1. No category

Versio 1.2 / 29.9.2014
555323S Hankintatoimen johtaminen
555323S Purchase Management
Luennot / lectures: Pekka Kess
Oulun yliopisto / University of Oulu
Tuotantotalous/
Industrial Engineering and Management
2014-2015
PEKKA KESS, 2014
Course Description – 3 op.
Goal: Opintojakson tavoitteena on perehdyttää opiskelija tuotannollisen yrityksen
hankintatoimintaan ja sen johtamiseen strategisesta ja operatiivisesta näkökulmasta.
Kurssin suoritettuaan opiskelija on perillä hankintatoimen johtamisen peruskäsitteistä.
Opiskelija osaa kuvata oston osana muuta yritystoimintaa ja osaa selittää ostamisen
tehokkuuden johtamisen merkityksen. Opiskelija osaa analysoida ostotoiminnan prosesseja
ja analyysiinsä perustuen esittää kehittämiskohteita. Kurssin suoritettuaan opiskelija osaa
toimia asiantuntijaroolissa ostotoiminnan kehittämisessä.
Contents:
Ostamisesta ja hankintatoiminnasta
Hankintastrategian periaatteet ja käytännöt - menetelmiä
Ostostrategiat
Toimittajat ja tuotteet
Tuotteiden hankinta
Hankinta/toimitusehdot
Course lay-out:
Luennot 2.9. / 9.9. / 16.9. / 23.9 / 30.9.
Ryhmätyö: .
•
Töiden palautus 31.1.2015
•
Esittely seminaarissa: myöhemmin ilmoitettavana aikana
Course acceptance:
1. Team assignment
PEKKA2.
KESS,Article
2014 Analysis: registration by e-mail and return by 31.12.12
Kysymykset ja kommentit: [email protected]
Ryhmätyö
Prosessin kuvaus:
1. Ryhmän (3-4 henkeä) muodostaminen.
2. Ryhmätyö 1.10. 2014 – 31.1.2015
1. Hankitatoimen teoriaan perehtyminen
2. Yrityksen tilanteeseen paneutuminen
3. Analyysi yrityksen hankintatoiminnasta hankitaprosessin kuvaus
4. Dokumentin viimeistely
•
N. 6-8 sivua / 10 ppt himmeliä
3. Ryhmätyön palautus 31.1.2013
4. Seminaariesitys
PEKKA KESS, 2014
Helmikuussa 2015 / tarkempi aika ja ohjelma
ilmoitetaan myöhemmin
Kiina-kokemuksia
• www.alibaba.com
• www.made-in-china.com
Chengdu
PEKKA KESS, 2014
Chongqing
Johtaminen
Suunnittelu
- Planning
Arviointi Controlling
Organisointi
- Organizing
Johtaminen
- Leading
PEKKA KESS, 2014
Ostaminen
Ostaminen on merkittävässä roolissa liiketoiminnassa. Osto
on prosessi, jonka avulla ohjataan materiaalivirtoja ja
niihin liittyviä palveluita ja tietovirtoja.
Ammattimainen ostaminen ei vain säästä kustannuksia, vaan
se tuo parhaimmillaan lisäarvoa ja tulosta yhteistyössä
toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Ostotoiminnan keskeinen alue on toimittajien valinta.
Jatkuvat tarjouskierrokset ovat kyllä myös toisinaan
tärkeitä, mutta pitkäjänteisen kumppanuuden solmiminen
on kuitenkin jatkuvaa kilpailutusta tärkeämpi tekijä. On
resurssien tuhlausta vaihdella toimittajaa vuosittain. (Pigg,
2011) Vai onko?
PEKKA KESS, 2014
Hankintatoimi
Hankintaprosessi
Sisäisten
asiakkaiden
tarve
Tarpeiden
Määritys
Toimittajasalkun
hallinta
Sopimusten
laadinta
Hankintojen suunnittelu (sourcing)
(Puroila, 2008, van Weele 2005)
PEKKA KESS, 2014
Tilauksen
teko
Toimituksen
vastaanotto
Tilausprosessi
Jälkiarviointi
Hankintatoimi – kehittynyt malli
Toimittajien suorituskyvyn arvioiminen
Sopimusten ylläpito ja päivittäminen
Sisäinen tarve
palvelulle
Hankintojen
suunnittelu
ja roolien
määritys
(Puroila, 2008, van Weele 2005)
PEKKA KESS, 2014
Palvelukuvausten
laadinta
Toimittajien
valinta ja
sopimusten
laatiminen
Tilauksen
tekeminen
Toimituksen
vastaanotto
Tilauskehotus
Tilauksen teko -prosessi
Onko hankinta
luonteeltaan
normaali?
Ei
Hankinnan
määrittely
Kyllä
Toimittajien
kartoitus
Onko
hankinta sopimuksenalainen?
Kyllä
Suorita
tarjouskierros
Ei
Tilataanko
edelliseltä
toimittajalta?
Ei
Toimittajan
valinta
(Puroila 2008, Bailyn et al. 1998)
Kyllä
Tilauksen
laatiminen
PEKKA KESS, 2014
Jälkiseuranta
Suorituskyvyn keskeiset tekijät
Tavoitteiden saavuttaminen
Sisältää aikaan, laatuun ja
kustannuksiin liittyvien
tavoitteiden täyttymistä kuvaavat
tekijät.
Asiakastyytyväisyys
Sisäinen tehokkuus
Kuvaa tapaa, jolla
hankintaprosessin sisäinen
asiakas näkee hankintafunktion
toiminnan
Kuvaa hankintaprosessin ja
siihen osallistuvien henkilöiden
toimintaa asiakastyytyväisyyden
ja tavoitteiden täyttymisen
näkökulmasta
PEKKA KESS, 2014
Ostaminen yrityksen arvoketjussa
YRITYKSEN INFRASTRUKTUURI
INHIMILLISTEN VOIMAVAROJEN HALLLINTA
TEKNIIKAN KEHITTÄMINEN
HANKINTA
TULOLOGISTIIKKA
PEKKA KESS, 2014
OPERAATIOT
LÄHTÖLOGISTIIKKA
MYYNTI
JA MARKKINOINTI
AFTER
SALES
Yritysten arvoketju
Raaka-aineiden ja
komponenttien toimittajat
Jälleenmyyjät ja
muut jakelukanavat
YRITYS
ylävirran arvoketju
Palveluyritykset
esim. kuljetuspalvelut
PEKKA KESS, 2014
alavirran arvoketju
Asiakkaat
Kysynnän ennustaminen
• Mitä ennustaminen on?
• Ennustusten tyyppejä
• Ennustamisen strateginen
merkittävyys
• Ennustusmenetelmä
–
–
–
–
PEKKA KESS, 2014
Kvalitatiiviset ennustusmenetelmät
Kvantitatiiviset ennustusmenetelmät
Aikasarjojen ennustaminen
Ennusteiden seuraaminen ja hallinta
FORRESTER
TOIMITTAJA
TOIMITTAJAN
TOIMITTAJA
KYSYNTÄ
ASIAKAS
TEHDAS
AIKA
PEKKA KESS, 2014
Ostoportfolio
SAANTIONGELMAT
PULLONKAULATUOTTEET
STRATEGISET
TUOTTEET
• Varmista saatavuus
• Kehitä yhteistyötä
TAVALLISET
C/D-TUOTTEET
A/B-VOLYYMITUOTTEET
• Käsittele tehokkaasti
• Kehitä ostopolitiikkaa
OSTOVOLYYMI
PEKKA KESS, 2014
Ostotoiminnan analysointi
• ABC analyysi
• Ostajien ajankäytön analysointi
• Ostajan SWOT
PEKKA KESS, 2014
ABC Analyysi
Abc-analyysi on menetelmä, jonka avulla nimikkeet voidaan
luokitella kolmeen eri luokkaan niiden tärkeyden mukaan.
Analyysin perusideana on se, että yleensä pieni osa nimikkeistä
aiheuttaa suuren osan kustannuksista.
ABC-analyysi on tuotenimikkeiden luokittelua niiden
euromääräisen kulutuksen/myynnin mukaisesti. Tällöin
luokitellaan tuoteryhmien sijaan nimikkeitä. ABC-analyysin
tarkoituksena on jakaa nimikkeet niin, että voidaan keskittyä
tärkeimpiin ja ohjata niiden hankintaa tarkemmin.
Toiminnan jatkuvuuden kannalta kaikkien nimikkeiden jatkuva
saanti on tärkeää. Tämän vuoksi eri luokkia täytyy hallita eri
tavalla.
A luokan nimikkeet ovat kalliita ja tämän vuoksi ne tilataan
yleensä pienissä erissä ja niiden tilannetta tarkastellaan
säännöllisesti. C-luokan nimikkeisiin pitäisi kiinnittää vähiten
huomiota varmistamalla esimerkiksi keskimääräistä isommalla
varastolla niiden riittävyys. B-luokan tuotteet sijoittuvat tälle
välille ja niiden tilannetta tulee tarkkailla epäsäännöllisemmin
kuin A-luokan nimikkeiden.
PEKKA KESS, 2014
(Leinonen 2006)
ABC Analyysi
ABC-analyysi tehdään historiatiedon perusteella.
Sitä tehdessä tulee keskeisesti ottaa huomioon mahdolliset
tapahtuneet muutokset tuotevalikoimassa sekä
kysyntäennusteet tulevasta tarpeesta
A-nimikkeet ovat yleensä vähintään 50 % myynnistä/ostoista
arvoltaan, lukumäärällisesti yleensä melko vähän
B-nimikkeet ovat 30 % myynnistä/ostoista arvoltaan, vaativat
seurantaa päivä- ja viikkotasolla
C-nimikkeet ovat 18 % myynnistä/ostoista, ja ne luokitellaan
vain vähän seurantaa vaativien ryhmäksi. Niihin ei tule
keskittää liikaa aikaa ja huomiota.
D-nimikkeet ovat 2 % myynnistä/ostoista
PEKKA KESS, 2014
Toimittajan valinta
Asenteet aikaisemmin
Uudet asenteet
Kilpailu
Yhteistyö
Lyhytaikaiset sopimukset
Pitkäaikaiset sopimukset
Alin hinta
Pienimmät kokonaiskustannukset
Vähän yhteydenpitoa
Tiiviit yhteydet
Lukuisia tarjouksia
Avoimet neuvottelut
Paljon toimittajia
Vähän toimittajia
Kertakätyttö toimittajat
Toimittajat osana valmistusketjua
Varaston siirtäminen toimittajalle
Varaston poistaminen
Juridiset sopimukset
Keskinäiset sopimukset
Täsmälliset vaatimukset
Toimittaja mukana suunnittelussa
PEKKA KESS, 2014
Toimitusten tarkastaminen
Laatuhyväksytty toimittaja
Ostoprosessi
Tarve
Tarjousten
vertailu
Johdon
hyväksyntä
PEKKA KESS, 2014
Määrittely
2.tarjouskierros tarvittaessa
Sopimus
neuvottelu
Työtilaus
tuotannosta
ostajalle
1.tarjouspyyntö-kierros
Toimittajan
valinta
Hankintaehdotus
johdolle
Tilauksen
tekeminen
Toimituksen
seuranta
Hankintamenetelmiä
•
•
•
•
•
PEKKA KESS, 2014
Kiinteätilauskoko
Optimi ostoerä
Tilauspistemenetelmä
Tilausvälimenetelmä
Min-maks menetelmä
Oikea ostoerän koko = oikea työmäärä
Ostoerän kustannukset:
• Ostotyö, vastaanottokäsittely, laskun käsittely, kuljettaminen
• Paljousalennukset
Pääoman ja säilyttämisen kustannukset:
• Sisäinen korko, säilytystilojentilan kustannus
• Varastoseuranta, hävikki, vanheneminen
Optimiostoerä =
(EOQ)
PEKKA KESS, 2014
2 * D * TK
H * VK
EOQ:ssa
D = Vuoden tarve
TK = Ostoerän kustannus
H = Tuotteen yksikköhinta
VK = Varastokustannus
Kiinteä tilauskoko
•L
•Q
•4
•2
•Varmuusvarasto
•1
•3
PEKKA KESS, 2014
Optimiostoerä – EOQ (Economic
Order Quantity)
EOQ
missä
R =
S=
K=
C=
2RS
KC
arvioitu vuosittainen kysyntä
yhden toimituserän kustannus
tuotteen yksikköhinta
varastoinnin
kustannus
(prosentteina)
(Leenders 2002.)
PEKKA KESS, 2014
Tilauspistemenetelmä
Varasto
(yksiköitä)
L = toimitusaika
EOQ = tilauserä
= tilauspiste, P
S = tilaus saapuu
L
P
EOQ
S
S
PEKKA KESS, 2014
S
Tilausvälimenetelmä
Varasto
(yksiköitä)
Täydennys
taso
Tilausväli
PEKKA KESS, 2014
Min-maks menetelmä
Varasto
(yksiköitä)
Maksimivarasto = varmuusvarasto + menekki tilausvälin ja hankinta-ajan aikana
Minimivarasto = tilauspiste = keskimääräinen menekki hankinta-ajan aikana +
varmuusvarasto
Tilauserä = maksimivarasto tarkasteluhetken varastomäärä saapumatta olevat
ostotilaukset
Maksimivarasto
Tilausväli
.
T
T
Minimivarasto
PEKKA KESS, 2014
vuosikulutus
optimitilauserä EOQ
T = hankinta-aika
Vendor Managed Inventory - VMI
Vendor Managed Inventory, VMI, tarkoittaa toimittajan hallinnoimaa
varastoa. VMI on tehokas varaston täydennysjärjestelmä, joka on
suunniteltu mahdollistamaan toimittajan välitön reagointi todelliseen
kysyntään, ilman vääristymiä ja viivytyksiä jotka tapahtuvat
asiakkaan hankintaosastolla (Pitko 2008, Holmström 1998).
VMI -järjestelmän tarkoitus on, että sekä että asiakas työskentelevät
yhdessä maksimoidakseen toimitusketjun kilpailukyvyn. VMI:n
näkyvimmät edut ovat varastokustannusten pieneneminen
asiakkaalla ja kokonaiskustannusten pieneneminen toimittajalla.
(Pitko 2008, Tyan & Wee 2003.)
PEKKA KESS, 2014
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS
INCOTERMS eli toimituslausekkeet määrittelevät ostajan ja myyjän vastuun toimituksesta, tavarasta sekä
kustannuksista. Niiden käyttö yksinkertaistaa ja lyhentää kauppasopimusten sisältöä. Lausekkeiden
perään merkitään määräsatama. Vastaavia toimituslausekekokoelmia on muutama, siksi kauppakirjassa
pitää mainita käytettävän kokoelman nimi, esimerkiksi FOB Lontoo, Incoterms 2000. Toimituslausekkeet
eivät määrittele kuljetustapaa, eivätkä tavaran omistusoikeutta - ainoastaan kuljetuksen osapuolten
vastuita kuljetuksen eri osioista.
Ensimmäiset toimituslausekkeet 1920-luvulla
uusia versioita : 1936, 1953, 1967, 1976, 1980, 1990, 2000
julkaisijana kansainvälinen kauppakamari (ICC)
E-ryhmä: EXW (Ex Works) tavara noudettavissa myyjän tiloista
F-ryhmä: FCA (Free Carrier) Kaikille kuljetusmuodoille / FAS (Free
Alongside Ship) vain laivakuljetuksille / FOB (Free On Board) vain
laivakuljetuksille.
C-ryhmä: CFR (Cost and Freight) vain laivakuljetuksille / CIF (Cost,
Insurance and Freight) vain laivakuljetuksille / CPT (Carriage Paid
To) kaikille kuljetusmuodoille / CIP (Carriage and Insurance Paid
To) kaikille kulejtusmuodoille
D-ryhmä: DAF (Delivered At Frontier) pääasiassa maakuljetuksille
(auto, juna) / DES (Delivered Ex Ship) vain laivakuljetuksille / DEQ
(Delivered Ex Quay) vain laivakuljetuksille / DDU (Delivered Duty
Unpaid) kaikille kuljetusmuodoille / DDP (Delivery Duty Paid)
kaikillekuljetusmuodoille
PEKKA KESS, 2014
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS
•
RYHMÄ E (lähtöpää)
•
•
•
•
•
•
EXW = Ex Works, Noudettuna lähettäjällä
myyjän kustannusvastuu ja riski minimissään
soveltuu hintaluetteloihin ja tarjousten pohjaksi
käytetään harvoin ulkomaankaupassa
myyjän luovutettava tavara ja kauppasipmuksessa määritetyt dokumentit
RYHMÄ F (ei sisällä rahtia)
• FCA = Free Carrier, Vapaasti rahdinkuljettajalla
»
»
»
»
monikäyttöinen yleislauseke
toimitus tapahtuu luovuttamalla tavara rahdinkuljettajalle
ostaja määrää kuljettajan ja kuljetusmuodon
merikuljetuksissa roro-liikenteeseen
• FAS = Free Alongside Ship, Vapaasti aluksen sivulla
• FOB = Free On Board, Vapaasti aluksessa
» soveltuvat vain merikuljetukseen lastattaessa partaan yli tai
toimitettaessa laivan sivulle
» käyttö vähenemässä
PEKKA KESS, 2014
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS
•
RYHMÄ C (Sisältää rahdin)
» myyjä tekee kuljetussopimuksen omalla kustannuksellaan
» tavaran vahingoittumisen riski ja lisäkustannukset ostajan
vastuulla
• CFR = Cost and Freight, Kulut ja rahti maksettuna
• CIF = Cost, Insurance and Freight, Kulut, vakuutus ja rahti maksettuna
» soveltuvat merikuljetukseen
» luovutuspaikkana satama
» myyjä maksaa rahdin määräsatamaan
• CPT = Carriage Paid To, Kuljetus maksettuna
• CIP = Carriage and Insurance Paid To, Kuljetus ja vakuutus maksettuina
» yleiskäyttöisiä
» riski tavaran vahingoittumisesta siirtyy ostajalle kun myyjä
luovuttaa tavaran kuljettajalle
» myyjä maksaa kuljetuskustannukset määräpaikkaan
PEKKA KESS, 2014
TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS
•
RYHMÄ D (Tulopää)
» myyjä vastaa tavaroiden saapumisesta
sovittuun määräpaikkaan
» myyjällä kaikki vastuut ja kustannukset
• DAF = Delivered At Frontier, Toimitettuna rajalle
» määränpää rajalla (joko tuonti-, vientitai kolmannen maan raja)
» lähinnä rautatie- ja
maantieliikenteeseen
• DES = Delivered Ex Ship, Toimitettuna aluksessa
• DEQ = Delivered Ex Quay , Toimitettuna laiturilla
» vain meriliikenteeseen
» myyjän vastuut vahingoista ja
toimituskustannuksista ulottuvat
määräsatamassa alukseen tai laiturille
• DDU (Delivered Duty Unpaid)
PEKKA KESS, 2014
• DDP (Delivered Duty Paid)
» ovelta ovelle toimitus
Incoterms
(www.dhl.fi/publish/etc/medialib/fi/test.Par.0141.File.tmp/DHL_Incoterms.pdf )
PEKKA KESS, 2014
Total Cost of Ownership
(Chen and Keys 2009)
TCO - Cost drivers (1/2)
Operations cost drivers as costs associated with the usage of the product. Such costs could be
accrued through manufacturing, machine efficiency, assembly costs, or long-term operating costs.
Quality cost drivers are costs accrued through ensuring and upkeep of the quality of the product.
Such costs can be accumulated through the durability, replacement, inspection, or cost of downtime of
the product.
Logistics cost drivers are costs in the area of overall management of the way resources are moved to
the areas where they are required. These costs can be through freight use, packaging, handling, rate
instability, tariffs, import fees, or warehousing.
Technological advantage cost drivers are costs of accessing new technology that helps to
reduce costs immediately and in the future. They found that the long-term advantage, technology and
changing technology, flexibility, and suitability for use were the most important in this cost driver
category.
Supplier reliability and capability cost drivers are costs associated with ensuring the
supplier of products is reliable such as trust, supplier capability, research and development capability,
or supplier support.
Maintenance cost drivers are costs in maintaining the purchased product. They found the following
to be the most important cost drivers of this category: supplies, downtime, repair costs, parts and spare
parts, preventative maintenance, and repair frequency.
Inventory cost drivers are the costs of ensuring correct inventory of the product. Safety stock,
storage, perishability, and turnover were found to be the most important cost drivers of this category.
(Ferrin and Plank 2009)
TCO - Cost drivers (2/2)
Transaction cost drivers are costs of transacting with the supplier for the product. They identified
the following as the most important cost drivers within this category: administration of post-purchase
agreement, ease of transaction, and cost of changing supplier, procurement, transactional activity, and
small orders.
Life cycle cost drivers are costs associated with living duration of the product. Such cost drivers in
this category could be long-term usage, life-cycle stability, cost savings over lifetime, useful life,
redesign cost, or life-cycle obsolescence cost.
Initial price cost drivers are the first costs an organization uses associated with purchase of the
product such as unit cost, initial purchase price, long-term price stability, or capital expenditure.
Customer-related cost drivers are costs related to the customer’s contentment with the product.
User satisfaction, customer perceptions, and customer specifications were identified as the major cost
drivers associated with this category of cost driver.
Opportunity cost drivers are categorized into cost of money, such as tax, and overhead, such as
rent, energy, or wages.
(Ferrin and Plank 2009, Ronkainen 2010)
Esimerkki 1
PEKKA KESS, 2014
Esimerkki 2
PEKKA KESS, 2014
Esimerkki 3a
PEKKA KESS, 2014
Esimerkki 3b
PEKKA KESS, 2014
Esimerkki 3c
PEKKA KESS, 2014
Esimerkki 3d
PEKKA KESS, 2014
ORDER FULFILLMENT LEAD TIME
Order fulfillment lead time
Confirmation
to the
customer
Ahlstrom
receives
customer order
Goods delivered to
the address
specified by the
customer
Order
confirmation
lead time
Pack-to-order
Ship-to-order
Make-to-order
Procure-to-order
Shop floor
scheduling
lead time
PEKKA KESS, 2014
Work order
release time
Make lead
time
Delivery
lead time
CASH TO CASH TIME
Cash-to-Cash
Time
Inventory Days of
=
Supply
+
Days of Sales
Outstanding
“The time it takes to convert one euro
spent on acquiring the raw materials into
one euro collected on the finished
goods...”
PEKKA KESS, 2014
-
Days
Payables
CASH TO CASH TIME
Cash-to-cash time
Ahlstrom
receives
payment
from
customer
Payment to
vendor
Ahlstrom
receives
invoice
Days
payables
Future
delivers
materials
Goods
delivered
to
customer
Total
inventory
days of supply
Raw material
inventory
days-of-supply
PEKKA KESS, 2014
Semifinished
goods
inventory
days-of-supply
Days of sales
outstanding
Finished
goods
inventory
days-of-supply
SOME BUYERS MAKE THINGS HAPPEN
SOME BUYERS FOLLOWS THINGS HAPPEN
SOME BUYER WONDER: “WHAT THE HELL IS HAPPENING”
PEKKA KESS, 2014