1. No category

HÅNDBOGEN
OM BREVET 2
POST PÅ DIN MÅDE
PORTOBEREGNERE
Vil du spare penge på porto, kan det betale sig at
benytte en frankeringsmaskine i stedet for frimærker.
Sender du over 400-500 breve samlet, kan der være
mange penge at spare på portobudgettet ved at
benytte PP-frankering. Og der er altid en del at spare
ved at vælge B-breve.
Prøv portoberegneren på www.portoberegner.postdanmark.dk. Her kan du få udregnede priser på alle
brevtyperne, A, B, C og DM. Du kan beregne prisen
for en enkelt udsendelse eller hele dine årsplaner, og
du kan få inspiration til, hvordan du ved at ændre på
frankeringsform og/eller brevtype kan reducere dine
omkostninger.
INDHOLD
2
Håndbogen om brevet
3 Begreber brugt i bogen
4 Breve og økonomibreve frankeret med PP-påtryk
5Adressering
8 Der er masser af kreative muligheder
8 Produktionsrabat – generelle retningslinjer
11 Sådan får du produktionsrabat
13 Supplerende rabat
14 Særligt for Maxibreve
15 Erhvervsbreve (C)
18 Erhvervsbreve (C) Maxi
22 Direct Mail
25Emballering
27 Flere muligheder med Post Danmark
2
HÅNDBOGEN OM BREVET
Denne del af ”Håndbogen om brevet” handler om,
hvordan du praktisk udformer dine breve til Danmark,
så du dels kan opnå rabat på din udsendelse, dels
sikrer, at dine breve når sikkert frem til modtageren,
når du sender breve med Post Danmark.
Håndbogen er tænkt som et nyttigt opslagsværk,
der giver dig overblik over de forskellige muligheder,
der er for at få rabat på dine forsendelser. Frihed og
fleksibilitet er nøgleordene, når du sender breve med
Post Danmark!
Ud over rabatforhold beskriver håndbogen også vores
to billigste produkter Erhvervsbreve og Direct Mail.
Her kan du ikke opnå yderligere rabat, men du kan
opnå den billigste pris ved at indrette og forberede
dine breve bedst mulig til vores postbehandling.
Der skal et stort produktionsapparat til at håndtere
mange forsendelser effektivt på den mest økonomiske
måde. Derfor er der forskellige praktiske forudsætninger, det godt kan betale sig at opfylde. Vi håber,
at denne bog gør det nemmere at vælge den mest
optimale og økonomiske favorable løsning for netop
dine forsendelser.
Du er naturligvis altid velkommen til at kontakte Post
Danmark på 70 11 12 30 og få uddybet emner og
oplysninger, der har din særlige interesse.
Det vil altid glæde os at hjælpe dig med at finde den
rigtige løsning.
3
OVERSIGT OVER RABATTER PÅ BREVE
A-breve og B-breve (med PP påtryk) 0-250 g A-breve og B-breve (med PP påtryk) >250 g C-breve – Standard, Stor og Maxi PRODUKTIONSRABATMÆNGDERABAT
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
BEGREBER BRUGT I BOGEN
– OG IMELLEM OS
Det er nemmest at kommunikere, når alle ved, hvad
der er tale om. I dette afsnit gennemgår vi kort de
begreber, vi bruger i bogen, og som du støder på,
når du taler løsningsforslag med din konsulent hos
Post Danmark.
PRODUKTIONSRABAT
DET KALDER VI BREVENE
Produktionsrabatten for Standard- og Storbreve
består af følgende tre elementer:
• En generel produktionsrabat
• En supplerende, som opnås ved brug af stregkode
• Indleveringsrabat, dog kun for A-breve
• Breve (A)
• Økonomibreve (B)
• Erhvervsbreve (C)
• Erhvervsbreve (C) Maxi
• Direct Mail (D)
DET KALDER VI FORMATERNE
• Standardbreve
• Storbreve
• Maxibreve
Du kan få produktionsrabat på brevtyperne:
• Standardbreve (A og B), mindst 10.000 stk.
• Storbreve (A og B), mindst 5.000 stk.
• Maxibreve (A og B), mindst 1.500 stk.
Produktionsrabatten for Maxibreve består af følgende
tre elementer:
• En generel produktionsrabat
• En supplerende, som opnås når brevene er postnummeropdelt
• Indleveringsrabat, dog kun for A-breve
DET KALDER VI RABATTERNE
• Produktionsrabat
• Mængderabat
MÆNGDERABAT TIL ERHVERVSBREVE
Læs mere i afsnittet om Erhvervsbreve.
4
FØLGESEDDEL TIL PP-BREVE (B68)
Følgeseddel til PP-breve (b68)
breve, økonomibreve, erhvervsbreve og direct mail
Tryk FOr vejledning
afsender
navn
maks 35 tegn
egen reference
(O) ordregivernr./kundenr. (8 cifre)
adresse
indleveringsdato (dd.mm.åååå)
(F) Fakturamodtagernr. (8 cifre)
Postnr. og by
indleveringssted
bureau/trykkeri
kontakt ved produktionsspørgsmål. tlf:
serviceniveau – sæt kun ét kryds
brev (a)
co 2 - brev
økonomibrev (b)
erhvervsbrev (c)
direct mail (d)
betalingsmåde – sæt kun ét kryds
kontant
co 2 - brev
till ægsydelse
kredit
leverandørservice
type
antal
type
antal
standardbreve
evt eget jobnr./opgavenr.
vægtinterval
Prisområde
danmark
0-50 g
Prisområde europa
inkl. Fo og gl
stk.
Prisområde
øvrige udland
stk.
samlet vægt
antal i alt
(3 decimaler)
0 stk.
stk.
kg
0 stk.
Antal i alt
0,000 kg
storbreve
evt eget jobnr./opgavenr.
vægtinterval
Prisområde
danmark
Prisområde europa
inkl. Fo og gl
Prisområde
øvrige udland
samlet vægt
antal i alt
(3 decimaler)
0-50 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
kg
50-100 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
kg
100-250 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
250-500 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
500-1000 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
kg
0 stk.
0,000 kg
Antal i alt
kg
kg
ma xibreve /overstørrelse
evt eget jobnr./opgavenr.
vægtinterval
Prisområde
danmark
Prisområde europa
inkl. Fo og gl
Prisområde
øvrige udland
antal i alt
heraf
2 omdelinger
samlet vægt
(3 decimaler)
0-50 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
stk.
kg
50-100 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
stk.
kg
100-250 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
stk.
kg
250-500 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
stk.
kg
500-1000 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
stk.
1000-2000 g
stk.
stk.
stk.
0 stk.
stk.
kg
0 stk.
0 stk.
0,000 kg
0 stk.
0 stk.
0,000 kg
Antal i alt
kg
total
Brevbakker i alt
stk. Totalt
afsenders (ev t. speditørs) underskrif t
evt. bemærkninger
b 68 – elektronisk (10/2013)
dato og underskrift
BREVE OG ØKONOMIBREVE
FRANKERET MED PP-PÅTRYK
k vit tering for indleveveringsposthuset
indleveringskontrol
der tages forbehold for antallet af indleverede forsendelser, indtil kontrol er foretaget
dato og navn
dato og underskrift
saP-ordrenr.
Post danmark a/s cvr-nr. 26 66 39 03 københavn
Når du frankerer med PP-påtryk, skal du ikke tænke
på frimærker eller frankeringsmaskine. Du skal blot
sikre, at du har de rigtige konvolutter, og at dine
breve er gjort klar, inden du afleverer dem til Post
Danmark.
Breve med forskellige serviceniveauer (A, B, C eller D)
indleveres hver for sig som selvstændige partier.
Breve frankeret med PP-påtryk er den billigste
frankeringsform, og den egner sig bedst til større
udsendelser. Du kan sende et ubegrænset antal
breve med PP-påtryk. Indleverer du færre end 500
breve pr. gang, skal du betale et tillæg pr. parti.
Ved indlevering skal Storbreve og Maxibreve/overstørrelse være adskilt i pris- og vægtintervaller.
Forsendelserne skal ledsages af en udfyldt følgeseddel B 68.
På følgesedlen skal der ud for hvert format være
oplysning om antal pr. vægtinterval.
Du kan vælge mellem forskellige kreative PP-påtryk,
som findes på www.postdanmark.dk.
5
40 mm
74 mm
AB 123x
Hans Hansen
c/o Carl Christensen
Byvej 2A,
Tune
Postboks 101
4000 Roskilde
Slotsgade 124B st. th. 5700
15 mm
019/121
22,5 mm
140 mm
ADRESSERING
GODE HUSKEREGLER OM ADRESSERING:
• Har modtageren en postboksadresse, kan du udelade gadenavn og nummer
• Sætte PP-påtrykket i ruden eller et andet sted på
konvolutten for at udnytte højre hjørne kreativt
• Brug så vidt muligt den officielt godkendte modtageradresse og stavemåde
• Har adressen en lokal stedbetegnelse/landsby,
skriver du denne efter gadenavn/husnummer og
postnummer/by eller i forlængelse af gadenavn og
husnummer
• Alfanumeriske husnumre som fx 10A skrives uden
mellemrum
• Dobbelte husnumre som fx 33 - 35 skrives med
mellemrum på begge sider af bindestregen
• Sæt komma og mellemrum mellem husnummer
og etage, fx: 4, 3. th.
• Sæt mellemrum mellem etageangivelse og et evt.
lejlighedsnummer, fx: 17, 3. 0012
• Skriv lejlighedsnummeret med 4 cifre (fx 0012, hvis
lejlighedsnummeret har mindre end 4 cifre)
• Skriv alt med samme skrifttype og – størrelse med
sort/mørk skrift på hvid/lys baggrund (kontrast >
50%)
• Benyt skrifttyperne: Courier, Univers, Ariel eller Times New Roman i samme punktstørrelse (mellem
10-12, dog anbefaler vi 12 punkt til skrifttypen
Times New Roman)
• Undgå understregninger og fed eller kursiv skrift
• Det er altid en god ide at sætte korrekt afsenderadresse på dine breve
• Sæt afsendernavn – og adresse på bagsiden eller
alternativt på forsiden i øverste eller nederste
venstre hjørne (i én linje, hvis den placeres på
forsiden). Afsenderadressen skal være dansk
• For at undgå fejlaflevering og forsinkelser bør
afsenderadressen ikke være mere fremtrædende
end modtageradressen.
6
STANDARDBREVE
STORBREVE
GODE HUSKEREGLER OM EMBALLERING AF DINE
FORSENDELSER:
GODE HUSKEREGLER OM INDLEVERING
Hos Post Danmark gør vi alt, hvad vi kan for at
behandle dine forsendelser, så de når frem i hel og
pæn stand. Men emballage kan være skrøbelig. Vi
vil derfor sætte pris på, hvis du vil hjælpe os ved at
emballere dine forsendelser og stabilisere indholdet
fornuftigt.
Emballage til dine forsendelser kan bestå af:
• konvolutter
• prøveposer
• æsker
• plastfolie
På www.postdanmark.dk eller på posthuset kan du
finde forskellige solide emballager som boblekonvolutter, boblefolie, prøveposer, paprør, diskette- og
cd-æsker samt papæsker i forskellige størrelser.
Emballagerne kan også bestilles i Netbutikken på
www.postdanmark.dk.
• Standardbreve stilles på højkant i brevbakken
(fyldes maks. til stabelkanten) med adressen og
frankeringen fremad
• Storbreve lægges i brevbakken (fyldes maks. til
stabelkanten) med adressen og frankeringen opad
8
DER ER MASSER AF
KREATIVE MULIGHEDER
Det kan opleves som begrænsninger, når du læser
om retningslinjerne for at opnå rabat. Der er dog
stadig masser af plads tilbage på konvolutten, hvor
du kan være kreativ og lade dine breve skille sig ud,
og hvor du stadig kan opnå produktionsrabatten.
Du kan fx:
• sætte dit logo eller dine reklamebudskaber uden
for de friholdte felter
• sætte PP-påtrykket i ruden eller et andet sted på
konvolutten for at udnytte højre hjørne kreativt
• sende konvolutter, der enten er kvadratiske eller
rektangulære
• frit bruge bagsiden
• trykke i farver på hvid baggrund eller i hvid på
farvet baggrund
• vedlægge en gimmick (hvis brevet kan bøjes
– gimmick skal være tynd, flad og sat godt fast)
• sende et åbent brevkort/brochure uden konvolut
• sende en brochure med perforering
• emballere din forsendelse i plastfolie
PRODUKTIONSRABAT
Fælles retningslinjer for den generelle produktionsrabat:
SÅDAN FÅR DU PRODUKTIONSRABAT
Post Danmark hjælper dig altid gerne til at opnå
størst mulig rabat på dine forsendelser. Når du har
indgået en aftale om produktionsrabat med din
salgskonsulent hos Post Danmark, beder vi dig
følge nogle retningslinjer for at få produktionsrabat
på Standardbreve, Storbreve og Maxibreve (A- og
B-breve). De første tre punkter er fælles for alle tre
formater. Det fjerde punkt gælder især for Standardog Storbreve, som behandles på maskinerne. Korrekt
adresse er dog altid vigtig, så vi kan omdele dine
breve hurtigt og sikkert.
9
Du kan være kreativ og
sætte din virksomheds eget
præg på PP-påtrykket
1. VARSLING OG ANMELDELSE
Varsling betyder, at du registrerer din ordre som
”reservation” senest 5 hverdage før indlevering via
kundeportalen Post Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du varslingen via e-mail
til [email protected].
Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen
før den enkelte indlevering, bekræfter din ordre som
”anmeldt” via kundeportalen Post Danmark Online.
Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via e-mail
til [email protected]. Du behøver kun at bekræfte,
hvis der er større ændringer af betydning i pris og
mængder.
Du kan indtil anmeldelsesfristen kl. 12 hverdagen
før indleveringen ændre i både format, mængde og
servicemål. Hvis du får brug for at ændre indleveringsdato, skal du ændre datoen på den oprindelige
ordre inden fristen kl. 12.
Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige
+/-20 % fra anmeldelsen, så længe minimumsantallet
for produktionsrabat er overholdt. Er afvigelsen mere
end +20 %, forbeholder vi os ret til evt. at behandle
den overstigende mængde som indleveret næste dag.
Du opnår ikke rabat på de mængder, der ligger ud
over den tilladte afvigelse.
Husk, at du altid kan kontakte din salgskonsulent,
hvis du har brug for at ændre i planen.
2. FRANKERING
Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som
du kan hente på postdanmark.dk
10
C5, STANDARDBREV
40 mm
74 mm
AB 123x
Hans Hansen
c/o Carl Christensen
Byvej 2A,
Tune
Postboks 101
4000 Roskilde
Slotsgade 124B st. th. 5700
15 mm
019/121
22,5 mm
Friholdt areal på
22,5 x 140 mm til
print af stregkode
og flytteoplysning.
140 mm
Du kan gratis låne og
få leveret brevbakker,
postcontainere, bakkevogne m.m., hvis du
bestiller dette senest
hverdagen før, du
ønsker det leveret.
Bestiller du det samme
dag, du skal bruge det,
skal du blot betale for
transporten.
3. INDLEVER BREVENE PÅ DIT POSTCENTER
Medmindre du har aftalt andet, indleverer du dine
forsendelser til det aftalte postcenter på den aftalte
hverdag inden kl. 16.00. B-breve kan dog afleveres
helt frem til kl. 18.00.
Forsendelser på 100.000 stk. og derover leveres opdelt
til de enkelte postcentre. Forsendelser på 50.000 stk.
og derover til et enkelt postcenters sorteringsområde
indleveres adskilt fra de øvrige forsendelser.
4. MODTAGERADRESSE
Du kan også indlevere dine forsendelser i udvalgte
erhvervsindleveringer mod betaling. Indleverer du
forsendelserne på en erhvervsindlevering, bliver de
betragtet som indleveret næste dag.
Sådan skriver du modtageradresse på konvolut/
adressemærkat, så den kan læses på maskinerne:
STRUKTUR EKSEMPEL
Eventuelt kundenummer AB123
Modtagerens navn Peter Hansen
Eventuel att. eller c/o c/o Carl Christensen
Gadenavn, nummer, etage, side, lejlighed,
stedbetegnelse/stednavn
Byvej 2A, 1. tv 0012, Veddelev
Eventuel postboks Postboks 10
Postnummer og By 4000 Roskilde
11
C4, STORBREV
40 mm
74 mm
AB 123x
Hans Hansen
c/o Carl Christensen
Byvej 2A,
Tune
Postboks 101
4000 Roskilde
45 mm
Slotsgade 124B st. th. 5700
Friholdt areal på
45 x 140 mm til
print af stregkode
og flytteoplysning.
019/121
140 mm
10 mm
SÅDAN FÅR DU
PRODUKTIONSRABAT
Husk, at du altid kan få
testet din forsendelse
hos Post Danmark, hvis
du er i tvivl om den
opfylder kravene
for produktionsrabat.
SÅDAN FÅR DU 5 % GENEREL PRODUKTIONSRABAT
PÅ DINE STANDARD- OG STORBREVE
Når dine forsendelser er maskinegnede, kan vi effektivisere håndteringen og dermed give dig 5 %
generel rabat på dine Standard- og Storbreve. Derfor
beder vi dig, ud over de fælles retningslinjer, at følge
dem, der gælder for maskinegnede breve.
FORMAT OG PAPIRKVALITET PÅ KONVOLUTTER
OG KORT
STANDARDBREV
Størrelse:Minimum 14 x 9 cm, maksimum 23 x 17 cm
Tykkelse: Højst 0,5 cm
Vægt: Højst 50 g
Papirkvalitet: Minimum 60 g/m2 for konvolutter
og 180 g/m2 for enkeltkort
Rudekonvolut: 1 rude på forsiden uden refleks/genskin – ønsker du to ruder, så spørg din salgskonsulent
om, hvor på konvolutten de skal placeres.
STORBREV
Størrelse: Minimum 14 x 9 cm, Maksimum 33 x 23 cm
Tykkelse: Højst 2,0 cm
Vægt: Højst 1.000 g
Papirkvalitet: Minimum 60 g/m2 for konvolutter og
180 g/m2 for enkeltkort
Rudekonvolut: 1 rude på forsiden uden refleks/genskin – ønsker du to ruder, så spørg din salgskonsulent
om, hvor på konvolutten de skal placeres.
!
Tip: Husk at fordele indholdet jævnt og fyld
konvolutten helt ud, så indholdet ikke forskubber
sig, og adressen derved bliver vanskelig at læse
gennem ruden.
ANTAL OG INDLEVERING
Du kan opnå produktionsrabat, når du indleverer
mindst 10.000 stk. Standardbreve pr. indlevering i
gule brevbakker – som du kan låne gratis hos Post
Danmark. For Storbreve skal du indlevere mindst
5.000 stk. pr. indlevering.
12
OVERSIGT OVER PRODUKTIONSRABAT
PRODUKTIONSRABATTER BREVE (A)
OG ØKONOMIBREVE (B)
STANDARD- OG STORBREVE
Generelle krav 5%
• Min. 10.000 stk. Standardbreve, 5.000 stk
Storbreve eller 1.500 stk. Maxibreve
• Varsling 5 dage før indlevering
• Anmeldelse dagen før indlevering senest kl. 12.00
• Indlevering på postcenter senest kl. 18.00 (Abreve dog kl. 16.00)
• Indleveret mængde skal svare til anmeldt +/-20 %
• Supplerende produktionsrabat hvis stregkode
• Maxibreve kan ikke opnå rabat for stregkoder,
men rabat for opsplitning i postnummer
Stregkoderabat 2%
Indlevering midt i måneden 1%
(gælder kun for A-breve)
MAXIBREVE
Generelle krav 2%
Forbehandling i postnummerorden 3%
Indlevering midt i måneden 1%
(gælder kun for A-breve)
13
Stregkoden har fast størrelse
på 73 x 4 mm, og der skal
være et frit felt på 5 mm om
hele stregkoden. Den
optager dermed i alt en
plads på 83 x 14 mm.
STREGKODE
SUPPLERENDE RABAT
FÅ SUPPLERENDE RABAT PÅ DINE STANDARD- OG
STORBREVE
Post Danmark kan tilbyde dig yderligere to rabatmuligheder i tilknytning til produktionsrabatten:
• Stregkoderabat
• Indleveringsrabat.
2 % STREGKODERABAT
Ud over de 5 % produktionsrabat kan du få en
såkaldt supplerende rabat på 2 %, hvis du forsyner
dine breve med en individuel stregkode, som Post
Danmarks leverer.
Bestil din stregkode på [email protected] eller
Post Danmark Online. Husk at oplyse:
• Ordregivernummer (som står i din aftale)
• Om du ønsker elektronisk flytteservice
– oplys i givet fald e-mail-adresse.
!
HUSK: Lad Post Danmark teste og godkende
stregkoden inden forsendelse. Så er du sikker på,
at dine breve kommer rettidigt frem.
1 % INDLEVERINGSRABAT MIDT I MÅNEDEN
Du kan få yderligere 1 % supplerende rabat på
A-breve, hvis du indleverer dem i den trafiksvage
periode 7.-18. i måneden (dog ikke i december
måned.)
14
SÆRLIGT FOR MAXIBREVE
SÅDAN FÅR DU 2 % GENEREL PRODUK TIONSR ABAT
PÅ DINE MA XIBREVE
Du kan få 2 % rabat på dine Maxibreve, når du
indleverer mindst 1.500 stk. i samme vægtkategori
pr. indlevering i postcontainer og følger de tre fælles
retningslinjer på side 8-10. Postcontainere kan bestilles og lånes hos Post Danmark.
FÅ SUPPLERENDE RABAT PÅ DINE MAXIBREVE
Post Danmark kan tilbyde dig yderligere to rabatmuligheder:
3 % FORBEHANDLINGSRABAT
Når du indleverer dine Maxibreve, som du aftaler
med dit postcenter, kan du få en supplerende rabat
på 3 %, hvis de er opdelt i postnumre.
1 % INDLEVERINGSRABAT MIDT I MÅNEDEN
Du kan få yderligere 1 % supplerende rabat på
A-breve, hvis du indleverer dem i den trafiksvage
periode 7.-18. i måneden (dog ikke i december
måned).
15
ERHVERVSBREVE (C)
Erhvervsbreve er et prisbilligt alternativ til Breve og
Økonomi­breve. Du kan benytte Erhvervsbreve, hvis
du sender mange ens breve samtidig, og hastigheden ikke er afgørende. Erhvervs­breve omdeles over
op til 4 hverdage (inkl. lørdage).
OMDELING AF DINE ERHVERVSBREVE
Erhvervsbreve omdeles over op til 4 hverdage (inkl.
lørdage). Omdelingsdagene tilrettelægges i forhold
til Post Danmarks optimale produktion for perioden.
Oplysning om omdelingsperioder i forbindelse med
helligdage kan ses på Post Danmarks hjemmeside.
Følgende skal være opfyldt for, at du kan sende dine
breve som Erhvervsbreve:
1. UDFYLD MÅNEDSPRODUKTIONSPLANEN
Månedsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger
om forventet antal, fordeling på format m.v. gælder
kun for større partier.
2. VARSLING OG ANMELDELSE
Ved mindre partier eller ved ændringer til månedsproduktionsplanen skal Post Danmark varsles. Varsling betyder, at du bekræfter din ordre som ”reservation” senest
5 hverdage før indlevering via kundeportalen Post
Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen,
sender du varslingen via e-mail til [email protected].
Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen
før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som
”anmeldt” via kundeportalen Post Danmark Online,
hvis der er væsentlige ændringer til månedsproduktionsplanen eller det varslede.
Du kan indtil anmeldelsesfristen kl. 12 hverdagen
før indleveringen ændre i både format, mængde og
servicemål. Hvis du får brug for at ændre indleveringsdato, skal du ændre datoen på den oprindelige
ordre inden fristen kl. 12.
16
Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du
anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via
e-mail til [email protected].
Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige
+/-20 % fra anmeldelsen. Er afvigelsen mere end
+20 % (mindst 10.000 stk.), forbeholder vi os ret
til evt. at behandle den overstigende mængde som
indleveret næste dag. Er afvigelsen -20 % (mindst
10.000 stk.), skal du betale et tillæg pr. forsendelse
for det antal forsendelser, der ligger herudover.
4. MÆRKNING AF ERHVERVSBREVE
Du kan mærke dine Erhvervsbreve med et ”C” øverst
på konvoluttens adresseside i nærheden af PP-påtrykket. C-mærket henter du på www.postdanmark.dk.
5. STREGKODE
Erhvervsbreve forsynes med en stregkode, som Post
Danmark leverer. Stregkoden placeres oven over
modtageradressen, for Standardbreve dog højst 12 cm
fra bunden af brevet.
6. ADRESSEKVALITET
Hvis et parti ikke indleveres på den anmeldte dag,
betragtes det som udeblevet. For udeblevne partier
beregnes en pris på 0,25 kr. pr. anmeldt brev ud
over 10.000 stk.
Adressekvaliteten skal være 96 %, så forekomsten
af flytninger mindskes. Det forudsætter normalt
en vedligeholdt database. Alternativt hjælper Post
Danmark gerne med en adressevask.
3. FRANKERING
7. INDLEVERING
Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som
du kan hente på www.postdanmark.dk.
Du indleverer dine forsendelser til det aftalte postcenter inden kl. 18. Du kan også benytte udvalgte
erhvervsindleveringer mod betaling. Indleverer du
forsendelserne på en erhvervsindlevering, bliver de
betragtet som indleveret næste dag.
17
Brevene indleveres i gule brevbakker sammen med et
print af ordrebekræftelsen fra Post Danmark Online,
eller en elektronisk følgeseddel B68.
Brevene skal ved indlevering være opdelt pr. postcenter. Dispensation for opdeling kan ske mod betaling.
Du kan gratis låne og få leveret brevbakker, postcontainere, bakkevogne m.m., hvis du bestiller dette
senest hverdagen før, du ønsker det leveret. Bestiller
du det samme dag, du skal bruge det, skal du blot
betale for transporten.
For at sikre så høj en adressekvalitet som muligt, kan
du gennem Post Danmark bestille en adressevask. Vi
opdaterer – som de eneste – dagligt alle danskeres
postadresser. Virksomheders adresser bliver opdateret
en gang om ugen. Når du bestiller en adressevask,
sammenligner og korrigerer vi adresserne fra din
liste med adresserne i vores database. Og du får en
opdateret og brugbar liste retur.
!
Adressekvalitet er et udtryk for, hvor stor en andel
af den indleverede brevmængde, der kan læses
og sorteres på maskine.
ERHVERVSBREVE (C) – STANDARD- OG STORBREVE
• Minimum 3.000 stk., der kan betales op til
minimum
• Omdeling over 4 dage
• Maskinegnet
• Stregkode
• Indlevering på brevpostcenter/
erhvervsindlevering senest kl. 18.00
• Opsplitning tilbydes mod betaling (0,08 kr.
Standardbreve, 0,15 kr. Storbreve). Skal
opsplitning foretages over 100.000 stk., skal
forsendelserne indleveres 1 dag tidligere
• Produktionsplan (mængden for hele måneden)
• Varsling senest 5 dage inden indlevering
• Anmeldelse senest kl. 12.00 dagen før indlevering
• Indleveret mængde skal svare til
anmeldt +/- 20 %
• Betaling for lavere antal end anmeldt 0,25 kr./
stk. Større antal kan behandles som indleveret dagen efter (afvigelse mindst +/-20 % og
mindst 10.000 stk.)
• For udeblevne partier beregnes en pris på
0,25 kr. pr. anmeldt brev udover 10.000 stk.
18
ERHVERVSBREVE (C) MAXI
SÅDAN BRUGER DU DINE MULIGHEDER MED
ERHVERVSBREVE MA X I
Post Danmark hjælper dig altid gerne til at opnå den
bedste pris på dine forsendelser. Erhvervsbreve Maxi
er bl.a. karakteriseret ved en længere omdelingsperiode end almindelige Maxibrev:
• Du skal dele forsendelserne i X/Y via adressevask i
Post Danmark
• Brevene skal indleveres i postcontainere opdelt i
fastlagte postnummerintervaller.
Når du har indgået en aftale om Erhvervsbreve Maxi,
skal du være opmærksom på følgende:
1. UDFYLD MÅNEDSPRODUKTIONSPLANEN
Månedsproduktionsplanen udfyldes med oplysninger
om forventet antal, fordeling på format m.v. gælder
kun for større partier.
2. VARSLING OG ANMELDELSE
Ved mindre partier eller ved ændringer til månedsproduktionsplanen skal Post Danmark varsles. Varsling betyder, at du registrerer din ordre som ”reservation” senest
5 hverdage før indlevering via kundeportalen Post
Danmark Online. Er du ikke oprettet i kundeportalen,
sender du varslingen via e-mail til [email protected].
Anmeldelse betyder, at du inden kl. 12.00, hverdagen
før den enkelte indlevering, registrerer din ordre som
”anmeldt” via kundeportalen Post Danmark Online.
Er du ikke oprettet i kundeportalen, sender du
anmeldelsen, med angivelse af ordrenummer, via
e-mail til [email protected].
Du kan indtil anmeldelsesfristen kl. 12 hverdagen
før indleveringen ændre i både format, mængde og
servicemål. Hvis du får brug for at ændre indleveringsdato, skal du ændre datoen på den oprindelige
ordre inden fristen kl. 12.
19
Antallet af indleverede forsendelser må gerne afvige
+/-20 % fra anmeldelsen. Er afvigelsen mere end
+20 % forbeholder vi os ret til evt. at behandle den
overstigende mængde som indleveret næste dag.
4. MÆRKNING AF ERHVERVSBREVE
Er afvigelsen -20 % betales et tillæg pr. forsendelse
for det antal forsendelser, der ligger herudover.
5. ADRESSEKVALITET
Hvis et parti ikke indleveres på den anmeldte dag,
betragtes det som udeblevet. For udeblevne partier
beregnes en pris på 0,25 kr. pr. anmeldt brev udover
10.000 stk.
Husk, du altid kan kontakte din salgskonsulent, hvis
du har brug for at ændre i planen.
3. FRANKERING
Du frankerer dine forsendelser med PP-påtryk, som
du kan hente på www.postdanmark.dk.
Det er muligt at mærke dine Erhvervsbreve med et
”C” øverst på konvoluttens adresseside. C-mærket
henter du på www.postdanmark.dk.
Adressekvaliteten skal være 96 %, så forekomsten
af flytninger mindskes. Det forudsætter normalt
en vedligeholdt database. Alternativt hjælper Post
Danmark med en adressevask.
6. INDDELING MED FLEKSIBILITET
Over modtageradressen på dine Erhvervsbreve Maxi
angiver du, om det er en X eller Y forsendelse, og
de tilhørende ruteinformationer. Så ved vi, hvilke
forsendelser, der skal omdeles på hvilken ugedag.
Oplysningerne bruges også til din hovedopdeling
af forsendelserne i X og Y, samt underopdelingen i
specielle postnummerintervaller inden indleveringen
til Post Danmark.
20
Du får X- og Y-sorteringsoplysningerne i forbindelse
med Post Danmarks adressevask af din adressefil.
Har du spørgsmål til brevopdelingen, er du velkommen
til at kontakte din salgskonsulent.
7. INDLEVERING
Du indleverer dine forsendelser på det aftalte
postcenter/erhvervsindlevering, men Post Danmark
vil også gerne have mulighed for at hente delpartier
inden indleveringstidspunktet, så vi endnu bedre kan
sikre rettidig omdeling af dine Erhvervsbreve Maxi.
Du kan også benytte udvalgte erhvervsindleveringer
mod betaling. Indleverer du forsendelserne på en erhvervsindlevering, bliver de betragtet som indleveret
næste dag.
8. TO OMDELINGER
Post Danmark omdeler dine Erhvervsbreve Maxi
senest 4 dage efter indlevering. Hvis brevet ikke kan
afleveres i første forsøg i løbet af ugen, kommer det
med på førstkommende lørdagsomdeling. Er modtageren heller ikke hjemme denne dag, lægger vi en
besked om, at brevet kan hentes på posthuset. Hvis
lørdag er første gang brevet omdeles, anmeldes det
straks, hvis det ikke kan afleveres.
21
ANTAL ERHVERVSBREVE
PR. MÅNED
0-24.999 stk.
25.000-99.999 stk.
100.000-249.999 stk.
250.000-499.999 stk.
500.000 stk. og derover
RABATSATS
0%
1,25 %
2,50 %
3,75 %
5,00 %
MÆNGDERABAT
ERHVERVSBREVE (C) OG
ERHVERVSBREVE (C) MAXI
Post Danmark tilbyder dig rabat på dine Erhvervsbreve og Erhvervsbreve Maxi, når du sender minimum
25.000 forsendelser pr. måned.
Der gives ikke mængderabat på Direct Mail, selvom
de to produkter fremtræder ens på mange områder.
ANTAL ERHVERVSBREVE MAXI
PR. MÅNED
0-24.999 stk.
25.000-99.999 stk.
100.000-249.999 stk.
250.000-499.999 stk.
500.000 stk. og derover
RABATSATS
0%
1,25 %
2,50 %
3,75 %
5,00 %
22
DIRECT MAIL
EN DIREKTE OG MÅLBAR LØSNING MED HØJ ROI OG
KREATIV FRIHED TIL EN FLEKSIBEL PRIS
Med Direct Mail taler du direkte og personligt med
din målgruppe. Det betyder, at du kan styre relevansen for modtageren – helt ned på personniveau.
Dit budskab bliver interessant, fordi det er vedkommende. Resultatet er øget respons af højere kvalitet
og dermed en attraktiv ROI.
Vores Direct Mail løsning består af et grundprodukt
(billigere end C-breve) og en række prissatte tillægsydelser og fravalgsmuligheder, som giver mulighed
for øget fleksibilitet, databerigelse og kreativitet.
Det meste kan lade sig gøre med Direct Mail, når
det handler om at stimulere salget eller profilere din
virksomhed.
HVAD KAN DU SENDE SOM DIRECT MAIL?
• En Direct Mail skal indeholde ensartet reklame eller
markedsføringsmateriale til et større antal modtagere
• Direct mails kan være salgsbreve, nyhedsbreve, kundemagasiner, opfordringer til støtte eller varekataloger
• Direct Mails må gerne indeholde variabler, som ikke
gør, at indholdet ændrer karakter fra at være reklame
eller markedsføringsmateriale.
• Breve og indhold skal være fra samme afsender,
som skal fremgå tydeligt.
Direct Mail må ikke indeholde:
• Individuelle meddelelser som fx kontoudtog, fakturaer, opkrævninger eller anden forretningsmæssig
korrespondance
• Magasiner og blade i abonnement/fast levering
• Bestilte varer, brochurer eller magasiner
• Selvstændige reklamebrochurer fra andre end
afsenderen.
23
DIRECT MAIL GRUNDPRODUKT
Direct Mail grundprodukt er billigere end C-breve
– og dermed din billigste brev-løsning. For at blive
godkendt som Direct Mail skal din udsendelse opfylde følgende krav:
• Direct Mail indhold
• Min. 3.000 stk. pr. parti. (Færre kan sendes mod
betaling op til minimum)
• Maks. 1.000 g pr. stk.
• Standardbrevformat eller Storbrevsformat (33 x 23
x 2 cm.)
• Vi accepterer et udsving på op til 20 g inden for
samme pris- og vægtinterval – så du kan gøre din
kampagne mere kreativ og individuel
• Samlet indlevering på et postcenter
• Brevene skal være forberedt til maskinel sortering
• Ingen krav om varsling eller anmeldelse
• Brevene kan indleveres alle hverdage
• Omdeling 2-8 dage efter indlevering.
KREATIVE MULIGHEDER MED SÆRLIGE DIRECT MAIL
SERVICES
Hvis du ønsker en mere kreativ udformning af dine
Direct Mails, end grundproduktet tillader, kan vi
tilbyde en række ekstra services, hvor netop kreativiteten er i fokus:
• Du kan fravælge den ellers obligatoriske brevstregkode, så der bliver lidt mere plads til kreativ tekst,
billeder og farver.
• Du kan fravælge det frie felt til Post Danmarks sorteringskode, så der bliver mere plads til kreativitet.
• Du kan bruge en af vores kreative PP-mærker til at
profilere dit brev endnu mere.
• Du kan frit placere PP-mærket på forsiden af brevet eller inden i ruden.
• Du kan udforme dine breve, som du har lyst til,
så den matcher din kampagne. Det kan være som
kuffert, bold, pyramide eller samlesæt.
• Du kan vælge Bestemte Omdelingsdage, så du kan
planlægge din kampagne bedst muligt.
24
MASKINEL ELLER MANUEL HÅNDTERING
Hvis du vælger Direct Mail grundproduktet – vores
billigste brevprodukt – skal dine Direct Mails være
egnede til maskinesortering. Her gælder de samme
krav som til Erhvervsbreve.
Har du derimod brug for en større kunstnerisk og
kreativ udformning af din Direct Mail, kan vi tilbyde at
behandle brevene manuelt mod en ekstra pris.
Send blot dit materiale til [email protected]
eller til:
Post Danmark
MAC-Danmark
DM-teamet
Tietgensgade 37, st
1566 København V
Du kan læse meget mere om mulighederne i faktaark om Direct Mail og Direct Mail tillægsydelser.
Er du helt sikker på, at der er tale om en Direct Mail,
skal du blot sende os et eksemplar af hver variant til
denne adresse, senest når du indleverer brevene.
GODKENDELSE OG UDSENDELSE
INDLEVERING
Du er som afsender ansvarlig for, at indholdet opfylder kriterierne for at kunne sendes som Direct Mail.
Er du i tvivl, er du velkommen til at spørge os til råds
eller få en forhånds-godkendelse.
Direct Mails skal ved indleveringen være opdelt til
vores tre brevpostcentre: i København, Fredericia
og Aarhus. Alle breve indleveres samlet på et af
centrene inden kl. 18.00. Da omdelingsperioden er
2-8 dage, behøver du til gengæld ikke varsle din
indlevering på forhånd.
25
EMBALLERING
Post Danmark gør alt, hvad vi kan for at sikre, at
dine forsendelser når frem til tiden. Du kan hjælpe
os ved at sørge for, at det er nemt for postbuddet at
læse modtagerens adresse.
• Hvis du bruger den ekstra rude til andet end
reklamebudskaber, fx til afsenderadressen, skal
du anvende en væsentlig mindre font og sætte et
stort ”X” over adressen
RUDEKONVOLUTTER, DER GÅR KLART IND HOS DIN
MODTAGER
TRYK GERNE ET REKLAMEBUDSKAB PÅ DIN
FORSENDELSE
• Vælg en rude, fx af materialet polystyren, så
adressen er let læselig
• Vælg en rude, der klæber til konvolutten, så den
fremstår jævn og glat uden refleks/genskin
• Skal der et kundenummer el. lign. med, så placer
det oven over eller øverst til venstre for adressen
• Vær opmærksom på at placere konvoluttens
indhold, så indholdet ikke kan forskubbes, og
adressen kun bliver delvis synlig gennem ruden
• Vil du have to ruder, placerer du en ekstra rude i
øverste venstre hjørne på forsiden, højere oppe
end ruden med modtageradressen
Dit logo, et reklamebudskab, billeder eller lignende
på for- og bagside kan skærpe opmærksomheden
på din forsendelse. Husk blot at placere det, så det
ikke kan forveksles med modtageradressen.
Vi anbefaler, at du undgår at påtrykke noget i
stregkodefeltet, da dette ved maskinel behandling
dækkes af en selvklæbende etiket med stregkoden.
Husk også at afsætte et felt på mindst 74 x 40 mm i
øverste højre hjørne til frankering.
26
HVIS DU VIL SENDE NOGET UDEN KONVOLUT
Det er nemt at sende kataloger, tidsskrifter og blade
m.v. uden konvolut, når blot dine forsendelser
• består af én enkelt del – fx, ét katalog eller ét blad
• er mindst i A5-format (210 x 148 mm)
• ikke er større end 45 x 30 x 3 cm
• frankeret med PP-påtryk eller maskinfrankering.
FORSENDELSER I PLASTFOLIE
Det kan være en fordel at foliere dine forsendelser
med plast, fx når du sender nyhedsbreve vedlagt
et brev. Følg nedenstående retningslinjer, så er du
sikker på, at din forsendelse når fin og hel frem til
modtageren.
Vælg en klar plastfolie af en kvalitet, så forsendelserne
let kan sorteres. Vi anbefaler: Polyethylen (LDPE) 2530 MY og CPP 25-30 MY.
Vær desuden opmærksom på følgende:
• Vælg en folie, der ikke udvikler statisk elektricitet
eller frembringer generende reflekser, fluorescens
eller fosforescens
• Vælg en folie uden høj friktion så stempelaftryk
kan anbringes holdbart
• Vælg en folie, der slutter tæt om indholdet, så det
ligger stabilt
• Anbring helst svejsningen på bagsiden, så den
ikke forstyrrer læsningen af adressen eller er i
vejen for påsætning af stregkodeetiketten
• Stregkoden påføres maskinelt en selvklæbende,
aftagelig etiket.
27
FLERE MULIGHEDER MED
POST DANMARK
OPDATERING AF DIN ADRESSEDATABASE VIA
FLYTTESTREGKODE
SIG FARVEL TIL BLANKETTERNE, OG FØLG DINE
ORDRER ON LINE MED POST DANMARK
Når du bruger Post Danmark, undgår du at bruge
kostbar tid på returnerede breve og at betale porto
en gang til. Elektronisk Flytteoplysning er en service,
hvor du en gang om ugen får en fil med de nye
adresser på e-mail, så du nemt og hurtigt kan
opdatere din egen database. Servicen kan benyttes
på alle maskinegnede standard- og storbreve til
Danmark og for alle frankeringsformer. Du skal bare
være tilmeldt ordningen og sætte den særlige flyttestregkode på dine breve.
Med Post Danmark Online kan du følge virksomhedens
ordrer minutiøst hele vejen fra start til slut, fra reservation og anmeldelse til indlevering og fakturering.
Hvis servicen skal omfatte flytninger på erhvervskunder, skal du være opmærksom på, at der kan være
en særlig pris for servicen.
Bestil stregkode og få mere information på
www.postdanmark.dk/brevstregkoder.
Helt gratis døgnet rundt kan din virksomhed fx
• oprette, ændre og se ordrer
• se fakturaer
• oprette og se reklamationer
• se kontaktpersoner
• se forbrugsdetaljer fra frankeringsmaskinen
• bestille brevstregkoder.
Læs mere på www.postdanmark.dk/online og se alle
fordelene i filmen ”Den sidste blanket”.
Post Danmark er altid parat til at hjælpe dig, hvis du
er i tvivl om noget i forbindelse med rabatter og muligheder for dine forsendelser. Ring til din salgskonsulent
eller til kundeservice på 70 11 12 30.
Post Danmark
Tietgensgade 37
1566 København V
Kundehåndbøger
Januar 2015
www.postdanmark.dk