Tarjouspyyntö Y L E 20110061 PASILAN VARTIOINTI Yleisradio Oy (jäljempänä Yle) pyytää tarjoustanne Hilma ilmoituskanavassa 23.12.2011 julkaistun ilmoituksen, tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti seuraavista palveluista Y L E 20110061 PASILAN VARTIOINTI 1 HANKINNAN KOHTEEN MÄÄRITTELY J A TAVOITTEET Tällä tarjouspyynnöllä Yleisradio Oy pyytää Teitä antamaan tarjouksen vartiointipalveluiden tuottamisesta. Pasilan Toiminnan kuvaus, joka määrittää tarjottavat palvelut, on liitteessä 1. Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoittamisesta 30.3.2012. Sopimuskausi päättyy 31.3.2015 tai kunnes sopimukseen liittyvät tehtävät on suoritettu loppuun. Yle varaa oikeuden jatkaa sopimusta kaksi optiovuotta yhden vuoden kerrallaan sopimuskauden päättymisestä lukien. Yle ilmoittaa option käyttämisestä kutakin uutta optiovuotta edeltävän sopimusvuoden lokakuun alkuun mennessä. Pasilan Yle-keskuksen vartiointi, turvapalvelut ja järjestyksenvalvonta sekä henkilökorttitoimiston hoito pyritään keskittämään kokonaan kilpailun voittajalle koko sopimuskauden ajan. Osatarjouksia ei hyväksytä vaan tarjoajan tulee tarjota kaikkia tarjouspyynnössä pyydettyjä palveluita. Vaihtoehtoja ei hyväksytä. Tarjoajaa ja tarjottavia palveluita koskevat vaatimukset ja tavoitteet tarjouksen tekemistä varten on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteissä 1-7. Liitteet 2, 3, 4, 5 ja 8 toimivat samalla tarjouslomakkeina, jotka tulee palauttaa tarjouksen jättämisen yhteydessä. 2 HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU:n kynnysarvon alittava. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Ylen edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Yle voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, voi Yle keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjouspyyntöasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. 3 3 TOIMINTA SOPIMUSKAUDELLA Tarjouskilpailun voittajan kanssa tullaan laatimaan sopimus eli em. voittajasta tulee sopimustoimittaja (Toimittaja). 4 SOPIMUSEHDOT Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteiden 6 ja 7 sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. 5 YHTEYDENPITO J A LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää hankintayksiköltä lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset hankintayksikön osoitteeseen [email protected]. Kysymysten esittämisen määräaika on 10.1.2012 klo 14.00. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisinä kysyjästä riippumatta Internetissä http://lotta.vle.fi/tariouspvvnto.nsf viimeistään 16.1.2012. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. 6. TUTUSTUMINEN K O H T E E S E E N Tarjouskilpailuun osallistuville järjestetään tutustuminen Pasilan Yle-keskukseen tiistaina 03.01.2012 klo 9.00-13.00. Tutustuminen on pakollinen osa tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa. Jos tarjoaja ei osallistu järjestettyyn tutustumiseen, joudutaan ko. tarjous hylkäämään. Käytännön järjestelyjen vuoksi tutustumistilaisuuteen tulee ilmoittautua 02.01.2012 klo 14.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. 7 TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT Ylelle kuuluvat kaikki Suomen lakiin ja sopimuksiin perustuvat oikeudet tämän hankinnan yhteydessä tarjoajalle toimitetuttuihin asiakirjoihin ja muuhun materiaaliin. Tarjoajalla on oikeus käyttää tätä aineistoa ainoastaan tarjouksensa valmisteluun ja laatimiseen tässä tarjouskilpailussa. 8 T A R J O U S T I E T O J E N J A HANKINTA-ASIAKIRJOJEN J U L K I S U U S Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat asianosaisille julkisiksi. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai 4 ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hintaa ei pidetä liike-tai ammattisalaisuutena (Julki 11 §). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 9 T A R J O U S T E N JÄTTÄMINEN, MÄÄRÄAIKA T A R J O U S T E N T E K E M I S E L L E J A VOIMASSAOLO Tarjous tulee toimittaa paperiversiona, yhtenä kappaleena suljetussa kirjekuoressa Ylen kirjaamoon sekä sähköpostitse viimeistään 8.2.2012 kello 12.00. Tarjouskuoreen merkintä ' YLE20110061 PASILAN VARTIOINTI'. Paperiversion mukana kirjekuoressa tulee olla tarjousmateriaali esim. pdf- muodossa tallennettuna cd-levylle tai muistitikulle. Sähköpostiin, levykkeeseen ja muistitikkuun pyydetään merkitsemään em. tarjousmerkintä. Tarjouksen toimitusosoite on: postiosoite käyntiosoite sähköpostiosoite Yleisradio Oy Kirjaamo PL 81 00024 Yleisradio Yleisradio Oy Radiotalon aulapalvelupiste Uutiskatu 5 00240 Helsinki [email protected] Sähköpostin toimittamisessa on huomioitava, että Ylen palomuurin läpi pääsee liitetiedostoineen kokonaiskooltaan enintään 10 Mb sähköpostiviesti. Tarjoajan tulee itse varmistaa sähköpostiviestin perillemeno ja jakaa se osiin, jos järjestelmästä tulee palauteviesti liian suuresta tiedostosta. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 27.4.2012 saakka. Tarjousasiakirjat on toimitettava suomen kielellä. Web-linkkejä ei oteta huomioon, vaan kaikki tiedot on sisällytettävä tarjoukseen. Tarjoajien huomiota kiinnitetään erityisesti siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti ja täsmällisesti tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tulkinnanvaraiset ja epäselvät tarjoukset on hylättävä, jotta voidaan turvata tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. 5 10 T A R J O U S T E N KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: • Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen (liitteen 2 mukaisesti) » Tarjousten ja palvelujen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (liitteen 3 mukaisesti) • Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset käsitellään siten, että ensin jokainen tarjous arvioidaan tarjouspyynnössä mainittuihin valintaperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjouksia vertaillaan keskenään. 11 • Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen • Hankintasopimusten solmiminen PÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANTO Tarjoajia pyydetään ilmoittamaan sähköpostiosoite, (Liite 8, Yhteystiedot) johon tätä tarjouskilpailua koskevat ilmoitukset voidaan lähettää. Hankintapäätös ja muut mahdolliset tätä menettelyä koskevat päätökset ja ilmoitukset annetaan tiedoksi ilmoitettua sähköistä yhteystietoa käyttäen. 12 TARJOUSTEN VERTAILU Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen valintaperusteiden avulla. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan Liitteessä 5 yksilöityjen vertailuperusteiden mukaisesti. Halvin hinta määräytyy Liitteessä 5 yksilöityjen perusteiden mukaisesti. Tarjousten pisteytysmenettelystä tarkemmin Liitteessä 5, Pisteytysmenettely. 13 PÄIVÄYS J A A L L E K I R J O I T U K S E T Helsingissä 23.12.2011 Yleisradio Oy Kari Haapamäki päällikkö \ LIITTEET Liite 1, Toiminnan kuvaus Liite 2, Tarjousta ja soveltuvuutta koskevat vaatimukset Liite 3, Hankintakohdetta koskevat vaatimukset Liite 4, Hintalomake Liite 5, Pisteytysmenettely Liite 6, Palvelusopimusluonnos Liite 7, Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) Liite 8, Yhteystiedot