1. No category

Aina mun pitää
budjetoida:
H2020-talousasioiden
perusteet
Outi Kauppinen
Kustannusasioiden NCP
20.5.2015
Ohjelma
13:00 - 14:15
Perusteet: mm. hyväksyttävät kustannukset,
komission rahoitus, maksut, budjettimuutokset
14:15 - 14:30
kahvitauko
14:30 - 14:45
budjetointi koordinaattorin näkökulmasta
14:45 - 15:30
case-esimerkki budjetoinnista
DM
02-2014
H2020-talousasioiden
perusteet
H2020 Annotated Model Grant Agreement!
DM
02-2014
Arvioitu budjetti ja budjettimuutokset (Art. 4)
•
Hankkeen budjetti on arvio, joten todelliset raportoidut kustannukset
voivat olla erilaiset
•
On mahdollista, tietyin ehdoin, tehdä budjettisiirtoja joko partnerin
oman budjetin sisällä tai eri partnereiden budjettien välillä
• Budjettia ei voi siirtää kustannusluokkaan, johon ei ole alun perin
budjetoitu mitään (tarvitaan sopimusmuutos)
• Mikäli hankkeen sisältö muuttuu, tarvitaan sopimusmuutos
Kustannusluokat (Art. 4)
•
Kustannusluokat
–
–
–
–
–
–
•
Direct personnel costs
Subcontracting costs
Costs of providing support to third parties (if option applies)
Other direct costs
Indirect costs
Specific categories of costs (if option applies)
Kustannusluokat ovat samat seuraaville hanketyypeille:
–
–
–
–
Research and Innovation Actions (RIA)
Innovation Actions (IA)
Coordination and Support Actions
SME Instrument Phase II
DM
02-2014
Avustus (Art. 5)
•
Komission rahoitusosuuden enimmäismäärä
– Tätä ei voi lisätä, vaikka kustannuksia olisikin enemmän
– Komissio maksaa aina todellisten kustannusten perustella, komission
max. rahoitusosuus ei siis ole ”automaatti”
•
Korvausprosentit
– Research and Innovation Actions – 100 %
– Innovation Actions – 70 %
”one project – one
funding rate”
• Voittoa tavoittelemattomille tässäkin 100 %
– Työohjelmassa on teoreettinen mahdollisuus myös määrätä alhaisempi
korvausprosentti
– Korvausprosentit pätevät kaikkiin kustannusluokkiin
Avustus (Art. 5)
Kustannusluokat
Todelliset/
Actual costs
Yksikkökustannukset/
Unit costs
Kiinteä summa/
Flat rate
Kertakorvaus/
lump sum
• Todellisia, yksilöitäviä, todennettavissa kirjanpidosta
• Esim. todelliset henkilöstökustannukset, alihankinta,
muut suorat kustannukset
• Komission määrittelemät (esim. SME owners’ unit
costs)
• Keskimääräiset henkilöstökustannukset
• Välilliset (yleis-) kustannukset 25 % suorista
kustannuksista
• Kertakorvaus joka kattaa yhden tai useamman
korvausluokan
• Tällä hetkellä vain pk-instrumentin 1. vaihe
Hankkeen tulot (Art. 5.3)
•
Hankkeen tulot (receipts)
H2020:
Huomioidaan
hankkeen tasolla!
– Hankkeesta aiheutuneet tulot. Esim. myydään hankkeelle ostettu laite
hankkeen keston aikana
– Kolmas osapuoli antaa rahoitusta varta vasten hankkeessa käytettäväksi
– Ilmaiset luontoissuoritukset (in-kind contributions) hankkeelle, jos ne
raportoidaan hyväksyttävinä kustannuksina. Esim. laitteiden käyttö
•
EI tuloa hankkeelle
– Hankkeen tulosten hyödyntämisestä saadut tulot
– Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta, mutta rahoitusta käytetään eihyväksyttävien kulujen kattamiseen (esim. valuuttatappiot)
– Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta ilman velvoitetta käyttämättömän
osuuden takaisinmaksuun hankkeen päättyessä
Hyväksyttävät kustannukset (Art. 6.1)
•
Hyväksyttävät todelliset kustannukset:
–
–
–
–
–
Ovat todellisia ja aiheutuneet rahoituksen saajalle
Aiheutuneet hankkeen keston aikana
Mainitaan budjetissa liitteessä 2
Käytetty hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen
Kirjattu rahoituksen saajan kirjanpitoon saajan tavanomaisia
kustannuslaskentakäytäntöjä noudattaen
– Noudattavat taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita
• Hyväksyttävät yksikkökustannukset:
– Laskettu oikein (number of units x value of unit)
– Yksiköt on käytetty hankkeen keston aikana, ovat hankkeen toteutuksen
kannalta välttämättömiä ja yksiköiden määrä on yksilöitävissä ja
todennettavissa
Ei-hyväksyttävät kustannukset (Art. 6.5)
•
Ei-hyväksyttävät kustannukset
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
pääoman tuottoon liittyvät kustannukset
velat ja velanhoitomaksut
tappio- tai velkavaraukset
Korkokustannukset
Epävarmat saamiset
Valuuttakurssitappiot
Rahoituksen saajan pankin veloittamat palvelumaksut jotka liittyvät
komission rahoituksen maksuun
Kohtuuttomat tai perusteettomat menot
Vähennyskelpoinen arvonlisävero!
Hankkeen keskeyttämisen aikana syntyneet kustannukset
Jonkin toisen EU/Euratom hankkeen yhteydessä raportoidut, aiheutuneet
tai korvatut kulut
Arvonlisävero
•
Mikäli organisaatio voi vähentää arvonlisäveron (org. on liittynyt tai
sen olisi mahdollista liittyä arvonlisävelvollisten rekisteriin), ei ALV ole
hyväksyttävä kustannus
– Sillä ei ole merkitystä, että organisaatio päättää olla hakematta ALV:a
takaisin koska se on hidasta, vaivalloista tms.
•
•
Mikäli organisaatio EI voi vähentää arvonlisäveroa, se on
hyväksyttävä kustannusta
Mikäli ALV:a ei voi eritellä kuitilta (esim. taksikuitit ilman eriteltyä alvsummaa tai alv-prosenttia), on se hyväksyttävä kustannus (vain EU:n
ulkopuoliset maat!)
DM
02-2014
Välittömät kustannukset – Henkilöstökustannukset
(Art. 6.2.A)
•
Työntekijät työskentelevät työsopimuksen alaisena ja ko. hankkeelle
– Palkat ja henkilösivukulut jotka perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön
tai työsopimukseen
– Voittoa tavoittelemattomat: ”bonus” 8 000 €/vuosi
•
•
•
Luonnolliset henkilöt joilla työsuhde avustuksensaajaan ja
työskentelevät ko. hankkeelle (”in-house consultants”)
Kolmannen osapuolen työntekijä joka tekee työtä hankkeelle, korvaus
3. osapuolelle
Pk-yrittäjät (SME owners) / luonnolliset henkilöt jotka eivät maksa
itselleen palkkaa (yksikkökustannus)
DM
02-2014
Henkilöstökustannukset, mallit
•
Direct personnel costs declared as actual costs
– Todelliset henkilöstökustannukset
•
Direct personnel costs declared as unit costs (average costs)
– Keskimääräiset henkilöstökustannukset
– Tehollinen työaika joko (a) 1 720 / vuosi TAI (c) vakio teholliset tunnit
•
Direct personnel costs declared as unit costs
– Pk-yrittäjät / luonnolliset henkilöt voivat käyttää yksikkökustannuksia
– Tehollinen työaika (a) 1 720 tuntia /vuosi
DM
02-2014
Henkilöstökustannusten laskeminen – todelliset
kustannukset
Henkilöstökustannus = tuntihinta x hankkeelle tehdyt tunnit
•
Lasketaan työntekijän tuntihinta ja kirjataan tehty työaika
(työajanseuranta)
•
tuntihinta =
vuosittainen todellinen palkka + henkilösivukulu
tehollinen työaika vuodessa
*perustuu viimeiseen suljettuun tilikauteen
Henkilöstökustannukset - esimerkki
Example: Action with 1 reporting period of 18 months from 1.10.2015 to 31.3.2017. The
beneficiary’s financial year closes on 31 December of every year.
Calculation of the hourly rate:
For hours worked on the action from 1.10.2015 - 31.12.2015: the hourly rate of 2015
must be used; i.e. hourly rate calculated on the basis of the annual personnel costs and
annual productive hours of the closed financial year 2015.
For hours worked on the action from 1.1.2016 – 31.12.2016: the hourly rate of 2016
must be used; i.e. hourly rate calculated on the basis of the annual personnel costs and
annual productive hours of the closed financial year 2016.
For hours worked on the action from 1.1.2017 – 31.3.2017: the hourly rate calculated
for the last closed financial year available must be used, e.g. the one of the year 2016.
Therefore, the beneficiary will not calculate another hourly rate for the period from
1.1.2017 - 31.3.2017. Instead, it will simply continue applying the hourly rate calculated
for 2016 for the hours worked in 2017 until 31.03.
Last closed financial year available refers to the most recent full financial
Lähde: Annotated Model Grant Agreement
DM
02-2014
Time-recording (timesheets)
•
Time records should include:
–
–
–
–
the title and number of the action, as specified in the GA
the beneficiary’s full name, as specified in the GA
the full name, date and signature of the person working for the action
the number of hours worked for the action in the period covered by the
time record; for reasons of assurance and legal certainly it is highly
recommended that the number of hours is detailed per day (hours worked
for the action in each day)
– the supervisor’s full name and signature
– a reference to the action tasks or work package described in Annex 1, to
easily verify that the work carried out matches the work assigned and the
person-months reported to the action
– a brief description of the activities carried out, to understand and show
what work was carried out
Lähde: Annotated Model Grant Agreement
DM
02-2014
A template for timesheet – this template is NOT
mandatory. You may use your own!
Lähde: Annotated Model Grant Agreement
DM
02-2014
Henkilöstökustannukset – tehollinen työaika
•
Tehollinen työaika
a) 1 720 tuntia
b) Henkilön todelliset teholliset tunnit
c) Tavanomaiset (vakio) teholliset tunnit (min. 90 % mahdollisista tehollisista
tunneista)
•
Valitaan per organisaatio tai vähintään per organisaation
työntekijäryhmä joilla samankaltaiset työtehtävät (ei henk. koht.)
DM
02-2014
Muut välittömät kustannukset (Art. 6.2.D)
•
Matkakustannukset
– Tarpeellisia hankkeelle
– Organisaation normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaisia
•
Laitteet, infrat
– Poistokulut (tai hyvin poikkeuksellisesti hankintakustannukset)
– Aiheutuneet hankkeen aikana
– Organisaation normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaisia
Example:
A microscope was bought but had not been fully depreciated before the action started. For 6 months in reporting period 1,
it was used for action for 50% of the time and for other activities for the other 50% of the time. Linear depreciation
according to the beneficiary’s usual practices (depreciation over the expected period of use of the microscope): EUR 100
000 per year (EUR 50 000 for 6 months).
Costs declared for the project: EUR 50 000 (6 months of use) multiplied by 50% of use for the action during those 6
months = EUR 25 000.
DM
02-2014
Muut välittömät kustannukset (Art. 6.2.D)
•
Muut ostot ja palvelut
– Aineet ja tarvikkeet
– Tulosten levittämiskustannukset (ml. Open Access hankkeen aikana),
konferenssimaksut
– Tulosten suojaamiseen liittyvät kulut
– Tilintarkastus kun vaadittu
– Käännöskulut
Huom! Jos ko. kustannukset ovat normaalisti
organisaation välillisiä kustannuksia, ovat
ne välillisiä myös H2020-hankkeessa
DM
02-2014
Välittömät kustannukset – suuret tutkimusinfrat
(Large Research Infrastructure, Art. 6.2.D.4)
•
•
Infrojen arvo vähintään 75% käyttöomaisuudesta
(tutkimusintensiivinen)
Infrojen arvo vähintään 20M €
•
Hyväksyntä haetaan etukäteen!
DM
02-2014
Välittömät kustannukset – alihankinta
(Art. 6.2.B ja Art. 13)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Alihankinnalla voidaan toteuttaa osa projektin työstä
Alihankinnalle pitää olla tarve
Työ ja kustannukset per tarvittava alihankinta oltava määritelty
projektisuunnitelmassa
Noudatettava parasta hinta-laatusuhdetta ja mieluiten valittava
halvin vaihtoehto
Säännökset julkisista hankinnoista
Toteutetaan ”katteellisella kaupalla”
Optioita liittyen PCP ja PPI –projekteihin (R&I -alihankinta voi olla
100%)
Tarkastukset alihankkijoille sallittava
DM
02-2014
Välittömät kustannukset –
alihankinta vs. ostopalvelu (Art.8)
Article 10
Contracts to purchase goods, works or
services
Article 13
Subcontracts
These contracts do not cover the
implementation of action tasks, but they
are necessary to implement action tasks by
beneficiaries.
Subcontracts concern the implementation
of action tasks; they imply the
implementation of specific tasks which are
part of the action and are described in
Annex 1.
Do not have to be indicated in Annex 1.
Must be indicated in Annex 1.
The price for these contracts will be
declared as ‘other direct costs’ — column
D in Annex 2 — in the financial statement;
they will be taken into account for the
application of the flat-rate for indirect
costs.
The price for the subcontracts will be
declared as ‘direct costs of subcontracting’
— column B in Annex 2 — in the financial
statement; they will not be taken into
account for the application of the flat-rate
for indirect costs.
Lähde: Annotated Model Grant Agreement
DM
02-2014
Välittömät kustannukset –
alihankinta vs. ostopalvelu (Art.8)
•
Example (contracts): Contract for a computer; contract for an audit
certificate on the financial statements; contract for the translation of
documents; contract for the publication of brochures; contract for the
creation of a website that enables action’s beneficiaries to work
together (if creating the website is not an action task); contract for
organisation of the rooms and catering for a meeting (if the
organisation of the meeting is not an action tasks mentioned as such
in Annex 1); contract for hiring IPR consultants/agents.
•
Example (subcontracts): Contract for (parts of) the research or
innovation tasks mentioned in Annex 1.
Lähde: Annotated Model Grant Agreement
DM
02-2014
Välittömät kustannukset - Taloudellinen tuki
kolmansille osapuolille* (art. 6.2.C ja art.15)
•
•
•
•
•
•
•
OPTIO
Työohjelma osoittaa käytettäväksi
Max. 60 000 euroa per saaja
Saajat eivät avustuksensaajia (osallistujia)
Esim. stipendit, apurahat, siemenrahat start-upeille, mikrolainat
Palkinnot = prizes ei määrättyä ylärajaa
Esiteltävä projektisuunnitelmassa
*Financial support to third parties
DM
02-2014
Välilliset kustannukset (Art. 6.2.E)
•
25 % välittömistä kustannuksista, poislukien
– Alihankinta
– Kustannukset, jotka johtuvat 3.osapuolten tarjoamista
luontoissuorituksista, joita ei käytetä rahoituksen saajan tiloissa
– Taloudellinen tuki kolmansille osapuolille (jos optio käytössä)
– Erityiset yksikkökustannukset joihin sisältyy välilliset kustannukset (jos
optio käytössä)
DM
02-2014
Erityiskustannusluokka - vain jos art. 6.2f
sovelletaan
Special Unit Costs (covering direct and indirect costs)
•
Costs for energy efficiency measure in buildings
– Only Smart Cities and Communities calls
•
•
Access costs for providing trans-national access to research
infrastructures
Costs for clinical studies
DM
02-2014
Tilintarkastukset (Art. 20.4)
•
Tilintarkastus ainoastaan hankkeen loppuraportoinnin yhteydessä jos
komission rahoitusosuus per osallistuja on yli 325 000 € todellisista
suorista kustannuksista sekä keskimääräisistä
henkilöstökustannuksista (ei sisällä 25 % välillisiä kuluja)
•
Tarkastuksen tekee organisaation oma tarkastaja, raportti lähetetään
komissiolle
•
Mahdollista myös, että komissio
tekee oman tarkastuksensa hankkeen
aikana tai sen jälkeen.
Maksut ja maksuehdot (Art. 21)
• Komissio arvioi, että ennakkomaksu olisi 100 % yhden
raportointikauden rahoituksesta, mutta käytännössä
voi olla vähemmän ja sovitaan aina hankekohtaisesti
avustussopimuksessa
Kassavirta
ennakkomaksu
loppumaksu
Projektin kesto 36kk
Maksut ja maksuehdot (Art. 21)
Lähde: Euroopan komissio
Budjetointi &
koordinaattorin näkökulma
Budjetin kokoaminen (1/2)
•
Lähtökohta: mitä tehdään?
– Ketkä partnereina? Kuka tekee mitä?
– Millä panoksella toteutetaan keskeiset tuotokset?
– Budjettia ei (toivottavasti) jaeta tasan partnereiden kesken!
•
Koko hanke vaatii todennäköisesti ainakin muutaman
budjetointikierroksen
– Ensimmäinen kierros kun työpaketit suurin piirtein kasassa
•
Koordinaattori lähettää partnereille budjetointipohjan ja ohjeet
– Neuvontaa tarvittaessa: uudet osallistujat / H2020 muutokset
• Mihin budjetoidaan tilintarkastukset?
• Onko kyseessä alihankinta vai palveluiden osto?
• Koordinaattori ei voi ohjeistaa kaikessa
Budjetin kokoaminen (2/2)
•
Koordinaattori kokoaa partnereiden budjetit yhteen
–
–
–
–
–
•
Realistisia? Htkk suhteessa tehtävään työhön?
Työt ja budjetti jaettu loogisesti ja tasapainoisesti?
Tehdäänkö aidosti yhdessä?
Haussa ilmoitettu komission rahoitusosuus?
Onko tavoitteet ylimitoitettu?
Koordinaattori tarkistaa partnereiden budjetit
– Onhan kaikilla budjettia tiedon levittämiseen?
– Tarpeeksi resursseja osallistua yhteisiin kokouksiin?
– Onko koordinaattori itse budjetoinut tarpeeksi projektin
”paimentamiseen”?
Kaksivaiheiset haut
•
1. vaiheen budjetti = koko hankkeen EU-rahoitusosuus
– Ei budjettia tai komission rahoitusosuutta per partneri
•
Ei merkittäviä muutoksia vaiheiden välillä
•
Käytännössä tarvitaan kokonainen budjetointikierros, muttei tarvitse
viilata ihan loppuun saakka
•
Myös tekeminen jalostuu hieman toiselle kierrokselle!
DM
02-2014
Esimerkki
DM
02-2014
DM
02-2014
H2020: OPEN TO
THE WORLD!
Osallistujat
Kuka voi osallistua?
• Kaikenlaiset organisaatiot (korkeakoulut, tutkimuslaitokset, yritykset,
yhdistykset, kansalaisjärjestöt, kaupungit, sairaanhoitopiirit…)
Mistä maista?
• Kaikista maailma maista: EU-maat ja liitännäisvaltiot, 3. maat
•
Kuka saa rahoitusta automaattisesti?
– EU-maat ja liitännäisvaltiot
– Ohjeessa* listatut 3. maat
•
*Guideline on 3rd country participation
in H2020
http://ec.europa.eu/research/participants/dat
a/ref/h2020/grants_manual/hi/3cpart/h2020hi-3cpart_en.pdf
Kehittyneet ja tietyt kehittyvät maat saavat rahoitusta vain
erityistilanteissa!
DM
02-2014
Esimerkkejä
Esimerkki 1
Esimerkki 2
DM
02-2014
Budjetti
DM
02-2014
(A) Direct Personnel Costs =
henkilöstökustannukset
€
2015
2016
2017
2018
Sari
7 000
7 140
7 283
7 428
Kari
6 000
6 120
6 242
6 367
Taina
4 500
4 590
4 682
4 775
htkk
2016
2 017
2018
Sari
6
4
8
Kari
5
5
5
Taina
0
10
6
€
2016
2017
2018
yhteensä
42 840
29 131
59 428
131 399
Kari
30 600
31 212
31 836
93 648
46 818
28 653
75 471
-
•
•
Sari
Taina
•
•
300 518
Esimerkki korjattu 29.6.2015
DM
02-2014
Kuka hanketta tekee?
Henkilöstökustannus =
palkka + henkilösivukulu
Budjetoi pieni liikkumavara
(tässä 2 %)
Miten monta
henkilötyökuukautta per
henkilö per vuosi?
(A) Direct Personnel Costs =
henkilöstökustannukset
Kysymys:
Haluaisimme, että yliopiston opiskelija tekisi pienen osan projektiin.
Koska hän ei ole työsuhteessa yliopistoon, haluaisimme maksaa työstä
kertakorvausluontoisen palkkion. Onnistuuko?
Kysymys:
Tutkija-Tommi osallistuu H2020-hankkeeseen, mutta aikoo olla
vanhempainvapaalla 4 kuukautta. Miten se vaikuttaa henkilöstökulujen
laskentaan?
DM
02-2014
(B) Other Direct Costs = muut välittömät
kustannukset
Matkat
16 000
Aineet ja tarvikkeet
500
Open access -kustannukset
5 000
Konferenssit
2 000
Tilintarkastus
2 000
yhteensä €
25 500
MATKAT:
2 projektikokousta per vuosi
(2 henkilöä osallistuu
jokaiseen, hanke kestää 3
vuotta)
4 konferenssia (1 henkilö
osallistuu)
Yhteensä 16 matkaa x
1000€ per matka = 16 000 €
DM
02-2014
(B) Other Direct Costs = muut välittömät
kustannukset
Kysymys:
Hankkeelle ei varsinaisesti tarvita laitteita, mutta Tutkija-Tommi on
silmäillyt uutta tietokonetta. Onko se hankkeen hyväksyttävä välitön
kustannus?
Kysymys:
Kuka suorittaa hankkeen tilintarkastuksen?
DM
02-2014
(C) Direct Costs of Subcontracting
•
Osa projektityöstä alihankitaan, arvioitu kustannus 35 000 €
DM
02-2014
(D) Direct Costs of Providing Financial Support to Third
Parties
– Ei sovelleta tässä haussa.
(E) Costs of in-kind contributions not used on the
beneficiary’s premises
– Ei käytetty rahoituksensaajan/osallistujan tiloissa – ei yk:ta
– Kustannukset ilmoitetaan kahdesti: sarakkeet B ja E
– Sarake E varmistaa ettei yk:ta lasketa: katso kaavat sarakkeissa F ja H
(G) Special Unit Costs covering direct and indirect
costs
– Ei sovelleta tässä haussa.
DM
02-2014
Budjetti
(A) Direct personnel costs/€
300 518
(B) Other direct costs/€
25 500
(C) Direct costs of subcontracting/€
35 000
(D) Direct costs of providing financial support to third
parties/€
0
(E) Costs of inkind contributions not used on the
beneficiary's premises/€
0
(F) Indirect Costs /€ (=0.25(A+B-E)
Ei sovelleta
tässä haussa
81 505
(G) Special unit costs covering direct and indirect costs/€
(H) Total estimated eligible costs/€ (=A+B+C+D+F+G)
(I) Reimbursement rate (%)
0
442 523
100 %
(J) Max. Grant/€ (=H*I)
442 523
(K) Requested grant/€
442 523
Esimerkki korjattu 29.6.2015
DM
02-2014
Ei sovelleta
tässä haussa
Outi Kauppinen
[email protected]
050 5577 742
Kalentereihin:
Lisää H2020talouskoulutusta
tulossa 8.10.2015 –
koko päivä komission
toimesta!