Kuvauspohja hallitusohjelman mukaisille esityksille digitalisaation edistämiseksi Yleisohje (06/2015) 1 (4) Kuvaa asiat tiivistetysti. Viittaa tarvittaessa muihin asiakirjoihin, jotka tulevat liitteiksi. Kehittämiskohteen perustiedot Taloushallinnon tositeaineiston digitalisointi Nimi / otsikko Omistaja   virasto tai muu organisaatio vastuuhenkilö Tausta ja tarkoitus   miksi kehityskohde on tärkeä mistä asiassa on kyse VM tai TEM Ehdotuksen tekijä Taru-hanke (www.taloushallinnonrunkoverkko.fi) Yhteyshenkilö: Fredrik Jansson: [email protected] Taloushallinnon tositeaineiston käsittelyn digitalisointi on jo pitkään polkenut paikallaan. Yhtenäistä tahtotilaa, tietosisällön standardointia ja sitä tukevaa sääntelyä ja lainsäädäntöä ei ole Suomessa kyetty toistaiseksi toteuttamaan. Yhteisesti eri toimijoiden ja sidosryhmien välillä on kuitenkin todettu, että tositeaineiston standardimuotoinen sisältö on välttämättömyys, jotta taloushallinnon kokonaisvaltainen digitalisointi voidaan toteuttaa ja saavuttaa digitalisoinnin hyödyt. Taloushallinnon kokonaisvaltainen digitalisointi edellyttää verkkolaskutuksen käyttämistä kaikessa yritysten välisessä liiketoiminnassa ja kuittitietojen digitalisointia. Nämä voidaan saavuttaa tositeaineiston tietosisällön standardoinnilla. Esityksen tarkoitus on toteuttaa lainsäädäntö jolla varmistetaan taloushallinnon digitaalisen lähtöaineiston yhtenäisyyden ja säännöstön olemassaolon, jotta yksittäiset toimijat voivat aloittaa taloushallinnon tositeaineiston digitalisoinnin. Taru-hanke esittää toteuttamisen omistajaksi päätettävän joko VM tai TEM. Tavoitteet ja tuotokset  mitä on tarkoitus saada aikaiseksi Taru-hankkeessa on määritelty verkkolaskutukselle ja kuittidatalle yhdessä FKL:n kanssa uuden kirjanpidon automatisointia ja tositeaineiston automaattista käsittelyä mahdollistava tietosisältö. Tämä ehdotus tähtää näiden määritysten käyttöönottoon ja tarvittavan lainsäädännön tekemiseen yhteisen digitalisointipohjan saavuttamiseksi. Yhtenäinen pohja eli sisään tulevan raakadatan ja sen sisällön määrämuotoisuus mahdollistaa täysin uudelle tasolle siirtymisen koko ’tilauksesta – maksuun’ – prosessissa. Tämän lisäksi standardointi mahdollistaa täysin reaali-aikaisen tietopohjan muodostumisen, jonka päälle koko taloushallintoa, aineistonvälitystä ja digitaalisia palveluita rakentava palvelu-liiketoiminta pystyy siirtymään täysin uudelle tasolle. Pohjalaatan kuntoon saattaminen mahdollistaa: Yritysten parempaa ja läpinäkyvämpää riskienhallintaa, taloudellisen tilan seurantaa liki reaaliaikaisesti, rahoituksen riskienhallintaa, tehokasta harmaan talouden toruntaa ja yritysten raportoimisen automatisointia, sekä koko kansantalouden suhdanne-ennustamisen viemistä uudelle tasolle, kuten Kuvauspohja hallitusohjelman mukaisille esityksille digitalisaation edistämiseksi (06/2015) 2 (4) jo osittain Eestissä on pystytty tekemään yli 1000 euron laskujen raportoinnin perusteella. Lisäksi kaikki tämä voidaan saada aikaan niin, että samalla puretaan yritysten hallinnollista taakkaa. Hankeaihion/ esityksen tilanne Tämän ehdotuksen pohjana olevat määritykset ja tarvittavat sanomakuvaukset ja ohjeistukset valmistuvat Taru-hankkeen puitteissa. Lainsäädäntötyö ja siihen tarvittava valmistelu tulisi rahoittaa ko. viranomaisen toimesta. Osa-alue 1: Vaikuttavuus ja asiakashyödyt Tavoiteltava Taloushallinnon tosite-aineiston digitalisoinnilla tavoitellaan hyötyjä koko yhteiskunnallinen ketjulle. Tavoitetilassa ostajan ja myyjän välillä kaikki hoituu sähköisesti, vaikuttavuus, esim. kuittidata ja laskutusdata kulkevat suoraan taustalla järjestelmien välityksellä  Palvelujen laadun ilman manuaalisia vaiheita ja paperia. paraneminen ja tuotettava lisäarvo Tämä mahdollistaa yrittäjille entistä läpinäkyvämpää ja reaaliaikaisempaa kansalaiselle tai talouden hallintaa, kassavirran seurantaa, sekä riskienhallintaa sekä yrityksille taloushallintoa toimittaville tahoille aivan uudenlaisten palveluiden  Hallinnollisen taakan väheneminen kehittämismahdollisuuksia. Harmaan talouden torjunnan kannalta sähköinen tositeaineisto on yksi merkittävimpiä ja tehokkaampia keinoja kitkeä harmaata taloutta ilman erillisten seurantamekanismien rakentamista. Hallinnollisen taakan purkaminen toteutuu taloushallinnon prosessien suoraviivaistamisella ja manuaalisten vaiheiden poisjäämisellä; raportointi automatisoituu ja laskutus ja kuittidata saadaan suoraan sähköisesti reskontraan ja kirjanpitoon ilman manuaalivaiheita. Verkkolaskutuksen päälle on myös mahdollista rakentaa järjestelmää siten, että datasta saadaan suoraan tilastotietoa tilastokeskukselle ja muille valtionhallinnon tahoille. Tämä mahdollistaisi valtion BKT:n suhdanneennustamista aivan uudelle tasolle – voisikin sanoa että eräänlainen talouden Foreca olisi mahdollista rakentaa. Osa-alue 2: Taloudellinen kannattavuus Taloudelliset hyödyt Valtiokonttori yksin käsittelee 600 000 kuittia vuodessa ja n. 12.5 miljoonaa  Tavoiteltavat laskua. Kuittitietojen digitaliointi säästäisi noin. 2 miljoonaa euroa vuodessa kustannussäästöt ja verkkolaskujen täydellinen automaattinen käsittely (tilauksesta laskuun) jopa 50-100 miljoonaa euroa vuodessa. Olettamana on maltillinen 5-10  Mahdolliset lisäeuroa työajansäätöä per lasku. Skaalattuna koko yrityskantaan, joka tuotot käsittelee noin 250 miljoonaa laskua vuodessa, on säästöpotentiaali Suomen kansantaloudelle todella merkittävä. Lisäksi epäsuorat hyödyt yritysten paremman taloudenhallinnan ja riskien hallinnan parantumisen myötä ovat mittavat. Kuvauspohja hallitusohjelman mukaisille esityksille digitalisaation edistämiseksi Kustannukset  Investointimenot  Vuosittaiset käyttöja ylläpitomenot (06/2015) 3 (4) Valtion kustannukset tulevat mahdollistavan lainsäädännön valmistelusta ja säätämisestä. Digitalisointi tapahtuu tämän pohjalta ja se tapahtuu yksityisen palveluliiketoiminnan normaalina kehittämisenä yritysten omina investointeina. Osa-alue 3: Yhteentoimivuus Yhteentoimivuuden Tositeaineistoa tuottavien tahojen tulee siirtyä tietyn määräajan puitteissa tarpeet käyttämään uusia standardeja ja määrityksiä. Tämä tarkoittaa muutoksia nykyisiin kassajärjestelmiin ja laskutukseen liittyvään toimintaketjuun. Vaikutus ja kustannuarvio tämän siirtymisen osalta tulee arvioda valmistelun aikana. Yhteiset palvelut Tämän työn yhteydessä kannattaa arvioida mahdollisuutta luoda kansallinen ja valtiollinen verkkolaskutuksen validointipalvlu. Lisäksi kannattaa tutkia mahdollisuuksia nykyisen verkkolaskutusosoitteiston kehittämiseen hyödyntäen valtion keskitettyjä palveluja. Kannattaa tutustua Tanskan malliin jossa näitä asioita on jo jossakin määrin toteutettu. Osa-alue 4: Toteutettavuus Riippuvuudet muuRiippuvuuksia ei vielä ole arvioitu. hun kehittämiseen Valmistelu ja Kehittämiskohteena on lainasäädäntö ja tarvittava pohjatyö on jo pitkälti suunnittelu tehty Taru-hankkeen puitteissa.  Kokonaissuunnitelma  Hankinnat Ohjaus ja resursointi Laajapohjainen ohjausryhmä jossa edustus valtionhallinosta ja Taruhankkeesta, sekä tarvittavista sidosryhmistä. Hankkeen resursoinnissa kannattaa hyödyntää RTE ja Taru-kokonaisuudessa mukana olleita asiantuntijoita. Sidosryhmät Lainsäädäntö Finanssialan keskusliitto, Verkkolaskufoorumi, Taloushallintoliitto TaruHanke sekä VM:n ja TEM:n edustus. Kuvauspohja hallitusohjelman mukaisille esityksille digitalisaation edistämiseksi (06/2015) 4 (4) Kyseessä on pääosin lainsäädännön kehittämishanke – jossa tulisi tarkastella missä määrin taloushallinnon tosite-anieston digitaalisuutta ja yhtenäisyyttä sekä sisältöä voidaan lailla säätää. Riskit Toteuttamatta jättämisen riskit Nykyisten käytäntöjen hajanaisuus ja intressitahojen lukumäärä voi tuoda ristipaineita asian totuttamiseen. Tämä vuoksi ainoa järkevä eteneminen on ottaa jo RTE/ICT-2015 kokonaisuuden alisuudessa tehty pohjatyö ja Taruhankkeessa tehty määritystyö tämä tekemisen pohjaksi. Nykyisen kaltainen ”dead-lock” tilanne jossa kaikki toimijat vain odottavat muilta toimenpiteitä yhteisen pohjan luomiseen jatkuu ja monimuotoisuus eri ratkaisujen välillä kasvaa entuudestaan. Merkittävä kansantaloudellinen säästö ja tehostamispotentiaali jää käyttämättä. Liitteet Liitteenä erilliset dokumentit tms., joihin on edellä viitattu Liitteen nimi