSS–integraatiot: MS Sharepoint, IBM Websphere Portal, FileNet, IBM DB2 Content Manager, Oracle WebLogic Portal, Open Text Livelink jne. Tuotetta voidaan käyttää myös pilvipalveluna Avaimen palvelukeskuksesta tai cloud in a box -komponenttina asiakkaan valitseman kumppanin palvelualustalla. X-DSS kuuluu Avain Technologies Oy:n X-Suite -tuoteperheeseen. Avain Technologies Oy / Itämerenkatu 5 A, FI-00180, Helsinki Finland / Tel. +358 9 5860 760 / www.avaintec.com