Spørgsmål og svar i forbindelse med tilbudsforespørgslen vedrørende: Sundhedsordning for medarbejdere i Tønder Kommune Spørgsmål Vedr. Tildelingskriterier: Svar – svar afgivet den 12. april 2012 Er det korrekt, at antallet af timer er et tildelingskriterium? Nej – det er antal behandlinger – se venligst bilag 1 og afsnit 2.9 tildelingskriterier Skal tidsforbruget pr. kiropraktor og fysioterapibehandlinger beskrives? Nej – Tønder Kommune forventer, at tilbudsgiver erfaringsmæssigt kender tidsforbruget for en gennemsnitsbehandling Er tidsforbruget pr. kiropraktor og fysioterapibehandlinger et tildelingskriterium? Nej Vedr. "Generelle krav": Hvis vi som eneleverandør indgår samarbejdsaftale med lokal behandler, vil der i et sådant tilfælde være tale om konsortiedannelse og dermed behov for at opremse de klinikker vi har indgået samarbejde med i bilag ¤? Jeg vil betragte dette som et samarbejde med underleverandører. Der henvises til afsnit 3.18 krav ved brug af underleverandør – alle disse krav skal opfyldes Vedr. "Krav til Booking": Udbudsmaterialet beskriver: "Afmelding af booket tid på behandlingsdagen – tid skal afregnes. Bookingsystemet skal tydeligt vise, at hvis afmelding sker, så vil der ske en afregning" Gælder dette både for den del af behandlingen som kommunen og medarbejderen betaler? Det som menes er, at man som ansat tydeligt skal kunne se, at hvis man afmelder for sent, så vil der blive opkrævet penge – ikke nødvendigvis hvor mange penge. Vedr. Krav til tidspunkter: I Tilbudsforespørgsel står at aftenåbning Der er tale om skal begge steder. "Skal gå på skift mellem behandlingsstederne", mens der i bilag 5 står om aftenåbning "Gerne på skift mellem behandlingsstederne". Hvad er gældende? 1 Der ønskes desuden en definition af hvad Tønder Kommune forbinder med "aftenåbning". En aftenåbning er indtil kl. 21.00 Der ønskes en uddybning af hvilke "oplysninger om åbningstider" Tønder Kommune ønsker. Tønder Kommune ønsker at vide hvor mange uger I som tilbudsgiver vil tilbyde at have åbnet, samt den tilbudte daglige åbningstid. I øvrigt henvises til pkt. 2.9 tildelingskriterie/service og pkt. 3.6 krav til tidspunkter Der anmodes om beskrivelse af de nuværende åbningstider Der er tider fra kl. 08.00 og indtil kl. 21.00. Det vil være for omfangsrigt at beskrive alle dage med alle tiderne. Der anmodes om information om den tid der er afsat til alle 4 behandlingsformer i den nuværende ordning 30 min. til massage og zoneterapi. 20 min til fysioterapi Kiropraktor er individuelt alt efter behov. Der gøres opmærksom på, at i ovennævnte tider skal der være plads til journalskrivning Har den første kontakt i den nuværende ordning været hos fysioterapeut? Kun ved ønske om kiropraktorbehandling Vedr. Krav til uudnyttede behandlingstider: Er det korrekt forstået, at hvis en medarbejder melder afbud til en behandling dagen før den pågældende behandling skal foregå: - Afregnes der ikke for behandlingen - Den pågældende tid konverteres til anden aktivitet, hvor leverandøren så modtager betaling når denne aktivitet så gennemføres? Der henvises til afsnit 3.9 Der skal ikke afregnes for en behandling, hvis afmelding er sket rettidigt. Leverandøren er garanteret kr. 2.0 mio. årligt. Derfor vil der i kontraktperioden ikke blive yderligere afregnet for de uudnyttede tider som skal overføres til næste kontrakt år eller som ved kontraktudløb skal konverteres til andre sundhedsfremmende aktiviteter. Vedr. Krav til behandlere: Skal der med tilbuddet fremsendes CV på de medarbejdere der skal fungere i ordningen? Nej – men i henhold til afsnit 2.8 udvælgelseskriterierne så skal I afgive oplysning om antal ansatte og hvilke kvalifikationer de har. Vedr. "Udeblivelser": Tilfalder det efter aftale fastsatte beløb, som skal indkræves hos medarbejdere ved udeblivelse, tilbudsgiver? Ja – og det er tilbudsgivers opgave at indkræve beløbet – se afsnit 3.12 udeblivelser. Er det både Tønder Kommune og medarbejderen som afregner for udeblivelser? Nej – det er kun medarbejderen som skal betale for udeblivelsen. Vedr. "Krav ved brug af underleverandør" Skal relevante kontaktoplysninger vedlæges tilbuddet? Se venligst afsnit 3.18 – krav ved brug af underleverandør. Alle krav skal opfyldes. 2 Generelt: - Hvilken pointtildelingsmodel lægger Tønder Kommune til grund for tildeling af kontrakt? Den procentuelle vægtning af delkriterier fremgår tydeligt af punkt 2.9, men vi ønsker en præcis uddybning af, hvorledes point, score eller lignende udregnes på baggrund af delkriterierne? Tønder Kommune forventer at bruge en matematisk model, som overholder de udbudsretlige regler, og sammen med de andre underkriterier skal ”pris” føre til antagelse af det tilbud, som ud fra udbyderens synspunkter er det mest fordelagtige. Modellen vil være for omfattende at uddybe her. - Gennemfører Tønder Kommune kontrolbud på opgaven? Nej - Det er angivet i udbudsmaterialet, at såfremt vi vinder udbuddet er vi forpligtet til at stille en bankgaranti. Er det acceptabelt at stille en garanti fra et kautionsforsikringsselskab (Tryg Garanti) i stedet? Tønder Kommune henleder opmærksomheden på, at dokumentation for sikkerhedsgaranti skal vedlægges tilbuddet. - Der er ikke i udbudsmaterialet angivet hvilken ordlyd bankgarantien (jf. punkt 4.7) skal have. Kan følgende ordlyd accepteres? Det er acceptabelt at stille en garanti fra et anerkendt kautionsforsikringsselskab Ja Efter anmodning fra Leverandøren stiller XX Bank herved over for Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder (begge benævnt "Parterne") et beløb på indtil DKK 200.000 skriver DKK to-nul-nul-nul-nul-nul 00/100 som sikkerhed for at Leverandøren opfyldelse af alle forpligtelser i henhold til: Sundhedsordning for medarbejdere i Tønder Kommune Krav i medfør af garantien udbetales på anfordring til Tønder Kommune og kan gøres gældende uden rettergang ved skriftlig henvendelse til [XX Bank]. Garantibeløbet nedskrives med udbetalte beløb. Denne garanti er gældende fra den 1. juni 2012 indtil og med 31. maj 2014 medmindre det originale garantidokument tilbage- 3 leveres til [XX Bank] forinden, hvorefter garantien ikke længere er gældende. Af ordensmæssige grunde skal det originale garantidokument tilbagesendes til [XX Bank] umiddelbart efter garantiens ophør. [Dato og By], [Udstedende part] - Hvordan ønskes sikkerhedsgarantien på F.eks. ved en bankgaranti. de 10 % af de 2.0 mio. dokumenteret? - Prissætning/antal behandlinger: Blot for at sikre, at vi har forstået dette korrekt. Hvis leverandøren f.eks. tilbyder 10.000 behandlinger inden for rammen, så vil økonomien for leverandøren være 2.0 mio. + 40kr*10.000 = totalt 2.4 mio.? Hvilket svarer til en enhedspris på (2.4mio/10.000beh) kr. 240,-/behandling? Tønder Kommune garanterer en volumen på kr. 2.0 mio. pr. år. - Normalt i en velfungerende sundhedsordning, hvor ventetiden ikke skal blive for lang, da vil man se en belægning på omk. 90 %. Dvs. at hver 10. tid i snit ikke bliver brugt, for at skabe fleksibilitet for brugerne. Er det korrekt forstået, at Tønder Kommune ikke ønsker at betale for de tider, som ikke bliver booket? I så fald bliver leverandørerne nød til at tage højde for dette i prissætningen. Prisen pr. behandling vil derfor være højere pr. behandling i forhold til hvis Tønder Kommune betalte for alle tider jf. tilbuddet. Tønder Kommune garanterer en volumen på kr. 2.0 mio. pr. år, for det antal behandlinger som bliver tilbudt. Hvis der ved udgangen af et kontrakt år er uudnyttede tider forpligter leverandøren sig til at overføre disse tider til næste kontrakt år. Hvis der ved kontraktudløb er uudnyttede behandlingstider forpligter leverandøren sig til at disse kan konverteres til andre sundhedsfremmede aktiviteter. Der henvises til afsnit 3.9 – krav til uudnyttede behandlingstider. - Hvis en leverandør eksempelvis byder ind med 12.000 behandlinger, men det viser sig at behovet for behandlinger kun er på omk. 10.000 behandlinger, er det da korrekt forstået, at leverandøren bør reducere antallet af behandlinger i ordningen, således at leverandøren ikke 'hænger på' en masse tider, som ikke bliver betalt af Tønder Kommune? - Under punkt 1.5 Historik. Er antallet af behandlinger i tabellen det antal, som har været tilgængeligt for medarbejderne, eller det antal, som helt konkret er blevet gennemført? Tønder Kommune giver ingen garanti for de kr. 40,00 som opkræves hos medarbejderne af tilbudsgiver. Eksempel: Hvis en leverandør byder ind med 12.000 behandlinger, så skal der være 12.000 behandlinger til rådighed. Hvis det efterfølgende viser sig, at behovet kun er 10.000 behandlinger, så ”skylder” leverandøren Tønder Kommune for de sidste 2.000 uudnyttede behandlingstider. Disse uudnyttede tider skal ved udløb af et kontrakt år overføres til næste kontrakt år, og ved kontraktudløb konverteres til andre sundhedsfremmende aktiviteter. Der henvises til afsnit 3.9 Det er det antal som konkret er blevet gennemført. 4 - Hvilken længde har behandlinger på henholdsvis kiropraktik, fysioterapi, massage og zoneterapi i den nuværende ordning, og er Tønder Kommune tilfreds med den nuværende behandlingslængde? 30 min. til massage og zoneterapi. 20 min til fysioterapi Kiropraktor er individuelt alt efter behov. Ja – Tønder Kommune er tilfreds 5