Näytesivut - Kiinteistöalan Kustannus Oy

4
KI R J ANPIto K ÄY T Ä N N Ö SSÄ
4.1 Kirjanpitomuodon valinta
ut
4.1.1Käsikirjanpito
Nä
yt
es
iv
Kirjanpito voidaan hoitaa käsin, vaikkakin se on nykypäivänä varsin harvinaista. Kirjanpito hoidetaan tällöin esimerkiksi monisarakkeisella tilikirjalla eli niin sanotulla
amerikkalaisella päiväpääkirjalla. Tässä tilikirjassa on se etu, että siinä on valmiiksi
laadittu tilijärjestelmä tililuetteloineen ja kirjausohjeineen. Järjestelmässä suurimmalla
osalla tileistä on omat valmiiksi numeroidut sarakkeensa. Järjestelmään liittyy myös
kirjanpitolain vaatimukset täyttävä ennalta sidottu tasekirja.
Tasekirjan rinnalle joudutaan käsin tehtävässä kirjanpidossa laatimaan jälkikäteen
sidottu tasekirja, jotta osakeyhtiö- ja asunto-osakeyhtiölakien tilinpäätös- ja toimintakertomussäännökset voidaan ottaa huomioon. Ennalta sidottu tasekirja ei käytännössä sovellu hyvin sekä kirjanpitolain että osakeyhtiö- ja asunto-osakeyhtiölakien
vaatimukset täyttävän tilinpäätöksen tasekirjaksi.25
Käsin pidetyn kirjanpidon heikkouksia ovat hitaus ja rajoitettu tilien määrä sekä
se, että raportit (tuloslaskelma, tase, vertailut edelliseen vuoteen ja talousarviovertailut) joudutaan laatimaan käsin.
4.1.2Koneellinen kirjanpito
Yhtenä vaihtoehtona on se, että isännöitsijä tai hänen edustajansa tiliöi eli varustaa
tositteet tilinumeroilla ja lähettää ne sen jälkeen kirjanpitotoimistoon tallennettavaksi. Sieltä saadaan (kuukausittain) päiväkirja, pääkirja, tuloslaskelmat ja taseet ver-
25Päiväpääkirjaa voi kuitenkin käyttää siten, että päiväpääkirjan vientien loppuun laaditaan kirjanpidosta johdettu tilinpäätös, jonka jälkeen laaditaan sidottu koneella kirjoitettu tasekirja. Tasekirjaan voidaan sitten sijoittaa
osake- ja asunto-osakeyhtiölakien ja kirjanpitolain mukainen tilinpäätös ja toimintakertomus.
KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 53
tailuineen sekä talousarviovertailu. Kirjanpitotoimiston järjestelmistä saadaan myös
tilinpäätösraportit. Osakeyhtiö‑, asunto-osakeyhtiö- ja kirjanpitolain vaatimukset
täyttävä tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan tällöin jälkikäteen sidottuun tasekirjaan. Tilivienneissä on syytä käyttää apuna tiliöintileimaa, joka lyödään tositteeseen
ja johon tiliöinti tehdään. Tämä helpottaa materiaalin käsittelyä tallennusvaiheessa.
Leima voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:
Tos. nroPvm
Hyv.
Debet
Kredit
ut
Til. nro
yt
4.2 Tilinavaus
es
iv
Toinen vaihtoehto on, että isännöitsijä hankkii kirjanpito-ohjelman ja hoitaa omatoimisesti koko juoksevan kirjanpidon sekä tilinpäätöksen laatimisen.
Suositeltavin tapa lienee hoidattaa kirjanpito ja isännöinti kokonaan ammattitaitoisessa isännöitsijätoimistossa. Tämän vaihtoehdon etuna on muun muassa se, että
samalla saadaan taloyhtiön käyttöön kirjanpidon ja verotuksen ammattitietous.
Nä
Tilinavaus suoritetaan edellisen vuoden vahvistetun tilinpäätöksen perusteella. Kaavamaisesti esitettynä avaus tapahtuu seuraavasti:
Dt Avaus Kt 2 000
Shekkitili
Shekkitili 2 000
Tontti
300 000 Tontti
300 000
Rakennus
1 420 000 Rakennus
54 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
1 420 000
18 000 Liittymismaksut
Liittymismaksut
18 000
Lyhytaikaiset velat
Lyhytaikaiset velat
50 000 50 000
Pitkäaikaiset velat
Pitkäaikaiset velat 200 000 200 000
50 000 50 000
iv
Osakepääoma
ut
Osakepääoma
Rakennusrahasto
1 450 000 es
Rakennusrahasto
1 450 000
Edellisen tilikauden voitto/tappio
Edel. tilikauden
voitto/tappio
yt
10 000
1 750 000 Nä
1 750 000
10 000
1 750 000
1 750 000 Tilinavaus, kirjanpidon pääkirjatilien saldojen siirtäminen tuloslaskelmaan ja taseeseen sekä tilikauden tuloksen merkitseminen taseeseen eivät ole liiketapahtumia,
minkä vuoksi ne saadaan tehdä teknisesti automaattisesti ilman tositteita ja kirjanpitomerkintöjä.
Tasetilin avulla siirretään rahoitustilien ja pitkävaikutteisten menojen sekä velkojen ja oman pääoman tilien saldot seuraavalle tilikaudelle. Sarakemuotoisessa
kirjanpidossa avaustase kirjoitetaan sivusarakkeelle, josta viennit voidaan purkaa
omille tileilleen. Avauksessa debet‑viennit viedään debet‑puolelle ja kredit‑viennit
kredit‑puolelle.
Tilinavauksessa epäselvyyttä saattaa aiheuttaa siirtyvien erien (siirtovelat ja siirtosaamiset) käsittely. Siirtyvät erät voidaan purkaa kahdella eri tavalla. Siirtosaamiset ja
siirtovelat voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:
KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 55
Siirtosaamiset
Siirtovelat
Vuokrasaatava X Oy:ltä
200 €
Vesilasku
300 €
Kaukolämpölasku
2 000 €
Korkovelka
200 €
2 500 €
Esimerkki 1
Siirretään siirtosaamiset ja siirtovelat kokonaissummina omille tileilleen. Siirtosaamiset ja
siirtovelat puretaan vasta maksujen tapahduttua seuraavan tilikauden aikana.
Avausvaihe
Avaustase
Siirtosaamiset
200
ut
200
Siirtosaamiset Siirtovelat 2 500
Maksuvaihe
200
X Oy maksanut
rästivuokran 8.1.
yt
es
Shekkitili
300
Yhtiö maksaa
kaukolämpölaskun 10.2.
2 000
Yhtiö maksaa
lainanlyhennyksen yhteydessä
koron 13.3.
200
Nä
Yhtiö maksaa
vesilaskun 20.1.
2 500
iv
Siirtovelat
Siirtosaamiset
200
Siirtovelat
300 2 000
200
Kuten esimerkistä 1 näkyy, avatut siirtosaamis‑ ja siirtovelkatilit puretaan maksujen
kerryttyä tyhjiksi. Kun siirtyvät erät puretaan tällä tavalla, yhtiöllä on varmuus siitä,
että siirtyvät erät tulevat asianmukaisesti selvitetyiksi maksuvaiheessa. Tileillä oleva
saldo muistuttaa esimerkiksi vuokrarästien olemassaolosta.
56 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
Esimerkki 2
Puretaan siirtyvät erät jo avausvaiheessa suoraan omille tileilleen, ja kirjataan maksuvaiheessa tulo ja meno kokonaisuudessaan vastaaville tileille.
Avausvaihe
Avaustase 200
Vuokratulot Siirtosaamiset
200
Siirtovelat
Vesimaksut
2 500
300
Kaukolämpömaksut
Korkokulut
ut
2 000
Maksuvaihe
Nä
300
2 000
200
Vesimaksut
Yhtiö maksaa
vesilaskun 20.1.
Yhtiö maksaa
kaukolämpö­laskun 10.2.
Vuokratulot X Oy maksaa
rästivuokran 8.1.
yt
200
es
Shekkitili
200
iv
300
Kaukolämpömaksut
2 000
Korkokulut
Yhtiö maksaa
lainanlyhennyksen yhteydessä
koron 13.3.
200
200
Esimerkissä 2 siirtyvät erät on purettu suoraan kulu‑ ja tuottotilien kautta. Siirtyvät
erät eivät näin ollen vaikuta seuraavan vuoden tulokseen. Tämän purkumenettelyn
KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 57
huonona puolena on, että esimerkiksi rästivuokra voi ainakin teoriassa hukkua tuottotilille ja jäädä kokonaan perimättä, jos sitä ei seurata esimerkiksi reskontran kautta.
Edellä olevia menettelytapoja arvioitaessa tulee huomioida, että vain osa siirtyvien
erien euromääristä tiedetään yleensä tarkasti (esim. ostovelat ja saamiset kiinteistöjen
tuotoista). Osa eristä, kuten siirtovelat ja -saamiset, on taas ainakin osin arviomääräisiä.26 Tällöin esimerkin 1 tilanteessa tulee varmistaa, ettei taseeseen jää aiheetonta
saldoa maksujen tapahduttua.
4.3 Viennit
ut
Seuraavassa käsitellään tiliristikkojen avulla yleisimpiä kiinteistöalalla tapahtuvia
vientejä.
4.3.1Tulon kirjaaminen
iv
4.3.1.1 Tulojen kirjaaminen maksuperusteisesti
Nä
yt
es
Kun tapahtumat kirjataan kirjanpitoon vasta silloin, kun ne on saatu pankkitilille,
pidetään kirjanpitoa maksuperusteisesti. Mikäli kirjanpitoa pidetään tällä tavoin, on
vuokra‑ ja vastikesaamisista pidettävä jatkuvasti apukirjanpitoa. Apukirjanpitona voi
tulopuolella olla vuokrankantokirja (vuokra-/vastikereskontra).
Tulo syntyy esimerkiksi yrityksen myydessä tavaroita tai palveluita asiakkailleen.
Kun kiinteistöyhtiö esimerkiksi vuokraa tilojaan ja vuokralainen maksaa vuokran
shekkitilille, shekkitilin varat lisääntyvät. Maksu kirjataan siten shekkitilin debetpuolelle.
Shekkitili (tasetili)
1 000
Vuokratulot (tuloslaskelmatili)
1 000
Shekkitilin (tasetili) debet-kirjaus kertoo, että shekkitilille on tullut 1 000 euron suoritus vuokranmaksun johdosta. Taseen varat kasvavat. Tulotilin kredit-kirjaus kertoo
taas, että yhtiö on saanut tulon, jotka esitetään tuloslaskelmassa tuottona.
26Siirto- ja ostovelkojen eroista ks. 6.1.6.
58 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
4.3.1.2 Tulojen kirjaaminen suoriteperusteisesti
Yleisimmin kirjaukset tehdään tilikauden aikana kirjanpitoon kirjaamalla tulo silloin,
kun suorite (vastike, vuokra yms.) on luovutettu. Näin ollen vastike ja vuokra kirjataan
kirjanpitoon sille kuukaudelle, jolle ne suoriteperiaatteen mukaisesti kuuluisivat, vaikka maksu tapahtuisi myöhemmin. Tätä kirjaustapaa kutsutaan suoriteperusteiseksi
kirjanpidoksi.
Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää yleensä myyntisaamistilin ja muiden vastaavien tilien jatkuvaa käyttöä.
Vuokratulo kirjataan suoriteperusteisesti asianomaiselle kuukaudelle maksusta
riippumatta.
Saamiset kiinteistön tuotoista
(tasetili)
Vuokratulot
(tuloslaskelmatili)
1 000
ut
1 000
iv
Kun vuokralainen maksaa vuokransa, on kirjaus seuraavanlainen:
1 000 Saamiset kiinteistön tuotoista
(tasetili)
es
Shekkitili
(tasetili)
1 000
Nä
yt
Shekkitilin varat kasvavat ja saamistili nollautuu maksun johdosta (tämän saamisen
osalta).
Vastikkeet ja vuokrat voidaan viedä ensin vuokrankantokirjaan (reskontraan) huoneistokohtaisesti. Vastikkeet ja vuokrat kirjataan reskontraan suoriteperusteisesti niin
sanottuina tavoitteina, jotka siis siirretään kuukausittain pääkirjanpitoon maksusta
riippumatta. Esimerkiksi vuokrankantokirjan tammikuun yhteissumma, joka on tullut yhtiön shekkitilille, kirjataan kuukauden lopussa asianomaisille kirjanpidon tileille
seuraavasti:
Saadut suoritukset tammikuulta:
Vastikkeet tammikuu
5 500 €
Myymälävuokra tammikuu
1 500 €
Vuokrarästi joulukuulta 1 200 €
Shekkitilille tullut yht. tammikuu
8 200 €
27
27 Kirjattu tuloksi ja saatavaksi jo joulukuussa.
KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 59
Shekkitili
Vastikkeet 5 500
Vuokrat
8 200
1 500
Siirtosaamiset
1 200
Tulot
es
Tulonvähennykset
iv
Tulotilit
ut
Vastaavin periaattein kirjataan muut yhtiön saamat tulot. Tulo kirjataan rahan lähteenä asianomaisen tulotilin kredit-puolelle ja tulonvähennys (esim. annettu vuokranalennus) tilin debet-puolelle.
4.3.2Menon kirjaaminen
yt
4.3.2.1 Menojen kirjaaminen maksuperusteisesti
Nä
Kun tapahtumat kirjataan kirjanpitoon vasta silloin, kun ne on maksettu pankkitililtä, pidetään kirjanpitoa maksuperusteisesti. Mikäli kirjanpitoa pidetään maksuperusteisesti, on ostovelat voitava jatkuvasti selvittää jonkin apukirjanpidon avulla.
Apukirjanpitona voi olla menopuolella esimerkiksi maksamattomien laskujen kansio
(ostoreskontra).
Meno syntyy esimerkiksi yrityksen ostaessa tavaroita tai palveluita käyttöönsä.
Kun kiinteistöyhtiö esimerkiksi maksaa ostamiaan jätehuoltopalveluita shekkitililtä,
shekkitilin varat vähenevät, joten maksu kirjataan shekkitilin kredit-puolelle.
Shekkitili (tasetili)
500
Jätehuolto (tuloslaskelmatili)
500
Shekkitilin kredit-kirjaus kertoo, että shekkitililtä on lähtenyt 500 euron suoritus
jätehuoltomaksun johdosta. Taseen varat pienenevät. Menotilin debet-kirjaus kertoo,
että yhtiö on maksanut menon, jotka esitetään tuloslaskelmassa kuluna.
60 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
4.3.2.2 Menojen kirjaaminen suoriteperusteisesti
Yleisimmin kirjaukset tehdään juoksevaan kirjanpitoon siten, että meno kirjataan jo
silloin, kun suorite (tavara tai palvelu) on otettu vastaan. Meno kirjataan kirjanpitoon
siis suoriteperusteisesti. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää yleensä ostovelkatilien jatkuvaa käyttöä.
Esimerkiksi jätehuoltomaksu kirjataan asianomaiselle kuukaudelle maksusta riippumatta.
Ostovelat (tasetili)
Jätehuolto (tuloslaskelmatili)
500
500
ut
Kun yhtiö maksaa jätehuoltomaksun, on kirjaus seuraavanlainen:
Shekkitili (tasetili)
Ostovelat (tasetili)
500
iv
500
yt
es
Shekkitilin varat pienenevät ja ostovelka nollautuu tämän velan osalta.
Vastaavin periaattein voidaan kirjata yhtiön muut menot. Meno kirjataan rahan
käyttönä menotilin debet-puolelle. Menonvähennys (esim. saatu alennus tai hyvitys)
kirjataan tilin kredit-puolelle.
Menotilit
Nä
Menot
Menonvähennykset
4.3.3Rahoitustapahtumat
Rahoitustapahtumia ovat kassaan ja pankkitileille tulevat sekä niiltä lähtevät maksut
(tulot ja menot). Lisäksi rahoitustapahtumia ovat pääomansijoituksista ja -palautuksista sekä voitonjaosta aiheutuvat maksut.
Lainanantaminen on kiinteistöyhtiöissä poikkeuksellista28. Jos lainaa kuitenkin
annetaan, olisivat kirjaukset seuraavanlaiset:
28Asunto-osakeyhtiölain alainen yhtiö saa antaa rahalainaa vain, jos velallinen ei kuulu yhtiön lähipiiriin ja laina
on tarpeen yhtiön rakennuksen huoltoa tai käyttämistä varten. Sama koskee vakuuden antamista. Rajoitukseen on poikkeuksia mm. konserniolosuhteissa tai jos lainanannosta tehdään enemmistöpäätös yhtiökokouksessa (ks. AOYL 11:7–8 §).
KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 61
Shekkitili (tasetili)
Lainasaamiset (tasetili)
500
500
Koska kyseessä on lainananto, eivät kirjaukset kulje tuloslaskelmatilien kautta. Koron
maksun osalta tilanne olisi toinen. Se tuloutuisi tuloslaskelman korkotuottoihin.
Shekkitili (tasetili)
10
Korkotuotot (tuloslaskelmatili)
10
4.3.4Pääomatilit
iv
ut
Pääomatileillä seurataan mistä yhtiön on hankkinut rahoituksensa. Rahoitus voi olla
oman tai vieraan pääoman ehtoista.29
4.3.4.1 Vieras pääoma
es
Seuraavassa on kaksi esimerkkiä lainan käsittelystä kirjanpidossa.
Esimerkki 1
yt
Nostetaan shekkitilille uusi luotto 50 000 €, josta pankki perii luottovarausprovisiota 150 €
ja kuluja 20 €.
Shekkitili Nä
Lainat rahoituslaitoksilta
50 000
48 830
Muut rahoituskulut
170 Esimerkki 2
Lyhennetään lainaa 12 500 € ja maksetaan korot ajalta 13.9.−13.3., yhteensä 3 000 €.
Siirtoveloissa on tilinpäätöksessä jaksotettua korkovelkaa 1 500 €, jota ei ole purettu (korkokulutilille) tilinavauksessa.
29Oman pääoman ehtoinen rahoitus on esimerkiksi osakeannissa osakkeenomistajilta saatua rahaa. Vieraan pääoman ehtoista rahoitusta on esimerkiksi rahalaitoksesta remonttia varten saatu laina.
62 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös