1. No category

Tiedostojen yhteiskäyttö
Tiedostojen käsitteleminen samanaikaisesti
Kun Word-, Excel-, PowerPoint- ja OneNote-tiedostot tallennetaan
Office 365 -kirjastoihin, useat henkilöt voivat käyttää niitä yhtä aikaa Office Web
Apps -sovelluksilla. Näin käytettyinä tiedostot avautuvat selaimeen.
Voit avata saman tiedoston työtoverisi kanssa samanaikaisesti ja käsitellä sitä hänen
kanssaan yhtä aikaa joutumatta odottamaan omaa vuoroasi. Jos haluat käyttöösi
monipuolisemmat ominaisuudet, avaa sama tiedosto työpöytäohjelmassa.
Tiedostojen lataaminen ja luominen kirjastoon
Voit ladata tiedostot vetämällä ne omasta tietokoneestasi ryhmäsivuston kirjastoon.
1. Avaa sivustossa oleva kirjasto.
2. Etsi ja valitse tietokoneesta
tiedostot, jotka haluat ladata
kirjastoon.
3. Vedä ne sitten kirjastossa
olevaan ruutuun, jossa lukee
vedä tiedostot tähän.
Uuden tiedoston luominen kirjastoon
1. Siirry sivuston kirjastoon ja valitse Uusi
tiedosto.
2. Valitse luotavan tiedoston tyyppi, anna
tiedostolle nimi ja täytä muut tarvittavat
tiedot.
3. Tiedosto avautuu sitä vastaavaan
sovellukseen. Lisää haluamasi tiedot
tiedostoon.
4. Kun tallennat tiedoston, se lisätään kirjastoon.
Tiedosto tulee myös näkyviin
tiedostoluetteloon.
5. Avaa tiedosto Office Web Apps -sovellukseen
napsauttamalla tiedoston nimeä.
Tiedoston jakaminen tiettyjen henkilöiden kanssa
Voit jakaa tiedostoja ja kansioita samassa organisaatiossa olevien henkilöiden kanssa ja
myöntää heille katselu- tai muokkausoikeudet.
1. Napsauta tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä (...) ja valitse Jaa.
2. Anna Jaa-ikkunassa kunkin henkilön nimi ja lisää nimi kutsuttujen luetteloon
napsauttamalla nimeä.
3. Valitse avattavasta valikosta käyttöoikeudet, jotka haluat myöntää kutsutuille.
4. Kirjoita halutessasi viesti ja valitse sitten Jaa.
Tiedostojen jakaminen
Tiedoston jakaminen kaikkien kanssa
Joskus ehkä haluat jakaa tiedoston kaikkien organisaatiossa olevien henkilöiden
kanssa, jotta se on hakutoiminnolla helposti löydettävissä.
1. Napsauta tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä (...) ja valitse Jaa.
2. Kirjoita Kutsu käyttäjiä -ruutuun Kaikki.
3. Jos vastineita on useampi kuin yksi, valitse haluamasi. Voit esimerkiksi valita Kaikki
paitsi ulkoiset käyttäjät.
4. Jos lähetät kutsun mukana sähköpostiviestin, kirjoita teksti tekstiruutuun ja valitse
Jaa.
Vihje Kun tiedosto
jaetaan suuressa
yrityksessä kaikkien
kanssa, kutsun
yhteydessä ei yleensä
lähetetä sähköpostia.
Tiedostojen jakaminen yrityksen ulkopuolisten
henkilöiden kanssa
Joskus ehkä haluat jakaa tiedostoja myös alihankkijoiden tai asiakkaiden kanssa. Tällöin
voit pyytää heitä kirjautumaan oman organisaatiosi sivustoon, jotta he voivat tarkastella
tiedostoa siellä, tai voit lähettää heille vieraskäytön linkin, jonka avulla he voivat
tarkastella tai muokata tiedostoa ilman sisäänkirjautumista.
1. Siirry jaettavan tiedoston kohdalle, napsauta kolmea pistettä (…) ja valitse Jaa.
2. Kirjoita ulkoisten käyttäjien sähköpostiosoitteet.
3. Valitse avattavassa luettelossa käyttöoikeustaso, jonka haluat myöntää.
4. Kirjoita viesti, jossa annat kutsun saajille tarvittavat ohjeet tehtävän suorittamiseen.
5. Valitse halutessasi Kirjautuminen vaaditaan ja valitse sitten Jaa.
Tiedoston tai kansion jakamisen lopettaminen
Voit lopettaa tiedoston tai kansion jakamisen kaikkien tai tiettyjen henkilöiden kanssa.
1. Valitse tiedosto tai kansio, jonka jakamisen
haluat lopettaa, ja valitse sitten Tiedostot
> Jaettu.
2. Siirry Jaettu-ikkunassa henkilön kohdalle,
jonka kanssa haluat lopettaa tiedoston
jakamisen, napsauta nimen vieressä olevaa
avattavan luettelon nuolta ja valitse Lopeta
jakaminen.
Yhteiskäyttö Wordissa
Tiedostojen yhteismuokkaaminen
Muutosten jäljittäminen
Kun tallennat Word-asiakirjan SkyDrive Prohon tai
SharePoint-kirjastoon, muut henkilöt voivat käsitellä sitä
Word Web App -sovelluksessa, jos heillä on tarvittavat
käyttöoikeudet.
Kun otat Jäljitä muutokset -toiminnon käyttöön, näet, mitä muutoksia kukin on tehnyt
asiakirjaan. Sivun reunuksessa näkyy viiva asiakirjaan tehdyn muutoksen kohdalla.
1. Avaa kirjastossa oleva tiedosto Web App -sovellukseen
napsauttamalla sitä.
2. Valitse Muokkaa asiakirjaa > Muokkaa Word Web
Appissa.
3. Kun joku muu avaa asiakirjan, Word ilmoittaa siitä sinulle.
Kun napsautat ilmoitusta, näet kuka muokkaa kanssasi
samaa tiedostoa.
Tekemäsi muokkaukset tulevat näkyviin muille samaa
asiakirjaa käsitteleville, kun tallennat asiakirjan.
• Valitse Tarkista > Jäljitä muutokset.
• Saat näkyviin muutokset ja kommentit
napsauttamalla muutoksen merkkinä
näkyvää viivaa tai selitettä.
• Jos haluat nähdä kaikki kommentit,
muttet kaikkia muutoksia, valitse Näytä
kommentit
.• Valitse työkalurivillä Tarkista > Seuraava ja valitse sitten Hyväksy tai Hylkää sen
mukaan, jätetäänkö muutos voimaan vai ei.
• Jos haluat poistaa Jäljitä muutokset -toiminnon käytöstä, napsauta Jäljitä muutokset
-painiketta uudelleen.
Voit tarkistaa asiakirjaa parhaillaan käsittelevien henkilöiden
nimet napsauttamalla Web App -ikkunan alalaidassa olevaa
tilariviä.
Parhaillaan työstämäsi kappale näkyy Word Web
App -sovelluksessa sinisten pisteviivahakasulkeiden
ympäröimänä, ja myös muut käyttäjät näkevät, että muokkaat
kyseistä kappaletta.
Kun tallennat asiakirjan, Word Web App ilmoittaa siitä muille
käyttäjille. Muiden käyttäjien muuttama sisältö näkyy värillisellä
taustalla.
Työskenteleminen Word-työpöytäsovelluksessa
Jos haluat tehdä muutoksia, joihin tarvitaan
Word-työpöytäsovelluksen ominaisuuksia
(muokkaat esimerkiksi sisällysluetteloa tai
lähdeluetteloa), valitse Muokkaa tiedostoa >
Muokkaa Wordissa.
Lisätietoja: Erot asiakirjan käytössä selaimessa
ja Wordissa
Yhteiskäyttö OneNotessa
Muistikirjan jakaminen SharePoint-sivustossa
Jaettujen muistikirjojen synkronointi
Voit tallentaa OneNote-muistikirjat kirjastoon koko työryhmää varten. Aina kun sinä tai
OneNote synkronoi jaetut muistikirjat automaattisesti säännöllisin väliajoin. Joskus on
ehkä tarpeen synkronoida jaettu muistikirja myös manuaalisesti.
joku työtoverisi muuttaa muistikirjan sisältöä, OneNote tallentaa ja synkronisoi
muistiinpanot SharePointiin automaattisesti. Huomaa, että käyttäjillä on oltava kirjastoon
luku- tai kirjoitusoikeudet.
1. Valitse OneNotessa Tiedosto > Uusi > SharePoint.
2. Valitse oikeassa laidassa SharePoint-kohdassa Selaa.
1. Valitse OneNotessa Tiedosto > Tiedot > Näytä synkronoinnin tila.
2. Tee Jaetun muistikirjan
synkronointi -valintaikkunassa
jompikumpi seuraavista:
3. Siirry SharePoint-sivuston tiedostokirjastoon, johon haluat tallentaa työryhmäsi
muistikirjan.
•
Jos haluat synkronoida kaikki jaetut
muistikirjat, valitse Synkronoi kaikki.
4. Kirjoita nimi Muistikirjan nimi -ruutuun ja valitse Luo.
•
Jos haluat synkronoida tietyn muistikirjan,
valitse sen vierestä Synkronoi nyt.
Kun olet luonut
muistikirjan, voit lähettää
työryhmällesi ja tovereillesi sähköpostilla
linkin muistikirjaan.
Kaikki, joilla on
SharePoint-sivustossa
kirjoitusoikeudet, voivat
tarkastella ja muokata
muistiinpanoja.
Työskenteleminen OneNote-työpöytäsovelluksessa
OneNote Web App -käyttäjänä voit tehdä muistiinpanoja ja järjestää muistiinpanosivuja
selaimessa. Kun haluat käyttöösi monipuolisemmat muokkausominaisuudet, valitse
Tiedosto > Tiedot > Avaa OneNotessa.
Kun tallennat muistikirjan
OneNotessa, se tallentuu siinä
verkkosivustossa, johon se on
avattu Web App -sovelluksella.
Lisätietoja: Erot käytettäessä
muistikirjaa selaimessa ja
OneNotessa
Yhteiskäyttö Excelissä
Työskentely muiden kanssa Excel Web App sovelluksella
Laskentataulukon muokkaaminen yhdessä
muiden käyttäjien kanssa
Jos sallit työkirjan muokkaamisen muille käyttäjille, he voivat käsitellä työkirjaa samaan
aikaan kanssasi. Tämä on kätevää, jos työkirjaan on tarkoitus kerätä tietoja eri henkilöiltä
esimerkiksi tietoluetteloa koottaessa tai ryhmäprojektin aikana.
Kun muokkaat työkirjaa, Excel Web App -sovellus näyttää, onko työkirja jonkun muunkin
käyttäjän käsiteltävänä.
Excel Web Appissa näkyy, ketkä käsittelevät
tiedostoa, ja jos kyseiset henkilöt myös
työskentelevät Excel Web Appissa (eivät Exceltyöpöytäsovelluksessa), saat näkyviin
päivittyneet tiedot välittömästi.
Työkirjan jakaminen
Muutosten jäljittäminen
Kun esityksesi on verkossa, voit jakaa sen lähettämällä linkin sähköpostin liitetiedoston
sijaan. Muut voivat lukea sen selaimessa tai mobiililaitteessa. He voivat nähdä kaikki
työkirjat, lajitella ja suodattaa tietoja sekä paneutua Pivot-taulukoihin.
1.Valitse Tiedosto > Jaa > Jaa muiden kanssa.
2.Lisää työkirjaa käsittelevien henkilöiden sähköpostiosoitteet.
Excel-työkirjan muokkaaminen selaimessa
Voit muokata työkirjaa selaimessa valitsemalla
Muokkaa työkirjaa > Muokkaa Excel Web
Appissa. Syötä tietoja, määritä kaava, lisää
kaavioita ja käytä perusmuotoiluja.
Excel Web App tallentaa työsi automaattisesti.
Kun haluat käyttöösi monipuolisemmat
muokkausominaisuudet, valitse Muokkaa
Excelissä. Lisätietoja: Erot käytettäessä työkirjaa
selaimessa ja Excelissä
Muutosten jäljityksen avulla voit seurata,
ylläpitää ja näyttää jaettuun työkirjaan tehtyjä
muutoksia.
1. Valitse Tarkista-välilehden Muutokset-ryhmässä Jaa työkirja.
2. Valitse Jaa työkirja -valintaikkunan Muokkaus-välilehdessä Salli useamman
kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset -valintaruutu.
3. Valitse Lisäasetukset-välilehti.
4. Valitse Muutosten seuranta -kohdassa Pidä muutoslokia ja määritä, kuinka
monen päivän ajalta muutoslokia säilytetään.
Lisätietoja: Jaetun työkirjan
muutosten jäljitys