Toiminnan tarkkuus uudelle tasolle
Suomen LVIS-Tietoverkko Oy:n asiakaslehti 1/2015 Toiminnan tarkkuus uudelle tasolle Myyntilaskut eivät jää roikkumaan Sähköinen lähete vauhdittaa laskutusta JULKAISIJA Suomen LVIS-Tietoverkko Oy, Lars Sonckin kaari 14, 02600 Espoo, puh. 010 320 4660 PÄ ÄTOIMIT TA JA Taina Liimatainen TOIMITUS riika.walden @ viestirinkelit.com TAITTO Adprimus, adprimus.fi PAINO Libris Oy ISSN 1455-7304 18. vuosikerta JAKELU LVISNetin osoiterekisteri OSOITTEENMUUTOKSET www.lvisnet.fi kohdasta Yhteystiedot Tässä numerossa Kannen kuvassa Humaliston Sähkön Kimmo Hallamaa (vas.) ja Mikko Alkki. Kuva Suvi Elo. Pääkirjoitus 3 Teknologiasta apu tiedonhallintaan ja tuottavuuteen 4 Kyseenalaistaminen on avain kehitykseen ja uuden luomiseen 7 8 10 Työnumero 5 6 Myyntilaskut eivät saa jäädä roikkumaan 7 Sähköinen lähete vauhdittaa laskutusta 8 Yhden työtilauksen sähköistäminen säästää tunnin työaikaa 9 Toiminnan tarkkuus ja laatu uudelle tasolle 10 Ahlsell Oy:n, LVI-Dahl Oy:n, Onninen Oy:n, Rexel Finland Oy:n ja SLO Oy:n omistama Suomen LVIS-Tietoverkko Oy tarjoaa talotekniikka-alan sähköisen kaupan yhteydet ja palvelut suur ten ja pienten yritysten tarpeisiin. 2 Mitä voit tehdä helpommin tai mitä ei tarvitse tehdä ollenkaan? Haasta itsesi kehittymään KUVA Marjo Koivumäki Toistatko työvaiheita yrityksessäsi vain sen takia, kun niin on aina tehty? Ovatko kaikki työvaiheet aivan välttämättömiä? Automatisoitko työvaiheita, jos siihen on mahdollisuus? Suomalaisen musiikkiyhtyeen Apulannan eräässä kappaleessa sanotaan näin: ”kipu kuolee huutamalla alastomana lattialla”. Todellisuudessa tämä ei pidä paikkaansa! Huuto voi tarjota hetken helpotuksen, mutta oikeasti mikään ei muutu. Tarve muutokselle voi syntyä useista erilaisista lähtökohdista, mutta muutos on välttämätön kilpailutekijä yrityksille alati muuttuvassa maailmassa. Tukut tarjoavat asiakkailleen mahdollisuuden hyödyntää nykyteknologiaa, jotta heidän asiakkaillaan voisi olla paremmat mahdollisuudet menestykseen. LVISNetpalvelun hyödyntäminen edellyttää, että yrityksellä on talotekniikka-alalle soveltuva ohjelmisto. Se, että ottaa käyttöön toimialalle soveltuvan ohjelmiston, on jo itsessään palvelus omalle bisnekselle. Lisäksi, kun siihen valjastaa LVISNet-palvelun, yritys voi automatisoida ja tehostaa monia työvaiheita, mikä taas vapauttaa aikaa ja resursseja myynnille ja asiakaskontakteille! Tässä lehdessä olemme pyrkineet tuomaan esiin monipuolisesti yrityksien erilaisten työvaiheiden yhteen nivoutumista ja niiden automatisointia. Lisäksi olemme pureutuneet siihen, mitkä seikat saattavat olla itse kullakin esteenä työvaiheiden kehittämiselle tai vaikkapa ihan LVISNet-palvelun käyttöönotolle. Pienenä bonuksena on vielä julistettavana, että kaikilta LVISNet-tukkureilla on saatavissa sähköinen lähetesanoma LVISNet-palvelun kautta. Lähete on mahtava lisä sanomaperheeseemme. Lähete nopeuttaa keikkatöiden laskutusta ja lähetettä hyödyntämällä yritys voi jälleen karsia ylimääräisiä työvaiheita pois. Teknologia kehittyy valtavin harppauksin – tulevaisuus oli jo. Rentouttavaa kesää toivottaen Taina Liimatainen Liiketoimintajohtaja, LVIS-Tietoverkko 3 Teknologiasta apu tiedonhallintaan ja tuottavuuteen TEKSTI Taina Liimatainen Tiedonhallinta on yksi tärkeimmistä yrityksien menestystekijöistä. Se, kuinka keräämme ja hyödynnämme tietoja yrityksen toiminnassa, kuten laskutukseen ja projektivalvontaan, vaikuttaa yrityksen tehokkuuteen ja tuottavuuteen. Teknologian avulla voimme hallita yrityksen tietovirtoja huomattavasti paremmin. Teknologian hyödyntäminen mahdollistaa yrityksen toi- tasalla, ovat äkkiä katastrofin ainekset koossa. Ensim- minnan pienemmillä kuormituksilla ja resursseilla. Tämä mäinen oikea askel kohti parempaa tiedonhallintaa on kasvattaa suoraan yrityksen tulosta. Meiltä löytyy jo iso ottaa käyttöön toimialalle soveltuva ohjelmisto, jossa on joukko urakointiliikkeitä, jotka hallitsevat kohtuullisen kaikki LVI- ja sähkötuotteet oikein ajantasaisin hinnoin hyvin omat tietovirrat ja niiden automatisoinnin. Ja on sekä omat sopimushinnat huomioituina. myös paljon urakointiliikkeitä, jotka hyötyisivät nykyistä enemmän tiedonhallinnan tehostamisesta. Koontilaskutus tiedonhallinnan rasite LVISNetin yhteistyökumppaneina toimivat ohjelmistota- Vanhat tavat lot kannustavat yrityksiä ottamaan käyttöön LVISNet- Teknologiaa ja osaamista, joilla parannetaan yrityksi- palvelun ja hyödyntämään sitä. Palvelun avulla kohen- en tuottavuutta, on saatavissa kaikkialla. Teknologian netaan huomattavasti yrityksen tiedonhallintaa ja sitä hyödyntämisen esteenä on usein se, että yritämme kautta automatisoidaan laskutusta ja projektivalvontaa. ottaa käyttöön uutta tekniikkaa ilman kykyä tai halua LVISNet-palvelun käyttöönotto on kohtuullisen yk- muuttaa vanhoja ta- sinkertaista, mutta siihen liittyy myös monenlaisia pojamme. Meidän pohdintoja. Palvelun hyödyntämiseksi yrityksen tulee on muutettava ja uu- ymmärtää, että ostotietojen kulkeminen sähköisesti ja distettava ajatusmal- niiden automaattinen kohdentuminen laskutukseen ja liamme, mutta aivan projekteille oikein vaatii keikka- ja työmaakohtaista os- kuten aivojen tottumi- tamista. Tämä tarkoittaa sitä, että tukku lähettää jokai- sessa uusiin makuihin on meidän sesta ostosta erillisen ostolaskun. annettava On virheellinen ajatus, että koontilaskutus olisi tie aikaa myös muutokselle tehokkuuteen tai todellisiin kustannussäästöihin. Yri- ja uudistumiselle. Mutta mitä kauemmin yritykset jatka- tyksen ei tarvitse olla huolissaan sivuseikasta, että vat ilman teknologian hyödyntämistä, sitä enemmän ne koontilaskutus puretaan LVISNet-palvelun tieltä. Oh- hukkaavat puhdasta rahaa ja aikaa esimerkiksi tärkeiltä jelmistotoimittajat asiakaskontakteilta. niin, että kirjanpitoon saadaan ostolaskuista raportit summatiedoista ovat kehittäneet alv-erittelyineen ohjelmistonsa kuukausikoontina Toimialaohjelmisto käyttöön ja tiedostomuodossa. Parhaassa tapauksessa os- Onko vielä yrityksiä, jotka eivät pysty hyödyntämään tolaskutiedot voidaan välittää kirjanpitoon erilaisten tukkureiden tuoteluetteloita ja hinnastoja automaatti- pilvipalveluiden avulla. Kirjanpidon kulut eivät kasva, sesti, vaan kirjaavat kaikki rivit käsin tarjouksiin ja las- vaan päinvastoin. Myös ostolaskujen maksu eräsiirto- kuille? Eikä se riitä, vaan tämän lisäksi on hallittava jat- na pankkiin suoraan omasta ohjelmistosta tapahtuu kuvasti päivittyvät hinnastot. Jos hinnat eivät ole ajan muutamalla napin painalluksella ja on nykyaikaa. 4 Kyseenalaistaminen on avain kehitykseen ja uuden luomiseen TEKSTI Jarmo Kähkönen, Ecom Oy Näin yhden urakointiliikkeen seinällä kortin, josta piti ottaa oikein kuva. Siinä luki: Epäonnistumisen vaara on suuri, kun kyvytön neuvoo halutonta tekemään tar- Laskutus kuntoon • Hanki alan yritysohjelma, ellei sitä sinulla jo ole. • Hanki myös LVISNet-palvelu. • Osta tarvikkeet työmaakohtaisesti työnumeroa käyttäen. -> Sähköisen ostolaskun rivit kohdentuvat yritysohjelmassa automaattisesti työnumeron mukaan asiakkaan työlle. -> Lisää työlle tarvikerivien lisäksi työtunnit ja kilometrit, niin työ on laskutusvalmis. -> Tehokkaaseen laskuttamiseen kuluu korkeintaan minuutti. LVISNetin kanssa yhteensopivat yritysohjelmat • Admicomin Adminet peetonta. Toinen urakoitsija kertoi ehkä hieman pro- • Ecom-ohjelmistot vosoivasti, että hänen mielestään pahin työntekijä ei • Pajadatan Xpaja-ohjelmisto ole laiska ja tyhmä, vaan ahkera ja tyhmä. Hän perus- • SoftOne XE- ja Sauma-ohjelmistot teli sitä sillä, että sellainen ihminen saa aikaan paljon • Visma Softwaren L7-ohjelmisto enemmän harmia ja korjattavaa kuin sellainen, joka ei Kysy myös mahdollisuudesta liittää muita edes vaivaudu yrittämään. ohjelmistoja LVISNet-palveluun. Ohjelmistotalona tehtävänämme on uusien ominaisuuksien kautta tuoda enemmän helpotusta ja tehokkuutta urakoitsijoiden arkeen. No, näin pitkällä kokemuksella voin jo sanoa, että tuo näkökulma on ihan pielessä. 80 % urakoitsijoista hyödyntää ohjelmistoaan LVISNet-palvelun LVISNet -palvelun kuukausimaksut • kun toimipaikkoja on 1: 19,50 euroa/kk + alv • kun toimipaikkoja on alle 5: 38,50 euroa/kk + alv • kun toimipaikkoja on vähintään 5: 59 euroa/kk + alv alle 20 %:n teholla. Uudet ominaisuudet eivät siis ole Ota yhteyttä LVISNetiin! mikään ratkaisu, vaan se, miten saamme jo olemassa Suomen LVIS-Tietoverkko Oy olevat ominaisuudet paremmin urakoitsijoiden arkeen. Vaihde: 010 320 4660, Uskallan väittää, että ahkeruus voi olla iso ongelma. Kotisivu: www.lvisnet.fi Ahkeran ihmisen vaiva on se, ettei hän ehdi miettimään Sähköposti: [email protected] tekemisensä merkitystä, kun tekemistä on vain niin Asiakastuki: Puh. 020 452 9348, sähköposti [email protected] paljon. Törmään monikertaiseen työhön päivittäin. On aivan käsittämätöntä, miten monissa taloissa käytetään resursseja niin paljon saman asian tekemiseen uudestaan ja tarkistetaan vielä useaan otteeseen varmuuden vuoksi. Ostolasku on tästä hyvin selkeä esimerkki. Miksi siitä pitää olla paperikopio? Ostolasku voidaan tänä päivänä käsitellä sähköisesti kokonaisuudessaan aina kirjanpitäjälle asti. Ostolaskun vastaanotto, tiliöinti, tarkistus, kohdistaminen oikealle työlle ja toimittaminen kirjanpitoon voidaan tehdä ilman, että sitä tulostetaan paperille. Miksi näin ei sitten tehdä? Usein syynä on se, kun sillä vanhalla tavalla on tehty aina ennenkin. Ehkä meidän kaikkien pitäisi lanseerata ”pistä laiska hommiin -päivä”, sillä laiskoilla on ällistyttävä kyky kyseenalaistaa kaikkea tehtävää työtä. Ja joskus he ovat ihan oikeassa. Kyseenalaistaminen on avain kehitykseen ja uuden luomiseen. 5 Myyntilaskut Työnumer o Leikkaa talteen työnumeron paikkaa käsittelevä taulukko. Taulukosta selviää, kuinka työnumero on nimetty eri LVIS- eivät saa jäädä roikkumaan TEKSTI Mari Salin KUVAT Marjo Koivumäki Net-tukkujen järjestelmissä ja nettikaupoissa. Anna oston yhteydessä työnu- laskuttavat kuukaudenkin viiveellä. Meillä mero ja saat tarvikerivit kohdentumaan on periaate, että saman kuukauden työt automaattisesti oikealle työlle. Työnumero Tukun järjestelmä Tukun nettikauppa Ahlsell Kohdenumero Viite-/työnumero LVI-Dahl Työnumero Työnumero Onninen Job Number Työnumero Rexel Merkki Tilausmerkki SLO Työ Asiakkaan työnumero 6 En voi ymmärtää sitä, että urakoitsijat ja tarvikkeet laskutetaan saman kuukau-den sisällä. Näin toteaa Leena Parvikoski PGP Putkesta. Kun yrityksen taloushal-linto on pitkälle automatisoitu, laskutus ei ole enää mittava ponnistus. Pääkaupunkiseudulla toimivalla PGP Putki Oy:llä on 40-vuotinen historia takanaan. Vuonna 1989 yrityksen johto siirtyi isä Pentiltä Pertti-pojalle. Nyt yrityksen taloushallinto ulkoistetaan. Oli tärkeää, että yrityksen vahva tuntuma päivittäisestä liiketoiminnasta ei uudistuksen myötä heikenny pätkääkään. - Siirryimme jo useampi vuosi sitten vastaanottamaan laskut tukuista sähköisinä LVISNetin välityksellä, kun entinen laskunkiertosysteemimme oli alkanut tuntua liian hankalalta. Visman taloushallinnon ohjelmiston hankimme sitä ennen vuonna 2001. Nyt kun olemme ulkoistaneet taloushallintoa, olemme siirtyneet L7:n pilvipalveluun, kertoo PGP Putken taloushallinnosta vuosia vastannut Leena Parvikoski. Kirjanpito etenee asiakkaan ehdoin Kirjanpidon prosessi kulkee yrityksessä samalla tavalla kuin ennen taloushallinnon ulkoistamista. Ensin vain oli löydettävä kirjanpitäjä, jolle käytössä olevan taloushallinnon ohjelman, Visma L7:n, opettelu ja käyttöönotto ei ollut kynnyskysymys. - Kirjanpitäjämme hoitaa ostolaskut ja maksut omalta työpaikaltaan, mutta myyntilaskut hän käy tekemässä kerran viikossa toimistollamme. Etenemme taloushallinnon ulkoistamisessa portaittain, jotta siirtymä hallitaan täydellisesti. Näin alkuvaiheessa on hyvä, että olen kirjanpitäjän tukena laskutuksessa. Meille on kunnia-asia se, että asiakkaamme saavat virheettömät laskut, Leena Parvikoski sanoo. - Tulevat ostolaskut menevät sähköisesti reskontraan, ja tiliöinnit tulevat valmiiksi työlle ja varastoon. Sitten ne siirtyvät kirjanpitäjälle, joka hyväksyttää laskut toimitusjohtajalla. Sen jälkeen ostolaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ja maksatukseen. Mitä vain haluankin päivittäin seurata – myyntiä tai ostoja, kaiken tiedon saan helposti ohjelmasta ilman paperien selailua. Tilinpäätöskin tulee automaattisesti ohjelmasta oikeille kaavakkeille. Tehty työ laskutetaan nopeasti - Myyntilaskut niin kirjanpitäjä kuin minäkin teemme tuotekoodeilla. Siinä vaiheessa otan huomioon muun muassa asiakkaidemme sopimushinnat. Töiden sopimushinnat ovat meillä perustietokannoissa eri tuntiveloitushintoja sisältävän ohjelman ansiosta, kertoo Leena Parvikoski. - Myyntilaskut on tehtävä nimenomaan nopeasti. Niitä ei saa jättää roikkumaan. Meiltä lähtee lasku tehdystä työstä ja käytetyistä tarvikkeista jo parin viikon sisällä. Lyhyet työmaat laskutamme kokonaisuutena ja pidemmät erissä. Emme lähde rahoittamaan projekteja. - Täytyy todeta, että on äärettömän kätevää, kun laskut tulevat automaattisesti LVISNetin kautta. Jo sen myötä minulta säästyi aika paljon työtunteja. Nyt kun ulkoistamisen edetessä roolini on muuttunut yhä enemmän kirjanpitäjästä tarkastajaksi, minulle alkaa jäädä yllättäen vapaa-aikaa, naurahtaa Leena Parvikoski. - Meiltä lähtee lasku tehdystä työstä ja käytetyistä tarvikkeista jo parin viikon sisällä, kertovat toimitusjohtaja Pertti Parvikoski ja Leena Parvikoski. 7 - Enää minun ei tarvitse odottaa ostolaskua, vaan voin lähettää myyntilaskun eteenpäin jo työmaalta kuitattujen sähköisten lähetteiden pohjalta, myhäilee Markku Räsänen. Sähköinen lähete vauhdittaa laskutusta ja vapauttaa turhista työvaiheista TEKSTI Riika Walden KUVA Marjo Koivumäki Sähköinen lähete virtaviivaisti HLSP Sähkön talousrutiinit. Muistilaput jäivät unholaan, kun tarvikkeet kuitataan jo työmaalla sähköisiltä lähetteiltä suoraan yrityksen järjestelmään. Laskut voivat lähteä asiakkaille vaikkapa saman tien, ja kassavirta vauhdittuu. HLSP Sähkö Oy työllistää kaksi asentajaa ja alihankintana muutaman lisää. Vielä reilu vuosi sitten HLSP Sähkön vetäjä, asentajaurakoitsija Markku Räsänen hoiti laskutuksen netin kautta saadulla ilmaisohjelmalla. - Naputtelin laskutietoja koneelle rivi riviltä tukkujen paperisista lähetteistä tai laskuista saatuani ensin asentajilta tiedot siitä, paljonko tavaraa mihinkin keikkaan meni. Tänään sujuu laskutus nopeasti, ja vanha toimintatapa tuntuu nyt varsin työläältä, toteaa Markku Räsänen. Lähetteeltä tiedot hetkessä laskutukseen Noin vuosi sitten HLSP Sähkö aloitti pilottina sähköisen lähetteen käyttöönottohankkeessa. Yritysohjelmaksi tuli SoftOne XE ja lähete- ja laskusanomien välittäjäksi LVISNet-palvelu. 8 - Läheteliikenne käynnistyi ensin yhden tukun kanssa, ja vähitellen muutkin tukut tulivat mukaan. Viimeiset puoli vuotta olen saanut ostoistamme lähetteet kaikilta LVISNet-tukuilta sähköisesti suoraan yritysohjelmaamme. Todella hyvä systeemi, sanoo Markku Räsänen. Keikoillaan asentajat käyttävät älypuhelinta tai tablettia, johon XE:n mobiilisovellus on ladattu. - Uuden työn tullessa avaan sille järjestelmäämme työtilauksen, josta samalla saan työlle automaattisesti tilausnumeron. Tukusta haemme tarvikkeet tilausnumerolla, ja ostorivit siirtyvät tukusta LVISNetin välittämällä sähköisellä lähetteellä suoraan oikealle työlle järjestelmäämme. Näin varmistumme siitä, että mitään tarvikkeita ei jää laskuttamatta. - Asentaja avaa työtilauksen ja tietää heti, mitä tekee. Työn päätyttyä hän kuittaa tai muuttaa tarvikkeiden kappalemäärät toteutuneen mukaan ja lisää työtunnit ja kilometrit työtilaukselle. Enää ei tarvitse jälkeenpäin miettiä, mitä tavaraa meni ja kuinka paljon, kun tarviketiedon saa suoraan tukun sähköiseltä lähetteeltä. Koko työ tulee kuitatuksi jo työmaalla. Ja minulla on tiedot välittömästi järjestelmässämme laskutusta varten, kertoo Markku Räsänen. Kassavirtakin vauhdittui Markku Räsänen sanoo säästäneensä valtavasti aikaa SoftOnen ohjelman ja LVISNet-palvelun myötä. - Jos yrityksellä on töissä 10 asentajaa, joilla jokaisella on noin 8 keikkaa päivässä, ja jokaisen keikan tiedot kirjoitettaisiin käsin, aikaa kirjauksiin palaa hurjasti. Jo yhdessä päivässä tehdään 80 keikkaa, joiden tietoja kirjataan tai kopioidaan alusta alkaen laskutukseen. Eihän siinä ole mitään järkeä. Sähköiseltä lähetteeltä saan tarviketiedot automaattisesti keikalle ja keikan laskutukseen heti työn päätyttyä. Ajansäästö on pienessä yrityksessämme merkittävä, isomman yrityksen säästöistä puhumattakaan. Kassavirtakin on vauhdittunut, kun saan laskutettua työt nopeasti. HLSP Sähkön ei tarvitse odottaa tukkujen ostolaskuja omaa laskutusta varten, koska keikan tarvikkeet saadaan sähköisiltä lähetteiltä automaattisesti käden käänteessä. Sähköiset ostolaskut pidetään erillään materiaalien kirjaamisista. Ne hyväksytään ja viedään sähköisesti maksuun omaa reittiään. - Kirjanpidon pystyy tekemään yritysohjelmistollamme, jota kirjanpitotoimistommekin voisi käyttää. Tällä haavaa vielä ajan kirjanpitoyhteenvedot itse kirjanpitäjälle. Tulevaisuudessa kirjanpitokin voisi liittyä automaattiseen tilaus-toimitus-laskutusketjuun. Toimitusjohtaja Jarmo Hiltunen, SoftOne Oy Yhden työtilauksen sähköistäminen säästää tunnin työaikaa Mikä kannustaa kehittämään SoftOne XE -ohjelmistoanne myös LVISNet-yhteyksiä varten? Urakoitsijan päivittäiset rutiinit liittyvät tukkuihin ja urakoitsijan loppuasiakkaisiin. Tärkeimmässä roolissa kaupankäynnissä ovat LVISNet-tukkuliikkeet, joten panostus LVISNet-yhteyteen on todella tärkeää. Kaikki tarpeettomat työvaiheet, jotka saadaan karsittua, parantavat urakoitsijan tulosta, nopeuttavat rahankiertoa ja auttavat heitä jaksamaan kiireiden keskellä. Se, että pystymme oikeasti auttamaan urakoitsijoita, kannustaa meitä kehittämään ohjelmistoamme. Mikä on LVISNetin hyöty asiakkaidenne kannalta? Yhden työtilauksen sähköistäminen säästää vähintään tunnin työaikaa. Esimerkiksi, jos kuukaudessa on 500 tilausta ja laskennassa käytetään tuntihintana 20 euroa, säästö urakoitsijalle yhden kuukauden aikana on 10 000 euroa ja vuodessa 120 000 euroa. Työnjohtaja tallentaa työtilauksen SoftOne XE -jär- jestelmään, tilaa LVISNet-tukuilta tavarat ja ilmoittaa tilatessaan järjestelmästä tulevan tilausnumeron. Tukulta rivitiedot kohdistuvat automaattisesti XE:ssä kyseiselle tilaukselle. Asentajan tarvitsee vain vahvistaa tuotteiden menekki ja korjata määrät niiden tuotteiden osalta, jotka poikkeavat lähetteestä, sekä tarvittaessa lisätä tuotteita toteutuneen työn mukaan. Enää ei tarvitse odottaa seuraavaan päivään saakka tukkujen laskuja, joista tuoterivit saataisiin automaattisesti tilauksille. Tuotteiden rivitiedot kohdistuvat tilaukselle todella nopeasti sähköiseltä lähetteeltä. Asentaja käy kohteessa, tekee työt, lisää tilaukselle työtunnit ja kilometrit. Parhaimmillaan keikan päätteeksi asentajan sulkiessa asiakkaan oven lasku on lähtenyt urakoitsijalta asiakkaalle sähköisesti. Mitä muuta haluaisit nostaa esiin? Ohjelmistoa voi käyttää miltä tahansa tietokoneelta, jolla on nettiyhteys. Lisäksi sovellusta voi käyttää tableteilla ja älypuhelimilla, joissa on iOS- tai Android-käyttöjärjestelmä. 9 Toiminnan tarkkuus ja laatu Humaliston Sähkössä tilaus-toimitus-laskutusketju sai terävän automaatioimpulssin, kun yrityksessä päätettiin uudistaa sähkötuotteiden koodit alan standardin mukaisiksi. Toimitusjohtajan mukaan tuottavuus olisi kasvanut jo paljon aiemmin, jos automaatioprosessi olisi käynnistetty nopeammin. - Jos nyt kysyisin yrityksessämme, otettaisiinko nykyiset tilaus-toimitus-laskutuskäytännöt pois, vastaus olisi varmasti ”Ei”, sanoo Kimmo Hallamaa. 10 Humaliston Sähkö ja sen tytäryhtiö Sähkö Oy Helsinki työllistävät 46 henkilöä. Myös myymälä ja verkkokauppa toimivat saman henkilöstön voimin. Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä on Visman L7. Tilaus-, toimitus- ja laskutustietojen automaattinen kulku järjestelmässä oikeisiin paikkoihin edellyttää alan standardin mukaisten tuotekoodien käyttöä. - Meillä sähkötuotteet oli aikoinaan perustettu ilman alan standardikoodeja. Näin ollen emme päässeet heti automatisoimaan tilaus-toimitus-laskutusketjua. Mietin kolmisen vuotta, lähdemmekö koodien muutostyöhön, sillä projekti ei ollut ihan tuosta vaan toteutettavissa, kertoo Humaliston Sähkön toimitusjohtaja Kimmo Hallamaa. Visman L7:n täysipainoinen hyödyntäminen tuli ajankohtaiseksi vuoden 2014 puolivälissä, kun olimme vähitellen saaneet tuotekoodit muutettua sähköalan standardin mukaisiksi. LVISNet-palvelun myötä saimme OVT-yhteydet LVISNet-tukkuihin. - Yhteys avattiin ensin yhden tukun kanssa. Nyt järjestelmäämme tehty tilaus lähtee suoraan tukulle sähköisesti. Tukun ostolaskun saapuessa järjestelmäämme se täsmäytyy automaattisesti ostotilauksen kanssa. Määrät ja hinnat ovat näin tarkistettavissa ostotilausta vastaan. Turha tietojen moninkertainen näpyttely on jäänyt pois. TEKSTI Riika Walden KUVAT Suvi Elo Vain työnumeroa käyttäen rivitiedot kohdentuvat oikein läpi koko tilaus-toimituslaskutusketjun. Hinku saada auki lisää LVISNet-yhteyksiä L7-järjestelmän ja LVISNetin välittämän sanomaliikenteen tehokkuus on innostanut Humaliston Sähköä laajentamaan sähköiset yhteydet seuraavaan LVISNettukkuun. - Meillä hämmennystä on aiheuttanut se, että LVISNet-tukkujen tilausjärjestelmissä kenttien nimet poikkeavat toisistaan. Esimerkiksi yhden tukun järjestelmässä tilauksen työnumero merkitään Kohdenumero-kenttään, toisella Tilausmerkki- tai Työ-kenttään. Tukkujen laskutiedot kohdentuvat automaattisesti ja oikein vaikkapa reskontraan tai projektiseurantaan, kun työnumero on osattu merkitä oikeaan kohtaan, Kimmo Hallamaa kertoo. - Vielä on teknisiä asioita omaksuttavana, jotta saamme tukkujen tiedot pelaamaan L7:n kanssa oikein. Hinku on saada yhteydet auki kaikkiin LVISNet-tukkuihin. Askartelusta automaatioon Humaliston Sähkössä kaikki henkilöt, jotka myyvät, myös ostavat tavaraa. - Tavaraa myymme joko varastostamme – ja silloin myös ostamme tavarat varastoon – tai hankimme tuotteet suoraan asiakastilauksille. Aiemmin kirjasimme ensin ostotilaukset järjestelmäämme ja sitten näpyttelimme tuotetiedot uudelleen tukun verkkokauppatilaukseen. Tuo välivaihe jäi nyt pois, kun saimme LVISNet-yhteyden, ja järjestelmäämme tehty tilaus lähtee suoraan tukulle sähköisesti, sanoo Kimmo Hallamaa. - Ennen tukuilta tulleiden paperilaskujen ostorivitiedot piti askarrella manuaalisesti järjestelmään. Nyt, kun annamme tilausta tehdessä työnumeron, lasku kohdentuu automaattisesti kyseessä olevalle työlle. Työ on nopeutunut roimasti. - Nyt näen selkeästi rivitasolla, mitä meillä on ostettu. Toiminnan tarkkuus ja laatu ovat parantuneet huomattavasti. Voimme hyödyntää jälkilaskennan tuloksen uusia tarjouksia tehdessä. L7 on integroitu kaiken toiminnan kanssa. Kirjanpitokin hoituu lähes automaattisesti omassa talossa. Se tuo hyvän kontrollin toimintaamme. - Laskut tulevat sähköisinä, mutta toistaiseksi vielä kierrätämme ne talossa paperilla. Prosessi toimii jo nyt aiempaa nopeammin, kun kirjekuorien avaaminen ja tietojen manuaalinen kirjaaminen reskontraan ovat jääneet automaation ansiosta pois. Muutoksiin kannattaa ryhtyä ajoissa Toimintatapojen muutos on koskenut kaikkia Humaliston Sähkön toimihenkilöitä ja myyjiä. - Muutos edellytti talossamme myymälän sekä tukku- ja asennustoiminnan henkilökunnan koulutusta. Uudessa projektissa tulee aina yllätyksiä ja asioita muutettiin moneen kertaan. Osa omaksui uutta nopeasti ja osa puntaroi asioita kauemmin. Muutos per vuosi -perussääntö tuntuu pätevän tässä meidänkin projektissa, Kimmo Hallamaa kertoo. - Nyt otamme yhden muutoksen kunnolla haltuun, ja sitten on vuorossa seuraava askel. Jos nyt kysyisin, otettaisiinko nykyiset käytännöt pois, vastaus olisi varmasti ”Ei”. - Itseltäni kysyn, miksi en tehnyt tätä jo aikaisemmin. Tuottavuus olisi kasvanut jo paljon aiemmin, jos olisimme ryhtyneet muutoksiin nopeammin. 11 Hyvää kesää!
© Copyright 2024