Udbud Nyt intranet - Fra Intranet til digital

Udbud
Nyt intranet
- Fra Intranet til digital arbejdsplads -
Indhold
1. Udbudsbetingelser ............................................................................................................ 3 2. Kravspecifikation .............................................................................................................. 6 3. Forretningsscenarier ......................................................................................................... 6 3.1 Intranettet også på smartphone og tablets ...................................................................... 6 3.2 Nyheder ..................................................................................................................... 7 3.3 Brugervenlighed ..........................................................................................................8 3.4 Personalisering ............................................................................................................ 9 3.5 Workflow- understøttelse af arbejdsprocesser .................................................................. 9 3.6 Billeder og video ........................................................................................................ 10 3.7 Telefonbog ................................................................................................................ 10 3.8 Søgning.................................................................................................................... 11 3.9 Chat og tilgængelighed ............................................................................................... 11 3.10 Visning ................................................................................................................... 11 3.11 Integration med 3. parts systemer ............................................................................. 11 3.12 Samarbejde ............................................................................................................ 12 3.13 FAQ ....................................................................................................................... 13 4. Tekniske krav ................................................................................................................ 13 5. Andre krav .................................................................................................................... 13 Bilag 1 - Tilbudsliste ........................................................................................................... 15 Bilag 2 – Tro og Loveerklæring ............................................................................................ 16 Bilag 3 - Nøgletal ............................................................................................................... 17 Bilag 4 – Arbejdsklausul ...................................................................................................... 18 2 1. Udbudsbetingelser
Egedal Kommune ønsker at udvikle et nyt intranet, der under overskriften – Fra Intranet til digital arbejdsplads
– skal understøtte kommunens organisation i en højere grad af vidensdeling.
Kommunen forventer en kontraktsum under 500.000 kr. For at sikre gennemsigtighed og ligebehandling, har
kommunen dog valgt at gennemføre en proces, der svarer til principperne i tilbudslovens afsnit II.
Kommunen udvælger op til tre firmaer. De udvalgte firmaer skal udarbejde en præsentation, der viser den påtænkte opfyldelse af de krav, som kommunen anfører i dette materiale. Præsentationen fremsendes til kommunen, som derefter indkalder hvert enkelt firma til en dialog om den tilbudte løsning.
Med baggrund i dialogen får hvert af de udvalgte firmaer mulighed for at afgive et tilbud. De endelige tilbud
indgår herefter i kommunens tilbudsvurdering.
Som udgangspunkt ønsker kommunen løsningen udviklet i open-source. Første version af løsningen skal være
implementeret og i drift senest den 15. august 2015.
Annoncering
Udbudsmaterialet skal hentes på www.egedalkommune.dk, undersiden ”Indkøb og Udbud”. Her vil alle oplysninger vedrørende udbuddet blive offentliggjort. Dette gælder også berigtigelser, eventuelle spørgsmål til tilbudsgrundlaget og svarene herpå.
Kontaktpersoner
Spørgsmål vedrørende udbudsprocessen sendes skriftligt til [email protected] eller [email protected]
Frist for ansøgning om udvælgelse
Ansøgning om udvælgelse skal være kommunen i hænde senest den 17. april 2015 kl. 12.00. Ansøgninger
modtaget efter denne frist, et andet sted eller i en anden form end anført i dette udbudsmateriale, vil blive afvist. Ansøgningen skal sendes til:
Egedal Kommune
Dronning Dagsvej 200
3650 Ølstykke
Ansøgningen inklusiv dokumentation fremsendes til [email protected] mærket med ’Nyt Intranet’.
Dokumentation
Ansøgningen skal indeholde følgende dokumentation:
1.
2.
3.
4.
5.
Underskrevet tro og love erklæring, jf. Bilag 2
Underskrevet nøgletalsformular, jf. Bilag 3
Beskrivelse af ansøgers virksomhed (bør ikke fylde mere end 4 sider)
Referenceliste
CV’er for de konsulenter, der konkret tænkes anvendt til opgaven
Ovenstående krav til dokumentation er ufravigelige. Såfremt ansøgningen ikke indeholder dokumentationen, vil
den blive afvist.
Mindstekrav (udvælgelse)




Ansøger må ikke have gæld til det offentlige, der overstiger DKK 100.000, med mindre der er truffet aftale om afvikling af gælden
Ansøger skal have et positivt EBIT for seneste godkendte regnskab
Ansøgers senest godkendte årsregnskab må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold
for firmaets fortsatte drift eller indikerer, at almindelige nationale regnskabsregler og god regnskabsskik i øvrigt ikke er overholdt
Ansøger skal råde over en organisation, som skønnes egnet til gennemførelse af den udbudte opgave
Mindstekravene er ufravigelige. Såfremt ét eller flere af disse ikke er opfyldt, vil ansøgningen blive afvist.
3 Underleverandører
Såfremt ansøgningen er baseret på underleverandører, skal dette fremgå af ansøgningen. Sammen med ansøgningen skal eventuelle underleverandører fremsende den ønskede dokumentation jvf. ovenfor.
Endvidere skal én for underleverandøren tegningsberettiget person underskrive en erklæring om, at ansøgeren
kan råde over de af underleverandørens ressourcer, som tænkes anvendt til opgaven. Erklæringen skal vedlægges ansøgningen.
Den valgte leverandør hæfter for sin underleverandør på samme måde, som for sig selv.
Udvælgelse
Kommunen udvælger op til tre firmaer. Udvælgelsen sker på baggrund af den fremsendte dokumentation, hvor
kommunen lægger vægt på de cv’er, der tænkes anvendt til opgaven og ansøgers referencer for ligende opgaver udført indenfor de seneste 12 måneder.
Indhold i præsentation
Tilbudsgiver skal vedlægges en skriftlig præsentation af den løsning, som umiddelbart kan tilbydes. Præsentationen skal være kortfattet og indeholde en beskrivelse af følgende:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Hvilke målsætninger og krav, jvf. afsnit 3, 4 og 5, opfyldes allerede i ansøgers standardprodukt, og hvilke
kræver eventuelt tilkøb eller videreudvikling. Giv gerne konkrete eksempler på løsninger fra andre kunder i
form af URL´er eller screendumps
Vil opfyldelsen af målsætninger og krav kræve ekstraordinære hensyn i forbindelse med implementeringen?
Beskrivelse af krav til hardware og software for server og klient
Rammerne og målsætningen for projektet: Hvordan vil I sikre, at det opfyldes?
Dokumentation for at I opfylder kravene
Vedlæg overslag på timer og pris for jeres løsning
Vedlæg projektplan for jeres del af projektet samt samarbejdsflader med Egedal Kommune
Estimat over kommunens ressourceforbrug forbundet med projektet
Ansøgning og præsentation, samt al kommunikation i aftaleperioden skal ske på dansk.
Honorar
Der ydes ikke godtgørelse for deltagelse i processen. Egedal Kommune er ikke ansvarlig for omkostninger, som
tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgning, præsentation, tilbud m.m..
Alternative bud og delbud
Der kan ikke afgives alternative bud eller delbud.
Forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af ansøgningen med specifikation af forbeholdet og med angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet har økonomisk betydning. Som udgangspunkt bør tilbudsgiver afstå fra at tage forbehold. Kommunen vil prissætte alle forbehold ud fra markedskendskab.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kommunen er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt.
Såfremt kommunen modtager en begæring om aktindsigt i udbuddet, vil den enkelte tilbudsgiver blive opfordret til at fremsende skriftlig argumentation for eventuelle oplysninger og/eller dokumenter i deres tilbud, som
efter tilbudsgivers opfattelse skal undtages aktindsigt, jf. offentlighedsloven.
Det skal understreges, at tilbudsgivers argumentation i sig selv ikke medfører undtagelse af oplysningerne.
Kommunen vil således vurdere de konkrete begrundelser og herefter træffe afgørelse. Såfremt kommunen ikke
modtager en sådan argumentation, vil tilbuddet i sin helhed blive udleveret med mindre kommunen vurderer,
at enkelte oplysninger og eller dokumenter skal undtages.
Kontraktgrundlag
Kontraktgrundlaget udarbejdes i dialogfasen og vil derfor efterfølgende blive lagt til grund for den endelige tilbudsgivning. Kommunen betinger sig fuld og uindskrænket brugsret til de komponenter, som leverandøren tilbyder/udvikler under kontrakten.
4 Kommunen anvender en arbejdsklausul for alle kontraktforhold. Klausulen er vedlagt som bilag 4, og skal accepteres af ansøger, som en forudsætning for indgåelse af kontrakt.
Kontakten mellem kommunen og udvalgte ansøgere
Spørgsmål til indhold og udformning af præsentationen skal stilles skriftligt til [email protected].
Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Det er derfor
vigtigt, at tilbudsgiver frem til tilbudsfristen løbende åbner hjemmesiden og kontrollerer, om der er afgivet svar
på spørgsmål eller offentliggjort berigtigelser.
Præsentation af tilbud
Hver tilbudsgiver får 1½ time til præsentationen. Præsentationen finder sted på Egedal Rådhus. I forbindelse
med præsentationen gennemføres en dialog, som tilbudsgiver skal lægge til grund for det endelige tilbud. Hvis
dialogen giver behov for yderligere præsentation, kan der afholdes et ekstra dialogmøde.
Tilbudsvurdering
Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet ud fra følgende prioriterede delkriterier:
1.
2.
3.
Pris
Funktionalitet
Kvalitet
I vurderingen af ”Pris” indgår tilbudsgivers samlede vederlag samt kommunens forventede transaktionsomkostninger, forstået som del ressourcer kommunen skal allokere til projektet. I vurderingen af ”Funktionalitet”
indgår kommunens vurdering af de foreslåede løsninger på kravene i afsnit 3 og 4. I vurderingen af ”Kvalitet”
indgår kommunens vurdering af den samlede præsentation, og tilbudsgiver forståelse af kommunens behov
forbundet med det nye intranet.
Tidsplan
Kommunen har opstillet en forventet tidsplan for processen. Det skal understreges, at planen kan forrykkes.
Aktivitet
Offentliggørelse
Frist for ansøgning om udvælgelse
Udvælgelse meddeles
Frist for fremsendelse af præsentation
1. dialogmøde
2. dialogmøde (eventuelt)
Frist for afgivelse af endeligt tilbud
Tildeling af kontrakt
Kontraktafklaring
Kontraktstart
Dato
26. marts
17. april
22. april
4. maj
11. maj
18. maj
22. maj
27. maj
Uge 23
8. juni
5 2. Kravspecifikation
Egedal Kommune ønsker på sigt at etablere digitale arbejdspladser, som lever op til de behov, som medarbejdere og ledere har for intern kommunikation, samarbejde og selvbetjening. Dette projekt anses som første milepæl i retningen mod en digital arbejdsplads.
Dette dokument er et oplæg til dialog om de krav og ønsker, som kommunen har. Vi har valgt en form, hvor vi
i et indledende afsnit gør rede for rammerne og målsætningerne for det ny intranet. Efterfølgende gennemgår
vi en række forretningsscenarier, som er vigtige for vores valg af et kommende system og samarbejdspartner.
Derefter oplistes en række tekniske krav og en række generelle krav. Dokumentet indeholder også formalia om
vores forventninger til svarmaterialet og den videre dialog med jer som leverandør samt tidsfrister og kontaktoplysninger.
Formål med løsningen
Egedal Kommunes intranet skal udvikle sig henimod en digital arbejdsplads, som skal understøtte effektive arbejdsgange, give overblik og let adgang til information og viden.
•
•
•
•
•
Intranettet skal understøtte digitalisering af flest muligt interne arbejdsgange, enten i selve intranetsystemet eller ved at bygge bro mellem kommunens systemer og programmer
Intranettet skal understøtte projekter, afdelinger, tværgående netværk via samarbejdsrum, der understøtter medarbejderne med at samarbejde om projekter og arbejdsopgaver – enten indenfor en organisatorisk
enhed eller på tværs af organisatoriske enheder.
Intranettet skal være den primære digitale informationskanal til formidling af nyheder, viden og redskaber
Intranettet er et samlende medium for alle ansatte i Egedal Kommune, der også formidler arbejdspladsens
værdier, ledelsesgrundlag, mål og tilbud
Intranettet tilbyder let adgang til overblik via søgning, adgang via mobile enheder og nærhed til eget arbejde via personaliserede forsider.
Fire overordnede principper
Intranettet er organiseret efter fire overordnede principper:
•
•
•
•
Tæt på den enkelte medarbejder – udgangspunkt i brugerens behov
Let adgang til intranettet for alle
Lederne som en særlig målgruppe
Tæt sammenhæng mellem intranet og kommunernes it-systemer og programmer
Hvad betyder det for teknikken?
Vi er derfor på udkig efter et enterprise-system/portalværktøj og ikke et CMS system. Vi ønsker, at de fleste informationer, data, dokumenter, filer mm. ligger i fagsystemer, ESDH-system og kommunens drev, men kan vises og søges på intranettet. Vi ønsker også, at der skal kunne redigeres i dokumenter, men forestiller os, at
dette måske først kan ske i en senere fase.
Vi forestiller os, at det kommende system primært skal bestå af intranet-”infrastruktur/teknik”, menustruktur,
præsentationssider, nyhedssider, samarbejds/projektrum, FAQ, debatforum/diskussionsforum og chat.
3. Forretningsscenarier
For hvert scenarie bedes tilbuddet beskrive, hvordan jeres løsning vil imødekomme scenarierne. Vedlæg meget
gerne screen dumps med eksempler - gerne fra andre kunder.
3.1 Intranettet også på smartphone og tablets
Det er afgørende for Egedal Kommune, at alle kommunens 3758 medarbejdere kan få adgang til intranettet, og
det skal derfor kunne tilgås fra både pc, tablets og smartphones.
Vi forestiller os, at der kan være forskellige udgaver af intranettet afhængig af hvilken device, man tilgår det
fra. I første version kan det være, at vi vil vise nyheder, opslagstavle, telefonbog, samt søgning. Hvis søgeresultaterne er et dokument fra et drev eller et fagsystem, vil man være nødt til at bruge desktopversionen. Men i
en senere version skal det være muligt at have tilgang til visning af de samme informationer og data som på
dekstop versionen. I brugerscenarierne har vi tænkt frem som i en senere version, hvor der er tilgang til det
hele.
6 Desuden vurderer vi at på smartphones, kan intranettet med tilgås som en app (læs hvorfor under afsnit 3.6).
På tablets tænker vi, at brugeren kan vælge mellem en desktop og en app version af intranettet (den sidste er
den samme som den på telefonen rent indholdsmæssigt).
Scenarie 1 - Adgang til kritisk information når som helst og hvor som helst
Gitte er SOSU-medhjælper på Skelhøj. Hun arbejder både dag- og nattevagter, og vagtplanerne har det med at
ændre sig, f.eks. grundet sygdom. Gitte synes derfor, at det er alletiders, at hun kan slå den altid opdaterede
vagtplan og afdelingens kalender op på sin iPad. Uanset hvor hun er, kan hun f.eks. byde ind med en ekstra
vagt, hvis hun har tid på en fridag og der er mange syge kolleger på afdelingen. Tidligere gik der ofte masser af
tid med at ringe forbi hinanden, aflytte beskeder osv.
Scenarie 2 – Redigere i dokumenter på iPad
Mira er lærer på Toftehøjskolen og har lige fundet et filmklip på YouTube, der kan bruges i 0.klasse til temaet
om superhelte. Hun kopierer linket, åbner intranettet, går op under mine links, finder sin PowerPoint præsentation fra i går og sætter linket ind. Bagefter gemmer hun præsentationen, så den er klar til brug i undervisningen.
Scenarie 3 – Fleksibilitet og BYOD
Lars er leder af Digitalisering og Effektivisering og synes, at mange arbejdsopgaver kan løses hurtigere på hans
Mac og i en moderne browser. Derfor har det tit ærgret ham, at han ikke kan bruge sit eget hardware derhjemme til at løse de samme opgaver hurtigere med. Med det nye intranet kan han nu bruge sin Mac og Google
Chrome-browser til at redigere sin PowerPoint præsentation med.
3.2 Nyheder
Eksterne nyheder
På intranettet skal der også kunne vises nyheder fra eksterne websites, eks. som RSS feeds eller adviseringer.
Disse adviseringer kan være fra eksterne foraer, som eks. KL´s dialogportal.
Interne nyheder
Topnyheder:
Ved oprettelse af en nyhed, skal man kunne vælge om nyheden skal være en ”Topnyhed”. Bliver nyheden valgt
som dette, skal den vises øverst i nyhedsvisningen før andre nyheder (eksempelvis øverst i en listning eller
fremhævet). Det skal være muligt at have flere topnyheder på samme tid. En topnyhed skal nemt kunne fjernes eller automatisk skifte status til almindelig nyhed.
Topnyheder administreres som udgangspunkt centralt og skal kunne ses af alle medarbejdere i kommunen.
Topnyheder kan også være lokale nyheder. Det skal være muligt at til- eller fravælge, om en lokal redaktør skal
have adgang til at oprette/administrere topnyheder.
Fælles nyheder:
Fælles nyheder administreres som udgangspunkt centralt og skal kunne ses af alle medarbejdere i kommunen.
Det skal være muligt at til- eller fravælge, om en lokal redaktør skal have adgang til at oprette/administrere
fælles nyheder.
Lokale nyheder:
Lokale nyheder administreres lokalt og skal som standard vises på den enkelte organisatoriske enheds side og
på forsiden af intranettet for de medarbejdere, der hører til denne enhed. Men medarbejdere fra andre enheder
skal kunne abonnere på disse lokale nyheder.
Lokale nyheder skal kunne skrives af alle medarbejdere tilknyttet den enkelte organisatoriske enhed. Lokale
nyheder skal også kunne bruges i eksempelvis projektrum, tværgående fagforaer, personaleforening mm.
Opslagstavlen:
Opslag på opslagstavlen skal kunne laves af alle medarbejdere og fra nåde pc, tablet og smartphone. De vil
som udgangspunkt vises til medarbejdere ved den enkelte afdeling/lokation. Der skal bare indtastes en overskrift og en kort tekst og så tryk på ”Slå op”.
Nyhedsite:
På intranettet skal alle slags nyheder og opslag løbende samles på et tværgående Nyhedssite, dog undtaget de
nyheder, der er fortrolige.
7 Kravene til nyhedssidetyperne (pånær opslagstavlen)
Vi har behov for at man kan:






oprette nyheder i en forholdsvis enkel arbejdsgang
vise nyheder til specifikke målgrupper i organisationen – f.eks. en personalegruppe eller en projektgruppe.
Disse grupper kan ”tages” fra AD eller være grupper, der oprettes på intranettet
lave nyheder, som kun kan ses af en bestemt gruppe
planlægge en nyhed til udgivelse på et bestemt tidspunkt, og hvornår den skal skjules/tages ned
fjerne/afpublicere nyheder
tagge nyheden med metadata. Disse metadata skal også kunne sættes ind i nyheden til at beskrive nyheden i stikordsform – og være klikbare. Metadataene skal kunne anvendes som filtre.
Desuden skal det være muligt, at nyheder fra flere forskellige enheder, projekter, samarbejdsrum mm vises i
en og samme nyhedsmodul. Dvs. at man kan oprette flere nyhedsmoduler i intranetstrukturen, hvor udvalgte
nyheder præsenteres sammen. Det kunne eks. være i Center for Skole og Dagtilbud, hvor der på en forside for
alle skolerne vises nyheder fra alle skolerne.
Nyhedsmodulet skal også kunne basere sig på informationer fra brugerprofilen, så den f.eks. præsenterer brugeren for nyheder fra en given organisatorisk enhed, hvor denne er defineret på brugerens profil.
Som bruger skal det være muligt at:

se nyheder som er målrettet den organisatoriske enhed

kommentere en nyhed

få nyhederne vist på forsiden eller Min Side, uagtet at de er oprettet på andre sites i intranet hierarkiet.
Scenarie 4 - Målrettet information og nyheder
Mette arbejder som hjemmehjælper i Stenløse distriktet, hun har ikke før brugt intranettet så meget, da det
har taget lang tid at åbne og fordi startsiden ofte var fyldt med nyheder, informationer og andet som ikke havde noget med hendes arbejdsområde at gøre.
Mette synes, at startsiden på det nye intranet virker meget mere relevant. Det har stadig en del overordnede
kommune-nyheder, men der er meget mere lokal information og nyheder målrettet hende.
Scenarie 5 – Oprette nyheder på mobilen
Leif er håndværker på Materielgården og vil gerne informere sine kollegaer på Materielgården om, at han er
blevet morfar og derfor giver basser i personalestuen. Han åbner sin mobiltelefon, klikker på intranettet, klikker
på ”Opret opslag”, skriver overskrift ”Basser – er blevet morfar” og en kort tekst: ”Kom og fejr, at jeg er blevet
morfar til den dejligste dreng på 51 cm og 4100 g. Vi mødes i personalestuen kl.15 ikk? Leif” og så trykker han
på ”Slå op”. Derefter kan alle hans kollegaer se opslaget på opslagstavlen på deres smartphone.
Scenarie 6 – Eksterne nyheder
Vera er teamleder i Jobcentret og vil gerne holde sig opdateret, om hvad der sker af nye tiltag indenfor beskæftigelsesområdet, så hun har derfor fået et nyhedsmodul på sin intranetforside, hvor der kommer nyheder fra
både Danske kommuner, KL og Erhvervs- og Beskæftigelsesministeriet.
Scenarie 7 - Breaking news
Niels er nyhedsredaktør fra HR & Kommunikation, og han bruger højst en gang om måneden en særlig nyhedstjeneste – breaking news. Denne slags nyheder kommer i en kort version op på ens skærm, og man skal klikke
den væk for at kunne arbejde igen – på tablet og smartphones, kunne det komme op a la en kalenderreminder.
3.3 Brugervenlighed
Brugervenlighed er et nøgleord for design og IA. Intranettet skal være let og intuitivt at anvende, uanset om
det sker via pc, tablet eller smartphone.
Det nye intranet skal være let at bruge for både dem, der skal finde information, udfylde en formular mm. samt
nemt for dem, der skal redigere og præsentere information på præsentationssider.
For at brugerne benytter intranetløsningen er det vigtigt, at de er trygge ved og kan forstå den teknologiske
løsning. Det skal være simpelt og intuitivt at bruge. Det gør vi bl.a. ved at udvikle en informationsarkitektur og
et design, der gør det let for medarbejderen at finde information og selv redigere på siden.
Der skal være en ensartet måde, hvorpå siderne er bygget op, så medarbejderne nemt kan finde det de skal
bruge, eks. kalender, dokumenter, nyheder, ansvarlige, tidsplaner mm.
8 Brugervenlighed handler også om at forstå hvem brugerne er og tage højde for dette. Her vil personaliseringen
(se næste afsnit) være med til, at indholdet i højere grad er relevant for den enkelte, og der er mindre indhold
at skulle finde rundt i.
Scenarie 8 – Nemt at finde rundt
Michael er SOSU-assistent på bostedet Søvænge, bruger internettet hver dag i sin fritid, så han er glad for, at
intranettet ligner en almindelig hjemmeside, bortset fra, at der er mere information, men det gør ikke noget,
for han bruger forsiden hver dag og har selv rykket lidt på tingene og skiftet ud ift., hvad han har brug for.
Scenarie 9 – Nemt at ændre i sin sideopsætning
Inge er lige blevet ansat som sekretær på Balsmoseskolen og skal gå i gang med at tilrette sin intranetforside.
Den er allerede klar til hende, men Inge tænker, at hun gerne vil flytte rundt på ”kasserne” og gøre mere plads
til nyheder fra de andre skoler.
Scenarie 10 – Hurtigt og nemt at ændre i Min side
Peter er ny medarbejder og Poul har fået nye ansvarsområder. De har begge brug for hurtigt, nemt og intuitivt
at kunne tilgå telefonbogen, så de kan redigere i telefonbogens beskrivelse af deres personlige arbejdsområder.
Scenarie 11 - Nemt og overskueligt at oprette og redigere sider på intranettet
Ulla er intranetredaktør og skal tit oprette en ny side på intranettet, men det er heldigvis ret nemt. Der er en
standardside, som dækker de fleste afdelinger, projekters behov – men hvis der skal tilføjes andre muligheder
er det nemt at vælge ”moduler” til, som nemt kan hente data, lister af dokumenter, RSS feed, kalendre mm.
ind. Og hvis siden skal vises et andet sted end først placeret, så kan Ulla bare åbne siden og vælge et andet
sted i informationsarkitekturen, den skal vises.
Ulla opdaterer mange sider, men hun kan nemt finde dem, da hun kun ser de sider listet, som hun selv redigerer og vedligeholder. Her kan hun også se, hvornår der er sidst er blevet redigeret på siden.
Scenarie 12 – Vedligeholdelse af sider
Når Ulla har oprettet en side på intranettet, får hun automatisk en mail efter 6. måneder, hvor hun bliver bedt
om tage stilling til, om indholdet stadig er relevant, eller om det skal opdateres/slettes. Hvis Ulla ikke fornyr siden, vil den blive arkiveret efter en måned.
3.4 Personalisering
Personalisering af indhold og præsentation er centralt for det ny intranet, så det både bliver mere overskueligt,
men også mere relevant for medarbejderne.
Scenarie 13 – Personaliseret visning
Merete er hjemmehjælper i Stenløse distriktet og er især begejstret for at intranettet kan huske hende, hver
gang hun går ind i systemet. Hun behøver ikke logge på intranettet, da systemet kender hende, og derfor automatisk giver hende de rigtige brugerrettigheder.
Merete lægger arbejdsplaner på intranettet og sørger for, at de kun kan ses af hendes egen afdeling. Hun har
nemlig lagt dem i et lukket grupperum, som hun selv har oprettet – hvilket var ret nemt, da hun bare skulle
vælge byggeblokke fra en liste.
Samtidig kan Meretes gode kollega, som sidder og arbejder hjemmefra automatisk se, at der er kommet en ny
arbejdsplan. Hendes startside på intranettet er nemlig tilpasset hendes brugerrettigheder og placering. Hun kan
dermed se både tværgående, lokale og egne informationer på samme skærmbillede. Muligheden for selv at tilvælge relevante links til listen “Mine links” har også været med til at gøre forsiden mere relevant for hende.
Scenarie 14 – Tilpasset forsiden, så den passer til lige den medarbejders arbejde
Mona fra det administrative team i Borgerservice bruger intranettet meget, fordi hun har ændret opsætningen
på sin forside meget, så den passer til de arbejdsopgaver og projekter, hun er med i. Inde i ”Butikken” kan Mona se, hvilke systemer og projekter, hun kan få nyheder og adviseringer fra.
3.5 Workflow- understøttelse af arbejdsprocesser
På det ny intranet skal det også være muligt at kunne understøtte arbejdsprocesser, der eksempelvis går på
tværs af organisationen, eller som ikke i dag er digitalt understøttet samt mulighed for at udfylde skemaer
(formularer).
I workflow-funktionaliteten forestiller vi os bl.a., en generisk formular, som administratorerne på intranettet
selv kan justere og rette til med nye felter, så der kan laves mange forskellige formularer.
9 Scenarie 15 – Proces: Ansættelse af medarbejdere
Peter er leder i Center for Kultur, Plan og Erhverv. Han synes, at det er en stor lettelse, at når han skal ansætte
en ny medarbejder, så følger han bare trin for trin på intranettet, ligesom når han skal bestille en rejse på internettet. For hvert trin bliver oplysninger sendt til den rette modtager elektronisk eller direkte ind i et itsystem.
Scenarie 16 – Forplejning til møder og arrangementer
Vivi er borgmestersekretær og synes, det er blevet så nemt og hurtig at bestille forplejning til møder. Når hun
skal bestille, ved formularen allerede, hvem hun er, hvilken afdeling hun sidder i samt det EAN-nummer, der er
tilknyttet afdelingen, og den kan huske hvad hun sidst bestilte.
3.6 Billeder og video
Billeder og videoer vil være en central faktor på kommunens nye intranet, så det skal derfor være super nemt
at uploade billeder og videoer.
Vi forestiller os, at medarbejderne vil kunne bruge tablets og smartphones til at tage billeder og optage korte
videoer med og så nemt uploade til intranettet direkte på tabletten eller smartphonen.
Scenarie 17 - Billedhåndtering
Poul har taget en række billeder til et socialt arrangement for 7.c på Lærkeskolen. Han tilføjer nemt billederne
fra arrangementet via sin smartphone, og billederne bliver gemt i billedarkivet. Senere på året vil en af hans
kollegaer genbruge et af billederne og finder dem alle nemt i arkivet uden at skulle se flere tusind filer igennem. Poul vælger også at bruge funktionen ”Del dit billede”, så det bedste billede bliver vist på forsiden af intranettet.
Scenarie 18 - Videonyheder
Tove er nyhedsredaktør, og hun er ude til åbningen af en ny cykelsti. Her optager hun en kort video af åbningsceremonien og viser noget af stien. Derefter kan hun direkte fra sin smartphone uploade videoen som en nyhed. Når Tove uploader videoen, tagges videoen automatisk med hendes navn, afdeling, dato og lokation.
Scenarie 19 - Brug af QR-kode
Randi er afdelingsleder i Jobcenteret og er for første gang i mødelokalet M1.9, hun skal holde et afdelingsmøde
og vise en video fra intranettet, men har ikke før prøvet at skulle have lyd på. Skal det så gå over pc´en eller
skærmen på væggen? Randi tager sin smartphone, åbner intranettet, scanner QR-koden på væggen ved siden
af skærmen og kan så på en videovejledning se, hvad hun skal gøre. 2 minutter efter begynder medarbejdere
at komme, og alt er klar.
3.7 Telefonbog
Telefonbogen skal være meget mere end telefonnumre. Hver medarbejder skal have et stamkort/Min side med
en række oplysninger. Disse data skal kunne komme fra andre systemer og kunne eksporteres til andre systemer. Eks. skal telefonbogen hente oplysninger fra kommunens AD, billedet på stamkortet skal kunne hentes
fra kommunens system til adgangskort.
Derudover skal det være muligt for den enkelte medarbejder at tilføje sin profil yderligere oplysninger. Det skal
også være muligt at oprette stamkort for brugere udenfor AD, da ikke alle medarbejdere er oprettet her.
På sigt skal telefonbogen kunne hente organisationsdata fra den fællesoffentlige løsning (støttesystemer), som
udbydes ifm. Monopolbrudsprogrammet.
Scenarie 20 - Find kollegaer
Vibeke arbejder som ergoterapeut i den Tværfaglige Myndighed. Hun sidder derfor ikke ved sin pc det meste af
dagen, men er på vej fra patient til patient og har ofte ikke meget tid mellem besøgene og heller ikke meget tid
sidst på dagen. Hun skal alligevel nå at følge op på en del i forbindelse med de forskellige besøg og koordinere
kontakt med andre relevante fagpersoner.
Det har derfor gjort Vibekes arbejdsdag en del lettere, at hun kan tilgå Telefonbogen på intranettet fra sin
smartphone, og at den nye telefonbog i modsætning til den gamle også har kompetencer på kollegerne i hele
kommunen under hver medarbejders profilside. Vibeke søger nemlig jævnligt på kompetencer for at finde den
rigtige kollega.
Vibeke bruger meget afdelingsoversigterne i telefonbogen, når hun ved, hvilken afdeling, der er ansvarlig, men
ikke hvem det præcist er, der sidder med et bestemt område.
10 Scenarie 21 – Find ansvarlige
Judith arbejder i Personaleafdelingen og overvejer at lave e-learning omkring afholdelse af sygefraværssamtaler, mon der er nogen i kommunen, der har erfaring med e-learning i kommunen? Hun søger derfor i telefonbogen på e-learning og håber, at der er en kollega, som har denne erfaring.
3.8 Søgning
En velfungerende søgning med personaliserede og kategori-opdelte søgeresultater er afgørende for et stærkt
intranet.
Scenarie 22 – Søgning på tværs af systemer
Anders er centerchef og sparer meget tid med den nye søgefunktion. Han skal finde et referat fra et møde og
nu taster han bare mødedato og navnet på projektet, så søger søgefunktionen gennem hans mails, drev og så
kommunens ESDH system.
Scenarie 23 – Brugervenlighed i søgefunktionen
Birthe er projektleder i Center for Administrativ Service og skal finde ud af, hvor hun får befordringsgodtgørelse
og anvender søgefunktionen. Når hun begynder at taste, kommer der forslag op. Søgeresultaterne filteres efter
type (fx dokument, nyhed, formular, mail, fotos, fagsystem) og kan sorteres efter mest søgte, dato, så man
nemt kan få et overblik og finde det, man søger. Hvis Birthe havde brugt jeg et andet ord, fx kørselsgodtgørelse, vil det også give også et brugbart resultat.
Hvis søgeresultatet =0 træder, er der en ”mente du…” funktion, som træder i kraft.
3.9 Chat og tilgængelighed
I forbindelse med intranettet ønskes en chatfunktion og en grafisk tilstedeværelsesindikator. Man skal selv kunne ændre den, eks. ”optaget”, ”til møde”, ”gået hjem”. Ønskeligt, hvis chatsamtalerne kan gemmes.
Brugere skal gerne kunne skifte mellem enheder, som de vælger, baseret på deres behov – velkendt og ensartet brugeroplevelse på tværs af pc, telefon, browser og tabletter.
3.10 Visning
Det skal være let at vise dokumenter og informationer fra tredjepartsløsninger og kommunens fagsystemer. I
en senere fase, vil vi også gerne kunne redigere i dokumenter fra drev uden at skulle åbne MS Office pakken.
Jo flere fagsystemer, der kan søges i samt sende adviseringer fra jo bedre.
Visning og sammenhæng til dokumenter på kommunens drev
Vi ønsker indholdsstyring og –visning af dokumenter fra drevene, herunder at de AD-baserede rettigheder gennemsyrer den samlede løsning. Så beskyttet indhold forbliver beskyttet, og at de rigtige medarbejdere har adgang til de rigtige informationer. Rettigheder må gerne kunne gives på alle niveauer, fra et helt drev til dokumentniveau. Vi forestiller os, at dokumenthåndteringen også indeholder:
•
•
•
•
•
•
en intuitiv webbrugergrænseflade, der samler alle trådene og giver brugeren et overblik
søgemuligheder
dokumentkort, journalisering
en stifinder, der spejler drev-strukturen med sager og mapper
integration til Office-programmer
integration til Outlook, så det er nemt at gemme mails på sager
3.11 Integration med 3. parts systemer
Generelt ønsker vi med tiden integration til så mange systemer som muligt, men i første omgang har vi udvalgt
dem, som rigtig mange medarbejdere bruger eller søger informationer fra/i.
Acadre – kommunens ESDH system
I Acadre ligger der megen information, som skal kunne søges frem og vises.
Kalender
For at skabe større synlighed omkring møder, begivenheder og deadlines i organisationen ønskes mulighed for
visning af kalendere på intranettet. Det skal også være muligt at oprette kalendere direkte på intranettet, eksempelvis i et projektrum. Man skal også have mulighed for at importere begivenheder fra intranettets kalender
til egen Outlook.
11 KOMLIS
Vi vil gerne kunne vise ledelsesrapporter og statistikker fra ledelsesinformationssystemet, KOMLIS.
Silkeborg Data
Mange af medarbejdere i kommunen skal indtaste oplysninger i kommunens personalesystem, og dette system
giver også en række oversigter og informationer, så derfor ønsker vi en integration til dette system.
Det ville eksempelvis kunne vise på en leders side en et overblik over afdelingens/institutionens samlede sygefravær i % til d.d samt se hvilke medarbejdere, der er sygemeldt den pågældende dag, og hvor mange dage de
har været syge.
Skoleintra
For at sikre at skoleledere, lærere og pædagoger nemt får adgang til information på kommunens intranet, ønskes en integration til Skoleintra. For lærerne er SkoleIntra som deres primære intranet, men de skal have mulighed for at få adgang til kommunens intranet direkte fra SkoleIntra uden at skulle logge på igen. Desuden
skal det være muligt, at kommunens intranet kan pushe beskeder / overskrifter med link til artikler m.v. direkte ud i SkoleIntra.
Børneintra
Børneintra er daginstitutionernes intranet og ekstranet til forældrene, så det er som med Skoleintra – at det er
daginstitutionernes primære intranet, og der ønskes direkte adgang til kommunens intranet uden sign-on samt
nyheder fra kommunen ind på Børneintra.
Prisme
Fra Prisme kan der hentes en række data og rapporter, og der vil eksempelvis også kunne vises adviseringer på
medarbejdernes forsider.
Octoportal
I kommunens projektportal er en række af kommunens centrale projekter forankret rent digitalt, og hensigten
er, at alle projekter, der ønsker det, kan bruge dette værktøj, det vil der for være givtigt at kunne hente informationer og adviseringer herfra.
Synchroniser
Synchroniser er et opgavestyringssystem, der anvendes af kommunens Matrielgård og Center for Teknik og Miljø. Systemet giver oplysninger om opgavestatus mv.
3.12 Samarbejde
Intranettet skal ved hjælp af bl.a. samarbejds/projektrum hjælpe medarbejderne og lederne med at koordinere
og samarbejde på tværs af organisationen samt i afdelinger, centre og projekter.
I den åbne gruppe kan medlemmerne frit melde sig ind og ud, men i den lukkede gruppe er det gruppens administrator, som inviterer nye medlemmer. Den skjulte arbejdsgruppe fungerer som en lukket gruppe med den
undtagelse, at den ikke optræder i søgninger. Medlemmerne i en arbejdsgruppe kan benytte en række værktøjer til at facilitere samarbejdet:
Nyhedstavle
Her oprettes oplæg, som det kendes fra blandt andet Facebook, med mulighed for at kommentere og henvise til
filer og aktiviteter i gruppen. Opslag på opslagstavlen vises i medlemmernes nyhedsstrøm på forsiden. Nogle
typer oplæg vil blive genereret automatisk ved f.eks. indmeldelse af et nyt medlem eller ved medlemmers aktivitet i gruppen. På nyhedstavlen vil der også kunne opslås egentlige nyheder.
Diskussionsforum
Ikke kun i samarbejdssites skal der være et diskussionsforum, men på hele intranettet. Men i samarbejdsrum
kan de i høj grad anvendes til egentlige debatter og til afklaring.
Aktiviteter
Gruppen kan arrangere fælles aktiviteter som f.eks. møder, uden at der er brug for, at alle medlemmer har en
MS Outlook konto til rådighed.
Scenarie 24 - Afdelingssite
Økonomiafdelingen er en stor afdeling og har mange opgaver med deadlines for hele organisationen, så de
bruger deres lukkede afdelingssite til at informere hinanden, få adviseringer om evt. ændringer i tidsplaner,
styring af versioner af filer og til generelt at få et overblik over igangværende processer og projekter.
12 Scenarie 25 - Netværkssite
Udviklingsnetværket i kommunen har deres eget område på intranettet, som bruges som et samlingssted mellem de 4 årlige møder til videndeling, informationer, fildeling og temabaserede diskussioner.
Alle har adgang til sitet, så de kan gøre brug af informationerne, filerne mmm., men også vurdere, o det er noget for dem eller deres medarbejder at være med i.
Scenarie 26 - Projektsite
Parat til fremtiden er et program, som får betydning for hele organisationen, og programmet har derfor brug for
et site, hvor de kan give et samlet overblik over hvad programmet går ud på, hvilke projekter som er med i
programmet, status og hvad der kommer til at ske. Mange ledere og medarbejdere på tværs af kommunen er
også med i projektgrupper, referencegrupper, styregrupper mm., og programmet bruger derfor også deres site
til styring af versioner af filer, få overblik over tidsplaner, få adviseringer om ændringer i tidsplaner mm.
3.13 FAQ
På intranettet ønsker vi en FAQ, som bl.a. via tags kan vises i forskellige sammenhænge, eks. i et projekt, et
center, FAQ om projekter.
Vi forstiller os, at FAQ’ en skal være en bestemt sidetype og have nogle forudbestemte felter og mulighed for at
fastsætte et bestemt antal tegn i tekstfelterne (overskrift og svartekst). Det skal desuden være muligt at indsætte links, billeder og videoer.
4. Tekniske krav
I forretningsscenarierne i afsnit 3 er der listet en række ønsker til det nye intranet/enterprise-system, mens der
i dette afsnit redegøres for de tekniske krav, der skal imødekommes:







Intranettet skal fungere med Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox
Intranettet må ikke indeholde funktioner, der kræver ”ClickOnce” komponenter
Ingen funktioner, der kræver Java
Understøtte offentlige standarder for integration og udveksling af data
Intranettet skal kunne tilgås fra både desktop, tablets og smartphones
Decentrale brugere skal kunne tilgå intranettet via kommunens føderationsserver
Løsningen skal have mulighed for fleksibel brug af iframing og integration af xml fra 3. part
Links til fagsystemer og RSS feeds
Der skal være adgang til fagsystemer via links. Det er ønskeligt men ikke et krav, at fagsystemet genkender
den enkelte medarbejder via hans/hendes login på intranettet. Dvs. medarbejderen kun behøver at logge på
intranettet, så kan han/hun gå direkte i kommunens ESDH (Acadre), KMD rollebaseret indgang (Opera) mv.,
forudsat naturligvis at han/hun har rettigheder til disse systemer.
Derudover kan hver enkelt medarbejder/leder via et RSS feed abonnere på egne interesseområder fx FLIS,
sundhed.dk, dr.dk, dialogportalen etc. Medarbejderen skal selv kunne tilføje og afmelde disse.
5. Andre krav
I dette afsnit er listet en række generelle krav.
Måling og opfølgning
Der skal være adgang til besøgsstatistik eller tilbudsgiver skal kunne redegøre for, hvilken tredjeparts løsning,
der ville kunne implementeres, samt hvordan statistikfunktionaliteten implementeres og prissætte implementeringen.
Udvikling af sidetyper
Det skal være let at udvikle nye sidetyper af både midlertidig og mere blivende karakter.
Informationsarkitektur og responsivt design
Brugervenlighed er et nøgleord for design og IA. Intranettet skal være let og intuitivt at anvende, uanset om
det sker via pc, tablet eller smartphone. Designet skal derfor være responsivt.
I tilbuddet bedes tilbudsgiver:


Beskrive proces for udvikling og implementering af design og IA
Beskrive hvordan en informationsarkitektur kan udarbejdes i samarbejde med Egedal Kommune
13 Grafisk design
Der ønskes i tilbuddet også en beskrivelse af, hvordan et grafisk design kan understøtte navigation og brugervenlighed.
Teknisk implementering
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på den tekniske implementering af løsningen samt tidsplan for gennemførelse.
Sikkerhed
I de tilfælde, hvor der er afgrænsning af adgang til følsomme oplysninger på intranettet, skal dette styres ved
hjælp af de brugerrettigheder, som ligger i de enkelte fagsystemer, dokumenter på drev eller intranettet.
Dokumentation og brugermanual
Af tilbudsmaterialet skal det fremgå, at der udarbejdes af dokumentation/manual for brug og udvikling af løsningen samt pris og tidsplan for dokumentation/manual.
Support og vedligehold
Tilbuddet skal indeholde en detaljeret oversigt over den tekniske support samt vedligehold inkl. pris, som tilbudsgiver kan tilbyde over en 4 årig periode. I tilbuddet skal SLA angives.
Brugeradgang- og administration
Brugeradministration er en afgørende for brugen af intranettet og dermed også intranettets succes i organisationen. Derfor skal det være let at få adgang og let at administrere brugerrettigheder.
Ud over en sammenkædning med AD’et, er det også muligt at tilkoble andre kilder, som eks. organisationens
lønsystem.
14 Bilag 1 - Tilbudsliste
Alle priser opgives eksklusiv moms, men inklusiv alle de med opgaven forbundne omkostninger. Det
betyder bl.a., at der ikke kan opkræves særskilt vederlag for kørsel, fortæring, statistik m.m.
Det samlede vederlag skal omfatte opfyldes af alle krav i afsnit 3, 4 og 5. Kommunen ønsker en differentieret pris, hvor de 12 komponenter i afsnit 3 prissættes særskilt. Kommunen forbeholder sig
ret til efterfølgende at fravælge én eller flere konkret komponenter med et efterfølgende fradrag i
vederlaget.
Samlet vederlag
Kr.
3.1
Kr.
3.2
Kr.
3.3
Kr.
3.4
Kr.
3.5
Kr.
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
Kr.
Kr.
Kr.
Kr.
Kr.
Kr.
Kr.
Kommunens ressourceforbrug
timer
15 Bilag 2 – Tro og Loveerklæring
Undertegnede afgiver hermed på tro og love og under strafansvar nedenstående erklæringer.
Virksomhedens navn, adresse og cvr/se nr.
Udelukkelse - Virksomheden har ikke modtaget endelig dom af en eller flere af følgende grunde:
1) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse
med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3,
2) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens
§ 299, nr. 2,
3) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a eller
4) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290.
Virksomheden er ikke under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, er i betalingsstandsning, har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation.
Virksomheden er ikke begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller lignende behandling.
Virksomheden er ikke ved en retskraftig dom dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om
virksomhedens/selskabets faglige hæderlighed. Virksomheden har opfyldt sine forpligtelser med
hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til gældende retsforskrifter i
det land leverandøren er etableret eller udøver erhvervsmæssig virksomhed og/eller i Danmark.
Virksomheden, og eventuelle underleverandører benyttet ved opfyldelse af kontrakten,
har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til gældende
retsforskrifter i det/de land(e) leverandøren er etableret eller udøver erhvervsmæssig virksomhed.
Gæld til det offentlige
Erklæringen afgives iht. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997.
Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige over 100.000kr. eller, virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige der overstiger 100.000kr. og der vedlægges dokumentation for overholdt afdragsordning og/eller sikkerhedsstillelse for gælden.
Udbyder forbeholder sig ret til at kontrollere oplysningernes ægthed.
Dato
Tegningsberettiget persons underskrift
16 Bilag 3 - Nøgletal
Nøgletalsformular
Virksomhedens navn
Virksomhedens adresse
CVR-nr.
Nøgletal - anført i DKK (angivet i 1.000 kr.)
Angiv regnskabsår
EBIT for de 3 seneste regnskabsår
Indeholder det seneste regnskab forbehold fra ekstern revisor for virksomhedens fortsatte drift eller
forbehold for regnskabsaflæggelsen, der strider mod
gældende danske regnskabsregler el.lign.
Ja__________
Nej_________
Revisors eller juridiske enheds regnskabsansvarliges påtegning som dokumentation
for nøgletallenes korrekthed
Revisors firmanavn
Revisors CVR-nr.
Revisors/regnskabsansvarliges
navn
Revisors/regnskabsansvarliges
fulde titel
Dato for påtegning:
Påtegning/underskrift
Såfremt tilbudsgiver har eksisteret mindre end to år accepteres nøgletal for det senest afsluttede
regnskabsår.
17 Bilag 4 – Arbejdsklausul
Leverandøren forpligter sig til, at de ansatte, som Leverandøren og dennes underleverandører beskæftiger med henblik på Kontraktens opfyldelse, har løn- og ansættelsesvilkår, der ikke er mindre
gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller
administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri
på den egn, hvor arbejdet skal udføres.
Efter denne bestemmelse er arbejdstagerne og Egedal Kommune hver for sig påtaleberettigede over
for Leverandøren.
Leverandøren skal sikre, at underleverandører, der ikke er hjemmehørende i Danmark, er registreret
i RUT.
Egedal Kommune kan kræve dokumentation, i form af e-SKAT kvitteringer for indbetalt kildeskat.
Egedal Kommune henviser til arbejdsmarkedets organisationer for nærmere oplysninger om løn- og
arbejdsforhold i relation til en uddybning af denne bestemmelses krav om sædvanlige løn- og ansættelsesforhold.
I tilfælde, hvor Leverandøren og eventuelle underleverandører selv har tiltrådt eller indgået gældende dansk overenskomst, fremsendes dokumentation herfor til Egedal Kommune.
De påtaleberettigede kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at Leverandøren lever op til
forpligtelsen i relation til løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren skal efter skriftligt påkrav fremskaffe
relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere.
Dokumentationen skal være Egedal Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholdstilladelser og ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser.
Egedal Kommune kan ophæve nærværende kontrakt med øjeblikkelig virkning, hvis bestemmelserne i dette punkt overtrædes, eller hvis Leverandøren undlader at fremskaffe relevant dokumentation.
------------RUT = Register for Udenlandske Tjenesteydere
eSKAT = elektronisk kvittering som arbejdsgiver får fra SKAT. Indbetalt A-Skat giver en indikation
af, om lønforholdene svarer til det danske arbejdsmarked.
18