Google Appsista yrityksille suunnattuun Office 365 -palveluun Siirtyminen Yrityksille suunnattu Office 365 on ulkoasultaan erilainen kuin Google Apps. Kun kirjaudut sisään, näyttöön avautuu oheinen näkymä, josta pääset aloittamaan Office 365:n käytön. Muutaman viikon kuluttua aloitusnäkymäksi vaihtuu sähköposti, ja se tulee näkyviin aina kirjautumisen jälkeen. Pikalinkit Siirry sähköpostiin, kalenteriin, yhteystietoihin, tiedostojen tallennustilaan tai sivustoihin. Asetukset Office 365 -asetusten hallinta, esimerkiksi salasanan vaihtaminen. Online Tutustu Office 365:n verkkotoimintoihin. PC ja Mac Asenna uusimmat Officetyöpöytäsovellukset, jotta pääset hyödyntämään lisätoimintoja ja monipuolisia offlinemuokkausominaisuuksia. Puhelin ja taulutietokone Tee töitä missä vain puhelimella tai taulutietokoneella. Mikä Office 365 -tilaus yrityksille on? Miten Office 365:een kirjaudutaan? Yrityksille suunnattu Office 365 -tilaus ja Google Apps for Business muistuttavat paljon 1. Siirry selaimessa osoitteeseen https://login.microsoftonline.com. toisiaan, joten Office 365:een siirtyminen on varsin vaivatonta. 2. Kirjoita organisaation käyttäjätili ja salasana. Valitse sitten Kirjaudu sisään. Esimerkki: Kun käytössäsi on Office 365, voit käyttää sähköpostia millä tahansa laitteella, jossa on Internet-yhteys säilyttää kaikkia tiedostoja verkossa, joten ne ovat aina käytettävissä toisin kuin kiintolevylle tallennettaessa [email protected] tai [email protected] synkronoida tiedostot tietokoneeseen offline-käyttöä varten asentaa Office-työpöytäsovellukset ja tehostaa myös offline-työskentelyä entistä monipuolisempien ominaisuuksien avulla. Kun kirjaudut Office 365:een, pääset nopeasti käyttämään seuraavia palveluja: Henkilöt Outlook Yhteydenpito Sähköpostien lukeminen ja työtovereiden lähettäminen kanssa Office 365:n käytön aloittaminen OneDrive for Business Ensimmäisillä Työtiedostojen tallentaminen sisäänkirjautumiskerroilla näyttöön tulee työkaluihin, koulutusmateriaaliin ja Kalenteri Uutissyöte Sivustot Verkossa tai kasvokkain Sivustojen ja Ryhmäsivus- toteutettavien kokousten ja henkilöiden tojen tapaamisten ajoittaminen seuraaminen käyttäminen tietoihin ohjaavia linkkejä, joiden avulla pääset nopeasti alkuun. Alkuvaiheen jälkeen sähköposti avautuu ensimmäiseksi näkyviin, kun olet kirjautunut sisään. Usein käytetyt toiminnot yrityskäyttöön tarkoitetuissa Office 365 -ratkaisuissa Tästä taulukosta näet, missä eri toiminnot ovat Office 365:ssä. Palvelu Google Apps for Business Office 365 -tilaus yrityksille Sähköposti Gmail Outlook Kalenteri Kalenteri Kalenteri Online-osoitteisto Yhteystiedot Henkilöt Yhteydenpito Hangouts Uutissyöte Tiedostojen tallennustila Drive OneDrive for Business Sivustot Sivustot SharePointsivustot Tiedostot Dokumentit Word Laskentataulukot Laskentataulukot Excel Esitykset Esitykset PowerPoint Työskentely muiden kanssa Office Online Tiedostojen jakaminen Office Online on suunniteltu tukemaan yhteiskäyttöä. Voit tehdä asiakirjaan, Asiakirja, laskentataulukko tai esitys on helppo jakaa organisaation työntekijöiden tai ulkopuolisten henkilöiden käyttöön riippumatta siitä, missä tiedosto on tallennettuna. Kun jaat tiedoston tarkistettavaksi tai muokattavaksi, kyseisille henkilöille lähetetään sähköpostiviesti, jossa on tiedostoon johtava linkki. Tiedoston voi avata yhdellä napsautuksella miltei missä vain ja millä laitteella tahansa. 2. Valitse 1. Valitse laskentataulukkoon tai esitykseen perusmuokkauksia yhtä aikaa muiden kanssa. Voit tarkistaa, ketkä ovat muokkaamassa samaa tiedostoa ja mitä muutoksia he ovat tehneet. Missä on Tallenna-painike? Kaipaatko lisää toimintoja? Sitä ei tarvita, koska Office Avaamalla vastaavan Jaa Online -sovellukset tallentavat työpöytäsovelluksen saat Muokkaa tiedostoa yhtä tekemäsi muutokset käyttöösi kaikki PowerPointin, aikaa muiden kanssa Office automaattisesti. Wordin tai Excelin Onlinessa. Jaa. tiedosto. ominaisuudet. Ketkä ovat 3. Kirjoita tarkistajan nimi tai muokkaamassa? sähköpostiosoite. Tarkista, onko muita parhaillaan muokkaamassa samaa esitystä. 4. Valitse Jaa. Muutokset Näet kaikkien tarkistajien kommentit ja muutokset. Office 365:n synkronointi laitteen kanssa Voit tarkistaa Office 365 -sähköpostin, -kalenterin ja -yhteystiedot Windows Phonella, Android-puhelimella tai -taulutietokoneella, iPadilla tai iPhonella missä ja milloin vain. Voit myös synkronoida, lukea ja muokata Word-asiakirjoja, Excel-työkirjoja ja PowerPointesityksiä suoraan monissa älypuhelimissa ja taulutietokoneissa. Office 365:n määrittäminen laitteeseen Pääset hyödyntämään online-käyttöä ajasta ja paikasta riippumatta lisäämällä Office 365 -tilin omaan laitteeseesi. Toimi seuraavien ohjeiden mukaisesti: • Lisätietoja mobiililaitteista on artikkelissa Office 365:n käyttö mobiililaitteissa (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396709). • Jos käytössäsi on Windows Phone, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen Windows Phoneen(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396654). • Jos käytössäsi on iPhone tai iPad, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen iPhoneen tai iPadiin(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396655). • Jos käytössäsi on Android-puhelin, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen Android-puhelimeen(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396656). • Jos käytössäsi on jonkin muu laite, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen muihin laitteisiin(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=272453). Offline-tilassa työskenteleminen Joudutko välillä työskentelemään ilman Internet-yhteyttä? Voit sitä ennen synkronoida Kuinka synkronointi toimii? tiedostot tai kokonaiset kansiot omaan tietokoneeseesi paikallisesti käytettäviksi. Kun olet taas verkossa, tekemäsi muutokset synkronoituvat automaattisesti. Kun synkronoit OneDrive for Business- tai SharePoint-sivuston ensimmäistä kertaa, Office 2013 -työpöytäsovelluksen asentaminen Office 365:stä Jos Office 2013:a ei ole asennettu tietokoneeseen, voit asentaa sen Office 365:stä. 1. Valitse PC ja Mac. laitteeseesi tulee näkyviin OneDrive for Business- tai SharePoint-niminen kansio. Tiedostot latautuvat automaattisesti kyseiseen kansioon. Tämän jälkeen voit työskennellä offlinetilassa tekemiäsi muutoksia menettämättä. Synkronointi Nouda tiedostojen uusimmat versiot. Synkronoitavat tiedot 2. Valitse Asenna. Luettelossa näkyvät OneDrive for Business kirjaston tiedostot. Oma laitteesi 3. Valitse Suorita ja noudata asennusohjeita. Tässä sijainnissa ovat OneDrive for Business kirjastosta synkronoitujen tiedostojen kopiot. Lisätietoja on artikkelissa Officen asentaminen PC- tai Mac-tietokoneeseen yrityskäyttöön tarkoitetun Office 365:n kanssa (http://office.microsoft.com/fi-fi/HA102822111.aspx). Pääset nopeasti alkuun tutustumalla Office 2013 -pikaoppaisiin (http://office.microsoft.com/fifi/HA103673669.aspx). Outlook verkossa Voit käyttää sähköpostia, kalenteria ja yhteystietoja Outlook Web Appilla. Kirjaudu Office 365:een millä tahansa tietokoneella tai laitteella, jossa on Internet-yhteys, ja valitse Outlook. Sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen Yhteyden pitäminen muihin ja kokousten ajoittaminen Kun saat sähköpostia, voit nopeasti lisätä lähettäjän yhteystiedot osoitteistoon ja aloittaa sitten pikaviestikeskustelun, soittaa puhelun, ajoittaa kokouksen tai lähettää sähköpostiviestin suoraan henkilön yhteystietokortista käsin. Käytettävyys Näet Uusi sähköposti näkyy Saapuneet-kansiossa ylimpänä. lähettäjän nykyisen Vastaukset Valitse vastaustapa tilan. esikatseluruudussa. Yhteystiedot Lisää lähettäjän yhteystiedot yhdellä napsautuksella. Kalenteri Ajoita yhteyshenkilön kanssa pidettävä kokous. Esikatseluruutu Voit nopeasti silmäillä viestin ja vastata siihen. Lync-pikaviestikeskustelun aloittaminen Jos sinulla on kiireistä asiaa, käytä Lync for Office 365:tä. Voit kirjoittaa pikaviestin, soittaa ääni- tai videopuhelun, liittyä online-kokoukseen tai jakaa tiedoston tai oman näyttösi muiden käyttöön. Uuden sähköpostin luominen ja lähettäminen Uuden viestin lähettäminen käy helposti. Pikaviesti Ota nopeasti yhteyttä kirjoittamalla pikaviesti. 1. Valitse Uusi. 3. Valitse Lähetä. 2. Kirjoita viesti. Lisätietoja Lync-pikaviesteistä on artikkelissa Pikaviestin lähettäminen (http://office.microsoft.com/fi-fi/HA102828986.aspx). Äänipikaviesti Jos haluat viestiä vielä henkilökohtaisemmin, soita äänipuhelu. Usein käytetyt toiminnot Outlook Web Appissa Tähän taulukkoon on koottu sähköpostissa yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Tehtävä Gmail Outlook Web App Automaattisen poissaolovastauksen lähettäminen Valitse > Asetukset > Yleiset-välilehti ja vieritä alaspäin kohtaan Lomaviesti. Valitse > Aseta automaattiset vastaukset ja valitse sitten haluamasi vaihtoehdot. Viestien esitystavan ja -järjestyksen muuttaminen Valitse > Asetukset > Yleiset-välilehti, Keskustelunäkymä. Kun valitset Lajitteluperuste, voit suoraan muuttaa Saapuneet-kansion näkymää. Viestin merkitseminen tunnisteella Lisää viestiin tähti napsauttamalla tai valitse Tunnisteet ja lisää viestiin haluamasi tunniste. Valitse Saapuneet-kansiossa lippukuvake seurannan merkiksi tai napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luokittele, jotta viesti on löydettävissä luokkanimen perusteella. Allekirjoituksen luominen ja lisääminen viestiin Valitse > Asetukset > Yleiset-välilehti ja vieritä alaspäin kohtaan Allekirjoitus. Valitse > Asetukset > Asetukset > Posti. OneDrive for Business OneDrive for Business on verkossa oleva tiedostojen tallennuspaikka, jonne tallennetut Tiedoston avaaminen Office 365:stä asiakirjat, työkirjat ja esitykset ovat yksityisiä, jollet jaa niitä muiden käyttöön. Voit avata tiedostot ja muokata niitä missä tahansa – kunhan vain käytössäsi on Internet-yhteys. PowerPoint-työpöytäsovellukseen. Voit nopeasti avata asiakirjan, työkirjan tai esityksen Office Onlineen tai Word-, Excel- tai Tiedoston luominen OneDrive for Business -palvelussa Työpöytäsovellus Online Voit luoda tiedoston suoraan OneDrive for Business -ympäristössä. Voit tehdä perustoiminnot Office Online -ohjelmistopakettiin kuuluvilla Word Onlinella, Excel Onlinella ja PowerPoint Onlinella, minkä jälkeen tiedosto tallentuu automaattisesti omaan OneDrive-ympäristöösi. Käynnistä työpöytäsovellus Käynnistä Office Online valitsemalla tiedosto ja valitsemalla sitten napsauttamalla tai Muokkaa. napauttamalla tiedoston nimeä. 1. Valitse OneDrive for Business. Tiedoston poistaminen OneDrive for Business -palvelusta Myös tiedostojen poistaminen on helppoa. 1. Valitse poistettava tiedosto. 2. Valitse Hallinta. 3. Valitse Poista. 2. Valitse Uusi. 3. Valitse tiedoston tyyppi (asiakirja, työkirja tai esitys). Usein käytetyt toiminnot OneDrive for Business -palvelussa Tähän taulukkoon on koottu OneDrive for Business -palvelussa yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Tehtävä Google Drive OneDrive for Business Uuden asiakirjan, esityksen tai laskentataulukon luominen Valitse Luo ja valitse sitten, mitä haluat luoda. Valitse Uusi ja valitse sitten, mitä haluat luoda. Tiedoston lataaminen Valitse Lataa ja lisää haluamasi tiedostot. Valitse Lataa ja lisää haluamasi tiedostot. Tiedostojen synkronointi ja työskenteleminen offline-tilassa Asenna Google Drive tiedostojen latausta varten. Huomaa, ettet voi muokata tiedostoja ilman Internet-yhteyttä, ellei käytössäsi ole Chromeselainta. Valitse valittujen tiedostojen osalta Synkronoi. Tee haluamasi muutokset offline-tilassa. Tiedostot päivittyvät automaattisesti, kun muodostat uudelleen yhteyden Internetiin. SharePoint-sivustot helpottavat ryhmän yhteydenpitoa ja yhteistyötä SharePoint-sivustot ovat tehokas ja monipuolinen työkalu, jonka avulla voit esimerkiksi seurata muiden työryhmien toimintoja omassa uutissyötteessäsi, luoda ryhmälle uuden intranet-sivuston, tehdä yhteistyötä ryhmäprojekteissa tai tallentaa, jakaa ja tarkistaa työryhmän tiedostoja. SharePoint-suosikkisivuston seuraaminen tai jakaminen Kun kiinnostava sivusto on avattuna, jaa se muiden ryhmäläisten käyttöön valitsemalla Jaa. Lisää sivusto uutissyötteeseesi valitsemalla Seuraa. Seuratun sivuston toimintojen näyttäminen omassa uutissyötteessä Jos suosikkisivustosi sisältää uutissyötteen, saat sivuston tärkeät päivitykset näkyviin omaan uutissyötteeseesi. Kun valitset sivustossa Seuraa, sivuston uutiset ja toiminnot tulevat näkyviin omalla Uutissyöte-sivullasi. Uuden ryhmäsivuston luominen Pääset uuden sivuston luonnissa alkuun muutamalla napautuksella tai napsautuksella. Voit luoda asiantuntijablogin tai ryhmän työskentelyä tehostavan yhteistyösivuston itse tai valmiin mallin pohjalta. Malleja on valittavissa useita eri vaihtoehtoja. Ryhdy luomaan uutta sivustoa valitsemalla Uusi. Asiakirjan, työkirjan tai esityksen luominen Voit luoda uuden tiedoston suoraan ryhmäsivuston tiedostokirjastossa. Kun teet perustoiminnot Wordin, Excelin tai PowerPointin Online-sovelluksessa, tiedosto tallentuu automaattisesti tiedostokirjastoon. Tämän jälkeen useat henkilöt voivat halutessaan muokata tiedostoa yhtä aikaa. 1. Valitse Sivustot. 2. Valitse Uusi. 3. Valitse Word-asiakirja. Voit myös luoda esimerkiksi Excel-työkirjoja ja PowerPoint-esityksiä. Usein käytetyt toiminnot SharePoint-sivustossa Seuraavassa on kuvattu joitakin yleisiä Google-sivustoissa suoritettavia toimintoja sekä vastaavat SharePoint-sivustojen toiminnot. Toiminto Google-sivustot SharePoint-sivustot Sivulla Valitse millä tahansa sivulla 1. Valitse sivustossa Sivu-välilehti. tapahtuneista muutoksista ilmoittaminen Lisää toimintoja ja valitse sitten Tilaa sivuston muutosilmoitukset. 2. Valitse Ilmoita ja valitse sitten Tässä sivussa voit määrittää ilmoituksen. Uuden sivun luominen sivustoon 1. Valitse aloitussivulla Uusi sivu . 1. Valitse sivustossa Asetukset . 2. Valitse Lisää sivu. 2. Luo sivu ja valitse Luo. 3. Kirjoita uudelle sivulle nimi ja valitse Luo. 4. Luo sivu Muotoile tekstiä -välilehdessä ja valitse Tallenna. Sivuston teeman, värien ja fonttien muuttaminen 1. Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja Ylläpidä sivustoa. > 2. Valitse Teemat, värit ja kirjasimet. 3. Tee haluamasi muutokset ja valitse Tallenna. 1. Valitse sivustossa Muokkaa. 2. Tee haluamasi muutokset Muotoile tekstiä -välilehdessä ja valitse Tallenna. Usein käytetyt toiminnot SharePoint-sivustossa (jatkuu) Toiminto Google-sivustot Tiedoston Valitse millä liittäminen tietokoneesta tahansa sivulla Lisää tiedosto. Sivuston määrittäminen yksityiseksi 1. Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja > Ylläpidä sivustoa. 2. Valitse Käyttöoikeusasetukset-kohdassa Vain yhteiskäyttäjät. Poistetun sivun palauttaminen 1. Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja > Ylläpidä sivustoa. 2. Valitse Poistetut kohteet. 3. Valitse palautettava sivu ja valitse sitten Recover (Palauta). SharePoint-sivustot Valitse missä tahansa sivustokirjastossa Lataa. 1. Valitse Office 365:ssä Uusi. 2. Valitse Tietosuoja-kohdassa Yksityinen – Vain hyväksytyt jäsenet saavat nähdä sisällön. 1. Valitse Asetukset . 2. Valitse Sivuston sisältö. 3. Valitse Roskakori. 4. Valitse palautettava sivu ja valitse sitten Palauta valinta. Word, Excel ja PowerPoint Viimeksi käytettyjen tiedostojen avaaminen työpöytäsovelluksella Riippumatta siitä, työskenteletkö Office 365:n työpöytäsovelluksessa vai verkkoympäristössä, voit luoda haluamasi tyyppisen tiedoston (Word-asiakirjan, Exceltyökirjan tai PowerPoint-esityksen) ja tallentaa sen OneDrive for Business- tai SharePoint-tiedostokirjastoon. Tiedoston avaaminen Office 365:stä Kun avaat tiedoston työpöytäsovelluksella (oheisessa esimerkissä Word 2013:lla), voit noutaa sen haluamastasi tallennussijainnista: SharePoint-sivustosta, OneDrive for Business -palvelusta tai tietokoneelta. Voit nopeasti avata tiedoston OneDrive for Business -palvelusta tai SharePointryhmäsivustosta. Tässä esimerkissä työkirja avataan Excel Onlineen. OneDrive for Business Avaa tiedosto verkkotallennustilasta. Excel Online Kun valitset työkirjan nimen, tiedosto avautuu automaattisesti Excel Onlineen. SharePoint Viimeksi käytetyt Avaa tiedosto SharePoint- tiedostot Avaa tiedosto ryhmäsivustosta. nopeasti sen oletusarvoisesta sijainnista. Tiedoston poistaminen Office 365:stä Tiedoston poistaminen on helppoa. Oheisessa esimerkissä poistetaan esitystiedosto. 1. Valitse poistettava esitys. 2. Valitse Hallinta. OneDrive.com Pääset omiin tiedostoihisi, kun kirjaudut sisään 3. Valitse Poista. käyttämällä Microsoft-tiliä. Usein käytetyt toiminnot Word Onlinessa Tähän taulukkoon on koottu Word Onlinessa yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Tehtävä Google Docs Rivivälin tai tekstin muotoilun tai tyylin muuttaminen Word Online Valitse Aloitus. Taulukoiden, kuvien, hyperlinkkien, ylä- ja alatunnisteiden ja sivunumeroiden lisääminen Valitse Lisää ja valitse sitten, mitä haluat lisätä. Valitse Lisää ja valitse sitten, mitä haluat lisätä. Reunusten, sivun suunnan tai välien muuttaminen Valitse Tiedosto > Sivun asetukset… ja tee haluamasi muutokset ponnahdusikkunassa. Valitse Sivun asettelu ja tee haluamasi muutokset sivun asetuksiin ja kappaleväleihin. Oikeinkirjoituksen ja kommenttien tarkistaminen Kun valitset Tarkista, voit tarkistaa oikeinkirjoituksen ja tuoda näkyviin kommentit. Jakaminen muiden kanssa Valitse Jaa. Usein käytetyt toiminnot Excel Onlinessa Tähän taulukkoon on koottu joitakin Excel Onlinessa yleisesti käytettyjä työkaluja ja komentoja. Tehtävä Google Sheets Excel Online Solun tekstin rivittäminen Oletusarvoisesti poissa käytöstä. Valitse Rivitä teksti. Valitse Rivitä teksti. Kommenttien tarkistaminen Valitse Lisää ja vieritä alaspäin kohtaan Kommentti. Valitse Tarkista. Kaavioiden, taulukoiden, linkkien ja kommenttien lisääminen Valitse Lisää, vieritä alaspäin ja lisää kohde. Valitse Lisää. Muotoilun tai tyylin muuttaminen Valitse Aloitus. Usein käytetyt toiminnot PowerPoint Onlinessa Tähän taulukkoon on koottu joitakin PowerPoint Onlinessa yleisesti käytettyjä työkaluja ja komentoja. Tehtävä Google Slides Diojen lisääminen, asettelun käyttäminen, fonttien muuttaminen, muotojen kohdistaminen ja pikatyylien käyttäminen PowerPoint Online Valitse Aloitus. Taulukoiden, kuvien, muotojen, SmartArtgrafiikan, kaavioiden, kommenttien, ylä- ja alatunnisteiden ja WordArt-objektien lisääminen Valitse Lisää. Valitse Lisää. Teeman lisääminen, teeman värin muuttaminen tai dian koon tai taustan muuttaminen Valitse Theme (Teema) ja tee haluamasi muutokset ponnahdusikkunassa. Valitse Rakenne. Siirtymän ajoituksen käyttäminen tai säätäminen Valitse Diat ja vieritä alaspäin kohtaan Change transition... (Muuta siirtymää). Valitse Siirtymät.
© Copyright 2024