TEKSTINKÄSITTELYN ALKEET
Tekijät
Juuso Sihvola, Tuukka Grönholm, Matti Lehmuskoski, Niko Ollila ja
Miikka Alakoski
Sisällys
1
Tiedoston avaaminen ja sulkeminen ......................................................................................................... 4
1.1
Tiedoston avaaminen ........................................................................................................................ 4
1.2
Tiedoston avaaminen ........................................................................................................................ 5
1.3
Ohjelman sulkeminen ........................................................................................................................ 5
2
Tekstin tuottaminen .................................................................................................................................. 6
3
Tiedoston tallentaminen ........................................................................................................................... 7
4
Aluetoiminnot.......................................................................................................................................... 10
5
Tekstin Liittäminen muista lähteistä ....................................................................................................... 13
6
Kirjasinmuotoilut ..................................................................................................................................... 14
6.1
Kirjasinlajin ja Koon muuttaminen .................................................................................................. 14
6.2
Merkkitasojen muuttaminen ........................................................................................................... 14
7
Kirjasintyylit ja -tehosteet........................................................................................................................ 15
7.1
Kursivointi, Lihavointi, Alleviivaus ................................................................................................... 15
7.2
Tekstin värin muuttaminen ............................................................................................................. 15
7.3
Linkkien poistaminen tekstistä ........................................................................................................ 15
7.4
Ylä- ja Alaindeksi .............................................................................................................................. 16
8
Merkkien lisääminen ............................................................................................................................... 17
9
Sivun asetukset ........................................................................................................................................ 18
9.1
reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen, paperin suunnan muuttaminen ................................ 18
9.2
Sarkaimet ......................................................................................................................................... 19
9.3
Sisennyksien käyttö ......................................................................................................................... 20
9.4
Riippuva sisennys............................................................................................................................. 20
9.5
Sisennysten ja välien muuttaminen ................................................................................................ 20
9.6
Tasaus .............................................................................................................................................. 21
9.7
Rivivälin muuttaminen .................................................................................................................... 21
9.7.1
Mukautetun rivivälin määrittäminen ...................................................................................... 22
9.8
Asiakirjan tunnistetiedot ................................................................................................................. 22
9.9
Päiväys ............................................................................................................................................. 23
9.10
Sivunumerointi ja kokonaissivumäärä ............................................................................................. 24
10
Kielen huolto........................................................................................................................................ 25
10.1
Oikoluku........................................................................................................................................... 25
10.2
Tavutus ............................................................................................................................................ 25
11
Taulukko toiminnot ............................................................................................................................. 26
11.1
Taulukon luominen .......................................................................................................................... 26
11.2
Rivit ja sarakkeet.............................................................................................................................. 27
11.3
Tietojen syöttäminen ja muokkaaminen ......................................................................................... 27
11.4
Muotoilu .......................................................................................................................................... 27
11.5
Luettelomerkit ja numerointi .......................................................................................................... 28
12
Kuvan lisäys.......................................................................................................................................... 29
12.1
Kuvan muotoilu ............................................................................................................................... 29
12.2
Tekstin rivitys kuvan suhteen .......................................................................................................... 29
13
13.1
Tulostaminen ....................................................................................................................................... 30
Tulostusasetukset ............................................................................................................................ 30
14
Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon .............................................................................................. 31
15
Etsi / korvaa–toiminto ......................................................................................................................... 32
16
Ohje-toiminto ...................................................................................................................................... 32
4 (32)
1 Tiedoston avaaminen ja sulkeminen
1.1 Tiedoston avaaminen
Avaa käynnistä-valikko ruudun vasemmasta alareunasta
Valitse Kaikki ohjelmat
Avaa kansio Microsoft Office 2013
Avaa ohjelma Word 2013
5 (32)
Avaus sivulla näkyy erilaisia tiedostomalleja. Valitse Tyhjä tiedosto. Huom.
voit käyttää halutessasi jotain valmista tiedostomallia.
1.2 Tiedoston avaaminen
Wordin omalla tiedostomuodolla tallennetun asiakirjan voit avata
kaksoisnapauttamalla tiedoston kuvaketta.
1.3 Ohjelman sulkeminen
Ohjelman voit sulkea ylhäällä oikealla sijaitsevasta x painikkeesta,
tai painamalla alt+f4. (HUOM! MUISTA TALLENTAA TIEDOSTO AINA
ENNEN SULKEMISTA)
6 (32)
2 Tekstin tuottaminen
Tekstiä tuotetaan näppäimistöllä kirjoittamalla. Word suorittaa rivin
vaihdon automaattisesti, kunhan vain jatkat kirjoittamista älä siis tee rivin
vaihtoa enter-näppäimellä.
Kappaleenvaihto suoritetaan painamalla enter-näppäintä
sivunvaihto painamalla yhtä aikaa control-
näppäimiä
valintaa
ja enter-
tai lisää-välilehdeltä klikkaamalla sivunvaihto
Manuaalinen rivinvaihto tapahtuu painamalla vaihto/shift-
enter-näppäintä
ja
yhtä aikaa
ja
7 (32)
3 Tiedoston tallentaminen
Tiedoston tallentaminen tapahtuu menemällä välilehteen TIEDOSTO
Klikkaa sivupalkista kohtaa Tallenna nimellä. Tämän jälkeen valitaan paikka
johon tiedosta tallennetaan.
Selaa vaihtoehdolla pääset valitsemaan tiedoston tallennuksen tarkan
sijainnin. Kun sijainti on valittu nimeä asiakirja selkeällä sisällöstä kertovalla
nimellä
8 (32)
Valitse asiakirjan tallennusmuoto tiedoston nimen alapuolelta löytyvästä
valikosta ja tallenna
9 (32)
Tiedoston uudelleen tallentaminen samaan paikkaan samalla nimellä
tapahtuu klikkaamalla oikeasta yläkulmasta löytyvää levykkeen kuvaa tai
painamalla control-näppäintä
+S
Kun haluat tallentaa asiakirjan uudella nimellä uuteen paikkaan mene
TIEDOSTO välilehdelle, ja klikkaa sivupalkista kohtaa Tallenna nimellä.
Tämän jälkeen valitaan paikka johon tiedosta tallennetaan. Selaa
vaihtoehdolla pääset valitsemaan tiedoston tallennuksen tarkan sijainnin. Kun
sijainti on valittu nimeä asiakirja uudelleen ja tallenna.
10 (32)
4 Aluetoiminnot
Kun asiakirjassa halutaan siirtää, poistaa, kopioida tai korostaa sitä
merkkimuotoiluin on alue, johon toiminto kohdistetaan oltava valittuna.
Tekstiä voi valita hiirellä pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa ja
kuljettamalla halutun tekstin osan päältä.
Valittu alue näkyy harmaalla korostettuna
Tekstiä voi valita myös muilla keinoin. Valinta sarake joka on tekstin
vasemmalla puolella helpottaa alue valintoja.
Yksittäinen sana valitaan kaksoisnapauttamalla hiiren vasenta painiketta
sanan päällä.
Rivi valitaan napauttamalla kerran hiiren vasenta painiketta
valintasarakkeessa halutun rivin kohdalla.
Virke valitaan painamalla control-näppäintä
hiiren vasenta painiketta halutun virkkeen päällä.
ja napauttamalla
Kappale valitaan kaksoisnapauttamalla hiiren vasenta painiketta
valintasarakkeessa halutun kappaleen kohdalla.
11 (32)
Koko asiakirja valitaan joko kolmois napauttamalla hiiren vasenta painiketta
valintasarakkeessa, tai painamalla control-näppäintä
+A
Siirtämiseen ja kopiointiin liittyvät työkalut löytyvät aloitus välilehdeltä
leikepöydältä
Tekstin siirtäminen asiakirjassa uuteen paikkaan tapahtuu valitsemalla haluttu
tekstin osa ja painamalla Leikkaa-painiketta
Tämän jälkeen siirry asiakirjassa haluttuun kohtaan ja paina Liitäpainiketta
Jonkin tekstin osan kopiointi tapahtuu valitsemalla haluttu tekstin osa ja
painamalla Kopioi-painiketta
12 (32)
Siirry asiakirjassa paikkaan johon teksti halutaan kopioida ja paina Liitäpainiketta
Sama pätee myös asiakirjassa oleville kuville.
Kaikki leikkaamasi ja kopioimasi osat siirtyvät Leikepöydälle. Voit tarkastella
leikepöydällä olevia osia napauttamalla leikepöydän alaosassa sijaitsevaa
nuolta
Valitun osan leikkaamiseen, kopiointiin ja liittämiseen voi käyttää myös
pikanäppäin komentoja
+ X leikkaa,
+ C kopioi
ja
+ V liittää
13 (32)
5 Tekstin Liittäminen muista lähteistä
Kun liität tekstiin osia muista lähteistä esimerkiksi kuvia, taulukoita tai
diagrammeja liittämisasetuksesi leikepöydällä muuttuvat ja sinulla on
mahdollisuus valita millaisessa muodossa liität haluamasi osan
Liittämisasetukset löydät leikepöydältä Liitä-painikkeen alapuolella olevasta
nuolesta painamalla
14 (32)
6
Kirjasinmuotoilut
Kirjasinmuotoilut löytyvät Aloitus-välilehdeltä, fontti-ryhmän kohdalta.
Samasta paikasta löytyvät myös erilaiset Fonttien tyylit, koot ja väriasetukset.
Sekä kursivointi, lihavointi ja alleviivaukset.
6.1 Kirjasinlajin ja Koon muuttaminen
Ensimmäisenä Fontti-ryhmässä löytyy fontin tyyli ja sen oikealla puolelta
löytyy fontin koko. Molemmat toimivat hiiren vasemmalla näppäimellä. Valitse
itsellesi sopiva tyyli ja koko.
Valitun tekstin tyyliä voi vaihtaa myös samalla tavalla kuin yllämainitussa
ohjeessa.
Valitse teksti -> Valitse Fontti tyyli ja/tai koko.
(Ctrl + < = pienentää fonttia)
(Ctrl + shift + <= Suurentaa fonttia)
6.2 Merkkitasojen muuttaminen
Valitun tekstin voi muuttaa käyttäen Muuta Kirjainkoko -näppäimellä,
joka löytyy Aloitus-välilehdeltä, Fontti-ryhmästä.
15 (32)
7 Kirjasintyylit ja -tehosteet
7.1 Kursivointi, Lihavointi, Alleviivaus
Löytyvät Aloitus-välilehdeltä, Fontti-ryhmästä, Fontti tyylien
alapuolelta.
Lihavointi painike/ Ctrl+B
Kursivointi painike/ Ctrl+I
Alleviivaus painike/ Ctrl+U
7.2 Tekstin värin muuttaminen
Tekstin värin voi vaihtaa Fontti-ryhmästä löytyvillä painikkeilla.
Tekstitehosteet ja typografia
Tekstin korostusväri
Fontin väri
7.3
Linkkien poistaminen tekstistä
Valitaan linkin sisältävät sanat. Napauta hiiren oikeaa painiketta valitun
tekstin päällä ja valitaan avautuvasta pikavalikosta poista hyperlinkki
16 (32)
7.4 Ylä- ja Alaindeksi
Valitse teksti, jonka haluat muotoilla yläindeksiksi tai alaindeksiksi.
Jonka jälkeen valitse Aloitus-välilehden Fontti-ryhmästä Yläindeksi tai
Alaindeksi.
tai käytä pikanäppäimiä
Ctrl + Vaihto +=. (Yläindeksi)
Ctrl + =. (Alaindeksi)
17 (32)
8
Merkkien lisääminen
Erikoismerkit löytyvät Lisää-välilehdeltä, oikeasta kulmasta Merkitryhmässä.
Paina hiiren vasenta painiketta, jolloin saat auki merkit-valikon josta löytyy
useimmin käytetyt merkit.
Painamalla Enemmän merkkejä kohdasta saat auki alla näkyvän
valintaikkunan.
18 (32)
9 Sivun asetukset
9.1 reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen, paperin suunnan muuttaminen
Mene Sivun Asettelu -välilehdelle.
Vasemmalla ylhäällä Sivun asetukset-ryhmästä löytyvät Reunukset- ja
Suunta-painikkeet.
Reunuksia voi tarkastella ja muuttaa painamalla Reunukset-painiketta.
On olemassa valmiiksi valittavia reunustyyppejä ja niiden alta löytyvät
mukautetut reunukset, joiden avulla voi itse muuttaa reunuksia.
Paperin suuntaa voi muuttaa painamalla Suuntapainiketta.
19 (32)
9.2 Sarkaimet
Ota viivain näkyviin Näytä-välilehdeltä.
Napauta viivaimen vasemmassa päässä olevaa sarkainvalitsinta, kunnes siinä
näkyy haluamasi sarkaintyyppi.
Kolme yleisintä sarkainta:
Vasen sarkain asettaa tekstin vasemman reunan alkamiskohdan, josta
teksti jatkuu oikealle.
Keskittävä sarkain asettaa tekstin keskikohdan paikan. Kirjoittamasi
teksti asettuu tasan tämän kohdan kummallekin puolelle.
Oikea sarkain asettaa tekstin oikean reunan paikan. Teksti siirtyy
vasemmalle kirjoituksen aikana.
Napsauta viivaimen kohtaa, johon haluat asettaa sarkainkohdan
Viivaimelle asetettuja sarkaimia.
Voit poistaa sarkainkohdan vetämällä sen pois viivaimesta (ylös tai alas).
Sarkain katoaa, kun vapautat hiiren painikkeen.
Voit myös siirtää aiemmin asetetut sarkainkohdat toiseen paikkaan vetämällä
sarkainta viivaimessa oikealle tai vasemmalle.
20 (32)
9.3 Sisennyksien käyttö
Sisennystä voit säätää liikuttamalla viivaimesta löytyviä sisennysmerkkejä.
9.4 Riippuva sisennys
Vedä riippuvan sisennyksen merkki (näkyvissä ylemmässä kuvassa) oikealle.
Kyseessä on viivaimen alempi kolmio.
9.5 Sisennysten ja välien muuttaminen
Valitse muutettava teksti. Avaa Sivun asettelu -välilehti. Siinä voit
muuttaa sisennyksiä ja kappalevälejä.
Valitse tarvittaessa asetukset ja paina sitten OK.
TAI
Valitse muutettava teksti. Napauta Kappale-valintaikkunan avainta Aloitusvälilehdessä tai Sivun asettelu-välilehdessä,
21 (32)
9.6 Tasaus
Tasaus onnistuu menemällä Sivun asettelu -välilehdelle ja painamalla
Tasaa- painiketta.
Tasauksia on monia.
9.7 Rivivälin muuttaminen
Valitse teksti. Napauta Aloitus-välilehdessä Riviväli-painiketta ja valitse
haluamasi asetus.
22 (32)
9.7.1 Mukautetun rivivälin määrittäminen
Napauta Riviväli-painiketta ja valitse Rivivälin asetukset
tai Kappaleasetukset-painiketta.
Rivivälejä voi muokata esim. yhden tai useamman.
9.8 Asiakirjan tunnistetiedot
Asiakirjoissa käytetään yleisesti ylä- ja alatunnistetta. Tyypillisiä
tunnistetietoja ovat: asiakirjan nimi, päivämäärä, sivunumero ja
kirjoittajan nimi. Tunnisteeseen voidaan lisätä asiakirjaan liittyvä kuva tai
muuta grafiikkaa. Tunnisteiden luomisen voit aloittaa kaksoisnapauttamalla
sivun Ylä- tai alamarginaalia tai Lisää-välilehden ryhmästä Ylä- ja
alatunniste
23 (32)
9.9 Päiväys
Päiväyksen voi laittaa ylä- ja alatunnisteeseen.
Kun jompikumpi tunniste on valittuna, ylös oikealle tulee Ylä- ja
alatunnistetyökalut -välilehti.
Siellä voit asettaa päivämäärän, klikkaamalla Päivämäärä ja aika painiketta.
Käytettävissä olevia muotoja on monia, kun olet valinnut haluttavan muodon
paina OK.
Jos haluat, että päivämäärä päivittyy automaattisesti, voit ruksata kohdan
Päivitä automaattisesti
24 (32)
9.10 Sivunumerointi ja kokonaissivumäärä
Sivunumerot lisätään ylä- tai alatunnisteeseen. Lisää-välilehden ylä- ja
alatunniste ryhmästä löytyy Sivunumero-painike, jota painamalla
avautuu luettelo, jossa on eri valintamahdollisuuksia numeroinnin sijainnille
Kokonaissivumäärä lisätään sivunumeron viereen suluissa. Ylä- ja
alatunniste työkalun välilehdeltä löytyy lisää-ryhmästä pikaosatpainike, josta valitaan kohta kenttä.
Valitaan kenttäluettelosta NumPages ja muotoilu jota käytetään.
25 (32)
10 Kielen huolto
10.1 Oikoluku
Microsoft Office -ohjelma merkitsee kirjoitusvirheet ja sanat joita se
ei löydä sanastosta punaisella alleviivauksella ja kielioppivirheet
sinisellä alleviivauksella. Tarkastat tekstin käsin menemällä
Tarkista-välilehteen ja sieltä painamalla Kieliasun tarkistus.
Oikeaan laitaan aukeaa Oikeinkirjoitustyökalu. Sana joka Wordin mukaan on
väärin näkyy painikkeiden yläpuolella.
Painikkeiden alapuolella olevassa
laatikossa näkyvät Wordin
korjausehdotukset. Painamalla Ohitapainiketta hyväksyt käyttämäsi sanan.
Ohita kaikki-painike sivuuttaa kaikki
saman sanan ilmentymät. Lisääpainikkeella sana lisätään Wordin
sanakirjaan. Muuta-painike muuttaa
sanan Wordin ehdotuksen mukaiseksi.
Muuta kaikki-painike muuttaa kaikki
saman sanan ilmentymät
10.2 Tavutus
Mene Sivun asettelu -välilehteen.
Sivun asetukset -ryhmässä paina Tavutus-painiketta ja valitse
Automaattinen tavutus.
26 (32)
11 Taulukko toiminnot
11.1 Taulukon luominen
Mene Lisää-välilehteen Taulukot-ryhmään ja paina Taulukkopainiketta.
Valitse hiirellä kuinka monta riviä ja saraketta (jokainen laatikko vastaa
yhtä riviä/saraketta) haluat ja paina hiiren vasenta painiketta.
Vaihtoehtoisesti voit valita pikavalikosta Lisää taulukko –
vaihtoehdon.
Jos valitsit Lisää taulukko –vaihtoehdon, avautuu alla oleva ikkuna.
Tässä ikkunassa voit määrittää rivien ja sarakkeiden määrän. Paina
lopuksi OK.
27 (32)
11.2 Rivit ja sarakkeet
Paina hiiren vasenta painiketta taulukon päällä, jolloin välilehtiin tulee
Taulukkotyökalut-asettelu välilehti. Painamalla sitä löydät
työkaluja, joilla pystyt lisäämään tai poistamaan rivejä tai sarakkeita.
11.3 Tietojen syöttäminen ja muokkaaminen
Tietoja pääset syöttämään painamalla sitä kohtaa taulukosta johon
haluat kirjoittaa. Tekstin muokkaaminen toimii samalla periaatteella
kuin muullakin tekstissä.
11.4 Muotoilu
Paina hiiren vasenta painiketta taulukon päällä, jolloin välilehtiin tulee
taulukkotyökalut-rakenne välilehti. Painamalla sitä aukeaa
taulukon muotoiluun liittyviä työkaluja.
28 (32)
11.5 Luettelomerkit ja numerointi
Luettelomerkit ja Numerointi -painikkeet löytyvät Aloitusvälilehdestä Kappale-ryhmästä. Valitse kohta, johon haluat merkin
ja paina Luettelo tai Numerointi -painiketta. Kirjoita teksti ja paina
Enteriä ja saat uuden luettelomerkin tai numeroidun kohdan.
29 (32)
12 Kuvan lisäys
Kuvan lisääminen asiakirjaan omalta tietokoneeltasi tapahtuu menemällä
Lisää-välilehdelle ja valitsemalla Kuvat-ryhmästä Kuvat-painike.
Onlinekuvat-painikkeesta pääset
hakemaan Officen ClipArt-kuvia ja
käyttämään yleistä hakukonetta kuvien
etsinnässä. Kuvien kopioiminen ja
liittäminen tapahtuu samalla tavalla
kuin muidenkin tekstinosien(katso
sivut 10-12).
12.1 Kuvan muotoilu
Kuvan ollessa valittuna sen reunoille ilmestyy laatikoita joista vetämällä pystyt
muuttamaan kuvan kokoa. Hiiren osoittimen ollessa laatikon päällä se
muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi. Nuolen suunta kertoo mihin suuntaan
kuva suurenee tai pienenee.
Kuvan siirtäminen onnistuu viemällä hiiri kuvan päälle, kun hiiren osoitin
muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi, paina hiiren vasenta painiketta ja siirrä
kuva haluttuun kohtaan.
12.2 Tekstin rivitys kuvan suhteen
Kuvan ollessa valittuna välilehtiin ilmestyy
Kuvatyökalut-välilehti, jossa on kuvan
muotoiluun käytettäviä työkaluja. Tekstin
rivittäminen tapahtuu painamalla Rivitä teksti
– painiketta, josta valitaan haluttu rivitys.
30 (32)
13 Tulostaminen
Avaa Tiedosto-välilehti.
Paina Tulosta-painiketta, josta
aukeaa tulostusnäkymä ja voimassa
olevat asetukset.
13.1 Tulostusasetukset
Painamalla Tulostin-painiketta
näet mihin tulostimiin tietokoneesi
on yhteydessä. Valitse haluamasi
tulostin. Muista asetuksista ylimpänä
on tulostettavien sivujen valinta. Voit
valita, mitkä sivut asiakirjasta
tulostetaan. Sivut tulostetaan yksi tai
kaksipuoleisina valintasi mukaan.
Tulostettavien kopioiden määrä
kertoo kuinka moninkertaisina sivut
tulostetaan. Voit myös valita paperin
koon ja tulostetaanko sivut vaakavai pystysuunnassa
Esikatselussa näet minkälainen asiakirjasta tulee tulostettaessa.
31 (32)
14 Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon
Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon käy helposti vain tallentamalla
nykyinen tiedosto PDF-muotoon
32 (32)
15 Etsi / korvaa–toiminto
Etsi-toiminnolla voit etsiä tekstiä, kuvia ja kommentteja, Erikoishakutoiminnolla voit etsiä tietyn sanan, korvata kaikki sanat tai yksilöidyn sanan.
Siirry toiminnolla voit siirtyä tietylle sivulle nopeasti.
16 Ohje-toiminto
Ohje-toiminto löytyy oikean yläkulmasta ?-merkistä.
Word-ohjeesta löytyy hakusanalla lisätietoa haluamastasi aiheesta
esimerkiksi sarkainten määrittäminen