AIPAL-KÄYTTÖOHJE
7.1.2015
1(6)
Näyttötutkinnon järjestäjän
AIPAL-koulutustoimijan pääkäyttäjälle
TERVETULOA AIPAL - KOULUTUSTOIMIJAN PÄÄKÄYTTÄJÄKSI!
Tässä ohjeessa kerrotaan, miten 7.1.2015 alkaen käyttöönotettavaan AIPAL – aikuiskoulutuksen
palautejärjestelmään myönnetään käyttöoikeuksia.
Tutkinnon järjestäjän nimeämä AIPAL – koulutustoimijan pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet
oman organisaationsa AIPAL -käyttäjille. Oikeuksia voi myöntää heti, kun pääkäyttäjä on saanut
Opetushallitukselta asiaa koskevan sähköpostiviestin.
Opetushallituksella on käytössä keskitetty käyttäjätunnistus, Opintopolun Käytönhallintapalvelu,
jota myös uudistettu AIPAL käyttää. Samalla käyttäjätunnuksella ja kirjautumiskerralla pääsee
kaikkiin niihin Opetushallituksen palveluihin, joihin henkilölle on myönnetty oikeudet.
Käyttäjätunnukset ovat aina henkilökohtaisia.
Keskitetty käyttäjätunnistus edellyttää, että kaikki AIPAL-järjestelmää käyttävät henkilöt
tunnistetaan uudelleen ja käyttöoikeudet uusitaan. Vanhan AIPALin, jonka käyttö päättyi
31.12.2014, käyttäjätunnukset eivät toimi.
KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMISEN VAIHEET
1. Opetushallitus myöntää AIPAL – koulutustoimijan pääkäyttäjän oikeudet
 Jos sinulla ei ole aiemmin ollut käyttäjätunnusta Opintopolun virkailijapalveluun,
Opetushallitus rekisteröi Käytönhallintapalveluun henkilötietosi osittain, jonka jälkeen
sinun tulee itse täydentää rekisteröitävät tiedot. Täydentäminen tehdään, kun saat
Opetushallitukselta sähköpostiviestin, jossa on linkki itserekisteröitymiseen. Tämän
jälkeen henkilötietosi on rekisteröity.
 Jos sinulla on jo voimassa oleva käyttäjätunnus Opintopolun virkailijapalveluun,
Opetushallitus vain lisää sinulle AIPAL – koulutustoimijan pääkäyttäjän oikeudet. Saat
Opetushallitukselta sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että oikeudet on myönnetty.
2. Pääkäyttäjänä myönnät oman organisaatiosi AIPAL-käyttäjille käyttöoikeudet
 Jos henkilöllä ei ole ennestään Opintopolun virkailijapalveluun käyttäjätunnusta, hänen
henkilötietonsa tulee ensin rekisteröidä. Rekisteröi Käytönhallintapalveluun hänen
henkilötietonsa osittain ja samalla lisää AIPALin käyttöoikeudet. Tämän jälkeen henkilö
itse täydentää rekisteröitävät tietonsa linkin kautta, jonka ohjelma lähettää sähköpostilla.
Sen jälkeen rekisteröinti on tehty ja AIPALin käyttöoikeudet toimivat.
 Jos henkilöllä on jo voimassa oleva käyttäjätunnus mihin tahansa Opintopolun
virkailijapalveluun, riittää, että lisäät hänelle AIPALin käyttöoikeudet.
3. Käyttöoikeudet ovat voimassa vuoden kerrallaan
Myönnetyt käyttöoikeudet ovat voimassa vuoden kerrallaan. Opetushallitus jatkaa AIPAL –
koulutustoimijan pääkäyttäjän käyttöoikeuksia ja pääkäyttäjä jatkaa oman organisaationsa
AIPAL-käyttäjien käyttöoikeuksia.
AIPAL-käyttöohje näyttötutkinnon järjestäjälle: Käyttöoikeuksien myöntäminen, 7.1.2015
2(6)
1. AIPAL-KOULUTUSTOIMIJAN PÄÄKÄYTTÄJÄN OIKEUKSIEN REKISTERÖINTI
1.1
Jos olet jo Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjä ja sinulla on olemassa käyttäjätunnus,
Opetushallitus lähettää sinulle sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että oikeuksiisi on lisätty
AIPAL –koulutustoimijan pääkäyttäjän oikeudet. Henkilötietojasi ei rekisteröidä uudelleen. Siirry
ohjeen kohtaan 2: Käyttöoikeuksien myöntäminen oman organisaation AIPAL-käyttäjille
1.2
Jos sinulla ei ole aiempaa Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjätunnusta, Opetushallitus
lähettää sinulle sähköpostiviestin, jossa on linkki itserekisteröitymiseen, jonka kautta täydennät
omat rekisteritietosi. Odota tätä viestiä (ellei viestiä ole tullut kohtuullisessa ajassa, ota yhteyttä
AIPAL-neuvontaan).
Sähköpostiviestin sisältö näyttää tältä:
Klikkaa valitsemasi kieliversion linkkiä ja täydennä vielä puuttuvat henkilötietosi (* = pakollinen).
Kirjoita seuraavat tiedot:
Henkilötunnus
Henkilötunnuksella yksilöidään Opintopolun virkailijapalveluiden
käyttäjä (rekisteriseloste löytyy oph.fi-sivuilta Tietopalvelut >
Arviointi- ja seurantatieto > AIPAL).
Käyttäjätunnus
Minimi viisi merkkiä. Jos valitsemasi tunnus on jo käytössä,
järjestelmä ilmoittaa siitä. Valitse tällöin uusi tunnus.
Salasana
Salasanan minimipituus on kahdeksan merkkiä. Salasanassa tulee olla
vähintään yksi erikoismerkki, esim.: (!#&$?)
Valitse Rekisteröidy
Rekisteröitymisen jälkeen pääset myöntämään AIPAL-käyttöoikeuksia
omassa organisaatiossasi.
AIPAL-käyttöohje näyttötutkinnon järjestäjälle: Käyttöoikeuksien myöntäminen, 7.1.2015
3(6)
2.
KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN OMAN ORGANISAATION AIPAL-KÄYTTÄJILLE
2.1
Kirjaudu Käytönhallintapalveluun osoitteessa
https://virkailija.opintopolku.fi
Valikossa näet kaikki ne palvelut, joihin sinulla on käyttöoikeus. AIPAL-käyttäjiä pääset lisäämään
Käytönhallinta -valinnan Henkilötietojen käsittely -toiminnon alta.
Huom!
Kun lisäät uusia AIPALin käyttöoikeuksia, tarkista aina ensin, onko henkilöllä jo
olemassa käyttäjätunnus Opintopolun virkailijapalveluihin.
Jo rekisteröityjä käyttäjiä pääset hakemaan toiminnolla:
Hae henkilö nimellä tai tunnuksella
Jos henkilö löytyy järjestelmästä, hänelle lisätään AIPALin käyttöoikeudet
(rekisteröitymistä ei tehdä uudelleen). Muista tarkistaa, että kyseessä on oikea
henkilö. Siirry ohjeen kohtaan 2.3 AIPALin käyttöoikeuksien lisääminen.
AIPAL-käyttöohje näyttötutkinnon järjestäjälle: Käyttöoikeuksien myöntäminen, 7.1.2015
4(6)
2.2
Jos henkilöllä ei ole ennestään Opintopolun virkailijapalveluun käyttäjätunnusta,
rekisteröi ensin hänen henkilötietonsa
Käyttäjän rekisteröiminen palvelun käyttäjäksi
Valitse Lisää virkailija
ja pääset lisäämään uuden käyttäjän henkilötiedot:
Pakollinen tieto on merkitty *.
Asiointikieli: suomi tai ruotsi.
Syntymäaika riittää. Käyttäjä ilmoittaa
henkilötunnuksensa itse, kun hän täydentää
omat rekisteritietonsa.
Käyttäjätunnuksen voit määritellä käyttäjän
puolesta tai jättää tiedon tyhjäksi. Käyttäjä
voi tallentaa itse oman käyttäjätunnuksensa
samalla, kun hän täydentää omat
rekisteritietonsa.
Tallenna ja siirry lisäämään työorganisaatio.
AIPAL-järjestelmän käyttäjille
organisaatioksi valitaan aina
koulutustoimija. Voit valita vai niitä/sen
organisaation, johon sinulla on
käyttöoikeudet.
Tehtävänimike on pakollinen.
Tallenna.
AIPAL-käyttöohje näyttötutkinnon järjestäjälle: Käyttöoikeuksien myöntäminen, 7.1.2015
5(6)
2.3
AIPALin käyttöoikeuksien lisääminen
Tehdään, kun henkilön tiedot on rekisteröity tai jos henkilöllä on jo ennestään voimassa oleva
käyttäjätunnus mihin tahansa Opintopolun virkailijapalveluun.
Valitse toiminto Käyttöoikeudet.
(Koulutustoimija)
Valitse yksi käyttöoikeusryhmä ja aseta sille voimassaoloaika. Hyvän tietoturvan varmistamiseksi
käyttöoikeus voi olla voimassa enintään yhden vuoden aloituspäivämäärästä, sen jälkeen se
uusitaan tarvittaessa.

AIPAL – koulutustoimijan vastuukäyttäjä
- ylläpitää tutkinnon järjestäjäkohtaisia palautekyselylomakkeita ja kysymyksiä
- luo kyselyihin vastaajille vastaajatunnuksia
- tulostaa raportteja

AIPAL – koulutustoimijan käyttäjä
- luo kyselyihin vastaajille vastaajatunnuksia
- tulostaa raportteja

AIPAL – koulutustoimijan katselija
- tulostaa raportteja
AIPAL-käyttöohje näyttötutkinnon järjestäjälle: Käyttöoikeuksien myöntäminen, 7.1.2015
6(6)
2.4
Ilmoita käyttäjälle, että AIPALin käyttöoikeus on myönnetty
Jos käyttäjä jo aiemmin oli Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjä, ilmoita, että hänen
käyttäjätunnukseensa on lisätty AIPALin käyttöoikeus.
Jos käyttäjälle annettiin nyt ensimmäisen kerran käyttäjätunnus Opintopolun virkailijapalveluihin
(henkilötiedot rekisteröitiin), lähetä hänelle rekisteröitymiskutsu, jolla hän täydentää omat
rekisteröitävät tietonsa.
Rekisteröitymiskutsun lähettäminen
Valitse toiminto Lähetä kutsu
Ilmoita sähköpostiosoite, johon käyttäjälle
lähetetään rekisteröitymiskutsu.
Käyttäjä saa sähköpostiinsa
itserekisteröitymislinkin (ohjeen kohta
1.2). Jos käyttäjä ei ole saanut
sähköpostiviestiä, rekisteröitymiskutsun
voi käydä lähettämässä uudelleen.
Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjä pääsee kirjautumaan AIPALiin osoitteessa:
https://virkailija.opintopolku.fi
3.
KÄYTTÖOIKEUDEN VOIMASSAOLON JATKAMINEN
AIPAL - koulutustoimijan pääkäyttäjä uusii käyttöoikeudet. Uusimisen voi tehdä joko ennen
käyttöoikeuden päättymistä tai sen jälkeen. Käyttäjät voivat myös itse lähettää järjestelmän
kautta käyttöoikeusanomuksia AIPAL – koulutustoimijan pääkäyttäjälle.
Käyttöoikeusanomusten käsittely
Anomuksen voi tehdä uusi henkilö, joka haluaa käyttää AIPAL - järjestelmää tai henkilö, joka
haluaa jatkaa omia AIPALin käyttöoikeuksiaan niiden voimassaolon päättymisen jälkeen.
Käyttöoikeusanomus tehdään Käytönhallinta-palvelussa.
Tällä hetkellä Käytönhallintapalvelu ei lähetä automaattista ilmoitusta saapuneista anomuksista,
vaan pääkäyttäjän tulee käydä säännöllisesti tarkistamassa tilanne. Anomukset näkyvät
Käytönhallinta –valinnassa toiminnolla Käyttöoikeusanomukset.
KÄYTÖN TUKI
Opetushallituksen AIPAL-neuvonta
sähköposti [email protected]
puh. 029 533 1025
Lisäohjeita käytönhallintapalveluun
Opintopolun virkailijapalvelun käyttöohjeet ovat virkailijan työpöydällä: Käyttöohjeet
ja ohjevideoita: http://www.oph.fi/oppijanpalvelut/kayttoonotto/ohje_ja_tukimateriaali.
AIPAL-käyttöohje näyttötutkinnon järjestäjälle: Käyttöoikeuksien myöntäminen, 7.1.2015