Lean System®
Lean System ® VAK yhdisti Lean Systemin avulla huollon ja tuotannon tiedot Rekkojen roiskeläpissä näkyvä VAK-lyhenne lienee tuttu kaikille Suomen maanteillä liikkuville. Tosin VAK ei valmista roiskeläppiä, vaan kokonaisia perävaunuja ja onkin alallaan Suomen markkinajohtaja. Lean Systemin tehokas käyttö on säästänyt valtavasti sekä VAK:n huollon että suunnittelijoiden työaikaa. Tuotantoon menevästä vaunusta tehdään laitekortti, joka sisältää tarkat piirustukset ja muun dokumentaation. Myöhemmin huolto hyödyntää ja täydentää samaa laitekorttia, josta löytyy kaikki vaunuun liittyvä dokumentaatio. Lean Systemin myötä on siirrytty myös sujuvaan sähköiseen laskutukseen: huollon dokumentit siirtyvät helposti laskun liitteiksi. “Esimerkiksi uusi perävaunu valmistuu nyt keskimäärin 20 päivässä, kun kolme vuotta sitten siihen meni vielä 35 päivää. Toki kaikki ei ole ainoastaan Lean Systemin ansiota, mutta se on suurin selittävä tekijä. Lean Systemin ansiosta tieto on nyt helposti kaikkien saatavilla.” - Mikko Mellanen, VAK Oy Erikoistumisalana kylmä- ja pakastevaunut VAK:n tarina on vaikuttava. Vahtolaisen Lassi Virtasen kotinsa pihapiiriin vuonna 1972 perustama Virtasen Autokoritehdas Ky on kasvanut 450 henkilöä työllistäväksi ja 62 miljoonan euron liikevaihtoa pyörittäväksi yhtiöksi. Virtanen on yhä tiiviisti mukana yhtiön toiminnassa, mutta myös uusi sukupolvi kantaa jo vastuuta. ”Olemme erikoistuneet kylmä- ja pakastevaunuihin, joita tarvitaan etenkin elintarvikkeiden kuljettamiseen. Tässä on se hyvä puoli, että kysyntä on melko tasaista: ihmiset syövät suunnilleen yhtä paljon oli- Ota yhteyttä! [email protected] vatpa ajat hyvät tai huonot”, kertoo VAK:n it-vastaava Mikko Mellanen. VAK valmistaa vuosittain noin 800 uutta tuotetta, jotka vaihtelevat jakeluautojen koreista täysperävaunuihin, vaihtolavavaunuihin ja erikoisperävaunuihin. Yhtiöllä on pienempi tehdas Lapinlahdella, jossa valmistetaan perävaunujen sivuovet. Lisäksi yhtiöllä on eri puolilla Suomea kahdeksan omaa huoltopistettä, jotka huoltavat myös kilpailijoiden perävaunuja. Laajempi ja monipuolisempi Kun vanha toiminnanohjausjärjestelmä oli elinkaarensa Lean System ® päässä, VAK halusi laajemman ja monipuolisemman järjestelmän. Mukana tarjouskilpailussa oli viisi yritystä, joista kaikkien kanssa pidettiin päivän yhteinen sessio, jonka aikana VAK esitti toiveensa ja toimittaja sai esitellä ohjelmaansa. ”Puolen vuoden valintaprosessin aikana vaihtoehtoja karsittiin ensin kolmeen, sitten kahteen ja lopulta voiton vei Tiedon Lean System. Valinnasta yhdeksän kuukautta eteenpäin Lean System otettiin meillä käyttöön,” kertoo Mellanen. Aluksi Lean System otettiin käyttöön tuotannossa ja pian sen jälkeen myynnissä, taloudessa ja huollossa. ”Olemme ottaneet koko ajan lisää ominaisuuksia käyttöön eikä ole näköpiirissä, että Lean Systemista loppuisivat ominaisuudet.” Lean Systemin käyttöönotto sujui VAK:lla helposti. Työntekijät olivat määrittelemässä prosesseja jo ennen tarjouskilpailua, joten toimintaperiaatteet tulivat tutuiksi jo etukäteen. ”Tiedon asiakaspalvelun antama tuki on ollut ihan käsittämätöntä. Siellä on todella asiantuntevia kavereita, joiden kanssa henkilökemiatkin ovat toimineet hyvin. Vastaukset tulevat kuin apteekin hyllyltä.” Läpimenoaika laskenut keskimäärin 32 prosenttia Lean Systemin käyttöönotto on mullistanut VAK:n toiminnan. Toiminnan tehostuminen näkyy kaikilla mittareilla. ”Esimerkiksi uusi perävaunu valmistuu nyt keskimäärin 20 päivässä, kun kolme vuotta sitten siihen meni vielä 35 päivää. Toki kaikki ei ole ainoastaan Lean Systemin ansiota, mutta se on suurin selittävä tekijä. Lean Systemin ansiosta tieto on nyt helposti kaikkien saatavilla.” Kaikki VAK:n valmistamat perävaunut ovat yksilöllisiä, juuri kyseiselle asiakkaalle räätälöityjä. Ne kuitenkin koostuvat yleensä komponenteista, jotka myyjä, suunnittelija, tuotanto ja huolto tuntevat jo ennestään. Myyjällä on käytössään Lean Systemiin linkitetty myyntikonfiguraattori, jolla hän räätälöi vaunun asiakkaan toiveiden mukaan. ”Asiakas saa tarjouksen ja toimituspäivän käteensä heti konfiguroinnin jälkeen. Hyväksytty konfiguraatio siirtyy suunnittelukonfiguraattoriin ja sieltä tuotannon käyttöön, mutta kaikki muutkin osapuolet voivat seurata tilauksen etenemistä. Tuotantoon menevästä vaunusta tehdään laitekortti, joka sisältää tarkat piirustukset ja muun dokumentaation.” Laitekortit mullistivat huollon VAK:lla myös huolto toimii Lean Systemissä. Kun VAK:n valmistama perävaunu on tulossa huoltoon, voi huoltopäällikkö tarkastaa jo etukäteen vaunun tarkan rakenteen ja tilata tarvittavat osat. Lean Systemin huollon laitekortilta löytyy kaikki muukin vaunuun liittyvä dokumentaatio, kuten pöytäkirjat jarrujen tai kylmäkoneiden koeajoista, takuuasioista, huolloista jne. ”Ennen huoltopäällikön piti ottaa Haaste: Korvata käytöstä poistuva toiminnanohjausjärjestelmä uudemmalla ja kattavammalla sekä päästä eroon sekalaisista Excel-tiedostoista, joilla toimintaa oli ohjattu. Ratkaisu: Lean System otettiin käyttöön vaiheittain yrityksen kaikissa toiminnoissa myynnistä talouteen ja tuotannosta ja huoltoon. Lisäarvo: Toiminta on tehostunut huomattavasti kaikilla mittareilla. Esimerkiksi läpimenoajat ovat pudonneet 32 prosenttia, sähköisen laskutuksen määrä on kasvanut 16 prosentista 51:een ja huoltotoiminnan tehokkuus on kasvanut, sillä 92 prosentissa huoltokeikoista huollon tarvitsemat tiedot ovat jo valmiina Lean Systemissä. Ota yhteyttä! [email protected] yhteyttä suunnittelijaan ja kysellä millainen rakenne kyseisessä vaunussa on. Nykyisin lähes kaikki huollot tehdään perävaunuille, joiden tiedot löytyvät valmiiksi Lean Systemistä. Tämä on säästänyt valtavasti sekä huollon että suunnittelijoiden työaikaa.” Lean System on helpottanut myös laskutusta. Uusista tuotteista lähtee vuosittain noin tuhat laskua ja huolloista noin 25 000 laskua. Laskutusta hoitaa kaksi ihmistä ja heistäkin toinen vain osa-aikaisesti. Lean Systemin myötä siirryttiin sähköiseen laskutukseen ”Huollon dokumentit siirtyvät Lean Systemissä helposti laskun liitteiksi. Samoin laskutustiedot ja esimerkiksi asiakkaan kustannuspaikka tulevat Lean Systemistä, kun kyseessä on vanha asiakas ja hänelle varataan aika Lean Systemin huollon web-kalenterissa. Neljä vuotta sitten lähetetyistä laskuista sähköisiä oli vain 16 prosenttia, mutta tänä vuonna luku on jo 51 prosenttia. Luku voisi olla meidän puolestamme suurempikin, mutta kaikki asiakkaat eivät vielä ota vastaan sähköisiä laskuja.” Lean System on tehostanut myös varaosien käsittelyä huoltopisteissä. Asentajat kuittaavat kerätyt varaosat viivakoodinlukijalla ja varastosaldot pysyvät aina reaaliajassa. Mellanen arvelee, että varastojen kiertonopeutta voidaan vielä tulevaisuudessa parantaa Lean Systemistä saadun tiedon perusteella. Tarkempaa tietoa liiketoiminnasta Myös kaikenlainen raportointi on helpottunut, tarkentunut ja ylipäätään tietoa on tarjolla entistä enemmän päätöksenteon pohjaksi. ”Ennen piti esimerkiksi laskea käsin materiaali- ja työkulut, jos halusi selvittää erilaisten seinäelementtien neliöhinnat. Nyt kaikki tällaiset asiat näkee heti Lean Systemistä.” Mellanen sanoo, että Lean System on turvallinen, monipuolinen, helppokäyttöinen ja kustannustehokas ratkaisu keskikokoiselle yritykselle. ”Emme ottaneet isoa riskiä, koska tiesimme että Lean System on käytössä jo monissa samantapaisissa firmoissa ja kävimme niissä referenssikäynneillä.”
© Copyright 2024