Puhtauspalvelujen palvelusopimus 2015
PALVELUSOPIMUS PUHTAUSPALVELUT/TILALIIKELAITOS 2015 Ohjaavan osan voimassaolo (1 - 4 vuotta) s. 2 - 4 Palveluosan voimassaolo (1 vuosi) s. 5 – 7 Ohjaava osa sekä palveluosa päivitetty 1.1.2015 Hyväksymismerkinnät: Liikelaitosten johtokunta 28.1.2015 § Sisältö OHJAAVA OSA ..................................................................................................................................... 1 1. Sopimusosapuolet .......................................................................................................................................... 1 2. Määritelmät ...................................................................................................................................................... 1 3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus .................................................................................................................... 1 4. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen ................................................................................................. 1 5. Toimintaa koskeva lainsäädäntö.................................................................................................................. 1 6. Kaupungin strategiat ja konserniohjeet ....................................................................................................... 2 7. Palvelukuvaukset, palvelujen sisältö sekä laatutasot ............................................................................... 2 8. Tuotantotapa ja alihankinta ........................................................................................................................... 2 9. Palveluihin liittyvä kehittämistoiminta .......................................................................................................... 2 10. Viranomaistoiminta ...................................................................................................................................... 2 11. Toimitilat ja osapuolten vastuut.................................................................................................................. 3 12. Palveluihin liittyvä tiedottaminen ................................................................................................................ 3 13. Asiakkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ........................................................................ 3 14. Sopimuksen seuranta ja laadunhallinta .................................................................................................... 3 15. Sopimuspoikkeamat ja erimielisyyksien ratkaiseminen ......................................................................... 3 16. Palvelujen tuottaminen erilaisissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa ............................................... 4 17. Ympäristöasioiden huomioiminen.............................................................................................................. 4 18. Vahingonkorvaus ja riskienhallinta ............................................................................................................ 4 PALVELUOSA ....................................................................................................................................... 5 1. Tilattavat tuoteryhmät ja hinnat .................................................................................................................... 5 2. Toimialojen asiakaskohteet ........................................................................................................................... 5 3. Hinnoittelu ........................................................................................................................................................ 5 4. Sopimuksen seuranta ja raportointi ............................................................................................................. 6 5. Sopimuksen sisäinen markkinointi ja henkilöstön vaikutusmahdollisuudet ........................................... 6 6. Sopimusohjausjärjestelmän kehittäminen .................................................................................................. 7 7. Laskutus ........................................................................................................................................................... 7 8. Muut ehdot....................................................................................................................................................... 7 1 (7) OHJAAVA OSA 1. Sopimusosapuolet Tilaaja Tilaliikelaitos Toimitilajohtaja Timo Oksanen Puhtauspalvelukoordinaattori Pirkko Toropainen Tuottaja Teknisen tuotannon liikelaitos/Puhtauspalvelut Liikelaitoksen johtaja Jari Horppu Käyttäjäpalvelujohtaja Päivi Takkinen Puhtauspalvelupäällikkö Heli Lotti Palvelusopimus astuu voimaan, kun tilaliikelaitoksen- ja teknisen tuotannon yhteinen johtokunta on sen hyväksynyt. Sopimuksen yhteyshenkilöt ovat tuottajan puolelta puhtauspalvelupäällikkö Heli Lotti ja tilaajan puolelta puhtauspalvelukoordinaattori Pirkko Toropainen. Sopimus on Kouvolan kaupungin sisäinen sopimus. 2. Määritelmät Vuonna 2015 on määritelty tilattavat palvelut ja niihin liittyvät tavoitteet sekä sovittu palvelujen tuottamiseen osoitettavasta määrärahasta. Palvelujen tuotteistamisen tietoja on käytetty ohjaavana tekijänä määrärahan määrittelyssä. 3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Tämä sopimus koskee liitteen mukaisten kaupungin omistamien kiinteistöjen ja kaupungille vuokrattujen kohteiden puhtauspalveluista lisäpalveluineen. Palveluosan tuoteryhmissä käy ilmi tarkempi kohdentuminen palvelukokonaisuuksista. 4. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen Tämä sopimus on voimassa ohjaavan osan sekä palveluosan osalta vuoden 2015 loppuun. Palvelusopimuksen päivitykset valmistelee palvelun tuottaja ja tilaaja vahvistaa ja hyväksyy ne. Sopimuksen sisältöä ja hinnoittelua tarkistetaan, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu: - jos kohteen toiminta muuttuu, poistuu tai tulee lisää kohteita - jos palvelun sisältöön tulee muutoksia - jos toiminnassa tulee yli kolmen viikon yhtäjaksoinen kesäsulku (ei koulut), on niistä ilmoitettava 1kk. aikaisemmin ja silloin näistä johtuen myös hinnanmuutos palvelumaksuun. 5. Toimintaa koskeva lainsäädäntö Sopimusosapuolet noudattavat kaikkea alaan liittyvää lainsäädäntöä. Kumpikin osapuoli vastaa toimintansa lainmukaisuudesta. 2 (7) 6. Kaupungin strategiat ja konserniohjeet Sopijapuolet noudattavat kaupungin johtosääntöjä, strategioita, suunnitelmia ja ohjelmia sekä sopijapuolien ylempien toimielinten antamia pysyväismääräyksiä ja ohjeita. 7. Palvelukuvaukset, palvelujen sisältö sekä laatutasot Tuottaja vastaa siitä, että palvelut ovat säännösten ja laatusuositusten mukaisia. Yhtenäistä laatujärjestelmää kehitetään ja palveluille asetetaan sovitut laatukriteerit. Tavoitteena on ottaa käyttöön yhtenäiset toimintatavat rakennustyypeittäin. Sopimusliitteessä on sovittujen palvelujen laatutasot ja laatukuvaukset (Liite 1). Pääsääntöisesti jokaisella kohteella on palvelukuvaus, joka pidetään tilaajan ja tuottajan keskenään määrittelemässä kansiossa. Palvelukuvauksen määrittelyyn osallistuu asiakkaan lisäksi tilaajan ja tuottajan edustajat. 8. Tuotantotapa ja alihankinta Tuottaja käyttää palvelutuotannossaan kaupungin tarjoamia tukipalveluja. Tuottaja voi käyttää alihankkijaa, jos se on tarpeen sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi ja jos tilaaja ei ota hankintaa tehtäväkseen. Alihankintaa käytettäessä tuottaja vastaa tilaajavastuulain mukaisten selvitysten hankkimisesta ja muutenkin hankinnan lainmukaisuudesta noudattaen. Puhtauspalvelujen osalta tuottaja vastaa palveluissa tarvittavien materiaalien hankinnasta. Hankinnoissa noudatetaan kaupungin hankintaohjeita. 9. Palveluihin liittyvä kehittämistoiminta Sopimukseen kuuluu oleellisena osana tuotteistaminen, joka on lähtökohtana kehittämistoiminnalle. - palvelun sisällön kuvaus palvelun prosessointi palvelun kustannustietoisuuden parantaminen palvelun laadun mittaaminen palvelun saajien tarpeiden ja rakenteiden kunnon raportointi tilaajan käyttöön palvelun toteutumisen raportointi tilaajalle reklamaatioiden korjaavat toimenpiteet Edellä mainittu voidaan toteuttaa seuraavilla käytännön toimenpiteillä: - kirjataan ylös kaikki ne erilaiset tehtävät sekä niiden laajuus ja toistuvuus, mitkä ovat tarpeen tarkoitetun palvelun tuottamiseksi laaditaan prosessikuvauksia käytetään kustannusseurantaohjelmaa tilaajan edellyttämissä sekä oman kiinnostuksen mukaisissa kohteissa tuottaja ja tilaaja yhdessä sopivat menettelytavasta palvelun toteutumisen seuraamiseksi 10. Viranomaistoiminta Tilaaja ja tuottaja vastaavat omaan toimintaansa liittyvästä viranomaistoiminnasta noudattaen asiakirjasäännöksiä. 3 (7) 11. Toimitilat ja osapuolten vastuut Kumpikin osapuoli vastaa omien toimitilojen asianmukaisesta käytöstä. Tilaliikelaitos luovuttaa tuotannolle käyttöön veloituksetta siivoustilat sekä henkilöstölle sosiaali- ja taukotilat. Tilaaja vastaa myös siivoustilojen asianmukaisesta varustetasosta sekä kiinteistöjen/tilojen avainhallinnasta. Tuottajan hankkimien pyykinpesukoneiden ja kuivausrumpujen asennukseen, korjaukseen ja huoltoon liittyvistä kustannuksista vastaa tuottaja. Tilaajan hankkimat koneet/laitteet huolehti tilaaja. Tilaaja toimittaa tuottajalle tarvittavat piirustukset kiinteistöistä työmäärälaskentaa ja suunnittelua varten. Palvelusopimus sisältää palvelukuvauksen mukaisen siivouksen. Sopimukseen kuulumattomista lisätöistä tulee lisäkustannuksia. Palvelusopimukseen ei sisälly siivousta, jos asiakkaat eli tilojen käyttäjät luovuttavat tai välivuokraavat tiloja esim. viikonlopputapahtumille. Tällöin asiakkaan vastuulla on siivousjärjestelyt sekä niistä aiheutuneet kustannukset. Näistä sopimukseen kuulumattomista lisätöistä sovitaan aina erikseen asiakkaan ja tuottajan kesken. Tuottajan vastuulla on ilmoittaa tiloissa havaitut muutos- ja korjaustarpeet. 12. Palveluihin liittyvä tiedottaminen Tilaaja vastaa yleisestä palvelun sisältöön liittyvästä tiedottamisesta toimialojen ja rakennusten sekä tuotannon yhteyshenkilöille. Tilaajan vastuulla on kohteen yhteyshenkilötietojen päivittäminen. Tuottajan vastuulla on toimittaa asiakkaalle kohteen palvelukuvaus, työaika ja henkilöstön yhteystiedot. Tuottajalla on vastuu tiedottaa palveluntuottamiseen liittyvistä muutoksista tilaajaa sekä asiakasta. 13. Asiakkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Asiakkaiden yhteydenotot dokumentoidaan ja palautteet välitetään puhtauspalvelupäällikölle ja puhtauspalvelukoordinaattorille. Asiakkaiden palvelutyytyväisyyttä mitataan vuosittain tuottajan toimesta. Sähköinen palautejärjestelmä on asiakkaiden käytössä. 14. Sopimuksen seuranta ja laadunhallinta Sopimuksen ohjaavan osan toteutumista seurataan vuosittain ja palveluosan toteutumista 2xvuodessa. Raportin käsittelyn yhteydessä arvioidaan sopimuksen muutostarve. Tilaliikelaitos ja puhtauspalvelut seuraavat sopimusten toteutumista laatukyselyjen sekä sovittujen mittaristojen pohjalta puolivuosittain. 15. Sopimuspoikkeamat ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuspoikkeamaksi katsotaan sellainen tekeminen tai tekemättä jättäminen, joka jommankumman osapuolen mukaan ei ole sopimuksen mukaista, sekä myös tilanne, jossa työstä suoritettava korvaus ei ole sopimuksen mukainen. Sopimuspoikkeamat käsitellään säännönmukaisissa tilaliikelaitoksen ja puhtauspalveluiden yhteisissä kokouksissa. 4 (7) 16. Palvelujen tuottaminen erilaisissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa Lakon, saarron, työsulun, tulipalon, yleisen energian- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Tuottaja ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole esteestä tiedon saatuaan ilmoittanut siitä tilaajalle. Esteestä tai esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä. Molemmilla osapuolilla on tilanteen mukaan tiedotusvelvollisuus. 17. Ympäristöasioiden huomioiminen Tilaajan sekä tuottajan on noudatettava Kouvolan kaupungin jätehuoltomääräyksiä. Sopimuksen molemmat osapuolet toimivat kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. Tuottaja kehittää ympäristömyötäistä toimintaa kouluttamalla ekotukihenkilöitä. Tuottaja ylläpitää tilaajan hankkimaa kiinteistön sähköistä huoltokirjaa mm. kirjaamalla siihen kiinteistössä tehdyt perussiivoukset. 18. Vahingonkorvaus ja riskienhallinta Kumpikin osapuoli vastaa toimintansa vakuuttamisesta ja toimintansa aiheuttamasta vahingosta. 5 (7) PALVELUOSA Tuottaja toteuttaa palvelukuvaukseen kirjatut työt, mitkä linjataan yhdessä asiakkaan edustuksen (joryn) kanssa. Asiakas maksaa ylläpito- ja perussiivouspalvelut tilavuokrassa. Ne puhtauspalveluihin liittyvät työt mitkä eivät sisälly palvelukuvaukseen tehdään tilaajan kanssa pidetyn neuvottelun jälkeen erikseen sovittavana kiinteähintaisena työnä tai laskutettavana tuntityönä. Tällaisia töitä voivat olla sisäilma- ja remonttisiivoukset. 1. Tilattavat tuoteryhmät ja hinnat - Ylläpitosiivous tehdään toiminnan suunnittelun/työmäärälaskennan mukaisesti Perussiivous tehdään erikseen sovitun aikataulun ja tiheyden mukaisesti Kiinteistöpalvelua tehdään siivoojien toimesta kiinteistökustannusten minimoimiseksi, esim. ovien avaamiset, käsilumityöt, hiekoitukset yms. Ylläpito- ja perussiivouksen hinta yhteensä 8 503 342 € Kiinteistöpalvelut 13 184 € Tilattavat tuoteryhmät yhteensä 8 516 526€ Palvelun hinta sisältää seuraavat hankinnat, hoidon ja huollon: - puhdistusaineet, siivousvälineet, saniteettipaperit, jätesäkit, käsienpesuaineet - siivouskoneet ja tekstiiliset sisääntulomatot - työvaatteet, jalkineet ja henkilökohtaiset suojaimet - sisätilojen roska-astiat Palvelun hinta kattaa myös henkilöstön koulutuksen ja työnjohdon. Tilaukseen kuuluu aina myös ohjaavan osan 9. kohdassa mainitut kehittämisvastuut sekä raportointi tilaajalle kohteiden kunnossa ilmenevistä puutteista sekä vastuu työturvallisuudesta. Työn toteuttamiseen liittyvästä alihankinnasta on mainittu ohjaavan osan kohdassa 8. Tuottaja vastaa alihankinnasta. Tuottajalla on vastuu tiedottaa tilaajalle sekä asiakaskohteeseen alihankintana ostetun palveluntuottajan yhteystiedoista sekä sopimuksen kestoajasta. 2. Toimialojen asiakaskohteet Tuottaja toteuttaa omana työnä Kouvolan kaupungin tilojen ylläpito- ja perussiivouksen. Asiakkaan edustajana toimii asiantuntijaryhmä, jolla on valtuudet linjata palvelunsisältö tuottajan ja tilaajan kanssa yhteistyössä. Palveluosan sisältö tarkennetaan palvelualueittain ajalle 1.1.–31.12.2015. 3. Hinnoittelu Vuosisopimukset laaditaan seuraavasti: - työmäärälaskentaan tai työnsuunnitteluun perustuva kiinteähintainen työ - tuntihintaan perustuva laskutettava työ - tuotteistuksen hintatiedot toimitetaan päivitettynä niille henkilöille, jotka ovat olleet palvelusisältöä neuvottelemassa 6 (7) 4. Sopimuksen seuranta ja raportointi Palvelun toteutumisen seurantaa suoritetaan seuraavin tavoin: Työn valvonta Tuottaja - omavalvonnan ja itsearvioinnin avulla tuottaja seuraa kohteen palvelukokonaisuuden toteutumista. - vastaa etukäteen tilaajan kanssa sovittujen asiakastyytyväisyyskyselyjen tekemisestä - raportoi tilaajalle asiakaspalautteet ja niihin tehdyt korjaustoimenpiteet Tilaaja - tekee pistokoeluontoista valvontaa - tekee tarvittaessa asiakastyytyväisyyskyselyitä Asiakas - mahdollistaa omalta osaltaan sopimuksen mukaisen palveluntuottamisen - tuottajan, tilaajan ja joryn yhteiset palaverit sekä asiakaspalaute Tiedottaminen Tuottaja - esimies käy vuosittain ”kehityskeskustelun” asiakkaan yhdyshenkilön kanssa, jossa käsitellään palvelusopimuksen sisältö ja ko. kohteen tunnusluvut - esimies tiedottaa henkilömuutoksista asiakkaan yhdyshenkilölle Tilaaja - ilmoittaa isännöitsijän vastuunalaisista tiloihin liittyvistä muutoksista tuotantoa sekä asiakasta Asiakas - tiedottaa oman toimialan henkilöstöä palvelunsisällöstä - tiedottaa tilaliikelaitokselle, jos tiloissa tulee pysyviä toiminnallisia muutoksia - tiedottaa palvelun tuottajaa tilojensa käyttöön liittyvistä tilavarauksista riittävän ajoissa, jotta toiminnallisiin muutoksiin ehditään reagoimaan. Talouden seuranta Sekä tuottaja että tilaaja seuraavat talousarvion ja määrärahojen toteutumista. Jos kustannukset ylittyvät toistuvasti, voidaan tarvittaessa määritellä palvelunsisältöä uudelleen. Mahdolliset määrärahaylistystarpeet tuodaan tilaajan tiedoksi elokuun loppuun mennessä. Samalla määritellään lisäkustannusten aiheuttamat jakoperusteet ja jatkotoimenpiteet. 5. Sopimuksen sisäinen markkinointi ja henkilöstön vaikutusmahdollisuudet Sekä tilaajan että tuottajan linjaorganisaatio vastaa siitä, että toiminta järjestetään tilaajatuottajamallin periaatteiden mukaisesti. Puhtauspalveluesimiesten kuukausittain pidettävässä työseminaarissa käydään läpi henkilöstöön liittyviä asioita. Tuottaja osallistuu tulevien uusien asiakaskohteiden suunnitteluun käytettävissä olevien työvoimaresurssien puitteissa. 7 (7) 6. Sopimusohjausjärjestelmän kehittäminen Atops työmäärämitoitusohjelma määrittelee henkilöstöresurssitarpeet. Tilaajalta tai asiakkaalta tulleet lisätoiveet tai uudet asiakaskohteet tulee esittää tuotannon talousarvion laadinnan yhteydessä, viimeistään kuluvan vuoden elokuun loppuun mennessä. Tilamuutoksista, mitkä vaikuttavat palvelukuvauksiin, on kaikilla osapuolilla tiedotusvastuu mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Sopimusasiakirjoja päivitetään tarvittaessa ja rakennetta kehitetään tarpeita vastaaviksi. 7. Laskutus Menot kirjataan sovitulle tuottajan kirjanpidossa olevalle kohteelle. Tuottaja laskuttaa tilaajaa sovitusta tilaajan kirjanpidossa olevasta kohteesta kuukausittain. 8. Muut ehdot Puhtauspalvelusopimus kattaa palvelukuvauksen mukaisen työn. Jos kohteessa tulee akuutti tarve ostaa lisäpalvelua tuotanto laskuttaa sen suoraan asiakkaalta. Puhtauspalvelujen henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus kohteen toimintaan, henkilökuntaan, asiakkaisiin ja rakennuksiin liittyvistä asioista. Asiakaskohteessa neuvotellaan puhtauspalvelujen henkilöstölle ATK- työpiste työasioiden hoitoa varten. Tilaliikelaitos ja teknisen tuotannon tukipalvelut säilyttävät ja arkistoivat sopimusasiakirjat. Sen lisäksi asiakirjoja säilytetään pdf-tiedostona yleisissä kansioissa. Allekirjoitukset Kouvolassa xx.xx.2015 Timo Oksanen toimitilajohtaja Jari Horppu liikelaitoksen johtaja
© Copyright 2024