1 SÄHKÖISEN TALOUSHALLINNON PIKAOPAS 2/9 1. Mitä on sähköinen taloushallinto? Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yksinkertaistettuna yrityksen taloushallinnon, kuten myyntilaskujen laatimisen ja lähettämisen, ostolaskujen käsittelyn ja maksamisen, kirjanpidon ja viranomaisilmoitusten sekä raportoinnin hoitamista sähköisesti ja helposti yhdessä järjestelmässä. Sähköinen toimintatapa yhdistää ja automatisoi taloushallinnon eri työvaiheita sekä tuottaa samanaikaisesti valmista kirjanpitoaineistoa. Se myös vähentää taloushallintoon yrityksessä kuluvaa työn määrää sekä nopeuttaa paitsi yrityksen liiketoiminnasta tarvittavan tiedon saamista myös yrityksen rahavirtojen kiertoa. Usein ajatellaan, että sähköinen taloushallinto hyödyttää eniten suuria yrityksiä. Pienet ja keskisuuret yritykset voivat kuitenkin saavuttaa joskus jopa suurempaa tehokkuutta sähköisellä taloushallinnolla kuin isot yritykset monimutkaisine prosesseineen. Tehokas taloushallinto tarkoittaa ennen kaikkea tehokkaampaa päätöksentekoa kun yrityksen taloustilanteesta on jatkuvasti saatavilla reaaliaikainen ja täsmällinen tieto. ”Yritysten menestyksessä on ratkaisevaa kuinka tehokkaasti ja nopeasti yritys pystyy käsittelemään ja tulkitsemaan tietoa toiminnastaan. Tässä tärkein työkalu on sähköinen taloushallinto.” Kirjanpito voidaan hoitaa kokonaan sähköisesti ja tämä täyttää täysin kirjanpitolainsäädännön vaatimukset (Kirjanpitolauta-kunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011). Kaikki viranomaisilmoitukset kuten ALV-, työnantajasuoritus- ja veroilmoitukset voidaan myös toimittaa sähköisesti, jolloin niistä saadaan saman tien vastaanottokuittaus. Paperien pyörittely, mapittaminen ja turha manuaalinen työ kuuluvat menneisyyteen. Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 3/9 2. Miten sähköinen taloushallinto toimii käytännössä? Sähköinen taloushallinto mahdollistaa entistä helpomman ja toimivamman yhteistyön yrityksen ja taloushallinnon kumppanin (perinteisesti tilitoimiston) välillä. Kokonaisuus toimii yhdessä järjestelmässä, jolloin kaikki tiedot ovat samassa paikassa helposti saatavissa. Tässä on kuvattuna keskeisimpiä osioita sähköisestä taloushallinnosta sekä asiakasyrityksen ja taloushallinnon kumppanin työnjakoa sähköisessä toimintamallissa. Myyntilaskut Yleensä myyntilaskujen laatiminen hoidetaan asiakasyrityksessä. Taloushallinnon järjestelmässä laskujen laatiminen on helppoa: asiakkaiden tiedot on tallessa asiakasrekisterissä ja tuotteet löytyvät hintoineen tuoterekisteristä. Laskut lähtevät suoraan järjestelmästä verkkolaskuina, sähköpostilla tai postilla Itellan tulostus- ja postituspalvelun kautta. Myös maksumuistutukset ja mahdollinen siirto perintään voidaan hoitaa suoraan järjestelmän kautta. Ostolaskut Ostolaskut saapuvat järjestelmään joko verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta. Asiakas tarkistaa ja hyväksyy laskut järjestelmässä, jossa on näkyvissä myös alkuperäinen lasku. Asiakas voi myös tarvittaessa kohdistaa laskut projekteille tai muille kustannuspaikoille. Talousplus hoitaa laskujen maksamisen eräpäivänä suoralla pankkiyhteydellä sekä tiliöi laskut kirjanpitoon. Matka- ja kululaskut Kaikilla on työntekijöillä on omat henkilökohtaiset tunnukset taloushallinnon järjestelmään ja he voivat laatia omat matka- ja kululaskunsa itse – milloin ja missä tahansa nettiselaimen kautta. Kuitit skannataan ja liitetään liitetiedostoina mukaan laskuihin. Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 4/9 Laskut siirtyvät automaattisesti järjestelmässä oikealle hyväksyjälle ja hyväksynnän jälkeen Talousplus hoitaa laskujen maksamisen sekä tiliöinnit kirjanpitoon. Palkanmaksu Palkansaajien tietoja ylläpidetään suoraan taloushallinnon järjestelmässä, jonne kirjataan mm. ennakonpidätystiedot. Asiakas toimittaa Talousplussaan palkkamateriaalin esimerkiksi Excel-tiedostona, jonka perusteella hoidamme palkanlaskennan sekä maksatuksen. Asiakas voi tarkistaa palkkalistalta tiedot ennen maksatusta. Palkansaajille lähetetään palkkakuitti automaattisesti joko sähköpostilla tai tulostuspalvelun kautta suoraan kotiosoitteeseen. Yhteistyö asiakkaan ja taloushallinnon kumppanin välillä Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 5/9 Tiliotteet ja pankkitiedot Pankkitilien saldot ja tiliotteet päivittyvät taloushallinnon järjestelmään kerran päivässä suoraan pankista. Samalla siirtyy myös tieto viitemaksuista ja maksetut myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti maksetuiksi. Myyntireskontran seuranta on siis helppoa ja täysin reaaliaikaista. Tiliotteet ovat selattavissa järjestelmässä ja arkistoituvat sinne pysyvästi. Raportointi ja seuranta Sähköisen taloushallinnon suurimpia hyötyjä on mahdollisuus reaaliaikaiseen raportointiin ja seurantaan. Kassavirran seuranta, tulosraportointi, budjetin seuranta, myynnin raportointi onnistuvat suoraan valmiiksi tehdyillä raporteilla järjestelmästä – milloin tahansa ja mistä tahansa. Porautuvalla raportoinnilla on myös helppo tarkistaa yksittäisiä asioita – tietyn asiakkaan kokonaismyyntiä, tiettyjen kulujen määrää tai palkkakertymiä. Viranomaisilmoitukset Talousplus hoitaa kaikkien viranomaisilmoitusten lähettämisen suoraan järjestelmästä. ALV-laskelmat sekä tiedot työnantajamaksuista ja työeläkemaksuista on siirtyvät suoraan viranomaisten järjestelmiin ja niistä saadaan myös vastaanottokuittaus. Myös tilinpäätös ja veroilmoitus voidaan lähettää sähköisesti verohallintoon. 3. Sähköisen taloushallinnon keskeisimmät hyödyt • Kuukausiraporttien sijaan yrityksen laajempi talouden tilanne on reaaliaikaisesti seurattavissa - helposti ja nopeasti. Selkeä käsitys yrityksen kassatilanteesta, tuloksesta, myynneistä ja ostoista auttaa tekemään parempia päätöksiä. • Tehokas myyntilaskujen lähettäminen, seuranta ja tarvittaessa maksumuistutukset Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 6/9 ja perintä, nopeuttavat yrityksesi rahankierron nopeutta ja parantavat maksuvalmiutta. • Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, saatavilla 24/7 helposti netin kautta mistä tahansa. Talousasioiden hoitaminen ei enää katso paikkaa eikä aikaa. • Sähköinen taloushallinto säästää aikaa, vaivaa ja rahaa. Ei enää kuittien mapittamista, lajittelua tai pyörittelyä - eikä investointeja kirjanpitoohjelmiin tai laiteympäristöihin. Voit siis keskittyä täysillä liiketoimintaasi. • Yhteistyö tilitoimiston kanssa on sujuvaa, kun asiakas ja kirjanpitäjä pääsevät katsomaan samoja tietoja samasta järjestelmästä. Sähköinen taloushallinto myös poistaa kaksinkertaisen työn tekemisen ensin asiakkaalla ja sitten tilitoimistossa. • Käyttöönotto on nopeaa ja turvallista - Talousplus auttaa varmistamaan, että valitset sinulle parhaiten soveltuvan ohjelmiston ja työkalut. Hoidamme myös aineistojen siirron ja muut aloitustyöt puolestasi. • Sähköisessä taloushallinnossa automaation avulla virheiden määrä vähenee, kun tapahtumat siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen. Virheiden etsimiseen kuluva aika säästyy. • Sähköinen taloushallinto on myös ekologista. Turha paperien printtaaminen, postittaminen, kuljettelu ja salassa pidettävän aineiston tuhoaminen kuluttavat turhaan energiaa. • Sähköinen taloushallinto tekee yrityksen kirjanpidosta läpinäkyvää ja tuo tehokkuutta myös tilintarkastuksen suorittamiseen. Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 7/9 4. Mitä on hyvä huomioida siirryttäessä sähköiseen taloushallintoon? Sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä kannattaa käyttää hetki mietintään: millaista taloushallinto ja millaista tietoa yrityksesi aidosti liiketoiminnassa tarvitsee? Joskus vanhoja perinteisen kirjanpidon ja manuaalisen taloushallinnon prosesseja ja työtapoja vain siirretään sähköisiksi. Tämä ei tuo kaikkea sitä tehokkuuta mitä sähköinen taloushallinto mahdollistaa. On tärkeää miettiä talousprosessi kokonaisuutena. Mieti esimerkiksi millaista raportointia tarvitaan yrityksen päätöksenteossa: tulosraportointia, katelaskentaa tai kassavirran analyysiä ja ennustamista? Talousplus auttaa uudenlaisen talousprosessin suunnittelussa vuosien kokemuksella. Sähköisessä taloushallinnossa ohjelmisto on keskeisessä roolissa ja siksi ohjelmiston valintaan kannattaa käyttää myös hetki aikaa. Ohjelmistot eroavat toisistaan mm. ominaisuuksien, käytettävyyden, toisiin järjestelmiin olemassa olevien liittymien ja hinnoittelun osalta. Talousplussan asiantuntijat auttavat myös oikean ohjelmiston valinnassa. Siirtyminen perinteisestä kirjanpidosta sähköiseen taloushallintoon on yhdestä viikosta noin kuukauteen kestävä projekti riippuen yrityksen koosta. Talousplussalla on valmis projektimalli, jolla siirtyminen tehdään tehokkaasti ja luotettavasti. Hoidamme uuden järjestelmän käyttöönoton ns. avaimet käteen –periaatteella ja myös koulutamme käyttämään uutta järjestelmää. Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon voidaan tehdä missä tahansa kohtaa yrityksen tilikautta. Se onnistuu yhtä hyvin siis kesken tilikauden kuin tilikauden vaihteessa. Jopa hieman näppärämmin ennen tilikauden vaihdetta, jolloin tilinpäätös ja veroilmoitus pystytään tekemään suoraan sähköisillä työkaluilla. Valtaosa sähköiseen taloushallintoon siirtyneistä yrityksistä on nähnyt merkittävän hyödyn jo muutamassa kuukaudessa. Yrityksen myyntilaskujen seuranta on helpottunut, kassavirta on tasaisempaa ja yrityksen maksukyky on parantunut. Myös työntekijät ovat tyytyväisempiä, Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 8/9 kun matka- ja kululaskujen tekeminen sujuu nopeasti nettiselaimella – milloin ja missä tahansa. Sähköisen taloushallintoon siirtymistä ei siis kannata lykätä yhtään pidemmälle – mitä nopeammin siirtyminen tapahtuu, sitä nopeammin pääset keskittymään enemmän yrityksesi varsinaiseen toimintaan. 5. Talousplus Talousplus on uudenlainen taloushallinnon kumppani pienille ja keskisuurille yrityksille. Autamme asiakasyrityksiämme menestymään tehokkaan sähköisen taloushallinnon avulla. Olemme sähköisen taloushallinnon edelläkävijöitä ja tuotamme tehokasta ja modernia taloushallintoa Suomen johtavien ohjelmistojen Procountorin ja Netvisorin avulla. Autamme asiakasta myös valitsemaan parhaiten soveltuvan ohjelmiston. Miten Talousplus eroaa perinteisistä tilitoimistoista? • • • • • Keskitymme asiakkaisiin: emme palvele numeroita ja raportteja, vaan ihmisiä. Hoidamme asiakasyritystemme taloushallintoa avaimet käteen periaatteella - kokonaisvaltaisesti, osaavasti ja luotettavasti. Tuotamme modernia ja tehokasta taloushallinnon palvelua, joka auttaa yritystä menestymään. Lakisääteisen kirjanpidon ja historiatietoa raportoivien tuloslaskelmien lisäksi tuotamme myös analyysejä tulevaisuudesta, esimerkiksi kassavirta-analyysien ja tulosennusteiden muodossa. Toimimme 100% sähköisesti, joka tuo merkittävän määrän tehokkuutta taloushallintoon. Asiakkaillamme on aina reaaliaikainen tieto yrityksen talouden tilanteesta. Olemme helposti tavoitettavissa - jokaisella asiakkaalla on oma yhteyshenkilö, jolle voi soittaa ja meilata. Vastaamme nopeasti ja pyrimme aina antamaan selkeän ja yksiselitteisen vastauksen. Asiakaskokemus on tärkein toimintaamme ohjaava tekijä - pyrimme luomaan asiakkaalle erilaisen ja paremman asiakaskokemuksen kuin perinteiset tilitoimistot. Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi 9/9 Millaisille yrityksille Talousplus on oikea valinta? Emme yritä olla hyvä tilitoimisto kaikille yrityksille, vaan paras tilitoimisto valitulle kohderyhmälle. Autamme menestymään tehokkaalla ja toimivalla taloushallinnolla osakeyhtiöitä, jotka työllistävät muutamasta työntekijästä aina noin 100 työntekijään asti. Asiakkaidemme liikevaihto on yleensä noin 250 000 eurosta aina noin 15 miljoonaan euroon. Pääosa asiakkaistamme on palvelualan yrityksiä, jotka myyvät yleensä jotain aineetonta. Missiomme on auttaa asiakasyrityksiämme menestymään tehokkaan taloushallinnon avulla. Talousplus palvelut – kokonaisvaltaista taloushallintoa Lähteet: Taloushallinto Nyt. Procountor International Oy, 2013. www.procountor.com www.netvisor.fi www.tuloslaskelma.fi Pikaoppaan luvaton kopiointi on kielletty. Sähköisen taloushallinnon pikaopas © 2014 Talousplus Oy www.talousplus.fi