rahastonhoitajien toimenkuva

LAATUA RAAKA-AINEIDEN JALOSTAMISEEN
Elintarvike- ja poroalan koulutushanke
RAHASTONHOITAJAN
TOIMENKUVA
Asta Sipola & Merja Mattila
Rahastonhoitajan valinta
™ Kevätkokouksessa päätetään paliskunnan
varojen hoitamisessa noudatettavasta
menettelystä = budjetti ja taloudenhoidon
linjaukset (PHA 4 § 2)
™ Rahastonhoitajan valinnasta ei ole olemassa
nimenomaista säädöstä
™ Poroisännän tehtävänä on palkata paliskunnan
kokouksen ja hallituksen ottamien työntekijöiden
lisäksi tarpeelliset työntekijät (PHA 9 § 3)
™ Poroisäntä voi siirtää työntekijän palkkaamisen
hallitukselle (hallitus johtaa paliskunnan
toimintaa)
™ Jos paliskunnassa ei ole käytäntöä, kannattaa
keskustella asiasta ja tehdä siitä toistaiseksi
voimassa oleva käytäntö (porotaloussuunnitelma)
2
Rahastonhoitajan esimies
™Rahastonhoitaja tekee työtään hallituksen ja
poroisännän alaisuudessa
™Poroisäntä valvoo toimihenkilöiden – siis
myös rahastonhoitajan – toimintaa
™Tilintarkastajat tarkastavat rahastonhoitajan
tekemän kirjanpidon ja esittävät
vastuuvapauden myöntämistä tai eväämistä
tileistä ja toiminnasta.
3
Työsopimus
™Paliskuntakohtainen
™Palkka, työaika, tavoitettavuus
™Puhelinetu, muut kulukorvaukset
™Mitä tehtäviä toimeen kuuluu
™Sovitaan etukäteen työnjako, kuka kantaa
vastuun yksittäisestä tehtävästä / kuka
kirjanpidon kokonaisuudesta
™Vastuu ja velvollisuus
™Vaitiolovelvollisuus
4
Mitä työhön kuuluu
™ Kirjanpito, arkistointi
™ Laskujen maksu, pororahojen maksu
™ Vastaa paliskunnan tilille tulevien osakkaille
kuuluvien suoritusten maksamisesta edelleen oikealle
saajalle
™ Palkanmaksu, rahaliikenteen seuranta,
maksuvalmiuden seuranta
™ Sihteeri hallituksen kokouksissa, myös tarvittaessa
muissa tilaisuuksissa
™ Avustaa poroisäntää/hallitusta talouden ja toiminnan
tulosteiden laatimisessa: alv-kirjaukset, alvyhteenvetolaskelma, tuottoperuste laskelma, budjetti
ym.
™ Tekee otteita olemassa olevista asiakirjoista, esim.
pöytäkirjaote, todistus työpäivistä jne. (ei poroisännän
todistuksia)
5
Mitä työhön kuuluu jatkuu…..
™ Asiakassaataviin ja niiden perintään liittyvät,
reskontran muotoon tallennetut tiedot
™ tarpeen mukaan aineistoa säilytetään
pidempäänkin
™ Rahastonhoitaja suorittaa perinnän toimenpiteet
1. lähettää laskun (jätä paliskunnalle jäljennös)
2. lähettää karhulaskun (jäljennös !)
3. voi ottaa yhteyttä tai asianomainen ottaa yhteyttä,
sovitellaan maksuaikataulu (paliskunnassa
vallitsevan käytännön mukaan)
4. muut perintätoimenpiteet, oma perintä /
perintätoimisto
6
Yhteydenpito eri viranomaisiin
™Verottaja
™Paliskuntain yhdistys
™Liikennevakuutuskeskus
™Te -keskus
™Kunta
™Työvoimatoimisto
™Vakuutusyhtiöt
™Pankit
7
Tietojen välittäminen eri viranomaisille
™Työnantaja ilmoitukset
™Veroilmoitus 30.9. mennessä
™Tilinpäätöstiedot
™Arvonlisäveroilmoitus
™Poroluettelo
™Tuottoperusteet laskelma
™Todistukset, pöytäkirjaotteet
™Kyselyt
™Poroisäntä allekirjoittaa viralliset asiakirjat ja
hänelle kuuluu tiedottaminen
8
Voi kuulua myös
™Työpäivien kirjaaminen
™Teurasporojen kirjaaminen
™Toimii sihteerinä, laatii / muotoilee kirjeitä,
lausuntoja
™Taloudenhoidon jokapäiväisiä tehtäviä,
tiedusteluja, tarkistuksia, selvittelyjä
™Valmistelee poroisännän johdolla kokoukset
™Monet muut tehtävät
9
Rahastonhoitajan oikeudet
™Tilinkäyttöoikeudet, laskunmaksuoikeus,
pankkiyhteydet
™Rajattu nimenkirjoitusoikeus (esim. ote
asiakirjasta)
™Ei itsenäistä tiedottamisoikeutta
™Oikeus tehtävään liittyvään paliskunnan
sisäiseen tietoon
10
Vaitiolovelvollisuus
™Vaitiolositoumus voidaan tehdä kirjallisena
™Sitoudutaan pitämään salassa tehtävässä
esille tulleet yksityistä henkilöä, paliskuntaa
tai paliskunnan sidosryhmää koskevat tiedot
™Asiakirjajulkisuus / ei julkisuus
™Poroisäntä tiedottaa paliskunnassa
11
Salassapitositoumus
”Minä N.N. sitoudun pitämään
_______________________ paliskunnan
rahastonhoitajan tehtävässä toimiessani ja
myös sen jälkeen salassa kaikki tehtävässä
esille tulleet yksityistä henkilöä, paliskuntaa
tai paliskunnan sidosryhmää koskevat tiedot.”
____________ ___/___200__
__________________
allekirjoitus
12
Perehdyttäminen
™Poroisännän velvollisuus on opastaa
rahastonhoitajaa toimeen (johtaa ja valvoo)
™Edellinen rahastonhoitaja on paras
mahdollinen käytännön opastaja
™Py:n järjestämä koulutus, Py:n neuvojat
™Työ on paras opettaja
™Edellisten vuosien asiakirjat
™Muu koulutus, kirjallisuus, oppaat
™Viranomaiset
13
Vastuu
™Oman toiminnan oikeellisuudesta
™Määräaikojen noudattamisesta
™Noudatetaan lakia, säädöksiä, ohjeita
™paliskunnan omat ohjeet
™Viranomaisten (esim. verottajan, TEkeskuksen, lääninhallituksen, Py:n) ohjeet
™Vastuuvakuutus
14
Työtä ohjaavat periaatteet
™Hyvä kirjanpitotapa
™Hyvä tiedonhallintatapa
™Hyvä hallintotapa
™Huolellisuus
15
Hyvä kirjanpitotapa
™
™
™
™
™
™
™
Hyvä kirjanpidon hoitaminen
Kirjanpitoa on pidettävä rehellisesti
Sen on vastattava todellisia tapahtumia ja olosuhteita
Sen on oltava huolellista ja virheetöntä
Sen pitää olla ajan tasalla
Siitä on käytävä selville, miten tulos on muodostunut
Noudatetaan lainsäädäntöä ja kirjanpidon yleisiä
periaatteita!
™ Kirjanpitolaki ja –asetus (perussäädökset kirjanpidosta ja
tilinpäätöksestä)
™ eri yhteisölait
™ Kirjanpitolautakunta (KILA) antaa ohjeita ja lausuntoja,
mikä on hyvän kirjanpitotavan mukainen menettely
16
Vastuuvakuutus
™Paliskunta voi ottaa työntekijöilleen
™Rahastonhoitaja voi ottaa itse
™Vakuutetaan ei tahallisen toiminnan varalta
17
Lisätietoja
™Paliskuntain yhdistys / neuvojat
™Kirjallisuus
™Kila
™www.paliskunnat.fi/neuvontasivusto
™www.vero.fi
™www.etera.fi
™www.myel.fi
18
LAATUA RAAKA-AINEIDEN JALOSTAMISEEN
Elintarvike- ja poroalan koulutushanke
™Koulutusten internetsivut/materiaalit:
www.lao.fi/laatukoulutushanke
™Yhteystiedot
• Projektipäällikkö Seija Knuutila
Puh. 020 798 4168, [email protected]
• Projektisuunnittelija Henri Kitti
Puh. 020 798 4167, [email protected]
19