18.8.2015
Viestintä, projektin
onnistumisen kriittinen tekijä
19.8.2015
Päivi Kähönen-Anttila, Pasaati Oy
Päivi Kähönen-Anttila
Vanhempi projektipäällikkö
Toiminnan kehittämisen asiantuntija
[email protected]
Yli 20 vuoden kokemus ICT- ja
projektinhallintakokemus mm. Nokia Networks,
Nokia Mobile Phones, Nokia IT, Pasaati Oy
http://www.linkedin.com/in/paivikahonen
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
2
1
18.8.2015
Sisältö
Projektiviestinnän avaintekijät, sivut 4-8
Strateginen viestintä, sivut 9-13
Sidosryhmien hallinta, sivut 14-18
Viestinnän apuvälineet, sivut 19-27
Yhteenveto, sivu 28
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
3
Viestintä on yksi projektin
kriittisimmistä tekijöistä, jolla
pidetään tiimin jäsenet, johto ja
sidosryhmät ajan tasalla ja
varmistetaan projektin
eteneminen
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
4
2
18.8.2015
Projektiviestinnän menestyksen
avaintekijät:
Avoin viestintä
Vuorovaikutteisuus
Kuunteleminen
5
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
Avoin viestintä
Johto
Projektissa aikaansaatujen
tulosten arviointi
Organisaation
strategiset
tavoitteet
Projektin merkitys
organisaatiolle
Projektisalkun
omistaja
Projektitoimisto
(PMO)
Projektipäällikkö
(Myynti)
Asiakas
Projektipäällikkö
Projektitiimi
Sidosryhmät
Ohjausryhmä
Projektipäällikkö
Sidosryhmät
Projektin
tarpeen
määrittely
Miksi?
Mitä?
Kenelle?
Projektin
suunnittelu
Projektin
toteutus
Projektin
päättäminen
Aikataulu
Tehtävät
Riskit
Resurssit
Miten
edistytty
Aikataulu
Muutokset
Korjausliikkeet
Miten
projekti
päättyy?
Onnistumisen
mittaaminen
Jatkotoimenpiteet
Oppiminen
Viestintä ja avoin vuorovaikutus
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
6
3
18.8.2015
Vuorovaikutteisuus
Lähde: Etelä-Espoon
Pallo (EsPa)
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
7
Kuunteleminen
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
8
4
18.8.2015
Yrityksen strategian
mukaiset projektit
Projektisalkunhallinta
ja seuranta
Ennakoiva ja jatkuva viestintä
ja vuorovaikutus
Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla,
josta on eniten vahinkoa.
Osmo A. Wiio
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
9
Yrityksen strategia
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
10
5
18.8.2015
Projektisalkunhallinta ja seuranta
11
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
Projektisalkunhallinta esimerkki
Projektin koko
hlötyöpäivien
mukaan
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
12
6
18.8.2015
Projektisalkunhallinta esimerkki
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
13
Viestintäprosessi
Sidosryhmien tunnistaminen
Sidosryhmien sitouttaminen
Ennakoiva ja jatkuva viestintä
ja vuorovaikutus
Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu.
Osmo A. Wiio
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
14
7
18.8.2015
Viestintäprosessi
15
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
Sidosryhmien tunnistaminen
Vaikutusvalta
Suuri
vaikutus
Opetus- ja kulttuuriministeriö
(Pidä tyytyväisenä)
Muut opintokeskukset
(Seuraa, minimipanos,
pidä silmällä)
Vähäinen
vaikutus
Rehtori
Koulutusjohtaja
Kehittämispäällikkö
Opintotoiminnan koordinaattori
Opintokeskuksen kouluttaja
Tukea hakeva koul. järjestäjä
Taloushallinnon henkilö
(Pidä lähellä ja
hyvin informoituna)
Tilastokeskus
Opetushallitus
Oma organisaatio (eri
työryhmät ja toimikunnat)
(Pidä informoituna)
Vähäinen
kiinnostus
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
Sitoutuneisuus
Suuri
kiinnostus
16
8
18.8.2015
Sidosryhmien tunnistaminen
Tehty MindGenius-työkalulla
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
17
Sidosryhmien sitouttaminen
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
18
9
18.8.2015
Viestinnän työkalujen valinta
Projektin aloituspalaveri (kick
off)
On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin,
mitä olet sanomallasi tarkoittanut.
Osmo A. Wiio
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
19
20
10
18.8.2015
Työkalut
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
21
Rantatietunneliprojektin
projektikartta
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
22
11
18.8.2015
Rantatietunneliprojekti
monikanavaisuus
1.
2.
3.
4.
5.
6.
kerran viikossa ilmestyvä asukastiedote
kerran kuukaudessa Aamulehden Moroliitteen juttu
verkkosivut
www.liikennevirasto.fi/rantatunneli
verkkoesite Liikenneviraston pilottina
louhinnan seurantapalvelu
http://seuranta.rantatunneli.fi/
mediatiedotteet
Lähde: Tampereen Rantatunneli,
Allianssiurakka, Esko Mulari 1.6.2015
PM Clubin tilaisuus
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
19.8.2015
23
Rantatietunneliprojekti
monikanavaisuus
7.
8.
9.
10.
11.
YouTube – ilmakuvavideot työmailta
Flickr-kuvapalvelu
Facebook-sivut
www.facebook.com/rantatunneli, postaus
lähes joka päivä
asukastilaisuudet muutaman kuukauden
välein
vierailuryhmiä keskiviikkoisin
Lähde: Tampereen Rantatunneli,
Allianssiurakka, Esko Mulari 1.6.2015
PM Clubin tilaisuus
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
19.8.2015
24
12
18.8.2015
Projektin aloituspalaveri (kick off)
25
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
Ennakoiva ja jatkuva viestintä ja
vuorovaikutus
19.8.201
5
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
26
13
18.8.2015
Projektin viestintämatriisi
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
27
1. Tunnista ja sitouta sidosryhmät
2. Määrittele yhteiset projektiviestinnän työkalut
3. Ennakoi, viesti oikeaan aikaan
oikeille sidosryhmille
4. Varmista, että viesti on ymmärretty
5. Kerää palautetta ja opi virheistä
6. Kuuntele!
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
28
14
18.8.2015
KIITOS!
© PASAATI OY • TEL +358 400 635690 • WWW.PASAATI.COM
29
15