Kokousasia PDF
Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta § 34 10.04.2015 LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PALVELUNTUOTTAJIEN VALINTA TUKI § 34 Hankinnan tarve ja kohde HUS-Servisin tekstinkäsittely purkaa HUS:n potilaiden hoitoon liittyvät suomen- ja ruotsinkieliset sanelut. Sanelut puretaan kiireellisyysluokittain (pika, kiire, normaali). Lisäksi kirjoitetaan muita erikseen sovittuja asiakirjoja. Tekstinkäsittelijöitä on HUS:ssa 320 ja vuositasolla tekstejä puretaan lähes kaksi miljoona kappaletta. Vuonna 2014 omana työnä purettiin 94 % koko HUS:n saneluvolyymista. Loput 6 % hankittiin ostopalveluna liittyen aikaisempaan purkupalvelusopimukseen, joka päättyi vuoden 2014 lopussa. Sanelujen purkupalvelujen hankinta käsiteltiin ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunnassa 28.5.2014 (EUSAIR § 65). Kysynnän muutosten hallitsemiseksi, ruuhkahuippujen tasaamiseksi ja riskien hallitsemiseksi optimaalisesti palvelutuotannossa tarvitaan oman tuotannon ohella vaihtoehtoisia tuotantomuotoja, kuten vuokratyötä ja ostettua sanelunpurkupalvelua. Kilpailutus tehdään määräajoin ja tarkoitus on saada mahdollisimman toimiva ja HUS:ia palveleva ratkaisu. Johtokunta merkitsi sanelujen purkupalvelujen hankinnan valmisteluvaiheen tiedoksi. HUS-Servis käynnisti 16.9.2014 julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien toimistohenkilöstö työvoimavuokrauksen palveluhankintaa. Johtokunta päätti 3.12.2014 toimistohenkilöstön työvoimavuokrauksen palveluntuottajien valinnat (EUSAIR § 122), jossa saneluminuuttien purkajat/tekstinkäsittelijät hankitaan ManpowerGroup Oy:ltä ja StaffPoint Oy:ltä. HUS-Servis käynnisti 15.1.2015 julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluhankinta. Tarjouspyynnön tarkoituksena on valita HUS:lle edullisimmat palveluntuottajat, joilta ostetaan lääketieteellisten saneluminuuttien purkua tasaamaan tekstinkäsittelyn ruuhkahuippuja siten, että työstä maksetaan purettujen saneluminuuttien mukaan. Keskimäärin ruuhkakuukausina voi olla tarve tilata 4 000–7 000 lääketieteellisen sanelun purkua. Sanelut ovat keskimäärin 3 minuutin pituisia. Sanelujen purussa tapahtuvaan vuokratyön käyttöön verrattuna lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluhankinta eroaa siinä, että työtä ei tehdä HUS:n tiloissa ja työnjohdon alla. Toimintamalli on ollut käytössä esimerkiksi muissa sairaanhoitopiireissä ja terveydenhuollon muualta ostetuissa purkupalveluissa eri kaupungeissa Suomessa. HUS:n nyt kilpailuttamassa palveluratkaisussa mallia on kehitetty mahdollisimman turvalliseksi ja tehokkaaksi. Tarvittava osaaminen on varmistettu keskitetyllä perehdytyksellä, minkä lisäksi palvelun tilaus- ja toimitusprosessien vastuut ja tehtävät on kuvattu tarjouspyynnössä ja tarkennettu edelleen sopimusluonnoksessa. Hankinnassa on kiinnitetty erityisesti huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan. Toimittajat sitoutettiin HUS:n tietoturvaa ja tietosuojaa koskeviin vaatimuksiin, jotka liittyvät mm. tietoturvasitoumuksiin ja verkkotunnushakemusten käsittelyyn, selvityksiin yleisistä tietoturvaperiaatteista kuten korkeatasoisesta tietoturvapolitiikasta. Toimittajat sitoutuivat myös muun muassa henkilötietolain vaatimuksiin, etäyhteyksien tietoturvalliseen käyttöön, toimittajien raportointivelvollisuuksiin ja tietoturva-auditointiin. Salassapitovelvollisuus on yhtä laaja kuin HUS:n henkilökunnalla. HUS edellyttää, että tietokoneita käytetään ainoastaan Suomessa ja säilytetään asianmukaisissa lukituissa työtiloissa. Palvelun toteuttamiseksi HUS toimittaa tarjoajalle keskitetysti tietoturvalliset HUS-vakioidut tietokoneet sekä niihin asennettuna tarvittavat ohjelmat ja sovellukset. Toimittajan on käytettävä etäyhteyden muodostamisessa VRK-toimikorttia. Kortti on henkilökohtainen ja se myönnetään kirjallisen hakemuksen perusteella. Kortti noudetaan HUS:in rekisteröintipisteestä ja hakijan henkilöllisyys varmennetaan Väestörekisterikeskuksen ohjeistuksen mukaisesti. Palvelun seuranta tapahtuu säännöllisesti. Jotta tekstinkäsittelypalvelun saatavuus saadaan kaikissa tilanteissa turvattua on tavoitteena valita 1–5 kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa, joiden kanssa solmitaan palveluhankintasopimukset tarjouksissa esitetyin hinnoin. Sopimukset ovat voimassa kolme (3) vuotta viimeisimmästä allekirjoituspäivästä, jonka jälkeen ne päättyvät ilman irtisanomista. Sopimukset eivät anna palveluntuottajille yksinoikeutta palvelun tuottamiseen HUS:lle. Tarjouspyynnössä määrättiin tarjousten jättöajaksi 25.2.2015 klo 15. Tarjoukset avattiin HUS-Logistiikka -liikelaitoksessa. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta yrityksiltä: - Diktamen Oy - Inscripta Oy - Lingsoft Language Services Oy - ManpowerGroup Oy Toimittajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia ja tarjouksiin tulee olla liitetty kaikki pyydetyt selvitykset. Myös kaikkien ehdottomien vaatimusten tulee täyttyä. Tarjoaja Diktamen Oy Inscripta Oy Lingsoft Language Services Oy ManpowerGroup Oy Onko vaaditut liitteet / selvitykset Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Tarjousten vertailuperiaatteet Tarjoukset vertaillaan seuraavasti: Tarjouksen osa Hinta Prosentti 40 Täyttyvätkö eh- Hinnat ilmoitetdottomat vaati- tu tarjouslomakmukset keen mukaisesti Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Laatu 60 Alimmasta vertailuhinnasta annetaan 40 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: alin vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta x 40. Parhaista laatupisteistä annetaan 60 laatupistettä. Muiden tarjousten laatupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: tarjouksen laatupisteet / parhaat laatupisteet x 60. Hintapisteet sekä laatupisteet lasketaan yhteen. Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus eli tarjouskilpailun voittaa eniten yhteispisteitä saanut tarjous. Tarjousten vertailu ja hankintaesityksen perustelut Edullisimman tarjouksen on tehnyt Lingsoft Language Services Oy, joka tarjoaa lääketieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,166 € / saneluminuutti. Toiseksi edullisimmat tarjoukset ovat tehneet Diktamen Oy ja Inscripta Oy, jotka molemmat tarjoavat lääketieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,56 € /saneluminuutti. ManpowerGroup Oy:n hinta on 2,02 €. Laatupisteissä vertailtiin kuutta asiaa: kokemus tekstinkäsittelytoiminnassa, referenssit, toimintaprosessi-, laatuprosessi- ja osaamiskuvaukset sekä erikoisala- ja tietojärjestelmäosaaminen. Laatupisteissä kaikki tarjoajat saivat täydet pisteet. Alla olevassa taulukossa on ilmoitettu tarjoajien saamat pisteet. Alimmassa taulukossa on kuvattu tarjousten painotettujen hinta- ja laatupisteiden muodostuminen. Riskien hallitsemiseksi ja minimoimiseksi sekä toimintavarmuuden turvaamiseksi tehdään palvelusopimukset kolmen (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman palveluntuottajan eli Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n kanssa. Manpower Group Oy:n hinta on 2,02 €, joka on 42 % edullisinta tarjoajaa kalliimpi ja 25,2 % toiseksi edullisinta tarjoajaa kalliimpi, minkä vuoksi sitä ei valita palveluntuottajaksi. Lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tullaan tilaamaan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta. Hankinnan arvo Hankinnan arvo riippuu palvelun käytöstä sopimusaikana. Tarjouspyynnössä ilmoitettujen arvioitujen määrien mukaisesti sopimuksen arvo kolmelle (3) vuodelle on n. 1,5 miljoonaa euroa. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan johtosäännön mukaan johtokunta päättää alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 - 4 000 000 euroa. Päätösesitys Johtokunta päättää edellä esitetyn perusteella - valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta. - oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa - hyväksyä kokouksen pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa. Päätös Johtokunta päätti edellä esitetyn perusteella - valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta tarjouspyynnön mukaisesti. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta. Lisätietoja - oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa. Toimitusjohtaja Leena Koponen, HUS-Servis, p. 050 427 0175 Palvelupäällikkö Jari Simonen, HUS-Servis, p. 050 427 9724
© Copyright 2024