1. No category

Conference Manager
start guide
Fra oprettelse TIL AKTIVERING
AF DIT TILMELDINGSWEBSITE
kom GODT IGANG
PANTONE 382 U
Conference Manager™
Advanced and easy
1
velkommen
Indholdsfortegnelse
Vi håber, at denne vejledning kan hjælpe dig trygt igennem
oprettelsen af dit arrangement.
Arrangementet
Inviter og ryk
Grundopsætning5
Tilføj deltageremner
Grundopsætning
Personoplysninger Deltagerkategorier
Øvrige opsætningsmuligheder
13
Vi sidder klar til at hjælpe
mandag - fredag fra kl. 9-16 på
8883 2020 eller
[email protected]
Invitationsliste13
Invitationer13
7
Tilvalg
Overnatning:
Program:
Bekræftelse og billet:
Website
Grundopsætning9
Grundopsætning
Tekster Mødeindkaldelser
Design10
Sider10
Aktivering10
Deltagere
Deltagerliste15
Andre lister
15
Venteliste
Annulleringsliste Navneskilt16
Overnatning16
Spørgeskema
Spørgeskema18
Kommunikation
Kommunikation19
2
Skulle du have spørgsmål undervejs til oprettelsen eller andre funktioner i Conference Manager, er du
altid velkommen til at ringe eller
skrive til Supporten
Pernille Vestberg
Konsulent
Tlf: +45 8883 2020
Mette Stærk
Konsulent
Tlf: +45 8883 2020
3
Arrangementet
Start med at klikke på fanen ”Arrangementet”
– Her skal du igennem fanerne ”Grundopsætning ” til og med
”Bekræftelse og billet”.
1.
Grundopsætning
Conference Manager er opbygget på en meget enkel og brugervenlig måde, når du
skal oprette et nyt arrangement helt fra bunden skal du blot følge fanerne og deres
indhold i den beskrevne rækkefølge.
Når du har gjort dette, har du taget stilling til
alt relevant i forbindelse med oprettelsen, og
er til slut klar til at aktivere dit arrangement/
website.
Alt efter hvor stort og omfattende dit arrangement er, kan der være visse faner som ikke er
relevante for dig, men ved at følge alle punkterne sikre du, at intet er glemt inden aktivering.
1
4
2
3
5
Øvrige opsætningsmuligheder
1
Grundopsætning
Under fanen Grundopsætning, som
du finder til højre, skal du udfylde de
generelle data vedr. arrangementet,
så som kapacitet, datoer, afholdelsessted og lignende.
Under denne fane skal du også træffe beslutning om, hvilket sprog du ønsker på websitet
og om arrangementet er gratis, eller om du
skal have mulighed for at angive priser. Hvis
du vælger at kunne angive priser, skal du også
vælge hvilken valuta du ønsker priserne angivet i.
Grundopsætningen er det eneste der er påkrævet, for at du kan gøre dit tilmeldingswebsite færdigt, men du har også mulighed for at give deltagerne forskellige valg i
tilmeldingen.
1
Personoplysninger Den næste fane er Personoplysninger.
Her kan du tilføje ekstra felter, så du
kan indsamle netop de data du har
behov for omkring deltageren. Det kan
f.eks. være adresse, stillingsbetegnelse, ansættelsessted og lignende.
Når du klikker på ”Tilføj nyt oplysningsfelt” får
du forskellige muligheder frem, her kan du
vurdere hvilken slags felt, der passer bedst til
hvert enkelt oplysning.
3
Deltagerkategorier
Den sidste fane under Grundopsætning hedder Deltagerkategorier.
Der vil være en deltagerkategori kaldt ”Standard”, du har altid mulighed for at ændre på
denne eller oprette flere kategorier såfremt
du har behov for at skelne mellem deltagerne,
eller kunne lave differentierede tilmeldingsforløb for hver deltagerkategori.
3
4
OBS: Er der priser på dit arrangement vil der
komme en ekstra fane i højre side som hedder
”Betaling”, den skal du også klikke dig ind på,
det er her du vælger hvilke betalingsmuligheder deltagerne skal vælge imellem.
1
2
2
Der
foreligger
standard
felter,
som
det anbefaldes at du benytter hvis
du skal indsamle basis oplysninger
som adresse, post nr, mobil tlf, m.m.
Dette er endvidere standard felterne der giver
dig mulighed for at få korrekt opstillede oplysninger på din faktura, benytter du Conference
Manager faktura modul. Ønsker du mulighed
for at sende SMS’er til deltagerne, er det vigtigt at du anvender standard feltet ”mobiltelefon”. Når du har indsat de ønskede felter, kan
du rykke rundt på felterne ved at holde musen
nede på den blå pil og trække feltet derhen
hvor du ønsker det.
Det er ligeledes under deltagerkategorier du
skal tage stilling til, om en person må tilmelde
flere deltagere på én gang og om deltagerkategorien skal være synlig på websitet (Kan
vælges af alle på websitet) eller om den skal
være ”lukket”. Er websitet lukket er det udelukkende dig der bestemmer hvem der skal på
denne kategori, her kræves speciel invitation
eller arrangementskode.
Tilvalg
Under kategorien Tilvalg har du mulighed for,
at spørge deltagerne om nogle ting som ligger
ud over arrangementets program.
Dette kan f.eks. være: ”Ønsker du at deltage
i middagen?”, ”Ønsker du transport?”, ”Hvor
mange billetter vil du købe?” osv.
2
Overnatning:
Hvis du har booket overnatning til dine
deltagere på et eller flere hoteller, kan du
benytte vores overnatningsmodul til at bede
deltagerne vælge, hvilket slags værelse eller
hvilket hotel de vil overnatte på, - eller om
de fravælger overnatning, og på den måde
samle data ind til hotellerne, så de kan fordele
deltagerne på de ønskede værelser.
3
Program:
Conference manager indeholder en skabelon,
som kan bruges til programmet på et arrangement.
Programmet fungere som de fleste elektroniske kalendre. Et programpunkt oprettes ved
6
at klikke på det ønsket tidspunkt, herefter kan
programpunktet rettet til, ligesom der kan laves f.eks. sideløbende aktiviteter.
Oprettes sideløbende aktiviteter kan det vælges om deltagerne, ved tilmelding, skal tage
stilling til, hvilken aktivitet de ønsker at deltage i.
Under hvert enkelt programpunkt er det muligt at tilføje beskrivelse af aktiviteten, ligesom
der kan uploades materiale eller billede.
4
Bekræftelse og billet:
Ordrebekræftelse
Den første side man kommer til under denne
fane hedder ”Ordrebekræftelse” og er den pdffil, som bliver vedhæftet når en deltager modtager sin bekræftelsesmail.
Du har her mulighed for, at vælge hvad der
skal være synligt på ordrebekræftelsen.
Samtidig kan du sætte et billede/logo ind i toppen og lave din egen fritekst på bekræftelsen.
Billet
Den anden fane som du finder ovre til højre er
en skabelon til en billet med en stregkode.
Vælger du at oprette en billet og gøre den aktiv
vil den blive sendt med ud som endnu en vedhæftning til bekræftelsesmailen. Du kan også
vælge at eftersende billetten, hvis der f.eks. er
længe til arrangementet
7
Website
Det næste du skal gøre er at klikke på ”Website” i den lilla
bjælke og igen køre de underliggende faner igennem fra
”Grundopsætning” til ”Aktivering”.
2.
1
1
Grundopsætning
Under fanen Grundopsætning (som
du finder ovre til højre) skal du udfylde
nogle generelle data vedr. websitet, så
som webadgang, webadresse og en
kontakt email.
Først skal du beslutte om det er et lukket eller
et åbent website. Hvis det er et åbent websitet, som kan tilgås af alle, skal du oprette en
webadresse til arrangementet ud fra de ledige
domæner.
Derudover skal du udfylde en email som vil
blive et link på websitet, så deltagerne kan
kontakte jer, hvis de har nogle spørgsmål og vil
i kontakt med arrangøren.
2
3
2
3
Mødeindkaldelser
Den sidste fane under Grundopsætning hedder Mødeindkaldelser.
Her har du mulighed for at lave en
mødeindkaldelse som dine deltagere kan
acceptere, mødeindkaldelsen vil derefter
placere arrangementet direkte i deltagerens
kalender.
Du kan under denne fane vælge hvordan
mødeindkaldelsen skal vises i tilmeldingsforløbet og hvilke deltagerkategorier, der skal
modtage den.
Tekster
Den næste fane er Tekster, herinde har du
mulighed for at redigere i de standardtekster
som vil blive vist på dit arrangement - enten på websitet eller i mails til deltagerne.
8
9
Design
Under denne fane skal du designe
udseendet på dit website.
Du kan vælge om din menu skal være i toppen,
eller ned langs venstre side. (sidemenu)
Du har mulighed for at uploade et logo og et
topbillede til dit website, samt vælge hvilken
skrifttype og farver du ønsker at benytte –
Bruger i faste farvekoder kan disse indtastes.
Det billede du lægger ind som logo, vil blive
trukket med ud på alle emails der bliver afsendt fra Conference Manager dette kan f.eks.
være invitationer, bekræftelsesmails og diverse andre mails til deltagerne.
Sider
Herinde kan du vælge hvilke sider du
vil have synlige på dit website.
De eneste sider som er obligatoriske er fanerne ”Arrangementet” og ”Tilmelding”.
Under ”Arrangementet”, som svarer til websitets forside, skal du skrive en tekst som kort
beskriver/præsenterer dit arrangement –hvor
meget du skriver er op til dig, men vi anbefaler
at man skriver noget tekst på denne side, da
ens forside ellers bare fremstår tom. Alle de
sider som er markeret med en gul hængelås er
skabeloner, som du frit kan benytte.
Hvis du ikke finder en skabelon der passer til
dit arrangement, har du mulighed for at oprette og designe dine egne sider ved at klikke
på ”Opret ny side”.
Aktivering
Her har du mulighed for at klikke på
”Gå til live preview” for at se, hvordan
websitet ser ud inden du aktiverer det.
10
Du har også mulighed for, at køre en tilmelding
helt igennem og på denne måde teste systemet. Systemet gemmer ikke disse oplysninger,
ligesom du ikke modtager en bekræftelsesmail.
Når du er tilfreds med udseendet af dit website og arrangementet generelt kan du klikke
på ”Aktiver website”. Websitet vil nu være
tilgængeligt for deltagerne.
Du kan altid tilgå dit website ved at klikke på
globussen i øverste højre hjørne når det er aktiveret.
Skal i bruge et fedt website?
Vores grafikere kan hjælpe jer med at
skræddersy designet til jeres arrangement...
Ring og hør mere 8883 2000
11
Tilføj deltageremner
Under Inviter og ryk, kan du tilføje dine deltagere fra en excel
fil eller manuelt. Herefter kan du invitere dem samlet direkte
fra systemet og således holde øje med hvem der tilmelder sig
og hvem der fortsat mangler at svare.
3.
I menupunktet ”tilføj deltageremner”
kan du tilføje gæster til din invitations-liste.
Du kan vælge at importere dem via et excel
ark, eller at taske dem ind manuelt. Vælger
du at importere fra excel skal du vælge om
e-mail adresserne er personlige eller gruppe
f.eks. Peter Hansens personlige mail eller
[email protected].
Vælger
du
Personlige
mails,
vil
systemet
automatisk
kontrollere
om
en mail adresse går igen flere gange.
Når deltagerne er importeret findes de på
Invitationslisten.
Invitationsliste
På invitationslisten kan du se alle dine
”deltagere” inden de melder sig til.
Det vil sige inden du invitere dem, når de er
inviteret 1, 2 eller 3 gange samt hvis de har
takket nej til arrangementet. Du kan sende
mails og sms’er til alle enmer på listren eller
udvælge enkelte og sende til dem.
Invitationer
Under invitationer, kan du forberede
dine invitationer og evt. rykkere ligesom du kan sende dem ud.
12
Sender du dine invitationer herfra giver det
dig et godt overblik over hvad status er på
arrangementet.
Du kan gøre en invitation klar og vælge
hvilken dato den skal sendes. Systemet
sørger herefter for at invitationen sendes på
rette tidspunkt.
13
Deltagerliste
du kan således følge med i hvem der er tilmeldt. Du vælger selv hvilke informationer der
skal være synlige.
Dette gøres i højre side
af siden over den sidste
kolonne.
Deltagere
Under katagorien ”Deltagere” kan du
administrere dine deltagere og lister
på dem.
4.
Når en deltager tilmelder sig et arrangement
flyttes de fra invitationslisten til deltagerlisten,
Andre lister
Andre lister giver dig mulighed for at sortere deltagerne efter f.eks. tilvalg eller
programpunkter. Det er også her du finder ventelisten og annulleringslisten.
1
1
Venteliste
Når tilmeldingen er lukket vil gæster
der forsøger at tilmelde sig komme på
venteliste såfremt denne er aktiveret i
grundopsætningerne.
Som arrangør kan du direkte fra ventelisten tilmelde deltagere når og hvis der bliver
plads. Ventelisten er ikke efter først-til-mølle
princippet, men der imod et aktivt valg om
hvem der næste gang skal have plads. Skal
en deltager tilmeldes, klikkes på deltagerens
navn, nu er der til højre i billedet mulighed
for at vælge knappen ”Start tilmelding”. Her
gåes tilmeldingsflowet igennem og afsluttes
med mulighed for at sende en bekræftelse til
deltageren. Deltageren flyttes automatisk fra
ventelisten til deltagerlisten.
14
2
2
Annulleringsliste På annulleringslisten findes de
tilmeldinger der senere hen er
annuleret.
Man har som arrangør mulighed for at
genoprette annulleringer hvis en deltager
er blevet slettet forkert, som på ventelisten
foregår det ved at man klikker på personens
navn og herefter får mulighed for, via en knap
længst til højre, at starte tilmelding.
15
Navneskilt
Her har du mulighed for at producere
navneskilte
og
bordskilte
ud
fra
deltagerlisten.
Skiltene laves med det design du
vælger og der er mulighed for at generere både stregkoder og QR koder
til navneskiltene, så deltagerne f.eks.
kan scanne hinandens kort, og få
kontaktoplysninger direkte ind i deres
telefon.
Overnatning
Her findes de lister der knytter sig til
overnatning, listerne kan trækkes direkte over i excel og udleveres til f.eks.
hotellerne.
Vælg ”Opret nyt navneskilt”, og vælg herefter
indhold til navneskiltet.
Ønsker du at to ting skal stå umiddelbart efter hinanden f.eks. fornavn og efternavn, kan du lave en sammensat linie.
Der kan tilføjes billede, og det er her du genererer en evt. stregkode eller QR kode.
Herefter skal navneskiltet designes, klik på
design, her har du mulighed for at flytte rundt
på elementerne, tilføje logo, farver og ændre
skrifttype og størrelse.
For bordskiltene er det samme procedure der
gør sig gældende som for navneskiltene.
Skal navneskiltene have lidt ekstra?
Vi kan hjælpe med at designe, producere og pakke navnekorten, så I får dem leveret i alfabetisk orden, i holdere, så de
er lige til at sætte frem når deltagerne ankommer
Ring og hør mere 8883 2000
16
17
Med spørgeskemaerne kan du let
involvere deltagerne inden arrangementet , eller evaluere på forløbet efter
afholdelse.
5.
Spørgeskema
Spørgeskemaerne fra Conference Manager er
altid anonyme at udfylde for deltagerne!
Som arrangør kan du altså ikke se, hvem der
har svaret hvad på en evaluering. Ønsker du
at kunne se deltagernes navne, skal du derfor aktivt lave et felt hvor der spørges efter
respondentens navn.
Når du vil oprette et nyt spørgeskema, skal
du først opgive et navn på spørgeskemaet,
ligesom du skal vælge, om du vil oprette et
nyt eller om du vil kopiere et tidligere skema.
Der er mulighed for at vælge, om der skal
18
svaret med tekst, svarmuligheder eller en
skala, denne kan både være med smileys og
tekst/tal.
Efter oprettelse, kan spørgeskemaet udsendes på samme vis som invitationer. Der kan
vælges mellem deltager kategorier, efter hvilke
aktiviteter deltagerne deltog i ellet et helt
tredje kriterie. I takt med at svarene kommer
ind, laver systemet selv diagrammer og statistik over svarene.
Spørgeskema
Kommunikation
Kommunikation giver dig et overblik over hvad der tidligere er sendt
ud samt mulighed for udsendelse af både emails og sms’er.
6.
Disse udsendelser foregår på
samme måde som andre udsendelser i systemet hvor der er mulighed
for at vælge hvilke deltagere der skal
have mailen eller sms’en.
Kommunikation
19