Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskevat ohjeet

Sosiaalihuollon
asiakastietojen
käsittelyä koskevat
ohjeet
Perusturvalautakunta 13.10.2015
www.ylojarvi.fi
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
2 (28)
TIIVISTELMÄ
Sosiaalihuoltoa toteutettaessa tulee huolehtia siitä, että asiakkaan yksityiselämän suoja ja muut yksityisyyttä turvaavat perusoikeudet otetaan huomioon
ja että tämä vaatimus toteutuu myös sosiaalihuollon asiakastietojen ja asiakirjojen käsittelyssä.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää, julkisuuslain tarkoittamaa viranomaisen
asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevaa tietoa. Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Jokaisella
asiakastietoja käsittelevällä on niitä koskeva vaitiolovelvollisuus. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutettaessa tulee varmistaa, että luovutukselle on
sosiaalihuollon asiakaslain mukainen peruste eli joko asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomainen suostumus tai tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on erikseen laissa säädetty.
Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon järjestäjälle ja
toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saada tietää, miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan sekä minkä henkilötietolaissa tarkoitetun rekisterinpitäjän
henkilörekisteriin tiedot talletetaan. Asiakkaalle ja hänen lailliselle edustajalleen on annettava tieto siitä, miten hän voi käyttää henkilötietolaissa tarkoitettuja oikeuksiaan. Asiakkaan informoimiseksi tarpeelliset tiedot on rekisterikohtaisissa tietosuoja-selosteissa, jotka täytyy olla asiakkaan saatavilla.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
edellyttää, että Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon toimintayksikön vastaavan
johtajan tulee antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä. Näiden ohjeiden ja
määräysten tarkoituksena on varmistaa, että Ylöjärven kaupungin henkilörekistereiden asiakastietoja käsittelevällä henkilöstöllä on asianmukaiset tiedot
niistä vaatimuksista, joita voimassa oleva lainsäädäntö sekä hyvä tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatapa edellyttävät. Ohjeiden tarkoituksena on samalla
varmistaa henkilökunnan oikeusturvan toteutumista.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
3 (28)
1. ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT OHJEET 4
1.1. Asiakastietojen käsittelyä koskevia säädöksiä 4
1.2. Henkilörekisteri 5
1.3. Asiakasasiakirjat 5
1.4. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus 6
1.5. Asiakastietojen luovuttaminen 7
1.5.1. Tietojen luovuttamisen perusteet 7
1.5.2. Alaikäinen asiakas 9
1.5.3. Sosiaalihuollon sisäinen tietojen käyttö 10
1.5.4. Sosiaalihuollon viranomaisen lakiin perustuva velvollisuus luovuttaa tietoja
muun lainsäädännön perusteella 11
1.5.5. Salassapidettävien potilastietojen luovuttamisesta 19
1.5.6. Ulkopuoliset palveluntuottajat 19
1.5.7. Tietojen luovuttamisen laajuus 19
1.5.8. Tietojen luovutus puhelimitse, telefaksilla tai sähköpostitse 19
1.5.9. Tieteelliset tutkimukset 19
1.5.10. Asiakastietojen luovuttamisesta tehtävät merkinnät 21
1.5.11. Asiakastietojen luovuttamisesta vastaavat tahot 22
1.6. Asiakkaan tai asianosaisen oikeudet ja niiden toteuttaminen 22
1.6.1. Rekisteriseloste 22
1.6.2. Asiakkaiden informointi tietojensa käsittelystä 22
1.6.3. Asiakkaan oikeus saada tarkastaa tietonsa (Henkilötietolaki) 23
1.6.4. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin (Julkisuuslaki) 24
1.6.5. Asiakkaan oikeus vaatia virheellinen tieto korjattavaksi 26
1.6.6. Tietojärjestelmien lokitietoihin liittyvät oikeudet 26
1.7. Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet 27
1.7.1. Asiakirjojen aktiivikäyttö 27
1.7.2. Asiakirjojen säilyttäminen 28
1.7.3. Asiakirjojen hävittäminen 28
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
4 (28)
1. Asiakastietojen käsittelyä koskevat ohjeet
Sosiaalihuoltoa toteutettaessa tulee huolehtia siitä, että asiakkaan yksityiselämän suoja ja muut yksityisyyttä turvaavat perusoikeudet otetaan huomioon
ja että tämä vaatimus toteutuu myös sosiaalihuollon asiakastietojen ja asiakirjojen käsittelyssä.
Näiden ohjeiden ja määräysten tarkoituksena on varmistaa, että henkilöstöllä
on asianmukaiset tiedot niistä vaatimuksista, joita voimassa oleva lainsäädäntö sekä hyvä tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatapa edellyttävät asiakastietojen
käsittelyssä. Ohjeiden tarkoituksena on samalla varmistaa henkilökunnan oikeusturvan toteutumista.
Asiakasasiakirjojen käsittelyllä tarkoitetaan asiakirjojen laatimista, käyttöä, säilyttämistä, hävittämistä ja tietojen luovuttamista.
Sosiaalihuollon toteuttamista arvioitaessa yksi tärkeä peruste on se, että asiakas voi luottaa saavansa laadukasta palvelua ja hänen asiakastietojaan käsitellään laillisesti ja huolellisesti.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun
lain 20§:n mukaan sosiaalihuollon vastaavan johtajan tulee antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.
Tämä ohje on hyväksytty perusturvalautakunnan päätöksellä. Ohjetta
päivitetään ja viimeinen päivitysaika on ohjeen etusivulla. Ohje löytyy
kaupungin Ylönetistä perusturvan ohjeista.
1.1. Asiakastietojen käsittelyä koskevia säädöksiä
1. Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös
2. Henkilötietolaki
3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Julkisuuslaki)
4. Sosiaalihuollon lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä
a. Sosiaalihuoltolaki
b. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
c. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
d. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
e. Laki toimeentulotuesta
f. Lastensuojelulaki
g. Laki kehitysvammaisten erityishuollosta
h. Päihdehuoltolaki
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
5 (28)
i. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista
5. Muu lainsäädäntö
a. Arkistolaki
b. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa
6. Lisäksi lukuisiin erityislakeihin liittyy asiakastietojen luovuttamiseen liittyviä
säädöksiä
1.2.
Henkilörekisteri
Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista
merkinnöistä muodostuvaa kokonaisuutta. Sosiaalihuollossa henkilörekisterit
määrittyvät sosiaalihuollon lainsäädännössä määriteltävien tehtävien perusteella. Sosiaalihuollon asiakirjoista muodostuu Henkilötietolain tarkoittamia
henkilörekistereitä, joiden pitämisestä on vastuussa rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä vastaa myös asiakasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä. Henkilötietoja kerättäessä, tallennettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa on
noudatettava huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötietolain
edellyttämistä rekisteriselosteista ilmenee rekisterinpitäjä, rekisteriasioista
vastaavat henkilöt, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö ja
säännönmukaiset tietolähteet sekä rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen
periaatteet. Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla.
Ylöjärven kaupungin rekisteriselosteet löytyvät kaupungin internetsivulta
https://ylojarvi-fi.aldone.fi/perhe-ja-sosiaalipalvelut/.
Juridisena rekisterinpitäjänä sosiaalihuollon henkilörekisterien osalta toimii
perusturvalautakunta, jonka järjestämisvelvollisuuden piiriin sosiaalihuollon
palvelut kuuluvat.
Hankittaessa palveluja toiselta palvelujen tuottajalta tulee sopia kirjallisesti
tehtävällä sopimuksella asiakasasiakirjatietojen rekisterinpitoon ja tietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä ja vastuista sekä varmistua siitä, että asiakirjoihin
sisältyvien tietojen salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta koskevia säännöksiä
noudatetaan.
1.3.
Asiakasasiakirjat
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää, julkisuuslain tarkoittamaa viranomaisen
asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevaa tietoa. Asiakasasiakirjat voivat olla joko sähköisesti tai manuaalisesti ylläpidettäviä.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
6 (28)
Sosiaalihuollon henkilörekisteri muodostaa asiakirjakokonaisuuden, joka koostuu palvelukohtaisesta asiakaskertomuksesta ja siihen liittyvistä muista asiakirjoista kuten palvelusuunnitelmista, etuutta tai palvelua koskevista hakemuksista, asiakasta koskevista päätösasiakirjoista ja niiden liitteistä, asiakkaan antamista tai sosiaalihuollon viranomaisen hankkimista selvityksistä ja lausunnoista.
Asiakkaista saa kerätä ja asiakasrekisteriin tallettaa vain sellaisia tietoja, jotka
ovat tarpeellisia asiakkaalle annettavaan sosiaalihuoltoon liittyen. Asiakasrekisterin tietosisältö on siten erilainen siitä riippuen, mistä rekisteristä ja palvelusta tai etuudesta on kyse. Asiakasasiakirjojen tehtävänä on tukea asiakkaan
saaman sosiaalihuollon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää huollon jatkuvuutta. Asiakirjoihin tulee merkitä kyseessä olevan sosiaalihuollon palvelun
järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta
tarpeelliset sekä laajuudeltaan riittävät tiedot. Sosiaalihuollon henkilöstö on
velvollinen huolehtimaan tekemiensä merkintöjen oikeellisuudesta ja virheettömyydestä. Asiakirjoissa käytettävän kielen on oltava selkeää ja ymmärrettävää, ja niissä saa käyttää vain yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä ja
lyhenteitä.
Velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon
henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Tieto
asiakkuuden päättymisestä on kirjattava asiakasasiakirjaan.
Asiakasasiakirjojen kopioita/tulosteita koskevat samat tietosuoja- ja salassa
pitosäännökset kuin alkuperäisiä asiakirjoja. Ne on hävitettävä käytön jälkeen
siten, että sivulliset eivät saa niistä tietoa.
Työntekijällä on oikeus kirjoittaa väliaikaiset muistiinpanot puhtaaksi tai siirtää
ne osaksi muuta valmistelevaa asiakirjaa, jolloin muistiinpanot on laadittu ainoastaan muistin tueksi ja apuvälineeksi. Tällaiset väliaikaiset aineistot ja
merkinnät tulee hävittää heti niiden käytyä tarpeettomiksi. Jos muistiinpanoja
ei kirjoiteta puhtaaksi ne muuttuvat virallisiksi asiakirjoiksi, jotka asiakkaalla on
oikeus nähdä. Tällaiset muistiinpanot on sisällytettävä asiakkaan asiakirjoihin.
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista määrittelee asiakirjatyypeittäin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin kirjattavat tietosisällöt. Lain perusteella terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista. Laki
on tullut voimaan 1.4.2015 ja asiakastietojen kirjaamista koskevia säännöksiä
sovelletaan asiakastietojen sähköisen käsittelyn osalta pääosin viimeistään
1.1.2017 alkaen.
1.4. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus
Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Jokaisella asiakastietoja käsittelevällä on niitä koskeva julkisuuslain 23 §:ään perustuva vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai
tehtävän päättymisen jälkeen.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
7 (28)
Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia asiakastietoja riippumatta
siitä, miten tai mihin ne on tallennettu tai millä tavalla tieto on saatu (kirjallisesti, suullisesti, havainnoimalla tai esimerkiksi videokuvaamalla). Salassa pidettävien tietojen selville ottaminen muita kuin työtehtäviä varten on ehdottomasti
kielletty. Tietojen oikeudettomalle käytölle on säädetty rikoslaissa sakko- ja
vankeusrangaistukset. Henkilörekisterien tietojen asianmukaista käyttöä valvotaan mm. tietojärjestelmien käyttölokijärjestelmän avulla.
Sosiaalihuollon järjestäjä tai tuottaja taikka niiden palveluksessa oleva samoin
kuin sosiaalihuollon luottamustehtävää hoitava ei saa ilman asiakkaan suostumusta antaa sivulliselle asiakasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Suostumuksen
tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu. Suostumus tulee
pyytää pääasiallisesti kirjallisena. Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, jolla ei ole
lain mukaista oikeutta tiedon saantiin. Sivullinen on myös samalla tehtävänimikkeellä työskentelevä kollega, jonka tehtäviin asiakkaan asiat eivät kuulu.
Tampereen kaupunkiseudun kunnissa on otettu käyttöön huhtikuusta 2013 alkaen sähköinen tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumus.
Jokainen työntekijä saa sitoumuksen luettavakseen ja hyväksyttäväkseen kirjautuessaan tietokoneelle henkilökohtaisilla Windows-tunnuksillaan. Tiedot sitoumuksen sähköisesti hyväksyneistä tallentuu automaattisesti Tampereen
seudun Tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksien henkilörekisteriin.
1.5.
Asiakastietojen luovuttaminen
1.5.1. Tietojen luovuttamisen perusteet
Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutettaessa tulee varmistaa, että luovutukselle on sosiaalihuollon asiakaslain mukainen peruste eli joko asiakkaan tai
hänen laillisen edustajansa nimenomainen suostumus tai tiedon antamisesta
tai oikeudesta tiedon saamiseen on erikseen laissa säädetty.
Tietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilannetta, jossa asiakastietoja annetaan
pyynnöstä jollekin asiakkaan tietoihin nähden sivulliselle taholle. Kun asiakastietoja annetaan tarkastusoikeuden perusteella asiakkaalle itselleen, kysymys
ei ole tietojen luovuttamisesta juridisessa merkityksessä.
Tietoja pyytävän on selvitettävä luovuttajataholle, mitä henkilötietoja pyydetään ja mihin käyttötarkoitukseen niitä pyydetään sekä esitettävä joko rekisteröidyn suostumus tai se lainkohta, joka oikeuttaa tietojen saamiseen suostumuksesta riippumatta. Tietojen luovuttajan on arvioitava, että laissa säädetyt
luovutusedellytykset täyttyvät. Luovutuksen kohteena voi olla vain tarpeellisia
tietoja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta katsottuna. Käyttötarkoituksen kannalta tarpeettomia tietoja ei voida luovuttaa edes asiakkaan suostumuksella.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
8 (28)
Kirjallinen suostumus
Pääsäännön mukaan sosiaalihuollon asiakastietoja voidaan luovuttaa vain
asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen
edustajansa kirjallisella suostumuksella. Mikäli sivulliselle luovutettava aineisto
sisältää useita henkilöitä koskevaa salassa pidettävää tietoa, on suostumus
saatava heiltä kaikilta.
Suostumuksesta tulee ilmetä:
 kenen tietoja luovutetaan
 kenelle tietoja luovutetaan
 mitä tietoja luovutetaan
 mihin käyttötarkoitukseen tietoja luovutetaan
 luovutuksen peruste (suostumus tai laki/lainkohta)
 päivämäärä ja asiakkaan tai laillisen edustajan allekirjoitus
Kirjallisesta suostumuksesta tehdään merkintä myös asiakkaan asiakaskertomukseen. Asiakas voi koska tahansa perua antamansa suostumuksen ja
perumisesta on myös tehtävä merkintä asiakaskertomukseen.
Suullinen suostumus
Jos suostumus pyydetään suullisesti, tulee sen sisältö kirjata asiakasasiakirjoihin. Suullista suostumusta käytetään vain poikkeustapauksessa, koska ennakollisen suostumuksen olemassaolo voidaan näyttää kirjallisena varmemmin toteen.
Sosiaaliasiamiehen toiminnassa poiketaan työn luonteesta johtuen pääsäännöstä ja suostumus asiakkaalta pyydetään pääosin suullisesti. Sosiaaliasiamies kirjaa ja arkistoi itse saamansa suullisen suostumuksen ja sosiaaliasiamiehelle voidaan luovuttaa suostumuksen mukaiset asiakastiedot myös
puhelimitse (huomioi tämä kohdissa 1.5.8 ja 1.5.10.).
Lakiin perustuva oikeus
Asiakastietoja saadaan luovuttaa, jos tietojen pyytäjä esittää tietojen saamiselle lakiin perustuvan oikeuden tai oikeudesta tietojen luovuttamiseen on
laissa säädetty. Sosiaalihuollon asiakaslain 17 – 18 §:ssä säädetään siitä,
millä edellytyksillä salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan suostumusta.
Valvonta
Henkilörekisteristä vastaava perusturvalautakunta vastaa henkilörekisterin lainmukaisuudesta. Tuotantoyksiköistä vastaavat esimiehet valvovat asiakastietojen käsittelyä ja vastaavat tietojen luovuttamisesta ja luovutusten lainmukaisuudesta. Ylöjärven kaupungin sosiaalipalvelujen
tietosuojavastaava ja hänen varahenkilönsä auttavat tarvittaessa henkilökuntaa tietojen luovuttamiseen liittyvissä juridisissa kysymyksissä.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
9 (28)
1.5.2. Alaikäinen asiakas
Sosiaalihuollon asiakaslain 10 §:n mukaan alaikäisen asiakkaan toivomukset
ja mielipide on selvitettävä ja otettava huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa edellyttämällä tavalla. Tämän vuoksi on asiakaslain 16 §:n mukainen
suostumus pyydettävä alaikäiseltä, jos alaikäisellä itsellään on edellytykset arvioida suostumuksen merkitys kyseisessä asiassa.
Mikäli asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Alaikäisen
laillinen edustaja on lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta annetun lain tarkoittama lapsen huoltaja. Alaikäisen laillinen edustaja voi olla myös holhoustoimilain tarkoittama edunvalvoja.
Asiakaslain mukaan alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Huoltajan suostumuksella ei saa luovuttaa lasta koskevia tietoja, jos huoltajalla itsellään ei ole oikeutta tiedon saantiin alaikäisen kiellettyä tietojen antamisen hänelle. Tiedon luovutus sivulliselle voi tapahtua tällöin lapsen suostumuksella tai asiakaslain 17 §:n ja 18 §:n perusteella.
Alaikäisen kielto-oikeudella ei voida rajoittaa laillisen edustajan oikeutta saada
alaikäistä koskevia asiakastietoja julkisuuslain 11 §:n mukaisen asianosaisaseman perusteella. Tällöinkin tietojen luovuttajan on harkittava, onko tietojen
antamiselle vastoin alaikäisen kieltoa jokin julkisuuslain 11 §:ssä mainittu
epäämisperuste, kuten lapsen etu tai erittäin tärkeä yksityinen etu.
Alaikäisen huoltaja tai muu laillinen edustaja ei myöskään voi päättää alaikäistä koskevien salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta, jos alaikäisen ja hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa edut olisivat tai saattaisivat olla
asiassa ristiriidassa keskenään. Tällöin tulee tehdä holhoustoimilain mukainen
hakemus tai ilmoitus edunvalvojan määräämiseksi lapselle, jos se on tärkeää
alaikäisen edun turvaamiseksi.
Mikäli on perusteltu syy olettaa, että huoltaja ei voi puolueettomasti valvoa
lapsen etua ja lapselle on määrätty edunvalvoja, antaa suostumuksen lapselle
määrätty edunvalvoja. Asian luonteesta ja alaikäisen kypsyydestä riippuu, voidaanko tietoja luovuttaa laillisen edustajan suostumuksella vastoin alaikäisen
omaa suostumusta. Edunvalvoja ei voi antaa suostumusta, jos alaikäisellä
asiakkaalla on itsellään edellytykset arvioida annettavan suostumuksen merkitys juuri kyseisessä asiassa.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
10 (28)
1.5.3. Sosiaalihuollon sisäinen tietojen käyttö
Sähköiseen Effica Yksilö- ja perhehuolto -asiakastietojärjestelmään on tallennettu sosiaalihuollon asiakastietoja 15.5.2006 alkaen. Järjestelmässä ylläpidetään sähköisesti seuraavia asiakasrekistereitä:














kehitysvammahuollon rekisteri
koulun sosiaalityön rekisteri
kuntouttavan työtoiminnan rekisteri
lastensuojeluilmoitusten rekisteri
lastensuojelun rekisteri
lastensuojelun valvontarekisteri
pakolaishuollon rekisteri
perhetukikeskuksen rekisteri
perhetyön rekisteri
päihdehuollon rekisteri
sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen rekisteri
toimeentulotuen rekisteri
työvoimapalvelujen rekisteri
vammaispalvelujen rekisteri
Sähköiseen ProConsona Lastenvalvoja –järjestelmään on tallennettu
sosiaalihuollon asiakastietoja. Järjestelmässä ylläpidetään sähköisesti seuraavia
asiakasrekistereitä:
 isyyden selvittämisen asiakasrekisteri
 lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri
Käyttäjät näkevät työtehtävissä tarpeelliset asiakastiedot annettujen käyttöoikeuksien mukaisesti Efficasta ja ProConsonasta. Käyttöoikeuksien määrittely
on perustunut sosiaalihuollon toimintojen ja tehtävien kartoitukseen ja
analysointiin.
Määrittelyä tehtäessä on arvioitu, mitä asiakkaiden henkilötietoja ja mitä
tarkoitusta varten sekä millä tavoin eri tehtävissä ja niihin kuuluvien toimintojen
eri vaiheissa on tarpeen käsitellä. Jos samassa toimintayksikössä (esim.
lastensuojelulaitos) työskentelevillä työntekijöillä on erilaisia käyttöoikeuksia
asiakastietoihin, ei asiakastietoja saa esim. tulostaa osaston tai yksikön
työntekijöiden yleiseen käyttöön.
Effican käyttöönottoa edeltävät asiakirjat ovat asiakkaan asiakasaktissa sosiaalihuollon toimintayksikössä tai perusturvakeskuksen arkistossa, jos asiakasakti on asiakkuuden päättyessä toimitettu arkistoon säilytettäväksi. Effican
asiakas-näytöllä on viite siitä, missä asiakkaan asiakirjoja säilytetään.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
11 (28)
1.5.4. Sosiaalihuollon viranomaisen lakiin perustuva velvollisuus luovuttaa tietoja muun lainsäädännön perusteella
1.5.4.1. Salassapidettävien tietojen antaminen asiakkaan hoidon ja huollon
turvaamiseksi
Asiakaslain 17§:n mukaan tietoja voidaan antaa eräissä tilanteissa asiakkaan
hoidon ja huollon turvaamiseksi, jos suostumusta ei voida saada taikka jos
asiakas nimenomaisesti kieltää tiedon luovuttamisen. Edellytyksenä on, että
asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumusta on pyydetty, jos se on
mahdollista vaarantamatta toimenpiteen tarkoitusta ja että tiedot ovat välttämättömiä.
Tietoja voidaan luovuttaa jos se, jota asiakirja koskee, on hoidon tai huollon
ilmeisessä tarpeessa terveytensä, kehityksensä tai turvallisuutensa vaarantumisen vuoksi eikä hoidon tai huollon tarvetta muutoin voida selvittää taikka
hoidon tai huollon toimenpiteitä toteuttaa. Tietoja voidaan antaa toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiannosta sosiaalihuollon tehtäviä suorittavalle henkilölle tai yhteisölle sekä muulle viranomaiselle. Yksityisesti sosiaalihuoltoa järjestävälle taikka yksityiselle terveydenhuollon toimintayksikölle
tietoja voidaan antaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä asiakkaan välittömän hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta
syystä. Lisäksi sosiaalihuollon viranomainen saa 17 §:n 1 momentin 1–3 kohdassa säädetyillä edellytyksillä antaa tietoja asiakkaan lailliselle edustajalle
taikka muulle henkilölle tai yhteisölle, jolle tiedon antaminen on välttämätöntä
asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi taikka sosiaalihuollon toimenpiteen toteuttamiseksi.
Käytännössä säännökset voivat tulla sovellettaviksi esimerkiksi erilaisten lastensuojelutoimenpiteiden yhteydessä, jossa huoltaja voi suostumuksen
epäämällä estää lapsen edun selvittämistä ja toteuttamista; kehitysvammahuollon erityishuoltoa järjestettäessä; määrättäessä päihdehuollon asiakasta
tahdosta riippumattomaan hoitoon; käsiteltäessä dementiaa sairastavien vanhusten asioita akuutissa tilanteessa; selvitettäessä huollon tarvetta sosiaalihuoltolain 41 §:ssä tarkoitetussa tilanteessa, jolloin tietoja voidaan joutua vähäisessä määrin luovuttamaan esimerkiksi isännöitsijälle tai talonmiehelle; tutkittaessa lastensuojelulain mukaista lastensuojeluilmoitusta, jolloin tietoja voi
olla tarpeen antaa jossakin määrin esimerkiksi sukulaisille tai naapureille.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
12 (28)
1.5.4.2. Salassa pidettävien tietojen antaminen asiakkaan suostumuksesta
riippumatta eräissä muissa tilanteissa
Asiakaslain 18 §:ssä säädetään eräistä muista tilanteista, joissa tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumusta.
Pykälässä tarkemmin säädetyillä edellytyksillä saadaan antaa tietoja,
1) tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle asiassa, jossa sosiaalihuollon viranomaiselle on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus panna asia vireille taikka osallistua vireillä olevan asian käsittelyyn taikka toimeenpanoon antamalla
lausunto tai selvitys taikka muulla vastaavalla tavalla.
2) sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle etuutta koskevan väärinkäytöksen selvittämiseksi, jos väärinkäytöstä on perusteltua syytä
epäillä.
3) pyydettäessä tulee antaa tietoja poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle, jos se on tarpeen sellaisen rikoksen selvittämiseksi, josta säädetään ilmoitusvelvollisuus rikoslain (39/1889) 15 luvun 10 §:ssä, taikka jonka
enimmäisrangaistus on vähintään neljä vuotta vankeutta.
4) oma-aloitteisestikin kun epäillään 4 kohdassa mainittua rikosta tai sitä vähäisempää rikosta, jos se on välttämätöntä lapsen edun taikka erittäin tärkeän
yleisen tai yksityisen edun vuoksi.
5) jos se on välttämätöntä tarkistettaessa sosiaalihuollon viranomaiselle laissa
säädetyn tehtävän hoitamiseksi olennaisen tärkeää tietoa tilanteissa, joissa viranomaisella itsellään on oikeus saada tieto.
1.5.4.3. Viranomaiset ja muut tahot, joilla on lainsäädäntöön perustuva
oikeus saada sosiaalihuollon viranomaiselta salassa pidettävää tietoa
1.5.4.3.1. Poliisi
Poliisin tietojensaannista on säädetty poliisilain 4 luvun 2 §:ssä. Säännöksen
1 momentin mukaan poliisilla on oikeus saada viranomaiselta ja julkista tehtävää asetetulta yhteisöltä virkatehtävän suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja
asiakirjat maksutta ja salassapito-velvollisuuden estämättä, jollei sellaisen tiedon tai asiakirjan antamista poliisille tai tietojen käyttöä todisteena ole laissa
kielletty tai rajoitettu. Sosiaalihuollon asiakaslain 18 §:n 2 momentissa on selvennetty sosiaalihuollon järjestäjän tai toteuttajan velvollisuutta antaa tietoja
poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle.
Sosiaalihuollon järjestäjän tai toteuttajan tulee pyydettäessä antaa asiakkaan
tai tämän laillisen edustajan suostumuksesta riippumatta salassa pidettävästä
asiakirjasta tieto poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle, jos kyse
on rikoksesta, josta on säädetty ilmoitusvelvollisuus rikoslain 15 luvun 10
§:ssä. Samanlainen tietojenantovelvollisuus on tilanteessa, jossa kyse on rikoksesta josta on säädetty vähintään neljän vuoden enimmäisrangaistus.
Harkintaoikeutta tiedonluovutuksessa ei näissä tapauksissa sosiaalihuollon
järjestäjällä tai toteuttajalla ole.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
OHJE
13 (28)
Sosiaalipalvelut
Salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa Sosiaalihuollon asiakaslain 18 §:n
3 momentin perusteella oma-aloitteisestikin tiedon, kun epäillään edellä tarkoitettua rikosta taikka silloin, kun epäillään jonkun syyllistyneen siinä mainittua
vähäisempään rikokseen, jos sosiaalihuollon järjestäjä ja toteuttaja arvioi sen
olevan välttämätöntä lapsen edun taikka erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen
edun vuoksi. Lisäksi sosiaalihuollon järjestäjä ja toteuttaja saa salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoittaa poliisille henkeen tai terveyteen kohdistuvan
uhkan arviointia ja uhkaavan teon estämistä varten välttämättömät tiedot, jos
henkilö tämän lain mukaisia tehtäviä hoitaessaan on saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua
väkivallan kohteeksi.
Luvat
Poliisilain 4 luvun 2 §:n 2 momentin mukaan ajo-oikeuden, ampuma-aseluvan
tai muun sellaisen luvan voimassaolon harkitsemiseksi poliisilla on oikeus
saada perustellusta pyynnöstä luvan haltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön tai väkivaltaiseen käyttämiseen liittyviä tietoja salassapito-velvollisuuden
estämättä silloin, kun on syytä epäillä, että luvanhaltija ei enää täytä luvan
saannin edellytyksiä. Poliisin edellä mainittu oikeus saada salassa pidettäviä
tietoja lupaharkinnan yhteydessä on ehdoton.
Ilmoitusvelvollisuus lastensuojelulain perusteella
Lastensuojelulain 25 §:n perusteella mm. sosiaali- ja terveydenhuollon palveluksessa olevilla henkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen
perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu:
1) rikoslain (39/1889) 20 luvussa seksuaalirikoksena rangaistavaksi säädetty
teko; tai
2) sellainen rikoslain 21 luvussa henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistavaksi säädetty teko, josta säädetty enimmäisrangaistus on vähintään kaksi vuotta vankeutta.
Törkeän rikoksen valmistelun ilmoittaminen
Rikoslain 15 luvun 10 §:n mukaan, joka tietää Suomen itsemääräämisoikeuden vaarantamisen, maanpetoksen, törkeän maanpetoksen, vakoilun,
törkeän vakoilun, valtiopetoksen, törkeän valtiopetoksen, raiskauksen, törkeän
raiskauksen, törkeän lapsen seksuaalisen hyväksikäytön, murhan, tapon,
surman, törkeän pahoinpitelyn, ryöstön, törkeän ryöstön, ihmisryöstön, panttivangin ottamisen, rahanväärennöksen, törkeän rahanväärennöksen, rikoslain
34 luvun 1 – 6 tai 11 §:ssä mainitun rikoksen taikka törkeän huumausainerikoksen olevan hankkeilla eikä ajoissa, kun rikos vielä olisi estettävissä, anna
siitä tietoja viranomaiselle tai sille jota vaara uhkaa, on tuomittava, jos rikos tai
rangaistava yritys tapahtuu, törkeän rikoksen ilmoittamatta jättämisestä sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
14 (28)
Säännöstä on tulkittava siten, että sosiaalihuollon viranomaisella on salassapitosäännösten estämättä velvollisuus tehdä ilmoitus oma-aloitteisesti poliisille
saadessaan virkatoiminnan yhteydessä tiedon kysymyksessä olevista, valmisteltavana tai hankkeilla olevasta säännöksen tarkoittamasta rikoksesta. Ilmoitusvelvollisuus edellyttää yleensä sitä, että tiedetään, mihin tai keihin tuleva rikos aiotaan kohdistaa ja millä tavoin rikos aiotaan tehdä. Säännöksen tavoite
on, että voidaan ehkäistä ennalta vakavan rikoksen toteuttaminen.
Oleskelulupahakemus perhesiteen perusteella
Ulkomaalaislain 63 §:n mukaan maahanmuuttovirasto tai kihlakunnan poliisilaitos voi hankkia perhesiteen perusteella tehdystä oleskelulupahakemuksesta
lausunnon perheenkokoajan koti- tai asuinpaikkakunnan sosiaaliviranomaiselta tai terveydenhuoltoviranomaiselta. Lausuntoa voi pyytää perheenkokoajan
sosiaalisesta tai terveydellisestä tilanteesta, jos perheenkokoaja on ilman
huoltajaa tullut alaikäinen tai jos hakija on ydinperheen ulkopuolinen muu
omainen taikka jos lausunnon pyytämiseen on muu perheen tilanteen selvittämiseen liittyvä erityinen syy.
Sosiaaliviranomainen tai terveydenhuoltoviranomainen on velvollinen antamaan maahanmuuttovirastolle tai kihlakunnan poliisilaitokselle 1 momentissa
tarkoitetussa lausunnossaan salassapitosäännösten estämättä perhesiteen
perusteella tehtyä oleskelulupahakemusta varten hallussaan olevat henkilön
sosiaaliseen tai terveydelliseen tilaan liittyvät sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä tehtäessä päätöstä oleskeluluvan myöntämisestä perhesiteen perusteella.
Passiviranomaiset
Passilain 11 §:n 3 momentin mukaan sosiaalihuoltolain 6 §:n 1 momentissa
tarkoitettu toimielin on velvollinen antamaan passin antavan viranomaisen
pyynnöstä lausunnon siitä, onko passin epääminen selvästi vastoin lapsen
etua. Lausuntoon voidaan säännöksen mukaan ottaa myös sellaista tietoa, joka muutoin olisi salassa pidettävä. Edellytyksenä tällöin kuitenkin on, että salassa pidettävien tietojen ottaminen lausuntoon on lapsen edun kannalta välttämätöntä. Lausunnon passiasiassa antaa lasta tunteva sosiaalityöntekijä.
Mikäli viranomaisella ei ole ennestään hallussaan lasta tai huoltajia koskevia
tietoja, lausuntoa ei anneta.
Mikäli lapsi on otettu sosiaalilautakunnan huostaan lastensuojelulain tarkoittamin tavoin, antaa passilain mukaisen suostumuksen lapsen huoltajan sijasta
toimivaltainen sosiaalilautakunta, jolle LSL 45 §:n mukaan kuuluu oikeus päättää lapsen olinpaikasta. Passihakemuksen allekirjoittaa lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä.
1.5.4.3.2. Veroviranomaiset
Verotusmenettelystä annetun lain 20 §:n mukaan kunnan viranomaisen on verohallituksen tai veroviraston pyynnöstä annettava tai esitettävä tarkastetta-
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
15 (28)
vaksi sellaiset tiedot, jotka saattavat olla tarpeen verotusta tai muutoksenhakua varten ja jotka selviävät viranomaisen tai muun julkisyhteisön hallussa
olevista asiakirjoista tai muutoin ovat tämän tiedossa, jos tiedot eivät koske
sellaista asiaa, josta lain mukaan ei saa todistaa. Verotukseen vaikuttavia taloudellista asemaa koskevia tietoja ei kuitenkaan saa kieltäytyä antamasta.
Säännös merkitsee siten sitä, että verottajalla on oikeus saada verotukseen
vaikuttavat henkilön taloudellista asemaa koskevat tiedot (muun muassa tiedot toimeentulotukiasiakkuudesta ja myönnetyn toimeentulotuen määrästä)
sosiaalihuollon viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä.
1.5.4.3.3. Kansaneläkelaitos ja eläkelaitokset
Kansaneläkelaitoksella (KELA) on oikeus saada eri etuuksiin liittyviä tietoja,
jotka ovat tarpeen kulloinkin kyseessä olevan etuuden määrän ja asiakkaan
oikeuden selvittämiseksi. KELA-lainsäädännössä ei ole kattavasti kaikkien
säännösten osalta todettu niiden koskevan myös salassa pidettävien tietojen
saantia. Po. säännöksiä on kuitenkin tulkittava siten, että KELAlla on oikeus
saada säännösten mukaan salassa pidettäviäkin tietoja siltä osin, kuin kulloinkin puheena olevaa etuutta koskevan hakemuksen käsittely vaatii.
Seuraavassa on lueteltu keskeisiä säännöksiä, joiden perusteella Kansaneläkelaitos, muutoksenhakuelin (tarkastuslautakunta, vakuutusoikeus, eläkelautakunta) ovat oikeutettuja sosiaalihuollossa oleviin tietoihin.
3.1. Kansaneläkelaki 86 §
3.2. Sairausvakuutuslaki 19 Luku 1 § JA 2 §
3.3. Äitiysavustuslaki 14 §
3.4. Lapsilisälaki 16 §, 11 §
3.5. Laki yleisestä asumistuesta 42 §
3.6. Laki vammaisetuuksista 43 §
3.7. Laki kelan kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 59 §
3.8. Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 23 a §
1.5.4.3.4. Asevelvollisuusviranomaiset
Asevelvollisuuslain 96 §:n mukaan asevelvollisuusrekisterin ylläpitäjällä on oikeus asevelvollisuusrekisteriä varten saada salassapitosäännösten estämättä
kunnan sosiaaliviranomaisilta tietoja asevelvollisen sosiaalisesta ja taloudellisesta tilanteesta, jos tiedoilla on merkitystä päätettäessä palveluspaikasta ja
palveluksen ajankohdasta sekä palveluksen järjestämisen ehdoista.
1.5.4.3.5. Ulosottoviranomaiset
Ulosottolain (Ulosottokaari) 3 luvun 67 §:n mukaan ulosottomiehellä on täytäntöönpanoa varten oikeus yksittäisessä ulosottoasiassa saada viranomaiselta
tietoja velallisen tuloista, varallisuudesta, veloista ja maksuyhteyksistä; velallisen työ- ja palvelussuhteista ja eläkkeistä sekä velallisen osoite- ja puhelintiedot.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
16 (28)
1.5.4.3.6. Velkajärjestely
Yksityishenkilön velkajärjestelystä annetun lain 67 §:n mukaan selvittäjäksi
määrätyllä henkilöllä on oikeus salassapitosäännösten estämättä, tehtävänsä
suorittamiseksi samanlainen oikeus kuin velallisella itselläänkin, saada tietoja
velallisen pankkitileistä, maksuliikenteestä, sopimuksista ja sitoumuksista seYLÖJÄRVEN KAUPUNKI OHJE 16 (27) Sosiaalipalvelut
kä velallisen varallisuudesta, verotuksesta ja muista velallisen taloudellista
asemaa koskevista seikoista.
Sosiaalitoimessa säännös oikeuttaa velkajärjestelyn selvittäjän saamaan tietoja esimerkiksi henkilölle myönnetystä toimeentulotuesta sen määrästä sekä
myös perusteista.
1.5.4.3.7. Haastemies
Haastemieslain 4 a §:n mukaan haastemiehellä ja lain 6 §:ssä tarkoitetuilla
virkamiehillä on yksittäisessä tiedoksiantoasiassa oikeus salassapitosäännösten estämättä saada muun muassa viranomaiselta tiedoksiannon kohteena
olevaa henkilöä koskevat osoite- ja puhelintiedot samoin kuin muut yhteyden
ottoon tarvittavat tiedot.
1.5.4.3.8. Kunta asianomistajana
Tuomioistuimelle voidaan luovuttaa salassa pidettäviä tietoja tilanteessa, jossa kunnan sosiaalilautakunta on asianomistajan asemassa esimerkiksi ajettaessa kannetta toimeentulotukipetoksen johdosta. Tuomioistuimella on myös
oikeus saada hallintolainkäyttölain perusteella kaikki salassa pidettävät asiaan
vaikuttavat tiedot tilanteessa, jossa kyse on asiakkaan valitusasiasta. Tällöin
kyse on lähinnä hallintotuomioistuimesta (hallinto-oikeudet, korkein hallintooikeus).
1.5.4.3.9. Lapsen tekemän rangaistavan teon esitutkinta ja tuomioistuinkäsittely
Lastensuojelulain 24 §:n 2 momentin mukaan sosiaalilautakunta on edustettuna lapsen tekemän rangaistavan teon esitutkinnassa sekä tuomioistuinkäsittelyssä. Läsnäolon tarpeellisuuden arvioi sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai
sen edustaja.
Tässä yhteydessä voidaan yksittäistapauksissa edellyttää sellaistenkin tietojen antamista, jotka muutoin ovat salassa pidettäviä. Tietojen luovutus perustuu kuitenkin tällöin asiakaslain 17 §:n 1 momentin 2 kohtaan "jos tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi" tai 18 §:n 3 momenttiin "jos se on välttämätöntä
lapsen edun vuoksi".
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
17 (28)
1.5.4.3.10. Lapsen koulusta erottaminen
Perusopetuslain 36 §:n mukaan oppilas voidaan erottaa koulusta enintään
kolmeksi kuukaudeksi. Lastensuojelulain 24 §:n 2 momentin mukaan sosiaalilautakunnan edustajan on tarvittaessa oltava läsnä oppivelvollisen lapsen koulusta erottamista koskevaa asiaa käsiteltäessä. Läsnäolon tarpeellisuuden arvioi sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai sen edustaja. Mikäli tietoja joudutaan luovuttamaan tässä yhteydessä, perustuu tietojen luovutus asiakaslain
17 §:n 1 momentin 2 kohtaan "jos tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi".
1.5.4.3.11. Syyttäjä
Rikoslain 25 luvun 9 §:n mukaan virallinen syyttäjä ei saa nostaa syytettä lapsen omavaltaisesta huostaanotosta, jos se olisi vastoin lapsen etua. Ennen
syytteen nostamista on syyttäjän kuultava sen kunnan sosiaalilautakuntaa,
jossa lapsella on asuinpaikka tai jossa lapsi oleskelee tai siltä sosiaalilautakunnalta, jolla muutoin ilmeisesti on parhaat tiedot lapsesta.
Tällaisissa tilanteissa sosiaalilautakunnan on luovutettava syyttäjän tarvitsemat tiedot syyteharkintaa varten salassapitosäännösten estämättä. (SHAL
18.1 §)
1.5.4.3.12. Valvontaviranomaiset
Sosiaalihuoltoa valvovilla viranomaisilla on oikeus saada eräin edellytyksin tietoja salassa pidettävistä asioista. Aluehallintovirastolla sekä sosiaali- ja terveysministeriöllä on ohjaus- ja valvontatehtävänsä kannalta tarpeellisten tietojen osalta oikeus saada salassa pidettäviä tietoja. Oikeus rajoittuu kuitenkin
niihin tietoihin, jotka ovat tarpeen joko valvontatehtävän suorittamiselle taikka
yksittäistä henkilöä koskevan tehtävän hoitamiselle (esimerkiksi kansainvälisessä lainkäyttöelimessä vireillä olevan valituksen tai kanteluasian selvittämiseksi).
Myös Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolla (Valvira) on oikeus
saada sille määrättyjen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisia tietoja ja selvityksiä sen estämättä mitä salassapitovelvollisuudesta säädetään. (Laki sosiaalija terveysalan lupa- ja valvontavirastosta 2 ja 6 §)
Ylimmillä lainvalvojaviranomaisilla (eduskunnan oikeusasiamies sekä oikeuskansleri) on oikeus saada kanteluasian ratkaisemiseksi tietoja sosiaalihuollon
viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä (Laki eduskunnan oikeusasiamiehestä 197/2002; 6 § ja L valtioneuvoston oikeuskanslerista
193/2000; 5 ja 9 §).
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
18 (28)
1.5.4.3.13. Tietosuojaviranomaiset
Tietosuojavaltuutetulla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada
pyynnöstä tiedot henkilörekistereistä. Tietosuojalautakunnalla on vastaava oikeus sen käsittelemissä asioissa (HenkilötietoL 39.1 §). Tietosuojavaltuutetulla on myös oikeus tarkastaa ja tarkastuttaa henkilörekistereitä (Henkilötietolain
39.2 §).
1.5.4.3.14. Kunnan luottamushenkilöt ja tilintarkastajat
Luottamushenkilöt
Kuntalain 43 §:n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.
Säännöksen mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää itse tarpeellisena. Lautakunnan jäsenen tai muun vastaavan toimielimen jäsenen tietojensaantioikeus rajoittuu toimielimen käsiteltävänä oleviin asioihin. Valtuutetun
ja kunnanhallituksen jäsenten tietojensaantioikeus on laajempi. Luottamushenkilön tietojensaantioikeus ulottuu kuitenkin vain julkisiin tietoihin. Salassapitosäännökset rajoittavat tätä tietojensaantioikeutta. Poikkeuksena on tilanne,
jossa luottamushenkilöllä toimielimen jäsenenä on käsiteltävässä asiassa oikeus niihin salassa pidettäviin tietoihin, jotka kuuluvat hänen varsinaisten tehtäviensä hoitamiseen. Tällöin edellytyksenä on, että näitä salassa pidettäviä
tietoja tarvitaan päätöksenteon perusteena esimerkiksi perusturvalautakunnan
käsitellessä yksilöhuollon muutoksenhakuasiaa.
Tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat
Kuntalain 74 §:n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta
tietoja ja nähtäväksi asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Säännöksen mukaisesti tilintarkastajalla itsellään on oikeus harkita, missä laajuudessa salassa pidettäviä
tietoja hän tilintarkastustehtävän hoitamiseksi tarvitsee. Tarkastuslautakunnalla kollegiona on oikeus saada myös salassa pidettäviä tietoja. Säännös merkitsee siten sitä, ettei yksittäisillä tarkastuslautakunnan jäsenellä ole oikeutta
ilman tarkastuslautakunnalta saatua valtuutusta, tarkastaa tai saada salassa
pidettäviä asiakasasiakirjoja.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
19 (28)
1.5.5. Salassapidettävien potilastietojen luovuttamisesta
Jos sosiaalihuollon toimintayksikössä työskentelee terveydenhuollon ammattihenkilöitä, jotka antavat tutkimusta ja hoitoa, ovat heidän tässä yhteydessä tekemänsä merkinnät potilastietoja. Potilastiedot ovat potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992; myöh. potilaslaki) 13 §:n mukaan salassa
pidettäviä. Potilastietojen käsittelyn osalta noudatetaan YLÖJÄRVEN kaupungin
potilastietojen käsittelystä annettuja ohjeita.
1.5.6. Ulkopuoliset palveluntuottajat
Jos sosiaalihuollon palvelun antamisesta on tehty toimeksiantosopimus esim.
yksityisen sosiaalihuollon palvelujen antajan ja kunnan sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen välillä, on kyse viranomaisen tiedoista ja asiakirjoista. Palvelua ostava viranomainen saa julkisuuslain 26 §:n nojalla antaa palvelun tarjoajalle kaikki sellaiset salassa pidettävät asiakastiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun antamiseksi. Tietojen antamiseen ei tarvita asiakkaan suostumusta. Kyseessä on toimeksiantosopimus, jos siitä ilmenee, että palvelua tuotetaan viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun.
Palvelun hankkimista koskevan toimeksiantosopimuksen tehnyt sosiaalihuollosta vastaava toimielin on yksityisen sosiaalihuollon palvelujen antajan keräämien, sopimuksen piiriin kuuluvien asiakastietojen rekisterinpitäjä. Sosiaalihuollosta vastaavalla toimielimellä on myös asiakastietoja koskeva määräysvalta esim. tietojen luovuttamisesta ja arkistoinnista. Rekisterinpitoon kuuluvista tehtävistä ja vastuista on sovittava tarkemmin palveluntuottajan kanssa
tehdyssä sopimuksessa.
Käytännössä Ylöjärven kaupungissa palvelujen osto tuotetaan viranomaisen
toimeksiannosta.
Jos palvelua annetaan muunlaisen sopimuksen perusteella, palveluntuottaja
itsenäisenä rekisterinpitäjänä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja tällöin asiakastietojen luovuttaminen merkitsee tietojen luovuttamista sivulliselle.
1.5.7. Tietojen luovuttamisen laajuus
Tietojen pyytäjän on esitettävä lain säännös, johon pyyntö perustuu ja tiedot
luovutetaan siinä laajuudessa kuin tietoja on pyydetty ja tietoja pyytävällä taholla on ne oikeus saada. Asiakasasiakirjatiedot toimitetaan kopioina/tulosteina pyytäjän ilmoittamista yksilöidyistä kohdista. Tiedot luovutetaan
pääsääntöisesti postilähetyksenä.
1.5.8. Tietojen luovutus puhelimitse, telefaksilla tai sähköpostitse
Asiakastietoja voidaan antaa puhelimitse vain tapauksissa, jolloin se on välttämätöntä asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi. Tietoja ei luovuteta välittömästi puhelun aikana vaan otetaan pyytäjän yhteystiedot ja asiakkaan asioista vastaava työntekijä ottaa yhteyttä pyytävään tahoon.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
20 (28)
Telefaksin käyttö ei ole suositeltavaa lähetettäessä asiakastietoja. Se tulisi rajoittaa vain välttämättömiin kiireellisiin tapauksiin ja siihen on mahdollisuuksien
mukaan saatava asiakkaan suostumus. On varmistettava, että tilaaja on vastaanottamassa tietoja, etteivät ne joudu sivullisille.
Ulkoinen sähköposti
Salassa pidettäviä asiakastietoja ei ole lupa lähettää ulkoisessa salaamattomassa sähköpostissa. Mikäli asiakastietojen riittävästä salaamisesta ja suojaamisesta voidaan varmistua sekä molemmat osapuolet (lähettäjä ja vastaanottaja) voidaan luotettavasti tunnistaa, on tietoja poikkeustapauksissa
mahdollista lähettää myös ulkoverkkoon päin sähköpostilla.
Ylöjärven kaupunki on ottanut käyttöön lokakuussa 2013 salatun sähköpostiratkaisun, jota käyttäen on lupa lähettää salassa pidettäviä asiakastietoja toiselle viranomaiselle tai yksityiselle palveluntuottajalle, jonka kanssa kaupunki
on tehnyt toimeksiantosopimuksen. Kesäkuusta 2015 alkaen Ylöjärven kaupungin (ylojarvi.fi) ja valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin ylläpitämien valtion laitosten sähköpostiosoitteiden (esim. oikeus.fi, mol.fi) välillä on
vastaava salattu sähköpostiyhteys.
Suojaamattoman sähköpostiyhteyden kautta voidaan kysyä yleistä neuvontaa
esim. siitä, millä edellytyksillä ja miten jotain palvelua voi hakea. Tällaiseen
yleiseen tiedusteluun viranomainen ja palvelun järjestäjä voi myös vastata
sähköpostitse.
Jos asiakas lähettää esimerkiksi ajanvaraukseen liittyvää tai muuta salassa
pidettävää tietoa sähköpostilla, siihen tulee vastata puhelimella tai kirjallisesti.
Sama koskee myös muita tiedusteluja, joihin ei voida vastata yleisellä neuvolla paljastamatta asiakkaan nimeä tai muita asiakastietoja.
Sisäinen sähköposti
Kaupungin sisäisessä sähköpostiliikenteessä ([email protected])
voidaan välittää salassa pidettäviä henkilötietoja. Tietoja voidaan välittää
myös Ylöjärven kaupungin ja Tampereen seudun kuntien (Hämeenkyrö,
Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Tampere, Vesilahti ja Ylöjärvi)
työntekijöiden välillä, kun vastaanottajan nimi löytyy työsähköpostijärjestelmän
kuntakohtaisesta osoitteistosta. Vastaavasti voidaan toimia Ylöjärven kaupungin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ([email protected]) sähköpostiosoitteiden kesken.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
21 (28)
Sähköpostin käsittelyssä täytyy huomioida, että käyttöön liittyy suojatuissakin
yhteyksissä riskejä: lähettäjä voi vahingossa kirjoittaa tai valita osoitekirjasta
väärän vastaanottajan (isoissa organisaatioissa voi olla useita samannimisiä),
jolloin tiedot menevät väärälle henkilölle. Myös viestin vastaanottajan tulisi
osata käsitellä viestejä oikein ja huomioida ettei esim. jatkolähetä salassa pidettäviä tietoja ulkoverkkoon tai tulosta ja käsittele tulostetta huolimattomasti.
Mikäli sähköpostin vastaanottaja huomaa saaneensa itselleen kuulumatonta
sähköpostia, pitää asiasta ilmoittaa mahdollisimman pian sen lähettäjälle.
1.5.9. Tieteelliset tutkimukset
Kaikkiin Ylöjärven kaupungin yksiköissä tehtäviin tutkimuksiin tarvitaan lupa.
Perusturvaosastolla vastuualueen esimiehet huolehtivat tutkimusluvan
myöntämisestä.
Asiakastietojen luovuttamisesta tieteellisiin tutkimuksiin säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetyssä laissa sekä Henkilötietolaissa.
1.5.10. Asiakastietojen luovuttamisesta tehtävät merkinnät
Sosiaalihuollon asiakaslaki edellyttää, että asiakirjaan tehdään merkintä, kun
tietoja hankitaan ulkopuolisilta tai annetaan ulkopuolisille. Sosiaalihuollon
asiakasasiakirjalaki määrittelee merkinnän sisällön tietojen luovuttamisen
osalta (10 §) ja tietojen saamisen osalta (11 §).
Mikäli alaikäinen asiakas kieltää tietojen luovutuksen lailliselle edustajalleen,
on kielto ja sen perusteeksi esitetty painava syy kirjattava. Jos alaikäisen kielto-oikeus on evätty, on asiakasasiakirjaan kirjattava tieto siitä ja ratkaisun perustelut.
Luovuttamista koskevasta merkinnästä täytyy ilmetä tietoja luovuttanut henkilö
ja luovutuspäivä, kuvaus luovutetuista tiedoista, luovutuksen tarkoitus, luovutuksensaaja sekä tieto siitä, onko luovutus perustunut asiakkaan suostumukseen tai mihin lainsäännökseen se on perustunut. Merkintä tehdään Efficassa
olevaan asiakkaan asiakaskertomukseen seuraavissa tapauksissa:
 tietoja on luovutettu asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella suostumuksella
 tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on erikseen laissa säädetty
 asiakas saa julkisuuslain perusteella kopiot/tulosteet omista tiedoistaan
 tietoja on luovutettu viranomaisille valituksen, kantelun tai muun vastaavan
asian vuoksi
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
22 (28)
Merkintää asiakasasiakirjoihin ei tehdä, vaan merkintä (päiväys ja lähettäjä)
tehdään asiakirjapyyntöön:
 kun asiakas saa Henkilötietolain mukaista tarkastusoikeuttaan käyttäessään
kopiot/ tulosteet omista tiedoistaan
Edellä mainittuihin asioihin liittyviä asiakirjoja/pyyntöjä säilytetään erillisinä,
ei siis asiakasasiakirjoissa.
1.5.11. Asiakastietojen luovuttamisesta vastaavat tahot
Asiakirjat luovuttaa se viranomainen, jonka hallussa asiakirjat ovat. Jos asiakirjat ovat toimintayksikössä, vastaa luovuttamisesta ensisijaisesti asiakastyöstä vastaava viranhaltija. Jos aktiiviasiakkuutta ei ole ja asiakirjat on luovutettu arkistoon, vastaa luovuttamisesta se yksikkö, jossa asiakas on asioinut.
Kirjaamo ohjaa pyynnöt suoraan yksiköille ja epäselvissä tapauksissa yksikön
esimiehelle. Yksiköt pyytävät luovutusta varten tarvittavat asiakirjat arkistosta.
1.6.
Asiakkaan tai asianosaisen oikeudet ja niiden toteuttaminen
1.6.1. Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjän laatima rekisteriseloste tulee olla jokaisen saatavilla. Rekisteriselosteet sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta löytyvät osoitteesta https://ylojarvi-fi.aldone.fi/asiointi-ja-neuvonta/rekisteriselosteet/.
1.6.2. Asiakkaiden informointi tietojensa käsittelystä
Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon järjestäjälle ja
toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saada tietää, miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan sekä minkä henkilötietolaissa tarkoitetun rekisterinpitäjän
henkilörekisteriin tiedot talletetaan.
Asiakkaalle ja hänen lailliselle edustajalleen on annettava tieto siitä, miten hän
voi käyttää henkilötietolaissa tarkoitettuja oikeuksiaan, jollei asiakas ole jo
saanut tätä tietoa. Lisäksi hänelle on annettava tieto, jos asiakasta koskevia
tietoja voidaan saada maksun määräämistä ja tietojen tarkastamista varten
teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta ja
siitä, jos tietoja aiotaan pyytää rahalaitokselta sosiaalihuollon asiakaslain 20
§:n 2 momentin nojalla.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
23 (28)
Asiakkaan informoimiseksi tarpeelliset tiedot on rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa, jotka täytyy olla asiakkaan saatavilla kussakin toimintayksikössä. Asiakkaalle täytyy kertoa, missä dokumentti on nähtävillä. Kirjallisiin hakemus- ja muihin lomakkeisiin tulee sisällyttää tieto henkilötietojen käsittelyn
informoinnista ja siitä, missä tietosuojaselosteet on nähtävissä (toimintayksikkö ja internetosoite).
1.6.3. Asiakkaan oikeus saada tarkastaa tietonsa (Henkilötietolaki)
Henkilötietolain 26 §:n nojalla jokaisella on oikeus tarkastaa kaikki itseään
koskevat asiakasrekisteritiedot. Tarkastuspyynnölle ei tarvitse esittää erityisiä
perusteluja. Tarkastusoikeutta ei voi toteuttaa asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä.
Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti.
Tarkastuspyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona
sosiaalihuollon ammattihenkilölle, joka on oikeutettu luovuttamaan tiedot. Tapauksissa, joissa asiakas kysyy asiakassuhteen aikana esim. päätöstietojaan,
kyse ei ole tarkastusoikeuden käyttämisestä vaan sosiaalihuollon toteuttamisesta.
Huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa alaikäisen lapsensa tiedot, ellei henkilötietolaissa säädetty kieltäytymisperuste tule kyseeseen. Jos alaikäinen on sosiaalihuollon asiakaslain 11 §:n nojalla kieltänyt itseään koskevien
tietojen antamisen lailliselle edustajalleen, ei laillisella edustajalla ole myöskään henkilötietolain mukaista tarkastusoikeutta kyseisiin tietoihin. Myös lapsella itsellään on huoltajan ohella tarkastusoikeus omiin tietoihinsa, jos hänellä
on puhevalta asiassa.
Tiedot voi pyytää kopioina/tulosteina tai tarkastusoikeus voidaan toteuttaa
asiakaskäynnin aikana tai asiakkaan kanssa erikseen sovitun henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, jolloin asiakas saa asiakirjat nähtäväkseen asiakastyöstä vastaavan sosiaalityöntekijän valvonnassa tai kirjallisena. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada alkuperäisiä asiakirjoja tarkastusoikeuden perusteella.
Tarkastusoikeus on pyrittävä toteuttamaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden
käyttämisestä ei tehdä merkintää asiakasrekisteriin, koska se ei ole tarpeellinen tieto annettavan sosiaalihuollon palvelun kannalta.
Tarkastusoikeus voidaan Henkilötietolain mukaisesti evätä vain, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai se aiheuttaisi vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille. Epäämisestä
on annettava kirjallinen ratkaisu, jossa on mainittava ne syyt, joiden vuoksi
tarkastusoikeus on evätty. Epäämisen veroisena pidetään sitä, jos rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun toimistoon ratkaistavaksi.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
24 (28)
Henkilötietolain mukaisen epäämispäätöksen tekee sosiaalityön johtaja tai
johtava sosiaalityöntekijä.
Epäämispäätös edellyttää yleensä työntekijän ja päätöksen tekijän välistä
neuvottelua.
Edunvalvojan oikeus tarkastaa päämiehen asiakastiedot
Edunvalvoja on päämiehensä laillinen edustaja niissä asioissa, joita edunvalvojamääräys koskee. Hän hoitaa saamansa määräyksen mukaisesti päämiehensä puolesta asioita, esim. maksaa laskuja, jos määräys koskee taloudellisten asioiden hoitamista. Tällöin hänellä on oikeus saada taloudellisiin asioihin
ja laskutukseen liittyvät tiedot. Vain siinä tapauksessa, että edunvalvontamääräys koskee myös henkilökohtaisten asioiden hoitoa, hän voi käyttää päämiehensä puolesta tarkastusoikeutta sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakastietoihin. Edunvalvojalla ei siis ole ehdotonta oikeutta päämiehen asiakasrekisteritietojen tarkastamiseen, vaan tarkastusoikeus on aina arvioitava tapauskohtaisesti sen mukaan, edellyttääkö edunvalvojalle määrätyn tehtävän hoitaminen tai päämiehen huolenpitovelvoitteen toteuttaminen tarkastusoikeutta.
Asiakirjakopioista perittävät korvaukset
Asiakasasiakirjoista annetaan asiakkaalle tarkastusoikeuden toteuttamiseksi
jäljennökset kerran vuodessa maksutta
1.6.4. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin (Julkisuuslaki)
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (Julkisuuslain) 11 §:n mukaan hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta
asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä. Lisäedellytyksenä on se, että asiakirja on tosiasiallisesti vaikuttanut tai voinut vaikuttaa asian käsittelyyn.
Asianosaisoikeuden perusteella asianosaisella on oikeus saada tietoonsa
myös asiassa mahdollisesti olevien toisten osapuolten salassa pidettäviä tietoja. Tiedot saanutta asianosaista sitoo tällöin Julkisuuslain mukainen salassapitovelvollisuus. Henkilöllä on Julkisuuslain 12 §:n nojalla aina oikeus saada
häntä itseään koskeva tieto, joka sisältyy salassa pidettäviin asiakirjoihin.
Pyydettäessä tietoja Julkisuuslain 11 ja 12 §:n nojalla on pyyntö perusteltava
selvittämällä pyytäjän henkilöllisyys, tietojen käyttötarkoitus ja muut luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. pyyntö tulee toimittaa kirjallisena.
Asiakirja on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden
kuluessa pyynnön saapumisesta viranomaiselle. Asiakirjapyynnön voi esittää
myös asiamiehen tai edustajan välityksellä eli valtakirjalla ja tietojenluovutuspyyntö voi tulla sähköisesti.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
25 (28)
Asianosaisoikeuden perusteella tietojen luovuttamisesta tehdään merkintä
asiakasasiakirjoihin ja perusteeksi merkitään ko. laki.
Julkisuuslain 11 ja 12 §:n perustuva tiedonsaantioikeus voidaan evätä vain
lain 11 § 2 momentissa mainituilla perusteilla. Asianosaisella ei ole oikeutta
asiakirjaan muun muassa
 jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etu taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua
 esittelymuistioon, ratkaisuehdotukseen ja niihin verrattavaan muuhun
asian valmistelua varten viranomaisen laatimaan asiakirjaan, ennen
kuin asian käsittely on kysymyksessä olevassa viranomaisessa päättynyt
 asianosaisen tai lastensuojelulain 25 §:ssä tarkoitetun ilmoituksen tekijän salassa pidettäviin osoite-, puhelin- ja vastaaviin yhteystietoihin, jos
tiedon antaminen vaarantaisi asianosaisen tai ilmoituksen tekijän turvallisuutta, etuja tai oikeuksia.
Edellä mainittujen seikkojen harkinnassa työntekijä joutuu punnitsemaan eri
tahojen suojan tarvetta ja tekemään ratkaisun tällaisen intressivertailun perusteella. Erityisen voimakkaasti työntekijän harkintaa ohjaa lapsen edun turvaamisen periaate. Tietojen luovutus edellyttää aina tapauskohtaista harkintaa.
Työntekijän kannattaa epäselvissä tapauksissa neuvotella esimiehen kanssa.
Epäämisestä tehdään kirjallinen ratkaisu ja hallinnollinen päätös, johon asiakas voi hakea muutosta hallinto-oikeudelta. Sosiaalihuollon asiakastietojen
osalta epäämispäätöksen tekee sosiaalityön johtaja tai johtava sosiaalityöntekijä.
Käytännössä saattaa olla epäselvyyttä siitä, haluaako asianomainen henkilö
käyttää tarkastusoikeuttaan vai asianosaisoikeuttaan. Viranomaisen tulee tarvittaessa myös ohjata asiakasta, kumman oikeuden käyttämisestä pyytäjän
tarpeiden kannalta on kysymys. Seuraavista seikoista on apua harkinnassa:
HENKILÖTIETOLAKI
Tarkastusoikeus tarkoittaa vain omien / huollettavana
olevan lapsen rekisterimerkintöihin tutustumista. Muita henkilöitä koskevia tietoja
ei näytetä / luovuteta.
Pyytäjällä ei välttämättä ole mitään erityistä tarkoitusta, jota varten hän
tarkastusoikeuttaan käyttää.
Ehdoton oikeus, jos kieltäytymisperustetta ei ole.
Tarkastusoikeutta ei voi käyttää asiamiehen välityksellä (valtakirjoja ei
hyväksytä).
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
26 (28)
JULKISUUSLAKI
Tietojen pyytäjä saa samalla tietoonsa myös muita henkilöitä koskevia tietoja,
jos epäämisperustetta ei ole.
Pyyntö on perusteltava. Viranomainen selvittää, onko pyytäjä asianosainen ja
onko tietojen käyttötarkoitus hyväksyttävä (yleensä on joku oikeusprosessi
valmisteilla / vireillä), uteliaisuus ei oikeuta saamaan tietoja. Tiedot liittyvät aina
johonkin luovuttavan viranomaisen käsittelemään asiaan.
Asianosaisen oikeus salassa pidettäviin tietoihin edellyttää aina viranomaisen
harkintaa. Pyynnön voi esittää myös asiamiehen välityksellä.
1.6.5. Asiakkaan oikeus vaatia virheellinen tieto korjattavaksi
Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä
oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta poistettava, oikaistava tai
täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeeton,
virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä asiakasasiakirjoihin. Alkuperäinen merkintä säilytetään järjestelmän taustalokitiedoissa, josta se on tarvittaessa luettavissa esim. valvontatarkoituksia varten.
Asiakas toimittaa korjauspyynnön perusturvakeskukseen, joka välittää sen
asiakkaan asioista vastaavaan yksikköön.
Jos asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, on asiasta annettava kirjallinen selvitys, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty. Kirjallisen selvityksen siitä, miksi tietoja ei korjata tekee sosiaalityön
johtaja tai vastaava sosiaalityöntekijä. Asiakas voi saattaa asian
tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
1.6.6. Tietojärjestelmien lokitietoihin liittyvät oikeudet
Käyttölokijärjestelmän avulla rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn
lainmukaisuudesta. Käyttölokitietoja käytetään rekisterien säädösten ja ohjeiden mukaisen käytön valvonnassa, tietosuojarikkeiden esitutkinnassa sekä
rekisterien tietosisällön oikeellisuuden tarkistamisessa.
1.6.6.1. Tarkastusoikeus
Henkilötietolain 26 §:n mukainen tarkastusoikeus koskee rekisteröityä itseään
koskevia henkilötietoja. Niillä henkilöillä (tietojen käsittelijöillä), joita koskevia
henkilötietoja käyttölokeihin tallentuu, on oikeus tarkastaa tietonsa ja tarvittaessa vaatia virhe oikaistuksi, ellei tarkastusoikeutta ole tapauskohtaisesti rajoitettu henkilötietolain perusteella. Tarkastusoikeus on siis tietojärjestelmien
käyttäjillä, ei tietojärjestelmiin rekisteröidyillä asiakkailla tai potilailla.
Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
27 (28)
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta,
hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava
myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi
saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjä saa periä
tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen
kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi
vuosi.
1.6.6.2 Tiedonsaantioikeus
Rekisteröity, jonka eduksi käyttölokijärjestelmä on luotu, voi olla oikeutettu
saamaan tietoonsa sen, kuka häntä koskevia tietoja on käsitellyt julkisuuslain
11 §:n mukaisen asianosaiselle kuuluvan tiedonsaantioikeuden nojalla
Yksilöity ja omakätisesti allekirjoitettu käyttölokitietojen selvityspyyntö toimitetaan
perusturvakeskukseen. Mikäli pyytäjälle ei toimiteta
hänen kirjallisesta riittävän yksilöidystä pyynnöstään huolimatta käyttölokitietoja tai selvitystä tietojen käytön oikeellisuudesta häneen kohdistuvien asiakastietojen käytön osalta, on pyytäjä oikeutettu saamaan kieltäytymisestä kirjallisen valituskelpoisen päätöksen.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun
lain 18 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajalta kirjallisesta pyynnöstä tieto siitä, kuka on käyttänyt
tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai
luovutuksen peruste. Säännös on tullut voimaan sosiaalihuollon palvelujen antajia koskien 1.9.2014.
1.7. Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. ATK –laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
Kaupungin tietoturva- ja tietosuojaohjeet löytyvät keskitetysti Ylönetistä.
Sosiaalipalvelujen asiakirjojen arkistointiohje löytyy Dynastysta.
1.7.1. Asiakirjojen aktiivikäyttö
Asiakasasiakirjoja säilytetään aktiiviasiakkuuden ajan siinä sosiaalihuollon
toimintayksikössä tai palveluntuottajalla, jossa asiakkuus on. Asiakkuuden
päättyessä asiakirjat toimitetaan säilytettäväksi peruturvakeskuksen arkistoon.
YLÖJÄRVEN KAUPUNKI
Sosiaalipalvelut
OHJE
28 (28)
1.7.2. Asiakirjojen säilyttäminen
Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä (Arkistolaki 831/1994,12 §). Asiakirjoilla
on erilaisia säilytysaikoja, jotka löytyvät sosiaali- ja terveystoimen
arkistonmuodostussuunnitelmasta. Suurin osa asiakirjoista säilytetään määräaikaisesti (1-100 vuotta). Osa asiakirjoista säilytetään pysyvästi. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat määrittelee Arkistolaitos. Pysyvään säilytykseen on voitu
määrätä joko kokonaisia asiakirjasarjoja tai määräaikaisesti säilytettävistä sarjoista otanta-asiakirjat. Sosiaalipalveluissa otanta koskee kuukauden 8., 18. ja
28. päivänä syntyneiden asiakirjoja.
1.7.3. Asiakirjojen hävittäminen
Samoin kuin on huolehdittava asiakirjallisen tiedon säilymisestä, on myös huolehdittava sen asianmukaisesta hävittämisestä määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta asianhallinnan ohjeistamalla tavalla. Ennen hävittämistä on laadittava hävitysehdotus, josta ilmenee mitä hävitetään, miltä ajalta asiakirjat
ovat ja millä perusteella asiakirjat hävitetään. Asiakirjojen hävityksestä päättää
kaupungin arkistonhoitaja.
Yksilön tietosuojan kannalta on tärkeää, että asiakkaita koskevat määräajan
säilytettävät asiakirjat hävitetään säilytysajan päätyttyä.