Faglig formidling der virker
- skriv klart og forståeligt til borgere og politikere
SØHUSET KONFERENCECENTER I HØRSHOLM - ONSDAG D. 18. MARTS 2015
Venlighedsvej 10 – 2970 Hørsholm
Kommunens skriftlige kommunikation er uden tvivl blevet bedre, men der er stadig plads til forbedring.
Flere undersøgelser viser, at både borgere og politikere fortsat er utilfredse med, at sagsbehandlere og
embedsmænd skriver for indforstået og teknokratisk. Der bliver brugt for mange fagudtryk og fremmedord, skrevet for lange sætninger og balancen mellem juridisk holdbarhed og læserens behov mangler.
Det er et problem, når flere end hver femte kommunalpolitiker ikke forstår det materiale, de skal forholde sig til i deres politiske arbejde. Eller når hver fjerde lokalpolitiker fortæller, at de har truffet beslutninger uden at have forstået sagsfremstillingen. Begge dele ifølge landsdækkende analyser foretaget af DR.
Også den skriftlige kommunikation med borgerne halter: Statsrevisorerne konkluderer i en rapport fra
2014, at indviklet sprog i breve fra kommunen udfordrer retssikkerheden og koster dyrt i unødvendig
administration. Fejludfyldte ansøgningsskemaer og misforståede breve betyder, at sager skal genbehandles, eller at borgerne er nødt til at henvende sig personligt til kommunen. Problemet bliver ikke mindre
af, at kommunikationen med borgeren i stadig stigende grad bliver digitaliseret. Den nye kommunikationssituation stiller endnu højere krav til den skriftlige kommunikation.
Derfor skal der fokus på, hvordan kommunens medarbejdere skriver til borgere og politikere.
Vær med på en dag med inspiration og praktiske øvelser, der vil give dig input og redskaber til den
faglige formidling. Nogle af landets førende kommunikationsfolk vil dele ud af deres erfaringer og give
dig gode råd til dit arbejde med den skriftlige information. Du får også lejlighed til at møde dine kolleger
fra andre kommuner og se, hvordan de arbejder med den skriftlige kommunikation og faglige formidling.
Skriftlig information på læserens præmisser:
•
•
•
Hvad betyder den skriftlige information for borgeren og politikeren?
Hvordan bliver jeg bedre til at skrive - uden at gå på kompromis med faglighed og jura?
Hvordan arbejder de andre kommuner med skriftlig og elektronisk kommunikation?
Pris inkl. fuld forplejning, fagligt program 2.750 kr. plus moms.
Tilmelding senest den 18. februar 2015 via e-mail: [email protected].
Skriv venligst navn, kommune, afdeling, e-mail, telefonnummer og EAN-nummer.
Onsdag den 18. marts
8.30
Ankomst og servering af te, kaffe og morgenbrød
9.00
Velkomst og introduktion til kurset
Kommunikationsrådgiver Michael Harris, MCC
9.15
Den kommunikerende kommune
Kommunikationsforsker Helle Petersen, ph.d.
Den skriftlige information skal ses i et større perspektiv, hvis kommunen og den enkelte afdelings troværdighed skal være i top. Helle Petersen har igennem flere år forsket i både private og offentlige virksomheders kommunikation, og hvad der skal til for at gøre kommunikationen troværdig og effektiv.
Man skal kommunikere på borgerens præmisser, men samtidig skal der være en rød tråd og en sammenhæng mellem kommunens overordnede vision og værdier og så den konkrete kommunikation i breve,
pjecer, på hjemmesiden osv. Helle vil give et overblik over aktuelle udfordringer i ”den kommunikerende kommune”.
•
•
•
•
Et troværdigt omdømme starter indefra!
Hvad er overhovedet ’god kommunikation’ med borgerens øjne?
Hvordan laver vi en troværdig forventningsstyring?
Test: Hvordan står det til med troværdigheden i din kommune?
10.15
Pause
10.30
På læserens præmisser
v/Lektor i kommunikation og journalistik på RUC, Leif Becker Jensen
Vi er glade for at kunne præsentere en ekspert inden for faglig formidling. Leif Becker Jensen er måske
den mand i Danmark, der ved mest om, hvordan man bedst kommunikerer på læserens præmisser. I
oplægget sættes fokus på, hvordan man skriver klart og forståeligt - uden at det går ud over den faglige
og juridiske holdbarhed. Vi kommer også ind på de konflikter, der kan opstå i kommunikationen mellem
modstridende hensyn - og hvordan man tackler dem. Leif Becker Jensen inddrager undervejs eksempler
fra kursisternes egne tekster, og der bliver også tid til små skriveøvelser, så man kan afprøve teorierne i
praksis.
•
•
•
Hvordan planlægger man sin tekst?
Hvilke kommunikationsbarrierer skal overvindes internt og eksternt?
Hvordan gør man svært fagligt stof forståeligt?
Onsdag den 18. marts
12.00
Frokost
13.00
Gensidig inspiration og netværk
v/ alle kursusdeltagerne
Kursuslokalet omdannes til en ”mini-messe”, hvor man kan vise sine materialer frem og lade sig inspirere af hinandens arbejde. Få en snak med dine kolleger om, hvordan de arbejder med den skriftlige borgerinformation. Alle deltagere bedes medbringe eksempler på skriftlig borgerinformation.
13.45
Det gode formidlingssprog
v/Leif Becker Jensen, fortsat
Det gode formidlingssprog er enkelt, klart of forståeligt, men samtidig fagligt og juridisk holdbart. Med
inddragelse af eksempler fra kursisternes egne tekster ser vi på de træk, der gør sprog svært at læse og
forstå, og hvordan man undgår dem. Vi ser også på, hvordan man kan forbedre sine tekster ved at skrive
konkret og komme med eksempler.
•
•
•
Hvordan disponerer man sin tekst, så den hænger logisk sammen?
Hvordan målretter man sit sprog?
Hvilke sproglige faldgruber skal man undgå?
14.30
Kaffe, te og frugt
15.00
Det sproglige trekantsdrama
v/Leif Becker Jensen, fortsat
At formidle til borgerne kan ofte opleves som et trekantsdrama, fordi skribenten i sin tekst er splittet
mellem tre vigtige hensyn: For det første skal teksten være forståelig for borgeren, for det andet skal den
være faglig og juridisk holdbar, og for det tredje skal den tage hensyn til normerne i det administrative
og politiske system. Mange sproglige problemer i teksten skyldes konflikter mellem disse modstridende
hensyn.
•
•
•
Hvilke konflikter er typiske, når man skriver til borgerne?
Hvordan kan man løse dem?
Hvem har retten til at bestemme over teksten?
15.45
Opsamling og evaluering
16.00
Afslutning