1 Sundhedsordning for medarbejdere i Tønder Kommune

Spørgsmål og svar i forbindelse med tilbudsforespørgslen vedrørende:
Sundhedsordning for medarbejdere i Tønder Kommune
Spørgsmål
Vedr. Tildelingskriterier:
Svar – svar afgivet den 12. april 2012
Er det korrekt, at antallet af timer er et
tildelingskriterium?
Nej – det er antal behandlinger – se venligst bilag
1 og afsnit 2.9 tildelingskriterier
Skal tidsforbruget pr. kiropraktor og fysioterapibehandlinger beskrives?
Nej – Tønder Kommune forventer, at tilbudsgiver
erfaringsmæssigt kender tidsforbruget for en
gennemsnitsbehandling
Er tidsforbruget pr. kiropraktor og fysioterapibehandlinger et tildelingskriterium?
Nej
Vedr. "Generelle krav":
Hvis vi som eneleverandør indgår samarbejdsaftale med lokal behandler, vil der i et
sådant tilfælde være tale om konsortiedannelse og dermed behov for at opremse de
klinikker vi har indgået samarbejde med i
bilag ¤?
Jeg vil betragte dette som et samarbejde med
underleverandører.
Der henvises til afsnit 3.18 krav ved brug af underleverandør – alle disse krav skal opfyldes
Vedr. "Krav til Booking":
Udbudsmaterialet beskriver: "Afmelding af
booket tid på behandlingsdagen – tid skal
afregnes. Bookingsystemet skal
tydeligt vise, at hvis afmelding sker, så vil
der ske en afregning" Gælder dette både
for den del af behandlingen som kommunen og medarbejderen betaler?
Det som menes er, at man som ansat tydeligt
skal kunne se, at hvis man afmelder for sent, så
vil der blive opkrævet penge – ikke nødvendigvis
hvor mange penge.
Vedr. Krav til tidspunkter:
I Tilbudsforespørgsel står at aftenåbning
Der er tale om skal begge steder.
"Skal gå på skift mellem behandlingsstederne", mens der i bilag 5 står om aftenåbning "Gerne på skift mellem behandlingsstederne". Hvad er gældende?
1
Der ønskes desuden en definition af hvad
Tønder Kommune forbinder med "aftenåbning".
En aftenåbning er indtil kl. 21.00
Der ønskes en uddybning af hvilke "oplysninger om åbningstider" Tønder Kommune
ønsker.
Tønder Kommune ønsker at vide hvor mange
uger I som tilbudsgiver vil tilbyde at have åbnet,
samt den tilbudte daglige åbningstid. I øvrigt
henvises til pkt. 2.9 tildelingskriterie/service og
pkt. 3.6 krav til tidspunkter
Der anmodes om beskrivelse af de nuværende åbningstider
Der er tider fra kl. 08.00 og indtil kl. 21.00. Det
vil være for omfangsrigt at beskrive alle dage
med alle tiderne.
Der anmodes om information om den tid
der er afsat til alle 4 behandlingsformer i
den nuværende ordning
30 min. til massage og zoneterapi.
20 min til fysioterapi
Kiropraktor er individuelt alt efter behov.
Der gøres opmærksom på, at i ovennævnte tider
skal der være plads til journalskrivning
Har den første kontakt i den nuværende
ordning været hos fysioterapeut?
Kun ved ønske om kiropraktorbehandling
Vedr. Krav til uudnyttede behandlingstider:
Er det korrekt forstået, at hvis en medarbejder melder afbud til en behandling dagen før den pågældende behandling skal
foregå:
- Afregnes der ikke for behandlingen
- Den pågældende tid konverteres til
anden aktivitet, hvor leverandøren så modtager betaling når denne aktivitet så gennemføres?
Der henvises til afsnit 3.9
Der skal ikke afregnes for en behandling, hvis
afmelding er sket rettidigt.
Leverandøren er garanteret kr. 2.0 mio. årligt.
Derfor vil der i kontraktperioden ikke blive yderligere afregnet for de uudnyttede tider som skal
overføres til næste kontrakt år eller som ved kontraktudløb skal konverteres til andre sundhedsfremmende aktiviteter.
Vedr. Krav til behandlere:
Skal der med tilbuddet fremsendes CV på
de medarbejdere der skal fungere i ordningen?
Nej – men i henhold til afsnit 2.8 udvælgelseskriterierne så skal I afgive oplysning om antal ansatte og hvilke kvalifikationer de har.
Vedr. "Udeblivelser":
Tilfalder det efter aftale fastsatte beløb,
som skal indkræves hos medarbejdere ved
udeblivelse, tilbudsgiver?
Ja – og det er tilbudsgivers opgave at indkræve
beløbet – se afsnit 3.12 udeblivelser.
Er det både Tønder Kommune og medarbejderen som afregner for udeblivelser?
Nej – det er kun medarbejderen som skal betale
for udeblivelsen.
Vedr. "Krav ved brug af underleverandør"
Skal relevante kontaktoplysninger vedlæges tilbuddet?
Se venligst afsnit 3.18 – krav ved brug af underleverandør. Alle krav skal opfyldes.
2
Generelt:
- Hvilken pointtildelingsmodel lægger Tønder Kommune til grund for tildeling af kontrakt? Den procentuelle vægtning af delkriterier fremgår tydeligt af punkt 2.9, men vi
ønsker en præcis uddybning af, hvorledes
point, score eller lignende udregnes på
baggrund af delkriterierne?
Tønder Kommune forventer at bruge en matematisk model, som overholder de udbudsretlige regler, og sammen med de andre underkriterier skal
”pris” føre til antagelse af det tilbud, som ud fra
udbyderens synspunkter er det mest fordelagtige.
Modellen vil være for omfattende at uddybe her.
- Gennemfører Tønder Kommune kontrolbud på opgaven?
Nej
- Det er angivet i udbudsmaterialet, at såfremt vi vinder udbuddet er vi forpligtet til
at stille en bankgaranti. Er det acceptabelt
at stille en garanti fra et kautionsforsikringsselskab (Tryg Garanti) i stedet?
Tønder Kommune henleder opmærksomheden på,
at dokumentation for sikkerhedsgaranti skal vedlægges tilbuddet.
- Der er ikke i udbudsmaterialet angivet
hvilken ordlyd bankgarantien (jf. punkt
4.7) skal have. Kan følgende ordlyd accepteres?
Det er acceptabelt at stille en garanti fra et anerkendt kautionsforsikringsselskab
Ja
Efter anmodning fra
Leverandøren
stiller XX Bank herved over for
Tønder Kommune
Kongevej 57
6270 Tønder
(begge benævnt "Parterne")
et beløb på indtil
DKK 200.000
skriver DKK to-nul-nul-nul-nul-nul
00/100
som sikkerhed for at Leverandøren opfyldelse af alle forpligtelser i henhold til:
Sundhedsordning for medarbejdere i
Tønder Kommune
Krav i medfør af garantien udbetales på
anfordring til Tønder Kommune og kan gøres gældende uden rettergang ved skriftlig
henvendelse til [XX Bank].
Garantibeløbet nedskrives med udbetalte
beløb.
Denne garanti er gældende fra den 1. juni
2012 indtil og med 31. maj 2014 medmindre det originale garantidokument tilbage-
3
leveres til [XX Bank] forinden, hvorefter
garantien ikke længere er gældende.
Af ordensmæssige grunde skal det originale
garantidokument tilbagesendes til [XX
Bank] umiddelbart efter garantiens ophør.
[Dato og By],
[Udstedende part]
- Hvordan ønskes sikkerhedsgarantien på
F.eks. ved en bankgaranti.
de 10 % af de 2.0 mio. dokumenteret?
- Prissætning/antal behandlinger: Blot for
at sikre, at vi har forstået dette korrekt.
Hvis leverandøren f.eks. tilbyder 10.000
behandlinger inden for rammen, så vil økonomien for leverandøren være 2.0 mio. +
40kr*10.000 = totalt 2.4 mio.? Hvilket svarer til en enhedspris på
(2.4mio/10.000beh) kr. 240,-/behandling?
Tønder Kommune garanterer en volumen på kr.
2.0 mio. pr. år.
- Normalt i en velfungerende sundhedsordning, hvor ventetiden ikke skal blive for
lang, da vil man se en belægning på omk.
90 %. Dvs. at hver 10. tid i snit ikke bliver
brugt, for at skabe fleksibilitet for brugerne. Er det korrekt forstået, at Tønder
Kommune ikke ønsker at betale for de tider, som ikke bliver booket? I så fald bliver
leverandørerne nød til at tage højde for
dette i prissætningen. Prisen pr. behandling
vil derfor være højere pr. behandling i forhold til hvis Tønder Kommune betalte for
alle tider jf. tilbuddet.
Tønder Kommune garanterer en volumen på kr.
2.0 mio. pr. år, for det antal behandlinger som
bliver tilbudt.
Hvis der ved udgangen af et kontrakt år er uudnyttede tider forpligter leverandøren sig til at
overføre disse tider til næste kontrakt år. Hvis der
ved kontraktudløb er uudnyttede behandlingstider
forpligter leverandøren sig til at disse kan konverteres til andre sundhedsfremmede aktiviteter.
Der henvises til afsnit 3.9 – krav til uudnyttede
behandlingstider.
- Hvis en leverandør eksempelvis byder ind
med 12.000 behandlinger, men det viser
sig at behovet for behandlinger kun er på
omk. 10.000 behandlinger, er det da korrekt forstået, at leverandøren bør reducere
antallet af behandlinger i ordningen, således at leverandøren ikke 'hænger på' en
masse tider, som ikke bliver betalt af Tønder Kommune?
- Under punkt 1.5 Historik. Er antallet af
behandlinger i tabellen det antal, som har
været tilgængeligt for medarbejderne, eller
det antal, som helt konkret er blevet gennemført?
Tønder Kommune giver ingen garanti for de kr.
40,00 som opkræves hos medarbejderne af tilbudsgiver.
Eksempel:
Hvis en leverandør byder ind med 12.000 behandlinger, så skal der være 12.000 behandlinger
til rådighed. Hvis det efterfølgende viser sig, at
behovet kun er 10.000 behandlinger, så ”skylder”
leverandøren Tønder Kommune for de sidste
2.000 uudnyttede behandlingstider. Disse uudnyttede tider skal ved udløb af et kontrakt år
overføres til næste kontrakt år, og ved kontraktudløb konverteres til andre sundhedsfremmende
aktiviteter. Der henvises til afsnit 3.9
Det er det antal som konkret er blevet gennemført.
4
- Hvilken længde har behandlinger på henholdsvis kiropraktik, fysioterapi, massage
og zoneterapi i den nuværende ordning, og
er Tønder Kommune tilfreds med den nuværende behandlingslængde?
30 min. til massage og zoneterapi.
20 min til fysioterapi
Kiropraktor er individuelt alt efter behov.
Ja – Tønder Kommune er tilfreds
5