Kuntarakennelain mukainen selvitys/ICT-utredning enligt kommunstrukturlagen Isokyrön, Korsnäsin, Laihian, Maalahden, Mustasaaren ja Vöyrin kunnat sekä Kaskisten, Kristiinankaupungin, Närpiön ja Vaasan kaupungit Sekä Vaasan sairaanhoitopiiri Kommunerna Storkyro, Korsnäs, Laihela, Malax, Korsholm och Vörå samt städerna Kaskö, Kristinestad, Närpes och Vasa Samt Vasa sjukvårdsdistrikt ICT-selvityksen tavoitteet Selvitysvaiheen tavoitteena on 1. Tehdä kuntien tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Vaasanseudun kuntien ICT–ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista 2. Määritellä tietohallinnon/tietohallintojen tavoitetila sekä laatia suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista. 2 Nykytilaselvitys       Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 3 Selvitysalueen ICT-henkilöstö ja -kustannukset Vaasan shp Mustasaari Vaasa Henkilöstö: 6000 ICT-henkilöstö: 37 ICT-budjetti: 5 702 250 € Henkilöstö: 1185 ICT-henkilöstö: 6 ICT-budjetti: 1 121 262 € Henkilöstö: 2400 ICT-henkilöstö: 22 ICT-budjetti: 7 730 000 € Vöyri Henkilöstö: 620 ICT-henkilöstö: 2 ICT-budjetti: 450 670 € Selvitysalue yhteensä Maalahti Henkilöstö: 630 ICT-henkilöstö: 3 ICT-budjetti: 357 000 € Henkilöstö: 16650 työntekijää ICT-henkilöstö: 79 henkilöä ICT-budjetit: 17 170 762 € Korsnäs Henkilöstö: 225 ICT-henkilöstö: ICT-budjetti: 172 280 € Isokyrö Henkilöstö: 244 ICT-henkilöstö: 1 ICT-budjetti: 148 000 € Närpiö Henkilöstö: 850 ICT-henkilöstö: 5 ICT-budjetti: 674 000 € Laihia Kaskinen Henkilöstö: 90 ICT-henkilöstö: ICT-budjetti: 110 000 € Kristiinankaupunki Henkilöstö: 461 ICT-henkilöstö: 1 ICT-budjetti: 365 000 € Henkilöstö: 490 ICT-henkilöstö: 2 ICT-budjetti: 294 800 € 4 Selvityksessä mukana olevien osapuolten ICT-henkilöstön määrä ICT-henkilöstö 3 2 2 1 1 0 0 5 6 22 79 37 Vaasa SHP Mustasaari Närpiö Maalahti KRS Vöyri Laihia Isokyrö Kaskinen Korsnäs 5 Tietohallinnon kustannukset (budjetti v. 2014) IT-käyttömenot, k€ IT-investoinnit, k€ 6 440 1820,6 1290 3 882 452,5 669 265 435 409 295 282 270 166 164 70 95 75 40 30 16 6 0 6 Nykykustannusten suhteellinen taso 7       Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 8 IT-hallinnon sijoittuminen organisaatiossa TALOUS HALLINTO Talousjohtaja Muu organisatorinen sijainti Osastot, KD-Soft, Effica/KRS Kaskinen Förvaltningsdirektör+ICT– styrgrupp+IT-chef Kristiinankaupunki Hallintojohtaja+ATK-vastuuhenkilö Laihia Hallintojohtaja+ICT asiantuntija Isokyrö Kommunsekreterare+Datasäkerhe tsgrupp+IT-planeraren Delvis delegerat IT-ansvar på lärare i skolor Hallintojohtaja+ tietotekniikkajohtaja Vaasa Sote Tietohallintopäällikkö+Tietohallintopäällikkö 2. Asteen koulutus Korsnäs Kd + avd.chefer + Ekonomichefen och huvudbokföraren. Vöyri Maalahti Mustasaari Ledningsgrupp + ekonomichef / IT-ansvarig Förvaltningsdirektören + ITansvarig IT johtoryhmä + IT päällikkö SHP Dynamo Net Närpiö 9 Nimetty tietohallinnosta vastaava henkilö SUUNTAA ANTAVA ICT-toimintamallit Tietohallinnon johtaminen Oma tihaorganisaatio SHP Vaasa Mustasaari Vöyri KRS Isokyrö Maalahti Laihia Närpiö Ei omaa tihaorganisaatiota Kaskinen Tuotetaan itse ICT-palvelujen tuottaminen ja hankinta Korsnäs Ulkoistetut palvelut ICT-toimintamalli 10       Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 11 Tieran arkkitehtuurivisio (kehityshankkeiden jaottelemiseksi) Kuntalaiset, yritysasiakkaat Henkilöstö Asiakaspalvelukanavat Tunnistamispalvelut Yhteistyökumppanit, viranomaistahot Intranet Extranet Raportointi Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät Käyttövaltuushallinta Sähköinen tiedottaminen, viestintä ja ryhmätyötilat Palveluun ohjaus (verkkosivusto) Integraatiot Hallintopalvelut Prosessimoottori ja työjonojen hallinta Sosiaali- ja terveyspalvelut Viranomaisraportointi Analytiikka Sähköinen asiointipalvelu Opetus- ja kulttuuripalvelut Tekniset ja ympäristöpalvelut Tiedon louhinta Adhocanalyysit Palvelu- ja asiointialusta Asianhallinta Sosiaali- ja terveystoimiala Hallinto Dokumentinhallinta Opetus- ja kulttuuritoimiala Tekninen ja ympäristötoimiala Suorituskyvyn mittaaminen Toimialakohtaiset ratkaisut Arkistointi Metatiedot Sovellusten hallintaja alustapalvelut Henkilöstöhallinto Taloushallinto Hankinta ja logistiikka Hankehallinta Asiakas Tuotehallinta Kiinteistöhallinto Asiakkuuden hallinta Tuotannonhallinta Myynti Toiminnanohjauksen tuki Tuote ja tuoterakenteet Henkilöstö Tiedolla johtaminen Toimittaja Taloushallinto Paikkatieto Master datan hallinta Päätelaitepalvelut Kapasiteetti-palvelut Tietoliikennepalvelut ICT-infrastruktuuri Käyttöpalvelut Tuki 12 Meneillään olevat kehittämishankkeet Toimialakohtaiset ratkaisut Suunnitteilla olevat kehittämishankkeet 15 ICT-infrastruktuuri 14 Palvelu- ja asiointialusta 4 Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut 3 Toimialakohtaiset ratkaisut 13 Palvelu- ja asiointialusta 4 Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät 3 ICT-infrastruktuuri 3 Toiminnanohjauksen tuki 0 Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut Tiedolla johtaminen 0 Toiminnanohjauksen tuki 0 Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät 0 Tiedolla johtaminen 0 1 13       Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 14 Keskeiset sovellukset ja päätelaitemäärät Hallintosovellukset Talous HR Asiakassovellukset, toimialoittain KuntaToimisto 5 SOSIAALI- ja TERVEYSTOIMI OPETUS- ja SIVISTYSTOIMI Effica (kokonaisuus) 3 Primus 7 Facta 2 Santsi 1 Pro Economica 2 Pegasos 1 Wilma 7 KuntaNet 4 AdeEko 1 Proexcellenta 1 Kurre 8 Xcity 1 Aivo 2 Aromi 2 Abilita 3 Prima 3 Intime, Kasperi 1 Personec R 1 Dynamix AX 1 Abilita 3 Pegasos 1 TEKNINEN TOIMII Domino 1 Esko Oberon 1 Meridian 1 Abilita 2 YTCAD 1 Krannit 1 Medimaker 1 Brettylib 1 X-street 1 Jivex 1 Axiell 3 Abilita 1 KeyAqua 1 Agfa 2 MapInfo 1 Fredrika 1 Abilita 4 Hellevi 5 E-kurs 1 CleanNet 2 Atop 1 Kiinteistön valvonta >6 eri järjestelmää Norlic 1 Exchange/ Outlook 4 Mdaemo 2 Titania 7 Novell 1 Abilita 2 Zimpra 1 Flexim 3 Nortel 1 Esmikko 2 Aastra 1 Esmina 1 MX-one 3 Timecon 1 MD 1 AutoCad 3 MicroStation 1 Rondo 2 Abilita 2 Cirkula, Admina 1 Basware 9 Opus Capita 1 Päätelaitteet Rondo 1 Netikka Outlook 1 SAP1 CADS Planner 1 Gemini 2 ProConsona 3 Muut mm. Merex 1 Sonera mobiili 2 Työasemia yhteensä 7432 kpl Kannettavia yhteensä 2898 kpl Tabletteja yhteensä 858 kpl Älypuhelimia yhteensä 1636 kpl Yhteistyön tiivistämisessä / kuntaliitostilanteessa (huomattavia) synergiaetuja saavutettavissa yhtenäistämisen kautta Merkittävimmät ulkoiset ICT-toimittajat alueella TOP15 eurot, m€ 3 2,5 9 TOP 10 asiakaslukumäärät toimittajittain 8 7 6 2 5 1,5 1 4 3 2 0,5 1 0 • • 0 Kunnat nimenneet yhteensä n. 130 eri toimittajaa Kokonaiskustannukset 10 merkittävimmälle ICT-toimijoille vuonna 2013 olivat n. 9,86 miljoonaa euroa € (n. 57 % koko alueen vuosittaisista ICT-menoista/budjetista) 16       Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 17 Vastauksissa kuvatut lähiyhteistyömallit 3 2 Yhteistyömalli Osallistuvat kunnat 1. Yhteisiä sovelluksia (Effica) Kaskinen, Kristiinankaupunki 2. Yhteinen kuituverkko Vaasa, Mustasaari, Vöyri 3. Yhteisiä sovelluksia (vanhusten huolto) Vöyri, Mustasaari 4. Yhteisiä sovelluksia (Pegasos) Vaasa, Laihia 5. Yhteisiä sovelluksia (eArkiv) Närpiö, Maalahti, Mustasaari 4 5 1 18 Yhteistyö muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa Yhteistyöalue KL Kunta hankinnat Isokyrö Tiera Seinäjoen Keskus sairaala X Seinäjoki TYKS/ Ervaalue TYKS/ TAYS Vaasan keskussairaala X Kuntien terveyskeskukset Fredrikabiblioteken Perustietotekniikka Ydintoiminnan sovellukset X Korsnäs Valtionhallinto X Hallinto/tukitoiminnon sovellukset X Tietohallinto Laihia X Maalahti X X X Mustasaari X X X Vöyri X X X Kaskinen Kristiinankaupunki Närpiö X Vaasa X Vaasan shp X X X X X X X X X       Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 20 Haasteet, mainintojen lukumäärä aihepiireittäin Järjestelmien uusimistarpeet, uudet tekniikat ja soveltamisalueet 9 Tietohallinnon resurssoinnin riittävyys ja organisoituminen 4 Kasvavat ICT -vaatimukset, kustannusten nousupaine 3 Tietoteknisen osaamisen puute 3 Vanhentuvat tekniikat ja päällekkäiset järjestelmät 3 Lisääntyvät tietohallinnon riskit 2 21 21  Seuraaviin kalvoihin on koottu keskeiset haasteet ja kehittämistarpeet.  Kooste on esitetty asiakokonaisuuksittain: • Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset • Tietohallinnon järjestämismallit • Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit • Järjestelmä- ja toimittajakenttä • ICT-yhteistyömallit 22 Haasteet ja kehittämistarpeet 1/5 • Alueella on suhteellisen hyvin ICT –henkilöstöä (79), mutta se jakaantuu epätasaisesti • Perustietotekniikan järjestämismallit hyvin erilaisia -> vaatii paljon organisaatiokohtaista resursointia • Myös kehittäminen organisaatiokohtaista, pl SHP –henkilöstö, jolla myös maakunnallista suunnitteluosaamista ja -velvoitteita Kuntien ICThenkilöstö ja kustannukset • Nykyisellä alueen henkilöstömäärällä ja sen osaamisen kehittämisellä on mahdollista tukea koko alueen ICT kehittämistä • Pääosa nykyresursseista kiinni IT –tuotantojärjestelyissä -> tehokkaampien vakiointi- ym. Tuotantojärjestelyjen kautta mahdollista vapauttaa resursseja suunnittelutehtäviin • Tietohallinnon suunnittelukyvykkyyksien ja organisoinnin kehittämisellä on mahdollista lisätä tietohallinnon vaikuttavuutta ja tukea kuntien toiminnan kehittämisessä • ICT-käyttömenot ovat kokonaisuutena linjassa valtakunnallisiin (kuntien) keskiarvoihin nähden • Kuntakokojen kasvaessa ICT-toimintojen hoitaminen vaatii laajempia tietoteknisiä ratkaisuja, mikä yleensä nostaa ICT-käyttömenojen suhteellista osuutta ja palvelujen laatua • SHP:n toiminnan suuri tietojärjestelmäriippuvaisuus ja monimutkainen järjestelmäympäristö on suhteessa IT –käyttömenojen määrään. 23 Haasteet ja kehittämistarpeet 2/5 • ICT-palvelut on järjestetty alueella kirjavasti • seudullista yhtenäistä järjestämistapaa ei ole • tietohallinto on pääsääntöisesti osa yleis- ja taloushallintoa • Vain harvat (isoimmat) kunnat ja SHP ovat voineet organisoida tietohallintoa siten, että substanssijohdon ja tietohallinnon välinen yhteistyö on huomioitu • tietohallinnon näkökulmat eivät ole kuitenkaan osana johtamistoimintaa – näkyy mm. ICT–budjetoinnin ja kehittämishankkeiden hajanaisuutena Tietohallinnon järjestämismallit • Alueella tehty ICT–yhteistyö on painottunut joihinkin kriittiseksi koettuihin erityisjärjestelmiin ja ICT–tuotannon järjestelyihin • Ajurina oletettavasti IT riskien hallintatavoitteet ja kustannushyötyjen hakeminen • Yhteistyö tietotekniikan hyödyntämiseksi ydintoimintojen kehittämisessä on puuttunut • ICT–palvelut toteutetaan pitkälle omalla tuotannolla, joskin palveluostot ovat jo merkittävässä roolissa • Yleensä kriittisimmät sovellusalueet on järjestetty palveluostojen ja yhteistyökumppaneiden kautta • korostaa sopimus- ja palveluostohallinnan merkitystä 24 Haasteet ja kehittämistarpeet 3/5 • Listatut kehittämishankkeet ovat kyselyn yhteydessä kerättyjä näkemyksiä kuntien sisäisen toiminnan ja palvelutoiminnan kehittämisen tarpeista Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit • Kokonaisvaltaista kuvaa kunnan omista ja varsinkin alueellisista kehittämistarpeista on nykytoimintamalleilla hyvin haastavaa saada ja pitää yllä • Kuntien ja kuntien sisällä toimialojen välillä ei ole yhteistyötä, joka vaikeuttaa mm. kokonaisarkkitehtuurin hallintaa • Meneillään olevat ja tulevat kehittämishankkeet painottuvat nykyisen järjestelmäympäristön vaatimaan ICT infrastruktuuriin sekä toimialakohtaisten järjestelmien pakollisiin ylläpitotehtäviin • kertoo nykyisen ICT -tekemisen painopisteen olevan perustietotekniikassa ja nyky-ympäristön hallussa pitämisessä • Kehittämisessä hyvin paljon päällekkäisiä hankkeita, joita paremmin yhdessä suunnittelemalla ja resursoimalla voisi löytää huomattavia ja nopeitakin synergiaetuja 25 Haasteet ja kehittämistarpeet 4/5 • Kokonaisuutena järjestelmäkenttä on alueella hyvin hajanainen ja sovelluksia on suuri määrä. • Järjestelmien ja perustietotekniikan yhtenäistämisen kautta on löydettävissä erityisen suuria synergiaetuja alueella. • Joissakin järjestelmäalueilla esim. opetustoimessa on samoja sovelluksia, syynä pääasiassa markkinoiden nykyiset monopolit. • Järjestelmät ovat kuitenkin kuntakohtaisina asennuksina, joka mahdollistaa toimittajille kuntakohtaisen veloituksen sovellusylläpidosta ja -kehittämisestä. Järjestelmä- ja toimittajakenttä • Toimittajakenttä on hajanainen, nimettyjä ICT-toimittajia on n. 130. Myös toimittajahallinta on hyvin hajallaan organisaatioissa. • Toimittajakentän laajuus on seurausta toisaalta kuntien tehtäväkentän laajuudesta ja sitä tukevien järjestelmäratkaisuiden suuresta määrästä • Kun yhteinen toimittajahallinta puuttuu, erityisesti pienten kuntien neuvotteluvoima on heikko ja volyymiedut eivät välttämättä toteudu hankinnoissa. • Hyvällä strategialla voidaan toimittajakenttää optimoida välttäen kuitenkin ”toimittajalukkoja” • Järjestelmä- ja palveluhankintoja ei tehdä koordinoidusti kuntien kesken ja tästä johtuen hankinnoissa ja kehittämishankkeissa on päällekkäisyyksiä. 26 Haasteet ja kehittämistarpeet 5/5 • Alueellinen yhteistyö on hyvin vähäistä, yhteistyötä esiintyy lähinnä yksittäisten kuntien kesken ja yksittäisillä sovellusalueilla. ICT-yhteistyömallit • Laajempaan julkishallinnon yhteistyöhön kunnilla ei ole ollut mahdollisuuksia tai resursseja osallistua. • Valmiiden kansallisten yhteistyöalustojen hyödyntäminen on vielä vähäistä. 27 ICT-selvityksen tavoitteet Selvitysvaiheen tavoitteena on 1. Tehdä kuntien tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Vaasanseudun kuntien ICT–ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista 2. Määritellä tietohallinnon/tietohallintojen tavoitetila sekä laatia suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista. 28 Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet Tietohallinnon kehittämisen painopisteen muutos Kunnat Kuntayhtymät SHP Yhteiset muut toimijat Tietohallinnon suunnittelutoiminnot - Erikoisosaamisen varmistaminen ja erikoistuminen (mm. toimialaosaaminen, kokonaisarkkitehtuuri, toimittajanhallinta, tietoturva) - Yhteistyö substanssi(johdon) kanssa, yhdenmukaiset tietohallinnon menetelmät ja työvälineet - Yhteistyö sidosryhmiin ja julkisiin tahoihin Painopisteen muutos Perustietotekniikkapalvelujen tehokas järjestäminen 30 Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet Tietohallinnon ja toimialojen tiivistyvä yhteistyö ja luonteva työnjako. Yhteisten kehittämisohjelmien laadinta ja toteuttaminen. Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen (nykyinen ”löysä” yhteistyöalue) ICT:n tehokas hyödyntäminen toiminnassa Henkilöstön ICT – osaamisen kehittäminen Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen huomioiden tapahtuvat ympäristömuutokset - Työasemapalvelut - Tietoliikennepalvelut - Konesalipalvelut Tietohallintoresurssien (ml. Pääkäyttäjät) kokonaishallinnan ja osaamisen kehittäminen. Tietohallinto mahdollis-tajaksi Tietohallinnon toimintamallin kehittäminen Yhteisten tietohallinnon työkalujen ja menetelmien käyttöönotto. Henkilöstön ICT –osaamisen ja innovatiivisuuden kehittäminen Pääkäyttäjätoimintojen kehittäminen. ICT –hankintatoimen kehittäminen Verkostojen hyödyntäminen Kytkeytyminen aktiivisesti kansalliseen verkostoon. ICT –hankintojen yhteensopivuuden ja hyötyjen varmistaminen. ICT –hankintojen ohjauksen terävöittäminen Verkostojen erikoisosaamisen ja kansallisten ratkaisujen tehokas hyödyntäminen. 31 Tunnistetut etenemisvaihtoehdot Selvityksessä keskitytään tietohallinnon järjestelyihin kuntaliitostilanteessa Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen 201X Alueellinen strateginen johtaminen 201X+1 Kuntaliitos Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen Nykytilanne Erillinen Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut IT-palvelutuotanto 5.12.2014 Yhteinen Kuntaliitos tietohallinnon näkökulmasta Kuvaus • Tietohallintoon liittyvä päätöksenteko keskitetään yhteen paikkaan sovittavan hallintamallin mukaisesti. • Aikataulullisesti muutos tarkoittaa tiettyä (n. 18-24 kk) aikaikkunaa, jonka aikana yhteen liittyvien kuntien IT-palvelut on yhdistettävä. • Muutosvaiheessa joudutaan keskittymään pakollisiin yhdistettäviin toimintoihin. Mahdollisuudet kehittää toimintaa samaan aikaan ovat huonot, koska pääpaino on jatkuvuuden varmistamisessa. Mahdollisuudet • Yksi ja yhteinen päätöksenteko • Ohjaa nopeasti yhteisiin prosesseihin ja sähköisiin kuntalaispalveluihin • Kansallisen yhteistyön hyödyntäminen myöhemmässä vaiheessa 5.12.2014 Haasteet • Aikaan sidottu muutosprojekti, joka todennäköisesti aiheuttaisi ylimääräisiä kustannuksia (esim. nykyisten järjestelmien uusi hankinta) • Suuri riski, että muu kehittämistyö lykkääntyy muutosprojektin ajaksi • Kiireen aiheuttamat kompromissit 34 Kuntaliitoksen vaikutusten arviointia tietohallintoon yleisellä tasolla 35 Yleistä kustannuksista • Seuraavilla kalvoilla on arvoitu kuntaliitoksen kustannusvaikutuksia eri kustannuslajeittain. • Arviossa pyritty huomioimaan Vaasan alue kokonaisuutena. Kuntakohtaisesti kustannuskehityksessä saattaa olla eroja. 5.12.2014 36 Kustannusten käyttäytymisen arviointia Kustannuslaji INFRA Sovellukset Työkustannukset 5.12.2014 Muutosvaihe (n. 1 vuosi) Vakiinnuttamisvaihe (n. 2 vuotta) Jatkuva toiminta (3-10 v.) Kustannusajurit Synergiahyötyjä saatavissa mm. työasemaja tietoliikennepalveluiden vakiointien kautta. Ajan kuluessa infrakustannukset laskevat. Sovellusten yhdistämisessä saatetaan tarvita erikoisjärjestelyjä esim. ylimääräisen tuen takia. Pidemmällä aikajänteellä mahdollisuus saavuttaa toimintaprosessien tehostumishyötyjä uusilla sovellusvalinnoilla ja/tai nykysovellusten käytön kehittämisellä. Projektivaiheessa kustannukset voivat kasvaa merkittävästi, jos (kun) aikataulu on tiukka. Vakiinnuttamisvaiheessakin tarvitaan todennäköisesti ylimääräistä ulkopuolista apua. 37 Muutos- ja jatkuvien kustannusten suhteuttaminen Muutoskustannukset 100 (=2,8 M€ 2013) Jatkuvat kustannukset Nykytila Jos mitään ei tehdä, niin ei synny ylimääräisiä muutoskustannuksia 200 (5,6 M€) 5.12.2014 100 (=6,64 M€ 2013) Pitkällä tähtäimen kustannuksia kuvataan luvulla 100 Kuntaliitos: yhdistetään kaikki palvelut kireällä aikataululla 81 (5,3 M€) Kaikkien kuntien IT-palvelut Vaasan, Mustasaaren, Vöyrin ja Närpiön budjeteilla 38 Keskeiset hyötynäkökulmat (muut kuin taloudelliset) Tehostamiskohde Muutosvaihe Vakiinnuttamisvaihe Jatkuva toiminta Hyödyn kuvaus IT-toiminnan osaaminen (kompetenssit) Kuntaliitoksessa hyvät mahdollisuudet hyötyä keskinäisistä osaamisista. Kuntaliitos mahdollistaa yhteisen osaamisen kehittämisohjelman pidemmällä aikajänteellä. Ratkaisuiden toimitusnopeus (tarve => tuotanto) Kuntaliitoksessa IT-palveluiden nopea tuotteistaminen haastavaa. Hankinnat voidaan hoitaa keskitetysti tavoitteena yksi hankintasopimus. Siirtymävaiheessa on tarkasteltava sopimuskohtaisesti, voivatko kunnat hyödyntää esim. toisen kunnan kilpailuttamaa sopimusta. IT palveluiden laatu (≈ ITIL-prosessikypsyys) Valmiudet systemaattisten palveluprosessien soveltamiseen lisääntyvät. Mahdollisuus hyödyntää kansallisia ratkaisuja Valmiudet paranevat, mutta kuntaliitostilanteessa kansallisia ratkaisuja voidaan hyödyntää mittavammin vasta muutosvaiheiden jälkeen. 39 5.12.2014 Kuntaliitokseen sisältyviä ICT -riskejä # Riskin otsikko 1 Talouteen liittyvät riskit 2 Rahoituksen saatavuus 3 Tekniikkaan/teknologiaan (esim. yhteensopivuus) liittyvät riskit 4 Muutosprojektin aikataulu 5 Toiminnan jatkuvuuteen liittyvät riskit (etenkin muutosvaiheessa) 6 Nykytilasta siirtymisen muutoskustannukset 7 Päätöksentekoon liittyvät riskit 8 Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät riskit 9 Yhtenäisten ratkaisujen saavuttamiseen liittyvät riskit (etenkin muutosvaiheessa) Tietohallinnon järjestäminen uudessa kunnassa esimerkkien avulla 41 Esimerkki tietohallinnon organisoimiseksi ja päätöksentekomalliksi tavoitetilassaan Kaupunginjohtaja Horisontaalinen yhteistyö ja hyvien käytänteiden levittäminen Kaupunginhallitus Visiot ja suuntaviivat Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Tietohallintojohtaja Erikoisosaajat (omat tai verkosto) Keskushallinto Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava SOTE -toimiala Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Sivistystoimiala Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Tekninen Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Konserniyhtiöt Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Järj kehitys ja Sovellus Käyttöpalvelut Resurssien hankinta toimialojen tarpeiden pohjalta Tietohallintopalvelut Tietotekniikkapalvelut 42 Esimerkki tietohallinnon organisointimallista ja tietohallinnon rooleista tavoitetilassaan Tietohallinto (xx henkilöä) Toimialat Tietohallintojohtaja Arkkitehti (ml. Prosessinkehitys) – Oma/verkosto Toimialakohtaiset suunnittelijat Tietotekniset palvelut Hanketoimisto Talous • Projektisalkunhallinta • Projektipäälliköt (oma/verkosto) Irrallaan tietohallinnosta, mutta läheisessä yhteistyössä. Tietoturva Oma/verkosto (pohjana nykyinen Vaasan atk-osasto) Kehittämispäällikkö • Järj kehitys ja Sovellus • Tietojärjestelmien Kehittäminen • Tietojärjestelmien operatiiviset palvelut • Käyttöpalvelut • Asiakas-palvelut • Konesali & tietoliikennepalvelut Toimittajat Teknologiaasiantuntijat 43 Tietohallinnon organisoiminen ja päätöksentekomalli kuntaliitoksessa Kuvaus • Kunnan toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet sekä esittävät käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotuksineen • Tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina-/ratkaisutuntemuksellaan • Valmistelu ja päätökset käynnistettävistä hankkeista tehdään kunnan normaalin käytänteen ja vuosikellon mukaisesti Mahdollisuudet • Tietohallinnon vaikuttavuuden nosto ja toimialatarpeista lähtevien tietohallinnon hankkeiden toteuttaminen • Synergiaetujen aikaansaaminen (toimialojen välillä) tietohallinnon hankkeissa • Tietohallinnon toimintatapojen kehittäminen yhdessä substanssin kanssa mahdollistaa paremman tuen toimialoille • Toimialatarpeisiin vastaavat joustavat ICTperuspalvelut Haasteet • Toimialojen sisäisen kehittämistyön käynnistäminen/organisointi • Vaatii riittävän suuren tietohallinnon organisaation (kuntaliitos mahdollistaa ainakin osittain) • Tietohallinnollisen painopisteen muuttaminen perustietotekniikan hankkeista toiminnan kehittämisen hankkeisiin 44 Synergiavaikutukset, jotka kuntaliitoksella voidaan saada aikaan ICT-strategia Kokonaisarkkitehtuuri ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat ICT-palvelutuotanto Merkittävimmät tarkastelussa esiin nousseet synergiaedut kohdistuvat kuvan mukaisille osaalueille. Yhteinen tietohallinto ja organisointi 1/4 ICT-strategia • Koko aluetta palveleva yhteinen tietohallintostrategia, -budjetti ja -hallinto tukee alueen ICT-palvelujen kehittämistä kokonaisuutena osaoptimoinnin sijaan. • Keskitetty johtaminen vauhdittaa päätöksentekoa sekä yhteisten toimintatapojen ja –periaatteiden juurruttamista käytännön toimintaan. • Toimintakulttuurin ja -tapojen yhtenäistäminen vaatii kuitenkin aikaa ja pitkäjänteistä johtamista. 47 Yhteinen tietohallinto ja organisointi 2/4 Kokonaisarkkitehtuuri • Kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko on suoraviivaisempaa. • Järjestelmäkartan yksinkertaistaminen vähentää päällekkäisiä ratkaisuja ja pienentää kokonaiskustannuksia. • Ylläpito ja jatkokehittäminen tehostuu: kehitetään kerran, hyödynnetään koko alueella. • Osaamisen keskittämisen kautta kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee. • Valtakunnallisen yhteistyön kautta suunniteltuja ratkaisuja saadaan hyödynnettyä nopeammin ja laajemmin. 48 Yhteinen tietohallinto ja organisointi 3/4 ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat • Kokonaisjohtaminen parantaa toimittajahallinnan edellytyksiä ja mahdollistaa toimittajariskin pienentämisen. • Laajempi hankintaosaaminen pienentää hankintoihin liittyviä riskejä erityisesti monimutkaisissa tietojärjestelmähankinnoissa. • Volyymietuja pystytään hyödyntämään täysimittaisesti hankinnoissa. • Suurempien volyymien kautta vaikutusmahdollisuudet toimittajien suuntaan kasvavat myös yleisemmin. 49 Yhteinen tietohallinto ja organisointi 4/4 ICT-palvelutuotanto • Resursseja ja osaamista yhdistämällä palvelutuotannon kapasiteetti ja palvelukyky kasvavat.* • Osaamisen jatkuvuuteen ja resurssien riittävyyteen liittyvät riskit ovat kokonaisuutena paremmin hallittavissa.* • Päällekkäisyyksien poistuminen vapauttaa resursseja toiminnan kehittämiseen. • Olemassa olevia yhteistyöalustoja (esim. Tiera, Taitoa) saadaan laajemmin ja kustannustehokkaammin hyödynnettyä palvelutuotannossa *Tiimit, sijaisjärjestelyt. 50 Järjestelyiden yhtenäistämisen tiekartta yleisellä tasolla Yhteisten tietohallintotoimintojen käynnistäminen ja perustieto- tekniikkatoimintojen kokoaminen Uusi kunta / toimialat Konserniyhtiöt Tietohallinto Ydinosaajat Vaasan ATK –osastosta, toimialoilta ja muista kunnista IT -tuotanto Pohjana Vaasan kaupungin ATK -osasto ja muiden kuntien IT -tuotanto KDSoft DynamoNet Mahd. muut (sopimusten puitteissa) (sopimusten puitteissa) (sopimusten puitteissa) 52 Verkostojen vahvistaminen, pohjana mm. osaamisen kehittämisstrategia Uusi kunta / toimialat Konserniyhtiöt Tietohallinto Oman ydinosaamisalueiden määrittely esim. Strateginen osaaminen, toimialaosaaminen Tietohallintomallin ja tietohallinnon välineiden käyttöönotto Verkoston rakentaminen IT –tuotantojärjestelyiden kehittämissuunnitelma IT –tuotanto Oman ydinosaamisalueiden määrittely esim. Tietohallinnon erikoisosaaminen (esim. tietoturva, KA –tuki) IT –tuotanto(erityis)osaaminen Kansalliset ratkaisut 53 Tietohallintopalvelujen vaiheittainen kehittäminen Uuden kunnan kuntastrategian tavoitteet, palveluohjelma, toimialojen omat strategiat ja tavoitteet Uuden kunnan palvelutoiminnan kehittämishankkeet Tietohallinnon toimintatavat ja välineet arkipäivää ”Tietohallinto osana johtamista” Keskushallinto Sivistys Tekninen Tietohallinnon toimintatavat ja välineet käytössä ”yhteiset kehittämisprojektit hallussa” SOTE Kaupunkitason hankehallinta Projektisalkunh allinta Arkkitehtuuripankki Tietohallinnon toimintatavat ja välineet sovittu ja sisään ajettu (Tietohallintomalli) Kivijalkana yhteiset ratkaisut Tietohallinnon uudelleen järjestäminen Yhtenäiset päätelaitepalvelut, tietoliikennepalvelut ja konesalipalvelut Kuntaliitos vuosi xxxx xxxx+1 xxxx+2 xxxx+3 54 Tietojärjestelmien ja ratkaisuiden yhtenäistämisen käynnistäminen Tietojärjestelmien yhtenäistäminen rytmitetään sen mukaan, miten toiminnot siirtyvät uuden kunnan hoidettavaksi. Samalla huomioidaan erilaiset kunnan velvoitteet ja määräajat esim. kirjanpidossa, raportoinneissa ja palkoissa. Uusissa ratkaisuissa hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti kansalliset ratkaisut ja huomioidaan hankintalain velvoitteet. Infrassa löydettävät nopeat synergiaedut muutoksessa maksimoidaan. Esim. työasemien ja tietoliikenteen vakiointi ja niihin liittyvät yhtenäiset hankinta- ja tukiprosessit levitetään uuteen kuntaan mahdollisimman nopeasti. SOSIAALI- ja TERVEYSTOIMI OPETUS- ja SIVISTYSTOIMI Effica (kokonaisuus) 3 Primus 7 Facta 2 Santsi 1 Wilma 7 KuntaNet 4 Aivo 2 Kurre 8 Xcity 1 Aromi 2 Pegasos 1 Domino 1 Esko Oberon 1 Meridian 1 Abilita 2 YTCAD 1 Krannit 1 Medimaker 1 Brettylib 1 X-street 1 Jivex 1 Axiell 3 Abilita 1 KeyAqua 1 Agfa 2 MapInfo 1 Fredrika 1 ProConsona 3 Hellevi 5 E-kurs 1 CleanNet 2 Atop 1 Kiinteistön valvonta >6 eri järjestelmää Pro Economica 2 Pegasos 1 AdeEko 1 Proexcellenta 1 Abilita 3 Prima 3 Intime, Kasperi 1 Personec R 1 Dynamix AX 1 Abilita 3 Rondo 1 Norlic 1 Exchange/ Outlook 4 Mdaemo 2 Netikka Outlook 1 SAP1 Titania 7 Novell 1 Abilita 2 Zimpra 1 Flexim 3 Nortel 1 Esmikko 2 Aastra 1 Esmina 1 MX-one 3 Timecon 1 MD 1 AutoCad 3 CADS Planner 1 Gemini 2 Abilita 4 KuntaToimisto 5 TEKNINEN TOIMII MicroStation 1 Rondo 2 Abilita 2 Cirkula, Admina 1 Basware 9 Opus Capita 1 Merex 1 Sonera mobiili 2 Päätelaitteet Työasemia yhteensä 7432 kpl Kannettavia yhteensä 2898 kpl Tabletteja yhteensä 858 kpl Älypuhelimia yhteensä 1636 kpl Yhteistyön tiivistämisessä / kuntaliitostilanteessa (huomattavia) synergiaetuja saavutettavissa yhtenäistämisen kautta Tietojärjestelmien ja ratkaisujen yhtenäistämispolun määrittely - esimerkki YHTENÄISET JA YHTEENTOIMIVAT RATKAISUT Ei kiireelliset toimialojen operatiiviset järjestelmät Ei kiireelliset hallintosovellukset Nopeiden synergiaetujen saavuttamisen kannalta yhdistettävät järjestelmät, esim. sähköposti Oppimisympäristöt Kiireellisimmät TA ja HH – kokonaisuuteen liitettävät toimialojen operatiiviset järjestelmät Kiireellisimmät operatiiviset järjestelmät (mm. potilastietojärjestelmät) TA- ja HH – kokonaisuuteen kiinteästi liittyvät hallintojärjestelmät Asiankäsittely – kokonaisuuteen kiinteästi liittyvät järjestelmät, mm. Arkistoratkaisut… Asiankäsittely Avoin data Sähköiset kokouskäytänteet Extranet ym.. Kiireellisimmät hallintojärjestelmät mm. TA ja HH Kuntalaisille eniten näkyvät palvelut. mm - Internetpalvelut, sähköiset lomakkeet KA –tavoitetilan määrittely Tietojärjestelmien ja ratkaisuiden uusimisen hankintastrategia Nopeiden synergiaetujen saavuttamisen kannalta yhdistettävät ratkaisut (vaihde/puhepalvelut, työasemapalvelut, tietoliikenne..) Kuntaliitosvuosi Sisäinen toiminta Yhteistyökumppanit, sidosryhmät, kuntalaiset, asiakkaat IT-tukipalvelut Kuntaliitosvuosi+1 Infrapalvelut Konesalipalvelut Kuntaliitosvuosi+2