JALASJÄRVEN KUNTA Tarjouspyyntö 4.6.2015 JALASJÄRVEN KUNNAN TILINTARKASTUSPALVELUT Jalasjärven kunnan tarkastuslautakunta (jäljempänä “tilaaja”) pyytää tarjousta Hilma ilmoituskanavassa ja kunnan Internet-sivuilla www.jalasjarvi.fi 5.6.2015 julkaistun hankin tailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti tilintarkastuspalveluista (jäljempänä “palvelu”) tilikaudeksi 2015. 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankittavan tilintarkastuspalvelun tavoitteena on varmistaa kunnan lakien ja säädösten mu kaista toimintaa sekä huolehtia lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden toteuttamisesta. Hankinnan kohteena on kuntalain (365/1995) 9. luvun mukainen hallinnon ja talouden tar kastus Jalasjärven kunnalle sekä tilintarkastus konsernin yhtiöille tilikautta 2015 koskien. Tarkastuksen kohteena olevat organisaatiot on määritelty tarkemmin liitteessä 1. Tarkastuslautakunta toimittaa tarjoukset, tarjousvertailun ja ehdotuksen valittavasta tilintar kastusyhteisöstä ja tilintarkastajasta edelleen tytäryhteisöille. Tytäryhteisön yhtiökokous tai muu päättävä toimielin tekee osaltaan päätöksensä tilintarkastajan valinnasta. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat 1) tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät 2) tarvittaessa erityistehtävän/hankkeen tarkastus, EU-hankkeiden tarkastus Hankittavat palvelut ja niitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1, Hankinnan kohde. Tarjoajan tulee sitoutua liitteen 1 mukaiseen palvelun sisältöön ja laajuu teen. Liitteessä 1 on kuvattu myös lakisääteisen tilintarkastuspalvelun lisäksi hankittavat muut palvelut. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muo dosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tarjouspyynnön rakenne Tämä tarjouspyyntö on yhteenvetoasiakirja. Hankintaa koskevat kuvaukset vaatimukset ja ehdot on koottu tarjouspyynnön liitteisiin. Suuri osa liitteistä toimii tarjoajalle tarkoitettuina tarjouslomakkeina. Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjous pyynnön liitteessä 3, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Palvelua koskevat vähim mäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohde. Palvelun hinnoit telu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 4 Hintalomake. Henkilöitä koskevat tiedot annetaan liitteellä 5. Osata rjou kset Osata rjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Valittujen toimittajien määrä Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. 1(4) 2. SOPIMUSKAUSI Sopimus alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy tilikauden 2015 lopussa tehtyyn lopputilintarkastukseen. Sopimuskausi katsotaan päättyneeksi, kun tilikauden 2015 tilintar kastuskertomus on annettu. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on U-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täy dentävää asetusta (614/2007). Hankinta voidaan keskeyttää hankintalain 73a §:n perusteella. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tar joajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen [email protected]. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan “Kysy mykset tilintarkastus”. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 15.6.2015 klo 12.00 men nessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. osoitteessa internetsivuilla hankintayksikön julkaistaan Vastaukset kysymyksiin www.jalasjarvi.fi viimeistään 18.6.2015. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tar jouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjo uksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen pitää sisältää seuraavat tarjouspyynnön liitteet, jotka tarjoajan on täydennettävä: O O O O Liite Liite Liite Liite 2, 3, 4, 5, Tarjouksen kansilehti Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Hintalomake Henkilölomakkeet (täytettynä jokaisesta tarjotusta henkilöstä erikseen) 2(4) Tarjouksen on oltava voimassa 30.9.2015 saakka. Lisäksi tarjoajan on tarvittaessa annettava em. liitteissä pyydetyt selvitykset. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 2, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjouk seensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayk siköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset on an nettava suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 25.6.2013 klo 12.00. Tarjousmerkintä “Tilintarkastuspalvelut tarjous” sekä tarjoajan nimi ja yhteystiedot on mainittava kirjekuoressa. Posti/käyntiosoite: Jalasjärven kunta Tarkastuslautakunta/Marjukka Kätevä Kirkkotie 4 61600 Jalasjärvi Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tarjousten avaaminen. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjousten vertailu. Hankintapäätöksen tekoja päätöksestä ilmoittaminen. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuk sen allekirjoittamisella. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edulli suuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 100 O % Hinnat vertaillaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 4) perusteella 3(4) 10. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Jalasjärvellä 4.6.2015 Marjukka Kätevä Hankinta-asiamies LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Hankinnan kohteen kuvaus Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytet tynä tarjouksen liitteenä) Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Henkilölomake, (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) 4(4)