Lataa - Päijät-Hämeen Liitto

1
Loppuraportti
13.11.2014
Päijät-Hämeen liitto
Kuntayhteistyön tuki -hanke
Seudullisten ICT-toimintojen järjestäminen
2
Sisällysluettelo
JOHDANTO ..................................................................................................... 3
SELVITYSPROJEKTIN KUVAUS .......................................................................... 4
YLEISTÄ TAVOITETILASTA................................................................................ 5
MUUTOKSESSA TAVOITELTAVAT TOIMINNALLISET HYÖDYT ................................. 7
SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN ETENEMISEN VAIHTOEHDOT .......................... 9
Vaiheittainen eteneminen .............................................................................. 9
Nopea eteneminen ..................................................................................... 12
JATKOTOIMENPITEET SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN PERUSTAMISEKSI ........ 15
3
JOHDANTO
Tämä loppuraportti käsittelee Päijät-Hämeen liiton kuntayhteistyön tuki hankkeessa toteuttamaa selvitystä alueellisen tietohallinnon kehittämiseksi Päijät-Hämeen alueella.
Päijät-Hämeen seudun kunnat – kuten suurin osa Suomen kunnista – ovat
perinteisesti
kehittäneet
ja
ylläpitäneet
tarvitsemaansa
tietohallinto-
osaamista ja perustietotekniikkaa hyvin itsenäisesti. Tämä on johtanut siihen, että kunnissa tehdään paljon asioita päällekkäin, eikä parasta tietohallinnollista osaamista saada hyödynnettyä kuin parhaimmillaankin vain
yhden kunnan toimesta.
Selvityksessä hyödynnettiin aikaisemmin toteutettua Lahden seudun ja
VM:n ”ICT -nykytilan kartoitus ja kehityssuunnitelma” -projektin tuloksia.
Sen mukaan alueen kunnat ja muut toimijat käyttävät vuosittain n. 18
miljoonaa euroa tietotekniikkaan. Analyysin keskeinen tulos on, että lähes
koko tuo panostus kohdistuu perustietotekniikkaan ja sen ylläpitoon. Päijät-Hämeen kunnat ovat tehneet seudullista tietohallinnon yhteistyötä yhteistoimintasopimuksen puitteissa, joka ei ole kuitenkaan tuottanut riittävää
tulosta.
Seudullisen
tietohallinnon
yhteistyösopimus
päättyi
31.12.2013.
Seudullisen tietohallinnon yhteistyön jatkaminen kuntien toiminnan kehittämisen ja tuottavuuden noston mahdollistajana todettiin kuitenkin kehittämiskohteeksi, johon Päijät-Hämeen kuntien tulee jatkossakin panostaa.
Kunnat eivät yksin voi toteuttaa kaikilta osin riittävän tehokkaita lain vaatimia tietohallinnon järjestelyitä. Toteutetussa selvityksessä on haettu ratkaisua, jolla kehitetään alueen ICT -järjestelyitä ja edistetään tietohallinnon vaikuttavuutta. Määritelty organisointi- ja päätöksentekomalli tähtää
siihen, että kuntien yksittäisten tekemisten sijaan päästään entistä mittavampaan ja vaikuttavampaan alueellisen tekemiseen.
4
SELVITYSPROJEKTIN KUVAUS
Selvitys tehtiin vaiheittain siten, että kahdessa ensimmäisessä vaiheessa
määriteltiin yhteinen näkemys tavoitetilasta:
-
Vaihe 1. Yhteinen tahtotila, visio ja strategiset päämäärät
-
Vaihe 2. Yhteistyön organisointi ja päätöksentekomalli
Päijät-Hämeen kuntien ICT-palveluiden yhteinen tahtotila, visio ja strategiset päämäärät selvitettiin työpajoissa, joihin osallistuivat Päijät-Hämeen
kunnat, PHSOTEY, PHKK ja Päijät-Hämeen liitto. Yhteiset työpajat pidettiin
27.6., 3.9. ja 25.9.2013. Ensimmäisessä työpajassa oli mukana sekä kuntajohtoa että tietohallintojohtoa. Kahteen viimeiseen työpajaan osallistui lähinnä kuntien ja kuntayhtymien tietohallintojohtoa.
Työpajojen tulokset käsiteltiin kuntajohtajakokouksessa 13.11.2013, jonka
perusteella päätettiin jatkaa vaiheeseen 3 eli palvelutuotannon uuden hallintomallin ja uudelleenjärjestelyn toteuttamissuunnitelman määrittelyyn. Toimintamallia työstettiin kevään 2014 aikana seuraavin askelin:
Kuva 1. Vaiheen 3 toteutus
5
Vaiheen 3 toteutuksen yhtenä tavoitteena oli sitouttaa eri toimijat uuteen
toimintamalliin jo sen määrittelyvaiheessa. Organisaatiokohtaisissa työpajoissa tuli esiin näkökulmia, jotka johtivat toimintamallin rakentamisen
painottumisen vaiheittaisen etenemisen vaihtoehtoon. Yhteisen tietohallinnon näkökulmasta keskeisiksi määriteltyjen toimijoiden johdon (esim.
PHSOTEY) valmiudet organisoida tietohallintoaan aikaisemmissa vaiheissa
määriteltyyn tavoitteelliseen toimintamalliin nopealla aikataululla osoittautuivat oletettua heikommiksi. Toisaalta esiin nousi jo meneillään olevia
mm. perustietotekniikkaan liittyviä ulkoistamishankkeita ja muita kansallisen tason hankkeita, jotka osallistujien mielestä rajoittivat valmiuksia lähteä nopeasti toteuttamaan alueellista yhteistä organisointia.
YLEISTÄ TAVOITETILASTA
Kuvan 2 mukaisesti määritetyllä tavoitetoimintamallilla vahvistetaan alueen tietohallinnon suunnittelu- ja kehittämisosaamista ja siten kuntien
toiminnan tarpeisiin pohjautuvaa tietohallintoa. Tavoitteeksi asetettiin
malli, jonka avulla alueen panostukset ICT:hen (n. 18 M euroa vuodessa)
ja sen vaikuttavuus tuottavuuden nousuun ja kuntien toimintamenojen (n.
1,2 miljardia euroa) kasvun hillintään saataisiin mahdollisimman optimaaliseksi. Lähtökohtaisesti kehittämisen perusresursoinnissa lähdetään nykyisten
resurssien
uudelleenkohdentamisesta.
Tarvittava
lisäpanostus
määräytyy pitkälle tavoitetilan muutosaikataulun ja tarkempien toteutusvaihtoehtojen kautta.
Asetetun tavoitteen mukaisesti etenemismalleissa on käsitelty tietohallintotoimintojen ja perustietotekniikan kehittämistä omina kokonaisuuksinaan kuitenkin siten, että toiminnot ja toimenpiteet mahdollisimman hyvin
täydentävät toisiaan.
6
Yhteistyömallin tavoitetila
Lahti
Tietohallintojohtaja
Heinola
Hartola
Yhteinen
tietohallinto
Nastola
Padasjoki
Tavoitteena lisätä ICT:n
vaikuttavuutta kuntien
palvelutuotannossa
Verkottuu kansallisesti
Asikkala
PHKK
Yhteiset tietotekniikkapalvelut
’Tietotekniikkaa töpselistä’
Hyödyntää järjestelyissään mahdollisimman
tehokkaasti kansalliset järjestelyt
Hollola
PHSOTEY
Orimattila
Kärkölä
Sysmä
Hämeenkoski
Kuva 2. Yhteistyömallin tavoitetila
Tietohallinnon ja substanssin (toimialojen) välisen yhteistyön tiivistyminen
nähtiin myös erityisen tärkeänä tavoitteena. Toimiva alueellinen tietohallinto edellyttää kunnilta yhteistä näkemystä kehittämisen tarpeista ja toimenpiteiden priorisoinneista. Vain tietohallinnon ja substanssitoimijoiden
kanssa
yhteistyössä
käynnistyvät
kuntien
palvelutoiminnan
ICT
-
kehittämishankkeet ovat kuntien kannalta mahdollisimman tehokkaita vaikuttavia.
Kuntien välisen yhteistyön tiivistäminen koskemaan myös muita kuin ICT toimintoja nähtiin myös tärkeänä. Koska selvitys koskee vain tietohallintotoimintoja, pyrittiin toimenpide-ehdotuksissa keskittymään kuitenkin pelkästään tietohallinnon näkökulmaan.
7
MUUTOKSESSA TAVOITELTAVAT TOIMINNALLISET HYÖDYT
Kuntien ICT-haasteet liittyvät hyvin keskeisesti osaamiseen, sen varmistamiseen ja oikeanlaiseen kohdentamiseen. Tästä johtuen synergiavaikutusten tunnistamiseksi on sovellettu keskeisten ICT-osaamisten viitekehystä. Viitekehys jaottelee ICT-toiminnassa tarvittavan osaamiseen neljään osa-alueeseen, joissa tunnistettuja synergiavaikutuksia on tunnistettu alla.
Kuva 3. Keskeisten ICT-osaamisten viitekehys
ICT-strategia
-
Koko aluetta palveleva yhteinen tietohallintostrategia, -budjetti ja hallinto tukee alueen ICT-palvelujen kehittämistä kokonaisuutena osaoptimoinnin sijaan.
-
Keskitetty johtaminen vauhdittaa päätöksentekoa sekä yhteisten toimintatapojen ja -periaatteiden juurruttamista käytännön toimintaan.
-
Toimintakulttuurin ja -tapojen yhtenäistäminen vaatii kuitenkin aikaa ja
pitkäjänteistä johtamista.
Kokonaisarkkitehtuuri
-
Kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko on suoraviivaisempaa.
-
Järjestelmäkartan yksinkertaistaminen vähentää päällekkäisiä ratkaisuja
ja pienentää kokonaiskustannuksia.
-
Ylläpito ja jatkokehittäminen tehostuvat - kehitetään kerran, hyödynnetään koko alueella.
8
-
Osaamisen keskittämisen kautta kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee.
-
Valtakunnallisen yhteistyön kautta suunniteltuja ratkaisuja saadaan hyödynnettyä nopeammin ja laajemmin.
ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat
-
Kokonaisjohtaminen parantaa toimittajahallinnan edellytyksiä ja mahdollistaa toimittajariskin pienentämisen.
-
Laajempi hankintaosaaminen pienentää hankintoihin liittyviä riskejä erityisesti monimutkaisissa tietojärjestelmähankinnoissa.
-
Volyymietuja pystytään hyödyntämään täysimittaisesti hankinnoissa.
-
Suurempien volyymien kautta vaikutusmahdollisuudet toimittajien suuntaan kasvavat myös yleisemmin.
ICT-palvelutuotanto
-
Resursseja ja osaamista yhdistämällä palvelutuotannon kapasiteetti ja
palvelukyky kasvavat (tiimit, sijaisjärjestelyt).
-
Osaamisen jatkuvuuteen ja resurssien riittävyyteen liittyvät riskit ovat
kokonaisuutena paremmin hallittavissa (tiimit, sijaisjärjestelyt).
-
Päällekkäisyyksien poistuminen vapauttaa resursseja toiminnan kehittämiseen.
-
Olemassa olevia yhteistyöalustoja (esim. Tiera, Calpro, KuntaPro) saadaan laajemmin ja kustannustehokkaammin hyödynnettyä palvelutuotannossa.
Laadullisten hyötyjen lisäksi toimintoja yhdistämällä on mahdollista saavuttaa
samanaikaisesti myös kustannussäästöjä. Arvioimalla, että pienempien kuntien
perustietotekniikkatoiminnot voitaisiin hoitaa Lahden, PHSOTEY:n ja PHKK:n
nykyisillä kokonaiskustannuksilla, olisivat saavutettavat kustannushyödyt
n. 10 % koko seudun tämänhetkisistä ICT-menoista, eli vajaa 2 miljoonaa euroa vuosittain. Säästöjen saavuttaminen vaatisi kuitenkin alkuinvestointeja järjestelmä- ja perustietotekniikkakentän harmonisointiin. Onnistuneesti toteutettuna näiden investointien takaisinmaksuaika olisi kuitenkin varsin
kohtuullinen.
9
SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN ETENEMISEN VAIHTOEHDOT
Vaiheittainen eteneminen
Vaiheittaisen etenemisen toimenpide-esitykset perustuvat valmistelun aikana todettuihin Päijät-Hämeen alueen lähtötilanteisiin. Suurten ja nopeiden muutosten tekeminen nykytilanteessa on haastavaa. Organisaatiokohtaisissa työpajoissa ilmeni halua pitää tietohallinto-osaaminen itsellään,
eikä sitä haluttu siten luovuttaa alueelliseen tekemiseen. Muutostilanteissa
korostuu nykytilanteen toimintojen jatkuvuuden turvaaminen ja häiriöttömyys, joka on helpompi varmistaa vaiheittaisessa etenemisessä. Vaiheittaista etenemistä puolsi myös se, että IT-tuotantojärjestelyissä on käynnissä useita kehityssuuntia. Siten nopea yhteiseen suuntaan kääntyminen
nykytilanteessa on haastavaa.
Alueella jo toimivat toimialojen yhteistyöfoorumit voidaan hyödyntää tietohallinnon ja substanssitoimijoiden yhteistyön rakentamisessa. Selvityksessä ei kuitenkaan saatu tarkempaa tietoa nykyryhmistä ja niiden toimintamalleista, joten ryhmien tehtävien selvittely ja niiden toiminnan kehittäminen on sisällytetty vaiheittaisen etenemisen toimenpiteisiin.
Vaiheittaisessa etenemisessä on kaksi toisiaan täydentävää toimenpidettä,
jotka on kuitenkin syytä tehdä ehdotetussa järjestyksessä. Ensimmäisessä
vaiheessa organisoidaan alueen tietohallinnon suunnittelutoiminnot. Koska
tavoitetilassaan kuntien välinen yhteistyö ulottuu myös muulle kuin tietohallinnon alueelle (mm. kiinteistötoimi, materiaalihallinto), tulisi sitä ennen
organisoida toimialojen yhteinen laajempi hankekoordinaatio, jota alueellinen tietohallinto on tukemassa (kuva 3). Kuntien toimialat ja toimialan
palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet
sekä esittävät alueellisesti käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotuksineen. Alueellisesti organisoitu tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin
mukaisilla
menettelyillä
sekä
omalla
toimiala-
ja
markkina-
/ratkaisutuntemuksellaan.
Tietohallinto tukee toimialatarpeiden koostamista ja jalostamista jatkokäsittelyyn sekä huomioi toimialojen väliset synergiaedut ja mm. kansalliset
ICT -mahdollisuudet. Kuntajohtajista koostuva ohjauselin priorisoi hank-
10
keet ja sopii jatkokäsittelyyn ja toimijoiden päätöselimiin menevät esitykset alueellisesti käynnistettävistä hankkeista.
Toimenpide 1. Tietohallinnon suunnittelutoimintojen
organisointi ja päätöksentekomallin käyttöönotto
Kunnanhallitukset
/ valtuustot /
toimialat
Kuntien
johtoryhmät
Alueellinen
kehittämissuunnitelma
Päättää ja resursoi alueelliset
kehittämistoimet
Ohjaa toteutumista
Kuntakohtaiset
kehittämissuunnitelmat
(eivät mahdollista
toteuttaa
seudullisina)
Esittää alueelliset
kehittämistoimet
Kuntajohtajat
Kuntien palvelutoiminnan
kehittäminen
Koostaa alueellisen
kehittämistoimen esitykset ja synkronoi
kansalliseen tekemiseen
Nykyisten työryhmien
Toimi- hyödyntäminen
Kuntien SoTe –
toimialat, PHSOTEY
Hallinnoi sopimuksiaan
Järjestää ja kehittää palveluita huomioiden
toimialan tarpeet ja kansalliset mahdollisuudet
Kuntien
sivistystoimet, PHKK
Kuntakohtaiset
kehittämistoimet
Ohjaa
toimintaa
Kuntien keskushallinnot
Määrittelevät ja
priorisoivat tarpeet
toimialakohtaisesti
Toimialakoht.
Toimialakoht.
kehittäToimialakoht.
kehittämisryhToimialakoht.
kehittämisryhmät
alakoht.
kehittämisryhmät
kehittämisryhmät
misryhmät
mät
Kuntien tekniset
toimet
Konserniyhtiöt (optio)
(IT –) palvelutuottajat
Tuottaa
palveluja
Ohjaa toteutumista
Toimialojen
yhteinen
hankekoordinaatio
Koordinaattori
-
Kiinteistöt
Materiaalihuolto
…
Jota tukee alueellisesti
järjestetty tietohallinto
Koordinaattori
Toimialaosaamisen
kehittämisen vastuut, esim:
- PHSOTEY (Sote)
- PHKK (Sivistys)
- Lahti (Keskushallinto)
- Lahti (Tekninen)
Erikoisosaamisen hankinta
- Alueen th- osaajien
erikoistuminen
- Tukeutuminen kansalliseen verkostoon
Toteutusvaihtoehtoja:
Yhteistyön tiivistäminen /
seudullinen TH jory
”PH Tietohallinto Oy”
Tieran PH toimipiste
Tietohallinnon koordinaatio
ostopalveluna (jatkoesitys)
Kuva 4. Laajemman toimialayhteistyön ja tietohallinnon suunnittelutoimintojen
alueellinen organisointi
Tietohallinnon yhteiseen tarkempaan organisointitapaan (esim. seudullinen
TH jory, ”PH Tietohallinto Oy”, Tieran PH toimipiste, tietohallinnon koordinaatio ostopalveluna) ei tullut työpajoissa selkeää yhteisymmärrystä.
Keskustelussa nousi esiin alueellisen kehittämistyön koordinoinnin resursointihaasteet. Tämä johti vaiheittaisessa esityksessä ostopalveluna hankittavan ulkopuolisen koordinaattorin käyttämiseen toimintojen järjestämisen alkuvaiheessa ja sen vauhdittamiseksi.
Toimintamalli vaatii hyvää kuntien sitoutumista ja toimialaresurssien kiinnittämistä kehittämistoimintaan. Erityisenä haasteena on eri kuntien toimialojen välisen substanssiyhteistyön käynnistäminen, jos sitä ei jo en-
11
tuudestaan ole. Tässä voidaan siis hyödyntää jo aikaisemmin mainittuja ja
toiminnassa olevia yhteistyöfoorumeita. Kokonaisuus muodostuu useista
osapuolista, ja eri osapuolten tarpeiden synkronointi (mm. ajallisesti) voi
olla haastavaa.
Toisessa vaiheessa järjestetään alueen perustietotekniikkatoiminnot. Tämän mahdollistaa yhteisten suunnittelutoimintojen tuottamat yhteiset
vaatimukset seudullisille perustietotekniikkapalveluille. Yhteinen tietohallinto myös vastaa palveluiden toteutumisen ja kehittymisen seurannasta.
Kuvassa 4 on esitetty vaihtoehtoja yhteisten perustietotekniikkapalveluiden toteutustavoista. Niitä ei kuitenkaan tässä selvityksessä ollut tarkoituksenmukaista tai mahdollistakaan lähteä syvemmin avaamaan.
Kuntayhteistyön tuki -hanke
Kunnat
PHKK
PHSOTEY
Alueellinen tietohallinnon suunnittelu ja
ulkopuolinen koordinaattori
(Toimenpide 1)
Toimenpide 2: Perustietotekniikkatoimintojen siirto
Perustietotekniikkapalvelut
Yhteinen seudullinen toimija
-
Vaihtoehtoisia toteutustapoja mm.
- Lahden Tietotekniikka
- Kaupallinen toimija (esim. Fujitsu)
Yhteinen Inhouse –toimija (Tiera)
Uusi yhteinen toimija (liikelaitos, Oy, Lahden
kaupungin taseyksikkö…)
Kuva 5. Perustietotekniikkapalveluiden järjestäminen seudullisesti
Vaiheittaisen etenemisen aikataulu tulee kytkeä kuntien talousarviolaadinnan aikatauluihin siten, että muutoksen budjettivaikutukset pystytään ennakoimaan mahdollisimman hyvin. Kuvassa 5 on selvityksen aikainen käsitys realistisesta mutta kuitenkin tiukasta aikataulusta vaiheittaisen muutoksen toteuttamiselle huomioiden kunnalliseen päätöksentekoon liittyvät
menettelyt.
12
Esitys vaiheittaisesta etenemisestä kohti tehokkaampia
alueellisia tietohallintopalveluita
Kuntayhteistyön tuki -hanke
Mukaan
lähtevien
osapuolten
päätökset tehty
ja sopimukset
allekirjoitettu
Koordinaatiotoiminnan
käynnistäminen,
kehittämistyöryhmien
toiminnan kehittäminen,
Tietohallintotoimintojen
kehittäminen
Päätökset
yhteisen
tietohallinnon
kehittämisestä ja
yhteistoimintasopimuksen
allekirjoittaminen
Perustietotekniikan
kehittämissuunnittelu
09/2014–03/2015
06-08/2014
Yhteistoimintasopimus
- Ohjausmekanismit
ja -tavoitteet
- Mittarit ym…
V 2016
budjettikäsittelyt
-
-
-
Kuntien strategioihin
perustuva ehdotus
alueellisesta
kehittämissuunnitelmasta v.
2016 budjettikierrosta varten
Esitys tarkemmasta
kehittämistoiminnan ja
tietohallinnon toimintamallista
Esitys perustietotekniikan
kehittämisestä
03-09/2015
Valmistelu sovittuun
toimintamalliin:
- Suunnittelupalvelujen käynnistäminen ja
’sisäänajo’
- Yhteisten
hankkeiden
käynnistäminen
- Perustietotekniikan
kehittämisen
tarkempi
suunnittelu
05-12/2015
v. 2016 budjetit ja tavoitteet
- Ensimmäisistä yhteisistä
hankkeista sopiminen
- Tarkemmasta tietohallinnon
toimintamallista sopiminen
- Perustietotekniikan
kehittämisen
suuntaviivoista sopiminen
Sovittu yhteinen
(pysyvämpi)
toimintamalli
käynnistyy
Perustietotekniikan
uudelleen järjestely
käynnistyy
Ensimmäiset yhteiset
hankkeet käynnissä
ja osin jo siirtymässä
käyttöönottovaiheeseen
01/2016 ->
v. 2017-> budjetit ja
tavoitteet
- Uusista yhteisistä
hankkeista sopiminen
- Käynnissä olevien
hankkeiden
vaikuttavuuden seuranta
- Perustietotekniikkajärjestelyiden kehittäminen
Kuva 6. Vaiheittaisen etenemisen etenemispolku
Nopea eteneminen
Mikäli kunnat eivät pääse yksimielisyyteen vaiheittaisesta etenemisestä,
voi jatkossa tulla eteen tarve hyvinkin nopeille muutoksille. Tähän voivat
johtaa esim. vaikeutuva kuntien taloudellinen tilanne ja/tai kuntaliitokset.
Tällöin yhdistymiseen liittyy huomattavasti suurempia operatiivisia riskejä.
Yhdistäminen tarkoittaa todennäköisesti ”pakkoa” ja kiirettä, jolloin yhdistämistä helpottavat tai vaikeuttavat tekijät korostuvat. Yhdistymisen läpiviennin muutosprojekti on aikataulultaan todennäköisesti lyhyt ja kireä.
Tällöin yhdistettävien IT-ympäristöjen samanlaisuus/erilaisuus ja teknologiset tekijät (eroavaisuudet/ yhteneväisyydet) korostuvat ja vaikuttavat
osaltaan muutosprojektin aikatauluun ja kustannuksiin.
Kuva 6 osoittaa nopeassa etenemisessä tapahtuvaa suurta hyppyä nykytilan kuntakohtaisesta tekemisestä kohti yhteistä tietohallinnon strategista
13
johtamista ja perustietotekniikkajärjestelyitä. Vaiheittaisen etenemisen
toimenpiteet pienentävät tätä hyppyä, vähentävät riskejä ja ovat siten
valmistavia toimenpiteitä mahdollisille pakollisille muutoksille.
Kuntayhteistyön tuki -hanke
Suoraan kohti yhteisiä järjestelyitä
Johtaminen ja tietohallinnon
järjestäminen
Yhteinen
strateginen
johtaminen
Vaiheittainen kehittäminen
Organisoitu
yhteistyö ja
kehittäminen
Toimenpide
1
Suora eteneminen
Vaiheittainen kehittäminen
Erillinen
Nykytila
Erillinen
Toimenpide
2
Yhteisesti määritellyt ja/tai osin
yhteiset palvelut
Yhteinen
IT-palvelutuotanto
Kuva 7. Nopean etenemisen kautta tapahtuva suora ”hyppy” kohti yhteisiä järjestelyitä
Nopeaan etenemiseen voi johtaa alati kasvavat paineet tietotekniikan
mahdollistamien tuottavuushyötyjen ulosmittaamiseksi kunnissa, jotka
vaativat aiempia ja nykyisiä väljiä yhteistyömalleja selvästi konkreettisempia ratkaisuja. Lähtökohtana tulee olla, että kuntien tietohallintoa
suunnitellaan ja kehitetään seudullisesti, ja että perustietotekniikan palveluita tuotetaan tehokkaasti skaalaedut hyödyntäen. Näiden tavoitteiden
saavuttaminen edellyttää seudullista tietohallintofunktiota ja perustietotekniikan toimittajaa, joihin kootaan kuntien nykyiset tietohallinnon resurssit. Erottelemalla tietohallinto ja perustietotekniikkapalvelut voidaan
edesauttaa sitä, että seudullisella tietohallinnolla on mahdollisuus paneutua myös substanssitoimialojen kehittämishaasteisiin.
14
Seudulliselle tietohallintofunktiolle tulee antaa kunnianhimoiset tavoitteet
seudullisen tietohallinnon kehittämiseksi ja riittävät valtuudet ja resurssit
niiden saavuttamiseksi. Käytännössä tarvitaan toimija, jolla on yksittäisistä kunnista erillinen budjetti ja henkilöstö. Vain siten on mahdollista tarkastella tietohallintoa seudullisesti ilman, että joudutaan aina löytämään
kuntien kesken pienin yhteinen nimittäjä. Seudullinen tietohallinto voidaan
järjestää joko kuntayhtymänä tai osakeyhtiönä, jossa osallistuvilla kunnilla
on kokonsa mukainen painoarvo ja edustus. On myös mahdollista hyödyntää olemassa olevia organisaatiota, kuten Kuntien Tieraa.
Seudulliseen perustietotekniikkatoimijaan tulee koota yhteen kaikki kuntien nykyinen perustietotekniikkaa tuottava henkilöstö. Yhdeksi uuden seudullisen tietohallintotoimijan ensimmäisistä tavoitteista ja tehtävistä tulee
antaa kuntien perustietotekniikan järjestämisen suunnittelu. Seudulla on
tällä hetkellä hyvin hajanainen perustietotekniikkakenttä, jossa lähes kaikilla kunnilla on omaa palvelutuotantoa ja ulkoistettuja palveluita. Lahden
kaupunki ja PHSOTEY ovat parhaillaan arvioimassa, miten niiden perustietotekniikkapalvelut tulisi järjestää tulevaisuudessa. Olisi suotavaa, että
näissä arvioissa otettaisiin koko seudun tarpeet huomioon. Tämä on mahdollista vain, jos arvioinnin toteuttaa seudullinen tietohallintotoimija.
On todennäköistä, että seudullisesti suunniteltuna kuntien perustietotekniikka voidaan toteuttaa nykyistä laadukkaammin nykyisiä kustannuksia
halvemmalla. Tämä vaatii kuitenkin alkuinvestointeja yhteisiin ratkaisuihin
siirtymiseksi.
Vaikka lyhyellä tähtäimellä on perusteltua, että seudullinen tietohallintotoimija keskittyy perustietotekniikkaratkaisuiden yhtenäistämiseen, tulee
organisaation kehittämistä suunnata mahdollisimman nopeasti kuntien
substanssitoimialojen kehittämiseen. Perustietotekniikkapalveluissa saavutettavat tuottavuushyödyt ovat marginaalisia kuntien kokonaistaloudessa
verrattuna kuntien ydintehtäviin. Seudullinen tietohallinto voi tarjota kunnille mahdollisuuden kehittää ja hyödyntää seudullisia tai valtakunnallisia
yhteisiä ratkaisuja, joiden avulla kunnat voivat harmonisoida, automatisoida ja tehostaa toimintaansa.
15
JATKOTOIMENPITEET SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN PERUSTAMISEKSI
Esitettyyn ratkaisuun etenemiseksi on jokaisen kunnan ensimmäiseksi
tehtävä periaatepäätös siitä, että yhteiset tietohallinto- ja perustietotekniikan toimijat perustetaan. Periaatepäätöksen osana tulee tehdä päätös
perustamisprojektiin ja sen kustannuksiin osallistumisesta.
Perustamisprojektin keskeisenä tehtävänä on kuntien kesken tehtävän sitovan yhteistyösopimuksen laatiminen. Yhteistyösopimuksessa päätetään
yhteiseen toimintamalliin siirtymisestä ja tarvittaessa uusien organisaatioiden perustamisesta. Sopimuksessa kuvataan seudullisten tietohallintoja perustietotekniikkatoimijoiden toiminta- ja hallintamalli, kuvataan pitkän aikavälin tavoitteet ja hyödyt, ja määritetään kunkin kunnan osalta
yhteisiin tietohallinto- ja perustietotekniikkatoimijoihin siirtyvä henkilöstö
ja kuntien osuus seudullisen organisaatioiden vuosibudjetista.
Kun sopimus on hyväksytty kaikissa kunnissa tarvittavalla päätöksentekotasolla, käynnistetään yhteisten toimijoiden perustamistoimenpiteet ja
laaditaan kuntien ja seudullisten toimijoiden väliset palvelusopimukset.
Sopimuksessa määritetään toimijoiden konkreettiset tavoitteet ensimmäiselle kahdelle vuodelle ja sovitaan tarkastuspisteet, jolloin edistymistä
seurataan.
Suurimmat hyödyt seudullisista ICT-toiminnoista saadaan, jos seudun
kaikki kuntatoimijat osallistuvat yhteistyöhön. Mikäli tämä ei kuitenkaan
osoittaudu poliittisesti mahdolliseksi, voidaan seudullisten ICT-toimijoiden
perustaminen käynnistää suppeammankin kuntatoimijaryhmän toimesta.