Spørgsmål og svar vedr. EU-udbud - køb af bankydelser i Region Hovedstaden (opdateres løbende) Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet: 7. august 2015. Spørgsmål Svar 1 Kravspecifikation Bilag 1, afsnit 3.1.3 andet afsnit, står i sidste sætning angivet:" Besvarelsen skal ske i Bilag 2 - Svarskema til Kravspecifikation". Der ses dog ikke noget specifikt Bilag 2 i udbudsmaterialet. Svar 13. juli 2015: Ja det er hensigten at tilbudsgiver på basis af Bilag 1, og de i dette bilag indarbejdede skemaer selv udfærdiger et Bilag 2. Er det hensigten at tilbudsgiver på basis af Bilag 1, og de i dette bilag indarbejdede skemaer, blot selv udfærdiger et Bilag 2? Eller vil der efterfølgende på hjemmesiden blive lagt et af Region Hovedstaden udarbejdet besvarelsesark ud som Bilag 2 ? 2 Kravsspecifikation Bilag 1 vedr. Kontante midler - 3.3.4.1 hvor der står: "Der findes 3 lokationer, som i dag får afhentet kontanter." Svar 21. juli 2015: Bemærk venligst, at flere af hospitalerne er fusioneret og har dermed fået administrative navne der afspejler fusionerne. A) Hvad er adresserne på disse 3 lokationer? Herlev og Gentofte Hospital, Gentofte-matriklen (tidligere Gentofte Hospital) Kildegårdsvej 28 2900 Hellerup Rigshospitalet – Glostrup (tidligere Glostrup Hospital) Nordre Ringvej 57 2600 Glostrup Rigshospitalet – Blegdamsvej (tidligere Rigshospitalet) Blegdamsvej 9 2100 København Ø B) Er det korrekt forstået, at der bliver afhentet kontanter fra disse 3 lokationer ? Ja, det er korrekt forstået. Herlev og Gentofte Hospital, Gentofte-matriklen (tidligere Gentofte Hospital) bruger en intern person som kører til banken med kontanterne. Dette skyldes, at der ikke er så mange kontanter, hvorfor de ikke finder det nødvendigt at bruge et pengetransportfirma. Hvis ja, hvilket pengetransportselskab anvender Regionen hertil? Rigshospitalet – Glostrup (tidligere Glostrup Hospital) bruger pengetransportfirmaet Loomis Danmark A/S Rigshospitalet – Blegdamsvej (tidligere Rigshospitalet) bruger pengetransportfirmaet Loomis Danmark A/S 1 3 Udbudsbetingelser afsnit 4.3 Sprog + 9.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Svar 4. aug. 2015: A) Kan Region Hovedstadens mindstekrav om "kopi af police om erhvervsansvarsforsikring." hvor af der skal fremgå en "minimumsdækning erhvervsansvarsforsikring: Forsikringen skal som minimum dække enkeltskader på 20 mio. kr. og dække 100 mio. kr. samlet i årlig forsikringssum" opfyldes ved at vedlægge en kopi af police om erhvervsansvarsforsikring, der minimum dækker enkeltskader på 20 mio.kr - og en rådgiveransvarsforsikring, der minimum dækker 100 mio. kr. samlet i årlig forsikringssum ? A) Regionens mindstekrav til erhvervsansvarsforsikringen dækkes ikke af en erhvervsansvarsforsikring med en minimumsdækning for enkelt skader på 20 mio. kr. og en rådgiveransvarsforsikring med en samlet minimumsdækning på 100 mio. kr. Krav til mindstedækningen er 100 mio. kr. gældende for erhvervsansvarsforsikringen. B) Kopi af forsikringspolice skal vedlægges på dansk – en engelsk police med dansk oversættelse vedlagt accepteres. B) Hvis tilbudsgivers ovennævnte forsikringspolicer alene findes på engelsk, er det så konditionsmæssigt i orden at vedlægge disse? 3A Tillægsspørgsmål Tillægsspørgsmål til spørgsmål 3 Svar 7. aug. 2015: Vil Regionen fastholde mindstekravet "minimumsdækning erhvervsansvarsforsikring: Forsikringen skal som minimum dække enkeltskader på 20 mio. kr. og dække 100 mio. kr. samlet i årlig forsikringssum" og "Regionens mindstekrav til erhvervsansvarsforsikringen dækkes ikke af en erhvervsansvarsforsikring med en minimumsdækning for enkelt skader på 20 mio. kr. og en rådgiveransvarsforsikring med en samlet minimumsdækning på 100 mio. kr." samt "Krav til mindstedækningen er 100 mio. kr. gældende for erhvervsansvarsforsikringen", Udbuddet vedrører levering af et system til håndtering af Region Hovedstadens banktransaktioner. Der stilles krav om at tilbudsgiver har en professionel ansvarsforsikring, der dækker tilbudsgivers operationelle opgaver og rådgivning for Region Hovedstaden. Så længe dette er omfattet af tilbudsgivers professionelle ansvarsforsikring har det ingen betydning for Region Hovedstaden hvorvidt forsikringen betegnes erhvervsansvarsforsikring eller ej. Udbudsbetingelsernes pkt. 9.3 ændres derfor til følgende: Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: selv om det kan afholde store finansielle institutioner fra at byde - og selv om en erhvervsansvarsforsikring dækker fysiske skader der evt. måtte ske på tilbudsgivers matrikel i forbindelse med fx. ekspedition af bankforretninger, - hvorimod en "error and omission insurance" / professionel ansvarsforsikring dækker alle typer eventuelle fejl i forbindelse med tilbudsgivers operationelle opgaver og rådgivning for fx. Region Hovedstaden ?    2 Den senest offentliggjorte tilsynsdiamant indeholdende nøgletalsværdier for tilsynsdiamantens 5 pejlemærker i overensstemmelse med Finanstilsynets vejledning nr. 9047. Dokumentation for at tilbudsgiver er udpeget som/indstillet som systemisk bank Kopi af police om erhvervsansvarsforsikring eller anden professionel ansvarsforsikring dækkende tilbudsgivers operationelle opgaver og rådgivning for kunder. Alternativt en erklæring fra forsikringsselskab om dækningssum. Mindstekrav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet: Det er et mindstekrav:  At tilbudsgiver i den senest offentliggjorte tilsynsdiamant har opfyldt de 5 pejlemærker i tilsynsdiamanten i overensstemmelse med Finanstilsynets vejledning nr. 9047 (systemisk bank).  Minimumsdækning ansvarsforsikring: Forsikringen skal som minimum dække enkeltskader på 20 mio. kr. og dække 100 mio. kr. i samlet årlig forsikringssum. Kontraktudkast pkt. 14 ændres til følgende: Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for enhver personskade eller tingsskade, herunder også rådgiveransvar, som måtte opstå i forbindelse med de af Kontrakten omfattede ydelser. Leverandøren er forpligtet til at tegne og/eller opretholde professionel ansvarsforsikring dækkende leverandørens operationelle opgaver og rådgivning for Kunden i hele aftaleperioden. Forsikringen skal som minimum dække enkeltskader på 20 mio. kr. og dække 100 mio. kr. samlet i årlig forsikringssum. Leverandøren skal på forlangende dokumentere, at en sådan forsikring er tegnet. Opsiges forsikringen er Leverandøren forpligtet til at meddele Kunden herom, og Leverandøren skal samtidig med forsikringens ophør stille en anden tilsvarende forsikring. Leverandørens eventuelle erstatningsansvar overfor tredjemand i forbindelse med gennemførelsen af opgaver for Kunden er Kunden uvedkommende, og Leverandøren skal holde Kunden skadesløs for sådanne krav rettet mod Kunden baseret på Leverandørens ansvarspådragende handlinger eller undladelser. Såfremt Kunden lider tab som følge af Kundens brug af Leverandørens serviceydelser eller IT systemer, hæfter Leverandøren for det pågældende tab og er forpligtet til at refundere Kunden dette tab. Dette gælder ikke tab opstået som følge af fejl eller misbrug fra Kundens eller Kundens ansattes side. Ændringsbekendtgørelse fremsendes samtidig hermed til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende. 3 4 Kravspecifikation 3.2.1.1 - MK Svar 4. aug. 2015: Kan der benyttes en anden officiel referencerente end indskudsbevisrenten? Nej. 5 Kravsspecifikation 3.3.6.1 - KPK* Svar 4. aug. 2015: Det er angivet at; ”Tilbudsgiver bedes oplyse om betalingsoplysninger kan udveksles som indbetalingskort, og om løsningen understøtter andre formater, herunder UBL.” Vi beder jer venligst uddybe ovenstående. Det der menes her er, hvorvidt tilbudsgiver kan opfylde det som er nævnt i Kravsspecifikationen under afsnit 2.4 Betalingsfiler/filudveksling. Her er der bl.a. beskrevet, hvordan fakturabetalinger foregår. ”2.4 Betalingsfiler/filudveksling Kreditorudbetalinger fra Region Hovedstaden sker alene via NemKonto-overførsler, dagligt omtalt NKSsystem, hvor overførsel af NemKonto-filer sker via VANS (KMD) Lønudbetalinger sker via NKSsystem via Silkeborg Lønmodul, og udbetalinger til eksempelvis praktiserende læger overføres via CSCsygesikringssystemet, som erstattes af Praksys i løbet af 2016 (Praksys administreres af CSC). Det aktuelle træk i banken foregår via PBS. Overførsel til kreditorer/betaling af fakturaer foregår via CAMEL via NKS (NEMkontosystemet). Filformatet er her XML. Alle bankoverførsler sker således via integrationer mod NemKonto dog med undtagelse af en NETS integration, hvor opkrævninger af forskellig art overføres jf. NETS specifikationer via CAMEL til NETS.” 6 Udbudsbetingelser afsnit 8 Svar 4. aug. 2015: Vi bemærker, at det umiddelbart fremgår, at tilbudsgivers egne salgs- og leveringsbetingelser ikke kan indgå i kontraktgrundlaget. Vi beder jer uddybe, om og i hvilket omfang, tilbudsgiver kan anvende generelle vilkår som en del af det specifikke kontraktgrundlag for de underliggende ydelser, herunder eksempelvis i forbindelse med oprettelse af konti og cash-pool løsning. Tilbud skal være i overensstemmelse med udbudsmaterialet, dvs. leverandøren kan ikke tage forbehold for grundlæggende vilkår/forhold i udbudsmaterialet, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 8. Har ordregiver bedt leverandøren om at oplyse under hvilke vilkår et krav i kravspecifikationen opfyldes kan leverandørens anvende egne generelle vilkår i det omfang disse ikke strider mod ordregivers grundlæggende vilkår. Leverandørens besvarelse af kravspecifikationen (bilag 1) skal være udtømmende, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 4.1. Yderligere dokumentation som f.eks. henvisning til vedlagte generelle vilkår, bør kun ske hvor det er et nødvendigt supplement til leverandørens besvarelse. 4 7 Kontrakt Afsnit 7. Love, myndighedskrav mm. Svar 4. aug. 2015: Banken forpligter sig til at overholde gældende lovgivning, mv. og diverse standarder. Vi beder jer venligst uddybe, hvad der menes med ”diverse standarder”. 1. afsnit i kontraktens pkt. 7 ændres til: ”Leverandøren er forpligtet til og ansvarlig for at overholde de til en hver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentligt påbud, regulativer og eventuelle standarder i hele aftaleperioden.” Med ”eventuelle standarder” menes at leverandøren skal overholde eventuelle standarder fastlagt i branchen for ydelsen omfattet af kontrakten. 8 Kontrakt Afsnit 11. Mangler Svar 4. aug. 2015: Henvisningen til punkt 12.1 i afsnit 5 bør vel være til punkt 11.1? Korrekt tekst i Afsnit 11. Mangler, 5 afsnit er som nedenfor: Ved mangelfulde leverancer, der medfører rentetab for Kunden og/eller påfører Kunden morarenter, har Kunden ret til at opkræve bod, jf. pkt. 11.1 9 Kontrakt Afsnit 11. Mangler, (pkt. 11.1) Svar 4. aug. 2015: Det fremgår, at Region Hovedstaden kan kræve bod ved mangelfulde leverancer. Det fremgår endvidere (af punkt 14 og 15), at Region Hovedstaden i tilfælde af ophævelse og ansvar hos banken kan kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler (dvs. erstatning for lidt tab). Det er spørgers opfattelse, at det er usædvanligt, at man både kan kræve bod og erstatning, idet bod efter spørgers opfattelse typisk anvendes, hvor det kan være svært at opgøre og/eller bevise et tab og dermed træder i stedet for erstatning. Med henvisning til punkt 11, 14 og 15 beder vi jer redegøre for, om det er korrekt, at Region Hovedstaden både kan kræve bod og erstatning. Det er korrekt at Region Hovedstaden kan kræve både bod og erstatning. Bod samt den bodsudløsende faktor er beskrevet i kontraktens pkt. 11. For øvrige forhold er leverandøren erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 5 10 Kontrakt Afsnit 14. Forsikring Svar 4. aug. 2015: Det fremgår af 2. og 3. afsnit, at banken skal opretholde en erhvervsansvarsforsikring på de anførte vilkår, og at forsikringen ikke kan opsiges, uden at forsikringsselskabet meddeler dette til kunden. Vi anser det for vanskelligt at få vores forsikringsselskab til at påtage sig, at informere Regionen, forud for en eventuel opsigelse. Vi beder jer venligst oplyse, om det er korrekt forstået, at det er forsikringsselskabet, der skal påtage sig dette ansvar? 3. afsnit i kontraktens pkt. 14 ændres til: ”Leverandøren skal på forlangende dokumentere, at en sådan forsikring er tegnet. Opsiges forsikringen er Leverandøren forpligtet til at meddele Kunden herom, og Leverandøren skal samtidig med forsikringens ophør stille en anden tilsvarende forsikring.” Der er d. 7. august 2015 tilføjet et tillægsspørgsmål til spørgsmål 3, nummeret spørgsmål 3A 6