Jaana Pohjonen, Fimea: Paperiarkiston kunnostaminen
PAPERIARKISTON KUNNOSTAMINEN Kirkkohallitus 21.5.2015 Jaana Pohjonen Esityksen sisältö • Pysyvästi säilytettävät asiakirjaryhmät • Määräajan säilytettävät asiakirjaryhmät • Periaatteita määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajan laskentaan • Välittömästi hävitettävät asiakirjat’ • Arkistonmuodostajan rajaaminen ja arkiston inventointi • Arkistokaava • Asiakirjojen hävittäminen • Arkistotekniikka, asiakirjojen suojaaminen ja nimiöt • Arkistoluettelon laatiminen • Asiakirjojen siirtäminen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus 2012-03-16 Sisäinen koulutus Jaana Pohjonen 2 Näkökulmat ja keskustelun aiheita • Paperiaineiston järjestäminen lisää aineiston käytettävyyttä ja kustannustehokkuutta • Paperiaineisto kannattaa kunnostaa viimeistään, kun aletaan suunnitella sähköistä asianhallintaa – säästetään voimavaroja ja vältetään hybriditilanne • Parhaat käytänteet • Oman ohjeistuksen merkitys Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 3 Pysyvästi säilytettävät asiakirjaryhmät • keskeiset diaarit • luettelot omista tehtäviin kuuluvista asioista • hallintoelinten pöytäkirjat • tärkeimmät kirjeiden ja päätösten toisteet (omassa virastossa laaditut) • vuosikertomukset • tilastot • tutkimukset ja selvitykset (omassa virastossa laaditut) • periaatteellisiin ja merkityksellisiin tapahtumiin liittyvät asiakirjat Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 4 Pysyvästi säilytettävät asiakirjaryhmät • Kirkkohallitus päättää omalta osaltaan, pitkälti noudatettu muotoutuneita parhaita käytänteitä • Yleisiä periaatteita hallinnossa: kaikki vuotta 1920 vanhemmat asiakirjat (tiliasiakirjat ennen vuotta 1901) • Tutkimuskäyttöä varten: • organisaation alkuajoilta • ajoilta, jolloin organisaatiossa on ollut muutoksia - kriittisyys • kriisi- ja sota-ajoilta (1939-1945) - kriittisyys Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 5 Määräajan säilytettävät asiakirjaryhmät • asiakirjat, joiden tietoaines oleellisilta osin säilyy muissa pysyvästi tai pitemmän aikaa talletettavissa asiakirjoissa joko omassa tai jossain muussa virka-arkistossa • useimmat toisarvoisiksi katsottavat saapuneet asiakirjat: • • • • • yleiskirjeet tiedotteet merkityksiltään vähäiset tiedostelut ja ilmoitukset jäljennösten ja todistusten pyynnöt kiirehtimiskirjeet, pelkät lähetekirjeet Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 6 Määräajan säilytettävät asiakirjaryhmät • tiedoksi saapuneet ilmoitukset ja tiedoksiannot, joiden sisältö on viety vastaavista asioista pidettyyn luetteloon • saapuneet kertomukset, selvitykset ja tilastoaineistot, joiden tiedot on otettu virallisiin julkaisuihin sellaisinaan • tilapäisluonteiset apuluettelot ja kortistot, jotka on tehty vain toimistotyön helpottamiseksi ja joita usein ei tarvita hakemistoina Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 7 Periaatteita määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajan laskentaan: • saapuneiden asiakirjojen säilytysaika alkaa vastaavien lopullisten päätösten tai toimenpiteiden päiväyksestä; jos toimenpiteitä ei ole aiheutunut, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet • tilinpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat • muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan päiväyksestä • päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai jolloin siihen on tehty viimeinen merkintä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 8 Välittömästi hävitettävät asiakirjat • asiakirjojen kaksoiskappaleet, kopiot • vain omaan käyttöön otetut jäljennökset, otteet ja monisteet alustavat luonnokset ja tilapäiset muistiinpanot • arkistoon kuulumattomat painotuotteet, mainoslehtiset, sanoma- ja aikakauslehdet, asetuskokoelmien irralliset numerot ym. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 9 Arkistonmuodostajan rajaaminen ja arkiston inventointi • ”Vanha arkisto” on yleensä muodostunut enemmän tai vähemmän suunnitelmallisesti. Se sisältää yleensä seulottavaa aineistoa (päällekkäisarkistointi, määräajan ja pysyvästi säilytettävät arkistoitu yhteen). • Vanhan arkiston kunnostaminen tulee ajankohtaiseksi viimeistään silloin, kun arkistoa ryhdytään siirtämään toiseen säilytyspaikkaan tai esim. tallennetaan arkistolaitokseen. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 10 Arkistonmuodostajan rajaaminen ja arkiston inventointi • Selvitetään arkistonmuodostaja - mistä arkistosta / arkistoista on kysymys • Arkistonmuodostaja on toimintayksikkö, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus (provenienssiperiaate) • Huomioidaan mahdolliset organisaatiomuutokset • Tutustuminen arkistonmuodostajan aikaisempaan toimintaan ja organisaatioon. * onko viranomainen lakkautettu * onko toiminta siirtynyt toiselle viranomaiselle tai itsenäistynyt * onko arkistonmuodostuksessa tapahtunut suuria muutoksia Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 11 Arkistoaineksen inventointi • Selvitettävä tarpeelliset perustiedot arkistonmuodostajan toimintaperiaatteista sekä siihen liittyvien asiakirjojen sijainti (aiemmat siirrot arkistolaitoksen yksiköihin, saman toimialan muut organisaatiot) ja luonne (mitä asiakirjoja) • Selvitetään, mitä asiakirjoja vanhasta arkistosta löytyy ja missä muodossa ne ovat • Erotetaan painotuotteet, kopiot ja ainekset, jotka eivät ole arkistoasiakirjoja, aineistokokonaisuudesta poistetaan kaikki arkistointikelpaamaton • Voidaan jo suorittaa alustavaa, karkeaa asiakirja-aineiston seulontaa Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 12 Arkistoaineksen inventointi • Siirretään pois ne asiakirjat, jotka kuuluvat johonkin muuhun kuin järjestettävään arkistoon • Asiakirjojen sisältö (pääpiirteittäin), aikarajaus ja järjestys selvitetään ja aineisto ryhmitellään pääluokkiin niin, että järjestystä ei sotketa • Inventoinnin yhteydessä voi jo tehdä alustavaa kaavanmukaista järjestämistä • Koteloiden ja muiden säilytysyksiköiden nimiöiden paikkansapitävyys tarkastetaan • Laaditaan aineistosta inventointiluettelo, johon merkitään asiakirjojen perustiedot Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 13 Arkistoaineksen inventointi • Inventoinnin ja järjestämisen yhteydessä arvioidaan aineiston fyysinen kunto • Mikäli arkisto on erityisen huonossa kunnossa, voidaan tarvittaessa ottaa yhteyttä arkistolaitokseen - huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse on enemmän haittaa kuin hyötyä; lisäksi se voi olla terveydelle vaarallista, samalla voidaan punnita vaihtoehtoja miten aineisto suojataan, ellei sitä konservoida Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 14 Malli inventointiluettelosta KUMPULAN TENNISSEURA R.Y. (0,25 hm) Muut nimet: Kumpu-Tennis r.y.; Kumpulan Tennisseura r.y.; Kumpulan Verkkopalloseura r.y. B LUETTELOT Jäsenluettelot 1971-1977 C PÖYTÄKIRJAT Perustavan kokouksen pöytäkirja Vuosikokouspöytäkirjat Johtokunnan kokouspöytäkirjat Kevätkokousten pöytäkirjat Muut pöytäkirjat 1948 1956-1983 1961-1995 1988 1975-1998 D TOISTEET Toimintakertomukset Toimintasuunnitelmat Jäsentiedotteet ja -kiertokirjeet Vuosi- ja jäsenilmoitukset Lähetettyjen kirjeiden toisteet Muut toisteet 1955-1989 1974-1995 1967-1995 1956-1981 1970-1980 1972-1995 E SAAPUNEET ASIAKIRJAT SVUL:n Pohjois-Karjalan piiriltä saapuneet asiakirjat Suomen Tennisliitolta saapuneet asiakirjat Muut saapuneet asiakirjat 1974-1976 1971-1975 1963-1972 Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 15 Arkistokaava • Aineistolle laaditaan arkistokaava, joka voi olla tehtäväpohjainen tai asiakirjan muotoon perustuva (ns. ABC-kaava) • Arkistokaava ilmaisee arkiston loogisen rakenteen • Tehtäväpohjainen arkistokaava noudattaa arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitystä • Vain erittäin vanhaa arkistoa järjestettäessä on enää perusteltua käyttää ABC-kaavaa Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 16 Arkistokaava • ABC-kaavan pääsarjat ovat kiinteitä, eikä niiden nimekkeitä saa muuttaa; sen sijaan pääsarjoja voidaan ottaa käyttöön sopiva määrä ja alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti • Vanhoissa viranomaisarkistoissa eri hallinnonaloille on omat arkistokaavansa • Arkistokaavan vapaamuotoista laatimista kannattaa viranomaisarkistojen osalta välttää; sen sijaan erityisaineistojen (kartat, yksityisarkistot) kohdalla se on mahdollista • Varsinaiset asiakirjat eli arkistoyksiköt voidaan järjestää aika-, aakkos-, numero-, maantieteelliseen tai muuhun asiasisällön mukaiseen järjestykseen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 17 Yleinen asiakirjan muotoon perustuva arkistokaava ja tehtäväpohjainen arkistokaava A DIAARIT B LUETTELOT C PÖYTÄKIRJAT D TOISTEET E SAAPUNEET ASIAKIRJAT F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT U MUUT ASIAKIRJAT Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus 00 YLEISHALLINTO 01 HENKILÖSTÖHALLINTO 02 TALOUSHALLINTO 03 SUBSTANSSITEHTÄVÄ 04 SUBSTANSSITEHTÄVÄ… Jaana Pohjonen 18 Seurakuntien arkistokaava http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/0/B367BF49901A1D50C225770B004BC259/$FILE/seurakuntien_arkis tosaanto_1985.pdf I VÄESTÖREKISTERIARKISTO A Kirkon pääkirjat hakemistoineen B Muuttaneiden luettelot C Kastettujen luettelot D Rippikoulujen oppilasluettelot E Kuulutettujen ja vihittyjen luettelot G Yleensä ei käytössä – toisinaan vierasseurakuntalaisia koskevat luettelot H Muut luettelot (mm. erilliset ”rikoslehdet”) J Väestörekisteri-ilmoitukset Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 19 Seurakuntien arkistokaava II HALLINTO- JA TALOUSARKISTO A Merkintäkirjat (diaarit, postikirjat) B Luettelot (mm. irtaimistoluettelot, hautapaikkoihin liittyvät luettelot) C Pöytäkirjat D Lähetettyjen asiakirjojen toisteet E Saapuneet asiakirjat F Kirjeistö G Tiliasiakirjat H Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat I Kartat ja piirustukset J Ei käytössä K Tilastoasiakirjat (esim. väestötaulut) L Automaattiseen tietojenkäsittelyyn liittyvät asiakirjat M Muistiot, mietinnöt, suunnitelmat, tutkimukset Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 20 Seurakuntien arkistokaava S Elokuvat ja äänitteet T Mikrofilmit U Muut asiakirjat III JOHTOKUNTIEN ARKISTOT - Erilliset johtokunnat Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 21 Asiakirjojen hävittäminen • Hävittämisen ohjeistus, parhaina käytänteinä on perinteisesti noudatettu arkistolaitoksen ohjeistuksia, Kirkkohallitus on noudattanut niitä arkistosäännöissä. • Mitään ei pidä hävittää ilman asianmukaista lupaa; pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ei voi hävittää ilman arkistolaitoksen lupaa, vaikka niistä olisi tehty kaksoiskappaleet (mikrofilmit ym.) • Hävittämisen toimeenpanovastuu on järjestettävä organisaatiossa niin, että se on selkeästi todennettavissa Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 22 Asiakirjojen hävittäminen • Vanhan arkiston asiakirjojen hävittämisestä on laadittava hävitysluettelo, josta käyvät ilmi: * hävitettävät asiakirjat asiakirjaryhmittäin * hävitysperuste * milloin, millä tavalla ja kenen toimesta hävittäminen toimitettu • Hävittämisluetteloa ei yleensä tarvitse laatia, jos tiedot viranomaiselle muodostuvista asiakirjasarjoista ja -ryhmistä löytyvät arkistonmuodostussuunnitelmasta (AMS) • Hävittämisluettelo tulee laatia aina julkishallinnon kirjapidon tilikirjoista ja tositteista (paperiset). Tämän määräyksen juuret ovat kadoksissa, mutta näin on toimittu Ruotsin vallan ajoilta lähtien. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 23 Asiakirjojen hävittäminen • Asiakirjat on hävitettävä siten, että tietosuoja on varmistettu. Tästä määrää lainsäädäntö, arkistolaitoksen ohjeissa tämä on huomioitu. • Julkishallinnossa yleensä arkaluontoisten tietoaineistojen hävittämisessä määräävä seikka on, kuuluvatko salaiset asiakirjat tietojen turvaluokittelun piiriin. * VAHTI ohjeet parhaina käytänteinä ja määräyksinä • Kirkkohallituksella oma ohjeistus hävittämisestä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 24 Asiakirjojen hävittäminen • Varmista, ettet tuhoa toiminnalle tärkeää tietoa • Asiakirjatiedot hävitetään vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen • Käytä asianmukaisia silppureita ja tietoturva-aineiston keräyslaatikoita salassa pidettävien tietoaineistojen tuhoamiseen • Aineistoa saavat hävittää vain siihen oikeutetut, hävittämistä on valvottava ja siitä on pidettävä kirjaa • Hävittämisen suorittajalta (usein ulkoinen palveluntarjoaja) tulee pyytää tosite tietosuojamateriaalin asianmukaisesta tuhoamisesta Kuva: Mirja Nojonen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 25 Arkistotekniikka, asiakirjojen suojaaminen ja nimiöt Arkistokelpoisuus • Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää • Arkistokelpoisuus on ominaisuus, jota edellytetään pysyvään tai hyvin pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen materiaaleilta ja valmistusmenetelmiltä • Koskee yhtä hyvin teknisiä tallenteita kuin paperiasiakirjojakin Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 26 Arkistokelpoisuus • Luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä löytyy arkistolaitoksen kotisivulta – omat periaatteet ja käytänteet ohjeistettava • Huomioitava käytettävät paperit, laitteistot, käytettävät musteet, arkistointitarvikkeet Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 27 Arkistokelpoiset säilytysvälineet • Varmista aina säilytysvälineen ja vaippalehtien arkistokelpoisuus • Asiakirjojen säilytysvälineistä on 13.3.1978 vahvistettu standardi SFS 4117, jossa määritellään säilytysvälineiden mitat ja nimikkeet yksityiskohtaisesti • Arkistokoteloita on saatavissa A4- sekä foliokokoisille aineistoille • Tarvittaessa valmistajat toimittavat myös erikoiskokoisia koteloita • Vaippalehdeksi sopii hyvin A3-kopiopaperi • Valokuvat • Kartat Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 28 Suojustaminen ja kotelointi • Ennen suojustamista asiakirjat oiotaan, liittimet, roskat ja muovitaskut poistetaan • Mikäli asiakirjat vaativat kunnostusta on muistettava: * Älä tee mitään, mitä et osaa, äläkä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä * Älä irrota irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista, älä rei’itä Kuvat Mirja Nojonen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 29 Suojustaminen ja kotelointi Kuvat Mirja Nojonen • Asiakirjat sijoitetaan asianmukaisiin ja oikean kokoisiin arkistokoteloihin niin, että kotelo tulee sopivan täyteen • Keskeiset asiakirjasarjat voi sitoa kirjoiksi, tällöin järjestys on lopullinen eikä sisältöä voida esim. seuloa (esim. pöytäkirjat ilman liiteaineistoa) • Salassa pidettäviin asiakirjoihin tehdään salassapitomerkinnät Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 30 Suojustaminen ja kotelointi • Asiakirjaniput suojataan pH-neutraalilla vaippalehdellä; tarvittaessa sopivan kokoiset asiakirjakokonaisuudet kiedotaan omiin vaippalehtiinsä • Vaippalehdillä erotetut kokonaisuudet voi kääntää puolivälistä toisin päin koteloon, jolloin siihen mahtuu enemmän ja tasaisemmin asiakirjoja Kuva Mirja Nojonen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 31 Suojustaminen ja kotelointi • Kartat ja piirustukset suojustetaan tavallista vahvemmalla vaippalehdellä tai kiedotaan suojustettuun sylinteriin, jonka halkaisija on 10 cm; yksittäisten karttojen suojustamistarve riippuu merkintäpohjasta • Joissakin tapauksissa jo valmiiksi rei´itetyt asiakirjat, esim. kortistot voi liittää yhteen pehmeällä puuvillanauhalla Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 32 Alakuvassa karttojen ja piirustusten rullasäilytys Yläkuvassa vaakasäilytys Kuvat Mirja Nojonen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 33 Nimiöinti - Nimiöt kiinnitetään ohjeen mukaan tai ainakin yhdenmukaisella tavalla joka säilytysyksikköön (noin 9,5 cm alareunasta) - Nimiöt kiinnitetään vesiliukoisella Planatol-liimalla; Mercantil- ym. koteloita varten laaditut tarranimiöt eivät sovellu arkistokoteloihin - Nimiöön merkitään keskeiset tiedot, ainakin arkistonmuodostajan ja sarjan nimi, arkistotunnus, rajavuodet ja mahdollisesti tarvittavat lisätiedot (esim. diaarinumerot) Kuva Mirja Nojonen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 34 Nimiöinti - Nimiöteksti kirjoitetaan tekstinkäsittelyohjelmalla - Tarvittaessa nimiöön tehdään salassapitomerkinnät - Alkuperäisestä yhteydestä poistettuihin karttoihin ja piirustuksiin on selvästi merkittävä, mihin asiakirjoihin ne ovat alun perin liittyneet - Merkintä tehdään myös asiakirjan yhteydestä poistetusta kartasta Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 35 Nimiöinti Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 36 Arkistoluettelon laatiminen • Aineisto luetteloidaan samojen pääperiaatteiden mukaan kuin normaalisti toiminnan yhteydessä syntyvä aineisto: lopputuloksena on arkistoyksikön tarkkuudella luetteloitu arkisto • Tehtäväpohjainen tai asiakirjan muotoon perustuva arkistokaava (huom. inventointi) • Kaavalla osoitetaan asiakirjasarjojen keskinäinen järjestys • Arkistokaava toimii myös arkistoluettelon sisällysluettelona • Pysyvästi säilytettävät asiakirjat luetteloidaan arkistoyksikön tarkkuudella arkistokaavan mukaiseen järjestykseen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 37 Arkistoluettelon laatiminen Luetteloinnin tarkoituksena on • asiakirjojen fyysinen hallinta • tiedetään mitä asiakirjoja arkistoon kuuluu • asiakirjat löydetään ja saadaan esille • voidaan pitää arkisto järjestyksessä • arkiston tietosisällön hallinta Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 38 Arkistoluettelossa tulee olla seuraavat tietokentät • arkistonmuodostajan tiedot • sarjan (asiaryhmän) nimi ja tunnus • jokaisesta arkistoyksiköstä tiedot: - arkistotunnus (signum) - säilytysyksikön laatu (sidos, kotelo, laatikko) - rajavuodet - muut tunnistetiedot (diaariryhmä, aakkoset) - suojeluluokkatieto - salassapitoa koskevat tiedot (salassa pidon kesto ja säädös merkitään arkistoyksikön tarkkuudella) - kartat ja piirustukset luetteloidaan arkistoyksikön tarkkuudella ja määrättyjä tietokenttiä käyttäen - tietopalvelun tarpeita varten täydennetään luetteloa kuvailutiedoilla Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 39 Asiakirjojen siirtäminen päätearkistotiloihin • Seurakunnat siirtävät asiakirjojaan toimistoista päätearkistotiloihin tai tallentavat asiakirjojaan arkistolaitoksen yksiköihin • Säännöllinen siirtosykli on suositeltavaa (vuosittain, viiden/kymmenen vuoden välein, muu jakso) • Pysyvästi ja pitkään (yli 10 v.) säilytettävät aineistot siirretään yleensä päätearkistoon • Määräajan ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään päätearkistossa toisistaan erillään • Siirrosta sovitaan etukäteen ja aineistot siirretään seulottuina, järjestettyinä ja koteloituina • Siirrettävästä aineistosta laaditaan (tarvittaessa) luovutusluettelo, joka tulee arkistoon aineiston mukana Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 40 Kiitos huomiostanne – kysymyksiä? Lisätietoja esityksestä: Erikoissuunnittelija Jaana Pohjonen [email protected] p. 029 522 3636 Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Jaana Pohjonen 41
© Copyright 2024