1. No category

Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
1 (10)
14.1.2015
Työ- ja elinkeinoministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin
loppuraportti
1.0
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
2 (10)
14.1.2015
MUUTOSHISTORIA
Versio
0.1
0.2
0.9
1.0
Päiväys
12.1.2015
13.1.2015
14.1.2015
21.1.2015
Laatija
Teija Uusitalo
Teija Uusitalo
Teija Uusitalo
Teija Uusitalo
Muutoksen kuvaus
Luonnos
TEMin pp:n kommentit huomioitu
Valtorin kommentit huomioitu
Loppuraportti hyväksytty ohjausryhmässä
Sisällysluettelo
1
Projektin tausta ja lähtökohdat ................................................................................................. 3
2
Tavoite ja sen toteutuminen ..................................................................................................... 3
3
Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen ....................... 4
4
3.1
Aikataulu ........................................................................................................................... 4
3.2
Työmäärä ......................................................................................................................... 5
3.3
Kustannukset .................................................................................................................... 5
Projektihallinnon kuvaus .......................................................................................................... 6
4.1
Ohjausryhmä .................................................................................................................... 6
4.2
Projektiryhmä .................................................................................................................... 6
4.3
Asiantuntijaryhmät ............................................................................................................ 7
5
Laadunvarmistus ..................................................................................................................... 8
6
Riskienhallinta.......................................................................................................................... 8
7
Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet............................................................................. 9
8
7.1
Projektikyselyn tulokset..................................................................................................... 9
7.2
Projektikyselyn tulosten analysointi ................................................................................... 9
Projektin päättäminen ja arkistointi ......................................................................................... 10
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
3 (10)
14.1.2015
Loppuraportti
1
Projektin tausta ja lähtökohdat
Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen
(TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 – 31.12.2014.
Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion
virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät.
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin 20.2.2014. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi 1.3.2014. ICT-toimintasiirrot
toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin 1.3.2014.
Tämä loppuraportti kuvaa työ- ja elinkeinoministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin 18.3.2014. Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen.
2
Tavoite ja sen toteutuminen
Projektin tavoitteena oli toteuttaa Työ- ja elinkeinoministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien siirto Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Työ- ja elinkeinoministeriön ict-palveluiden ja tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana.
Projekti toteutti Työ- ja elinkeinoministeriön varsinaisen TORi-tehtävien
siirron alkuperäisen aikataulun mukaan 1.9.2014. Rakennerahaston kokonaisuuteen liittyvien TORI-tehtävien siirto tapahtui vasta 1.1.2015,
koska rakennerahaston henkilöillä ei ollut mahdollisuutta osallistua siirtoprojektiin kevään 2014 aikana uuden ohjelmakauden alkamisen vuoksi. Uusi projektisuunnitelma ja aikataulu hyväksyttiin ohjausryhmässä
22.5.2014.
Projektissa ennen vastuunvaihtoa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 3,4 pistettä asteikolla 5 (=kiitettävä) – 1 (=huono). Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä uusimalla as is -vaiheen lopussa
kysely.
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
4 (10)
14.1.2015
3
Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja
toteutuminen
3.1
Aikataulu
Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla.
Vaihe
Suunniteltu
valmistuminen
Lopputulos
Ohjausryhmän hyväksyminen
1. Käynnistysvaihe/ Perus-TEM
2/2014
Alustava projektisuunnitelma
5.2.2014
2. Kartoitusvaihe/
Perus-TEM
4/2014
Siirrettävät kohteet
15.4.2014
3. Määrittelyvaihe/
Perus-TEM
5/.2014
Siirtosopimus
22.5.2014
Siirtosopimuksen
muutospöytäkirja
30.6.2014
2.10.2014
Palvelusopimus ja
siirtolupa
30.6.2014
4. Siirtovaihe/
Perus-TEM
6/2014
Palvelusopimuksen muutospöytäkirja
5. Ylimenovaihe/
Perus-TEM
10/2014
2.10.2014
Projektin hyväksymiskriteerit perus-TEMin osalta
31.10.2014
Vaihe
Suunniteltu
valmistuminen
Lopputulos
Ohjausryhmän hyväksyminen
6. Kartoitusvaihe/
Rakennerahasto
10/2014
Siirrettävät kohteet
2.10.2014
7. Määrittelyvaihe/ Rakennerahasto
11/2014
Siirtosopimus
20.11.2014
8. Siirtovaihe/
Rakennerahasto
12/2014
Palvelusopimus ja
siirtolupa
20.11.2014
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
9. Ylimenovaihe/
Rakennerahasto
3.2
5 (10)
14.1.2015
2/2015
Loppuraportti,
projektin hyväksymiskriteerit
20.1.2015
Työmäärä
Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla:
Organisaatio
3.3
Asiakas
Suunniteltu
työmäärä
71,9
Toteutunut
työmäärä
120
TORI / Valtori
45,9
103
Yhteensä
116,8
223
Kustannukset
Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla:
Kustannuslaji
Suunnitellut
kustannukset
27 714 €
Toteutuneet
kustannukset
46 200 €
TORIn / Valtorin henkilötyökustannus (747 €/ htp)
34 255 €
76 941 €
Matkustuskustannukset
-
Laitteisto- ja tietoliikennekulut
-
Viestintä ja tapahtumakulut
-
Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut
-
Yhteensä
61 969 €
Asiakkaan henkilötyökustannus (385 €/ htp)
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
123 141 €
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
4
6 (10)
14.1.2015
Projektihallinnon kuvaus
Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä
asiantuntijaryhmistä.
4.1
Ohjausryhmä
Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Markku Wallin, TEM.
Ohjausryhmän jäsenet olivat











Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Mikko Salmenoja, TEM
Kari Rintanen, TEM
Keijo Hämäläinen, TEM, 2.10.2014 alkaen
Heikki Heikkilä, AHTi
Ari Wäck, TEM, henkilöstön edustaja
Timo Saastamoinen, VM, hankepäällikkö, varajäsen Tuomo Pigg
Kari Pessi, Valtori
Marjut Siintola, Valtori
Mari Fallström, Valtori, projektipäällikkö 11.3.2014 saakka
Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö 12.3.2014 alkaen
Ohjausryhmä kokoontui 9 kertaa: 5.2.2014, 11.3.2014, 15.4.2014,
22.5.2014, 30.6.2014, 15.8.2014, 2.10.2014, 20.11.2014 ja 20.1.2015.
4.2
Projektiryhmä
Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORIn / Valtorin nimeämä projektipäällikkö Mari Fallström 11.3.2014 saakka ja Teija Uusitalo 12.3.2014
alkaen.
Projektiryhmän jäsenet olivat






Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Henni-Liisa Stam, TEM, viestintä
Taina Vähimaa, TEM
Mika Sormunen, Valtori, asiakkuudenhallinta
Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä
Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä
Rakennerahaston projektiryhmän jäsenet olivat







Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Henni-Liisa Stam, TEM, viestintä
Taina Vähimaa, TEM
Mika Sormunen, Valtori, asiakkuudenhallinta
Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä
Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä
Osmo Nykänen, TEM, rakennerahasto
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
4.3
7 (10)
14.1.2015
Asiantuntijaryhmät
Henkilöstöryhmä
Henkilöstöryhmän jäsenet olivat





Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Ari Wäck, TEM, henkilöstön edustaja
Tuula Pyykönen, TEM
Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä
Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö
Palveluryhmä/ ministeriön perustietotekniikka
Palveluryhmän jäsenet olivat






Jukka Yli-Koivisto, Valtori, palveluryhmän vetäjä 11.3.2014 saakka
Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä 12.3.2014 alkaen
Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Jarmo Iiskola, TEM
Mari Fallström, Valtori, projektipäällikkö 11.3.2014 saakka
Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö 12.3.2014 alkaen
Palveluryhmä/ ministeriön käyttöpalvelut
Palveluryhmän jäsenet olivat







Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä
Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Jarmo Iiskola, TEM
Veli-Pekka Heinonen, TEM
Arto Nykänen, AHTi
Mika Koskinen, ELY-keskuksen tietohallinto
Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö
Asiakashallintaryhmä
Asiakashallintaryhmän jäsenet olivat




Mika Sormunen, Valtori, asiakashallintaryhmän vetäjä
Jaakko Jokela, TEM, asiakkaan projektipäällikkö
Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö
Jukka Rautanen, Valtori
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
5
8 (10)
14.1.2015
Laadunvarmistus
Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on
hyväksytty projektin ohjausryhmässä
-
Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty
Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu
TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille
Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti
Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti
Toteutuminen:
-
-
6
Ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman, DDkartoitukset, siirtosopimukset ja siihen liittyvät muutospöytäkirjat, palvelusopimuksen ja siihen liittyvät muutospöytäkirjat sekä loppuraportin
Projekti on suorittanut projektisuunnitelman mukaiset
tehtävät
TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskukselle
Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti
Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti
Riskienhallinta
Projektin alussa top 5 -riskit olivat
1)
2)
3)
4)
5)
Siirtoprojektin resursointi epäonnistuu
Osapuolten päätökset viivästyvät
Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen
Henkilöstösiirtoihin liittyvät haasteet
Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä
Riskien todennäköisyys ja vakavuus arvioitiin asteikolla 1-5.
Riski 1. Siirtoprojektin resursointi epäonnistuu
– Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 15.8.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2
Riski 2. Osapuolten päätökset viivästyvät
– Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 15.8.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2
Riski 3. Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen
– Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 15.8.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
9 (10)
14.1.2015
Riski 4. Henkilöstösiirtoihin liittyvät haasteet
– Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 3
– Ohjausryhmä 22.5.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 3
Riski 5. Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä
– Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 3
– Ohjausryhmä 22.5.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 3
Riski 6. Siirtoprojektin aikataulu ei pidä
– Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 15.4.2014: Todennäköisyys 5, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 22.5.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 30.6.2014: Todennäköisyys 3, vakavuus 2
– Ohjausryhmä 2.10.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2
7
Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet
7.1
Projektikyselyn tulokset
Syyskuussa perus-TEMin siirron jälkeen tehtiin projektityytyväisyyskysely, joka lähetettiin kaikille projektin jäsenille. Kyselyssä saatiin seuraavat lopputulokset asteikolla 5 (erinomainen) – 1 (heikko).









7.2
Ohjausryhmän työskentely, arvosana 3,56
Projektiryhmän työskentely, arvosana 3,78
Palveluryhmän työskentely, arvosana 4
Asiakashallintaryhmän työskentely, arvosana 4
Henkilöstöryhmän työskentely, arvosana 3
TORI-projektipäällikön työskentely, arvosana 4,08
Projektin läpivienti, arvosana 3,94
Projektin lopputulokset, arvosana 3,42
Projektin onnistuminen kokonaisuutena, arvosana 3,67
Projektikyselyn tulosten analysointi
DD-taulukon koettiin olevan raskas täytettävä ja ylläpidettävä kaikkine
yksityiskohtineen. Valtorin pitäisi miettiä, mitkä tiedot ovat oikeasti tarpeellisia siirron kannalta, jotta aikaa tietojen keräämiseen ei menisi kohtuuttomasti.
Siirtoprojekteissa tulisi tunnistaa isot ja laajavaikutteiset asiat ja priorisoitava ne. Nyt ne hukkuvat helposti pienempien asioiden ja kaikkien
yksityiskohtien sekaan.
Toimintamallien läpikäynti tarkemmin olisi tärkeää. Erityisesti pitäisi
käydä läpi, miten siirtyvät henkilöt hoitavat tehtäviään käytännössä,
esim. lisenssien ja ohjelmistojen tilaukset. Vastuutaulukot (RACI) ovat
erittäin haasteellisia täytettäviä ja niiden hyöty tuntuu kyseenalaiselta
käytännön ongelmatilanteissa.
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi
Raportti
Toimintosiirrot / Teija Uusitalo
10 (10)
14.1.2015
Laskutuksen toiminta jää avoimeksi vielä projektin aikana heti siirron
jälkeen. Käytännössä laadullinen palaute ja ongelmat olisi hyvä käsitellä
vasta ylimenovaiheen jälkeen. Perus-TEMin ylimenovaiheen jälkeen
(vaihe päättyi lokakuun 2014 lopussa) laskutuksessa on ollut jatkuvaa
korjattavaa, joskin niitä on saatu paljon vähennettyä hyvässä yhteistyössä.
Projektipäälliköllä ei saisi olla montaa siirtoprojektia samanaikaisesti,
ainakaan koko siirtoprojektin ajan, jotta tarvittaessa löytyy aikaa yhteisille palavereille.
TEMin henkilöiden aika oli hyvin tiukalla projektin aikana, koska samaan
aikaan oli meneillään muita suuria projekteja, kuten esim. VNHYN perustaminen. Projektin työ TEMin puolella hoidettiin hyvin vähillä resursseilla eivätkä kaikki projektiin nimetyt henkilöt juuri osallistuneet tekemiseen. Projektin henkilöiden sitouttamiseen olisi ollut syytä panostaa
enemmän.
8
Projektin päättäminen ja arkistointi
Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin.
Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu VYVIin.
Hyväksytty ohjausryhmässä
JULKAISTU
Haressa
20.1.2015
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
www.valtori.fi