1. No category

PALVELUSOPIMUS
PUHTAUSPALVELUT/TILALIIKELAITOS
2015
Ohjaavan osan voimassaolo (1 - 4 vuotta) s. 2 - 4
Palveluosan voimassaolo (1 vuosi) s. 5 – 7
Ohjaava osa sekä palveluosa päivitetty 1.1.2015
Hyväksymismerkinnät:
Liikelaitosten johtokunta 28.1.2015 §
Sisältö
OHJAAVA OSA ..................................................................................................................................... 1
1. Sopimusosapuolet .......................................................................................................................................... 1
2. Määritelmät ...................................................................................................................................................... 1
3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus .................................................................................................................... 1
4. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen ................................................................................................. 1
5. Toimintaa koskeva lainsäädäntö.................................................................................................................. 1
6. Kaupungin strategiat ja konserniohjeet ....................................................................................................... 2
7. Palvelukuvaukset, palvelujen sisältö sekä laatutasot ............................................................................... 2
8. Tuotantotapa ja alihankinta ........................................................................................................................... 2
9. Palveluihin liittyvä kehittämistoiminta .......................................................................................................... 2
10. Viranomaistoiminta ...................................................................................................................................... 2
11. Toimitilat ja osapuolten vastuut.................................................................................................................. 3
12. Palveluihin liittyvä tiedottaminen ................................................................................................................ 3
13. Asiakkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ........................................................................ 3
14. Sopimuksen seuranta ja laadunhallinta .................................................................................................... 3
15. Sopimuspoikkeamat ja erimielisyyksien ratkaiseminen ......................................................................... 3
16. Palvelujen tuottaminen erilaisissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa ............................................... 4
17. Ympäristöasioiden huomioiminen.............................................................................................................. 4
18. Vahingonkorvaus ja riskienhallinta ............................................................................................................ 4
PALVELUOSA ....................................................................................................................................... 5
1. Tilattavat tuoteryhmät ja hinnat .................................................................................................................... 5
2. Toimialojen asiakaskohteet ........................................................................................................................... 5
3. Hinnoittelu ........................................................................................................................................................ 5
4. Sopimuksen seuranta ja raportointi ............................................................................................................. 6
5. Sopimuksen sisäinen markkinointi ja henkilöstön vaikutusmahdollisuudet ........................................... 6
6. Sopimusohjausjärjestelmän kehittäminen .................................................................................................. 7
7. Laskutus ........................................................................................................................................................... 7
8. Muut ehdot....................................................................................................................................................... 7
1 (7)
OHJAAVA OSA
1. Sopimusosapuolet
Tilaaja
Tilaliikelaitos
Toimitilajohtaja Timo Oksanen
Puhtauspalvelukoordinaattori Pirkko Toropainen
Tuottaja
Teknisen tuotannon liikelaitos/Puhtauspalvelut
Liikelaitoksen johtaja Jari Horppu
Käyttäjäpalvelujohtaja Päivi Takkinen
Puhtauspalvelupäällikkö Heli Lotti
Palvelusopimus astuu voimaan, kun tilaliikelaitoksen- ja teknisen tuotannon yhteinen
johtokunta on sen hyväksynyt.
Sopimuksen yhteyshenkilöt ovat tuottajan puolelta puhtauspalvelupäällikkö Heli Lotti ja
tilaajan puolelta puhtauspalvelukoordinaattori Pirkko Toropainen.
Sopimus on Kouvolan kaupungin sisäinen sopimus.
2. Määritelmät
Vuonna 2015 on määritelty tilattavat palvelut ja niihin liittyvät tavoitteet sekä sovittu
palvelujen tuottamiseen osoitettavasta määrärahasta. Palvelujen tuotteistamisen tietoja on
käytetty ohjaavana tekijänä määrärahan määrittelyssä.
3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus
Tämä sopimus koskee liitteen mukaisten kaupungin omistamien kiinteistöjen ja kaupungille
vuokrattujen kohteiden puhtauspalveluista lisäpalveluineen. Palveluosan tuoteryhmissä käy
ilmi tarkempi kohdentuminen palvelukokonaisuuksista.
4. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen
Tämä sopimus on voimassa ohjaavan osan sekä palveluosan osalta vuoden 2015 loppuun.
Palvelusopimuksen päivitykset valmistelee palvelun tuottaja ja tilaaja vahvistaa ja hyväksyy
ne.
Sopimuksen sisältöä ja hinnoittelua tarkistetaan, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:
- jos kohteen toiminta muuttuu, poistuu tai tulee lisää kohteita
- jos palvelun sisältöön tulee muutoksia
- jos toiminnassa tulee yli kolmen viikon yhtäjaksoinen kesäsulku (ei koulut), on niistä
ilmoitettava 1kk. aikaisemmin ja silloin näistä johtuen myös hinnanmuutos
palvelumaksuun.
5. Toimintaa koskeva lainsäädäntö
Sopimusosapuolet noudattavat kaikkea alaan liittyvää lainsäädäntöä.
Kumpikin osapuoli vastaa toimintansa lainmukaisuudesta.
2 (7)
6. Kaupungin strategiat ja konserniohjeet
Sopijapuolet noudattavat kaupungin johtosääntöjä, strategioita, suunnitelmia ja ohjelmia
sekä sopijapuolien ylempien toimielinten antamia pysyväismääräyksiä ja ohjeita.
7. Palvelukuvaukset, palvelujen sisältö sekä laatutasot
Tuottaja vastaa siitä, että palvelut ovat säännösten ja laatusuositusten mukaisia.
Yhtenäistä laatujärjestelmää kehitetään ja palveluille asetetaan sovitut laatukriteerit.
Tavoitteena on ottaa käyttöön yhtenäiset toimintatavat rakennustyypeittäin.
Sopimusliitteessä on sovittujen palvelujen laatutasot ja laatukuvaukset (Liite 1).
Pääsääntöisesti jokaisella kohteella on palvelukuvaus, joka pidetään tilaajan ja tuottajan
keskenään määrittelemässä kansiossa. Palvelukuvauksen määrittelyyn osallistuu
asiakkaan lisäksi tilaajan ja tuottajan edustajat.
8. Tuotantotapa ja alihankinta
Tuottaja käyttää palvelutuotannossaan kaupungin tarjoamia tukipalveluja.
Tuottaja voi käyttää alihankkijaa, jos se on tarpeen sopimuksen mukaisen palvelun
tuottamiseksi ja jos tilaaja ei ota hankintaa tehtäväkseen. Alihankintaa käytettäessä tuottaja
vastaa tilaajavastuulain mukaisten selvitysten hankkimisesta ja muutenkin hankinnan
lainmukaisuudesta noudattaen.
Puhtauspalvelujen osalta tuottaja vastaa palveluissa tarvittavien materiaalien hankinnasta.
Hankinnoissa noudatetaan kaupungin hankintaohjeita.
9. Palveluihin liittyvä kehittämistoiminta
Sopimukseen kuuluu oleellisena osana tuotteistaminen, joka on lähtökohtana
kehittämistoiminnalle.
-
palvelun sisällön kuvaus
palvelun prosessointi
palvelun kustannustietoisuuden parantaminen
palvelun laadun mittaaminen
palvelun saajien tarpeiden ja rakenteiden kunnon raportointi tilaajan käyttöön
palvelun toteutumisen raportointi tilaajalle
reklamaatioiden korjaavat toimenpiteet
Edellä mainittu voidaan toteuttaa seuraavilla käytännön toimenpiteillä:
-
kirjataan ylös kaikki ne erilaiset tehtävät sekä niiden laajuus ja toistuvuus, mitkä ovat
tarpeen tarkoitetun palvelun tuottamiseksi
laaditaan prosessikuvauksia
käytetään kustannusseurantaohjelmaa tilaajan edellyttämissä sekä oman kiinnostuksen
mukaisissa kohteissa
tuottaja ja tilaaja yhdessä sopivat menettelytavasta palvelun toteutumisen
seuraamiseksi
10. Viranomaistoiminta
Tilaaja ja tuottaja vastaavat omaan toimintaansa liittyvästä viranomaistoiminnasta
noudattaen asiakirjasäännöksiä.
3 (7)
11. Toimitilat ja osapuolten vastuut
Kumpikin osapuoli vastaa omien toimitilojen asianmukaisesta käytöstä.
Tilaliikelaitos luovuttaa tuotannolle käyttöön veloituksetta siivoustilat sekä henkilöstölle
sosiaali- ja taukotilat. Tilaaja vastaa myös siivoustilojen asianmukaisesta varustetasosta
sekä kiinteistöjen/tilojen avainhallinnasta. Tuottajan hankkimien pyykinpesukoneiden ja
kuivausrumpujen asennukseen, korjaukseen ja huoltoon liittyvistä kustannuksista vastaa
tuottaja. Tilaajan hankkimat koneet/laitteet huolehti tilaaja.
Tilaaja toimittaa tuottajalle tarvittavat piirustukset kiinteistöistä työmäärälaskentaa ja
suunnittelua varten.
Palvelusopimus sisältää palvelukuvauksen mukaisen siivouksen. Sopimukseen
kuulumattomista lisätöistä tulee lisäkustannuksia. Palvelusopimukseen ei sisälly siivousta,
jos asiakkaat eli tilojen käyttäjät luovuttavat tai välivuokraavat tiloja esim.
viikonlopputapahtumille. Tällöin asiakkaan vastuulla on siivousjärjestelyt sekä niistä
aiheutuneet kustannukset. Näistä sopimukseen kuulumattomista lisätöistä sovitaan aina
erikseen asiakkaan ja tuottajan kesken.
Tuottajan vastuulla on ilmoittaa tiloissa havaitut muutos- ja korjaustarpeet.
12. Palveluihin liittyvä tiedottaminen
Tilaaja vastaa yleisestä palvelun sisältöön liittyvästä tiedottamisesta toimialojen ja
rakennusten sekä tuotannon yhteyshenkilöille. Tilaajan vastuulla on kohteen
yhteyshenkilötietojen päivittäminen.
Tuottajan vastuulla on toimittaa asiakkaalle kohteen palvelukuvaus, työaika ja henkilöstön
yhteystiedot.
Tuottajalla on vastuu tiedottaa palveluntuottamiseen liittyvistä muutoksista tilaajaa sekä
asiakasta.
13. Asiakkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet
Asiakkaiden yhteydenotot dokumentoidaan ja palautteet välitetään
puhtauspalvelupäällikölle ja puhtauspalvelukoordinaattorille.
Asiakkaiden palvelutyytyväisyyttä mitataan vuosittain tuottajan toimesta.
Sähköinen palautejärjestelmä on asiakkaiden käytössä.
14. Sopimuksen seuranta ja laadunhallinta
Sopimuksen ohjaavan osan toteutumista seurataan vuosittain ja palveluosan toteutumista
2xvuodessa. Raportin käsittelyn yhteydessä arvioidaan sopimuksen muutostarve.
Tilaliikelaitos ja puhtauspalvelut seuraavat sopimusten toteutumista laatukyselyjen sekä
sovittujen mittaristojen pohjalta puolivuosittain.
15. Sopimuspoikkeamat ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Sopimuspoikkeamaksi katsotaan sellainen tekeminen tai tekemättä jättäminen, joka
jommankumman osapuolen mukaan ei ole sopimuksen mukaista, sekä myös tilanne, jossa
työstä suoritettava korvaus ei ole sopimuksen mukainen.
Sopimuspoikkeamat käsitellään säännönmukaisissa tilaliikelaitoksen ja puhtauspalveluiden
yhteisissä kokouksissa.
4 (7)
16. Palvelujen tuottaminen erilaisissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa
Lakon, saarron, työsulun, tulipalon, yleisen energian- tai vedenjakelun keskeytymisen tai
muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat
velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Tuottaja ei voi vedota
ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole esteestä tiedon saatuaan ilmoittanut siitä tilaajalle.
Esteestä tai esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä. Molemmilla osapuolilla
on tilanteen mukaan tiedotusvelvollisuus.
17. Ympäristöasioiden huomioiminen
Tilaajan sekä tuottajan on noudatettava Kouvolan kaupungin jätehuoltomääräyksiä.
Sopimuksen molemmat osapuolet toimivat kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti.
Tuottaja kehittää ympäristömyötäistä toimintaa kouluttamalla ekotukihenkilöitä.
Tuottaja ylläpitää tilaajan hankkimaa kiinteistön sähköistä huoltokirjaa mm. kirjaamalla
siihen kiinteistössä tehdyt perussiivoukset.
18. Vahingonkorvaus ja riskienhallinta
Kumpikin osapuoli vastaa toimintansa vakuuttamisesta ja toimintansa aiheuttamasta
vahingosta.
5 (7)
PALVELUOSA
Tuottaja toteuttaa palvelukuvaukseen kirjatut työt, mitkä linjataan yhdessä asiakkaan
edustuksen (joryn) kanssa. Asiakas maksaa ylläpito- ja perussiivouspalvelut tilavuokrassa.
Ne puhtauspalveluihin liittyvät työt mitkä eivät sisälly palvelukuvaukseen tehdään tilaajan
kanssa pidetyn neuvottelun jälkeen erikseen sovittavana kiinteähintaisena työnä tai
laskutettavana tuntityönä. Tällaisia töitä voivat olla sisäilma- ja remonttisiivoukset.
1. Tilattavat tuoteryhmät ja hinnat
-
Ylläpitosiivous tehdään toiminnan suunnittelun/työmäärälaskennan mukaisesti
Perussiivous tehdään erikseen sovitun aikataulun ja tiheyden mukaisesti
Kiinteistöpalvelua tehdään siivoojien toimesta kiinteistökustannusten minimoimiseksi,
esim. ovien avaamiset, käsilumityöt, hiekoitukset yms.
Ylläpito- ja perussiivouksen hinta yhteensä 8 503 342 €
Kiinteistöpalvelut 13 184 €
Tilattavat tuoteryhmät yhteensä 8 516 526€
Palvelun hinta sisältää seuraavat hankinnat, hoidon ja huollon:
- puhdistusaineet, siivousvälineet, saniteettipaperit, jätesäkit, käsienpesuaineet
- siivouskoneet ja tekstiiliset sisääntulomatot
- työvaatteet, jalkineet ja henkilökohtaiset suojaimet
- sisätilojen roska-astiat
Palvelun hinta kattaa myös henkilöstön koulutuksen ja työnjohdon.
Tilaukseen kuuluu aina myös ohjaavan osan 9. kohdassa mainitut kehittämisvastuut sekä
raportointi tilaajalle kohteiden kunnossa ilmenevistä puutteista sekä vastuu
työturvallisuudesta.
Työn toteuttamiseen liittyvästä alihankinnasta on mainittu ohjaavan osan kohdassa 8.
Tuottaja vastaa alihankinnasta. Tuottajalla on vastuu tiedottaa tilaajalle sekä
asiakaskohteeseen alihankintana ostetun palveluntuottajan yhteystiedoista sekä
sopimuksen kestoajasta.
2. Toimialojen asiakaskohteet
Tuottaja toteuttaa omana työnä Kouvolan kaupungin tilojen ylläpito- ja perussiivouksen.
Asiakkaan edustajana toimii asiantuntijaryhmä, jolla on valtuudet linjata palvelunsisältö
tuottajan ja tilaajan kanssa yhteistyössä.
Palveluosan sisältö tarkennetaan palvelualueittain ajalle 1.1.–31.12.2015.
3. Hinnoittelu
Vuosisopimukset laaditaan seuraavasti:
- työmäärälaskentaan tai työnsuunnitteluun perustuva kiinteähintainen työ
- tuntihintaan perustuva laskutettava työ
- tuotteistuksen hintatiedot toimitetaan päivitettynä niille henkilöille, jotka ovat olleet
palvelusisältöä neuvottelemassa
6 (7)
4. Sopimuksen seuranta ja raportointi
Palvelun toteutumisen seurantaa suoritetaan seuraavin tavoin:
Työn valvonta
Tuottaja
- omavalvonnan ja itsearvioinnin avulla tuottaja seuraa kohteen palvelukokonaisuuden
toteutumista.
- vastaa etukäteen tilaajan kanssa sovittujen asiakastyytyväisyyskyselyjen tekemisestä
- raportoi tilaajalle asiakaspalautteet ja niihin tehdyt korjaustoimenpiteet
Tilaaja
- tekee pistokoeluontoista valvontaa
- tekee tarvittaessa asiakastyytyväisyyskyselyitä
Asiakas
- mahdollistaa omalta osaltaan sopimuksen mukaisen palveluntuottamisen
- tuottajan, tilaajan ja joryn yhteiset palaverit sekä asiakaspalaute
Tiedottaminen
Tuottaja
- esimies käy vuosittain ”kehityskeskustelun” asiakkaan yhdyshenkilön kanssa, jossa
käsitellään palvelusopimuksen sisältö ja ko. kohteen tunnusluvut
- esimies tiedottaa henkilömuutoksista asiakkaan yhdyshenkilölle
Tilaaja
- ilmoittaa isännöitsijän vastuunalaisista tiloihin liittyvistä muutoksista tuotantoa sekä
asiakasta
Asiakas
- tiedottaa oman toimialan henkilöstöä palvelunsisällöstä
- tiedottaa tilaliikelaitokselle, jos tiloissa tulee pysyviä toiminnallisia muutoksia
- tiedottaa palvelun tuottajaa tilojensa käyttöön liittyvistä tilavarauksista riittävän ajoissa,
jotta toiminnallisiin muutoksiin ehditään reagoimaan.
Talouden seuranta
Sekä tuottaja että tilaaja seuraavat talousarvion ja määrärahojen toteutumista.
Jos kustannukset ylittyvät toistuvasti, voidaan tarvittaessa määritellä palvelunsisältöä
uudelleen.
Mahdolliset määrärahaylistystarpeet tuodaan tilaajan tiedoksi elokuun loppuun mennessä.
Samalla määritellään lisäkustannusten aiheuttamat jakoperusteet ja jatkotoimenpiteet.
5. Sopimuksen sisäinen markkinointi ja henkilöstön vaikutusmahdollisuudet
Sekä tilaajan että tuottajan linjaorganisaatio vastaa siitä, että toiminta järjestetään tilaajatuottajamallin periaatteiden mukaisesti.
Puhtauspalveluesimiesten kuukausittain pidettävässä työseminaarissa käydään läpi
henkilöstöön liittyviä asioita. Tuottaja osallistuu tulevien uusien asiakaskohteiden
suunnitteluun käytettävissä olevien työvoimaresurssien puitteissa.
7 (7)
6. Sopimusohjausjärjestelmän kehittäminen
Atops työmäärämitoitusohjelma määrittelee henkilöstöresurssitarpeet. Tilaajalta tai
asiakkaalta tulleet lisätoiveet tai uudet asiakaskohteet tulee esittää tuotannon talousarvion
laadinnan yhteydessä, viimeistään kuluvan vuoden elokuun loppuun mennessä.
Tilamuutoksista, mitkä vaikuttavat palvelukuvauksiin, on kaikilla osapuolilla tiedotusvastuu
mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Sopimusasiakirjoja päivitetään tarvittaessa ja rakennetta kehitetään tarpeita vastaaviksi.
7. Laskutus
Menot kirjataan sovitulle tuottajan kirjanpidossa olevalle kohteelle. Tuottaja laskuttaa
tilaajaa sovitusta tilaajan kirjanpidossa olevasta kohteesta kuukausittain.
8. Muut ehdot
Puhtauspalvelusopimus kattaa palvelukuvauksen mukaisen työn. Jos kohteessa tulee
akuutti tarve ostaa lisäpalvelua tuotanto laskuttaa sen suoraan asiakkaalta.
Puhtauspalvelujen henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus kohteen toimintaan,
henkilökuntaan, asiakkaisiin ja rakennuksiin liittyvistä asioista.
Asiakaskohteessa neuvotellaan puhtauspalvelujen henkilöstölle ATK- työpiste työasioiden
hoitoa varten.
Tilaliikelaitos ja teknisen tuotannon tukipalvelut säilyttävät ja arkistoivat sopimusasiakirjat.
Sen lisäksi asiakirjoja säilytetään pdf-tiedostona yleisissä kansioissa.
Allekirjoitukset
Kouvolassa xx.xx.2015
Timo Oksanen
toimitilajohtaja
Jari Horppu
liikelaitoksen johtaja