Potilasasiakirjojen tietosuojaohje

Kauniaisten kaupunki – sosiaali- ja terveystoimi
Potilasasiakirjojen tietosuojaohje
Ehdotus sosiaali- ja terveyslautakunnalle 21.4.2015
1
Sisällysluettelo
1
JOHDANTO .................................................................................................................................................................. 4
2
POTILASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA SALASSAPITO ................................................................... 4
2.1 Potilasasiakirjojen käyttötarkoitus ja merkitys ........................................................................................................... 4
2.2 Potilasrekisterit ............................................................................................................................................................ 5
2.3 Potilasasiakirjojen salassapito ja vaitiolovelvollisuus ................................................................................................. 5
2.4. Potilastietojen käsittely ilman potilaan tunnistetietoja ................................................................................................ 6
3
POTILASASIAKIRJOJEN LAATIMINEN .................................................................................................................. 6
3.1 Potilasasiakirjojen laatimista koskevat yleiset periaatteet ja ohjeet ............................................................................. 6
3.2 Potilasrekisteristä erillään pidettävät asiakirjat ........................................................................................................... 8
4
POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ ................................................................................................................................... 8
4.1. Potilastietojen käyttöoikeudet ..................................................................................................................................... 8
4.1.1 Potilastietojen käyttöoikeus hoitosuhteen perusteella ........................................................................................... 9
4.1.2 Potilastietojen käyttöoikeus muun asiallisen yhteyden perusteella ....................................................................... 9
4.2 Potilastietojen käyttöoikeus sairaanhoidollisissa palveluyksiköissä .......................................................................... 10
4.3 Potilastietojen käyttöoikeus sisäisissä konsultaatioissa ............................................................................................. 10
4.4 Seulontarekisterien tietojen käyttöoikeus .................................................................................................................. 10
4.5 Kotihoidon asiakasrekisterin tietojen käyttöoikeus ................................................................................................... 10
4.6 Potilastietojen käyttö opetuksessa .............................................................................................................................. 11
4.7 Potilastietojen käyttö tutkimuksessa .......................................................................................................................... 11
4.8 Potilastietojen käyttö toiminnan kehittämisessä ja hallinnointitehtävissä ................................................................. 11
5
POTILASASIAKIRJOJEN LUOVUTUS ................................................................................................................... 12
5.1 Yleistä luovuttamisesta .............................................................................................................................................. 12
5.2 Yhteinen potilastietorekisteri ja arkisto ..................................................................................................................... 13
5.3 Kanta-palvelut (Kansallinen terveysarkisto) .............................................................................................................. 14
5.3.1 Yleistä Kanta-palveluista .................................................................................................................................... 14
5.3.2 Tiedonhallintapalvelu ......................................................................................................................................... 14
5.4 Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaan hoidon ja siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi.............................. 15
5.4.1 Luovutus kirjallisella suostumuksella ................................................................................................................. 15
5.4.2 Luovutus suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella .................................................................. 15
5.4.3 Potilasasiakirjojen luovuttaminen ilman potilaan suostumusta poikkeustilanteissa ........................................... 16
5.4.4 Alaikäisen potilaan asema tietoja luovutettaessa ................................................................................................ 17
5.4.5 Potilasasiakirjojen luovutus aluetietojärjestelmää käyttäen ................................................................................ 17
5.4.6 Potilasasiakirjojen luovutus Kanta-palveluita käyttäen ...................................................................................... 18
5.4 Potilasasiakirjojen luovutus ilman potilaan suostumusta ........................................................................................... 19
5.4.1
Viranomaiset, joiden tutkittavaksi potilas voi saattaa hoitoaan koskevan asiansa ......................................... 19
5.4.2 Vakuutuslaitokset ja vakuutusoikeus .................................................................................................................. 19
5.4.3 Kansaneläkelaitos ............................................................................................................................................... 20
5.4.4 Muut viranomaiset tai yhteisöt, joille on pyydettäessä annettava tietoja ............................................................ 20
5.4.5
Sosiaalihuollon viranomaiset ......................................................................................................................... 20
5.4.6 Holhousviranomainen ......................................................................................................................................... 21
5.4.7 Edunvalvontavaltuutus ........................................................................................................................................ 21
5.4.8 Terveydenhuollon valtakunnalliset ja alueelliset henkilörekisterit ..................................................................... 22
5.5 Tietojen luovutus oppilaitoksille................................................................................................................................ 23
5.6 Tietojen luovutus potilaan omaisille ja läheisille ....................................................................................................... 24
2
5.7 Tietojen luovuttaminen poliisille ja tuomioistuimelle................................................................................................ 24
5.7.1 Tietojen luovuttaminen esitutkintaa varten ......................................................................................................... 25
5.7.2 Lapseen kohdistuneen seksuaalirikoksen selvittäminen ..................................................................................... 25
5.7.3 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) kuolemansyyn selvittäminen ........................................................................... 25
5.7.4 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) lupa-asioissa .................................................................................................... 26
5.7.5 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ajokyvyn heikkenemisestä .................................................................................. 26
5.7.6 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ampuma-aseluvan peruuttamisesta ..................................................................... 26
5.7.7 Ilmoitusvelvollisuus törkeistä tekeillä olevista rikoksista ................................................................................... 26
5.7.8 Todistaminen oikeudenkäynnissä ....................................................................................................................... 27
5.8 Laskutukseen liittyvä potilastietojen luovutus ........................................................................................................... 27
5.8.1 Potilasmaksujen laskutus ja perintä .................................................................................................................... 27
5.8.2
Maksukatto ja tietojen kerääminen ................................................................................................................ 27
5.8.3 Kuntalaskutus ...................................................................................................................................................... 28
5.9 Asianosaisen oikeus potilasasiakirjojen saantiin ....................................................................................................... 28
5.10 Tietojen luovuttaminen pakkotilanteessa ................................................................................................................. 28
5.10.1 Vainajan tietojen luovuttaminen ....................................................................................................................... 29
5.10.2 Vainajan elämänaikaiset potilasasiakirjat ......................................................................................................... 29
5.10.3 Vainajan kuolemansyyn selvittäminen ............................................................................................................. 30
5.11 Tietojen luovuttaminen ulkomaille .......................................................................................................................... 30
6
POTILAAN OIKEUDET TIETOIHIN JA TERVEYSKESKUKSEN VELVOITTEET ............................................ 31
6.1 Potilaan informointi hänen tietojensa käsittelystä ...................................................................................................... 31
6.2 Potilaan tarkastusoikeus ............................................................................................................................................. 32
6.3 Tarkastusoikeuden toteuttaminen .............................................................................................................................. 33
6.3.1 Tarkastuspyyntö .................................................................................................................................................. 33
6.3.2 Tarkastuspyynnön käsittely ja tietojen anto ........................................................................................................ 33
6.3.3 Tarkastusoikeuden epäämistä koskeva päätös .................................................................................................... 35
6.3.4 Tarkastusoikeutta koskevat merkinnät ja maksut ................................. Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.
6.4 Tarkastusoikeuden ja julkisuuslaissa säädetyn tiedonsaantioikeuden suhde ............................................................. 35
6.5 Potilasrekisterin virheellisen tiedon korjaaminen ...................................................................................................... 36
6.5.1 Menettelytavat virheellisen tiedon korjaamisessa ............................................................................................... 36
6.5.2 Potilaan esittämä vaatimus tiedon korjaamisesta ................................................................................................ 37
6.5.3 Potilastietojen korjaamisen epääminen ............................................................................................................... 38
6.6 Potilaan yhteystietojen salaaminen tämän pyynnöstä/turvakielto .............................................................................. 38
7
POTILASREKISTERIN KÄYTÖNVALVONTA ...................................................................................................... 39
7.1 Potilasrekisterien käytönvalvontaa koskevat säädökset ............................................................................................. 39
7.2 Potilasrekisterien käytönvalvonnan menettelytavat ................................................................................................... 39
7.2.1 Lokitietojen tarkastusten vireillepano ja tarkastus .............................................................................................. 40
7.2.2 Tarkastuksen tuloksena epäily väärinkäytöksestä ............................................................................................... 41
7.2.3 Asian ratkaisu ja toimenpiteet ............................................................................................................................. 42
7.2.4 Raportointi potilasrekisterin käytön valvonnasta ................................................................................................ 43
7.2.5 Potilaan tiedonsaantioikeus lokitietoihin ............................................................................................................ 43
8
POTILASASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN ........................................ 44
9 SEURAAMUKSET TIETOSUOJASÄÄNNÖSTEN RIKKOMISESTA ...................................................................... 44
10 LISÄTIETOJEN ANTAJA ............................................................................................................................................ 46
3
1
JOHDANTO
Tässä asiakirjassa annetaan Kauniaisten kaupungin potilasasiakirjojen käsittelyä koskevat tietosuojaohjeet. Ohje on tarkoitettu
kaikille terveydenhuollon ammattihenkilöille sekä muille työntekijöille, joiden työtehtäviin potilasasiakirjojen käsittely kuuluu. Potilasasiakirjojen käsittelyllä tarkoitetaan potilastietojen keräämistä,
tallettamista, käyttöä, luovuttamista, muuttamista, poistamista,
säilyttämistä ja hävittämistä sekä mahdollisia muita potilastietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Ohjeet koskevat sekä sähköisiä että paperisia tai muunlaisia potilasasiakirjoja.
Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista valtuudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta käsittelemiseltä. Tietosuojaan kuuluvat näin ollen yksityisten henkilöiden yksityisyyden suoja sekä sitä turvaavat oikeudet ja edut henkilötietoja käsiteltäessä.
Tietoturvalla tarkoitetaan sellaisia hallinnollisia ja teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan tietojen asianmukainen
käsittely ja tietosuojan toteutuminen. Toimenpiteet kohdistuvat
ennen kaikkea tietojen, tietojärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden turvaamiseen.
Rekisterihallinnolla tarkoitetaan rekisterinpitoa koskevan päätöksen- teon määrittelyä ja henkilötietolaista johtuvien tehtävien
hoidon järjestämistä. Kuntayhtymällä rekisterinpitäjänä on velvollisuus huolehtia tietojen suojaamisesta ja laadusta niin, että tahattomat muutokset ja oikeudeton käyttö eivät ole mahdollisia.
Hoitotilanteissa ja -toiminnoissa syntyvistä tiedoista vastaa kuitenkin se henkilö, joka on vastuussa itse hoitotilanteesta
2
POTILASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA SALASSAPITO
2.1 Potilasasiakirjojen käyttötarkoitus ja merkitys
Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä
ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja tai teknisiä tallenteita, jotka sisältävät hänen terveydentilaansa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Jokaisella terveydenhuollon ammattihenkilöllä antaessaan terveyden- ja sairaanhoidon palveluja on velvollisuus laatia potilasasiakirjat.
Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan
terveyden edistämistä, hoidon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilasasiakirjatietoja
käytetään toissijaisesti myös toiminnan suunnitteluun ja seurantaan, hallinnointitehtäviin sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.
Hallinnointitehtäviin sisältyy esimiesten oikeus valvoa potilas4
asiakirjamerkintöjen avulla ammattihenkilöiden
asianmukaisuutta ja palvelujen laatua.
toiminnan
Potilasasiakirjamerkinnöillä on lisäksi tärkeä tehtävä sekä terveydenhuollon ammattihenkilön että potilaan oikeusturvan toteutumisessa käsiteltäessä mm. potilaan muistutuksia, kanteluita,
potilasvahinkoasioita ja asiakasmaksuihin kohdistuvia vaatimuksia.
2.2 Potilasrekisterit
Potilasasiakirjat kuuluvat loogisiin rekisterikokonaisuuksiin niiden käyttötarkoituksen perusteella. Samaan henkilörekisteriin
kuuluvat kaikki ne rekisterinpitäjän hallussa olevat potilasta koskevat tiedot, joita käytetään samaan käyttötarkoitukseen riippumatta tietojen tallennustavasta. Terveyskeskuksen, vuodeosaston, suun terveydenhuollon, vanhainkotien, kotihoidon ja asumispalveluyksiköiden potilasasiakirjarekisteri muodostuu siten
eri tietojärjestelmien (ns. osarekistereiden) kokonaisuudesta ja
manuaalisesti ylläpidettävistä sairauskertomuksista.
Terveydenhuoltolain (1326/2010) 9 § mukaan sairaanhoitopiirin
kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat muodostavat terveydenhuollon yhteisen potilastietorekisterin. Yhteisen potilastietorekisterin
rekisterinpitäjänä ovat kaikki rekisteriin liittyneet terveydenhuollon
toimintayksiköt niiden omien potilasasiakirjojen osalta
2.3 Potilasasiakirjojen salassapito ja vaitiolovelvollisuus
Potilasasiakirjat ovat salassa pidettäviä (Laki potilaan asemasta ja
oikeuksista 13 §). Niitä saa käyttää vain rekisterin käyttötarkoituksen mukaisiin tehtäviin. Työtehtävissä saatuja salassa pidettäviä
tietoja ei saa antaa laittomasti sivullisille.
Potilasasiakirjojen salassapitovelvoite (asiakirjasalaisuus) ja vaitiolovelvollisuus ovat lähes toisensa kattavia. Vaitiolovelvollisuus
on kuitenkin asiakirjan salassapitovelvollisuutta laajempi. Se koskee myös sellaista työtehtävissä saatua potilasta koskevaa tietoa,
jota ei välttämättä ole tallennettu potilasasiakirjoihin. Myös tällaiset
potilaaseen liittyvät tiedot tai havainnot ovat vaitiolovelvollisuuden
piiriin kuuluvia eikä niitä saa paljastaa sivullisille
Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus koskee jokaista, joka työssään
sosiaali- ja terveystoimen palveluksessa tai sen tehtäviä suorittaessaan saa tai on saanut tehtävänsä perusteella tietoja potilaasta
tai potilaan terveydentilasta. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus
koskee siten terveydenhuollon ammattihenkilöiden lisäksi toimialalla toimivia siviilipalvelusmiehiä, terveydenhuollon harjoittelijoita ja opiskelijoita, toimialalla vapaaehtoistyötä tekeviä, hallinto-,
talous- ja huoltotehtävissä toimivia sekä myös luottamushenkilöitä. Se koskee myös henkilöitä, jotka toimeksiantosopimuksen perusteella tuottavat sosiaali- ja terveystoimelle palveluja tämän lu5
kuun. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus säilyy senkin jälkeen,
kun toiminta tai tehtävän hoitaminen toimialalla on päättynyt.
Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin
tehtäviin osallistuvia henkilöitä. Sivullisia ovat esimerkiksi:
· kaikki organisaation samassa työyksikössäkin työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt, muut työntekijät ja opiskelijat, jos
he eivät osallistu potilaan hoitoon tai heidän työtehtäviinsä ei kuulu potilaan tietojen käsittely.
· potilaan omaiset ja läheiset, ellei potilas ole antanut kirjallista suostumusta tietojensa antoon (poikkeustilanteet ks. luku
5.3.3).
· toiset potilaat ja vierailijat.
Työyksiköiden esimiesten vastuulla on huolehtia potilastietojen
käsittelystä työpaikalla ja työtilojen järjestelyistä niin, ettei tietoja
joudu luvattomasti sivullisille. Potilaskeskustelut tulee toteuttaa
potilaan yksityisyyttä kunnioittaen siten kuin potilaan kanssa on
sovittu. Toisten potilaiden tai vierailijoiden ei tule ilman potilaan
suostumusta saada tietoonsa potilaan terveydentilaa koskevia tietoja.
2.4. Potilastietojen käsittely ilman potilaan tunnistetietoja
Jos potilastietoja käsitellään ilman henkilötunnisteita (henkilön
nimen, syntymäajan tai henkilötunnuksen lisäksi myös muut henkilökohtaiset tiedot, joista henkilö voidaan yksilöidä) siten, etteivät
käsiteltävät tiedot ole mitenkään liitettävissä tiettyyn potilaaseen,
niin tällöin kyse ei ole henkilötietojen käsittelystä eivätkä nämä
tiedot kuulu salassapidon piiriin. Potilasasiakirjojen tietosuojaohjetta ei sovelleta tällaisten tietojen käsittelyyn.
Potilastietoja käsitellään ilman tunnistetietoja esim. konsultoitaessa toista terveydenhuollon asiantuntijaa asiaperusteisesti, jolloin konsultaatiopyynnöt ja -vastaukset voidaan tehdä myös
suojaamatonta sähköpostia käyttäen. Vastaavasti potilastietoja
voidaan käyttää opetustilanteissa ilman henkilötunnisteita.
3
POTILASASIAKIRJOJEN LAATIMINEN
3.1 Potilasasiakirjojen laatimista koskevat yleiset periaatteet ja
ohjeet
Sosiaali- ja terveysministeriön antama asetus potilasasiakirjoista
(298/2009), tuli voimaan 1.8.2009. Siinä täydennetään nykyistä
potilasasiakirja-asetusta lähinnä asiakastietojen sähköisen käsittelyn laista johtuvilla muutoksilla, jotta sähköisten asiakirjojen käsittely on mahdollista toteuttaa valtakunnallisesti keskitettyjen
palvelujen avulla. Asetuksen sähköisten potilasasiakirjojen käsit6
telyä koskevia säännöksiä sovelletaan 1.4.2011 lähtien tai sitä
ennen siitä ajankohdasta lukien, kun kunta/kaupunki on siirtynyt
valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi. Suomen
Kuntaliitto on lisäksi julkaissut oppaita potilasasiakirjojen rakenteesta, sisällöstä ja laatimisesta.
Terveydenhuollon valtakunnalliset sähköiset palvelut perustuvat
keskitettyyn potilastiedon säilytys- ja välityspalveluun sekä laissa
säädettyyn liittymisvelvollisuuteen (159/2007 § 15). Potilastiedon
arkisto on aktiivisesti käytettävä potilastiedon varasto, joka samalla toimii keskitettynä potilastiedon pitkäaikaisarkistona. Arkistosta saatavia asiakirjoja ja tietoja tulee voida katsoa ja hyödyntää samalla tavalla kuin käyttäjä käyttää omassa potilastietojärjestelmässään olevia tietoja. Potilastiedon arkisto otetaan käyttöön vaiheittain. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus terveydenhuollon
valtakunnallisista
tietojärjestelmäpalveluista
(165/2012, vaiheistusasetus) määrittelee, mitä tietosisältöjä arkistoon aletaan tallentaa eri vaiheissa.
Potilasasiakirjojen laadintaa koskevat myös henkilötietolaissa
säädetyt yleiset henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet.
(523/1999) Potilastietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta
ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Kirjattavien tietojen tulee olla potilasasiakirjojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Kaikki
hoidon kannalta tarpeelliset tiedot kirjataan potilasasiakirjoihin,
vaikka potilas kieltäisikin niiden merkitsemisen.
Potilaan hoitoon osallistuva terveydenhuollon ammattihenkilö
vastaa tekemiensä merkintöjen oikeellisuudesta ja virheettömyydestä. Merkintöjen tulee olla selkeitä ja ymmärrettäviä. Potilasasiakirjaan merkitään tietojen lähde, jos kirjattava tieto ei perustu ammattihenkilön omiin tutkimushavaintoihin. Ensisijaisesti
tiedot kerätään ja kysytään potilaalta itseltään.
Muita henkilöitä kuin potilasta itseään koskevia tietoja merkitään
potilasasiakirjoihin vain, jos tiedot ovat potilaan hoidon kannalta
välttämättömiä. Merkintöjen yhteyteen kirjataan tietojen lähde.
Niissä hoitotilanteissa, joissa on tarpeen kirjata muun henkilön
itsestään tai omasta elämäntilanteestaan kertomia yksityiskohtaisia arkaluonteisia tietoja, nämä tiedot kirjataan potilaan palvelutapahtuman asiakirjoihin kuulu- vaan erilliseen asiakirjaan.
Sosiaali- ja terveysministeriön antaman potilasasiakirjojen laatimista koskevan oppaan (2012) mukaan potilasasiakirjojen tulee
sisältää tarpeelliset ja laajuudeltaan riittävät tiedot potilaan neuvonnan ja hoidon suunnittelemiseksi ja niihin liittyvien tavoitteiden asettamiseksi sekä hoidon toteuttamiseksi ja toteuttamisen
seuraamiseksi. Potilaskertomuksessa on oltava potilaan perustiedot, esimerkiksi potilaan nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot, ja siihen tulee tehdä merkinnät jokaisesta
potilaan palvelutapahtumasta. Näistä tiedoista tulee käydä ilmi
tulosyy, esitiedot, nykytila, havainnot, tutkimustulokset,
ongelmat, taudinmääritys tai terveysriski, johtopäätökset, hoidon
suunnittelu, toteutus ja seuranta, sairauden kulku sekä loppuarvio.
7
Potilaskertomus on laadittava noudattaen kansallisia ohjeita ja
koodistoja, kuten kansallisia näkymiä, otsikoita ja koodistopalvelimella vahvistettuja erilaisia luokituksia. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on julkaissut rakenteisen kirjaamisen oppaita (2014),
joissa ohjeistetaan valtakunnallisesti yhtenäisten rakenteisten
potilastietojen kirjaamista. Kaikki potilasasiakirjat ja potilastiedot,
jotka laaditaan ja joita käytetään potilaan hoidon eri vaiheissa,
kuuluvat potilaskertomukseen.
3.2 Potilasrekisteristä erillään pidettävät asiakirjat
Potilasrekisteriin kuuluvat vain sen käyttötarkoituksen mukaiset
asiakirjat eli potilaan terveyden edistämistä sekä hoidon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa koskevat asiakirjat. Muussa tarkoituksessa laaditut asiakirjat on pidettävä erillään potilasrekisteristä. Tällaisia asiakirjoja ovat mm:
· potilaan tarkastusoikeutta koskevat asiakirjat muistutus-, kantelu- ja potilasvahinkoasiaan liittyvät asiakirjat
· poliisin ja vankeinhoitoviranomaisten virka-apupyynnöt ja siihen liittyvät lausuntoasiakirjat
· potilasmaksujen perintää koskevat merkinnät ja asiakirjat
Potilaan tai hänen omaisensa tekemään muistutukseen, kanteluun ja potilasvahinkoasiaan liittyviä tietoja saa kirjata potilasasiakirjoihin vain silloin ja siltä osin kuin tiedot ovat tarpeellisia
hoidon kannalta, mutta itse asiakirjat on säilytettävä erillisinä.
Sama koskee poliisin ja vankein- hoitoviranomaisten virkaapupyyntöjä.
4
POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ
Potilastietojen käytöllä tarkoitetaan potilasrekisteriin merkittäviksi
kerättyjen tai siihen talletettujen henkilötietojen käyttämistä terveyskeskuksen (= rekisterinpitäjä) omassa toiminnassa.
4.1. Potilastietojen käyttöoikeudet
Potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat saavat
käsitellä potilasasiakirjoja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät. Terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevien käyttöoikeudet potilasasiakirjoihin sisältyviin tietoihin tulee määritellä yksityiskohtaisesti.
Jokaiselle työntekijälle annetaan työtehtäviensä mukaiset käyttöoikeudet potilastietojärjestelmään/-järjestelmiin. Työntekijällä
on oikeus käyttää potilastietojärjestelmää vain työtehtäviensä
hoitamiseen. Tietojen käyttö muuhun tarkoitukseen (esim. uteliaisuus toisten tietoihin, omien tietojen katselu, väestörekisteristä
nimi- ja osoitetietojen hakeminen omiin tarkoituksiin) on ehdottomasti kielletty
8
4.1.1 Potilastietojen käyttöoikeus hoitosuhteen perusteella
Potilaan neuvontaan ja hoitoon sekä niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat työntekijät saavat käyttää terveyskeskuksen potilasrekisterissä oleville tietoja ja asiakirjoja ilman potilaan kirjallista suostumusta vain, kun potilaalla on voimassa oleva hoitosuhde ao.
hoitoyksikköön. Väestövastuun olemassaolo ei sinänsä anna oikeutta käyttää alueen asukkaiden tietoja. Vastaavasti potilaan
väestötietoja saa katsella ja käyttää vain kun käyttäjällä on hoitosuhde tai muu asiallinen yhteys potilaaseen ja hänen työtehtävänsä edellyttävät näiden tietojen käyttöä. Muussa tarkoituksessa tehty väestötietojen katselu tai muuttaminen (ml. omat ja perheenjäsenten tiedot) on tietosuojarikkomus ja siten rangaistava
teko.
·
·
·
·
Hoitosuhde syntyy, kun
potilaan hoidon tarvetta arvioidaan hänen yhteydenottonsa johdosta
potilaalle on tehty ajanvaraus tai hoidonvaraus terveyskeskuksen
yksikköön
potilas ilmoittautuu ilman ajanvarausta vastaanotolle tai poliklinikalle tai hänet sisään kirjoitetaan sairaalaan tai hänet kirjataan
kotihoidon asiakkaaksi
henkilö hakee todistusta terveydentilastaan jonkun etuuden
saamiseksi.
Hoitosuhde päättyy, kun potilaan käynti vastaanotolla on päättynyt
eikä uutta aikaa ole varattu tai uusia tutkimuksia määrätty tai avohoitojakso poliklinikalla on päättynyt tai potilas on kirjattu ulos sairaalan vuodeosastolta tai kotihoidon asiakkuus on päättynyt.
Hoitosuhteen aikana potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot
ovat hoitoon osallistuvien käytettävissä heidän työtehtäviensä mukaisesti rajattuina. Kun hoitosuhde terveyskeskuksessa on päättynyt, tietoja voidaan käsitellä rajoitetun ajan niin, että kaikki tarvittavat potilasasiakirjamerkinnät on tehty.
4.1.2 Potilastietojen käyttöoikeus muun asiallisen yhteyden
perusteella
Hoitosuhteen lisäksi oikeus tarvittavien potilastietojen käyttöön
syntyy kulloisenkin tehtävän perusteella muun asiallisen yhteyden
kautta mm. silloin kun:
·
·
·
·
potilas ottaa yhteyttä puhelimitse tai tietoverkon välityksellä hoitopaikkaansa ja tiedustelee neuvontaan tai hoitoon liittyviä asioitaan
lähete on saapunut ja se on rekisteröity järjestelmään. Hoitosuhde syntyy vasta, kun lääkäri tekee päätöksen potilaan ottamisesta lähetteen perusteella poliklinikalle tai sairaalaan.
hoidon kesto on avoin (pitkäaikaiset seurantapotilaat)
potilas on merkitty kirjoilla olijaksi neuvolapalveluihin tai koulu- ja
opiskeluterveydenhuoltoon
9
· asiakkaalle/potilaalle tehdään kotihoidon palvelujen tarpeen arviointiviranomainen pyytää lausuntoa esim. potilaan muistutus-,
kantelu- ja valitusasioissa tai selvityspyyntöä potilasvahinkoasiassa
4.2 Potilastietojen käyttöoikeus sairaanhoidollisissa palveluyksiköissä
Sairaanhoidolliset palveluyksiköt (kuten laboratorio, kuvantaminen, patologia) saavat potilaasta käyttöönsä vain palvelun antamiseen tarvittavat tiedot, jotka annetaan yleensä tutkimus- tai palvelupyynnössä. Mikäli vastauksen/lausunnon antaminen edellyttää tarkempia tietoja, nämä tiedot annetaan eri pyynnöstä.
Kauniaisten kaupunki ostaa laboratorio- ja kuvantamispalvelut
HUS:n toimintayksiköltä (HUSLAB, HUS-Röntgen) lukuun ottamatta hammashuollon kuvantamistutkimuksia, jotka ostetaan Pantomosta. Tehtyjen sopimusten perusteella HUS:n toimintayksikkö on
laboratorio- ja kuvantamispalveluista muodostuvien potilastietojen
rekisterinpitäjä, ja vastaa siten pääasiallisesti rekisterinpitäjän tehtävistä. Kauniaisten kaupunki saa käyttöönsä tilaamiensa laboratoriotutkimusten vastaukset ja lausunnot tulkintoineen sekä tilaamansa röntgenkuvat ja niistä laaditut lausunnot.
4.3 Potilastietojen käyttöoikeus sisäisissä konsultaatioissa
Toimialan sisäisissä konsultaatioissa sekä konsultaatiopyynnön
laatijalla että konsultaatiovastauksen antajalla on samat oikeudet käyttää potilasrekisterissä olevia tietoja konsultaation toteuttamiseen.
Terveyskeskuksen konsultoidessa potilaan tunnistetietoja käyttäen toisessa toimintayksikössä toimivaa ammattihenkilöä, kyseessä on tietojen luovutus (ks. luku 5).
4.4 Seulontarekisterien tietojen käyttöoikeus
Yksityiset palveluntuottajat tuottavat Kauniaisten kaupungin lukuun sekä rintarauhasen syövän että kohdun kaulaosan syövän
seulontatutkimukset. Kaupunki on seulontarekisterien rekisterinpitäjä. Seulontarekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käyttää terveyskeskuksessa potilaan hoidon suunnittelussa, toteuttamisessa ja
seurannassa vain, jos potilas tulee seulontatutkimuksen perusteella sinne hoitoon. Muu käyttö edellyttää potilaan kirjallista suostumusta.
4.5 Kotihoidon asiakasrekisterin tietojen käyttöoikeus
10
Terveydenhuollon lääkäreillä ja muilla terveydenhuollon ammattihenkilöillä on oikeus käyttää tarvitsemiaan kotihoidon asiakkaan
terveyttä ja sairautta koskevia tietoja ja myös muita kotihoidossa
syntyneitä tietoja silloin, kun asiakkaalla on hoitosuhde tai muu
asiallinen yhteys terveyskeskukseen. Vastaavasti kotihoidon työntekijöillä on oikeus käyttää tarvitsemiaan terveyskeskuksen potilasrekisterin tietoja, kun asiakas on kotihoidossa.
4.6 Potilastietojen käyttö opetuksessa
Terveydenhuollon tehtäviin kuuluvissa terveydenhoitohenkilökunnan koulutus- ja opetustilanteissa opiskelijat voivat käyttää terveys- ja sairauskertomustietoja opiskelijaohjauksesta vastaavan viran- tai toimenhaltijan valvomana. Terveydenhuollon opiskelijat
ovat vaitiolo- ja salassapitovelvollisia potilaslain (785/1992) 13 §:n
ja julkisuuslain (621/1999) 23–24 §:n perusteella. Oppilaitosten
kanssa tehtäviin sopimuksiin tulee tehdä maininta opiskelijoiden
vaitiolo- ja salassapitovelvollisuudesta.
Potilaan hoitoon osallistuvat terveydenhuollon opiskelijat saavat
tehdä merkintöjä potilasasiakirjoihin toimiessaan terveydenhuollon
ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 2 §:n 3 momentin mukaisesti terveyskeskuksessa laillistetun ammattihenkilön tehtävässä. Merkinnän tehneen nimi ja asema kirjataan tai kirjautuu potilastietoihin. Muiden opiskelijoiden tekemät merkinnät hyväksyy
heidän esimiehensä tai ohjaajansa tai kyseiseen tehtävään valtuutettu henkilö.
Jos potilas ei suostu olemaan opetuksen kohteena, ei myöskään
häntä koskevia asiakirjoja saa käyttää opetuksessa.
4.7 Potilastietojen käyttö tutkimuksessa
Potilasasiakirjoihin perustuvaa tieteellistä ja muuta tutkimustyötä
voivat tehdä terveyskeskuksen palveluksessa olevat viran- ja toimenhaltijat tai ulkopuoliset tutkijat. Tutkimusluvan myöntämisestä
päättää sosiaali- ja terveysjohtaja.
4.8 Potilastietojen käyttö toiminnan kehittämisessä ja hallinnointitehtävissä
Potilasrekistereistä kerätään tietoa oman toiminnan johtamista,
suunnittelua, tilastointia ja arviointia varten. Tiedot kerätään ja
niitä käytetään tilastollisesti ilman potilaan tunnistetietoja.
Kehittämishankkeissa, joissa on tarkoitus käyttää salassa pidettäviä potilastietoja, toimitaan edellä kohdassa 6 kuvatun tutkimuslupakäytännön mukaisesti.
11
5 POTILASASIAKIRJOJEN LUOVUTUS
5.1 Yleistä luovuttamisesta
Tietojen luovutuksella tarkoitetaan henkilötietojen antamista
muuhun kuin rekisterin käyttötarkoituksen mukaiseen käyttöön
kaupungin (= rekisterinpitäjä) omassa toiminnassa.
Kauniaisten kaupunkiin nähden ulkopuolisia ovat esim. seuraavat
tahot:
· muut terveyskeskukset
· valtion mielisairaalat ja muut vastaavat terveydenhuollon
palvelu- ja tuottavat toimintayksiköt
· yksityisen terveydenhuollon toimintayksiköt tai itsenäiset
terveydenhuollon ammattihenkilöt
· muut viranomaiset
· potilaan omaiset ja läheiset
· ulkopuoliset tutkijat ja terveyskeskuksen palveluksessa
olevat omaa tutkimustyötään tekevät työntekijät.
Tietojen luovutuksesta on kyse myös silloin, kun tietoja luovutetaan toimialalla eri käyttötarkoituksiin perustettujen rekistereiden
välillä (ks. luku 2.2 Potilasrekisterit ).
Potilasta hoitava henkilökunta voi käyttää yhteisessä potilastietorekisterissä olevia hoidon kannalta tarpeellisia potilastietoja ilman potilaan suostumusta. Käyttö edellyttää kuitenkin, että potilasta on informoitu yhteisen potilastietorekisterin käytöstä ja
mahdollisuudesta kieltää potilastietojen yhteiskäyttö.
Potilastietojen luovuttaminen edellyttää pääsääntöisesti potilaan
suostumusta tai laissa säädettyä oikeutta tietojen saantiin ilman
potilaan suostumusta. Tietojen luovuttajalla on vastuu luovutuksen laillisuudesta. Luovuttajan velvollisuutena on varmistua
myös siitä, että erilaisissa teknisissä luovutustavoissa henkilötietolain huolellisuus- ja suojaamis- velvoitteet täyttyvät niin, ettei
tietoja joudu sivullisille.
Kaupungin ulkopuolisille käyttäjille potilasasiakirjat luovutetaan tilanteesta riippuen joko sähköisesti (esim. toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tehdyt lähetteet tai potilastietojen luovutus
aluetietojärjestelmää tai valtakunnallista eArkistoa käyttäen) tai
alkuperäisistä asiakirjoista otettuina kopioina, atk-tulosteina tai
lausuntoina. Manuaaliset asiakirjat luovutetaan alkuperäisinä
vain siinä tapauksessa, että luovutuksen saaja, jolla on siihen oikeus, pyytää asiakirjoja nimenomaan alkuperäisinä.
Vain luovutustarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot luovutetaan. Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä niihin sisältyvien tietojen luovutuksesta. Merkinnästä tulee käydä ilmi
-
kuka luovutti tiedot
mitä tietoja luovutettiin luovutusaika
kenelle tiedot luovutettiin
luovutuksen peruste (potilaan tai asiakkaan kirjallinen, suullinen tai asiayhteydestä ilmenevä suostumus vai lakiin perustuva luovutus).
12
Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä myös siinä tapauksessa, että potilas tai alaikäinen potilas, joka kykenee päättämään hoidostaan, on kieltänyt tietojensa luovuttamisen.
Terveyskeskuksen omien yksiköiden kesken potilasasiakirjoja
voidaan lähettää tarvittaessa telefaksia käyttäen. Tällöin on etukäteen puhelimitse ilmoitettava vastaanottavalle tietojen saantiin
oikeuttavalle työntekijälle tulossa olevasta lähetyksestä. Vastaanottajan velvollisuutena on ilmoituksen saatuaan huolehtia siitä, ettei lähetys joudu ulkopuolisten käsiin. Terveyskeskuksen ulkopuolelle potilasasiakirjoja ei saa lähettää telefaksilla kriittisiä
tapauksia lukuun ottamatta.
Salassa pidettäviä tietoja ei saa toimittaa suojaamattoman sähköpostin tai Internetin välityksellä. Jos potilas ottaa yhteyttä ja välittää tietojaan sähköpostitse, hänelle vastataan miten häneen otetaan yhteyttä tai miten hänen tulee toisella tapaa toimia.
Puhelimitse tietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollon toimintayksiköiden kesken vain kiireellisissä (ks. kohta 5.9) verrattavissa
tapauksissa yleensä vain lääkärin välityksellä tai lääkärin antamien ohjeiden mukaisesti. Tällöinkin luovutuksen oikeudellisten
edellytysten tulee täyttyä (ks. luku 5.4). Tietoja pyytävä henkilö tulee tunnistaa tietojen saantiin oikeutetuksi. Jos soittajalla on selkeä asiayhteys tietojen saantiin eikä ole syytä epäillä väärinkäytöstä, voidaan soittaja katsoa tunnistetuksi. Mikäli syntyy epäilys
tietojen pyytäjän henkilöllisyydestä, tietoja ei tule luovuttaa. Potilaan omaiselle tai muulle läheiselle tietoja voidaan terveydenhuollon ammattihenkilön harkitsemassa laajuudessa antaa puhelimitse, ellei potilas ole tätä kieltänyt tai kyse on poikkeustilanteista,
joissa omaisella tai läheisellä on oikeus saada tietoja potilaasta
ilman tämän suostumusta (ks. luku 5.4.3).
5.2 Yhteinen potilastietorekisteri ja arkisto
Terveydenhuoltolaissa säädetään, että saman sairaanhoitopiirin
alueella toimivien perusterveydenhuollon (terveyskeskusten) ja
erikoissairaanhoidon (keskussairaalan) potilasrekisterit ja potilasasiakirja-arkistot muodostavat yhteisen potilastietorekisterin. Potilastiedot voivat olla paperilla tai tietojärjestelmissä ja käyttö voi
kohdistua myös ennen 1.5.2011 syntyneisiin tietoihin. Yhteisen
potilasrekisterin tietojen käyttö ja luovutustenhallinta voidaan toteuttaa valtakunnallisten sähköisten palveluiden avulla.
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja sen
jäsen- kuntien (myöhemmin HUS:n toiminta-alue) yhteisen potilastietorekisterin muodostavat seuraavien julkisen terveydenhuollon organisaatioiden potilastiedot (potilasasiakirjat):
·
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä sekä
·
sairaanhoitopiirin jäsenkunnat Askola, Espoo, Hanko, Helsinki,
Hyvinkää, Järvenpää, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Loviisa, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Raasepori, Sipoo, Tuusula ja Vantaa.
13
Lisäksi yhteiseen potilastietorekisteriin kuuluu Lohjan sosiaali- ja
terveydenhoitoalue LOST (Lohja, Siuntio, Inkoo ja Karjalohja) ja
perusturvakuntayhtymä Karviainen (Karkkila, Nummi-Pusula ja
Vihti).
Yhteiseen potilastietorekisteriin kuuluu myös HUS:n jäsenkuntien terveydenhuoltolain (1326/2010) 18 §:n mukaisesti järjestämä työterveyshuolto.
Potilas voi halutessaan kieltää potilastietojensa luovuttamisen kokonaan toisessa HUS:n toiminta-alueen potilastietorekisteriin kuuluvassa toimintayksikössä ja muille terveydenhuollon toimintayksiköille. Kielto on voimassa toistaiseksi ja sen voi peruuttaa milloin
tahansa. Kiellon rajaamia potilastietoja ei saa käyttää edes hätätilanteessa. Potilas voi kuitenkin tehdä erikseen hoitotahdon, jossa
hän sallii myös kiellon tarkoittamien potilastietojen luovutuksen
esimerkiksi silloin kun hän on tajuton ja tarvitsee välitöntä hoitoa.
5.3 Kanta-palvelut (Kansallinen terveysarkisto)
5.3.1 Yleistä Kanta-palveluista
Kansalliseksi Terveysarkistoksi (Kanta) nimitetään terveydenhuollon, apteekkien ja kansalaisten valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluita. Palveluihin kuuluvat Potilastiedon arkisto, sähköinen resepti, tiedonhallintapalvelu ja Omakanta-palvelu (kansalaisille toteutettu web-palvelu).
Kauniainen liittyi sähköisen lääkemääräyksen käyttäjäksi vuonna
2012. Kansalliseen Potilastiedon arkistoon Kauniainen liittyy keväällä 2015 siten, että potilaskertomusjärjestelmästä (Mediatri) siirretään potilastietoja kansalliseen sähköiseen arkistoon. Ensimmäisessä vaiheessa arkistoon tallennetaan potilaskertomuksen näkymät (ns. jatkuva erikoisalan sairauskertomus ja ammatilliset jatkuvat lehdet), riskitiedot sekä kooste lääkitystiedoista.
5.3.2 Tiedonhallintapalvelu
Kansallisen terveysarkiston tiedonhallintapalveluun tallennetaan
potilaan:




informointi Terveydenhuoltolain 9 § mukaisesta yhteisrekisteristä
informointi kansallisesta potilastiedon arkistosta
suostumus tietojen luovuttamiseen potilastiedon arkiston kautta
yhteisrekisterin ja potilastiedon arkiston tietojen luovutuskiellot
Kauniainen liittyy tiedonhallintapalveluun potilastiedon arkistoon liittyessään. Terveydenhuoltolain mukaiset informoinnit ja kiellot tallennetaan Navitas aluetietojärjestelmään, josta ne välittyvät kansalliseen tiedonhallintapalveluun. Jos potilas muuttaa kieltojaan esim.
terveyskeskuskäynnillä tai omatoimisesti Omakanta-palvelun kautta, saadaan Navitaksen kautta esille aina ajan tasalla oleva tieto,
koska kaikki kieltoja koskevat tallennukset tehdään kansalliseen
14
tiedonhallintapalveluun ja haetaan sieltä eri toimintayksiköiden potilastietojärjestelmiin. Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen Navitaksen kautta hallinnoidaan myös potilastiedon arkiston informointi, suostumus- ja kieltomerkintöjä.
5.4 Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaan hoidon ja siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi
5.4.1 Luovutus kirjallisella suostumuksella
Potilasasiakirjoja voidaan luovuttaa sivullisille pääsääntöisesti
vain potilaan kirjallisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla
vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity (potilas) hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Lähtökohtana
on, että potilaan tulee olla tietoinen, mitä tietoja hänestä luovutetaan, mihin niitä luovutetaan ja mihin tarkoitukseen luovutuksen
saaja niitä käyttää. Nämä kriteerit eivät täyty, jos potilaalta pyydetään heti hoitoon hakeutuessaan lupa luovuttaa tulevia tietoja niitä
myöhemmin tarvitseville. Yleissuostumusta ei saa potilaalta pyytää.
Suostumuksesta tulee käydä ilmi yksilöidysti kuka tietoja luovuttaa, kenelle tietoja luovutetaan, mitä tietoja luovutetaan, mitä käyttötarkoitusta varten, päivämäärä ja potilaan tai hänen huoltajansa
tai hänen muun laillisen edustajansa allekirjoitus.
Terveyskeskuksessa käytetään potilastietojen luovuttamiseen
toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle sekä potilastietojen
hankkimiseen toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä suostumus- tai kieltolomaketta, joka on saatavissa intranetin lomakevalikosta.
Potilaan antama suostumus on voimassa toistaiseksi, jollei suostumuksesta muuta ilmene. Potilaalla on milloin tahansa oikeus
muuttaa tai peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen
muutos tai peruuttaminen tulee voimaan välittömästi, mutta se ei
luonnollisestikaan koske jo luovutettuja tietoja.
5.4.2 Luovutus suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella
Potilaan kirjallisesta suostumuksesta poiketen tarpeellisia potilastietoja saadaan luovuttaa potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammatti- henkilölle potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisella suostumuksella tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen perusteella (esim. tehtäessä konsultaatiopyyntö tai lähete jatkohoitoon). Myös yhteenveto annetusta
hoidosta saadaan luovuttaa potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti ni15
metylle lääkärille potilaan suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella.
Asiayhteydestä ilmenevä suostumus tarkoittaa muuta kuin kirjallista tai suullista suostumusta, jonka potilas on antanut vapaaehtoisesti tietoisena tietojen luovuttamisesta, luovutuksensaajasta, luovutettavista tiedoista sekä luovutettavien tietojen käyttötarkoituksesta ja luovuttamisen merkityksestä. Päännyökkäys tai muu hyväksyvä ele voidaan katsoa asiayhteydestä ilmeneväksi suostumukseksi, jos potilaalla on esim. kielellisiä vaikeuksia ilmaista itseään.
Ohjattaessa potilas terveyskeskuksesta lähetteellä hoitoon
HUS:iin tai muuhun terveydenhuollon toimintayksikköön lähettävä
lääkäri luovuttaa potilaan suostumuksella kaikki jatkohoidon toteuttamisen kannalta tarpeelliseksi arvioimansa tiedot/asiakirjat.
Jos potilas kieltää jatkohoidon ja sen järjestämisen kannalta merkityksellisten tietojen luovuttamisen, lääkärin tulee keskustella hänen kanssaan tietojen merkityksestä jatkohoidolle. Potilaalle tulee
myös selvittää, että hänen katsotaan kieltäytyneen jatkohoitoon
lähettämisestä, jos tarvittavia tietoja ei voida luovuttaa. Jos keskustelun tuloksena päädytään siihen, että lähetettä ei voida tehdä,
potilasta on mahdollisuuksien mukaan hoidettava yhteisymmärryksessä hänen kanssaan muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla.
Jos potilas kieltäytyy tutkimuksesta tai hoidosta kuten jatkohoitoon lähettämisestä, kieltäytymisestä tulee tehdä luotettavalla
tavalla vahvistettu merkintä potilasasiakirjoihin.
5.4.3 Potilasasiakirjojen luovuttaminen ilman potilaan suostumusta poikkeustilanteissa
Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa luovuttaa hänen laillisen edustajansa
kirjallisella suostumuksella. Laillisella edustajalla tulee olla toimivalta edustaa potilasta tämänkaltaisissa henkilökohtaisissa asioissa. Merkintä potilaan edunvalvojasta tehdään potilasasiakirjoihin vain, kun asiasta on tehty tuomioistuimen tai holhousviranomaisen päätös. Laillinen edustaja voi olla esim. vajaavaltaiselle
määrätty edunvalvoja tai edunvalvontavaltuutettu.
Jos potilaalla ei ole laillista edustajaa eikä hänellä ole mielenterveyden häiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn
vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä,
potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Välttämättömät tiedot voidaan myös luovuttaa, kun suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai vastaavan syyn vuoksi.
Ilman potilaan suostumusta voidaan potilaan lailliselle edustajalle,
lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen luovuttaa potilasta
ja hänen terveydentilaansa koskevia tietoja seuraavissa tilanteissa:
16
· jos täysi-ikäinen potilas ei mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun syyn vuoksi pysty (esim. pitkäaikainen tajuttomuus
tai vanhuudenheikkous) päättämään hoidostaan, potilaan laillista
edustajaa taikka lähiomaista tai muuta läheistä on ennen tärkeän
hoitopäätöksen tekemistä kuultava sen selvittämiseksi, millainen hoito parhaiten vastaisi potilaan tahtoa. Potilas on tällöin joko pysyvästi
tai pidemmän aikaa tosiasiallisesti kykenemätön käyttämään itsemääräämisoikeuttaan. Ko. henkilöllä on kuulemista ja suostumuksen antamista varten oikeus saada tarpeelliset tiedot potilaan terveydentilasta.
·
tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana
olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan
luovuttaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei
ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.
5.4.4 Alaikäisen potilaan asema tietoja luovutettaessa
Alaikäistä, joka ikänsä ja kehitystasonsa perusteella kykenee
päättämään hoidostaan, on hoidettava yhteisymmärryksensä hänen kanssaan. Tällöin hänellä on oikeus myös kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai
lailliselle edustajalleen sekä muille ulkopuolisille tahoille. Alaikäisen kyky itse päättää hoidostaan ja oikeudesta kieltää terveydentilaansa koskevien asiakirjojen luovuttamisesta jää lääkärin ja muun
terveydenhuollon ammattihenkilön arvioitavaksi.
Jos alaikäinen ei kykene päättämään hoidostaan, häntä on hoidettava yhteisymmärryksessä hänen huoltajansa tai laillisen
edustajansa kanssa. Jos lapsi on otettu sosiaalilautakunnan
huostaan, lautakunta voi päättää tietojen luovuttamisesta ja antaa
siihen suostumuksen vain siinä tapauksessa, että lapsen huostaanoton syynä on ollut nimenomaan sairaanhoidon järjestämisen
tarve. Muussa tapauksessa suostumuksen antaa huostaan otosta huolimatta lapsen huoltaja.
Laki suojaa alaikäistä potilasta myös siten, että hänen huoltajillaan ei ole oikeutta kieltää hoitoa, jota tarvitaan alaikäisen potilaan henkeä tai terveyttä uhkaavan vaaran torjumiseksi.
5.4.5 Potilasasiakirjojen luovutus aluetietojärjestelmää käyttäen
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (ns. makropilottilaki 811/22.9.2000) antaa mahdollisuuden luovuttaa potilastietoja sähköisesti alueellisen viitetietokannan avulla. HUS:n hallinnoimaan alueelliseen viitetietokantaan
(Navitas) terveydenhuollon toimintayksiköt vievät potilaiden hoitotapahtumista ja röntgentutkimuksista muodostetut viitteet, joiden
perusteella käyttäjät saavat muissa terveydenhuollon toimintayksiköissä syntyneitä potilastietoja/-asiakirjo- ja käyttöönsä.
Sekä viitteiden että toisen toimintayksikön potilastietojen katselu
(tietojen luovutus) edellyttää potilaan tai tämän laillisen edustajan
17
kirjallista suostumusta. Suostumus tallennetaan sähköisenä aluetietojärjestelmään ja sen tuloste potilaan allekirjoittamana tallennetaan potilaan sairauskertomuskansioon. Potilaalle annetaan
myös suostumuksesta tuloste hänen niin halutessaan. Aluetietojärjestelmästä tulostetaan potilaalle viitetietojen katselun yhteydessä informointilomake, josta käy ilmi aluetietojärjestelmän käyttötarkoitus ja sisältö. Lomake löytyy Navitaksen internet-sivulta.
Aluetietojärjestelmän viitetietoja voidaan luovuttaa potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi myös silloin,
jos potilaalla ei ole mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden
tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan
suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa taikka
jos suostumusta ei saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen
verrattavan syyn vuoksi. Tieto viitetietojen sekä potilastietojen luovuttamisesta tällä perusteella tulee kirjata aluetietojärjestelmään.
Potilasta tulee informoida luovutuksesta heti kun/jos se on mahdollista.
5.4.6 Potilasasiakirjojen luovutus Kanta-palveluita käyttäen
Potilasta tulee informoida Potilastiedon arkistopalvelusta. Potilasta
informoidaan antamalla potilaalle Kelan Potilastiedon arkistosta
kertova esite ja informointimerkintä tallennetaan Navitasaluetietojärjestelmän kautta tiedonhallintapalveluun. Tieto informoinnista näkyy potilaskansiossa.
Potilaalta pyydetään käynnin yhteydessä suostumus siihen, että
hänen potilastietojaan voidaan luovuttaa Potilastiedon arkiston
kautta, mikäli suostumusta ei ole. Uusi suostumus tallennetaan
Navitas-aluetietojärjestelmän kautta tiedonhallintapalveluun.
Potilas voi myös peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumuksen.
Suostumuksen peruutus tallennetaan Navitasaluetietojärjestelmään.
Potilaalla on oikeus rajoittaa tietojensa luovutusta Potilastiedon arkistosta. Luovutuskieltoja voidaan asettaa rekisterinpitäjätasolla,
osarekisteritasolla ja palvelutapahtumatasolla.
Luovutuskiellot kirjataan Navitas-aluetietojärjestelmän kautta tiedonhallintapalveluun. Muokkaa luovutuskieltoja -toiminnon kautta
voidaan valita rekisterinpitäjittäin ja osarekistereittäin ne yksiköt/rekisterit, joiden tietojen luovuttamisen potilas haluaa kieltää.
Palvelutapahtumakohtaiset kiellot tallennetaan valitsemalla palvelutapahtumalistauksesta kiellettävät palvelutapahtumat. Kieltoa tallennettaessa potilaalle on kerrottava luovutuskiellon ehdottomuudesta ja erikseen varmistettava, voidaanko luovutuskiellon alaiset
tiedot luovuttaa kuitenkin hätätilanteessa (esim. tajuttomuus). Mikäli potilas tähän suostuu, kirjataan Potilasvaltuutukset kohtaan myös
hätätilanteessa tapahtuvaa luovutusta koskeva tieto.
18
5.4 Potilasasiakirjojen luovutus ilman potilaan suostumusta
5.4.1 Viranomaiset, joiden tutkittavaksi potilas voi saattaa hoitoaan koskevan asiansa
Viranomaisia, joille potilas saattaa kannella tai valittaa tai joilta hän
voi hakea korvausta, ovat mm:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira)
potilasvakuutuskeskus
potilasvahinkolautakunta
aluehallintovirasto (AVI)
hallinto-oikeudet
sosiaali- ja terveysministeriö
oikeuskansleri
eduskunnan oikeusasiamies
oikeuslääkäri
tietosuojavaltuutettu
Lisäksi potilaan kantelu voi olla osoitettu kaupungin omalle organisaatiolle kuten sosiaali- ja terveyslautakunnalle tai kaupunginhallitukselle.
Tietojen luovuttaminen edellä mainituille viranomaisille edellyttää
kirjallista, yksilöityä pyyntöä. Potilasasiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti lausuntoina ja potilasasiakirjajäljenteinä, pyynnöstä kuitenkin alkuperäisinä siinä laajuudessa kuin mistä kyseisessä valituksessa tai kantelussa on kysymys.
Mikäli viranomainen on nimenomaisesti vaatinut potilasasiakirjat alkuperäisinä, paperiset potilasasiakirjat kopioidaan ja sivut numeroidaan ennen alkuperäisen kertomuksen lähettämistä. Kopiot säilytetään potilaskansiossa, kunnes alkuperäiset asiakirjat on palautettu.
Sähköisestä sairauskertomuksesta tulostetaan ne asiakirjat, jotka
eivät ole alkuperäisinä potilaskertomuskansiossa.
5.4.2 Vakuutuslaitokset ja vakuutusoikeus
Kaupunki on velvollinen pyynnöstä antamaan tapaturmavakuutuslaissa ja liikennevakuutuslaissa tarkoitetulle vakuutuslaitokselle
sekä muutoksenhakuelimelle maksutta kaikki hallussaan olevat
vakuutus- ja korvausasian ratkaisuun vaikuttavat tiedot. Sama
koskee työnantajaa ja työpaikkaterveydenhuollosta vastaavaa
lääkäriä, jolla on tämän toimensa perusteella hallussaan vahingoittuneen terveydentilaa koskevaa aineistoa. Tapaturmavakuutuslaitokselle, tapaturmavakuutuslaitosten liitolle ja muutoksenhakuelimelle tiedot on annettava pyytäjän yksilöimässä muodossa joko
kertomuskopioina tai lausuntoina tai niiden yhdistelmänä. Vakuutuslaitos on velvollinen maksamaan kohtuullisen palkkion ko. asiassa annetusta lääkärinlausunnosta terveyskeskukselle. Lausunnon antanut lääkäri saa lausunnosta korvauksen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Kopioista ei oteta maksua.
19
Tietojen antamisesta vastaa ensisijaisesti se lääkäri, jonka hoidossa potilas on viimeksi ollut tai jonka toimintaa pyydetyt tiedot
koskevat. Johtava lääkäri päättää tietojen luovuttamisesta siinä
tapauksessa, että em. lääkäriltä tietoja ei syystä tai toisesta voida
saada. Muille kuin tapaturmavakuutuslain mukaista asiaa käsitteleville tiedot annetaan joko E-lausuntoina tai lääkärin harkinnan
mukaan sairauskertomuksesta toimitettavalla kopiolla. Kaikissa
tapauksissa on huolehdittava siitä, ettei kyseiseen tarkoitukseen
kuulumattomia tietoja luovuteta.
5.4.3 Kansaneläkelaitos
Kansaneläkelaitosta koskevassa lainsäädännössä on lukuisia
säännöksiä kansaneläkelaitoksen tietojensaantioikeudesta (mm.
kansaneläkelaki, sairausvakuutuslaki). Kansaneläkelaitoksen tarvitsemat tiedot liittyvät yleensä Kela-etuuksien myöntämiseen ja
siihen liittyvään päätöksentekoon. Terveyskeskuksella on velvollisuus pyynnöstä luovuttaa kansaneläkelaitokselle sen tarvitsemat
tiedot.
5.4.4 Muut viranomaiset tai yhteisöt, joille on pyydettäessä annettava tietoja
Potilasasiakirjatietojen luovutusoikeus tai -velvollisuus alla oleville viranomaisille tai yhteisöille perustuu erityislainsäädäntöön ja
kysymys on yleensä selvitettävänä olevasta etuudesta tai velvollisuudesta. Tällaisia viranomaisia ovat mm:
· Valtiokonttori
· eläkelaitokset, eläketurvakeskus
· sosiaaliturvan eri muutoksenhakuelimet (mm. sosiaaliturvan
muutoksenhakulautakunta, työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta)
Eläkelaitoksilla ja eläketurvakeskuksella on lakisääteisen eläkkeen maksamista varten oikeus saada pyynnöstä tarvitsemansa
salassa pidettävät terveydenhuollon tiedot. Tietopyynnössä tulee
ilmetä säännös, minkä nojalla salassa pidettäviä tietoja pyydetään.
5.4.5 Sosiaalihuollon viranomaiset
i) Sosiaalihuollon viranomaisten tiedonsaantioikeus pyynnöstä
Terveyskeskuksen terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia antamaan sosiaalihuollon viranomaiselle sen pyynnöstä
maksutta ja salassapitosäännösten estämättä hallussaan olevat
sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän
vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen
selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien
20
toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen
tietojen tarkistamista varten.
Sosiaalihuollon tehtäviä, joissa voidaan tarvita terveydenhuollon
tietoja, ovat mm. vanhus- ja vammaispalvelut, kehitysvammahuollon, päihde- huollon ja lastensuojelun palvelut. Esimerkkeinä voidaan mainita lastensuojelulain mukaiset sosiaaliviranomaisen
toimenpiteet lapsen lastensuojelutarpeen selvittämiseksi ja huostaan ottamiseksi tai lastenvalvojan oikeus saada isyyden selvittämiseksi tarpeelliset lääketieteelliset selvitykset sen estämättä, mitä lääkärin ja sairaanhoitohenkilökunnan salassapitovelvollisuudesta on säädetty. Sosiaalihuollon viranomaisen on yksilöitävä ja
perusteltava tietopyyntönsä.
ii)
Lastensuojeluilmoitus sosiaalihuollon viranomaisille
Kaupungin palveluksessa tai luottamustoimessa olevat henkilöt
ovat velvollisia viipymättä ilmoittamaan salassapitosäännösten estämättä kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle eli käytännössä kaupungin sosiaalipalveluille, jos he tehtävissään ovat
saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää
lastensuojelun tarpeen selvittämistä.
Lastensuojeluilmoitus voidaan tehdä joko suullisesti tai kirjallisesti.
Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä lastensuojeluilmoituksen tekemisestä perusteluineen. Lähtökohtaisesti merkintä tehdään lapsen potilas- asiakirjoihin. Kun asia liittyy huoltajan hoitoon, merkintä tehdään huoltajan potilasasiakirjoihin.
5.4.6 Holhousviranomainen
Valtion oikeusaputoimistolla on holhousviranomaisena oikeus
saada holhousasioita ratkaistessaan salassa pidettäviä tietoja.
Mm. terveydenhuollon toimintayksiköt ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat salassapitosäännösten estämättä velvollisia
pyynnöstä antamaan holhousviranomaiselle ja tuomioistuimelle
holhousasiassa ne tiedot ja selvitykset, jotka ovat tarpeen vireillä
olevan asian ratkaisemiseksi.
Holhousviranomainen tai tuomioistuin voi pyytää terveydenhuollon toimielimeltä maksutta lausunnon, jos selvityksen saaminen
asianomaisen olosuhteista on tarpeen holhoustoimilaissa tarkoitetussa asiassa. Holhoustoimesta annetun lain (442/1999) 91 §:n
mukaan jokainen, joka on saanut tiedon edunvalvonnan tarpeessa ilmeisesti olevasta henkilöstä, voi vaitiolovelvollisuuden estämättä ilmoittaa asiasta holhousviranomaiselle (valtion oikeusaputoimisto). Terveydenhuollon ammattihenkilö voi siten ilmoittaa oikeustoimistolle, jos hän havaitsee, että potilas on sairautensa tai
heikentyneen terveydentilansa vuoksi kykenemätön huolehtimaan
itseään tai varallisuuttaan koskevista asioista.
5.4.7 Edunvalvontavaltuutus
21
Edunvalvontavaltuutuksella tarkoitetaan valtuutusta, jonka valtuuttaja on määrännyt tulemaan voimaan siinä tapauksessa, että hän
tulee sairauden, henkisen toiminnan häiriintymisen, heikentyneen
terveydentilan tai muun vastaavan syyn vuoksi kykenemättömäksi
huolehtimaan asioistaan. Valtuutettu voi olla vain luonnollinen
henkilö.
Edunvalvontavaltuutuksella valtuutettu voidaan oikeuttaa edustamaan valtuuttajaa tämän omaisuutta koskevissa ja muissa taloudellisissa asioissa. Valtuutettu voidaan oikeuttaa edustamaan
valtuuttajaa myös sellaisissa tämän henkilöä koskevissa asioissa
kuten terveyden- ja sairaanhoitoon liittyvissä asioissa, joiden merkitystä valtuuttaja ei kykene ymmärtämään sillä hetkellä, jolloin
valtuutusta on käytettävä.
Edunvalvontavaltuutus tulee voimaan, kun holhousviranomainen
(valtion oikeusaputoimisto) on sen hakemuksesta vahvistanut.
Ennen kuin edunvalvontavaltuutus vahvistetaan, valtuutetulla on
oikeus saada pyynnöstä terveyskeskukselta tai terveydenhuollon
ammattihenkilöltä salassapitosäännösten estämättä ne tiedot ja
selvitykset, jotka ovat tarpeen sen selvittämiseksi, onko valtuuttaja
tullut kykenemättömäksi huolehtimaan niistä asioista, joita valtuutus koskee. Kun holhousviranomainen on vahvistanut valtuutuksen, valtuutetulla on valtuutusta koskevissa asioissa oikeus saada
ne tiedot, joihin valtuuttajalla itsellään on oikeus. Valtuutettu voisi
toimia esim. potilaan edustajana tietoja luovutettaessa potilaan
suostumuksella, mikäli oikeus tähän käy ilmi valtuutuksen sisällöstä.
Edunvalvontavaltuutus on kevyempi ja joustavampi vaihtoehto
vuodesta 1999 lähtien voimassa olleelle edunvalvonnalle. Edunvalvontavaltuutuksen avulla henkilö voi itse ennakoida mahdollista
toimintakyvyttömyyttään ja valtuuttaa valitsemansa henkilön huolehtimaan asioistaan sitten, kun oma toimintakyky ei enää riitä.
Terveyskeskus ja terveydenhuollon ammattihenkilö on velvollinen
pyynnöstä antamaan holhousviranomaiselle ja tuomioistuimelle
salassapitosäännösten estämättä ne tiedot ja selvitykset, jotka
ovat tarpeen vireillä olevan edunvalvontavaltuutusta koskevan
asian ratkaisemiseksi. Lausunnon antamisesta ei peritä maksua.
5.4.8 Terveydenhuollon valtakunnalliset ja alueelliset henkilörekisterit
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Lääkealan turvallisuusja kehittämiskeskus Fimea ovat oikeutettuja niille säädettyjen tilastointi-, suunnittelu-, tutkimus- ja valvontatehtävien hoitamiseksi
pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia henkilörekistereitä.
Näitä rekistereitä ovat:
-
hoitoilmoitusrekisteri (Hilmo)
syntyneiden lasten rekisteri
huumausaineseurantarekisteri
lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri
raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri
22
-
syöpärekisteri
epämuodostumarekisteri
näkövammarekisteri
implanttirekisteri
Terveydenhuollon viranomaiset ja laitokset ja terveydenhuoltohenkilöstöön kuuluvat ovat velvollisia salassapitovelvollisuuden
estämättä antamaan em. terveydenhuollon valtakunnallisiin henkilörekistereihin talletettavat tiedot hallussaan olevista asiakirjoista
ja rekistereistä.
Lääkärin ja hammaslääkärin on ilmoitettava epäilemästään tai toteamastaan yleisvaarallisesta tai ilmoitettavasta tartuntatautitapauksesta (tartuntatauti-ilmoitus) asianomaisen terveyskeskuksen ja
sairaanhoito- piirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille. HUS:n
tartuntataudeista vastaava lääkäri ilmoittaa saamansa tiedot edelleen THL:n valtakunnalliseen tartuntatautirekisteriin. HUS ylläpitää ilmoitusten perusteella alueellista tartuntatautirekisteriä, joka
käytännössä muodostuu enintään 2 vuotta säilytettävistä tartuntatauti-ilmoituslomakkeista. Tartuntatauti-ilmoituksen tietoja ei saa
kopioida tai siirtää terveyskeskuksen tai sairaanhoitopiirin potilasrekisteriin talletettaviksi.
5.5 Tietojen luovutus oppilaitoksille
Peruskoulua, lukiota ja ammattikoulutusta (ei kuitenkaan ammattikorkeakouluja, korkeakouluja ja yliopistoja) koskeviin lakeihin on
kirjattu samansisältöiset säännökset tietojen luovutuksesta oppilaitoksen ja oppilashuollon kesken. Oppilashuolto sisältää koulutai opiskeluterveydenhuollon ja muun oppilashuollon palvelut.
Kouluterveydenhuoltoon kuuluu myös suun terveydenhuolto. Koulun rehtori, opettajat, koulunkäyntiavustajat, koulu- tai opiskeluterveydenhuollosta sekä muusta oppilashuollosta vastaavat henkilöt
saavat salassapitovelvollisuuden estämättä antaa toisilleen sekä
koulutuksesta vastaaville viranomaisille opetuksen tai opiskelun
asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot.
Tarvittaessa pitää pystyä perustelemaan, miksi luovutettu tieto on
katsottu tarpeelliseksi opetuksen järjestämisessä.
Rekisteröidyn itsemääräämisoikeus ja henkilötietojen käsittelyn
avoimuus huomioon ottaen on suositeltavaa, että potilaan/hänen
huoltajiensa kanssa pyritään sopimaan siitä, mitä oppilasta koskevia potilas- tietoja koulun on tarpeellista saada opetuksen järjestämiseksi.
Koulun oppilashuoltoryhmän käsitellessä yksittäistä oppilasta
koskevia salassa pidettäviä asioita, ryhmässä voivat olla vain
edellä luetellut henkilöt. Esimerkiksi sosiaalitoimen ja perheneuvolan henkilöstön läsnäolo voi perustua vain oppilaan tai tämän
huoltajan suostumukseen tai erityislakiin sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista.
Koulu- tai opiskeluterveydenhuollon lääkäri ja terveydenhoitaja
vastaavat omalta osaltaan siitä, mitä tietoja he oppilashuoltoryhmässä tai muuten em. oppilashuollon henkilöille kertovat. Tiedon
23
luovutus voi tapahtua suullisesti joko oma-aloitteisesti tai ryhmän
muiden jäsenten esille ottamana. Tarvittaessa terveydenhoitaja
konsultoi koulu- tai opiskeluterveydenhuollon lääkäriä tai vastaavaa lääkäriä oppilaan sairautta koskevien tietojen luovuttamisessa.
Oppilashuoltoryhmässä pidetään yleensä muistiota tai pöytäkirjaa
esillä olleista asioista. Yksittäisen oppilaan asiassa voidaan kirjata lähinnä asian vireille panija, aihe sekä päätetyt jatkotoimenpiteet ja kenen selvitettäväksi asia on oppilashuoltoryhmässä annettu. Tarkemmat kirjaukset tehdään asiaa hoitavan asiakasrekisteriin (terveyskeskuksen potilasrekisteriin tai koulun ylläpitämään ao. asiakasrekisteriin). Potilasasiakirjoja ei luovuteta oppilashuoltoryhmän käyttöön.
Oppilashuoltoa koskevat asiakirjat ovat salassa pidettäviä julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 30 kohdan mukaan. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluu, että oppilashuoltoryhmässä käsitellään salassa pidettävien tietojen merkitsemistapa ja näiden tietojen säilyttäminen niin, etteivät tiedot joudu missään tilanteessa sivullisten
käyttöön.
Muu kuin edellä esitetty potilastietojen luovuttaminen oppilaitokselle edellyttää aina oppilaan tai tämän huoltajan kirjallista suostumusta. Tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain kirjallisen pyynnön perusteella. Pyyntö osoitetaan tai siirretään sille yksikölle,
jossa pyydettävät tiedot ovat sen toiminnan tuloksena syntyneet
tai sen tehtävien johdosta sinne toimitetut. Koulu- tai opiskeluterveydenhuolto voi pyynnön perusteella luovuttaa omia laatimiaan
asiakirjoja tai pyytämiään konsultaatio- vastauksia ja lausuntoja.
Tietoja luovuttava yksikkö vastaa siitä, että vain pyynnön syyn
mukaiset välttämättömät tiedot luovutetaan.
5.6 Tietojen luovutus potilaan omaisille ja läheisille
Potilaan omaiset ja läheiset ovat potilaan tietoihin nähden sivullisia ja heille voidaan pääsääntöisesti luovuttaa potilastietoja vain
potilaan kirjallisella suostumuksella. Kirjallisesta suostumuksesta
tehdään merkintä potilasrekisteriin yleensä hoitosuhteen alkaessa. Poikkeustilanteet tietojen luovuttamisesta ilman potilaan suostumusta on käsitelty luvussa 5.4.3.
Potilas voi pyytää salattavaksi tiedon sairaalassa olostaan läheisiltään ja muilta sivullisilta. Tieto tulee viedä tietojärjestelmään
niin, että osastolla puhelinpalvelua hoitavat eivät tietoa paljasta
(esim. osastolla olevien potilaiden näytöllä ao. potilaan kohdalla
salassapitomerkintä). Keskitetyille neuvontapisteille ei välity tietoa potilaasta.
5.7 Tietojen luovuttaminen poliisille ja tuomioistuimelle
Yleisesti voidaan todeta, että poliisi on tavallisen sivullisen asemassa tietojen pyytäjänä. Terveydenhuoltohenkilöstön on ensi sijassa pidettävä silmällä potilaan etua, mutta pyrittävä kuitenkin
24
auttamaan järjestyksen pidosta vastaavia viranomaisia niin, ettei
tarpeettomasti vaikeuteta poliisin työtä. On myös tilanteita, joita
voidaan pitää pakkotilan luonteisina, jolloin suurempi intressi estää rikoksen jatkuminen syrjäyttää vaitiolovelvollisuuden. Esimerkiksi selvästi juopuneen henkilön matkan jatkuminen autoa ajaen
tulee voida keskeyttää käytettävissä olevin keinoin tarvittaessa
poliisin apuun turvautuen (pakkotila; ks. kohta 5.9).
Alla olevissa luvuissa on esitetty tilanteet, joissa poliisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus salassa pidettäviin tietoihin tai
terveyden- huollon ammattihenkilöllä on velvollisuus luovuttaa
salassa pidettäviä tietoja poliisille.
5.7.1 Tietojen luovuttaminen esitutkintaa varten
Poliisin tiedonsaantioikeudesta on säädetty mm. poliisilaissa
(872/2011). Poliisilla on oikeus saada viranomaiselta virkatehtävän suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja asiakirjat maksutta ja salassapitovelvollisuuden estämättä, jollei sellaisen tiedon tai asiakirjan antamista poliisille tai tietojen käyttöä todisteena ole laissa
kielletty tai rajoitettu. Terveydenhuollon salassapitovelvollisuuden
alainen henkilö, joka oikeudenkäymiskaaren mukaan voidaan
velvoittaa todistamaan salassa pidettävästä asiasta (kts jäljempänä Todistaminen oikeudenkäynnissä), on oikeutettu todistamaan (antamaan salassa pidettäviä tietoja) myös esitutkinnassa.
Sama koskee myös poliisin tekemiä alustavia puhutteluja rikoksen selvittämiseksi. Poliisilla on oikeus saada virkatehtävän suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja asiakirjat maksutta.
5.7.2 Lapseen kohdistuneen seksuaalirikoksen selvittäminen
Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän on huolehdittava poliisin, syyttäjän tai tuomioistuimen pyynnöstä terveydenhuollossa tehtävä tutkimus epäillyn lapseen kohdistuneen seksuaalirikoksen selvittämiseksi ja haitan arvioimiseksi. Tätä varten sairaanhoitopiiriin
perustetulla tutkimusyksiköllä on oikeus salassapitosäännösten
estämättä pyynnöstä saada mm. terveyden- ja sairaanhoitotointa
harjoittavalta yhteisöltä ja toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä maksutta hallussaan olevat lasta koskevat
tiedot ja selvitykset, jotka ovat välttämättömiä tutkimuksen tekemiseksi.
HUS:n tutkimusyksikkönä toimii lasten oikeuspsykiatrian osaamiskeskus, jolle kaupunki on velvollinen pyynnöstä luovuttamaan
lasta koskevat tutkimukseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka ovat välttämättömiä tutkimuksen suorittamiseksi.
Tietojen luovutus koskee vain lapsen tietoja, ei hänen sukulaisiaan tai epäiltyä.
5.7.3 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) kuolemansyyn selvittäminen
Poliisilla on laaja oikeus saada tietoja henkilön kuolemansyyn
selvittämistä koskevissa asioissa (ks. jäljempänä kohta 5.10.2).
25
Lääkäri on velvollinen pyynnöstä ilmoittamaan tiedossaan olevat
kuolemansyyn selvittämiseksi tarpeelliset seikat poliisille tai
muulle tutkintaviranomaiselle
5.7.4 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) lupa-asioissa
Ajo-oikeuden, ampuma-aseluvan tai muun sellaisen luvan voimassa- oloajan harkitsemiseksi poliisilla on oikeus saada perustellusta pyynnöstä luvanhaltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön
tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja salassapitovelvollisuuden estämättä, jos on syytä epäillä, että luvanhaltija ei enää
täytä luvan saannin edellytyksiä.
5.7.5 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ajokyvyn heikkenemisestä
Lääkärillä on salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoitusvelvollisuus poliisille, mikäli lääkäri toteaa ajokorttiluvan hakijan tai ajooikeuden haltijan terveydentilan muuten kuin tilapäisesti heikentyneen siten, ettei hän enää täytä ajokorttiluvan myöntämisen edellytyksenä olevia terveysvaatimuksia. Ennen kuin ilmoitus poliisille
tehdään, lääkärin on kerrottava potilaalle velvollisuudestaan ilmoituksen tekemiseen ja hänen terveydentilansa vaikutuksesta ajokykyyn.
Poliisille annettavassa ilmoituksessa annetaan ainoastaan tieto siitä,
1) että ilmoituksen kohteena oleva henkilö ei täytä ajokorttiluvalle
asetettuja terveysvaatimuksia ja
2) mitä lisätoimenpiteitä lääkäri ehdottaa terveydentilan tai siitä ajokykyyn aiheutuvien vaikutusten tarkemmaksi selvittämiseksi.
STM on antanut 13.8.2007 päivitetyt lääkärin ilmoitusvelvollisuutta
ajo- terveysasioissa koskevat soveltamisohjeet.
5.7.6 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ampuma-aseluvan peruuttamisesta
Sisäasiainministeriö on 29.9.2008 ohjeistanut (SM:n ohje
Dno/2008/1009) ampuma-aseiden hallussapitolupien antamisesta ja peruuttamisesta. Poliisin oikeutta tietojen saantiin salassapitosäännösten estämättä on lisätty henkilön terveystietojen osalta 13.6.2011 voimaan tulleella ampuma-aselailla. Lääkärillä on velvollisuus ja muulla terveydenhuollon ammattihenkilöllä oikeus salassapitosäännösten estämättä tehdä poliisille
ilmoitus henkilöstä, jonka hän potilastietojen ja henkilön tapaamisen perusteella katsoo perustellusta syystä olevan terveydentilansa takia sopimaton pitämään hallussaan ampumaasetta. Ilmoitusmenettelystä säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella.
5.7.7 Ilmoitusvelvollisuus törkeistä tekeillä olevista rikoksista
26
Joka tietää esim. törkeän lapsen seksuaalisen hyväksikäytön,
murhan, tapon, surman, törkeän pahoinpitelyn, ryöstön, törkeän
terveyden vaarantamisen tai törkeän huumausainerikoksen olevan hankkeilla eikä ajoissa, kun rikos vielä olisi ollut estettävissä,
anna siitä tietoa viranomaiselle tai sille, jota vaara uhkaa, on tuomittava, jos rikos tai sen rangaistava yritys tapahtuu, törkeän rikoksen ilmoittamatta jättämisestä sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi.
Kenellä tahansa on edellä tarkoitetussa tilanteessa velvollisuus
tehdä ilmoitus lähinnä poliisille. Säännöksen katsotaan poistavan
myös terveydenhuollon salassapitovelvollisuuden. Ilmoitusvelvollisuus ei koske jo tehtyjä rikoksia.
5.7.8 Todistaminen oikeudenkäynnissä
Terveydenhuollon salassapitovelvollisuuden alainen henkilö on
velvollinen todistamaan salassa pidettävistä asioista oikeudenkäynnissä, jos virallinen syyttäjä ajaa syytettä rikoksesta, rikoksen
yrityksestä tai osallisuudesta rikokseen, josta säädetty ankarin
rangaistus on vähintään 6 vuotta vankeutta.
Terveyskeskuksen ammattihenkilöt ovat velvollisia todistamistarkoituksessa luovuttamaan potilaskertomustietoja tuomioistuimille
silloin, kun kyseessä on em. törkeätä rikosta koskeva oikeudenkäynti, ja asian käsittely edellyttää terveys- ja sairauskertomustietojen saantia.
5.8 Laskutukseen liittyvä potilastietojen luovutus
5.8.1 Potilasmaksujen laskutus ja perintä
Potilaiden hoitoon liittyvistä laskuista ja niiden perinnästä muodostuu oma taloushallinnon henkilötietorekisteri. Potilasmaksujen
laskutusta hoitavan yksikön työntekijöillä on oikeus saada käyttöönsä vain maksujen määräytymistä koskevat potilashallinnolliset
tiedot. Potilaslaskuissa ja postilähetyksissä on tietosuoja otettava
huomioon.
Mikäli alaikäinen on pätevästi voinut kieltää potilastietojensa luovuttamisen esim. huoltajilleen, on myös lasku hoidosta lähetettävä
hänen nimellään tai käytettävä mahdollisuuksien mukaan käteislaskutusta. Potilaalta tai yhteisöltä perittäviin maksuihin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa perinnän toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa joko perintää hoitavalle yksityiselle perintäliikkeelle tai
ulosottoviranomaiselle julkisuuslain (621/1999) 26 §:n nojalla.
5.8.2 Maksukatto ja tietojen kerääminen
Asiakasmaksujen maksukaton toteuttamiseksi kaupunki voi kerätä
tietoja suoritetuista asiakasmaksuista. Maksuja koskevien tietojen
kerääminen muista terveydenhuollon toimintayksiköistä Kauniaisten kaupungille edellyttää potilaan kirjallista suostumusta (kysees27
sä tietojen luovutus). Sama koskee myös tietojen luovutusta sosiaalitoimen- tai muista yksiköistä.
5.8.3 Kuntalaskutus
Kuntalaskutusta toteutettaessa on otettava huomioon potilaan tietosuojan toteutuminen ja toisaalta kunnan asianosaisasema laskun maksajana. Pääperiaatteena laskutuksessa on, että potilaan
henkilökohtaiset tiedot ovat mahdollisimman pienen henkilöpiirin
tiedossa. Kunnalla on oikeus maksuvelvollisuutensa tarkistamiseksi ainoastaan niihin salassa pidettäviin tietoihin, jotka vaikuttavat kunnan maksuosuuden määräytymiseen.
5.9 Asianosaisen oikeus potilasasiakirjojen saantiin
Asianosaisella on oikeus saada salassa pidettävästä asiakirjasta
tieto, mikäli hän on hakijana, valittajana tai muuna asianosaisena
asiassa, joka koskee hänen etuaan, oikeuttaan tai velvollisuuttaan ja mikäli asiakirja voi tai on voinut vaikuttaa asian käsittelyyn.
Esimerkkinä henkilön oikeudesta asianosaisena asiakirjoihin voidaan mainita lapsen pahoinpitely, josta ao. henkilöä syytetään.
Jos lapsen potilasasiakirjamerkintöjä on käytetty syytteen pohjana, epäillyllä on oikeus tutustua potilasasiakirjoihin. Kuitenkin osia
kertomuksesta (kuten ilmiantajan nimi) voidaan peittää. Samoin
huoltoriidan osapuolilla on oikeus saada terveydenhuollon asiakirjoissa olevia tietoja lapsista tai riidan toisesta osapuolesta, jos tiedoilla on merkitystä huoltoriidan ratkaisussa.
Asianosaisen tiedonsaantioikeutta koskevat säännökset voivat tulla sovellettaviksi potilasasiakirjoihin myös silloin, kun potilasasiakirjatietojen saantiin valtuutettu henkilö pyytää potilasasiakirjoja
hoitovirhettä koskevan asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Potilaan itseään koskevien rekisteritietojen pyytäminen käsitellään jäljempänä luvussa 6.2.
Asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei kuitenkaan ole oikeutta asiakirjaan tai siinä olevaan tietoon, jos tiedon
antaminen olisi vastoin erittäin tärkeätä yleistä etua taikka lapsen
etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua (esim. lastensuojelutoimenpiteitä vaativan asian esille tuoja on lähiomainen). Jos
asiakirja kuuluu riita- tai rikosasian oikeudenkäyntiaineistoon, sen
antamista asianosaiselle ei voida rajoittaa kuin todistajan tai rikosilmoituksen tai lastensuojeluilmoituksen tekijän yhteystietojen
osalta, mikäli em. henkilön turvallisuus vaarantuisi tiedon antamisen johdosta.
5.10 Tietojen luovuttaminen pakkotilanteessa
Rikoslain 4 luvun 5 §:ssä on säännös pakkotilasta: Oikeudellisesti
suojattua etua uhkaavan välittömän ja pakottavan vaaran torjumi28
seksi tarpeellinen teko on pakkotilatekona sallittu, jos teko on kokonaisuutena arvioiden puolustettava, kun otetaan huomioon pelastettavan edun ja teolle aiheutetun vahingon ja haitan laatu ja
suuruus, vaaran alkuperä ja muut olosuhteet.
Pakotilassa voidaan poiketa salassapitovelvollisuudesta, mikäli jokin huomattava etu voidaan pelastaa ilmaisemalla muutoin salassa pidettävä vähempiarvoinen etu eli salassa pidettävä tieto. Tapauskohtaiseston arvioitava, milloin kyseinen tilanne on käsillä.
Esim. jos joudutaan ilmaisemaan pelkästään, että henkilö on käynyt terveyskeskuksessa tai tämä käy muutoin ilmi ja ilmoituksella
estetään todennäköisesti juopuneen kuljettajan aiheuttama liikenneonnettomuus, voidaan ilmoitus poliisille tehdä.
5.10.1 Vainajan tietojen luovuttaminen
Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve säilyy potilaan kuoleman jälkeenkin. Potilaslaissa ja kuoleman syyn selvittämisestä annetussa laissa on säännökset kuolleen henkilön
potilastietojen luovuttamisesta
5.10.2 Vainajan elämänaikaiset potilasasiakirjat
Kuolleen henkilön potilasasiakirjatietoja voidaan perustellusta kirjallisesta hakemuksesta antaa sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien
selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Tietojen
saamiseen tulee olla objektiivisesti perusteltavissa oleva ja olennaisena pidettävä intressi. Pelkkä tiedonhalu ei riitä perusteeksi
Tietojen luovuttaminen voi lain perustelujen mukaan tulla kyseeseen esimerkiksi, jos vainajan lähiomainen haluaa selvittää, liittyykö vainajan kuolemaa edeltäneeseen hoitoon hoitovirhe, tai jos
tietoja tarvitaan vainajan eläessään tekemän testamentin tai muun
oikeustoimen pätevyyden selvittämiseksi. Luovutus saattaa tulla
kyseeseen myös silloin, kun vainajan sukulainen haluaa selvittää
vainajan eläessään sairastaman periytyvän sairauden ilmenemisriskiä. Tietojen luovutus ei sinänsä edellytä sukulaisuutta vainajaan, vaikka useimmissa käytännön tilanteissa tietoja tarvitseva on
vainajan lähiomainen tai muu sukulainen.
Tietoja luovutetaan rajoitetusti vain siinä määrin kuin se on kyseisen käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tietoja voidaan
luovuttaa vain kirjallisen pyynnön perusteella ja siitä on käytävä
ilmi perusteet tiedon saamiselle.
Tiedot annetaan yleensä jäljenteinä, mutta pyynnön perusteluista
riippuen myös lausunnon muodossa. Jos esimerkiksi lähiomainen
haluaa selvittää, voisiko vainajan sairaus nykyisen lääketieteellisen tiedon mukaan periytyä, lääkäri voi antaa pyytäjälle tiedot
lausunnon muodossa.
Tässä yhteydessä on myös huomattava, että terveydenhuollon
viranomaisen salassa pidettäviksi säädetyt potilasasiakirjat tule29
vat julkisiksi 50 vuoden kuluttua sen kuolemasta, jota asiakirjat
koskevat tai ellei tästä ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan
valmistumisesta.
5.10.3 Vainajan kuolemansyyn selvittäminen
Kuolemansyyn selvittämistä koskevat asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Näitä asiakirjoja ovat esim. kuolintodistus, patologin lausunto tai ruumiinavauspöytäkirja.
Kuolemansyyn selvittämistä koskeviin asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan salassapitovelvoitteen estämättä antaa:
1. tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus,
2. sille, jonka hakemuksesta tai suostumuksella kuolemansyyn selvittämiseksi tarpeellinen toimenpide on suoritettu,
3. vainajan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen,
4. vakuutus- tai eläkelaitokselle, jos luovuttamiseen on perusteltu
tarve etuuden saamista koskevan hakemuksen käsittelemiseksi.
Kun tiedon pyytäjänä on vainajan omainen tai muu yksityishenkilö, on pyrittävä siihen, että tiedot kertoo ensisijaisesti potilasta hoitanut lääkäri henkilökohtaisesti. Asiakirjoista annetaan kuolintodistus ja patologin lausunto ja vain vaadittaessa laaja ruumiinavaus.
Lääketieteellinen ruumiinavaus voidaan toimittaa, jos se on yleisen terveyden- ja sairaanhoidon kannalta tarpeellinen. Lisäksi
vainajan lähimmän omaisen tai vainajalle muuten läheisen henkilön hakemuksesta lääketieteellinen ruumiinavaus on toimitettava,
mikäli se voi tapahtua vaikeuttamatta terveyskeskuksen muuta
toimintaa.
Poliisi tekee tutkinnan oikeuslääketieteellisen kuolemansyyn selvittämisen tarpeellisuudesta. Lääkärin on avustettava tarvittaessa
poliisia ja poliisilla on laaja oikeus saada asian selvittämisessä
tarvittavia terveydenhuollon salassa pidettäviä tietoja.
5.11 Tietojen luovuttaminen ulkomaille
Henkilötietoja voi siirtää EU:n jäsenvaltioon tai Euroopan talousalueeseen (ETA) kuuluvaan maahan samoilla perusteilla kuin tietoja saa Suomessa luovuttaa tai antaa muutoin käsiteltäviksi. Tietoja luovutettaessa on huolehdittava siitä, että tietojen vastaanottajalla on oikeus luovutettavien tietojen käsittelyyn ja varmistettava, että vastaanottaja noudattaa tarpeellisilta osin myös kansallisia tietosuojasäännöksiä. Näistä luovutuksista/tietojen siirroista ei
tarvitse ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle.
EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle henkilötietoja voidaan siirtää ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan riittävä tietosuojan taso.
Tieto- suojan tason riittävyyden asianomaisessa kolmannessa
30
maassa arvioi kussakin tapauksessa rekisterinpitäjän lisäksi myös
tietosuojavaltuutettu, jolle rekisterinpitäjän on ilmoitettava toteutettavasta henkilötietojen siirrosta. Ilmoitusvelvollisuutta tietosuojavaltuutetulle ei ole, jos komissio on päätöksellään todennut, että
kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Komission
päätökset ovat jäsenvaltioita velvoittavia.
Kiellosta siirtää tietoja sellaiseen kolmanteen maahan, jonka tietosuojataso ei ole riittävä, on säädetty poikkeuksia. Tietoja voidaan siirtää mm. jos rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon tai jos siirto on tarpeen rekisteröidyn elintärkeän
edun suojaamiseksi tai jos siirto tapahtuu EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Mallisopimuslausekkeet
ovat saatavissa tietosuojavaltuutetun Internet -sivuilta osoitteesta
www.tietosuoja.fi.
Jos henkilö hakeutuu hoitoon ulkomailla, niin häntä koskevia hoidon kannalta tarpeellisia potilastietoja voidaan luovuttaa hoitavalle
yksikölle potilaan kirjallisella, yksiselitteisellä suostumuksella.
Myös Suomessa aiemmin hoitoa saaneen matkailijan potilastietoja voidaan siirtää sellaiseen tietosuojatasoltaan riittämättömäksi
todettuun kolmanteen maahan asianomaisen suostumuksella, jos
kyseessä on tämän kiireellinen hoito onnettomuuden tai vakavan
sairastumisen vuoksi.
6
POTILAAN OIKEUDET TIETOIHIN JA TERVEYSKESKUKSEN
VELVOITTEET
6.1 Potilaan informointi hänen tietojensa käsittelystä
Rekisterinpitäjälle on säädetty aktiivinen velvollisuus informoida
rekisteröityä tämän tietojen käsittelystä. Tiedot on annettava eräitä poikkeuksia lukuun ottamatta henkilötietoja kerättäessä ja talletettaessa tai, jos tiedot hankitaan muualta kuin rekisteröidyltä
itseltään ja tietoja on tarkoitus luovuttaa, viimeistään silloin kun
tietoja ensi kerran luovutetaan.
Potilasta informoidaan hänen henkilötietojensa käsittelystä hoitosuhteen alkaessa joko suullisesti tai kirjallisella tiedotteella. Vajaavaltaisen potilaan, joka ei itse kykene päättämään hoidostaan, informointi annetaan hänen huoltajalleen tai lailliselle edustajalleen.
Ennen suostumuksen antamista terveydenhuollossa kerrotaan
potilaalle valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista, arkistointipalveluun tallennetuista tiedoista ja niiden käyttömahdollisuuksista
sekä mahdollisuudesta rajoittaa tietojen luovutusta. Kun potilaalle
on annettu informaatio yhteisrekisterin käytöstä, hänen potilastietonsa ovat käytettävissä sairaanhoitopiirin yhteisrekisterin sisällä
eri rekisterinpitäjien tai toimintayksiköiden välillä ilman erillistä
suostumusta. yhteisrekisterin informointien ja kieltojen hallinnointiin käytetään tiedonhallintapalvelua, minkä myötä potilaalle avautuu mahdollisuus itsenäisesti hallita näitä Omakannassa. Suostu31
muksen tai kiellon tai niiden peruutuksen voi tehdä siis terveydenhuollon palvelujen antajan luona tai Omakanta-nettipalvelussa.
Kun potilas on saanut tiedot häntä koskevien potilasrekisteritietojen käsittelystä, ei informointivelvoitetta enää ole hänen tullessaan uudestaan hoitoon. Tieto potilaalle annetusta informaatiosta
kirjataan potilasrekisteriin.
6.2 Potilaan tarkastusoikeus
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä pääsääntöisesti
oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada
tietää, mitä häntä koskevia tietoja terveyskeskuksen henkilörekisteriin on talletettu tai ettei henkilörekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Potilaalla on siten tarkastusoikeus terveydentilaansa
ja sairauttansa koskeviin tietoihin.
Potilaan tulee esittää tarkastusoikeuden käyttämistä koskeva
pyyntö omiin potilasasiakirjoihinsa lääkärille tai muulle terveydenhuollon ammattihenkilölle, joka huolehtii tietojen hankkimisesta ja antaa tiedon rekisterin sisällöstä. Yksilöity pyyntö voidaan tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti
rekisterinpitäjän luona.
Lapsen huoltajalla on oikeus tarkastaa henkilötietolain nojalla alaikäisen potilasrekisteritiedot. Jos alaikäinen ikäänsä ja kehitystasoonsa sekä asian laatuun nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on lähtökohtaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat hoidon yhteydessä syntyneet potilasrekisteritiedot. Yleistä puhevaltaa määrittävien säännösten perusteella viisitoista vuotta
täyttäneellä alaikäisellä ja hänen huoltajallaan tai muulla laillisella
edustajallaan on kummallakin oikeus erikseen käyttää puhevaltaa
tarkastusoikeutta koskevassa asiassa, joten ainakin viisitoistavuotiaalla on tarkastusoikeus. Jos hoidostaan päättämään kykenevä,
15 vuotta nuorempikin, alaikäinen kieltää terveydentilaansa ja hoitoaan koskevien tietojen antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, ei tällä ole myöskään tarkastusoikeutta alaikäisen tietoihin.
Täysi-ikäisellä vajaavaltaisella potilaalla on oikeus tarkastaa potilastietonsa, jos hän kykenee ymmärtämään asian merkityksen.
Edunvalvojalla ei ole tarkastusoikeutta vajaavaltaisen potilaan
(päämiehen) potilasrekisteritietoihin, ellei tarkastusoikeuden käyttö sisälly edunvalvojalle annettuun määräykseen.
Pääsääntönä oleva tarkastusoikeus ei kuitenkaan ole ehdoton.
Tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua
vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun
muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista jää tämän perusteella tarkastusoikeuden ulkopuolelle, potilaalla on oikeus saada tietää
muut hänestä talletetut tiedot.
Potilaan tiedonsaantioikeus sinänsä ulottuu kaikkiin potilasrekistereihin tai niiden osarekistereihin, joita käytetään potilaan hoidon
järjestämiseen ja hoitoon. Potilaalla ei kuitenkaan ole tarkastusoi32
keutta rekistereihin, joita käytetään yksinomaan historiallista tai
tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten. Näiden rekisterien
käyttöön ei liity potilasta välittömästi koskevaa päätöksentekoa eivätkä ne siten vaaranna potilaan oikeusturvaa.
i)
Laajennettu tarkastusoikeus
Sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta annetussa laissa (makropilottilaki) asiakkaalle/potilaalle on
annettu henkilötietolakia laajempi tarkastusoikeus omiin tietoihinsa. Sen mukaan asiakkaalla/potilaalla on salassapitosäännösten
estämättä oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt tai kenelle on
luovutettu häntä koskevia, mainitussa laissa tarkoitettuja viitetietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun
asiakas/potilas edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisteriä
koskevat tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Makropilottilaki on voimassa 31.8.2015 saakka. Laki on erityissäännös
henkilötietolakiin nähden.
6.3 Tarkastusoikeuden toteuttaminen
6.3.1 Tarkastuspyyntö
Potilas voi esittää tarkastuspyynnön potilasrekisterissä oleviin tietoihinsa laatimalla joko vapaamuotoisen asiakirjan tai käyttämällä
terveyskeskuksen lomaketta Rekisteritietojen tarkastuspyyntö, joka on saatavissa intranetissa kohdasta lomakkeet kaupungin
www-sivuilta. Jos potilas esittää henkilökohtaisen käynnin yhteydessä pyynnön tarkastaa henkilötietonsa, häntä ohjataan täyttämään rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake. Tarkastuspyynnölle
ei tarvitse esittää perusteluja.
6.3.2 Tarkastuspyynnön käsittely ja tietojen anto
Potilaan tarkastusoikeuden toteuttaa pääsääntöisesti se tulosyksikkö tai vastuualue, jolle potilas on kirjallisen pyynnön esittänyt ja
jossa pyyntöä koskevat tiedot ovat syntyneet. Tarkastuspyynnöt
ohjataan johtavan lääkärin nimeämälle viran- tai toimenhaltijalle/
nimeämille viran- tai toimenhaltijoille. Jos pyyntö koskee tulosyksikköjen asiakirjoja, tarkastusoikeuden toteuttaa johtavan lääkärin
nimeämä viran- tai toimenhaltija. Jos pyyntö koskee eri tulosyksiköissä syntyneitä potilasasiakirjoja tai toimintansa lopettaneita
erikoissairaanhoidon tai muita yksiköitä, tarkastuspyynnön toteuttaa johtava lääkäri. Tarkastuksen toteuttaja vastaa tarkastuksen
piiriin kuuluvien potilastietojen kokoamisesta.
Hyvä tapa on toteuttaa tarkastusoikeus potilaan henkilökohtaisen
käynnin yhteydessä, jolloin potilaan henkilöllisyys voidaan varmistaa ja potilasta hoitava/hoitanut lääkäri tai muu terveydenhuollon
ammattihenkilö voi tarvittavassa laajuudessa selvittää potilaalle
33
asiakirjojen tietosisältöä ja sen merkitystä sekä arvioida potilaan
kanssa keskusteltuaan miten pitkältä ajalta asiakirjakopioita annetaan. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen, mutta tarkastustilaisuuteen voi tuoda avustajan tarvittaessa.
Tiedot annetaan potilaalle viivytyksettä ja ymmärrettävässä muodossa. Tietoja annettaessa on varmistuttava siitä, ettei tässä yhteydessä paljasteta asiakirjoihin mahdollisesti sisältyvien muidehenkilöiden tietoja siten, että näiden oikeudet vaarantuisivat. Potilasasiakirjoihin kirjatut omaiselta saadut tiedot saattavat olla sellaisia, joita ei voi omaisen suojaamiseksi antaa potilaan tietoon
(esim. perheterapiassa perheen muiden jäsenten antamat tai heitä koskevat tiedot). Näitä tietoja ei potilaalle näytetä eikä myöskään kopioida.
Potilaalle annetaan hänen pyytämistään asiakirjoista jäljennökset. Potilaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada psykologin testimateriaalista (testauspöytäkirjat) kopioida, vaikka hänellä on oikeus tutustua niihin terveyskeskuksen tiloissa. Sen sijaan psykologin lausunnosta potilaalle annetaan kopio. Potilaalla ei myöskään ole tutustumisoikeuden lisäksi oikeutta saada videotallenteista jäljennöksiä, koska tietoja ei voida tuottaa kirjallisessa
muodossa. Valokuvista potilaalla on oikeus saada valokopiojäljennös. Digitaalisista röntgenkuvista ja valokuvista, jotka ovat tulostettavissa uudelleen, potilaalla on niin halutessaan oikeus
saada kopiot, mutta digitaalisessa muodossa terveyskeskuksella
ei ole velvoitetta näitä tietoja antaa.
Kirjeitse annettavat potilasrekisteriä koskevat tiedot ja potilasasiakirjat lähetetään kirjattuina pyynnön allekirjoittajan nimellä ja
osoitteella.
Yllä oleva menettelytapa koskee myös terveyskeskuksen omaa
henkilökuntaa heidän käyttäessä tarkastusoikeuttaan omiin potilastietoihinsa.
i)
Laajennetun tarkastusoikeuden käyttö
Kun potilaan tarkastuspyyntö koskee aluetietojärjestelmän (Navitas) viitetietojen tarkastamista, niin johtava lääkäri tai hänen nimeämänsä viran- tai toimenhaltija toimittaa lokitietojen tarkastuspyynnön järjestelmätoimittajalle kirjeitse osoitteeseen:
Elisa Oyj Asiakaspalveluratkaisut
Navitas HelpDesk
PL 30
00061 Elisa
Elisa Oyj toimittaa lokitietoja pyytäneelle raportin, josta ilmenee
tietoja katsoneiden nimet ja henkilötunnukset, rooli (missä terveyden- huollon toimintayksiköissä tietoja katsoneet ovat toimineet) sekä
1. onko tietojen katselu perustunut potilaan suostumukseen
2. onko kyseessä ollut tietojen katselu terveyskeskuksen HUS:stä
tilaamiin röntgentutkimuksiin
34
3. onko tietojen katselu perustunut suostumuksesta poikkeavaan
katseluun.
Lokitiedoista ilmenevien Kauniaisten kaupungin käyttäjien osalta
tulee tarkistaa, onko käyttäjillä ollut voimassa oleva hoitosuhde potilaaseen sekä onko lokitiedoista ilmenevät suostumukset allekirjoitettu. Potilaalle toimitetaan hänen pyytämänsä lokitiedot.
Jos lokitietojen tarkastamisen yhteydessä syntyy epäily tietojen
väärin- käytöstä, lokitietoja selvittänyt on velvollinen ryhtymään jatkotoimenpiteisiin (ks. luku 7.2.2 Tarkastuksen tuloksena epäily väärinkäytöksestä)
6.3.3 Tarkastusoikeuden epäämistä koskeva päätös
Jos terveyskeskus kieltäytyy antamasta potilaan pyytämiä tietoja, siitä on annettava kirjallinen päätös. Päätöksen tekee johtava
lääkäri. Päätöksessä on mainittava myös syyt tarkastusoikeuden
epäämiseen.
Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että terveys- keskus ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta potilaalle.
Potilas voi saattaa kielteisen päätöksen valtakunnallisen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa
terveyskeskukselle määräyksen tämän perusteella potilaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
6.4 Tarkastusoikeuden ja julkisuuslaissa säädetyn tiedonsaantioikeuden suhde
Henkilötietolaissa säädetyn potilaan tarkastusoikeuden lisäksi on
voimassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa
säädetyt tiedonsaantioikeudet. Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista.
Nämä ovat rinnakkaisia oikeuksia, jotka eivät sulje pois toisiaan.
Molempia oikeuksia koskevat samat tietojen saantia koskevat rajoitukset.
Käytännössä saattaa syntyä epäselvyyttä, mitä oikeudellista perustetta potilas käyttää tai haluaa käyttää pyytäessään saada
asiakirjat itselleen. Näissä tilanteissa pyyntöä käsittelevän viranhaltijan/toimihenkilön tulee pyrkiä selvittämään, mitä tarkoitusta
varten potilas tietoja pyytää ja tarvittaessa neuvoa pyytäjää tiedonsaantivaihtoehtojen eroista. Pääasiallisina eroina henkilötietolain mukaiseen tarkastusoikeuteen että:
- julkisuuslain nojalla potilas voi antaa toimeksiannon asiamiehelle
tietojen saantiin. Asiamiestä koskee tällöin julkisuuslain salassapitovelvoite ja hyväksikäyttökielto
- julkisuuslain mukaisesta tiedonsaannista terveyskeskus voi periä maksun potilaalle annettavista asiakirjojen kopioista tai tulosteista
35
- julkisuuslain ja henkilötietolain tiedonsaantioikeuden epäämistä
koskevat muutoksenhakumenettelyt poikkeavat toisistaan. Julkisuuslain (621/1999) 12 §:n nojalla annettuun kielteiseen päätökseen asianosaisjulkisuuden perusteella haetaan muutosta
hallinto-oikeudelta ja tarkastusoikeutta koskevaan kielteiseen
päätökseen tietosuoja- valtuutetulta. Tietosuojavaltuutetun velvoittavasta päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen.
6.5 Potilasrekisterin virheellisen tiedon korjaaminen
Potilasrekisterissä oleva käsittelyn käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto on ilman
aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta
oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Organisaation on myös
estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.
Terveyskeskuksen on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle
se on luovuttanut tai jolta terveyskeskus on saanut virheellisen
henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
6.5.1 Menettelytavat virheellisen tiedon korjaamisessa
Potilasrekisteriin merkitty tieto on korjattava, kun
· ammattihenkilö havaitsee virheellisen kirjauksen tai väärälle potilaalle tehdyn asiakirjan tai
· potilas vaatii oikeutetusti häntä koskevan merkinnän korjausta tai
poistamista.
Potilasasiakirjojen virheelliset merkinnät saattavat johtaa vääriin
hoito- päätöksiin, joten havaittu virhe on korjattava ensi tilassa.
Korjauksen tai poiston toteuttaa lähtökohtaisesti alkuperäisen
merkinnän tehnyt henkilö. Jos tämä ei ole mahdollista esim. pitkän poissaolon tai työsuhteen päättymisen vuoksi, korjauksesta
vastaa ao. tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä henkilö/henkilötiedot.
Potilasasiakirjamerkintöjen korjaaminen tai tarpeettoman tiedon
poistaminen tehdään siten, että korjatun merkinnän lisäksi myös
alkuperäinen merkintä jää talteen ja on luettavissa mahdollisia
myöhemmin tehtäviä tarkistuksia varten. Atk-järjestelmässä asiakirjasta tuotetaan uusi versio ja entinen asiakirja siirretään taustaarkistoon erilleen hoitokäytöstä. Korjauksen yhteyteen merkitään
korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste. Jos potilasasiakirjasta poistetaan potilaan vaatimuksesta potilaan hoidon kannalta tarpeeton tieto, korjauksen yhteyteen tehdään merkintä poistosta, sen tekijästä ja poistamisajankohdasta. Manuaalisiin asiakirjoihin korjaukset tehdään
yliviivaamalla korjattava tieto ja asiakirjaan tekstin loppuun kirjoitetaan korjattu tieto vastaavine korjausta ja sen tekijää koskevine
merkintöineen.
36
Virheellisten merkintöjen tai asiakirjojen oikaisuista on ilmoitettava
sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle ne on luovutettu. Jos
esim. terveyskeskuksen lähettämässä sähköisessä lähetteessä on
virheellistä tietoa tai lähete on tehty väärälle potilaalle, niin siitä on
ilmoitettava vastaanottavalle yksikölle ja pyydettävä poistamaan
virheellinen lähete sen tietojärjestelmästä. Jos terveysasema havaitsee vastaanottamassaan sähköisessä hoitopalautteessa virheen, niin se ottaa lähettäneeseen yksikköön yhteyttä ja pyytää
kirjallista ilmoitusta hoitopalautteen korjaamisesta/poistamisesta.
HUS lähettää uuden korjatun hoitopalautteen. Sama koskee terveysaseman ulkopuolelta tilattuja laboratorio- tutkimuksia ja röntgenlausuntoja. Toisen rekisterinpitäjän ilmoittamien virheellisten
tietojen poistoista terveyskeskuksen potilasrekisteristä vastaa tietojärjestelmän vastuuhenkilö.
6.5.2 Potilaan esittämä vaatimus tiedon korjaamisesta
Potilaan vaatiessa potilasasiakirjamerkintöjensä korjaamista terveyskeskuksen potilasasiakirjoihin, merkinnät tehnyt terveydenhuollon ammattihenkilö ja viimekädessä tulosyksikön johtaja tai
hänen määräämänsä henkilö arvioi, ovatko tiedot hoidon kannalta
tarpeellisia ja onko perusteita niiden korjaamiseen tai poistamiseen. Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä merkintöjä ja johtopäätöksiä ei tule muuttaa, vaikka potilas
itse olisikin niistä eri mieltä. Annettua lääkärinlausuntoa ei voi
myöskään jälkikäteen muuttaa henkilötietolain mukaisena tiedonkorjaamisasiana. Lääkäri voi halutessaan kirjoittaa uuden lääkärinlausunnon.
Potilaan perustellusta vaatimuksesta virhe on kuitenkin aina oikaistava ja hoidon kannalta tarpeettomat tiedot poistettava luvussa 6.5.1 esitetyllä tavalla.
Jos potilaan ja terveydenhuollon ammattihenkilön välille syntyy
erimielisyys esim. potilaan itsensä antamista tiedoista ja niiden kirjaamisesta tai hoidon kulusta, voidaan potilasrekisteriin liittää
myös potilaan antama oma käsitys tapahtumien kulusta.
Potilas esittää tiedon korjaamisvaatimuksen kirjallisesti joko vapaamuotoisesti laaditulla asiakirjalla tai käyttäen rekisteritietoja
koskevaa Virheen korjaamisvaatimuslomaketta, joka on saatavissa MISTÄ ON SAATAVISSA VAI PITÄÄKÖ TEHDÄ? Potilasta
pyydetään yksilöimään korjattavat tai poistettavat tiedot ja esittämään mikäli mahdollista sanatarkasti korvaava teksti. Potilas voi
antaa korjausvaatimuksen myös asiamiehen tehtäväksi antamalla
tälle yksilöidyn valtakirjan.
Potilaan esittäessä suullisen pyynnön hänen tietojensa korjaamisesta häntä ohjataan tekemään pyyntö kirjallisesti, jotta pyyntö tulee tehdyksi riittävästi yksilöitynä. Jos kyseessä on selkeä yksinkertainen virhe, niin myös suullisesti esitetty tiedon korjaamisvaatimus on riittävä.
37
6.5.3 Potilastietojen korjaamisen epääminen
Jos merkinnän tehnyt terveydenhuollon ammattihenkilö tai tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä henkilö ei joltain osin
hyväksy potilaan vaatimusta virheellisen tiedon korjauksesta, on
siitä annettava potilaalle kirjallinen ratkaisu ilman potilaan erillistä
pyyntöä. Siinä on mainittava virheenoikaisua pyytävän nimi, rekisterinpitäjä, rekisteri ja sen käyttötarkoitus, kuvaus oikaistavaksi
vaadituista tiedoista, esitettävä syyt vaatimuksen epäämiseen sekä mainittava valitusviranomainen, jolle potilas voi halutessaan
saattaa asian käsiteltäväksi.
Kieltäytymistodistuksen allekirjoittaa johtava lääkäri
Potilas voi halutessaan saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ilman määräaikaa. Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei
kuitenkaan kuulu arvioida lääketieteellisen tiedon esim. diagnoosin oikeellisuutta tai onko lääkäri ammatillisesti arvioiden menetellyt asianmukaisesti arvioidessaan potilaan terveydentilaa. Näissä
tilanteissa potilasta voidaan ohjata tekemään kirjallinen muistutus
tai ohjata potilasta saattamaan asia Sosiaali- ja terveysalan lupaja valvontaviraston tai Etelä-Suomen aluehallintoviraston käsittelyyn.
6.6 Potilaan yhteystietojen salaaminen tämän pyynnöstä/turvakielto
Henkilö voi pyytää henkilörekisterin rekisterinpitäjää pitämään salassa hänen puhelinnumeronsa, ilmoitetun salaisen puhelinnumeron, tiedon matkaviestimen sijaintipaikasta, kotikunnan, osoitteen,
tilapäisen asuinpaikan ja muut yhteystiedot, mikäli hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Muita yhteystietoja voi olla esim. lasten kouluja koskevat tiedot. Perusteltu syy on esim. voimassa oleva lähestymiskielto.
Salassapitokielto ei estä tarvittavien yhteystietojen antamista toiselle viranomaiselle sen tehtävien hoitamiseksi. Myös asianosainen saat taa pyytää tällaisia tietoja, jolloin tietojen antamisharkinnassa tulee ottaa huomioon, onko tietojen antaminen vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua. Esim. huoltajuusriidassa kieltoa voidaan soveltaa huoltajuusriidan toiseen osapuoleen. Hänelle ei anneta toisen osapuolen salattuja yhteystietoja, vaikka hän asianosaisena
voikin saada muita kyseistä henkilöä koskevia salassa pidettäviä,
pyytäjän etuihin ja oikeuksiin vaikuttavia tietoja.
Potilas voi pyytää henkilötietojensa salassapitoa henkilökohtaisen
käynnin yhteydessä tai lähettämällä kirjallisen perustellun pyynnön. Kirjalliset pyynnöt ohjataan hoitoyksikössä nimetylle turvakiellon merkitsemiseen oikeutetulle, joka kirjaa potilasrekisteriin
myös perustelun turvakiellolle. Merkintä yhteystietojen salassa pidosta tulee tehdä potilasrekistereihin potilaan yhteystietoja koskeville näytöille ja tarvittaessa myös manuaalisiin henkilötietolomakkeisiin. Luovutettaviin asiakirjoihin on tehtävä salassapitoa koske38
va merkintä ja suullisesti tietoja annettaessa ilmoitettava salassapidosta.
Julkisuuslain mukaisen rekisterinpitäjäkohtaisen salassapidon lisäksi maistraatti voi henkilön pyynnöstä määrätä hänen osoitetietonsa ns. turvakieltoon, jos henkilöllä on perusteltua syytä epäillä
itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Potilaan osoitetiedot eivät tällöin päivity väestötietojärjestelmästä terveydenhuollon rekistereihin.
Asianmukaista on ohjata potilas ottamaan yhteyttä maistraattiin,
jotta hän saa turvakiellon niihin järjestelmiin, jotka päivittyvät
maistraatin ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä.
7
POTILASREKISTERIN KÄYTÖNVALVONTA
7.1 Potilasrekisterien käytönvalvontaa koskevat säädökset
Henkilötietolaki velvoittaa rekisterinpitäjää toteuttamaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä
koskevassa laissa (159/2007) säädetään asiakastietojen käyttö- ja
luovutuslokirekistereistä. Lokirekistereihin tallentuvien tietojen
avulla on tarkoitus valvoa, että potilaita koskevia tietoja käsitellään
terveyskeskuksen antamien ohjeiden, määräysten ja lain mukaisesti. Lokirekistereihin tallentuvista tiedoista ilmenee, keiden potilaiden tietoja potilasrekisteriin käyttöoikeuden saanut terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu henkilö on käsitellyt ja milloin tietoja on käytetty. Lokia saavat käyttää vain ne henkilöt, joiden tehtäviin kuuluu vastata tietosuojasta tai seurata tietosuojan toteutumista.
7.2 Potilasrekisterien käytönvalvonnan menettelytavat
Terveyskeskuksen potilasasiakirjojen käytöstä (tietojen katselu
ja tallentaminen) kirjautuu käyttäjäkohtaisesti tiedot lokirekisteriin. Tietojen luovutusta koskevat tiedot tietojen luovuttaja kirjaa
erikseen potilasasiakirjoihin.
Terveyskeskus toteuttaa käytönvalvontaa
· oma-aloitteisesti tekemillään pistokoeluontoisilla tarkastuksilla
· oma-aloitteisesti kohdentaen valvonnan tiettyihin potilasryhmiin
· yksikön pyynnöstä väärinkäytöksiä epäiltäessä
· potilaan/kansalaisen pyynnöstä.
Pistokoeluontoisissa tarkastuksissa käyttäjät valitaan eri yksiköistä
satunnaisotoksina siten, että eri ammatti- ja käyttäjäryhmät ovat ta39
sapuolisesti edustettuina ml. pääkäyttäjät ja järjestelmien ylläpitäjät.
Pisto- koeluontoisia tarkastuksia voidaan kohdistaa myös satunnaisesti valittujen potilaiden lokitietoihin.
Terveyskeskuksen oma-aloitteisesti tekemä kohdennettu valvonta
suunnataan niihin potilaisiin, joiden potilastietojen oletetaan herättävän erityistä mielenkiintoa ja uhka väärinkäytöksille on siten olemassa. Näitä potilasryhmiä ovat mm. julkisuuden henkilöt ja terveyskeskuksen oma henkilöstö. Lisäksi valvonta toteutetaan aina potilaan/kansalaisen pyynnöstä tai yksikön pyynnöstä väärinkäytöksiä
epäiltäessä.
Potilasrekisterien käyttöä valvovia toimijoita ovat:
· tietosuojavastaava
· pääkäyttäjät
· tulosaluepäälliköt
7.2.1 Lokitietojen tarkastusten vireillepano ja tarkastus
i) Pistokoeluontoiset lokitietojen tarkastukset
Tietosuojavastaava käynnistää pistokoeluontoiset lokitietojen rutiinitarkastukset säännöllisin väliajoin kuitenkin vähintään neljännesvuosittain lähettämällä potilasrekisterin tai sen osarekisterien/tietojärjestelmien vastuuhenkilöille (omistajille) tarkastusten
käynnistämistä koskevan toimeksiannon. Vastuuhenkilö tuottaa
tarvittavat lokitiedot.
Vastuuhenkilö tarkastaa lokitiedot käyttäen tarvittaessa apuna potilasrekisterin ajanvaraustietoja, vastaanottajan päiväohjelmatietoja, osaston potilaat -listauksia ja mahdollisia muita potilasasiakirjatietoja, joista voidaan päätellä käytön tai tietojen luovutuksen
asianmukaisuus. Tietosuojavastaava voi olla mukana tietojen tarkastuksessa. Jos tarkastuksessa ei ilmene asiatonta tietojenkäyttöä, asian käsittely päättyy.
Jos lokitiedoista ilmenee käyttäjä tai käyttäjiä, jolla/joilla ei ole tarkastuksen perusteella osoitettavissa hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaan tietoihin, vastuuhenkilö pyytää käyttäjän
esimieheltä lisätietoja ja selvityksiä käytöstä. Jos käyttäjällä on ollut tietojen käyttöön perusteltu syy, joka ilmenee yksikön käytössä
olevista muista asiakirjoista tai merkinnöistä, niin esimies antaa
tästä vastuuhenkilölle kirjallisen käytön syytä koskevan selvityksen
ja asian käsittely päättyy. Mikäli tietojen käyttäjä on yksiköstä, johon potilaalla ei ole ollut missään vaiheessa hoitosuhdetta eikä
todennäköisesti muutakaan asiallista yhteyttä, tarkastuksen tuloksena on epäily väärinkäytöksestä ja esimies käynnistää kuulemistilaisuuden kohdassa 7.2.2 esitetyllä tavalla.
ii)
Kohdennetut tarkastukset
Jos yksikössä on hoidettavana kohdennetun tarkastuksen piiriin
kuuluva potilas, niin yksiköllä on velvollisuus tehdä hoidon kestäessä tai päätyttyä aloite ja pyytää potilaan lokitietojen tarkastamis40
ta vastuuhenkilöltä. Tietosuojavastaava voi tehdä myös toimeksiannon vastuuhenkilölle. Asian käsittely päättyy, jos tarkastuksessa ei ilmene väärinkäytöksiä. Muussa tapauksessa toimitaan
kuten pistokoeluontoisissa tarkastuksissa.
iii)
Työyksikössä syntynyt epäily potilastietojen epäasiallisesta käsittelystä
Kun työyksikössä syntyy epäily terveyskeskuksen toimen- tai viranhaltijan syyllistymisestä tietosuojarikkomukseen, siitä ilmoitetaan tietosuojavastaavalle. Ilmoittajana voi olla kuka tahansa terveyskeskuksen työntekijä. Ilmoittajalta pyydetään mahdollisimman
tarkat tiedot ja perustelut mahdollisesta tietosuojarikkomuksesta.
Tietosuojavastaava pyytää potilasrekisterin/tietojärjestelmän vastuuhenkilöä tarkistamaan epäiltyä koskevat lokitiedot. Epäselvissä
tapauksissa vastuuhenkilö pyytää työntekijän esimieheltä lisätietoja. Jos tarkastuksessa ei ilmene väärinkäytöstä, asian käsittely
päättyy ja tietosuojavastaava ilmoittaa tarkastuksen tuloksen epäilyn esittäjälle sekä esimiehelle siinä tapauksessa, että häneltä on
pyydetty lisätietoja. Muussa tapauksessa toimitaan kuten pistokoeluontoisissa tarkastuksissa
iv)
Potilaan esittämä pyyntö lokitietojen tarkastamisesta
Potilas tai tämän puolesta huoltaja tai edunvalvoja voi esittää lokitietojen tarkastamista koskevan pyynnön joko suullisesti tai kirjallisesti. Jos pyyntö esitetään suullisesti, potilasta ohjataan tekemään lokitietojen tarkastamispyyntö kirjallisena ja esittämään siinä
myös perustelut mahdolliselle tietojen väärinkäyttöepäilylle. Kaikki
kirjalliset pyynnöt toimitetaan tietosuojavastaavalle, joka pyytää
ao. potilasrekisterin/tietojärjestelmän vastuuhenkilöä tarkastamaan lokitiedot. Jos lokitietojen tarkastuksessa ja esimiehiltä
mahdollisesti pyydetyissä lisäselvityksissä ei ilmene asiatonta
käyttöä, tietosuojavastaava lähettää tietoja pyytäneelle hänen tietojensa käyttöä koskevan selvityksen. Siitä ilmenee mitkä ammattiryhmät ja mistä yksiköistä ovat tietoja käyttäneet ja mikä on ollut
käytön peruste. Kopio selvityksestä arkistoidaan. Sitä ei kuitenkaan liitetä potilaskertomukseen.
Jos tarkastuksen tuloksena syntyy epäily väärinkäytöksistä, niin
ao. käyttäjän esimies/käyttäjien esimiehet ryhtyvät selvittämään
asiaa kohdassa 7.2.2 esitetyllä tavalla.
7.2.2 Tarkastuksen tuloksena epäily väärinkäytöksestä
Jos luvussa 7.2.1. kuvatuissa lokitietojen tarkastuksissa ei ole
osoitettavissa hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä tietojen
käyttöön, tietosuojavastaava lähettää väärinkäytösepäilyä koskevan tarkastuksen tuloksen johtavalle lääkärille (ellei vastuuhenkilö
itse ole johtava lääkäri) sekä työntekijän esimiehelle jatkotoimenpiteitä varten. Sosiaali- ja terveysjohtajalle lähetetään väärinkäytösepäily tiedoksi joka tapauksessa, vaikka hän ei valmistele potilaalle annettavaa vastausta.
41
Esimiehen on ryhdyttävä heti selvittämään asiaa. Hän antaa työntekijälle tai viranhaltijalle kirjallisen selostuksen siitä, mihin tämän
epäillään syyllistyneen ja järjestää hänelle kuulemistilaisuuden.
Kirjallisen selostuksen liitteeksi toimitetaan lokitiedoista ote, johon
on merkitty ne tietojen käsittelytapahtumat, joiden perusteella
epäillään tietosuojarikko- musta ja johon työntekijältä tai viranhaltijalta vaaditaan selitystä. Samassa yhteydessä hänelle ilmoitetaan,
että hän voi ottaa kuulemistilaisuuteen mukaan luottamusmiehen
tai muun avustajan/todistajan.
Kuulemistilaisuudessa ovat läsnä epäillyn esimies, työntekijä tai
viran- haltija ja hänen pyytämänä luottamusmies tai muu avustaja.
Tarvittaessa mukana voi olla myös henkilöstöpäällikkö. Kuulemistilaisuudesta laaditaan muistio.
Vuokratyöntekijöiden osalta pyydetään ensin selitys väärinkäytösepäilystä ko. työntekijältä. Mikäli selitys ei poista epäilyä, ilmoitetaan asiasta vuokratyönantajalle toimenpiteisiin ryhtymistä varten. Samalla tulee ottaa kantaa siihen, otetaanko ko. työntekijä
enää jatkossa työhön terveyskeskukseen ja ilmoittaa tämä vuokraajalle.
7.2.3 Asian ratkaisu ja toimenpiteet
Kuulemistilaisuuden jälkeen tehdään ratkaisu, onko epäilty syyllistynyt tietosuojarikkomukseen. Potilastietojen käsittelyä koskevien
säännösten ja terveyskeskuksen ohjeiden vastaisesta tahallisesta
käytöstä seuraa yleensä kirjallinen varoitus, jonka antaa sosiaalija terveysjohtaja tai muu alempi työntekijän palvelukseen ottanut
henkilö.
Mikäli potilaan pyynnöstä tehdyssä selvityksessä käy ilmi säännösten vastainen tietojen käsittely, kurinpitoasian käsitellyt esimies laatii arkistoon kirjallisen selvityksen, josta käy ilmi myös
työnantajan käynnistämät kurinpitotoimet. Johtava lääkäri valmistelee potilaalle kirjallisen vastauksen, jonka allekirjoittaa sosiaalija terveysjohtaja. Potilas voi päätöksen nojalla ryhtyä tarpeellisiksi
katsomiinsa toimenpiteisiin esim. tekemällä tutkimuspyynnön (rikosilmoituksen) poliisille (ks. luku 7.2.5).
Terveyskeskuksen oma-aloitteisesti käynnistämissä sisäisissä
tarkastuksissa esille tullut tietosuojarikkomus ilmoitetaan potilaalle tapauskohtaista harkintaa käyttäen. Harkinnassa otetaan
huomioon teon ja sen tekijän raskauttavat puolet ja lieventävät
seikat sekä mahdollisesti potilaalle aiheutunut vahinko.
Jos rikkomus on niin merkityksellinen, ettei työntekijälle tai viranhaltijalle annettua työnantajan kurinpitomenettelyä (suullinen
huomautus, kirjallinen varoitus tai palvelussuhteen irtisanominen
tai purkaminen) voi- da pitää riittävänä, työnantaja voi omalta osaltaan saattaa asian poliisin tutkittavaksi. Esim. laajamittaisesta
naapurien tietojen katselusta voidaan tehdä tutkintapyyntö. Samoin esim. omassa toiminnassa paljastuneesta omien tietojen
muuttamisesta hyötymistarkoituksessa voidaan tehdä tutkintapyyntö poliisille.
42
Jos työntekijä ei ole väärinkäytöksen paljastuttua enää organisaation palveluksessa, ei kuulemistilaisuutta siihen liittyvine menettelyineen voida käynnistää. Toimenpiteeksi jää tällöin vain asian ilmoittaminen väärinkäytöksen kohteelle, jos hän on ollut tietojen
pyytäjänä. Hän voi harkintansa mukaan käynnistää poliisitutkinnan. Myös työnantaja voi harkintansa mukaan ilmoittaa tietosuojarikoksen poliisille.
Kurinpitoon johtaneista tapauksista tulee lopputulos toimittaa
tiedoksi tietosuojavastaavalle.
7.2.4 Raportointi potilasrekisterin käytön valvonnasta
Pääkäyttäjät tuottavat kaikki valvonnan toteuttamiseen tarvittavat
lokitiedot. Kaikista käynnistetyistä tarkastuksista ja niiden tulostuksista vastuuhenkilö kirjaa tiedot ylläpitämäänsä tarkastusrekisteriin ja toimittaa jokaisesta tarkastustapahtumasta ja sen tuloksista yhteenvedon tietosuojavastaavalle ellei tämä ole mukana
tarkastuksissa. Samoin selvitettäväksi lähetettyjen väärinkäytösepäilyjen tulokset toimitetaan tiedoksi tietosuojavastaavalle.
Tietosuojavastaava laatii pääkäyttäjien lähettämistä raporteista yhteenvedon toimialan johtoryhmän käsittelyyn sekä vuosittaisen yhteenvetoraportin. Raporteissa esitetään eriteltyinä kaikki käynnistetyt lokitietojen tarkastukset sekä niistä erikseen kurinpitomenettelyihin johtaneet tapaukset ilman henkilötunnisteita.
7.2.5 Potilaan tiedonsaantioikeus lokitietoihin
Potilas ei voi käyttää tarkastusoikeuttaan lokitietoihin, sillä henkilötieto- lain mukainen tarkastusoikeus on vain niillä henkilöillä, joita koskevia tietoja lokiin tallentuu. Sen sijaan potilas, jonka eduksi
lokijärjestelmä on luotu, voi olla oikeutettu saamaan tietoonsa
sen, kuka häntä koskevia tietoja on käsitellyt julkisuuslain asianosaiselle kuuluvan tiedon- saantioikeuden nojalla. Lokitiedot annetaan yleensä aina, jos potilaalla on perusteltu syy epäillä henkilötietolain mukaista rikkomusta tietojensa käsittelyssä. Potilas ei
saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen.
Koska lokitietojen antaminen vaatii tapauskohtaista harkintaa,
päätöksen lokitietojen antamisesta potilaalle tekee tulosaluepäällikkö tai sosiaali- ja terveysjohtaja, jos lokitiedoissa on kahden tai
useamman osaston käyttäjätietoja. Päätös on tehtävä viimeistään
kahden viikon kuluttua siitä, kun tietopyyntö on osoitettu tai tietyissä poikkeustapauksissa viimeistään kuukauden kuluttua. Kielteinen päätös annetaan tiedoksi muutoksenhakuosoituksineen. Muutosta päätökseen haetaan hallinto-oikeudelta.
Potilaalla on myös mahdollisuus saattaa asia tietosuojavaltuutetun tai poliisin tutkittavaksi.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä
koskevassa laissa (9.2.2007/159) on säännökset potilaan oikeu43
desta loki- tietoihin. Lain 18 §:n perusteella asiakkaalla on oikeus
saada asiakas- tietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten kirjallisesta pyynnöstä viivytyksettä lokirekisterin perusteella maksutta tieto siitä, kuka on käyttänyt
tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut
käytön tai luovutuksen perus- te.
Asiakkaalla on vastaava oikeus saada Kansaneläkelaitokselta tieto 14 a §:ssä tarkoitettuun potilaan tiedonhallintapalveluun tallennettujen ja sen kautta näytettävien tietojen luovuttamisesta. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada lokitietoja, jos lokitietojen luovuttajan tiedossa on, että lokitietojen antamisesta saattaisi
aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka
jonkun muun oikeuksille. Myöskään kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä syytä. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen
muuhun tarkoitukseen.
Jos asiakas pyytää toistamiseen saman ajanjakson lokitietoja,
palvelujen antaja tai Kansaneläkelaitos voi periä lokitietojen antamisesta kohtuullisen korvauksen, joka ei saa ylittää tiedon antamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia. Pääsystä lokitietoihin 19 §:ssä tarkoitetun katseluyhteyden avulla ei kuitenkaan saa
periä erillistä maksua.
Jos asiakas katsoo, että hänen asiakastietojaan on käytetty tai luovutettu ilman riittäviä perusteita, tietoja käyttäneen tai tietoja saaneen palvelujen antajan tai Kansaneläkelaitoksen tulee antaa asiakkaalle pyynnöstä selvitys tietojen käytön tai luovuttamisen perusteista.
8
POTILASASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Sosiaali- ja terveysministeriön 30.3.2009 antamassa asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009) on toimintaohjeet mm. potilasasiakirjojen säilyttämisaikoihin. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistointia koskevia säädöksiä ja arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Salassapidettäviä ja suojattavia tulosteita ei saa laittaa roskakoriin vaan ne on silputtava, kun niiden käyttötarve loppuu.
9 SEURAAMUKSET TIETOSUOJASÄÄNNÖSTEN RIKKOMISESTA
Tietosuojasäännösten rikkomista koskevat rangaistussäännökset
sisältyvät pääsääntöisesti rikoslakiin ja henkilötietolakiin.
Rikosnimikkeitä voivat olla:
44
- Virkasalaisuuden rikkominen
- Tuottamuksellinen virkasalaisuuden rikkominen
Edellä mainitut rikokset ovat virallisen syytteen alaisia, joten syyttäjä voi nostaa syytteen vaikka asianomistaja ei vaadikaan syytteen nostamista.
- Henkilörekisteririkos
- Henkilörekisteririkkomus
Ilmoituksen tietosuojarikoksesta ja -rikkomuksesta voi tehdä
asianomainen henkilö itse tai myös rekisterinpitäjä (työnantaja).
Kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa ja työsopimuslaissa
on lisäksi säädetty toimenpiteistä, joihin työnantajan tulee ryhtyä,
jos työntekijä tai viranhaltija laiminlyö palvelussuhteeseen liittyviä
velvollisuuksia tai rikkoo niitä. Toimenpiteitä ovat:
Palvelussuhteen irtisanominen ja purkaminen
Viranhaltija voidaan irtisanoa, jos siihen on asiallinen ja painava
viranhaltijasta johtuva syy. Syynä voidaan pitää laista tai määräyksistä johtuvien, virkasuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden vakavaa rikkomista tai laiminlyöntiä.
Samoin edellytyksin virkasuhde voidaan myös purkaa, jos rikkomus tai laiminlyönti on niin vakava, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää virkasuhteen jatkamista edes irtisanomisajan
pituista aikaa.
Työsopimuslaissa on vastaavat säännökset työntekijöiden osalta.
·
Suullinen huomautus ja kirjallinen varoitus
Salassapitosäännösten rikkomisesta voidaan henkilölle antaa
lievempänä seuraamuksena suullinen huomautus tai kirjallinen
varoitus.
Vahingonkorvausvelvollisuus
Siitä riippumatta onko salassapitovelvollisuuden rikkoja asetettu
syytteeseen, loukatulla henkilöllä on oikeus vaatia vahingonkorvausta. Kysymykseen tulee ainakin vahingonkorvauslain mukainen korvaus henkisestä kärsimyksestä tai seurauksista riippuen
muusta vahingosta. Vahingonkorvaus voi olla tuntuvasti suurempi kuin rikoksesta mahdollisesti seuraava sakko. Lisäksi syyllisen
maksettavaksi tulevat oikeuden- käyntikulut voivat olla huomattavat.
Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjä on velvollinen korvaamaan sen taloudellisen ja muun vahingon, joka on aiheutunut
rekisteröidylle tai muulle henkilölle henkilötietolain vastaisesta
henkilötietojen käsittelystä.
Vahingonkorvauslain mukaan rekisterinpitäjä (työnantaja) voi
vaatia vahingon aiheuttajalta maksamansa korvauksen, mikäli
45
säännösten rikkojan menettely on ollut lievää tuottamusta törkeämpää.
10 LISÄTIETOJEN ANTAJA
Potilasasiakirjojen tietosuojaohjetta koskevia lisätietoja antaa
tietosuojavastaava.
46