1
TARJOUSPYYNTÖ
SÄHKÖINEN PÄIVÄHOITOASIOINTI
Pälkäneen kunnan varhaiskasvatus pyytää tarjoustanne sähköisestä päivähoitoasioinnista, johon sisältyy päiväkotien, perhepäivähoidon ja ryhmäperhepäivähoidon työntekijöiden työvuorojen suunnittelu ja seuranta, yhteys palkanlaskentaohjelmaan ja laskutukseen sekä lasten hoitoaikojen
sähköinen suunnittelu, läsnäolo- ja poissaolotiedot. Sähköisen järjestelmän
tulee mahdollistaa myös tuntiperusteinen laskutus. Ohjelmaan tulee voida
tallentaa tiedot esim. lapsen huoltajista, varahakijoista ja allergioista. Tarjouksen tulee sisältää myös käyttöönotto, ylläpito, tietojen migraatio nykyisestä järjestelmästä (Pro Consona) ja koulutus. Tarjouksesta tulee käydä
ilmi kaikki tilaajalle aiheutuvat kustannukset. Sopimuskausi alkaa niin pian
kuin mahdollista ja on voimassa kiinteänä kolme (3) vuotta, jonka jälkeen
sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Hankintayksikkö ja lisätiedot
Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 13.4.2015 sähköpostitse osoitteella [email protected]
tai [email protected] Sähköpostin otsakkeena tulee olla ”lisätietoja”.
Vastaukset on luettavissa 17.4.2015 mennessä internetsivulla
www.palkane.fi/ajankohtaista
Vain kirjalliset annetut vastaukset tiedusteluihin ovat tilaajia sitovia.
Pälkäneen kunta
Keskustie 1
36600 Pälkäne
Yhteyshenkilö:
Varhaiskasvatuksen päällikkö Juha Forsman
p. 0400 830221 tai
Tietohallintopäällikkö Harri Pinola
p. 0401821112
Hankinnan kohde
Hankinta koskee Pälkäneen kunnan varhaiskasvatuksen käyttöön tulevaa
päivähoidon sähköistä asiointia, sen käyttöönottoa, ylläpitoa ja koulutusta.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo kolmelta vuodelta ylittää kansallisen kynnysarvon.
Tarjouksen sisältö
Hankinnan kuvaus (vaatimusmäärittelyt) löytyy liitteestä 1.
Tarjous tulee tehdä tarjouslomakkeella (liite 2 ja 3).
2
Hankinnan sopimuskausi
Sopimuskausi on kolme vuotta hankintasopimuksen tekopäivästä, jonka
jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6kk) irtisanomisajalla ja tarjoajan puolelta vuoden (12 kk) irtisanomisajalla. Palvelusopimus tehdään niin pian kuin mahdollista.
Osatarjoukset
Tarjousta ei voi antaa osatarjouksena.
Alihankinta
Tarjousta ei voi toimittaa alihankintana.
Hankintamenettely ja
aikataulu
Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta ei ylitä EUkynnysarvoa. Hankintailmoitus on ilmoitettu HILMA – ilmoituskanavassa
www.hankintailmoitukset.fi Tarjoukset tulee jättää 30.4.2015 mennessä.
Tarjouksen tekijän tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, mihin
päätös toimitetaan.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (L348/2007).
Tarjoukset käsitellään aikataulussa, joka mahdollistaa palvelun käyttöönoton mahdollisimman nopeasti.
Hankinnassa noudatetaan IT- hankintojen sopimusehtoja (JIT 2007 PALVELUT).
Tarjoajan kelpoisuus
Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä
hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka
ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan
sulkea pois tarjouskilpailusta.
Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.
Tilaajavastuulakia sovelletaan tilaajaan:
1. joka käyttää vuokrattua työntekijää, tai
2. jonka työtiloissa tai työkohteessa työskentelee työntekijä, joka on tilaajan
kanssa sopimuksen tehneen työnantajan palveluksessa ja jonka työtehtävät liittyvät tilaajan toiminnassa tavanomaisesti suoritettaviin työtehtäviin tai tilaajan tavanomaiseen toimintaan liittyviin kuljetuksiin.
Tilaajavastuulain piiriin eivät kuulu alle 7500 € arvoiset alihankintasopimukset
tai enintään 10 työpäivän vuokratyön käyttöä koskevat sopimukset.
Mikäli tilaajavastuulaki tulee noudatettavaksi hankinnassa, seuraavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia:
-
verovelkatodistus
ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuden täyttämisestä
tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä
tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta
3
-
selvitys, mitä työehtosopimusta hankinnan kohteena olevan työn toteuttamisessa sovelletaan
Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi ilmoittaa tarjouksessaan, että tarjoajan tilaajavastuulain mukaiset tiedot ovat saatavissa Tilaajavastuu.fi/Luotettava Kumppani – palvelusta.
Hankinnan vaatimukset
Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten
mukaisesti.
Liitteessä 1 on esitetty tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vaatimukset sekä
tarjouksen ehdottomat vaatimukset. Tämä lomake liitteineen tulee täyttää
tarjouksen liitteenä.
Toimitusaika
Toimitus tulee tehdä viimeistään marraskuun 2015 loppuun mennessä.
Sopimussakko toimituksen myöhästymisestä 5 % jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun
määräpäivän 10 viikkoon asti.
Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset
Tarjous tulee antaa tarjouslomakkeilla (liite 2 ja 3) + liite 1
Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä.
Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjoajan tulee noudattaa julkisten hankintojen IT- hankintojen sopimusehtoja, JIT 2007 PALVELUT.
Tarjous ei saa olla ehdollinen.
Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät
täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.
Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Jos tarjouksentekijä on toiminut tarjousmenettelyssä vilpillisesti taikka
muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti, hylätään tarjous.
Tarjous hylätään, jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, että
hankintaa ei myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tarjoukset voidaan hylätä myös, mikäli tarjousten hintataso on liian korkea tai olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksen mukaista toteuttaa tarjouspyynnössä
esitellyllä tavalla.
4
Toimittajan tarjoamien tukipalveluiden (esim. käytönaikainen asiakastuki),
palvelutasot ja hinnat tulee eritellä tarjouksessa.
Hankinnan valintaperusteet
Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioitaessa käytetään seuraavia valintaperusteita:
1. Kokonaishinta 70 %
Edullisin tarjous saa 70 pistettä.
Laskentakaava: (halvin hinta/vertailtava hinta) x 70 pistettä
Hinta lasketaan ohjelman, sen käyttöönoton, koulutuksen ja 36 kk ylläpitokustannusten yhteenlaskettuna kokonaissummana.
2. Toiminnalliset ominaisuudet 30 %
Eniten pisteitä saanut tarjous saa 30 pistettä ja muut seuraavan laskukaavan
mukaan:
Laskentakaava: (x määrän pisteitä saanut tarjous/ parhaat pisteet saanut tarjous) x 30
Liitteistä 2 ja 3 löytyvät tarkemmat kuvaukset kokonaishinnan laskemisesta ja toiminnallisten ominaisuuksien valintaperusteista.
Asiakirjojen julkisuus
Kaikki tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Tarjous on pyrittävä tekemään siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai
ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, pyydetään ne ilmoittamaan erillisinä liitteinä.
Hinnat
Hinnat tulee esittää verottomina kokonaishintoina tarjouslomakkeessa
edellytetyllä tavalla.
Hinnat ovat kiinteät 36 kk.
Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan hinnankorotusperuste sopimuskauden jälkeen.
Laskutus ja maksuehto
14 pv. Netto, laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Kummallakin
osapuolella on oikeus ja velvollisuus tarkastaa laskujen oikeellisuus. Toimittajalla ei ole oikeutta periä laskutuslisää.
Hankintapäätös, hankintasopimus ja sopimuksen irtisanominen
Hankintapäätöksestä tehdään kirjallinen sopimus, joka astuu voimaan, kun
sopimus on allekirjoitettu. Sopimuksessa noudatetaan JIT 2007 PALVELUT ehtoja.
5
Tarjouksen voimassaoloaika
Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetun ilmoitetusta viimeisestä jättöpäivästä lukien.
Tarjouksen käsittelyvaiheet
Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn.
Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa,
joka ei ole julkinen.
Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Tarjousten avaaminen.
2. Tarjoajan kelpoisuuden arvioiminen.
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen.
4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu.
5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto.
6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella..
Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen
osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä:
1. Sopimus
2. Tarjouspyyntö liitteineen
3. Hankintapäätös
4. Julkisen hallinnon IT hankintojen sopimusehdot (JIT 2007 palvelut)
5. Palveluntuottajaksi valitun tarjoajan tarjous liitteineen
Tarjousten jättöaika ja – paikka
Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee laatia suomen kielellä ja toimittaa suljetussa kuoressa merkinnällä ”Tarjous, varhaiskasvatuksen mobiili”
30.4.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen:
Pälkäneen kunta
Kirjaamo
Keskustie 1
36600 Pälkäne
Juha Forsman
Varhaiskasvatuksen päällikkö
LIITTEET
Liite 1 Tarjouspyyntöön liittyvät vähimmäisvaatimukset
Liite 2 Vertailukriteerit ja pisteytys
Liite 3 Tarjouslomake