H Å N DTE R I N G A F E -FA KTU R A E R
GUIDE TIL DEAS’ VICEVÆRTER
INDHOLD
•
Oplysninger Leverandøren skal kende
•
Købers ordrenummer
•
Baglommekortet
•
Driftsweb – Ny hjemmeside for viceværter
•
2
>
Sådan finder du Driftsweb
>
Adgangskode og brugernavn
>
Ret kodeord i 2 step
>
Indbakken
>
Vis bilagsdokument (se hele fakturaen)
>
Godkend faktura i 2 step
>
Afvis faktura i 2 step
>
Fejl i faktura/Kreditnota
Brug for hjælp
O P LY S N I N G E R L E V E R A N D Ø R E N S K A L K E N D E
Når en ydelse bestilles skal du give leverandøren nedenstående
oplysninger for at DEAS kan modtage e-fakturaen korrekt.
Leverandøren skal have oplyst følgende oplysninger:
•
DEAS’ EAN/GLN-nummer: 5790002305504
•
DEAS’ EAN/GLN-nummer: 5790002305504
•
Købers ordrenummer: W3F8-630
•
Købers ordrenummer: WxxFxx-xx (Se forklaring på næste side)
•
Viceværtens navn: Birger S. Pedersen, BS Ejendomsservice
•
Viceværtens navn: Navn eller initial*
•
Leveringsadresse: Godthåbsvænget 9-29, 2000 Frederiksberg
•
Leveringsadresse: Adresse hvor opgaven er udført/varen leveret
•
Fakturaadresse: 8-630 – E/F Godthåbsvænget 9-29, 2000 Frederiksberg
•
Fakturaadresse: Navn, nummer og adresse på ejendommen, der
skal betale fakturaen
Eventuelt:
Eventuelt:
Rekvisitionsnummer: xx-xxx-xxxxxx**
•
Rekvisitionsnummer: 8-630-123456
•
Hvis leverandøren kræver CVR-nummer er det ejendommens
CVR-nummer, der skal påføres.
Det er IKKE DEAS’ CVR-nummer.
•
Ejendommens CVR-nummer: 32598072
•
*Er viceværten et eksternt ejendomsservicefirma, skal både firmanavn og bestillerens navn
skrives i feltet fx Anders Andersen, Servicefirmaet Fejekosten
**Er kun påkrævet, hvis viceværten har oplyst et nummer. Opgavenummeret og
rekvisitionsnumre skal leverandøren skrive i fakturafeltet ”Besked til kunden”.
3
Eksempel:
Leverandøren kan læse mere på www.deas.dk/efaktura
KØBERS ORDRENUMME
VIGTIGT!
•
Numrene skal skrives med bindestreger – bortset fra sagsnr.
•
Der kan både bruges store og små bogstaver
•
Der må ikke være mellemrum
•
Du skal kende ejendommens nummer eller sagsnummer
Aktuelle workflow og købers ordrenummer
Workflow
Navn
W1
Drift/Vedligehold
W2
3 typer af ‘Købers ordrenummer’
F.eks.: W1F11-103
W1 = Workflow 1
F11-103 = Finansenhed 11-103
Forklaring
Eksempel
Start altid med W+workflowets nummer
Wxx
Opbygning af ‘Købers
ordrenummer’
W1Fxx-xx
Eksempler på ‘Købers
ordrenummer’
W1F11-138
Derefter indsættes…
Byggesag
W2Sxxxxxx
W2S10310115001
F+ejendommens nummer
W3
Forening
W3Fxx-xx
W3F107-472
W4
Flyttesag
W4Lxx-xx-xx
W4L2-826-581
W5
Indvendig vedligehold
Ikke e-faktura
Ikke e-faktura
W6
Forsikringssag
W6Sxxxxxx
W6S11195015005
W8
FS
W8F2-10
W8F2-10
Husk én bindestreg
L+lejemålsnummer
Husk to bindestreger
S+sagsnummer
Husk INGEN bindestreger
WxxFxx-xx
WxxLxx-xx-xx
WxxSxxxxxx
B A G L O M M E K O RT E T
Eksempel vedr. ejendommen:
Forside
Elektronisk fakturering
Elektronisk fakturering
EAN/GLN-nummer: 5790002305504
EAN/GLN-nummer: 5790002305504
Købers ordrenummer:
Købers ordrenummer:
W1F11-101
Ejendom:
Asgården 11-101
Kontaktperson i DEAS:
Bagside
Eksempel vedr. Lejemål:
SEST
Vores fakturabetingelser
DEAS accepterer kun elektroniske fakturaer.
Faktura sendt på papir eller e-mail vil derfor
ikke blive betalt.
Læs mere om, hvordan du e-fakturerer på
www.deas.dk/efaktura
W1F11-101-02
W4L11-101-1
Asgården
11-101
Asgården
11-101
Ejendom:
Sebastian
Stilling
Anders
Andersen
Kontaktperson i DEAS:
Baglommekortet kan udleveres
som en hjælp til leverandøren.
Informationerne kan også
skrives på en e-mail, når en
opgave bestilles.
Æ N D R I N G E R F O R F R E M S E N D E L S E A F FA K T U R A
I dag – Fysisk faktura
99-999 Ejendomshus
c/o DEAS A/S
Bestillers Navn
Ejendomskontoret
Ejendomsgade 14, st.
9999 Ejendomsby
Ændring ved e-faktura
99-999 Ejendomshus
Købers ordrenummer
c/o DEAS A/S
Bestillers Navn
Ejendomskontoret
Ejendomsgade 14, st.
9999 Ejendomsby
Eksempel – e-faktura
11-103 Ejendomshus
W1F11-103
Anders Andersen
Ejendomskontoret
Ejendomsgade 14, st.
9999 Ejendomsby
•
Leverandør skal indsætte ‘Købers ordrenummer’ i rekvisitionsfeltet i efakturaen
•
FS: hvis opgaven kommer fra Dispatcher, skal leverandøren indsætte
opgavenummer, i notefeltet (besked til kunden)
•
Fakturaen skal sendes til DEAS EAN/GLN-nummer
(Kan findes på deas.dk/efaktura fra 1. december 2015)
Hjælp til leverandørerne
• Leverandøren kan læse mere på www.deas.dk/efaktura
• Leverandøren kan få hjælp af e-fakturateamet – skriv til [email protected]
D R I F T S W E B - N Y H J E M M E S I D E F O R V I C E V Æ RT E R
Ny hjemmeside til godkendelse af fakturaer
•
Du kan få en e-mail når der er fakturaer til godkendelse
•
Tjek indbakken HVER DAG som fast rutine - fx efter frokost
Virker på alle enheder:
•
PC
•
Tablet/Ipad
•
Smartphone
Indeholder også…
•
Kontaktinfo på medarbejdere tilknyttet ejendommen
•
Drift og vedligeholdsbudgetter på ejendommen
•
Beboerlister
•
Saldo indvendig vedligehold
•
Fraflyttere
•
Tomgang
Driftsweb er IKKE en erstatning for Unik Web: Viceværter
SÅDAN FINDER DU DRIFTSWEB
Step 1: Gå ind på
DEAS.dk og klik på Login
Step 2: klik derefter
på Login til Driftsweb
D R I F T S W E B - A D G A N G S K O D E O G B R U G E R N AV N
•
Du skal rette kodeordet til et personligt
kodeord FØRSTE gang du logger ind
•
Brugernavn og Kodeord er personligt og må
IKKE deles med andre
•
Ansvaret for en fakturagodkendelse er knyttet
til din brugerprofil (brugernavn og kodeord)
•
Dit brugernavn og kodeord er det samme som
du bruger på UNIK WEB Vicevært
•
Har du ikke et kodeord, skal du kontakte ITsupport: Send en e-mail til [email protected] og
oplys hvem du er, ejendomsnummer og at du
mangler adgang til Driftsweb.
Klik på ”LOG PÅ”
DRIFTSWEB - RET DIT KODEORD - 3 STEP
Ret dit kodeord første gang du åbner Driftsweb
Step 1: Klik på dit navn og
klik derefter på undermenuen
‘Kontooplysninger’
10
Step 2: klik på knappen
‘SKIFT’ for at rette kodeord.
PS: Brugernavn kan IKKE rettes.
Step 3: Skriv først det
”gamle” kodeord. Skriv
det nye kodeord to gange –
klik derefter på OK
DRIFTSWEB - INDBAKKEN
Du finder de fakturaer du skal godkende i indbakken.
Step 1: I ‘INDBAKKE’ vises en liste med alle de
fakturaer du skal godkende.
Klik på en faktura for at åbne den og se mere.
Step 2: Vælg mellem ”Godkend”,
”Afvis”, ”Se bilagsdokument” eller gå
”Tilbage til indbakken”
D R I F T S W E B – V I S B I L A G S D O K U M E N T ( S E H E L E FA K T U R A E N )
Sådan får du vist den faktura leverandøren har sendt.
Step 3: Faktura åbnes.
Step 1: Knappen ”Hent
bilagsdokument” åbner
fakturaen så du kan se hvad
leverandøren har skrevet.
Step 2: Klik på knappen ‘Åbn’ i
den gule bjælke, der dukker op i
bunden. (Vises anderledes på en
Ipad eller smartphone)
D R I F T S W E B – G O D K E N D FA K T U R A – 2 S T E P
Sådan godkender du en faktura.
Step 1: Klik på knappen ‘GODKEND’ hvis
fakturaen er ok, og klar til
leveringsgodkendelse.
Step 2: Når du godkender en faktura kan
du skrive konto-oplysninger i notefeltet –
og eventuelt andre kommentarer, som er
relevant for modtageren.
• Knappen ‘OK’ gennemfører godkendelsen
• Knappen ‘ANNULLER’ går tilbage til
fakturaen.
D R I F T S W E B – A F V I S FA K T U R A – 2 S T E P
Sådan afviser du en faktura. HUSK – du må kun afvise
fakturaer du ikke kender til. Fejl i en faktura kræver en
kreditnota og skal ikke afvises
Step 1: Klik på knappen ‘AFVIS’ hvis du
ikke kender til fakturaen og derfor ikke
kan godkende den.
Step 2: Afvis KUN fakturaer du IKKE kender
til. Skriv ALTID hvorfor du afviser fakturaen i
notefeltet.
• Knappen ‘OK’ gennemfører afvisningen
• Knappen ‘ANNULLER’ går tilbage til
fakturaen.
D R I F T S W E B – F E J L I FA K T U R A / K R E D I T N O TA
Er der fejl i en faktura…
•
DU skal selv kontakte leverandøren og informere om fejlen
•
Er der fejl i fakturaen, skal leverandøren fremsende en kreditnota og en ny korrekt faktura
•
Fakturaen med fejl lader du stå i indbakken indtil du modtager kreditnotaen.
Når du har modtaget kreditnotaen…
•
Godkend fakturaen med fejl – skriv i notefeltet at fakturaen har fejl og kreditnota er modtaget
•
Godkend kreditnota
•
Godkend den nye korrekte faktura
BRUG FOR HJÆLP
Der er mange hjælpemidler til både medarbejdere og leverandører…
• Administrative medarbejdere
• Guides på Intranettet
• Skriv en e-mail til e-fakturateamet på [email protected]
• Info på www.deas.dk/efaktura
• Viceværter
•
•
•
•
•
Tal med jeres Driftschef
Skriv en e-mail til e-fakturateamet på [email protected]
Se vejledninger på www.deas.dk/efaktura
Angående adgangskode til Driftsweb - skriv en e-mail [email protected]
IT-support hjælper med problemer med PC, Ipad og smartphones - e-mail [email protected]
• Leverandører
• E-fakturateamet – skriv en e-mail til e-fakturateamet på [email protected]
• Ring til Indkøbschef Boe Siersbæk på 39 46 60 61
• Vejledninger på www.deas.dk/efaktura