RAPORTTI ERITYISTARKASTUKSESTA
DHS Oy Audit Partners Porkkalankatu 24 00180 Helsinki Y-tunnus 2483529-9 RAPORTTI ERITYISTARKASTUKSESTA ESPOON KAUPUNKI Jakelu: Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginlakimies Timo Kuismin Kaupunginreviisori Virpi Ala-Aho Sisällysluettelo Sivu 1. TOIMEKSIANTO........................................................................................................... 2 2. TARKASTUKSEN TOTEUTTAMINEN JA MENETELMÄT ................................. 4 3. TARKASTUKSESSA KÄYTÖSSÄ OLLUT MATERIAALI .................................... 4 4. ERITYISTARKASTUSKOHTEESEN LIITTYVÄSTÄ ESPOON KAUPUNGIN ORGANISAATIOSTA .................................................................................... 6 5. ESPOON KAUPUNGIN HANKINTOIHIN LIITTYVÄSTÄ OHJEISTUKSESTA ................................................................................................................. 6 6. SOPIMUS- JA LIIKETAPAHTUMIIN LIITTYVIÄ HAVAINTOJA ...................... 8 6.1. OP-Puu Oy ........................................................................................................................ 8 6.2. RH-Penger Oy ................................................................................................................... 9 6.3. Marinetek Finland Oy ..................................................................................................... 10 6.4. Veka-Line Oy .................................................................................................................. 11 6.5. T:mi Kinnunen Kari ........................................................................................................ 11 7. HAASTATTELUISTA ................................................................................................. 12 7.1. Haastatteluiden yhteenvetoa ............................................................................................ 14 8. YHTEENVETO............................................................................................................. 14 1 1. TOIMEKSIANTO Espoon kaupungin hallitus (Y: 0101263-6, myöhemmin myös kaupunki) on 24.11.2014 (päätös § 327) päättänyt teettää erikoistarkastuksen Espoon kaupungin merellisen ulkoilun yksikköön. DHS Oy Audit Partners on asiaan liittyvän kilpailutuksen tuloksena valittu tarkastusyhteisöksi. Toimeksiannon mukaisesti tarkastus on kohdistettu Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen aiemmin saamaan toimeksiantoon ja siitä 24.10.2014 laadittuun raporttiin. Espoon kaupungin sisäisen tarkastus selvitti Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisotoimen merellisen yksikön tapahtumiin ja päätöksiin liittyen sopimukset, hankintapäätökset ja laskut toimenpidesuositukset mahdollisten ylihıntaisten laskujen takaisinperinnästä sekä vastuukysymysten arvioinnin yksikön tekemät hankinnat kilpailutuslainsäädännön näkökulmasta yksikön omaisuuden käyttöön liittyvän dokumentoinnin keskeisten henkilöiden haastattelut ja toiminnasta mahdollisesti Espoon kaupungille aiheutuneen vahingon arviointi. DHS Oy Audit Partnersin tarkastus on kohdistunut toimeksiannon ja tarjouksessa esitetyn mukaisesti erityisesti hankintoihin, joita ei ole kilpailutettu vaikka olisi kuulunut kilpailulainsäädännön edellytysten piiriin sekä hankintoihin, joiden toteutusvaiheessa on merkittävästi ylitetty kilpailutusarvo. Ajallisesti tarkastus on painottunut vuosiin 2009 – 2014. Tarkastuksemme tavoitteena on ollut selvittää: Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisotoimen, merellisen ulkoilun yksikön tekemiin hankintoihin liittyvät menettelytavat hankintoihin liittyvät mahdolliset väärinkäytökset ja Espoon kaupungille mahdollisista väärinkäytöksistä ja ohjeiden vastaisesta menettelystä aiheutuneet vahingot. Tekemämme tarkastustyö perustuu tarjouksessamme kuvattuihin lähestymistapoihin. Tarkastuksen aloituspalaverissa (7.1.2015) sovittiin, että tarkastuksessa keskitytään merellisen ulkoilun yksikön ja sen tilauksiin OP-Puu Oy:ltä, Marinetek Finland Oy:ltä, RH-Penger Oy:ltä ja T:mi Kari Kinnuselta. Tarkastus on toteutettu sovitun mukaisesti, Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen laatiman raportin 21.10.2014 pohjalta. Lausunto ei muodosta miltään osin tilintarkastusta eikä yleisluonteista tarkastusta. Tarkastus on tehty ns. tilintarkastajan muuna työnä. Toimeksiannon mukaisesti käsittelemme raportissa nimillä useita kaupungin virkamiehiä ja muita henkilöitä. Raportti sisältää myös liikesalaisuuden piiriin kuuluvia asioita. Tekijänoikeuskysymykset ja liikesalaisuudet tulee ottaa huomioon raportin jakelussa ja käytössä. Käsittelemme raportissa Suomenojan venesatamassa syntynyttä, ja julkisuudessa näkyvästi käsiteltyä Espoon kaupungin Suomenojan venesataman viranhaltijoiden ja Suomenojan satamassa toimivan yrittäjän välistä erimielisyyttä yleisellä tasolla. Kyseistä asiaa sivutaan suorittamiemme haastattelujen yhteydessä. Asiakokonaisuus ei sinällään sisälly Espoon kaupungilta saamamme toimeksiantoon. Olemme selvittäneet lisäksi suppeasti julkisuuteen noussutta Espoon kaupungin Kaparen -nimisessä saaressa sijaitsevan mökin perusparannukseen sekä mökin käyttöön liittyviä asioita. Tarkastus käynnistettiin 7.1.2015, raportin sopimuksen mukainen luovutus viikolla 10. Tarkastuksen ohessa lisäselvitystä vaatineiden haastattelujen osalta toimeksiantoa on laajennettu 13.2.2015 ja samalla sovittu raportin luovutusajan siirtämisestä. Tarkastuksen tuloksena on annettu tämä raportti. 2 Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen lähtökohtia Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäväksi annetun tarkastuksen käynnisti mediassa 2014 esiin nostetut epäselvyydet Espoon kaupungin merellisten ulkoilupalvelujen omaisuuden käyttöön ja palvelujen hankintoihin liittyen sekä yhteistyön ongelmat espoolaisen, Suomenojan venesatamassa toimivan yrittäjän välillä. Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, tutkia ja selvittää Liikunta- ja nuorisopalvelujen merellisen ulkoilun (LMU) yksikön palvelujen ostohankintoja, kilpailutuksia ja sopimuksia sekä sitä, onko omaisuuden, so. kaluston ja kiinteistöjen käytöstä annettu henkilökunnalle ohjeistusta. Tarkastuksessa tavoitteena oli käydä läpi seuraavat osa-alueet: ostohankintoihin liittyvät ohjeet ja kuvaukset kilpailutuksen toteutus sopimukset ja sopimusrakenne ostolaskujen valvonta kaluston ja kiinteistöjen käytön ohjeistus Espoon kaupungin satamien mahdollista hankintojen kierrättämistä venepaikkavuokrahyvitysten kautta sekä varmistua siitä, että edellä ilmenevien asiakokonaisuuksien osalta LMU-yksikössä oli noudatettu hankintalakia, kaupungin sisäisiä hankintaohjeita, toimivaltaohjeita ja valtuuksia koskien hankintojen tekemistä ja sopimusten solmimista, sisäisen valvonnan yleisohjetta 21.6.2010, kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa, taloussääntöä sekä talouspalvelujen antamia kirjanpito-ohjeita. Sisäinen tarkastus rajasi oman tarkastustoimeksiantonsa koskemaan Liikunta- ja nuorisopalvelujen merellisen ulkoilun yksikön yli 6.000 euron arvoisten palvelujen ja tarvikkeiden ostojen hankintaketjun hankintavaiheesta palvelujen laskutukseen. Sisäisen tarkastuksen ulkopuolelle on rajattu hankinnoista alle 6.000 euron palvelujen ja tarvikkeiden ostot. Lisäksi palvelujen ja tarvikkeiden ostoja tarkasteltiin ajanjaksolla 1.1.2013–31.8.2014, mutta myös hankintasopimuksia ja päätöksiä kilpailutuksineen myös edellisiltä vuosilta, mikäli niistä on aiheutunut ostoja vuosina 2013–2014. Selvityksen tavoitteena oli selvittää se, onko hankinta tehty kilpailuttamismahdollisuutta hyödyntäen taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Yksittäisinä tarkastusasioina sisäinen tarkastus nosti esille muun muassa seuraavat asiat: Hankintapäätöksen perustelut Hankintapäätöksen tehneen viranhaltijan toimivalta Hankintaa tukevat taustalaskelmat Kaupungin hankintaohjeen asettamat vaatimukset yli 6.000 euron, mutta alle 30.000 euron hankinnoissa Tehdyt hintatiedustelut, onko niiden lukumäärä ohjeistuksen mukainen? Onko hankintapäätös lähetetty kaikille tarjoajille hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen? Onko asia dokumentoitu ja siihen liittyvät asiakirjat arkistoitu? Onko yli 30.000 euron hankinnat kilpailutettu hankintalain mukaisesti? Yksikön tekemät mahdolliset tehdyt suorahankinnat ja niiden perusteet verrattuna markkinaoikeuden päätöksiin. Sisäinen tarkastus käynnisti toimeksiantonsa mukaisesti tarkastuksen 10.9.2014 ja tarkastukseen liittynyt loppukeskustelu käytiin 24.10.2014. Sisäinen tarkastus toteutti erityistarkastuksensa perehtymällä hankinta- ja sopimusdokumentteihin, tuottamalla tietojärjestelmistä ostolaskuihin liittyvää raportointia, haastattelemalla Liikunta- ja nuorisopalvelujen merellisen ulkoilun yksikön vastuuhenkilöitä sekä ostolaskujen riskiperustaisella otantatarkastuksella. Lisäksi sisäinen tarkastus selvitti, onko Liikunta- ja nuorisopalvelujen merellisen ulkoilun yksikkö ohjeistanut kalustonsa ja kiinteistöjensä käytöstä omaa henkilökuntaansa erityisesti työajan ulkopuolisen käytön osalta. 3 2. TARKASTUKSEN TOTEUTTAMINEN JA MENETELMÄT Tarkastuskohteeseen liittyen on toimestamme perehdytty Espoon kaupungin hankintoja koskevaan ohjeistukseen sekä sisäisen valvonnan ohjeistukseen. Selvityksissä on kiinnitetty huomiota etenkin hankintavaltuuksiin, kilpailutusprosessin toteutukseen, valvontaan ja hankintoja koskevien tietojen rekisteröintiin. Tämän lisäksi on pyydetty selvityksiä yhteisistä hankinnoista, valtuutuksien siirroista, taloudellisista raportoinneista tavoitteiden toteutuksesta ja mahdollisista määrärahaylityksistä, tietoja omaisuusluetteloinnista sekä omaisuuden vakuuttamisesta. Tarkastettu esille tulleiden yhtiöiden - T:mi Kari Kinnunen, RH-Penger Oy, Marinetek Finland Oy, OP-Puu Oy ja Veka-Line Oy:n laskutusta Espoon merellisen yksikön osalta. Tarkastuksessa on selvitetty mm., miten paljon merellinen yksikkö on ostanut kyseisiltä toimittajilta, onko laskut maksettu, onko ollut voimassa olevia sopimuksia ja onko toimittaja kilpailutettu. Tarkastuksessa on ollut Espoon kaupungin toimittama ostoreskontraote vuosilta 2009– 2014, satunnainen otanta ostolaskuja, satunnainen otanta tilauksia ja sopimukset. Veka-Line Oy on nostettu tarkastuksen kohteeksi Espoon kaupungin toimesta tarkastuksen aikana. Tarkastuksessa sivutaan myös haastatteluissa esiin noussutta Työkalu ja Varaosa Oy:stä tehtyjä hankintoja. Haastattelut on toteutettu siten, että haastateltavalla on ollut mahdollisuus valmistautua haastatteluun. Haastattelut Sampo Suihkon, Tapani Kortelaisen, Jarmo Ikävalkon ja Lasse Raunion osalta suorittivat DHS Oy Audit Partners Oy:n Matti Rinne ja Jouko Komulainen, Martti Merran osalta saman yrityksen Risto Immonen ja Jouko Komulainen, Heli Aron osalta Matti Rinne ja Petri Tahvanainen sekä Harri Tanskan osalta Matti Rinne. 3. TARKASTUKSESSA KÄYTÖSSÄ OLLUT MATERIAALI Tarkastuksen yhteydessä käyttöömme on luovutettu Espoon kaupungin aineistoa osin muistitikulla luovutettuna. Osa aineistosta on pyydetty Espoon kaupungilta sähköpostitse. Yksi dokumentti on luovutettu haastattelun (Martti Merra) yhteydessä. Käytössä ollut aineisto: Espoon kaupungin kilpailutuksen ja hankinnan hankintaohje, päivitetty 31.7.2014 Espoon kaupungin organisaation organisaatiokaavioita Power Point esityksinä Sisäisen tarkastuksen raportti 20.11.2014 sivistystoimen kommentein Sivistystoimen toimintamenot lautakunnittain TA-2015 Espoon kaupungin hankintaohje 14.2.2008 Hankinnan prosessikuvaus 2010 tarkastusaineistosta Selvitys Suomenojan satamasta 26.1.2015 Espoon kaupungin eettiset periaatteet ja käytännön toimintatavat 28.1.2015 Sopimusriskien hallinnan kehittäminen, päiväys 28.1.2015 Tarkastuslautakunnan (Tala) lisätoimeksiannon raportti 12.2.2015 Sisäisen tarkastuksen tilaus Nokia Lumia Omaisuuden käyttöä koskeva selvitys 27.2.2015 Hankintoja koskeva selvitys 27.2.2015 Tilausoikeudet ja laskujen hyväksymisoikeudet 27.2.2015 Espoon kaupungin konserniesikunnan toimintaohje, toimitettu 24.3.2015 Espoon kaupungin vakuutuspalveluiden hankinta 378477, toimitettu 24.3.2015, toimitettu 24.3.2015 Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisopalveluiden tulokortin seurantaraportti 9.9.2014 ja 20.11.2014, toimitettu 24.3.2015 Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisopalvelujen tulosyksikön tilanneseurantalomake 31.7.2014, 31.10.2014 ja 31.12.2013, toimitettu 24.3.2015 Liikunta- ja nuorisopalvelujen tuloskortti 2014, toimitettu 24.3.2015 4 Liikunta- ja nuorisolautakunnan päätös 27.2.2014, toimitettu 24.3.2015 Liikunta- ja nuorisolautakunnan päätös 25.9.2014, toimitettu 24.3.2015 Liikunta- ja nuorisolautakunnan päätös 20.11.2014, toimitettu 24.3.2015 Espoon kaupungin Liikuntatoimen keskus, päätöspöytäkirja 15/1993 liitteineen, 5.2.2015 Merellisen yksikön ostoreskontraote yhtiöistä Kari Kinnunen T:mi, RH-Penger Oy, Marinetek Finland Oy, OP-Puu Oy ja Veka-Line Oy vuosilta 2009–2014. RH-Penger Oy:n ajopäiväkirjat ajalta 2009–2014. Edellä mainittuun aineistoon sisältyy Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen Liikunta- ja nuorisopalvelut – Merellisen toiminnan yksikköön kohdistuneen erityistarkastuksen yhteydessä kerättyä, kirjoitettua sekä Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen haastatteluissa saamaa aineistoa. Aineistosta on otettu tarkastetuilta osin tulosteita tai tallenteita raportin liitteeksi. Liitteet on numeroitu kappalekohtaisesti juoksevasti tarkastuksen kuluessa. Olemme saaneet erillisselvityksiä ja/tai aineistoa seuraavilta henkilöltä: Lakiasiainjohtaja Timo Kuismin Kaupunginreviisori Virpi Ala-Aho Tarkastusjohtaja Jari Tuominen Hankintapäällikkö Heli Aro Sivistystoimenjohtaja Sampo Suihko Kaupungininsinööri Harri Tanska Liikuntajohtaja Martti Merra Liikuntapalvelupäällikkö Jarmo Ikävalko Aluetyönjohtaja Lasse Raunio Valtuutettu Kurt Byman Lisäksi olemme saaneet tilauksiin ja ostoihin liittyvää materiaalia Espoon kaupungin toimittajilta, OP-Puu Oy:ltä sekä Marinetek Oy:ltä. Olemme haastatelleet toimeksiannon yhteydessä seuraavat henkilöt: sivistystoimen johtaja Sampo Suihko 26.1.2015 (läsnä talouspäällikkö Pirjo Mutanen ja lakimies Tiina Pesonen) ulkoilupäällikkö Tapani Kortelainen 27.1.2015 (läsnä lakimies Tiina Pesonen) aluetyönjohtaja Lasse Raunio 27.1.2015 liikuntajohtaja Martti Merra 5.2.2015 liikuntapalvelupäällikkö Jarmo Ikävalko 2.2.2015 hankintapäällikkö Heli Aro 24.2.2015 kaupungininsinööri Harri Tanska 25.2.2015 Haastatteluissa on pyritty noudattamaan yhteneväistä kysymysrakennetta, kuitenkin kunkin haastateltavan tehtävät ja asema huomioiden. Harri Tanskan ja Heli Aron haastatteluissa on pyritty selvittämään Espoon kaupungin hankintaprosessia. Haastateltujen osalta on käyty lävitse toimialan sisäiseen hallintoon liittyviä asioita, mm. virkaan liittyvät toimimis- ja vastuusuhteet, kaupungille tarkasteltavassa asiassa em. toiminnassa mahdollisesti aiheutuneet vahingot, miten kaupungin tilauksia on työnjohto- ja hyväksymistasolla seurattu, miten tilattuja työsuorituksia ja niiden täyttämistä on valvottu, edellä mainittuihin työsuorituksiin ja hankintoihin liittyvät tilausvaltuudet, kilpailutusnäkökulma tai sen 5 puuttuminen sekä tilauksiin liittyvää käytännön toimintaa. Lisäksi on osin selvitetty Espoon kaupungin ulkoilusaarissa olevien mökkien kunnostukseen, käyttöön ja kunnostuskustannuksiin liittyvien selvityksen osalta esiin nousseita asioita. Lisäksi tarkastelussa ovat olleet OP- Puu Oy:ltä, Marinetek Finland Oy:ltä, RH-Penger Oy:ltä, Veka-Line Oy:ltä ja T:mi Kari Kinnuselta tapahtuneet hankinnat. Tarkastelussa on pyritty selvittämään myös mahdolliset lähipiiriyhteydet. Lähipiiristä Tarkastuksessa Kaupparekisterin palvelusta on selvitetty liikunta- ja nuorisotoimen sekä tähän asiaan liittyvien, viranhaltijoiden mahdolliset yritysyhteydet tarkastelun kohteena oleviin Espoon kaupungin asiakasyrityksiin. Toisaalta tarkastuksessa on selvitetty em. viranhaltijoiden omat yritysyhteydet, joilla saattaisi olla vaikutusta tarkasteltavaan asiaan. Tarkastuksessa ei ole todettu yritys- tai muita hallinnollisia yhteyksiä. 4. ERITYISTARKASTUSKOHTEESEN LIITTYVÄSTÄ ESPOON KAUPUNGIN ORGANISAATIOSTA Espoon kaupungin Merellinen ulkoilu- ja palveluyksikkö kuuluu hallinnollisesti sivistystoimen toimialaan, jonka johtajana toimii Sampo Suihko. Sivistystoimen alaisuuteen kuuluu liikunta- ja nuorisopalvelujen tulosyksikkö. Liikunta- ja nuorisopalvelujen tulosyksikköä johtaa liikunta- ja nuorisopalvelujen johtaja Martti Merra. Liikunta- ja nuorisopalveluyksikkö jakautuu kolmeen palvelualueeseen: liikuntapalvelut, nuorisopalvelut ja olosuhteet. Merellinen ulkoilu- ja palveluyksikkö on olosuhteet – yksikön alaisuudessa. Olosuhteet – yksikön päällikkönä toimii liikuntapalvelupäällikkö Jarmo Ikävalko. Olosuhteet – yksikössä toimivan merellinen ulkoilu- ja palveluyksikön päällikkönä toimii ulkoilupäällikkö Tapani Kortelainen. Merellisen ulkoilu- ja palveluyksikkö vastaa merellisen ulkoilun (ulkoilusaaret, veneväylät, venesatamat, kalatalousasiat) huollosta ja kunnosta. Käytännön tasolla satamiin ja saariin liittyvästä käytännön toiminnasta vastaa aluetyönjohtaja. Suomenojan venesataman aluetyönjohtajana toimii Lasse Raunio. 5. ESPOON KAUPUNGIN HANKINTOIHIN LIITTYVÄSTÄ OHJEISTUKSESTA Lainsäädäntö julkisista hankinnoista on ollut voimassa vuodesta 1992 alkaen. Vuonna 2007 uusittu laki, jossa säädetään valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden hankintojen kilpailutuksesta, sisältää yksityiskohtaisia säännöksiä mainitusta kilpailutuksesta. Lain tarkoituksesta todetaan 1 §:ssä seuraavaa ”Lain tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa”. Julkisten hankintojen periaatteet ovat kilpailuolosuhteet huomioiden osallistujien kohtaaminen tasapuolisesti ja syrjimättä läpinäkyvästi toimivassa käsittelyssä. Lain 2 §:ssä määritellään julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet. Siitä ilmenee, että hankinnan suorittavan tahon on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankinnan suorittavien yksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Lain säännöksiä noudattaen Espoon kaupunki on laatinut omia olosuhteita huomioivia ohjeita: hankintasääntö 1.1.2012 sekä hankintaohje 12.2.2013 (päivitetty 31.7.2013). Näitä ohjeita täydentävät mm. säännökset sisäisestä valvonnasta, 6 taloussääntö, konserniesikunnan toimintaohje ja kaupunginvaltuuston päätökset tilivelvollisista. Hankintaohjeen tavoitteena on määrittää hankintojen suunnitteluun, kilpailuttamiseen, hankintasopimusten hallintaan ja tilaustoimintaan liittyvät työvaiheet ja niihin osallistuvien henkilöiden tehtävät. Ohje on pääasiassa tarkoitettu kilpailutuksia tekevien yksiköiden käyttöön. Hankintaohje on kuitenkin käyttökelpoinen kaikille kaupungin eri toimialoille ja yksiköille heidän tekemissä itsenäisissä kilpailutuksissa. Hankintaohje on yksityiskohtainen säännöstö edellä mainituista osa-alueista. Luettelo tilivelvollisista ohjaa johdon velvollisuuksia hankintaprosessissa, valvonnassa ja raportoinnissa. Tärkeinä osa-alueina ovat tässä euromääräiset rajat johdon hankintavaltuuksille, kansallisten ja EU-kynnysarvojen lisäksi. Hankintalain ja hankintaohjeen monimutkaisuus edellyttää hankintoja tekevien henkilöiden koulutusta ja toimivia järjestelmiä hankintaprosessin eri työvaiheissa. Tässä mainittakoon erityisesti yhteisten hankintojen informaatiosiirto kaupungin eri yksiköille. Sisäisen valvonnan ohjeessa todetaan koulutuksen järjestäminen kuuluvan esimiesten velvollisuuksiin. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi. Espoon kaupungin hankintaohjeesta ilmenevät hankintalain 15 § mukaiset kansalliset ja hankintalain 16 § mukaiset EUkynnysarvot. Tässä erityistarkastuksessa on keskitytty liikunta- ja nuorisotoimen merellisen ulkoilun yksikön eräisiin tavara- ja palveluhankintoihin, joiden kansallinen kynnysarvo (alv 0 %) on 30.000 euroa ja EU-kynnysarvo (alv 0 %) 200.000 euroa. Espoon kaupungin hankintaohjeessa määritellään myös menettelytapa kansallisen kynnysarvon alle jäävien hankintojen osalta, muiden kuin Espoon kaupungin eKatalogista ilmenevien sopimustoimittajien osalta. Yli 30.000 euron hankinnoissa (alv 0 %) tulee ohjeen mukaan tehdä kilpailutuspyyntö hankintapalveluihin. Alle kynnysrajan tehtävissä hankinnoissa yksiköiden tulee itsenäisesti tehdä hintavertailu. Alle 1.000 euron hankinnoissa (alv 0 %) toimialat ja kaupungin yksiköt tekevät hankintapäätökset itsenäisesti. Hankinnat, joiden arvo on 1.000 – 6.000 euroa (alv 0 %) kaupungin yksiköt tekevät hankinnat niin ikään edelleen itsenäisesti. Hankinnoissa on kuitenkin käytettävä hintatiedustelumenetelmää, eli yksiköiden on selvitettävä hankittavan tuotteen tai palvelun hinta ja saatavuus 2-5 toimittajalta. Näistä hankinnoista on tehtävä aina kirjallinen päätös nk. ”mappipäätöksenä”. Mappipäätöksen allekirjoittajan tulee olla henkilö, jolle toimintaohjeessa toimivalta on virkaaseman mukaisesti delegoitu. Hankinnat, joiden arvo on 6.001 – 30.000 euroa (alv 0 %) hankintapäätökset tekevät kaupungin yksiköt itsenäisesti hintatiedustelumenetelmän tietoja hyödyntäen. Kaupungin hankintoja tehdessä tulee kunkin virkamiehen huomioida kaupungin palveluhankinnat, joiden arvo ylittää 7.500 euroa. Näiden hankintojen osalta on noudatettava lisäksi tilaajavastuulain (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä) velvoitteista. Nyt tarkasteltavina olevat hankinnat ajoittuvat vuosille 2009 – 2014. Espoon kaupungin sivistystoimen johtajan päätöspöytäkirjassa 6387/002/2010, 23.12.2010 määritellään hankinta ja tilausoikeudet muun muassa seuraavasti: Tilausoikeus ja laskujen hyväksymisoikeus Espoon kaupungin liikuntapalvelujen tulosyksikössä Espoon kaupungin hankintasäännön 2 § 11 momentissa on määritelty tilausoikeus. Sen mukaan tilausoikeus tarkoittaa oikeutta tehdä tilauksia kilpailutetulta sopimustoimittajalta tai kilpailutetun sopimustoimittajan puuttuessa hankintapalvelujen hyväksymältä toimittajalta erikseen määritellyn euromäärän tai talousarvion puitteissa. Hankintasäännön 5 §:n 3 momentin mukaan tilausoikeuksista annetaan määräykset toimintaohjeissa. Tulosyksikön johtajan ja palveluiden päälliköiden hankinta- ja tilausoikeudesta todetaan seuraavaa: ”Liikuntapalvelujen tulosyksikön toimintaohjeen 5 §:ssä määritellään ratkaisuvalta hankinta-asioissa. Tämän mukaan tulosyksikön johtaja päättää alle 500.000 euron hankinnoista ja palvelualueen päällikkö alle 50.000 euron hankinnoista. Tilausoikeus on viranhaltijalla, jolla on hankintaoikeus. Tilausoikeuden eurorajoja ei ole toimintaohjeessa määritelty, näistä päätetään tällä päätöksellä” ”Tilausoikeus on em. perusteella liikuntapalvelujen seuraavilla viranhaltijoilla: tulosyksikön johtajalla (liikuntajohtaja), apulaisliikuntajohtajalla, ohjatusta liikunnasta sekä liikuntatilojen varaus ja seuratoiminnasta vastaavilla liikuntapäälliköillä. 7 Päätöspöytäkirjassa määritellään tarkemmin virkanimikkeittäin tilaus- ja hankintaoikeudet. Päätöspöytäkirja liitteenä. Espoon kaupungin hankintapalvelujen Essi – sivustolla (Espoon kaupungin sisäiseltä Intranet - sivustolta) on ohje hankintojen suorittamisesta: 6. SOPIMUS- JA LIIKETAPAHTUMIIN LIITTYVIÄ HAVAINTOJA Tarkasteltavana olevista toimittajista RH-Penger Oy, Marinetek Finland Oy Veka-Line Oy ja T:mi Kari Kinnunen ovat Espoon kaupungin sopimustoimittajia ja ovat kaupungin eKatalogissa. Asia on tarkastettu Espoon kaupungin kaupunginreviisorilta 26.2.2015. Tarkasteltavista toimittajista OP-Puu Oy ei ole ollut Espoon kaupungin sopimustoimittaja. Seuraavat määrät on saatu kaupungin ostoreskontraotteesta, joka koskee vain merellisen yksikön ostoja (saatu Ghita Svenssonilta). Tarkastushavaintojen mukaan saamaamme merellisen yksikön ostoreskontraosioon ei ole kirjattu kaikkia ostolaskuja jäljempänä todettujen toimittajien osalta. 6.1. OP-Puu Oy Espoon merellinen yksikkö on ostoreskontraotteen mukaan maksanut OP-Puu Oy:lle ajalla 1.1.2009–31.12.2014 yhteensä 122.495,54 euroa. OP-Puu Oy on laskujen satunnaisotannan ja haastattelujen mukaan toimittanut Espoon kaupungille puutavaraa. Hankintapäällikkö Heli Arolta saadun selvityksen mukaan OP-Puu Oy:n ja Espoon kaupungin välillä ei ole sopimusta. Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen työpapereista ilmenee, että Liikunta ja nuorisotoimen merellisen ulkoilun yksikkö on tilannut ja ostanut OP-Puu Oy:ltä ajalla 1.1.2012 - 31.8.2014 kyllästettyä ja kestopuuta yhteensä 101.416 euron arvosta. Havaintojemme mukaan ostoihin sisältyy myös muita rautakauppatuotteiksi luokiteltavia hankintoja. Kokonaisuudessaan Espoon kaupungin koko kaupunkitasoiset hankinnat OP-Puu Oy:ltä ovat mainittuna tarkasteluajanjaksona olleet yhteensä 445.576,17 euroa. Asianhallintajärjestelmistä Espoon kaupungin sisäinen tarkastus ei löytänyt hankintapäätöstä kyllästetyn tai kestopuun hankinnasta. Edellinen hankinnan kilpailutus on tehty vuonna 2004. Tällöin tarjouspyyntö on toimitettu kahdeksalle toimittajalla ja toimittajaksi tuolloin valittiin Starkki Oy. Olemme saaneet OP-Puu Oy:ltä Espoon kaupungin valtakirjalla merellisen ulkoilun yksiköltä tulleet tilaukset ja laskutuksen edellä mainitulta ajanjaksolta. 8 Aineistosta ilmenee, että OP-Puu Oy on meille luovuttamansa aineiston mukaan toimittanut Espoon kaupungille tuotteita ja kuljetuspalveluita vuosina 2012 - 2014 seuraavasti: Vuosi laskujen lukumäärä 2012 2013 2014 31 16 25 laskujen yhteissumma (alv 0 %) 37 834,31 31 570,56 25 961,61 laskut yhteensä (kumulatiivinen määrä) 37 834,31 69 404,87 95 366.48 Vuoden 2012 laskujen osalta tilaukset/laskut olivat pääasiallisesti alle 2.000 euroa. Suurin yksittäinen lasku oli 14.124,00 euroa. Vuoden 2013 laskujen osalta tilaukset/laskut olivat niin ikään pääasiallisesti alle 2.000 euroa. Viiden tilauksen osalta laskun loppusumma ylitti 6.000 euroa. Suurin yksittäinen lasku oli 13.127,10 euroa. Laskuista, niihin liittyvistä tilausja keräilyluetteloista ilmenee toimitetun tavaran laatu. OP-Puu Oy on toimittanut Espoon kaupungin tilauksen perusteella kestopuuta, kiinnitys- ja rakennustarvikkeita sekä niihin liittyviä rahtipalveluja. Toimitetut tuotteet liittyvät Liikunta- ja nuorisotoimen merellisen ulkoilun yksikön toimialaan. Vuoden 2014 laskujen osalta tilaukset/laskut olivat pääasiallisesti alle 2.000 euroa. Yli 6.000 euron laskuja oli yksi, arvoltaan 8.022,30 euroa. Merellisen ulkoilun hankinnat OP-Puu Oy:ltä ylittävät hankintalain kansallisen kynnysarvon rajan merkittävästi. Hankinta olisi tullut kilpailuttaa. Sopimusrekisteristä ei löytynyt toimittajan kanssa laadittua hankintasopimusta. Toimittajan tietoja ei ollut eKatalogissa, jolloin kyseessä ei ole kaupungin kilpailuttama sopimustoimittaja. Laskuista ilmenivät Espoon kaupungin yhteyshenkilö sekä toimitustapa. Laskuista yhteyshenkilöksi oli merkitty Lasse Raunio (59 laskua) Tapani Kortelainen (11 laskua) Lennart Pettersson (1 lasku). Yhden laskun osalta ei ilmennyt yhteyshenkilöä. Laskuista ei käynyt ilmi, mihin päätökseen tai sopimukseen laskut liittyivät. Koska OP-Puu Oy:n kanssa ei ole tehty sopimusta eikä laskuihin liittyviä hankintapäätöksiä ole ollut saatavilla, ei tarkastuksen yhteydessä voitu varmentua laskuilla olevien hintojen oikeellisuudesta. Haastattelujen ja OP-Puu Oy:n kokonaislaskutusmäärän perusteella on ilmennyt, että yritystä on käytetty Espoon kaupungin yksiköiden toimesta kilpailuttamattomuudesta huolimatta kaupunkitasoisesti. Tehdyissä haastatteluissa on nostettu esille menettely, joka on haastateltujen vastausten mukaan yleinen Espoon kaupungin hallinnonalaisessa toimintakulttuurissa. OP-Puu Oy:n kanssa ei ole noudatettu kaupungin hankintaohjetta. Kaupungin järjestelmään liittyvät haasteet nähtävästi ovat vaikuttaneet siihen, että toimittajan kilpailuttaminen ei ole milloinkaan toteutunut. Tämä on poikkeuksellinen järjestely, kun ottaa huomioon toimittajaan liittyvä koko kaupunkitason ostomäärän. Emme ole tarkastuksen yhteydessä todenneet suoranaisia väärinkäytöksiä. Todettakoon, että jälkikäteen hankintojen kohdentumista ei voida aukottomasti todentaa. 6.2. RH-Penger Oy Espoon merellinen yksikkö on ostoreskontraotteen mukaan maksanut RH-Penger Oy:lle ajalla 1.1.2009–31.12.2014 yhteensä 643.130,66 euroa. RH-Penger Oy on haastattelujen ja laskujen liitetietojen mukaan rahdannut puutavaraa ja roskia Espoon saaristossa. Toimeksiannot rahtaamiselle on antanut Suomenojan venesataman aluetyöjohtaja Lasse Raunio, joka on myös tarkastanut laskujen liitteenä olevat työtunnit. Heli Arolta saadun selvityksen mukaan RH-Penger Oy:n ja Espoon kaupungin välillä on sopimus voimassa ja se on dokumentoitu eKatalogiin. RH-Penger Oy:n toimeksiantoon kuuluvat viikoittaiset huoltoajot Espoon kaupungin ulkoilusaariin, sekä laitureiden asentamiseen liittyvä huoltotyöt. Huoltoajoista pidetään manuaalista seurantaa Suomenojan venesatamassa, jonka oikeellisuudesta vastaa aluetyönjohtaja. 9 Olemme saaneet käyttöömme aluetyönjohtajalta RH-Penger Oy:n laskutukseen liittyvät tuntilistat, jotka hän on kertomansa mukaan hyväksynyt. Emme ole verranneet tuntilistoja toteutuneeseen laskutukseen, emmekä voimassa olevaan sopimukseen. 6.3. Marinetek Finland Oy Espoon merellinen yksikkö on ostoreskontraotteen mukaan maksanut Marinetek Finland Oy:lle ajalla 1.1.2009– 31.12.2014 yhteensä 87.835,18 euroa. Heli Arolta saadun selvityksen mukaan Marinetek Finland Oy:llä ja Espoon kaupungilla on ollut sopimus voimassa ja se on dokumentoitu eKatalogiin. Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisotoimi on tilannut Marinetek Finland Oy:ltä pyydettyjen ja saatujen laskukopioiden perusteella 2009 -2014 satamatarvikkeita seuraavasti: Vuosi 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Laskujen yhteissumma (alv 0%) 250 860,30 141 332,00 2 563,43 354 806,80 569 696,22 207 084,87 Huomautukset 273 638,00 Laajalahti Laskujen lkm 9 3 1 6 11 5 Kumulatiivinen määrä 250 860,30 392 192,30 394 755,73 749 562,53 1 319 258,70 1 526 343,50 Ostolaskuista käy ilmi, että Marinetek Finland Oy:n toimittama materiaali on toimitettu Espoon kaupungin venesatamiin. Tuotteet ovat yksilöity ja ovat olleet pääasiallisesti laiturielementtejä sekä näiden kiinnitykseen ja rakentamiseen liittyviä tuotteita. Toimitetusta materiaalissa on 21 laskua, joihin on liitetty Espoon kaupungin tilauslomake. Tilauslomakkeista ilmenee tilaaja, laskun hyväksyjä sekä tilauksen hyväksyjä (huom. taulukossa mukana ainoastaan ne laskut, joissa on kaupungin tilauslomake; mukana koko Liikunta- ja nuorisotoimen tekemät tilaukset). Vuosi Tilaaja Laskun hyväksyjä Tilauksen hyväksyjä 2010 2010 2011 2012 2012 2012 2012 2013 Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen ei ilmene ei ilmene Tapani Kortelainen ei ilmene ei ilmene Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen ei ilmene Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Jarmo Ikävalko Tapio Taskinen Jarmo Ikävalko Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tilauksen/ laskun summa (alv 0%) 9 399,00 39 954,99 2 563,43 162 560,78 130,33 185 405,25 5 216,89 22 605,00 2013 2013 2013 2013 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2014 Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Paul Ekblad Tapani Kortelainen Lasse Raunio Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen ei ilmene ei ilmene ei ilmene ei ilmene ei ilmene ei ilmene Sari Kuutti/Pirjo Siren ei ilmene Tapani Kortelainen ei ilmene ei ilmene ei ilmene ei ilmene Martti Merra Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Tapani Kortelainen Paul Ekblad Tapani Kortelainen Lasse Raunio Martti Merra Lennart Pettesson Merja Nordling Tapani Kortelainen 339 311,12 49 663,91 13 853,54 6 150,76 6 915,00 7 520,00 3 375,00 28 030,20 1 231,13 120 560,00 249,77 102 777,40 28 030,20 10 Edellä olevasta taulukosta ilmenevä muun muassa yhden henkilön eri roolit tilaustoimitusketjussa. Materiaalista voidaan todeta, että Espoon kaupungin ohjeistus ja liikunta- ja nuorisotoimen merellisessä yksikössä noudatettu menettelytapa on mahdollistanut sen, että tuotteen/palvelun tilaaja ja hyväksyjä ovat olleet sama henkilö. Materiaalista ei kuitenkaan ilmene, että asiassa olisi tilausten osalta syyllistytty väärinkäytöksiin, vaan tilauksesta ilmenevät tuotteet ja niihin liittyvät ostolaskut, joista ilmenevät toimitetut tuotteet, ovat yhteneviä. Kyseisessä toiminnossa tämän perusteella toteutuu nk. vaarallinen työyhdistelmä. Vaaralliseksi työyhdistelmäksi yleisesti nähdään hallinnon toiminta, jossa hankinnan tilaajana ja ostolaskujen hyväksyjänä toimii sama henkilö. Menettelytapa on ollut jo useiden vuosien ajan käytössä, eikä siihen Espoon kaupungin tarkastustoimen osalta ole aiemmin puututtu. Menettelytapa on käsityksemme mukaan poikkeuksellista Espoon kaupungin kokoisessa organisaatiossa. Selvityksen mukaan sivistystoimessa on toimittu kaupungin taloussäännön edellyttämällä tavalla ilmoittamalla keskushallinnon konsernipalvelujen taloushallintopalveluihin ja sisäisen tarkastuksen yksikköön henkilöt, jotka ovat määrätty hyväksymään laskut. Pääasiallisesti ongelma voi syntyä etenkin niiden hankintojen osalta, joissa kilpailutusta ei ole tehty eikä hankintapäätöksiä ole rekisteröity sopimusrekisteriin (Kronodoc). Samoin kuin tilanteessa, jossa hankintapalvelujen kilpailuttamaan sopimusta ei ole tallennettu sopimustoimittajarekisteriin (eKatalogi). Väärinkäytösriskiä voidaan suorahankinnoissa vähentää varmistamalla asiakirjoihin tilauksesta riippumattomien henkilöiden asiatarkastukset, vastaanottotarkastukset sekä laskujen hyväksymistarkastukset. Asiakirjatarkastuksen ja saatujen lisäselvitysten perusteella voidaan todeta, että Espoon kaupungin ohjeistus koskien hankintojen suunnittelua, kilpailuttamista, hankintasopimusten hallintaa ja tilaustoimintaan liittyviä työvaiheita ja osallistuvien henkilöiden tehtäviä ja valtuuksia on kattava ja yksityiskohtainen. Hankintaohje on laaja ja tarkoitettu pääasiallisesti kilpailutuksia tekevien yksiköiden käyttöön, mutta myös ohjeena kaikille kaupungin yksiköille. Tehtyihin havaintoihin perustuen on todettu puutteita esiintyvän mm. hankintojen organisoinnissa ja rekisteröinnissä. Kilpailutusprosessin osaaminen eri yksiköissä on myös todettu riittämättömäksi. Toimintaympäristön muuttuessa vanhojen rutiinien kehittämiseen ei riittävän nopeasti ole reagoitu. Haastatteluissa on hankintoihin liittyen esitetty kritiikkiä kaupungin sisäisen informaation kulkuun, uusien ohjeiden opettamiseen ja läpikäymiseen sekä puutteellisesti toimivaan sopimusrekisteriin. Kaupungin ulkoinen tilintarkastus ja sisäinen tarkastus ovat viime vuosina kiinnittäneet huomiota sopimusrekisterin puutteisiin, jotka vaikeuttavat etenkin sopimusten noudattamisen seurantaa. Saadun selvityksen mukaan sopimusrekisterin uudistaminen on parhaillaan vireillä. Kehittyvän ja yhä laajenevan ohjeistuksen tuntemiseen ja jalkauttamiseen tulisi jatkossa kiinnittää erityistä huomiota hankintatoimen ja omaisuuden hallinnoinnin valvonnan osalta vastuuhenkilöihin kohdistuvalla koulutuksella. Esimerkkinä puutteesta hallinnoinnin osalta todettiin, että sisäisen tarkastuksen ohjeen mukaiset omaisuusluettelot on tehty vasta vuoden 2015 alusta. Tarkastuksessa on tullut ilmi, että Marinetek Finland Oy:ltä hankittujen palveluiden ja tuotteiden kokonaismäärä on ylittänyt voimassa olleen, kilpailutetun sopimuksen enimmäismäärän lähes sataprosenttisesti. Marinetek Finland Oy:ltä tehtyjen hankintojen päätökset mm. vuoden 2013 osalta on tehty Espoon kaupungin sivistystoimenjohtajan päätöksellä. Tekemämme tarkastus rajoitettiin merellisen yksikön tekemiin hankintoihin. Viittaamme tekemämme sivistystoimenjohtaja Sampo Suihkon haastatteluun (kohta 7.1.). 6.4. Veka-Line Oy Espoon merellinen yksikkö on ostoreskontraotteen mukaan maksanut Veka-Line Oy:lle ajalla 1.1.2009–31.12.2014 yhteensä 1.964.091,38 euroa. Heli Arolta saadun selvityksen mukaan Veka-Line Oy:llä ja Espoon kaupungilla on ollut sopimus voimassa ja se on dokumentoitu eKatalogiin. Lähipiiriselvityksessä ei ole todettu Espoon kaupungin tähän tarkastukseen liittyvien avainhenkilöiden Veka-Line Oy:öön liittyviä yritys- tai muita yhteyksiä. Tässä vaiheessa muilta osin tarkastusta ei ole suoritettu. 6.5. T:mi Kinnunen Kari Espoon merellinen yksikkö on ostoreskontraotteen mukaan maksanut T:mi Kari Kinnuselle ajalla 1.1.2009- 31.12.2014 yhteensä 53.339,80 euroa. 11 Heli Arolta saadun selvityksen mukaan T:mi Kari Kinnusen ja Espoon kaupungin välillä on ollut sopimus voimassa ja se on dokumentoitu eKatalogiin. T:mi Kari Kinnunen vastaa Espoon kaupungin saariin toimitettavan polttopuun sahauksesta ja pilkkomisesta. Espoon kaupunki toimittaa puutavaran T:mi Kari Kinnuselle Suomenojan venesatamaan, josta tälle on sahaustoimintaa varten varattu maa-alue Espoon kaupungin toimesta. Sekä sahaus että sahatun puun pilkkominen tapahtuvat Suomenojan venesatama-alueella, josta puutavara kuljetetaan ulkoilusaariin ”klapeina”. Espoon Liikunta- ja nuorisotoimen merellisen ulkoilun vastuulla on polttopuun siirtäminen saaristoon. 7. HAASTATTELUISTA Selvityksen yhteydessä haastateltiin seitsemää Espoon kaupungin virkamiestä. Sampo Suihko on Espoon kaupungin sivistystoimen johtaja. Hänet haastateltiin 26.1.2015 klo 08.00. Haastattelussa olivat osin läsnä myös talousjohtaja Pirjo Mutanen sekä lakimies Tiina Pesonen. Haastattelun yhteydessä selvitettiin vallinneeseen tilanteeseen liittyvät asiat, sekä Sampo Suihkon virka-asemaana liittyvät mm. tilaus- ja hyväksymisoikeudet. Martti Merra, joka toimii liikunta- ja nuorisopalveluiden tulosyksikön johtajana haastateltiin 5.2.2015 klo 08.30. Haastattelun tavoitteena oli selvittää organisaatioon alayksiköiden vastuualuevastuut. Haastattelun yhteydessä Martti Merra esitteli Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisotoimen organisaation. Saaristomökkien käyttöjen osalta Martti Merra viitasi vanhaan Espoon kaupungin päätökseen 15/1993. Nykyisen käytön osalta on annettu uusi ohjeistus. Liite pöytäkirja 15_1993 Pöytäkirja 15_1993.pdf Liikuntapäällikkö Jarmo Ikävalkon (JI) haastattelu toimitettiin 2.2.2015 klo 13.00 Espoon kaupungin keskushallinnon tiloissa. Ulkoilupäällikkö Tapani Kortelaisen haastattelu oli 27.1.2015 klo 08.00 – 12.30. Paikalla oli myös liikuntaviraston lakimies Tiina Pesonen. Ohessa haastattelun yhteydessä esitetty selvitys. Liite Hankintoja koskeva selvitys 12 Hankintoja koskeva selvitys .pdf Aluetyönjohtaja Lasse Raunion haastattelu 27.1.2015 klo 13.00 -14.30 toimitettiin Suomenojan venesatamassa, tukikohdan toimistossa. Hankintapäällikkö Heli Aron (HA) haastattelu toimitettiin 24.2.2015 klo 08.00 Espoon kaupungin keskushallinnon tiloissa. Heli Aro luovutti selvitykseen käytettäväksi Espoon kaupungin hankintaprosessikuvauksen. ’ Hankintaprosessi sinällään on Heli Aron käsityksen mukaan hankintapalvelujen hallinnassa, mutta osin joissakin yli 30.000 euron hankinnoissa hankintatoimi on antanut asiaa tiedustelleille yksiköille valtuudet hoitaa asia itsenäisesti kaupungin hankintaohjetta noudattaen, koska HA:n mukaan hankintatoimessa on ollut henkilöstövajauksia. Edellinen henkilöstövajaukseen liittyvä, koskee syksyä 2014, sitä aiemmin resursointi on ollut asianmukainen. Espoon kaupungin liikuntatoimen osalta ja erityisesti kilpailutuksen prosessiin liittyen HA:n mukaan Tapio Kortelainen, Jarmo Ikävalko ja Ari Jaakkola ovat osallistuneet kilpailutuksen operatiiviseen suunnitteluun, toimittajien kelpoisuusehtojen, tuotteen laadun ja muiden, esimerkiksi operatiivisten seikkojen osalta. Kilpailutuksen valmistelutaulukko on valmistunut 2014 syksyllä prosessikaaviona. Kilpailutuksen laiminlyömisistä ja kilpailutusprosessin puuttumisesta ei ole aiheutunut vaateita kaupungille. Vastaavanlaista, käsityksemme mukaan puutteellista hankintamenettelyä ilmenee haastattelujen perusteella myös muissa rinnakkaisissa kaupungin yksiköissä. Menettely ei ole yleistä, mutta sitä tapahtuu, mikä nähtävästi johtuu keskeisiltä osin siitä, ettei hankinta-asiaa tulosyksiköissä valvota riittävästi. HA näkee ongelmana sen, etteivät yksiköt selvitä riittävästi hankintoihin liittyviä taustoja. Tämä HA:n käsityksen mukaan taas johtuu siitä, ettei varsinaiseen hankintaan liittyviin taustatyöhön ole yksiköissä ajallisia mahdollisuuksia. Harri Tanska (HT) haastateltiin Espoon kaupungin teknisessä virastossa. (HT) toimii Espoon kaupungin Teknisen toimen päällikkönä, jonka yksikön toimialaan kuuluvat mm. rakennusvalvonta ja katu- ja viherpalvelut. HT:n mukaan teknisen toimen vastuualueelle kuuluvat niin ikään auraukseen, katujen avaamiseen ja vastaavanlaiseen toimintaan myönnettävät luvat. HT kertoi, että Tekninen toimi kilpailuttaa itsenäisesti toimittajansa, eli se ei ole tässä mielessä Espoon kaupungin Palveluliiketoiminnan hankintatoimen varassa. Tekninen toimi kilpailuttaa toimittajansa, mutta ei aktiivisesti informoi toimittajistaan palveluliiketoimintaan. Kilpailutuksessa valitut sopimustoimittajat kirjataan Espoon kaupungin järjestelmiin. 13 7.1. Haastatteluiden yhteenvetoa Haastatteluiden perusteella voidaan todeta, että kaupunkitasolla ilmenee kaupungin hankintajärjestelmissä alueita, joissa tekniset järjestelmätiedot eivät ole ajan tasalla. Kaupungin yksiköiden välinen tiedonkulku hankintoihin liittyen ei ole saumatonta, jonka johdosta kaupungin hankintapäätöksiä tehdään yleisesti myös suulliseen, lähiselvitykseen vertaisyksiköistä tai yksikön kokemushistoriaan perustuvan tiedon varassa. Kilpailutuksien laiminlyönnit on osin tiedostettu niin kaupungin hankinta- kuin kaupungin yksikkötasolla. Yksittäisinä havaintoina voidaan lisäksi todeta, että kaupungille ei haastateltujen käsityksen mukaan ole aiheutunut vahinkoa. Käsityksemme mukaan tämän näyttäminen ilman kilpailutusta ja sitä kautta syntynyttä sopimusta ei ole aina yksiselitteisesti todettavissa. Samoin eri oikeudet/valtuutuksien määrät eivät ole tarkasti viranhaltijoiden tiedossa. Tositehavaintojen perusteella lisäksi voidaan todeta, että tarjouksia on pyydetty laajemmista kokonaisuuksista ja itse tilauksia on sittemmin nähtävästi pilkottu. Lisäksi samoihin ajankohtiin ajoittuu useampia ostoja yksittäiseltä toimittajalta. 8. YHTEENVETO Toimeksianto Espoon kaupungin toimeksiannon mukaisesti olemme tehneet tarkastuksen, jonka tavoitteena on ollut selvittää Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisotoimen, merellisen ulkoilun yksikön tekemiin hankintoihin liittyvät menettelytavat sekä hankintoihin liittyvät mahdolliset väärinkäytökset ja Espoon kaupungille mahdollisista väärinkäytöksistä ja ohjeiden vastaisesta menettelystä aiheutuneet vahingot. Olemme perehtyneet Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen syksyllä 2014 tekemään liikuntatoimen merellisen ulkoilun tarkastuksesta laadittuun raporttiin, haastatelleet Espoon kaupungin viranhaltijoita ja pyytäneet heiltä vastineita sisäisen tarkastuksen tarkastusraportissa esitettyihin havaintoihin, sekä tarkastaneet etenkin kahden toimittajan – OPPuu Oy:n ja Marinetek Finland Oy:n kirjanpidosta luovutettuun Espoon kaupunkiin kohdistuneeseen laskutusaineistoon. Lisäksi olemme perehtyneet RH-Penger Oy:n aluetyönjohtaja Lasse Rauniolta saamamme laskujen tuntierittelyihin ja Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen erillistarkastuksessa syntyneeseen tausta-aineistoon. Havainnot Yleisenä havaintonamme toteamme, ettei aineistotarkastuksessamme ja suorittamissamme haastatteluissa ole tullut esille sellaista toimintaa, joka viittaisi kaupungille kuulumattomiin hankintoihin tai poikkeukselliseen hinnoitteluun tehdyissä suorahankinnoissa. Huomionarvoista kuitenkin on se, että Espoon kaupunki on tehnyt hankintoja mm. painekyllästetyn puumateriaalin hankintojen osalta. Osa po. puuhankinnan kokonaiskustannuksesta on ollut tarkastuksemme kohteena olleen liikunta- ja nuorisotoimen merellisen yksikön tekemiä tilauksia ja hankintoja. Hankintojen kokonaismäärä on selvästi ylittänyt hankintalain määrittelemän kansallisen kilpailutusrajan 30.000 euroa. Selvityksessä ei kuitenkaan ole tullut esille sellaista, että hankinnoissa olisi maksettu ylihintaa Espoon kaupungin vahingoksi. Kilpailuttamattomuudesta johtuen emme kilpailukykyisyydestä/markkinaehtoisuudesta. ole voineet varmistua toimitetun materiaalin hintojen Espoon kaupungin hankintaohje on selkeä, eikä se kilpailutuksen osalta jätä tulkinnanvaraa. Selvityksessämme on kuitenkin ilmennyt haastattelujen perusteella, että Espoon kaupungin sisäinen informaatio on ollut osin ristiriitaista kilpailutettujen toimittajien sekä yleisestikin sopimustoimittajien osalta. Hankintalaki on kuitenkin kilpailutuksen osalta yksiselitteinen ja näkemyksemme mukaan esimiestahojen tehtävänä on huolehtia siitä, että alaiset toimivat hankintavaltuuksiensa puitteissa lain vaatimusten mukaisesti. Selvityksen yhteydessä ei ole ilmennyt, että kaupungilta olisi vaadittu hankintalain vaatimusten ja kilpailutusten laiminlyömisestä huolimatta korvauksia asiassa. Suomenojan satamaan liittyen on esitetty ristiriitaista tietoa siitä, jonka mukaan yrittäjät käyttäisivät liiketoimessaan vuokrasopimuksia suurempia alueita. Tässä tarkastuksessa ei ole mitattu määräaloja, mutta asianlaidan oikeellisuuden varmistamiseksi yrittäjien käytössä olevat maa-alat tulisi mitata. Eri selvityksissä on tuotu esiin tietojärjestelmien puutteita, jotka ovat vaikeuttaneet hankintaprosesseja. Sopimus- ja toimittajarekisterin kehittämiseen on kiinnitetty huomiota ja uudistaminen on vireillä. Sopimusrekisterin ylläpito on vastuutettu toimialoille. Palveluliiketoimen hankintojen osalta Kronodocista vastaa hankintapalvelut. Jos tulosyksikkö kilpailuttaa hankinnat itse, yksikkö vastaa tiedon ja sopimuksen rekisteröinnistä Kronodociin. Puutteellisten sopimustoimittajatietojen johdosta on joissakin hankinnoissa toimittu oletusten perusteella. Tältä osin ei ole toimittu hankintasäännösten mukaisesti ja käytäntöä tulee luonnollisesti muuttaa pelkästään jo riskienhallinnan näkökulmasta. 14 Suorahankintojen dokumentointi tulee olla läpinäkyvää ja pääasiassa noudattaa kilpailutusprosessin eri vaiheita. Hankintalain ja kaupungin säännösten seuraaminen tulee toteuttaa ja käytäntöjä kehittää tämän mukaisesti. Vaarallinen työyhdistelmä syntyy, kun hankinnan tilaajana ja ostolaskujen hyväksyjänä voi toimia sama henkilö. Selvityksen mukaan sivistystoimessa on toimittu kaupungin taloussäännön edellyttämällä tavalla ilmoittamalla keskushallinnon konsernipalvelujen taloushallintopalveluihin ja sisäisen tarkastuksen yksikköön henkilöt, jotka on määrätty hyväksymään laskut. Pääasiallinen ongelma syntyy hankinnoissa, joissa kilpailutusta ei ole tehty eikä hankintapäätöksiä ole rekisteröity sopimusrekisteriin (Kronodoc) tai hankintapalvelujen kilpailuttamaan toimittajaa sopimustoimittajarekisteriin (eKatalogi). Väärinkäytösriskiä voidaan suorahankinnoissa vähentää liittämällä asiakirjoihin toisten henkilöiden varmentamat asiasisältö- ja vastaanottotarkastukset. Taloussäännön edellyttämään ilmoitusmenettelyyn tulee kiinnittää huomiota. Johtopäätöksenä toteamme, että toiminnassa osan toimittajien kanssa ei ole noudatettu kaupungin hankintaohjetta. Kaupungin järjestelmään liittyvät haasteet nähtävästi ovat vaikuttaneet siihen, että toimittajien kilpailuttaminen ei ole aina toteutunut ohjeiden mukaisesti. Tarkastushavaintojen perusteella olemme todenneet hankintalakiin vaatimusten mukaiseen kilpailutukseen liittyviä laiminlyöntejä. Emme ole todenneet varsinaisiin hankintoihin liittyviä väärinkäytöksiä. Saaristomökkien luovuttamisesta on Espoon kaupungin viranhaltijoiden käyttöön on kaupungissa pitkät perinteet. Liikuntatoimenjohtaja on jo 23.6.1993 tehnyt kirjallisen päätöksen saaristomökkien käyttämisestä vastuuhenkilöineen. Tarkastuksessa on sivuttu Kaparen – saaressa olevaa, Suomenojan venesatamassa työskentelevän kaupungin henkilöstön käytössä olevaa mökkiä. Mökin pääasiallinen käyttäjä on ollut haastattelun perusteella aluetyönjohtaja Lasse Raunio. Raunio kertoo viettävänsä saaressa vapaa-aikaansa, mutta samalla tyhjentää alueella olevia käymälöitä ja huolehtii saaren siisteydestä. Mökin käyttämisellä tai käyttämättömyydellä ei ole merkittävää taloudellista vaikutusta Espoon kaupungille, joten arviomme mukaan Espoon kaupunki ei ole asiassa kärsinyt vahinkoa. Saaristomökkien käytön osalta Espoon kaupungin Liikunta- ja nuorisotoimi on antanut 2015 uudet käyttöohjeet noudatettavaksi. Kehitysehdotukset Hankintoihin liittyvän lainsäädäntötuntemuksen lisääminen o Hankintalain vaatimukset tulee saattaa kaikkien hankintavaltuuden omaavien viranhaltioiden tietoon. Hankintoihin liittyvän kaupunkitasoisen informaation lisääminen o Esimiesten tulee hallita hankinta- ja tilaajavastuulain vaatimukset ja tavoitteet samoin kuin hankintaohjeen määräykset. o Esimiestason tulee varmistua siitä, että alaiset virkamiehet ovat tietoisia ja noudattavat kaupungin hankintaohjeen määräyksiä. Oikeuksien, valtuuksien ja velvollisuuksien yksilöinti henkilötasolle o Esimiestasojen tulee tunnistaa itsensä alaisessa hallinnossaan nk. vaaralliset työyhdistelmät ja organisoida tehtävät näissä tilanteissa uudelleen o Hankinnat tulee keskittää kilpailutettuihin toimittajiin ja sopimustoimittajiin. Valvonnan johdonmukainen toteuttaminen eri tasoilla o Kaupungin sisäisen tarkastuksen tulee kiinnittää huomio kilpailutuksen toteutumiseen sekä kilpailutusarvon alle jääviin hankintoihin. o Esimiestason tulee huolehtia, että kaupungin pienhankintojen osalta hankinnat kirjataan siten, että niiden hankinta ja sijainti voidaan myöhemmin todentaa. o Espoon kaupungin hallinnossa toimivien kilpailutusta toteuttavien yksiköiden kilpailutusten ja sopimustoimittajien ajantasaisuus tulee varmistaa kaikkien kaupungin yksiköiden osalta. Raportoinnin kehittäminen (toimittajatiedot, sopimuksen toteutumisaste, muutokset jne.) Historiatiedon kattava hyödyntäminen kilpailuttamisessa Satama-alueelle yritystoimintaan vuokratut määräalat tulee mitata ja tarkastaa vuosittain. Saaristomökkien käyttöä tulee seurata ja noudattaa voimassa olevan uuden ohjeistuksen mukaisesti. 15 Jatkotoimenpiteet Tässä raportissa on käsitelty liikunta- ja nuorisotoimen merellisen ulkoilun yksikön hankintoja. Tarkastuksen yhteydessä on ilmennyt, että kaupunkitasoiset hankinnat esimerkiksi OP-Puu Oy:ltä ovat merkittävästi tarkastetun yksikön hankintoja suuremmat. Tarkastuksessa ei ole selvitetty Espoon kaupungin muiden yksiköiden tekemiä hankintoja OP-Puu Oy:ltä. Tarkastuksemme perusteella katsomme, että hankinnat koko arvon osalta tulisi selvittää. Samalla tulee varmistaa se, että eri yksiköiden ostoreskontratiedot ovat sisällöltään oikeat. Suomenojan satama -teemaan liittyy merkittäviä, julkisuuteenkin nousseita väitteitä. Osaltaan väitteet liittyvät yksittäisen liikkeenharjoittajan poliisille tekemiin rikosilmoituksiin, osin Espoon kaupungin omaisuuden katoamiseen liittyviin tutkintapyyntöihin/rikosilmoituksiin. Espoon kaupungin 2.12.2014 tekemän polttoaineen katoamista koskevasta rikosilmoituksesta on kihlakunnansyyttäjä Ritva Arni tehnyt päätöksen tutkinnan rajoittamisesta 13.3.2015. Päätös merkitsee, että asiaan liittyvää esitutkintaa voidaan jatkaa, mikäli asiassa uutta ilmenee. (Päätös 15430 13.3.2015) Suomenojan sataman epäselvyyksiin liittyviä väitteitä on osin pyritty selvittämään tämän tarkastuksen lisätoimeksiantona. Tarkastuksemme on kohdistunut keskeisesti hankintoihin liittyviin käytänteisiin. Merellisen ulkoilun yksikön osalta keskeistä käsityksemme mukaan on varmistaa, että kaupungin etu toteutuu. Näitä ovat mm. laituripaikkarekisterien ja käyttöomaisuuserien varmistaminen. Tarkastuksessa on tullut esille muassa venesatamien uusimiseen liittyvät laiturihankintaprosesseihin, laitureiden uusimisprosesseihin ja käytöstä poistettujen laitureiden hävittämisprosesseihin liittyviä kysymyksiä. Todettakoon, että poistettujen laitureiden laiturimateriaalit ovat osittain ongelmajätettä. Espoon kaupungin henkilöstön ulkoilusaarissa sijaitsevien rakennusten/mökkien käyttömahdollisuuksia pitäisi arvioida laajemmin koko kaupungin henkilöstön kannalta. Selvityksen yhteydessä on noussut esille mm. väitteitä, että Espoon kaupungin lauttoja olisi käytetty virka-ajan ulkopuolella, eikä näistä tapahtumista/ajoista olisi tehty asianmukaisia merkintöjä ajo-/lokikirjoihin. Mikäli edellä kuvatun kaltainen toiminta on ollut mahdollista, kaupungin ohjeistus ei ole ollut näiltä osin asianmukaisella tasolla. Ohjeistuksen olemassaolo tulisi varmistaa ja saattaa se käytäntöön. Selvityksessämme on noussut esille myös vakavia väitteitä siitä, että Espoon kaupungin po. toimialan virkamiehet olisivat vaatineet oikeudettomasti etuja itselleen. Väitteet ovat vakavia ja niiden todenperäisyys tulee selvittää, toisaalta vaatimuksen kohteeksi joutuneen henkilön/tahon kuin väitteissä esitettyjen virkamiesten oikeusturvan kannalta. Helsingissä 2. kesäkuuta 2015 DHS Oy Audit Partners Petri Tahvanainen, KHT Matti Rinne, VTM 16 Selvitys 27.2.2015 1) Hankintalain kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat Tarkastusraportin mukaan merellisessä ulkoilussa on suoritettu em. hankintoja ilman kilpailutusta. Hankinnoista ei ole tehty hankintapäätöksiä eikä laadittu hankintasopimuksia. Selvitys tähän On käynyt ilmi, että kyseessä on ollut yrityksiä, joiden on oletettu olevan sopimustoimittaja, koska kaupungin yksiköt ovat niitä käyttäneet. Näitä ovat mm. OP-Puu, Tmi Kinnunen, Työkalu ja varaosa Oy, Länsiväylä tarratalo Oy. Esim. OP-Puu Oy:ltä tehdyt koko kaupungin hankinnat ajalla 1.1.2012–31.8.2014 olivat 445 576 €, liikuntapalvelujen 101 416 €. Työkalut ja varaosa Oy:ltä koko kaupungin hankinnat 132 876 €, liikuntapalvelujen 35 844 €. (Tämä todettu tarkastusraportissa). eKatalogi ei ole ajan tasalla, tämä on ollut tiedossa. Siksi saatetaan tiedustella muiden toimialojen/yksiköiden käyttämiä toimittajia. eKatalogin ylläpito kuuluu hankintapalveluille. 2) Tarkastusraportin mukaan tarkastetuissa hankintasopimuksissa ei oltu ohjeistettu merkitsemään laskujen viitetiedoiksi hankintasopimuksen yksilöintitietoja. Selvitys tähän Tämä uusi ohjeistus on annettu vasta raportin valmistumisen jälkeen. 3) Liikuntapalveluiden toiminta venekerho EPS:n tapauksessa Tarkastusraportissa viitataan satamien kehittämistoimenpiteiden rahoitukseen ja yhteen yksityiseen venekerhoon sekä heille maksettavaan hyvitykseen. Selvitys tähän Venekerho EPS:n toiminnassa noudatettu malli on hyväksytty vapaa-ajan lautakunnan kokouksessa 24.3.1994. Se on tarkennettu liikunta- ja nuorisolautakunnan kokouksessa 20.5.1999. Kiinteistöpalvelukeskus on tehnyt vuonna 2008 on huoltorakennuksesta EPSn kanssa rahoituksesta ja rakentamisesta sopimuksen. Vuonna 2009 on liikuntatoimi tehnyt EPSn kanssa huoltorakennuksesta käyttöoikeussopimuksen. Mallin luopumisesta sovittiin 8.4.2014 palaverissa, mukana palaverissa olivat mm. rahoitusjohtaja ja ulkoisen tarkastuksen kaupunginreviisori. Velkasaldo saadaan kuoletettua kokonaan noin 3-4 vuoden sisällä. Toimenpiteet on tehty jo ennen nyt ko. tarkastusta. Tätä ei huomioitu raportissa vaikka se tuotiin esille useaan otteeseen raportin tekovaiheessa. Asiaa käsitellään kuitenkin usean sivun verran tarkastusraportissa. 4) Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Tarkastusraportin mukaan tilaajavastuulain mukaisten todistusten ja selvitysten tarkastamista ei voitu todentaa, sillä niitä ei oltu viety sopimusrekisteriin sopimuksen liitteeksi. Selvitys tähän Selvitysten hankkimisessa on ollut työnjaon osalta epäselvyyttä. Kun kyse on ollut yli 30 000 €:n hankinnoista, kilpailutuksen järjestää ja selvitykset hankkii hankintapalvelut. Tarkastusraporttiprosessin aikana on ilmennyt, että sopimusrekisteriin vieminen on ollut kilpailutuksessa mukana olleen yksikön vastuulla. Sopimuskauden aikaisten selvitysten hankkimisen tarvetta tai vaatimusta siitä ei ole nostettu aikaisemmin esille. Lisäksi epäselvyyttä on siitä, että jos eri yksiköt voivat tilata samalta toimittajalta, kuka hankkii tällöin selvitykset. Sekavuutta on lisännyt myös eKatalogin puutteet. 5) Espoon KTK Oy, RH-Penger Oy, Muuralan maansiirto Oy, Suomen vesityöt Oy 1) Tarkastusraportissa viitataan em. yritysten osalta mm. siihen, että laskuissa ei ole viitattu hankintasopimukseen, laskutus on tapahtunut könttäsummana, ei ole voitu varmentua laskutetun ja sovitun hinnan yhdenmukaisuudesta, sillä laskuissa ei ole riittäviä erittelyjä, laskun osa on kohdentunut sopimuksen voimassaolon jälkeiseen aikaan, laskujen loppusummat ylittivät useissa tapauksissa laskun viitetietojen mukaan tilaajana toimineen henkilön tilausvaltuudet. 2) RH-Penger Oy:n kanssa tehty hankintasopimus pyöräkuormaajan-kaluston sekä merikuljetuslautan käytöstä sekä sopimuksessa on määritelty sopimuksen kohteet. Tarkastusraportissa tuotiin esille se, että yritys on laskuttanut osittain myös kaivinkoneen ja kuorma-auton käytöstä sekä sopimukseen kuulumattoman kohteen (karanteenialueen) siivouksesta. Selvitys tähän 1) Hankintasopimuksen mainintaa ei ole edellytetty sopimuksessa tai laskutusohjeessa. Tilauslomakkeen liittää laskuun toimija laskutusvaiheessa ja tilauksen yhteydessä tilauslomake lähetetään myös ostolaskuihin. Laskuun laitetun summan yhteismäärän erittely löytyy laskun liitteestä; erittelyä saattaa olla useampi sivu ja on tarkoituksenmukaista, että ne ovat laskun liitteenä. Erittelyssä saattaa olla mukana myös mm. ajotunnit/työtunnit joista veloitetaan. Näillä erittelyillä pystytään varmistamaan laskun oikeellisuus. Jos kyseessä on ollut pieni summaisia tilauksia useampi, jotka niputettu laskuissa yhteen, ei se tarkoita sitä että tilausoikeudet olisi ylitetty. Otsikossa/em. kaikkien yritysten osalta hankintapalvelut hoiti kilpailutuksen. Yritysten kanssa tehdyt aikaisemmat kilpailutukset ja niistä tehdyt sopimukset mahdollistivat sopimusten jatkamisen tilanteessa, jossa sopimuskausi päättyy ja uutta kilpailutusta ei ole vielä ennätetty saattaa loppuun. Tätä mahdollisuutta hankintapalvelut käytti näissä hyväkseen. 2) Näitä esitettyjä töitä kysyttiin ensin sopimustoimittajalta Muuralan Maansiirto OY:ltä, mutta heillä ei ollut mahdollisuutta niitä muiden töiden takia hoitaa. Tällöin tilaus tehtiin RH-Penger OY:ltä ja edellytettiin, että käytetään Muuralan sopimushintoja. Näin ollen kaupungille tullut laskutus on ollut lähtökohtaisesti sama kuin, jos työn olisi tehnyt Muurala. (Tosin työ tuli kuitenkin halvemmaksi, koska Muuralan Maansiirto Oy:n hinta oli 45 €/h, kun se RH-Penger Oy:llä oli 37 €/h). Jos tätä järjestelyä ei olisi ko. aikana tehty, olisi työt jääneet sillä hetkellä tekemättä ja hoitamatta. 6) Tolppola Kaj Tmi Tarkastusraportin mukaan yritykseltä on tehty hankintoja kilpailuttamatta, eikä ole tehty hankintapäätöstä. Selvitys tähän Kilpailutus tehtiin, mutta ei saatu tarjouksia. Päädyttiin suorahankintaan. Kyseessä oli kaupungille erittäin edullinen hankinta, joka on tuottanut huomattavaa taloudellista hyötyä kaupungille. Yrittäjältä vuokrattiin pyöräkuormaaja, jota kaupungin henkilökunta ajoi ja laskutus tapahtui vain ja ainoastaan koneen työtunneista. Hintaan, joka oli edullinen, sisältyi käytettävät koneen polttoaineet, huollot, korjaukset ja vakuutukset. 7) Satamatarvikkeiden tilaus Tarkastusraportin mukaan satamatarvikkeita koskevan hankintapäätöksen hankinnan arvo optioineen on n. 500 000 €. Valituilta toimittajilta on tehty hankintoja yht. 503 221 €. Lisäksi tehty hankita venekerholta, edellyttäen että hankinta tehdään kaupungin sopimustoimittajalta. Satamatarvikkeita on hankittu yhteensä 554 635 €:n arvosta. Selvitys tähän Sopimuskauden aikana satamassa olleet laiturit ja niiden varusteet todettiin isoksi turvallisuusriskiksi, josta oltiin yhteydessä vastuukysymysten osalta kaupungin riskienhallintapäällikköön. Riskienhallintapäälliköltä tiedusteltiin menettelyä sille, miten tulee toimia, koska kilpailutuksella ei voitu nopeasti ratkaista akuuttia ja suuret riskit sisältävää tilannetta satamassa. Vaaralliseksi todettujen laitureiden osalta nopeutettiin niiden uusimista, jolloin myös kustannukset nousivat yli kilpailutuksessa arvioidun €-rajan. Ei voitu toimia muulla tavalla. Jos ei olisi toimittu näin, olisi vahingot saattaneet olla huomattavat. Tällä hetkellä ei ole olemassa työkaluja hankintasaldon seuraamiseksi. Käyttäjiä saattaa olla joissakin tapauksissa myös useampi kaupungin yksikkö. Hankintaohjeen mukaan (s. 27) hankintapalvelut vastaa hankintasopimusten ja toimittajakentän hallinnasta yhdessä toimialan kanssa. 8) Ponttonien hankita Ponttonien hankinta kilpailutettiin, hankinnan kokonaisarvo oli 460 000 €. Tarkastusraportin mukaan hankinnan arvioitu kokonaisarvo ylittyi 94 %:lla. Raportin mukaan vuosina 2009 ja 2013 hankittu kilpailutuksen kohteena olevia tarvikkeita vähintään 893 628 € arvosta. Lisäksi siinä todetaan, että uusi kilpailutus on tehty vuonna 2014 ajalle 1-3-201-31.12.2016. Selvitys tähän Ensinnäkin osa raporttiin mukaan otetuista tilauksista on hyvin todennäköisesti tehty ennen kyseessä olevan sopimuskauden alkua. Option käyttöönoton valmistelu ja sopimusseurantavastuu on hankintapalveluilla, sopimusseurantaan ei ole kaupungilla työkaluja. Seuraavan sopimuskauden kilpailutusprosessi aloitettiin 2.8.2013 (asianro: 2889/02.08.00/2013). Toiseksi uusi kilpailutus on raportissa ilmoitettu sekavasti. Todellisuudessa kilpailutusprosessi aloitettiin 2013. Hankintapäätös asiasta tehtiin 21.3.2014 ja sopimukset allekirjoitettiin vasta 5.5.2014. Tämän lisäksi voidaan todeta myös sama kuin em. satamatarvikkeiden osalta, että sopimuskauden aikana satamassa olleet laiturit ja niiden varusteet todettiin isoksi turvallisuusriskiksi, josta oltiin tästäkin yhteydessä vastuukysymysten osalta kaupungin riskienhallintapäällikköön. Vaaralliseksi todettujen laitureiden osalta nopeutettiin niiden uusimista, jolloin myös kustannukset nousivat yli kilpailutuksessa arvioidun €-rajan. Riskit arvioimalla katsottiin, ettei voitu toimia muulla tavalla. Jos ei olisi toimittu näin, olisi vahingot tässäkin saattaneet olla huomattavat. 9) Saaristokuljetukset Tarkastusraportin mukaan Veka-Line Oy:n tuntihinnat tarkastellulta jaksolta eivät vastaa hankintasopimusta eikä sopimusrekisteriin ole viety hinnankorotuksia; ei ole voitu varmistua siitä että toimittaja on laskuttanut työstään sovittujen hinnankorotusten mukaisesti. Selvitys tähän Hinnat ja alukset ym. ovat sopimuksessa sopimuksentekohetkellä. Hankintapalvelut hoitaa sopimuskauden aikana hinnan tarkistukset ja vie ne sopimusrekisteriin, ei liikuntapalvelut. Hankintapalvelut on antanut hinnantarkistuksesta tiedon liikuntapalveluille, joten laskutus on perustunut oikeisiin tietoihin hinnoista. 10) Tilaaja, laskun hyväksyjä Tarkastusraportin mukaan palvelun tilaajana ja laskun hyväksyjänä on ollut sama henkilö. Raportin mukaan tarkastetuissa laskuissa ei ollut liitteenä vaadittua tilauslomaketta, joten tarkastuksessa ei voitu varmentua siitä, että tilausvaltuuksia oli noudatettu. Laskuista 5/6 ylitti loppusummaltaan ulkoilupäälliköllä kulloinkin voimassa olleen tilaamisoikeuden. Selvitys tähän Tilaaja ja laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö, laskun tarkastaja on ja on ollut eri henkilö. Erp-tilausprosessissa lasku ei lähde kiertoon mikäli toimitus ei vastaa tilausta. Tilauslomakkeen laskuun liittää laskuttaja ja se ohjeistetaan lomakkeessa ja tilauslomake lähetetään tilaajan toimesta myös ostolaskuihin. Yli 50 000 €:n tilaukset on ulkoilupäällikkö hyväksyttänyt liikunta ja nuorisotoimen johtajalla, tästä on kirjalliset dokumentit. Tarkastusraportin teon yhteydessä em. liittyviä tilauslomakkeita ja dokumentteja olisi voitu pyytää. 11) Ulkoilualueiden kirvesmiestyöt Tarkastusraportin mukaan kirvesmiespalvelut on hankittu Rakennus Helin Oy:ltä. Yrityksen laskuista ei käy ilmi, mihin päätökseen tai sopimukseen lasku liittyy. Selvitys tähän Laskutusohjeissa ei ole edellytetty aikaisemmin päätöksen tai sopimuksen numeroa. Ohje on annettu vasta nyt tehdyn tarkastuksen jälkeen. Kyseessä on ollut ja on edelleen sopimustoimittaja. 12) Suomenojan venesataman talvisäilytyskentän pilareiden hankinta Tarkastusraportin mukaan aikaisemmin tehty hankintapäätös koski 35 kappaletta pilareita. Tämän yli menneistä hankinnoista ei ole järjestetty tarjouskilpailua, hankinta on tehty suorahankintana. Vastaavia tuotteita oli tilattu myös Marinetekilta. Selvitys tähän Kaupungin käytäntö on ollut se myös muualla, että yhteneväisyys ja ulkonäkö kaupunkikuvassa on ollut perusteena suorahankinnalle. Tämä on perusteena suorahankinnalle. Marinetekin tilaus on kohdistunut Laajalahden sataman hätätyönä tehtyyn myrskyssä hajonneen laiturin korjaukseen. Keväällä 2013 Laajalahden venesatamassa jäät veivät laiturit ja tarvittiin kiireellisesti uudet. Laitureihin saatiin rahoitus kaupungin vahinkorahastosta. Marinetek Finland Oy on sopimustoimittaja. 13) Kylttien ja opasteiden hankinta Tarkastusraportin mukaan Länsiväylä tarratalo Oy:ltä tilattuja kylttejä ja opastetauluja oli yhteensä 22 418,81 €:n edestä. Päätöksiä hankinnoista ei ole tehty. Selvitys tähän Pidetty kaupunkitasoisena sopimustoimittajana, koska muutkin yksiköt ovat ko. yritykseltä tilauksia tehneet. Mm. keskushallinnon opasteet ovat sieltä. 14) Muuralan maansiirto Oy:n laskuttama hinta Tarkastusraportin mukaan yritys on laskuttanut Merellinen ulkoilu yksikköä tarkastamistaan laskuista likaa 1 657,05 €. Selvitys tähän Muuralan maansiirto Oy:llä on sopimus maa- ja vesirakennustöistä liikuntapalveluiden kanssa. Palveluliiketoiminnalla on ko. yrityksen kanssa myös sopimus, mutta eri koneista. Siksi on erihintainen. Merellinen ulkoilu yksikköä koskeva laskutus on perustunut liikuntapalveluita koskevaan sopimukseen. Palveluliiketoimen sopimukseen asian liittää yhden laskun osalta vain laskun liitetiedostoon kirjattu väärä otsikko. Itse laskusta kyllä selviää selvästi mitä konetta ja tilausta asia koskee. Laskut ovat siis olleet aivan oikeita ja tämä kerrottiin myös sisäiselle tarkastukselle ennen lopullisen raportin tekoa. Asiaa ei oikaistu. Tapani Kortelainen Ulkoilupäällikkö
© Copyright 2024