1. No category

Word: Raportit kuosiin tyylillä 1
Tietohallintokeskus
[email protected]
Sisältö (1 pvä)



Asetukset /automaattiset toiminnot
Tyylit: joko jälkikäteen tai
etukäteen
Raportti kuosiin: sivunumerointi ja
sisällysluettelo



Kuva- ja taulukko-otsikkoluettelot
Viitteet
(Hakemisto)
THK / HR
2
Sisältö (2 pvä)


Kirjoittaminen Jäsennys näkymässä
Asiakirjan työstäminen osissa



perusasiakirja ja aliasiakirjat
Muutokset ja kommentit
Ohjelmien yhteiskäyttö
THK / HR
3
AUTOMAATTINEN KORJAUS



Työkalut >
Automaattinen
korjaus…
Näytä/ Piilota:
Automaattisen
korjauksen –painike
Korvaa teksti
kirjoittaessa:



kirjoitusvirheet
esim. ©
vinkki: Askelpalauttimella voi
perua korvauksen
THK / HR
4
AUTOMAATTINEN MUOTOILU 1(2)


Automaattisesti merkityt
luettelot: jos kappaleen alussa *, tai numero => Word muotoilee
luettelon
Reunoissa: jos 3 merkkiä: ---,
===, *** => Word lisää
vaakasuoran viivan
THK / HR
5
AUTOMAATTINEN MUOTOILU 2(2)
Automaattinen
muotoilu
kirjoitettaessa:
• Poista valinta:
Yhdysmerkit
viivoilla
=> tavuviiva EI
muutu
ajatusviivaksi !!
THK / HR
6
AUTOMAATTINEN TEKSTI

voit tallentaa usein
toistuvia tekstejä:
kirjoita ja napsauta
Lisää -painiketta
Käyttö:
 kirjoita alkua ja
ohjelma ehdottaa:
hyväksy Enterillä
THK / HR
7
ERI NÄKYMÄT
1.
Normaali

EI näytä mm. ylätunnistetta ja sivunumerointia,
piirrosobjekteja, palstoja
2.
Web-asettelu
3.
Tulostusasettelu!

4.
2.
3.
4.
mm. piirto-objektit, ylätunniste, viitteet,
kommentit ja palstat näkyvillä
Jäsennys

5.
1.
suunnittele rakennetta kirjoittaessasi
Lukutilan asettelu
THK / HR
8
Sivun asetukset
Tiedosto –valikosta
Sivun asetukset
REUNUKSET välilehdeltä:
sivun marginaalit!
Asettelu –lehdeltä:
- Erilainen parillinen
ja pariton ylätunniste
- Erilainen 1. sivu
THK / HR
9
TYYLI PITKÄSSÄ ASIAKIRJASSA

Tyyli on joukko muotoiluja
fontti, fontin koko, sisennys jne.
 asiakirjassa toistuu tietyllä tavalla muotoiltu teksti:
otsikko, väliotsikko, leipäteksti, luettelo, taulukko


Edut:



asiakirjaan yhtenäinen ulkoasu
nopea muokata jälkikäteen
otsikkotyylit pakollisia sisällysluettelossa
THK / HR
10
TYYLIT

kahta tyyppiä:



kappaletyylit: kokonainen kappale
 oletus: Normaali
fonttityylit: valitulla tekstialueella
kappaletyylejä on erilaisia




otsikot
”leipätekstit”
merkityt / numeroidut luettelot
taulukot
THK / HR
11
Tyylien käyttö 1(2)


1.
napsauta Tyylit ja
muotoilut–painiketta
saat esille tehtäväruudun
Valitse tyyli
tekstikappaleeseen joko
ennen kappaleen
kirjoittamista tyylin
nimeä napsauttamalla…
THK / HR
12
Tyylien käyttö 2(2)
… TAI: merkitse tyyli jälkikäteen
tekstikappaleeseen
1. vie kursori kappaleeseen (tai
valitse laajempi tekstialue)
2. napsauta tyylin nimeä

Apuna: Tyylit esille vasempaan reunaan:
Työkalut > Asetukset > Näkymä –välilehti:
Tyylialueen leveys
THK / HR
13
Tyyli –valikoima

Tyyli –ikkunan alareunassa: Näytä:
napsauta nuolta:


Asiakirjassa käytettävissä olevat tyylit
(omat valinnat!)
Kaikki ohjelman sisäiset tyylit
THK / HR
14
Muokkaa tyyliä
1.
2.
1(3)
Napsauta tyylin nimen
kohdalta nuolipainiketta.
Valitse Muokkaa.
THK / HR
15
Muokkaa tyyliä



2(3)
mm. kirjasimen tyyppi ja
koko, lihavointi, tasaus,
sisennys, riviväli ja
kappaleväli, seuraava tyyli
Muotoilu –painikkeesta
saat lisää vaihtoehtoja
Hyväksy muutokset OKpainikkeella => muuttaa
automaattisesti kaikki ko.
tyylillä määritellyt tekstit
THK / HR
16
* Muokkaa tyyliä: lisäasetuksia

Lisää malliin


3(3)
tyyli on käytettävissä myös muissa
asiakirjoissa (normal.dot)
=> EI yleensä kannata käyttää!!!
Päivitä automaattisesti:

voit tallentaa kappaleisiin tehdyt muutokset
suoraan tyyleihin => EI yleensä kannata
käyttää!!!
THK / HR
17
Vinkkejä tyyleihin

Kappaleiden välit: ei enteriä, jos:


kappaleiden väli ennen / jälkeen on
määritelty
Muotoilu-painikkeesta: Kappale: Välistys
THK / HR
18
Vinkkejä tyyleihin

Pikanäppäinkomennot tyyleille



Muotoilu –painikkeesta: Pikanäppäin
Ctrl tai Alt + numero tai kirjain
Vasemmassa reunassa: tyylien nimet
näkyville: Työkalut > Asetukset > Näkymävälilehti: Tyylialueen leveys: esim. 3 cm

NORMAALInäkymä!
THK / HR
19
Oman tyylin luominen 1(2)
1.
2.
3.
4.
5.
Voit luoda uuden
tyylin: napsauta
Uusi tyyli –
painiketta
Kirjoita nimi.
Valitse tyylin lähde
(esim. lähdeluettelo)
ja seuraavan
kappaleen tyyli.
Määrittele muotoilut.
Tallenna okpainikkeella.
THK / HR
20
Oman tyylin luominen 2(2)

TAI: voit luoda uuden tyylin
valmiin kappaletekstin pohjalta:
1.
2.
3.
Vie hiiren kursori kappaleeseen ja
napsauta Uusi tyyli –painiketta.
Kirjoita tyylille nimi.
Tallenna OK-painikkeella.
THK / HR
21
Taulukot tyyleillä



Tyyli-ikkunasta
Tai: Taulukko
> Lisää taulukko
samanlaiset taulukot:



Muista uusien
taulukoiden mitat
Kiinteä leveys
Automaattinen
muotoilu: tässä
asiakirjassa!
THK / HR
22
Luettelot tyyleillä


Luettelot (ilman
merkkiä) / Merkityt
luettelot / Numeroidut
luettelot
Muokkaa: Muotoilu –
painike: Numerointi

esim. luettelomerkit,
numerointi, Mukauta:
sarkainväli
THK / HR
23
Tyylin poistaminen


napsauta tyylin nimen
kohdalta nuolipainiketta ja
valitse Poista
=> kappaletekstit
muuttuvat Normaali –
”perustyyliksi”
useiden tyylien poistaminen
yhdellä kertaa: Työkalut > Mallit
ja apuohjelmat > Järjestä –
painike (2002: Arkistointi)

Valitse tyylit ja napsauta Poista
THK / HR
24
* Tyylin kopiointi asiakirjasta toiseen

Työkalut >
Mallit ja
apuohjelmat


napsauta
Järjestä –
painiketta
valitse lähde- ja
kohdetiedostot

Sulje tiedosto –
painikkeesta voit
valita uuden
tiedoston
THK / HR
25
* Vinkki: Yhteenvetoruudut apuna

Näytä > Asiakirjan rakenneruutu

… tai: Tehtäväruutu:
Näytä muotoilu
THK / HR
26
ASIAKIRJAMALLI

useassa asiakirjassa toistuvat elementit:
 sivuasetukset
 ylä- ja alatunnisteet:
 päiväys, sivunumerot,
 vakiotekstit
 grafiikka
 tyylit
 automaattiset tekstit
 mukautetut työkalurivit,
pikanäppäinmäärittelyt
THK / HR
27
Mallin tallentaminen
Tallennusmuoto:
.dot
Mallin käyttöön:
Tiedosto > Uusi ja
Mallit: Omassa
tietokoneessa
THK / HR
28
RAPORTTI KUOSIIN

Eri sivuille erilainen ylätunniste


Asiakirjan ositus


vain osaan sivuista sivunumerointi
kansi, sisällysluettelo ja teksti
viimeisenä: sisällysluettelo
Kansi
Sisällys
Teksti 1
1
THK / HR
…
29
Toimintaperiaate:


Ensin siis ositat asiakirjan, jolloin
saat samalla tehtyä asiakirjan
alkuun tyhjää tilaa kansilehdelle ja
sisällysluettelolle
Sitten katkaiset osien
ylätunnisteiden väliltä yhteyden,
jotta voit määritellä eri osiin
erilaiset ylätunnisteet (esim.
sivunumerointi tai ei numerointia)
THK / HR
30
YLÄ- JA ALATUNNISTE
asiakirjan jokaisella sivulla toistuvat
tekstit ylä- tai alareunassa



esim. organisaatio, kirjoittaja, sivunumerointi
valitse Näytä  Ylä- ja alatunniste
Sarkainnäppäimellä!!
THK / HR
31
* Ylätunnisteen muotoilu

Jos ylätunnisteeseen tulee tekstiä
vakioasetteluin: poista ensin kaksi
oletussarkainta hiirellä vetämällä
Saat uudet oletussarkainkohdat 2,3 cm:n välein:
THK / HR
32
Erilainen ylätunniste 1(2)
1.
Osita ensin
asiakirja:
Lisää > Vaihto.
2.
Valitse:
Osanvaihdot:
Seuraava sivu.
Toista.
(* Osat: ks. tilariviltä tai
napsauta Näytä tai piilota
–painiketta)
THK / HR
33
Erilainen ylätunniste 2(2)
3.
Siirry ylätunnisteeseen.
4.
Ylä- ja alatunniste –työkalurivistä:
napsauta Linkitä edelliseen –
painike pois päältä!!!
5.
Kirjoita ylätunnisteet
eri osiin.
•
siirry: Edellinen / Seuraava
THK / HR
34
Sivunumerointi

Lisää sivunumero –painike:

Sivunumeron muoto:


Aloittava numero!
Fontti: valitse numerokenttä aktiiviseksi ja
muotoile
THK / HR
35
SISÄLLYSLUETTELO
1(3)
Luo VIIMEISEKSI:
1.
Muotoile ensin tyyleillä otsikot



2.
Otsikko 1 (päätaso 1),
Otsikko 2 (alempi taso: 1.2.),
Otsikko 3 (alempi taso 1.2.1.) jne.
Vie kursori oikealle sivulle.
THK / HR
36
SISÄLLYSLUETTELO 2(2)
3.Lisää > Viite >
Hakemisto ja
luettelot >
Sisällysluettelo
4.Valitse muotoilu ja
tasojen määrä. OK.
THK / HR
Näytä tasot:
kuinka
monta
otsikkotasoa
on käytössä!
37
Sisällysluettelon päivitys




napsauta sisällysluetteloa hiiren
kakkospainikkeella: Päivitä kenttä
TAI: F9
Päivitä:
Vain sivunumerot
Koko luettelo (jos muutoksia
otsikkoteksteissä)
THK / HR
38
Sisällysluettelon muotoilu


muokkaa tyylejä:
Sisällysluettelo –välilehden
Muokkaa –painikkeesta (tai
tyylipaletista)
Sisluet1, Sisluet2, Sisluet3
(eli otsikkotaso kerrallaan!)


Esim. fontti, -koko, lihavointi,
sisennys, tyhjä tila numeron ja
tekstin välissä jne.
Muokkaa -painikkeesta
THK / HR
40
Kuvaotsikkoluettelo 1(2)

1.
kuva-, kaavio- tai taulukkoluettelot
Automaattisesti: luo ensin
kuvaotsikko-tyyli ja muotoile kaikki
otsikot

2.
(TAI: manuaalisesti: merkitse kaikki asiakirjan
kuvaotsikot: Lisää> Viite > Otsikko)
Luo luettelo: Lisää> Viite >
Hakemisto ja luettelot ja
Kuvaotsikot –välilehti
THK / HR
41
Jos luettelo tyyleillä 2(2)
• Huom: Asetukset: valitse tyylin nimi!
THK / HR
42
Numeroidut otsikot tyylein
kirjoitusvaiheessa
1.
Ensin määritykset:
Muotoile >
Luettelomerkit >
Monitasoinen ja valitse
monitasoinen otsikkomalli
2.
Kirjoita otsikko ja
leipätekstiä.
Kun tulee uusi otsikko,
valitse Tyyli-ikkunasta
sopiva otsikkotaso.
3.
THK / HR
43
Otsikkotyylien numerointi


valitse Muotoile
> Luettelomerkit
ja numerointi
Monitasoinen –
välilehti: valitse
yksi alareunan
malleista
THK / HR
44
VIITTEET
1.
2.
Sijoita hiiren kursori sen
sanan jälkeen, johon haluat
viitteen
Lisää > Viite > Alaviite

3.
4.
ala- tai loppuviite
Napsauta Lisää –painiketta.
Sivun alareunaan ilmestyy
viitenumero, johon voit
kirjoittaa tekstin.
(huom. Tulostusasettelu –
näkymä!)
THK / HR
45
Alaviitteiden muokkaus 1(2)

Alaviitteen pituus: ei rajoitusta


teksti väistää alaviitettä seuraavalle
sivulle
Poistaminen:
poista aina NUMERO, EI tekstiä (=>
samalla poistuu alaviitteen teksti)
 Numerojärjestys päivittyy
automaattisesti
Yhteenveto kaikista normaalinäkymässä:
Näytä > Alaviitteet


THK / HR
46
Alaviitteiden muokkaus 2(2)

Jälkikäteen:
alaviitteet
loppuviitteiksi:



Napsauta Muunna
–painiketta.
Tarkista: Numeron
muoto
Napsauta Sulje.
THK / HR
47
Viittaus aikaisempaan viitteeseen
1.
2.
3.
4.
5.
Lisää > Viite >
Ristiviite
Valitse tyyppi: ala/ loppu.
Lisää viittaus:
Alaviitteen numero
(muotoiltu)
Valitse Mihin
viitteeseen.
Napsauta Lisää –
painiketta ja Sulje.
THK / HR
48
HAKEMISTO

1.
2.
1(2)
Lisää -valikosta Viite > Hakemisto ja
luettelot…
napsauta Merkitse –painiketta eli määritä
tekstistä yksitellen sanat
luo hakemisto
THK / HR
51
HAKEMISTO

Merkitse sana:


Merkitse
Merkitse kaikki


HUOM. sanalla on sama perusmuoto
Hakemiston muotoileminen:



2(2)
muotoilu
palstojen määrä
Päivitä: napsauta hakemistoa
kakkospainikkeella ja Päivitä (F9)
THK / HR
52
Liikkuminen pitkässä asiakirjassa

Näytä > Asiakirjan
rakenneruutu


”sisällysluettelo”, voit siirtyä nopeasti
otsikoiden mukaan
Muokkaa > Siirry (tai: Ctrl+G) >
esim. taulukko
THK / HR
53
HARJOITUKSIA
Valitse parhaiten omaa työtäsi
tukevia!
Harjoitustiedostoja



Tallenna www-sivulta omaan
kotihakemistoosi (U:)
harjoitustiedostoja
www.cc.jyu.fi/~hara/kou/word
TAI: kopioi O-asemalta:
O: > Visible2Everyone >
Hannelen Koulutus > Word
THK / HR
55
HARJ: Muotoile tyyleillä


Esim. tietoturva.rtf, henkilostostrategia.rtf
Muotoile valmista tekstiä tyylien
avulla, vähintään:




otsikot
leipäteksti
taulukko / luettelo
Vaihda jälkikäteen fonttia ja -kokoa.
THK / HR
56
HARJ: Uusi asiakirja tyyleillä


Aloita uuden asiakirjan
kirjoittaminen tyylien avulla
Luo ensin tyylit:



Valitse valmiista tyyleistä
Muokkaa tyylejä
Kirjoita tekstiä, jossa on eri tasoisia
otsikoita, ”leipätekstiä”, luetteloita
ja taulukoita
THK / HR
57
HARJ: Asiakirjamalli


Työstä oma asiakirjamalli, jota voit
käyttää jatkossa raporttiesi
pohjana.
Lisää asiakirjaan vähintään:



Ylätunniste: Nimi, organisaatio,
automaattinen sivunumerointi
TYYLEJÄ: vähintään kaksi omaa
leipätekstiä, lähdeluettelo
Tallenna asiakirjamalliksi
THK / HR
58
HARJ: Sisällysluettelo
1. Yleistä
raporttiharjoitus.rtf
1.1 Tarkoitus
1.2 Yleisperiaatteet
2. Tietoturva ja vastuut
2.1 Ylläpito
3. Väärinkäytökset
3.1 Määrittely
3.2 Väärinkäytösten tutkinta ja
seuraamukset
THK / HR
59
HARJ: Kuvaotsikko -luettelo


henkilostostrategia_kuvat.rtf
tee asiakirjan alkuun
kuvaotsikkoluettelo



manuaalisesti TAI
automaattisesti (kuvaotsikkotyylein)
lisää uusi kuva ja kuvaotsikko sekä
testaa luettelon päivittyminen
THK / HR
61
HARJ: Tyylit ja sisällysluettelo
tietoturva.rtf - Muotoile jälkikäteen!
THK / HR
62
Harjoitus: Raportti kuosiin

Luo edelliseen tiedostoon:



kansi
ylätunnisteeseen teksti: Jyväskylän
yliopisto, Oma laitos ja Oma nimi
HUOM: sivunumerointi alkaa vasta
varsinaisesta tekstistä
THK / HR
63
Harjoitus: Luo viitteitä ja hakemisto


Valitse yksi harjoitustiedostoista ja…
Luo viitteitä



Artikkelin loppuun
Miten voit vaihtaa loppuviitteet
alaviitteiksi?
Luo hakemisto


Valitse vähintään 5 sanaa
Lisää jälkikäteen uusia sanoja – miten
päivität hakemiston?
THK / HR
64