Lean System
®
VAK yhdisti Lean Systemin avulla
huollon ja tuotannon tiedot
Rekkojen roiskeläpissä näkyvä VAK-lyhenne lienee tuttu kaikille Suomen maanteillä
liikkuville. Tosin VAK ei valmista roiskeläppiä, vaan kokonaisia perävaunuja ja onkin
alallaan Suomen markkinajohtaja.
Lean Systemin tehokas käyttö on säästänyt valtavasti sekä VAK:n huollon että
suunnittelijoiden työaikaa. Tuotantoon menevästä vaunusta tehdään laitekortti, joka
sisältää tarkat piirustukset ja muun dokumentaation. Myöhemmin huolto hyödyntää ja
täydentää samaa laitekorttia, josta löytyy kaikki vaunuun liittyvä dokumentaatio.
Lean Systemin myötä on siirrytty myös sujuvaan sähköiseen laskutukseen: huollon
dokumentit siirtyvät helposti laskun liitteiksi.
“Esimerkiksi uusi
perävaunu valmistuu nyt
keskimäärin 20 päivässä,
kun kolme vuotta sitten
siihen meni vielä 35
päivää. Toki kaikki ei ole
ainoastaan Lean Systemin
ansiota, mutta se on
suurin selittävä tekijä.
Lean Systemin ansiosta
tieto on nyt helposti
kaikkien saatavilla.”
- Mikko Mellanen, VAK Oy
Erikoistumisalana
kylmä- ja pakastevaunut
VAK:n tarina on vaikuttava. Vahtolaisen Lassi Virtasen kotinsa pihapiiriin vuonna 1972 perustama Virtasen
Autokoritehdas Ky on kasvanut 450
henkilöä työllistäväksi ja 62 miljoonan
euron liikevaihtoa pyörittäväksi yhtiöksi. Virtanen on yhä tiiviisti mukana
yhtiön toiminnassa, mutta myös uusi
sukupolvi kantaa jo vastuuta.
”Olemme erikoistuneet kylmä- ja
pakastevaunuihin, joita tarvitaan
etenkin elintarvikkeiden kuljettamiseen. Tässä on se hyvä puoli, että
kysyntä on melko tasaista: ihmiset
syövät suunnilleen yhtä paljon oli-
Ota yhteyttä! [email protected]
vatpa ajat hyvät tai huonot”, kertoo
VAK:n it-vastaava Mikko Mellanen.
VAK valmistaa vuosittain noin 800
uutta tuotetta, jotka vaihtelevat jakeluautojen koreista täysperävaunuihin,
vaihtolavavaunuihin ja erikoisperävaunuihin. Yhtiöllä on pienempi tehdas Lapinlahdella, jossa valmistetaan
perävaunujen sivuovet. Lisäksi yhtiöllä on eri puolilla Suomea kahdeksan
omaa huoltopistettä, jotka huoltavat
myös kilpailijoiden perävaunuja.
Laajempi ja
monipuolisempi
Kun vanha toiminnanohjausjärjestelmä oli elinkaarensa
Lean System
®
päässä, VAK halusi laajemman ja
monipuolisemman järjestelmän.
Mukana tarjouskilpailussa oli viisi
yritystä, joista kaikkien kanssa
pidettiin päivän yhteinen sessio,
jonka aikana VAK esitti toiveensa ja
toimittaja sai esitellä ohjelmaansa.
”Puolen vuoden valintaprosessin
aikana vaihtoehtoja karsittiin ensin
kolmeen, sitten kahteen ja lopulta
voiton vei Tiedon Lean System. Valinnasta yhdeksän kuukautta eteenpäin Lean System otettiin meillä
käyttöön,” kertoo Mellanen.
Aluksi Lean System otettiin käyttöön tuotannossa ja pian sen jälkeen
myynnissä, taloudessa ja huollossa.
”Olemme ottaneet koko ajan lisää
ominaisuuksia käyttöön eikä ole näköpiirissä, että Lean Systemista loppuisivat ominaisuudet.”
Lean Systemin käyttöönotto sujui VAK:lla helposti. Työntekijät olivat
määrittelemässä prosesseja jo ennen
tarjouskilpailua, joten toimintaperiaatteet tulivat tutuiksi jo etukäteen.
”Tiedon asiakaspalvelun antama tuki on ollut ihan käsittämätöntä.
Siellä on todella asiantuntevia kavereita, joiden kanssa henkilökemiatkin
ovat toimineet hyvin. Vastaukset tulevat kuin apteekin hyllyltä.”
Läpimenoaika laskenut
keskimäärin 32 prosenttia
Lean Systemin käyttöönotto on mullistanut VAK:n toiminnan. Toiminnan
tehostuminen näkyy kaikilla mittareilla.
”Esimerkiksi uusi perävaunu valmistuu nyt keskimäärin 20 päivässä,
kun kolme vuotta sitten siihen meni
vielä 35 päivää. Toki kaikki ei ole ainoastaan Lean Systemin ansiota,
mutta se on suurin selittävä tekijä.
Lean Systemin ansiosta tieto on nyt
helposti kaikkien saatavilla.”
Kaikki VAK:n valmistamat perävaunut ovat yksilöllisiä, juuri kyseiselle asiakkaalle räätälöityjä. Ne kuitenkin koostuvat yleensä komponenteista, jotka myyjä, suunnittelija,
tuotanto ja huolto tuntevat jo ennestään.
Myyjällä on käytössään Lean Systemiin linkitetty myyntikonfiguraattori,
jolla hän räätälöi vaunun asiakkaan
toiveiden mukaan.
”Asiakas saa tarjouksen ja toimituspäivän käteensä heti konfiguroinnin jälkeen. Hyväksytty konfiguraatio siirtyy suunnittelukonfiguraattoriin
ja sieltä tuotannon käyttöön, mutta
kaikki muutkin osapuolet voivat seurata tilauksen etenemistä. Tuotantoon menevästä vaunusta tehdään
laitekortti, joka sisältää tarkat piirustukset ja muun dokumentaation.”
Laitekortit
mullistivat huollon
VAK:lla myös huolto toimii Lean
Systemissä. Kun VAK:n valmistama
perävaunu on tulossa huoltoon,
voi huoltopäällikkö tarkastaa jo
etukäteen vaunun tarkan rakenteen
ja tilata tarvittavat osat. Lean
Systemin huollon laitekortilta löytyy
kaikki muukin vaunuun liittyvä
dokumentaatio, kuten pöytäkirjat
jarrujen tai kylmäkoneiden koeajoista,
takuuasioista, huolloista jne.
”Ennen huoltopäällikön piti ottaa
Haaste:
Korvata käytöstä poistuva toiminnanohjausjärjestelmä uudemmalla ja
kattavammalla sekä päästä eroon sekalaisista Excel-tiedostoista, joilla
toimintaa oli ohjattu.
Ratkaisu:
Lean System otettiin käyttöön vaiheittain yrityksen kaikissa toiminnoissa
myynnistä talouteen ja tuotannosta ja huoltoon.
Lisäarvo:
Toiminta on tehostunut huomattavasti kaikilla mittareilla. Esimerkiksi
läpimenoajat ovat pudonneet 32 prosenttia, sähköisen laskutuksen
määrä on kasvanut 16 prosentista 51:een ja huoltotoiminnan tehokkuus
on kasvanut, sillä 92 prosentissa huoltokeikoista huollon tarvitsemat
tiedot ovat jo valmiina Lean Systemissä.
Ota yhteyttä! [email protected]
yhteyttä suunnittelijaan ja kysellä millainen rakenne kyseisessä vaunussa
on. Nykyisin lähes kaikki huollot tehdään perävaunuille, joiden tiedot löytyvät valmiiksi Lean Systemistä. Tämä
on säästänyt valtavasti sekä huollon
että suunnittelijoiden työaikaa.”
Lean System on helpottanut myös
laskutusta. Uusista tuotteista lähtee
vuosittain noin tuhat laskua ja huolloista noin 25 000 laskua. Laskutusta hoitaa kaksi ihmistä ja heistäkin toinen vain osa-aikaisesti. Lean
Systemin myötä siirryttiin sähköiseen
laskutukseen
”Huollon dokumentit siirtyvät Lean
Systemissä helposti laskun liitteiksi.
Samoin laskutustiedot ja esimerkiksi asiakkaan kustannuspaikka tulevat Lean Systemistä, kun kyseessä
on vanha asiakas ja hänelle varataan
aika Lean Systemin huollon web-kalenterissa. Neljä vuotta sitten lähetetyistä laskuista sähköisiä oli vain 16
prosenttia, mutta tänä vuonna luku
on jo 51 prosenttia. Luku voisi olla
meidän puolestamme suurempikin,
mutta kaikki asiakkaat eivät vielä ota
vastaan sähköisiä laskuja.”
Lean System on tehostanut myös
varaosien käsittelyä huoltopisteissä.
Asentajat kuittaavat kerätyt varaosat
viivakoodinlukijalla ja varastosaldot
pysyvät aina reaaliajassa. Mellanen
arvelee, että varastojen kiertonopeutta voidaan vielä tulevaisuudessa
parantaa Lean Systemistä saadun
tiedon perusteella.
Tarkempaa tietoa
liiketoiminnasta
Myös kaikenlainen raportointi on
helpottunut, tarkentunut ja ylipäätään
tietoa on tarjolla entistä enemmän
päätöksenteon pohjaksi.
”Ennen piti esimerkiksi laskea käsin materiaali- ja työkulut, jos halusi
selvittää erilaisten seinäelementtien
neliöhinnat. Nyt kaikki tällaiset asiat
näkee heti Lean Systemistä.”
Mellanen sanoo, että Lean System
on turvallinen, monipuolinen, helppokäyttöinen ja kustannustehokas ratkaisu keskikokoiselle yritykselle.
”Emme ottaneet isoa riskiä, koska
tiesimme että Lean System on käytössä jo monissa samantapaisissa
firmoissa ja kävimme niissä referenssikäynneillä.”